KERENDAHAN HATI KEBULATAN TEKAD INTEGRITAS EDISI 2015 PANDUAN KODE ETIK BISNIS HUMOR KEBERANIAN Etis dan benar, setiap waktu
DAFTAR ISI 01 Pesan dari CEO 03 Komitmen Kita kepada Integritas 04 Penerapan Panduan Ini 05 Etis dan Benar, Setiap Waktu 06 Tujuan dan Janji Kita 07 Nilai-nilai Kita 08 Komitmen Global Kita 10 Pelanggan Kita 11 Hubungan dengan Pelanggan 11 Periklanan dan Pemasaran 11 Keamanan Makanan 12 Karyawan Kita 13 Perlakuan Adil dan Kesetaraan Kesempatan Kerja 13 Kesehatan dan Keselamatan Kerja 13 Respek di Tempat Kerja 14 Penyalahgunaan NAPZA (Narkotika, Psikotoprika, dan Zat Aditif) dan Alkohol 14 Kekerasan di Tempat Kerja 14 Larangan Pembalasan 16 Masyarakat Kita 17 Hukum 17 Persaingan Sehat dan Anti-Monopoli 18 Lingkungan 18 Anti-Korupsi dan Anti-Penyuapan 19 Permintaan Pemerintah 20 Pemasokan yang Bertanggung Jawab 21 Pemegang Saham kita 22 Manajemen Dokumentasi 22 Memelihara Dokumentasi yang Akurat 23 Melindungi Aset Perusahaan 23 Perlindungan Data dan Keamanan 24 Melindungi Informasi Rahasia 24 Penggunaan Aset Perusahaan yang Diizinkan 24 Konflik Kepentingan 26 Bekerja di Luar Perusahaan 26 Menerima Hadiah 27 Mengumpulkan Informasi Seputar Persaingan 27 Kewenangan untuk Bertindak atas Nama Perusahaan 27 Memanfaatkan Informasi Orang Dalam 28 Komitmen Kita untuk Menyelesaikan Masalah 28 Menyelesaikan Masalah Yang Berhubungan Dengan Etika 28 Melaporkan Pelanggaran 28 Tindakan Korektif 28 Amandemen dan Pengecualian-pengecualian 29 Informasi Kontak Penting Penting Panduan Kode Etik Bisnis ini awalnya disetujui oleh Dewan Direksi Delhaize Group pada tanggal 1 Maret 2010. Revisi yang terdapat di sini disetujui dan diberlakukan mulai 22 Januari 2015, kecuali sehubungan dengan Karyawan yang memerlukan persetujuan atau kajian tambahan, atau dianggap lazim atau patut, oleh badan regulator pemerintah atau dewan pekerja, demi memelihara tradisi dialog sosial yang baik dalam proses ini. Kebijakan, pedoman, dan prosedur yang berkaitan dengan Delhaize Group sewaktu-waktu dapat diubah secara sepihak oleh Delhaize Group. Dengan menerapkan serta dan mengumumkan kebijakan dan pedoman ini, Delhaize Group menyatakan dengan tegas bahwa (1) dalam beberapa hal tertentu kebijakan dan pedoman ini melebihi persyaratan yang ditetapkan oleh hukum dan praktik industri, (2) semua yang termuat di dalam kebijakan dan pedoman Delhaize Group tidak boleh ditafsirkan atau diterapkan sebagai interpretasi yang mengikat atau definisi dari hukum atau praktik industri, dan (3) setiap tindakan dari karyawan Delhaize Group atau agen yang melanggar hukum atau kebijakan Delhaize Group berada di luar lingkup tugas, kewenangan, dan tanggung jawab orang tersebut dan bukan tindakan oleh atau atas nama Delhaize Group. Panduan ini bukan merupakan kontrak kerja atau perubahan terhadap kontrak kerja tertentu. Kecuali secara khusus diterapkan atau merupakan bagian dari kontrak kerja, Pedoman ini tidak menyediakan hak kontraktual, hak hukum, ataupun jaminan.
PESAN DARI CEO Rekan-rekan yang terhormat: Di Delhaize Group, kita disatukan oleh nilai-nilai yang kita junjung bersama, yaitu Integritas, Kebulatan Tekad, Keberanian, Kerendahan Hati, dan Selera Humor. Nilai-nilai ini menjadi inti dari apa yang kita kerjakan dan jati diri kita, juga menopang komitmen kita dalam menjalankan bisnis ini dengan etis dan benar, setiap waktu! Apa artinya berbisnis dengan etis dan benar, setiap waktu? Bagi saya, itu berarti kita menjalankan bisnis dengan cara yang etis, menomorsatukan pelanggan dalam semua hal yang kita lakukan, dan mengerahkan upaya terbaik untuk saling memenuhi kewajiban kita kepada satu sama lain dan kepada semua Karyawan, masyarakat tempat kita tinggal dan bekerja, serta pemegang saham kita. Untuk melakukannya, kita wajib mematuhi standar etik dan menaati hukum serta peraturan di negara tempat kita beroperasi. Selama lebih dari 100 tahun, Delhaize Group membangun reputasinya di atas komitmen untuk menjalankan bisnis dengan etis dan benar, setiap waktu. Reputasi ini merupakan aset terpenting Group dan kita wajib memelihara serta melindunginya. Itulah sebabnya saya meminta Anda sekalian untuk membaca, memahami, dan mematuhi Panduan Kode Etik Bisnis Delhaize Group. Sebagai landasan dari pengembangan Program Kepatuhan dan Etika Delhaize Group, Panduan ini akan menolong kita membuat keputusan yang tepat dengan menjelaskan standar etik dan kebijakan yang memandu langkah Perusahaan, juga menyediakan ikhtisar dasar dari sebagian hukum yang berlaku pada bisnis kita. Panduan ini juga menguraikan cara melaporkan masalah jika Anda mengetahui adanya kemungkinan pelanggaran terhadap hukum atau kebijakan kita, atau ketika Anda dihadapkan pada dilema etis. Selain itu, Panduan juga memperjelas bahwa kita, sebagai Karyawan, bertanggung jawab atas tindakan dan perilaku kita, serta menegaskan komitmen kita untuk memperlakukan pelanggan, sesama Karyawan, pemasok, dan pemangku kepentingan lainnya dengan adil, secara hormat, dan bermartabat. Terima kasih atas komitmen Anda kepada Integritas dan atas dukungan Anda terhadap Program Kepatuhan dan Etika Delhaize Group. Dan, terima kasih karena telah bahu-membahu mendukung cita-cita kita bersama, yaitu menjalankan supermarket lokal kesayangan pelanggan. Frans Muller, President and Chief Executive Offi cer - Delhaize Group 1
KOMITMEN KITA UNTUK INTEGRITAS Kebulatan Tekad. Integritas. Keberanian. Kerendahan Hati. Selera Humor. Di Delhaize Group, nilai-nilai bersama inilah yang menjadi landasan perilaku kita. Di dalamnya terkandung arahan yang jelas akan perilaku yang diharapkan dari semua karyawan Group ini. Nilai-nilai ini adalah kunci kesuksesan kita. Integritas adalah fondasi komitmen kita untuk menjalankan bisnis kita dengan cara yang etis dan bertanggung jawab, serta menghargai dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan, karyawan, pemegang saham, pemasok, dan masyarakat. Di Delhaize Group, komitmen ini kita dengungkan sebagai Etis dan Benar, Setiap Waktu. Sebagai karyawan Delhaize Group, kita harus menerapkan nilai-nilai dan standar bersama ini dalam menjunjung komitmen tersebut dan membangun lingkungan yang menghargai integritas sebagai fondasi dari jati diri dan cara kita berbisnis. Panduan Kode Etik Bisnis Delhaize Group ( Panduan ) menguraikan secara singkat standar integritas dan perilaku bertanggung jawab yang mendukung komitmen ini. 3
P&J Pertanyaan > Mengapa kita memiliki Panduan Kode Etik Bisnis? Jawaban > Panduan Kode Etik Bisnis menerangkan perilaku yang wajib kita ikuti guna menegakkan standar integritas dan perilaku bertanggung jawab yang berlaku dalam Perusahaan kita. Panduan ini menjelaskan cara menyelesaikan dilema etis dan memuat informasi kontak penting yang dapat dihubungi jika ada pertanyaan atau kekhawatiran. Penerapan Panduan Ini Ketentuan Panduan ini berlaku untuk semua direktur, staf, dan karyawan Delhaize Group dan setiap anak perusahaannya (secara kolektif dirujuk sebagai Perusahaan atau Delhaize Group ) di seluruh dunia. Direktur, staf, dan karyawan Perusahaan yang lainnya dirujuk secara kolektif sebagai Karyawan. Panduan ini tidak ditujukan untuk menjawab setiap masalah etika yang mungkin muncul dan juga tidak menjelaskan semua kebijakan internal, hukum, atau peraturan eksternal yang berlaku atas Perusahaan atau Karyawan. Lebih tepatnya, Panduan ini ditujukan untuk menyediakan kerangka kerja yang dapat digunakan Karyawan untuk membuat pilihan yang sesuai terkait bisnis Delhaize Group. Jika ada pertanyaan tentang Panduan ini atau masalah etika lainnya yang Anda temui saat bekerja di Perusahaan, silakan menghubungi manajemen setempat, Departemen SDM, Departemen Legal, atau Kantor Kepatuhan dan Etika Delhaize Group. Informasi kontak untuk sumber-sumber ini dapat ditemukan pada halaman 29 dari Panduan ini. Di dalam bisnis, kawasan, atau negara Anda, Delhaize Group mungkin menetapkan kebijakan atau praktik dengan tuntutan yang lebih ketat dari yang diwajibkan oleh Panduan ini. Jika hal ini terjadi, Anda wajib mematuhi kebijakan atau praktik yang lebih ketat. Panduan ini tidak ditujukan untuk menentang hukum apa pun yang berlaku di negara atau yurisdiksi tempat Anda bekerja. Namun demikian, jika hukum setempat bertentangan dengan ketentuan apa pun dari Panduan ini, Anda harus mematuhi hukum tersebut. Setiap ketidksesuaian seperti itu harus dilaporkan kepada Kantor Kepatuhan dan Etika. 4
Etis dan Benar, Setiap Waktu Sebagai Karyawan, Anda diharapkan untuk menjalankan bisnis Perusahaan dengan etis dan benar, setiap waktu melalui tindakan yang beretika dan menunjukkan integritas dalam segala situasi. Anda diharapkan untuk mengetahui dan mematuhi kebijakan dan prinsip dalam Panduan ini, serta mengetahui dan mematuhi kebijakan serta prosedur perusahaan operasional yang terkait dengan pekerjaan Anda. Anda juga wajib mematuhi semua hukum dan peraturan yang berlaku pada bisnis kita. Sering kali, pertimbangan yang baik dan akal sehat merupakan sandaran terbaik dalam mengambil keputusan. Panduan bermanfaat yang lain dalam berbisnis dengan etis dan benar, setiap waktu adalah dengan mengajukan tiga pertanyaan ini kepada diri sendiri sebelum Anda bertindak: Apakah tindakan itu legal? Apakah tindakan itu etis? Apakah tindakan itu demi kepentingan terbaik Perusahaan? Jika Anda tidak dapat menjawab ya pada semua pertanyaan ini, jangan lakukan tindakan tersebut. Hubungi Kantor Kepatuhan dan Etika untuk meminta panduan, atau untuk memperoleh jawaban dari pertanyaan lain yang mungkin Anda miliki. P&J Pertanyaan > Bagaimana jika saya menghadapi situasi di mana bertindak etis justru menghambat saya menghasilkan keuntungan bagi Perusahaan? Apa yang Perusahaan harapkan untuk saya lakukan dalam situasi seperti ini? Jawaban > Anda harus selalu bertindak etis dan mematuhi hukum dalam situasi apa pun, sekalipun itu berarti kehilangan bisnis atau keuntungan. Ingat: Jika Anda tahu itu salah, jangan lakukan. Jika ragu, bertanyalah. Jangan abaikan apa yang Anda yakini sebagai perilaku terlarang atau tidak etis. Embanlah tanggung jawab untuk bertindak benar. 5
TUJUAN KITA MENGOPERASIKAN SUPERMARKET LOKAL PILIHAN PELANGGAN DAN BEKERJASAMA UNTUK MENDUKUNG AMBISI TERSEBUT. JANJI KITA Pelanggan Pelanggan mempercayai kita untuk memberikan pengalaman berbelanja yang terbaik di wilayah mereka, baik di dalam gerai maupun secara online. Pelanggan mengharapkan pengalaman yang bernilai bagi keluarga mereka, memenuhi seluruh kebutuhan pangan seharihari mereka, dan dimanjakan dengan inovasi-inovasi dalam hal kenyamanan dan citarasa. Pelanggan memilih kita karena kita secara konsisten menyiapkan gerai dengan persediaan produk yang lengkap di lokasi yang nyaman dan strategis. Kita menawarkan bahan pangan yang segar, bergizi dan terjangkau. Staf kita ramah dan menyenangkan. Dan kita memberikan pengalaman berbelanja yang efisien. Karyawan Karyawan percaya bahwa kita adalah perusahaan yang menghargai mereka. Kita tidak hanya memberikan gaji yang memungkinkan mereka untuk melakukan hal-hal yang mereka butuhkan dan ingin lakukan. Kita juga berinvestasi dengan menyediakan lingkungan kerja yang aman, terhormat, dan membuat mereka merasa dilibatkan, kesempatan untuk tumbuh dan berkembang, serta perasaan bangga karena bekerja untuk sebuah perusahaan yang dibangun dengan nilai-nilai kebulatan tekad, integritas, keberanian, kerendahan hati dan humor. Masyarakat Masyarakat mempercayai kita untuk menjadi tetangga yang bertanggung jawab. Mereka mengharapkan kita untuk mendukung kemajuan masyarakat dengan memperkerjakan penduduk setempat, bermitra dengan pemasok lokal, menghargai lingkungan dan mengurangi sampah makanan, serta memberdayakan pelanggan dan karyawan untuk menjalani kehidupan yang sehat dan berkelanjutan. Pemegang saham Pemegang Saham mempercayai kita untuk menambahkan nilai pada investasi mereka. Mereka berharap kita mampu memenuhi komitmen dan ambisi masa depan kita. Mereka memiliki segudang peluang untuk berinvestasi dengan dana yang mereka miliki dimanapun, sehingga mereka perlu melihat dan percaya bahwa investasi mereka di Perusahaan ini memberikan hasil yang diharapkan. Sebagai kesatuan Delhaize Group, kita harus mendapatkan hasil yang jauh lebih bernilai, daripada saat kita melakukannya sendiri. 6
NILAI-NILAI KITA Kebulatan Tekad Kita berkomitmen untuk menjalankan tugas meskipun rintangan menghadang. Kita tahu kita dapat mengandalkan satu sama lain demi mencapai tujuan bersama. Kita bertanggung jawab dan memberi hasil yang diharapkan. Integritas Kita otentik. Kita jujur pada diri kita dan orang lain. Kita bertindak adil dan memegang teguh prinsip terhadap rekan kerja kita, pemasok kita, pelanggan kita dan masyarakat. Kita memegang teguh perkataan dan janji kita. Kita melakukan segala sesuatunya dengan etis dan benar, setiap waktu. Keberanian Keberanian diperlukan untuk melakukan terobosan. Kita berani untuk menantang diri sendiri, satu sama lain, dan menantang kompetitor. Kita agresif dalam menjalankan bisnis. Kerendahan Hati Orang yang rendah hati terinspirasi untuk mengajar, belajar dari orang lain, dan awas terhadap perkembangan di luar. Kita selalu mencari cara untuk melayani dan menghargai peran setiap orang dalam memenuhi komitmen kita. Humor Humor membantu kita menilai situasi dengan tepat dan memungkinkan kita untuk mensyukuri kesuksesan dan kegagalan kita. Humor membantu kita untuk tidak menjadi terlalu serius. Dengan humor, bekerja jadi lebih menyenangkan; kreativitas dan inovasi pun tercetus dengan mudahnya. Humor membuat kita berbeda. 7
KOMITMEN GLOBAL KITA Kita berkomitmen pada integritas dalam semua hubungan yang kita jalin dengan: Pelanggan Di Delhaize Group, pelanggan kita selalu nomor satu. Untuk mewujudkan prinsip ini, kita harus meraih loyalitas dan kepercayaan mereka melalui penyediaan produk dan layanan yang aman, lezat, bergizi, dan terjangkau, serta memperlakukan pelanggan sebagaimana kita ingin diperlakukan dengan adil dan bermartabat. Karyawan Di Delhaize Group, kita menjalin hubungan baik dengan rekan kerja melalui dukungan, rasa hormat, dan inspirasi yang bersifat timbal balik. Hubungan ini melindungi aset kita yang paling berharga Karyawan. Keberhasilan kita sebagai Perusahaan bergantung pada sumbangsih unik, kerja keras, dan dedikasi dari semua karyawan kita. Sebagai Perusahaan dan sebagai individu, kita harus berkomitmen untuk memperlakukan satu sama lain dengan adil, jujur, dan terhormat. Masyarakat Janji dan nilai-nilai kita mendasari komitmen kita dalam menjalankan tanggung jawab korporat dan mendukung masyarakat di wilayah operasi bisnis kita. Kita berupaya secara aktif untuk menjadikan kawasan dan lingkungan sekitar operasi kita lebih nyaman untuk hidup dan berkarya. Kita menyadari penuh bahwa kesuksesan kita terkait langsung dengan kemajuan masyarakat di tempat kita berbisnis. Kita juga mengakui pentingnya berbisnis dengan mitra bisnis, vendor, kontraktor, agen, dan konsultan eksternal yang menunjukkan standar perilaku etis yang tinggi serta memiliki komitmen yang sama untuk menjadi warga korporat yang bertanggung jawab. Kelangsungan kesuksesan kita di lingkup global bergantung pada komitmen ini. Pemegang Saham Jika Delhaize Group ingin mewujudkan janjinya dan bertindak sejalan dengan nilainilainya, perusahaan ini harus beroperasi dari posisi yang kuat dan stabil. Investasi pemegang saham memungkinkan dan memberi daya guna pada janji dan nilai-nilai kita. Karena itu, Karyawan diharapkan untuk melaksanakan tanggung jawabnya dengan cara yang melindungi kepentingan Perusahaan dan investasi pemegang saham kita. Pemegang saham memberi kepercayaan kepada kita untuk terus meningkatkan kinerja Perusahaan, melindungi aset Perusahaan, dan menambahkan nilai bagi investasi mereka. Adalah kewajiban setiap Karyawan untuk menghormati kepercayaan tersebut. 8
ETIS DAN BENAR, SETIAP WAKTU 9
PELANGGAN KITA Di Delhaize Group, pelanggan selalu nomor satu. Untuk mewujudkan prinsip ini, kita harus meraih loyalitas dan kepercayaan mereka melalui penyediaan produk dan layanan yang aman, lezat, bergizi, dan terjangkau, serta memperlakukan pelanggan sebagaimana kita ingin diperlakukan dengan adil dan bermartabat. 10
Hubungan dengan Pelanggan Komitmen kita pada integritas mengharuskan kita memperlakukan pelanggan dengan etis dan adil, tanpa melanggar ketentuan hukum yang berlaku. Dalam semua komunikasi dan interaksi dengan pelanggan, kita wajib memperlakukan mereka secara terhormat dan bermartabat. Karyawan tidak diperkenankan melecehkan atau membeda-bedakan pelanggan manapun. Dalam semua interaksi dengan pelanggan, Karyawan wajib berkomunikasi dengan jujur, termasuk dalam akurasi harga yang dipindai dan dicantumkan pada produk kita. Komitmen kita pada integritas mewajibkan kita: Meraih kepercayaan bisnis mereka dengan produk bermutu, layanan pelanggan, dan harga bersaing. Menghadirkan produk dan layanan dengan jujur dan terus terang. Menghindari praktik dagang yang tidak adil atau bersifat menipu. Menyampaikan program penjualan dengan jelas. Memenuhi janji-janji kita. Dalam berinteraksi dengan pelanggan, tunjukkanlah selalu betapa penting dan berartinya mereka bagi kita. Periklanan dan Pemasaran Perusahaan berkomitmen pada pemasaran, promosi, iklan, pelabelan, dan pengemasan yang akurat. Sejalan dengan itu, Karyawan wajib menaati pedoman berikut ini: Komunikasi, iklan, dan pelabelan produk Perusahaan harus akurat dan tidak menyimpang dari semua hukum yang berlaku. Jangan melebih-lebihkan atau menyampaikan informasi yang keliru tentang mutu produk atau kemasan kita. Jangan melontarkan pernyataan yang menyesatkan atau tidak benar tentang iklan atau label kita. Jangan menyebarluaskan informasi yang salah tentang pesaing atau produk pesaing. Iklan yang dibuat harus menghindari pesan, penggambaran, atau penokohan yang dapat menyinggung masyarakat, pelanggan, atau Karyawan Perusahaan di wilayah geografis di mana iklan tersebut digunakan. Keamanan Makanan Perusahaan berkomitmen untuk menyediakan produk yang aman dan bermutu bagi pelanggan. Komitmen ini didasari oleh hukum yang berlaku dan persyaratan regulator dalam bidang bisnis kita, juga kebijakan internal dan prosedur kita sendiri dalam hal praktik bisnis yang etis, keamanan makanan, dan kualitas produk. Perusahaan menempuh semua tindakan pencegahan dan uji tuntas untuk memastikan makanan yang kita jual layak dikonsumsi. Karyawan wajib mengetahui, memahami, dan mematuhi hukum, peraturan, dan standar keamanan produk dan makanan yang berdampak pada tugas mereka, termasuk juga semua kebijakan internal seputar Keamanan Makanan. Kita harus selalu waspada terhadap situasi yang dapat membahayakan keamanan atau mutu produk yang kita jual. Jika Anda melihat sesuatu yang dapat berefek buruk pada keamanan atau mutu produk tertentu, segera melaporkannya. Satu aspek penting dari menjaga kepercayaan pelanggan adalah memastikan pemasok bertanggung jawab atas mutu dan keamanan produk dan layanan yang mereka berikan kepada kita. Jika Anda tahu atau curiga bahwa pemasok tertentu melanggar komitmennya terhadap mutu dan keamanan, Anda berkewajiban melaporkan situasi tersebut. P&J Pertanyaan > Saya mengetahui bahwa label produk yang dijual di toko kita tidak mencatat bahan dan bumbunya secara akurat. Yang bertanggung jawab atas informasi label ialah produsennya. Apakah masalah ini perlu diperhatikan oleh Perusahaan kita? Jawaban > Kita berkomitmen untuk menyediakan produk yang aman dan bermutu. Ini termasuk memastikan bahwa informasi label produk tersebut lengkap dan akurat. Pelanggan kita harus bisa mengandalkan informasi yang tertera pada produk kita. 11
KARYAWAN KITA Di Delhaize Group, kita menjalin hubungan baik dengan rekan kerja melalui dukungan, rasa hormat, dan inspirasi yang bersifat timbal balik. Hubungan ini melindungi aset kita yang paling berharga Karyawan. Keberhasilan kita sebagai Perusahaan bergantung pada sumbangsih unik, kerja keras, dan dedikasi dari semua karyawan kita. Sebagai Perusahaan dan sebagai individu, kita harus berkomitmen untuk memperlakukan satu sama lain dengan adil, jujur, dan terhormat. 12
P&J Pertanyaan > Saya tahu bahwa tiap negara memiliki persepsi yang berbeda mengenai pelecehan. Bagaimana Panduan ini diterapkan dalam kebudayaan setempat? Jawaban > Rasa hormat terhadap sesama tidak dibatasi oleh lokasi. Semua Karyawan di seluruh dunia berhak menikmati lingkungan kerja di mana tiap individunya diperlakukan secara terhormat dan bermartabat. Hubungilah perwakilan departemen SDM jika Anda ragu apakah sikap tertentu sesuai dengan gambaran lingkungan kerja yang bermartabat dan terhormat. Perlakuan Adil dan Kesetaraan Kesempatan Kerja Perusahaan meyakini bahwa semua Karyawan berhak bekerja di tempat yang menghormati dan menghargai mereka. Kebijakan kita dirancang untuk memastikan bahwa Karyawan diperlakukan secara adil dan terhormat, serta memperlakukan orang lain dengan penghormatan yang sama. Perusahaan berusaha menyediakan peluang yang menantang dan bernilai bagi Karyawan agar mereka dapat bertumbuh secara pribadi dan profesional, serta berkomitmen untuk mengambil keputusan ketenagakerjaan atas dasar prestasi. Komitmen ini berlaku dalam semua fase hubungan kerja, termasuk promosi, penurunan jabatan, pemindahan, pemberhentian atau pemutusan hubungan kerja, kompensasi, serta seleksi untuk pelatihan dan program terkait. Semua staf dan karyawan yang lain diharapkan mematuhi hukum yang berlaku dan kebijakan Perusahaan dalam hal kesetaraan peluang dan non-diskriminasi. Kesehatan dan Keselamatan Kerja Perusahaan berkomitmen untuk menyediakan lingkungan kerja yang aman dan sehat bagi Karyawan, di mana saja Perusahaan menjalankan bisnisnya. Karyawan diharapkan mematuhi hukum dan peraturan kesehatan dan keselamatan kerja yang berlaku dalam kegiatan bisnis kita, termasuk kebijakan dan prosedur Perusahaan. Setiap karyawan wajib mengetahui dan mematuhi peraturan serta praktik kesehatan dan keselamatan yang berlaku dalam pekerjaannya. Demi mengurangi paparan Karyawan, pelanggan, dan pengunjung lain terhadap risiko keamanan dan keselamatan lingkungan kerja, setiap Karyawan wajib: Menaati praktik, kebijakan, dan prosedur operasi yang benar; Menggalakkan dan menekankan perhatian dan pertimbangan yang baik demi mencegah cedera, jatuh sakit, dan penyakit menular; Segera melaporkan kondisi, peralatan, dan praktik yang tidak aman, serta potensi perilaku kekerasan/berbahaya kepada atasannya; Menanggulangi bahaya dan menggunakan peralatan serta fasilitas keamanan sesuai kebutuhan; Mengikuti peraturan, regulasi, dan praktik standar keselamatan kerja; Segera melaporkan semua cedera atau kecelakaan kepada atasan atau manajernya. Rasa Hormat di Tempat Kerja Semua Karyawan diharapkan untuk berperilaku patut sesuai dengan lingkungan kerjanya, serta bersikap peka dan menghormati kepentingan dan nilai-nilai orang lain. Perusahaan tidak menoleransi Karyawan atau orang lain yang perkataan dan tingkah lakunya menganggu atau mengusik performa kerja Karyawan lain atau menciptakan lingkungan kerja yang mengintimidasi, menyinggung, atau sarat permusuhan. Pendekatan seksual yang tidak dikehendaki, pelecehan, dan perilaku pribadi lainnya yang tidak pantas dilarang. Ini termasuk pelecehan terhadap karakteristik pribadi yang dilindungi oleh hukum. Pelecehan dapat dilakukan secara lisan atau non-lisan, atau bersifat fisik dan dalam berbagai bentuk, mencakup P&J Pertanyaan > Saya mengamati kondisi tidak aman yang terjadi bukan di area kerja saya dan tidak memengaruhi saya secara langsung. Apakah saya tetap berkewajiban melaporkannya? Jawaban > Ya. Setiap Karyawan bertanggung jawab melaporkan kondisi tidak aman yang mereka amati, baik itu terkait langsung dengan pekerjaannya ataupun tidak. 13
perilaku menyerang, menindas, mempermalukan, mengancam, atau mengganggu orang lain, atau menciptakan suasana yang tidak menyenangkan atau bermusuhan. Ingatlah selalu bahwa pelecehen, seksual ataupun tidak, ditentukan oleh tindakan Anda dan dampaknya terhadap orang lain, apa pun niat Anda. Jika Anda melihat atau menjadi korban pelecehan, Anda harus segera melaporkannya. Perusahaan akan segera menyelidiki semua tuduhan pelecehan yang dapat dipercaya dan akan mengambil tindakan yang sesuai dan sejalan dengan kebijakan Perusahaan. Karyawan diharapkan untuk bekerja sama sepenuhnya dalam penyelidikan Perusahaan atas keluhan pelecehan atau perilaku yang tidak pantas. Pembalasan terhadap siapa saja yang melaporkan perilaku tidak pantas atau yang turut serta dalam penyelidikan tidak akan ditoleransi. Penyalahgunaan NAPZA (Narkotika, Psikotoprika, dan Zat Aditif) dan Alkohol Keamanan Karyawan, pelanggan, dan publik bisa jadi bergantung pada kemampuan Anda berpikir jernih dan bertindak cepat. Berada di bawah pengaruh alkohol atau NAPZA atau menyalahgunakan pemakaian obat dapat mengurangi kemampuan Anda untuk bekerja dengan aman dan efektif. Oleh karena itu, karyawan dilarang memiliki atau melakukan jual beli NAPZA atau berada di bawah pengaruh obat-obatan terlarang atau alkohol selama waktu kerja, di lokasi Perusahaan, atau saat mengoperasikan kendaraan Perusahaan. Kekerasan di Tempat Kerja Perusahaan berkomitmen untuk menyediakan lingkungan kerja yang aman dan bebas dari kekerasan, serta melarang keras Karyawan, konsultan, vendor, pelanggan, pengunjung, atau siapa saja yang berada di properti Perusahaan, atau yang terlibat dalam kegiatan yang melibatkan Perusahaan, untuk menunjukkan perilaku kekerasan atau mengancam. Kekerasan di tempat kerja mencakup, namun tidak terbatas pada, ancaman, perilaku fisik yang agresif atau kekerasan, intimidasi, dan sabotase atau ancaman sabotase atas aset Perusahaan. Jika Anda melihat atau mengetahui tindakan kekerasan atau mengancam yang dilakukan siapa pun, segeralah memberi tahu atasan atau manajer Anda. Jika Anda melihat atau mengetahui adanya perilaku kekerasan atau mengancam yang menimbulkan risiko yang dapat segera mengakibatkan luka fisik kepada orang lain, cepatlah menghubungi petugas yang berwajib setempat. Perusahaan akan segera menyelidiki semua tuduhan kekerasan di tempat kerja yang dapat dipercaya dan akan mengambil tindakan yang sesuai dan sejalan dengan kebijakan Perusahaan. Larangan Pembalasan Perusahaan tidak akan melakukan pembalasan terhadap siapa saja, yang dengan itikad baik, melaporkan kemungkinan pelanggaran hukum atau kebijakan Perusahaan, dan juga tidak akan menoleransi setiap pelecehan atau intimidasi kepada karyawan manapun yang melaporkan masalah tindakan bisnis, mencurigai terjadinya pelanggaran, atau ikut serta dalam penyelidikan atas tuduhan pelanggaran. Niat baik bukan berarti Anda harus benar, namun hal itu berarti Anda memberikan semua informasi yang Anda ketahui dan Anda yakini kebenarannya. Karyawan yang dengan sengaja atau sembarangan membuat pernyataan atau pengungkapan yang tidak dilandasi itikad baik dapat dikenakan tindakan korektif. Setiap orang yang terlibat dalam pembalasan, baik langsung maupun tidak langsung, atau mendorong orang lain untuk melakukannya, dapat dikenai tindakan korektif. P&J Pertanyaan > Bagaimana jika saya takut akan dibalas karena melaporkan kemungkinan pelanggaran terhadap hukum atau kebijakan Perusahaan? Jawaban > Pembalasan terhadap setiap karyawan yang meminta nasihat, mengangkat suatu permasalahan, atau melaporkan perilaku yang tidak pantas, dilarang dengan tegas. Jika Anda menduga bahwa kepada Anda, atau karyawan yang lain, telah dilakukan tindakan pembalasan karena mengangkat suatu masalah dengan itikad baik, segeralah menghubungi Kantor Kepatuhan dan Etika. 14
15
MASYARAKAT KITA Janji dan nilai-nilai kita mendasari komitmen kita dalam menjalankan tanggung jawab korporat dan mendukung masyarakat di wilayah operasi bisnis kita. Kita berupaya secara aktif untuk menjadikan kawasan dan lingkungan sekitar operasi kita lebih nyaman untuk hidup dan berkarya. Kita menyadari penuh bahwa kesuksesan kita terkait langsung dengan kemajuan masyarakat di tempat kita berbisnis. Kita juga mengakui pentingnya berbisnis dengan mitra bisnis, pemasok, kontraktor, agen, dan konsultan eksternal yang menunjukkan standar perilaku etis yang tinggi serta memiliki komitmen yang sama untuk menjadi warga korporat yang bertanggung jawab. Kelangsungan kesuksesan kita di lingkup global bergantung pada komitmen ini. 16
Hukum Bisnis dan aktivitas Perusahaan tunduk kepada hukum, peraturan, dan regulasi di berbagai negara dan yurisdiksi di tempat kita beroperasi. Kebijakan Perusahaan sejak dulu, dan akan terus mematuhi semua hukum yang berlaku dalam pelaksanaan bisnis kita. Semua Karyawan atau direktur, baik melalui perintah atau karena kelalaian, tidak diperkenankan melanggar atau mengizinkan pelanggaran terhadap hukum atau peraturan yang berlaku. Setiap tindakan atau kegagalan untuk bertindak yang diketahui atau seharusnya diketahui Karyawan telah melanggar hukum atau peraturan yang berlaku tidak akan ditoleransi, dan Karyawan tersebut dapat dikenakan tindakan korektif. Persaingan Sehat dan Anti-Monopoli Undang-undang persaingan usaha dan anti-monopoli disusun untuk memastikan adanya sistem pasar bebas yang kompetitif serta memajukan efisiensi dan inovasi perusahaan, juga menjamin konsumen mendapatkan pilihan mutu terbaik dengan harga serendah-rendahnya. Perusahaan berkomitmen untuk mematuhi semua hukum anti-monopoli dan persaingan usaha yang berlaku bilamana kita berbisnis. Kita mendukung persaingan yang sehat. Kita bersaing berdasarkan prestasi layanan kita, harga yang kita kenakan, dan kesetiaan pelanggan yang kita menangkan, bukan didasarkan pada persaingan tidak sehat dan taktik yang ilegal 1. Beberapa pelanggaran paling serius terhadap hukum persaingan usaha terjadi antar-pesaing, antara lain perjanjian penetapan harga atau membagi-bagi 1. Bacalah juga Kebijakan Persaingan Sehat & Anti-Monopoli Delhaize Group untuk panduan tambahan dalam topik ini. pelanggan, wilayah, atau pasar. Oleh sebab itu, hindarilah segala bentuk diskusi dengan pesaing terkait informasi peka seputar persaingan atau bertukar informasi semacam itu secara tidak langsung melalui pemasok. Informasi peka seputar persaingan mencakup, namun tidak terbatas pada, harga eceran mendatang (termasuk volume pembelian dan penjualan, pemasukan atau pengeluaran), strategi atau metode penetapan harga (termasuk diskon, potongan harga, promosi pelanggan, atau margin profit), biaya atau ketentuan barang dan jasa termasuk pembayaran jatah rak, penempatan, atau tunjangan dan promosi vendor lainnya, upah buruh, rencana pemasaran atau bisnis, pelanggan, seleksi pemasok, rencana toko mendatang (termasuk pembukaan, penutupan, atau pengubahan bentuk toko), rencana atau strategi periklanan atau media, dan informasi rahasia lain yang menjadi hak milik Delhaize atau salah satu bisnisnya. Anda harus menghindari kontak dengan pesaing dalam topik-topik ini, baik di tempat kerja, interaksi sosial, atau pertemuan asosiasi dagang. Karyawan dilarang keras mengadakan perjanjian dengan pesaing terkait subjeksubjek di atas. Ini mencakup semua jenis perjanjian resmi atau tidak resmi, tersurat atau tersirat. P&J Pertanyaan > Hukum dan regulasi begitu rumit dan melingkupi berbagai bidang. Bagaimana saya bisa yakin bahwa saya tidak akan melanggar beberapa aturan teknis? Jawaban > Gunakan selalu pertimbangan bijak Anda. Jika intuisi Anda berkata sesuatu itu keliru, bertanyalah sebelum bertindak. Anda juga berkewajiban memahami semua aspek peraturan yang berlaku atas pekerjaan Anda, termasuk aturan teknis. Sebagai perusahaan, adalah tugas kami untuk menyediakan pengetahuan dan perangkat agar Anda dapat memahami hukum tersebut. Jika masih ada yang belum jelas, hubungi Kantor Kepatuhan & Etika atau departemen Legal Anda. 17
Perusahaan wajib menentukan harga eceran tanpa dipengaruhi oleh pemasok dan pesaing. Harga pesaing hanya boleh didapatkan dari sumber di luar pesaing, misalnya survei yang diadakan vendor luar atau karyawan Perusahaan. Karyawan tidak diizinkan mengirimkan informasi harga Perusahaan kepada pesaing ataupun menerima informasi harga secara langsung dari pesaing. Jika terjadi pelanggaran hukum persaingan usaha atau anti-monopoli walaupun tidak disengaja Perusahaan dapat dikenakan denda dan sanksi yang sangat berat, dan pelanggaran itu dapat mencoreng nama baik perusahaan. Selain itu, di negara tertentu, Karyawan yang melanggar hukum persaingan usaha dapat didenda atau dikenakan sanksi pidana, denda, atau hukuman penjara. Hukum seperti ini biasanya rumit dan karyawan harus selalu meminta nasihat dari Departemen Hukum lokal jika merasa ragu dengan apa yang diharuskan atau diperbolehkan oleh hukum tersebut. Jika Anda mengetahui adanya percakapan atau kegiatan yang dapat melanggar hukum persaingan, laporkan ke Departemen Hukum lokal, Kantor Kepatuhan dan Etika, atau melalui I Share Network. Lingkungan Sebagai warga perusahaan yang baik, kita bertanggung jawab memelihara sumber daya lingkungan yang kita pakai dan gunakan. Selain itu, kita berkomitmen untuk mematuhi semua hukum, aturan, dan peraturan lingkungan yang berlaku di setiap negara dan masyarakat tempat kita beroperasi. Sejalan dengan itu, setiap Karyawan diharapkan untuk menjalankan bisnis Perusahaan dengan cara yang bertanggung jawab kepada lingkungan dengan menaati hukum dan peraturan yang berlaku. Anti-Korupsi dan Anti-Penyuapan Semua Karyawan Delhaize Group atau anak perusahaannya, di mana saja lokasi mereka, wajib mematuhi kebijakan anti-korupsi dan anti-penyuapan Perusahaan ketika menjalin hubungan dengan pejabat publik atau pelaku bisnis lainnya. Banyak negara yang menjadi tempat Perusahaan beroperasi menetapkan hukum spesifik yang melarang korupsi dan penyuapan 2 dan mengikat semua karyawan Delhaize Group, di mana saja mereka berada. 18
Hukum anti-korupsi ini melarang Perusahaan (termasuk pemegang saham, direktur, staf, Karyawan lain, agen, atau penasihatnya) untuk secara langsung atau tidak langsung menjanjikan, menawarkan, mengesahkan, atau memberikan tunjangan, pembayaran, atau apa pun yang bernilai (termasuk ungkapan terima kasih, hadiah, jamuan dan perjalanan wisata) kepada siapa pun dengan tujuan mendorong tindakan atau penangguhan tertentu, atau demi mengamankan manfaat yang tidak patut atau tidak adil dalam mendapatkan atau mempertahankan bisnis. Apabila berurusan dengan pejabat pemerintah, Karyawan Delhaize Group tidak diperkenankan menawarkan, secara langsung ataupun tidak langsung, sesuatu yang bernilai kepada pejabat pemerintah manapun. Pejabat pemerintah mencakup pejabat atau karyawan dari badan pemerintahan daerah, regional, atau nasional, atau departemen, lembaga, atau instansinya (yang meliputi badan usaha milik negara atau badan usaha yang dikuasai negara) atau organisasi internasional publik (misalnya PBB atau WTO), individu yang bertindak dalam kewenangan resminya untuk atau atas nama pemerintah atau entitas pemerintah atau organisasi internasional publik, partai politik atau petugas partai, atau kandidat jabatan politis 3. P&J Pertanyaan > Perusahaan di mana saya beroperasi sedang dalam proses membangun toko baru dan mengurus izin usaha. Walikota meminta saya untuk memberikan sumbangan melalui penggalang dana setempat untuk keperluan kampanye pemilunya. Bolehkah saya memberi hadiah mewakili Perusahaan untuk memastikan izin usaha kami turun tepat waktu? Jawaban > Tidak. Kita tidak boleh secara langsung memberi penjabat pemerintah hadiah atau pembayaran dalam bentuk apa pun, dan kita juga tidak boleh melakukannya melalui agen atau pihak ketiga, karena ini juga termasuk pelanggaran hukum. Karena kita dapat dituntut untuk bertanggung jawab atas kegiatan ilegal agen dan perantara kita, maka uji tuntas harus dilakukan dalam memilih dan menggunakan agen dan perantara demi memastikan bahwa pembayaran kepada agen dan perantara tersebut tidak digunakan sebagai suap atas nama kita. Permintaan Pemerintah Adalah kebijakan Perusahaan untuk bekerja sama jika badan pemerintah dan lembaga lain yang berwenang, sesuai ketentuan hukum, meminta informasi atau hendak mengunjungi properti Perusahaan. Kerja sama tersebut mencakup menyediakan tanggapan yang jujur dan akurat 2. Contoh hukum yang mungkin berlaku termasuk United States Foreign Corrupt Practices Act ( FCPA ), Kitab IV, Pasal IV Belgian Criminal Code, dan UK Bribery Act. 3. Bacalah juga Kebijakan Anti-Korupsi (Pejabat Publik) Delhaize Group untuk panduan tambahan dalam topik ini. 19
serta memelihara dan melindungi dengan baik setiap dokumen atau catatan Perusahaan yang relevan dengan permintaan atau penyelidikan. Semua permintaan informasi seperti itu harus segera dilaporkan kepada Departemen Legal setempat, dan pedoman dari Departemen Legal setempat harus sudah diterima sebelum permintaan tersebut ditanggapi, selain informasi yang disediakan secara rutin. Pemasokan yang Bertanggung Jawab Perusahaan bertekad memastikan bahwa vendor dan pemasok di seluruh pasarnya menjunjung standar etika bisnis yang tinggi dan menghargai hak asasi manusia. Vendor dan pemasok diharapkan untuk mematuhi semua hukum dan peraturan setempat yang berlaku, mencakup namun tidak terbatas pada hukum yang mengatur ketenagakerjaan, diskriminasi, lingkungan, serta kesehatan dan keselamatan kerja. Vendor dan pemasok juga wajib menaati hukum setempat yang berlaku dalam hal impor produk, termasuk pelabelan negara asal, pelabelan produk, dan pengujian produk, selain semua persyaratan kontraktual lainnya. Vendor dan pemasok pun diharapkan untuk bertindak sejalan dengan prinsip-prinsip yang ditetapkan dalam Panduan Kode Etik Bisnis Delhaize Group atau standar kepatuhan dan etika yang setara. P&J Pertanyaan > Selama produk kita aman bagi pelanggan, apakah cara produk itu diproduksi atau dari mana asalnya itu penting? Jawaban > Ya. Delhaize Group berkomitmen untuk memasok produk dari vendor dan pemasok yang berbisnis dengan nilai-nilai yang sama dengan kita. Selain itu, Delhaize Group telah menyusun Kode Etik Pemasok yang menetapkan ekspektasi Perusahaan bagi vendor dan pemasok untuk merek sendiriya (private brand). 20
PEMEGANG SAHAM KITA Jika Delhaize Group ingin mewujudkan janjinya dan bertindak sejalan dengan nilainilainya, perusahaan ini harus beroperasi dari posisi yang kuat dan stabil. Investasi pemegang saham memungkinkan dan memberi daya guna pada janji dan nilai-nilai kita. Karena itu, Karyawan diharapkan untuk melaksanakan tanggung jawabnya dengan cara yang melindungi kepentingan Perusahaan dan investasi pemegang saham kita. Pemegang saham memberi kepercayaan kepada kita untuk terus meningkatkan kinerja Perusahaan, melindungi aset Perusahaan, dan menambahkan nilai bagi investasi mereka. Adalah kewajiban setiap Karyawan untuk menghormati kepercayaan tersebut. 21
Memelihara Dokumentasi yang Akurat Pembukuan, dokumentasi, dan akun Perusahaan harus secara akurat mencatat semua transaksi dan menyediakan sistem akunting dan kontrol yang menyeluruh. Perusahan mengharapkan Karyawan untuk memastikan bahwa pembukuan, catatan, dan akun yang menjadi tanggung jawab mereka bersifat valid, lengkap, akurat, serta didukung oleh dokumentasi yang benar dan dalam bentuk yang dapat diverifi kasi. Semua karyawan yang bertugas mengawasi aset atau dokumentasi Perusahaan diharapkan untuk membuat, melaksanakan, dan mengikuti kontrol yang sesuai untuk proses yang terkait dengan aset dan dokumentasi tersebut di dalam cakupan tanggung jawabnya. Kontrol tersebut akan membantu mengamankan aset Perusahaan serta akurasi dokumentasi keuangan dan laporan. Manajemen Dokumentasi Memelihara dokumentasi dengan benar, baik dalam bentuk elektronik maupun kertas, sangatlah penting. Dokumentasi merupakan istilah yang digunakan untuk menjelaskan informasi yang dibuat atau diterima oleh Perusahaan, baik asli maupun salinan, apa pun bentuknya. Dokumentasi dapat berupa dokumen kertas, dokumen elektronik, arsip data, mikrofi lm, rekaman pita atau digital, fotografi, email, atau media lainnya. Dokumentasi perusahaan harus disimpan, dipelihara, dan dibuang sesuai dengan persyaratan hukum terkait dan berdasarkan program manajemen dokumentasi, kebijakan, dan jadwal penyimpanan yang berlaku di Perusahaan tempat Anda beroperasi. Karyawan dilarang menghancurkan dokumentasi apa pun yang mungkin relevan dengan tuntutan hukum yang mungkin terjadi atau perkara yang belum selesai, penyelidikan pemerintah, atau proses pengadilan. Karyawan harus memastikan dokumentasi senantiasa terlindungi dari akses yang tidak patut atau tidak berwenang. Jika Anda mengetahui adanya pelaporan keuangan yang tidak akurat, transaksi yang mengundang pertanyaan, atau praktik akuntansi yang melibatkan Perusahaan, segera laporkan masalah ini kepada Departemen Legal setempat, Kantor Kepatuhan dan Etika, Wakil Presiden Audit Internal Delhaize Group, Ketua Komite Audit Delhaize Group, atau melalui I Share Network. P&J Pertanyaan > Bagaimana saya menentukan berapa lama saya harus menyimpan dokumentasi dan kapan saya dapat membuangnya? Jawaban > Pertama, sebelum membuang dokumen apa pun, tentukan apakah dokumen tersebut dibutuhkan untuk penyelidikan hukum atau audit. Jika ya, semua tindakan pembuangan harus segera dihentikan. Kedua, baca rujukan pedoman manajemen dokumentasi Delhaize Group untuk menentukan berapa lama suatu dokumen harus dipertahankan. Jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut, hubungi Kantor Kepatuhan dan Etika. 22
P&J Pertanyaan > Hukum perlindungan data hanya mengatur data sejenis informasi kesehatan, bukan? Jawaban > Salah. Hukum perlindungan data biasanya berlaku pada semua data pribadi individu, baik yang berbentuk kertas maupun elektronik. Alamat email, rincian kontak bisnis dan rumah, suara dan foto mereka semua ini adalah data pribadi yang dilindungi hukum perlindungan data sepanjang data tersebut dapat diasosiasikan dengan individu yang teridentifikasi. Melindungi Aset Perusahaan Setiap Karyawan Perusahaan wajib mematuhi semua kebijakan dan prosedur Perusahaan dalam melindungi aset Perusahaan. Aset Perusahaan tidak hanya mencakup barang berbentuk fisik dan berwujud, seperti inventaris, peralatan, kendaraan, mebel, perlengkapan tetap, dana, pasokan, serta jaringan komputer serta telepon, tetapi juga mencakup barang tak berwujud seperti ide, kreasi, dan konsep. Semua hak atas kepemilikan atau informasi yang dihasilkan atau diperoleh Karyawan selama bekerja di Perusahaan akan tetap menjadi milik eksklusif Perusahaan, kecuali dinyatakan sebaliknya oleh hukum. Kecuali tercakup dalam bagian tanggung jawabnya sehari-hari, atau yang dikuasakan oleh atasan, karyawan secara tegas dilarang untuk mengakses sistem basis data apa pun yang memuat informasi pribadi, seperti dokumentasi karyawan atau personalia, informasi pelanggan, informasi mengenai kepemilikan saham, atau program insentif, atau pesan email dan surat suara dari rekan kerja. Perusahaan telah menerapkan kebijakan keamanan untuk membantu memastikan bahwa hanya individu yang diberi wewenang yang dapat mengakses informasi pribadi. Setiap Karyawan diharapkan mematuhi kebijakan dan proses ini, demikian juga hukum perlindungan data yang berlaku di daerahnya. Jika Anda mengetahui atau mencurigai adanya pelanggaran atas keamanan data Perusahaan, laporkan segera kepada atasan Anda, Departemen Legal setempat, atau Kantor Kepatuhan & Etika. Perlindungan dan Keamanan Data Selama bekerja di sini, Anda mungkin memiliki akses ke data pribadi karyawan, pemegang saham, vendor, dan pelanggan kita. Perusahaan berupaya menjaga privasi dan keamanan informasi pribadi ini. Karena itu, Karyawan diharapkan untuk menjaga privasi atas informasi pribadi yang menjadi tanggung jawabnya, atau yang aksesnya Anda miliki, dan menggunakan informasi tersebut sebatas keperluan resmi bisnis Perusahaan. 23
P&J Pertanyaan > Saya berteman baik dengan seorang tenaga penjualan dari perusahaan pesaing. Kadang kami berbincang tentang rencana pemasaran. Perlukan saya mengkhawatirkan ini? Jawaban > Ya. Mungkin Anda mengungkap informasi rahasia yang Perusahaan kembangkan dengan menginvestasikan uang dan waktu. Mungkin Anda juga menyalahi hukum persaingan usaha yang melarang diskusi seputar pemasaran dan penetapan harga. Jika Anda berada dalam situasi ini, Anda harus segera meninggalkan pertemuan. Hubungi Departemen Legal setempat atau Kantor Kepatuhan dan Etika, dan laporkan insiden ini kepada mereka. Melindungi Informasi Rahasia Melindungi informasi bisnis Perusahaan yang bersifat rahasia sangatlah penting bagi kesuksesan kita karena pengungkapan informasi ini dapat sangat merusak daya saing perusahaan. Contoh informasi rahasia perusahaan mencakup rahasia keuangan, seperti laporan penjualan dan keuntungan, rencana pemasaran atau produk baru, gagasan atau informasi pengembangan, formulasi produk, informasi tentang pemasok dan pelanggan, dan informasi tentang kemungkinan akuisisi, penjualan aset, dan investasi. Dalam melindungi Informasi Rahasia, kita diwajibkan untuk: menjaga informasi tersebut tetap aman secara fisik dan elektronik; tidak mengungkapkannya kepada orang lain di luar Perusahaan; membatasi akses dan pengungkapannya di dalam Perusahaan hanya kepada orang yang memerlukan informasi tersebut untuk menjalankan tugas dengan benar; dan menghindari pembahasan informasi rahasia di tempat umum. Setiap karyawan berkewajiban memelihara dan melindungi kerahasiaan informasi Perusahaan secara terus-menerus, bahkan setelah karyawan tidak lagi bekerja di Perusahaan. Pengungkapan informasi rahasia dapat berakibat pada tindakan disipliner, hingga dan mencakup pemutusan hubungan kerja. Penggunaan Aset Perusahaan yang Diizinkan Karyawan tidak boleh menggunakan peralatan atau sumber daya Perusahaan untuk maksud yang terlarang atau tidak pantas, seperti pembuatan, penyimpanan, atau pengiriman materi yang mungkin dapat dianggap mengganggu oleh orang lain. Kecuali dinyatakan sebaliknya oleh hukum, informasi lainnya atau data yang tersimpan di peralatan atau perangkat Perusahaan dianggap sebagai milik Perusahaan, dan Perusahaan berhak mengakses, membuka, dan menggunakan informasi ini menurut pertimbangannya sendiri atau menurut yang diperbolehkan atau diwajibkan hukum. Konflik Kepentingan Konflik kepentingan muncul ketika kepentingan pribadi Karyawan mengganggu kemampuannya untuk bertindak demi kepentingan terbaik Perusahaan. Karyawan harus menghindari situasi apa pun yang memicu konflik atau kompromi serta memastikan tindakan dan penilaiannya tidak terpengaruh. Meski tidak mungkin untuk menyajikan daftar lengkap dari tindakan atau hubungan yang dapat berakibat munculnya konflik kepentingan, berikut adalah contoh konflik kepentingan yang mungkin terjadi: 24
P&J Pertanyaan > Saya tahu bahwa departemen saya sedang merundingkan kontrak yang akan menjadikan perusahaan pasangan saya pemasok utama Perusahaan kita. Dapatkah ini menimbulkan konflik kepentingan? Jawaban > Ya. Konflik kepentingan mungkin terdapat dalam situasi ini karena Anda mungkin akan bersikap bias terhadap perusahaan pasangan Anda. Anda harus memberi tahu hubungan pasangan Anda dengan Perusahaan ini kepada atasan, lalu mengundurkan diri dari proses pengambilan keputusan. Dengan melakukan ini, Anda dapat menghindari situasi yang dapat memengaruhi keputusan Anda secara keliru. Ikatan kerja di luar Perusahaan atau keterlibatan yang mengganggu kemampuan Karyawan dalam menjalankan tugas di Perusahaan, yang dapat menyebabkan terungkapnya rahasia dagang/informasi rahasia Perusahaan, atau yang melibatkan pesaing, pemasok, atau pelanggan Perusahaan; Keluarga atau hubungan pribadi lainnya yang dekat dengan individu yang dipekerjakan atau terhubung dengan pesaing, vendor, pemasok, atau pelanggan grosir; Kepemilikan saham dalam suatu bisnis usaha yang melakukan atau berminat untuk melakukan bisnis dengan Perusahaan; Memanfaatkan peluang bisnis atau investasi milik Perusahaan untuk kepentingan pribadi; Menerima hadiah dari vendor, pemasok, pelanggan grosir, atau individu atau Perusahaan lain yang berbisnis atau hendak berbisnis dengan Perusahaan; Menggunakan informasi rahasia perusahaan atau aset perusahaan lainnya untuk keuntungan pribadi; Menggunakan posisi dalam Perusahaan atau nama Perusahaan untuk menarik manfaat pribadi atau mendapat perlakuan istimewa untuk anggota keluarga; atau Terlibat dalam transaksi pihak terkait 4. Karyawan yang ingin bertanya mengenai kemungkinan konflik kepentingan, atau yang ingin mengungkap adanya kemungkinan konflik kepentingan, harus menghubungi atasannya, Kantor Kepatuhan dan Etika, Departemen Legal setempat, atau melalui I Share Network. Karyawan yang tidak mengungkapkan konflik kepentingan, atau terlibat dalam transaksi seperti itu tanpa pengungkapan dan persetujuan yang benar, dapat dikenakan tindakan korektif, hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja 5. 4. Bacalah juga Kebijakan Transaksi Pihak yang Berelasi Delhaize Group untuk panduan tambahan dalam topik ini. 5. Bacalah juga Kebijakan Konflik Kepentingan Delhaize Group untuk panduan tambahan dalam topik ini. 25
Bekerja di Luar Perusahaan Secara umum, karyawan diperbolehkan bekerja di luar Perusahaan, sepanjang pekerjaan di luar tersebut tidak mengganggu kemampuannya menjalankan tugas di Perusahaan. Bisnis di luar perusahaan tidak boleh dilakukan selama jam kerja dan tidak boleh melibatkan penggunaan peralatan, pasokan, atau informasi Perusahaan. Karyawan tidak boleh bekerja, menyediakan layanan, atau menerima keuntungan dari pelanggan, pemasok, atau pesaing Perusahaan manapun tanpa persetujuan tertulis lebih dulu dari pengawas, Departemen SDM setempat, dan Departemen Legal setempat. Menerima Hadiah Perusahaan berupaya memelihara hubungan yang bersahabat namun profesional dengan vendor, pemasok, pewaralaba, kontraktor, dan anggota komunitas bisnis lainnya. Hubungan ini penting bagi keberhasilan kita, dan harus dilandasi oleh pertimbangan bisnis yang baik, saling percaya, dan hubungan yang adil. Akan tetapi, kami mengerti bahwa aktivitas yang biasanya digambarkan sebagai membina hubungan biasanya butuh biaya dan mungkin mengganggu objektivitas kita saat mengambil keputusan bisnis. Misalnya, manfaat yang diterima Karyawan dari vendor mungkin akhirnya menimpakan biaya yang lebih tinggi kepada kita dan pada akhirnya berimbas terhadap pelanggan. Hadiah atau jamuan yang diberikan vendor kepada Karyawan juga dapat menyulitkan objektivitas saat berhubungan dengan orang atau Perusahaan yang memberikan manfaat tersebut. P&J Pertanyaan > Seorang pemasok menawarkan untuk mentraktir saya makan malam di restoran. Apakah hal ini dapat diterima? Jawaban > Lokasi yang diutamakan untuk membahas produk pemasok adalah di kantor Perusahaan atau di kantor pemasok. Dalam hal tertentu, mungkin saja tepat untuk mendiskusikan produk di luar tempat-tempat tersebut. Jika Anda merasa bahwa pengecualian tersebut dapat dijamin, berkonsultasilah dengan atasan Anda untuk petunjuk lebih lanjut. Keterbukaan dan tujuan bisnis semestinya menjadi prinsip panduan dalam menerima apa pun yang bernilai dari vendor. Karyawan tidak boleh menerima hadiah atau jamuan dari organisasi atau individu mana saja, jika hal itu dapat melemahkan, atau tampaknya melemahkan, kemampuannya dalam menjalankan tugas Perusahaan atau membuat pertimbangan yang adil dan tidak memihak. Jika Anda menerima hadiah atau bantuan, beritahukan itu dan jumlah hadiah tersebut kepada atasan, kecuali hadiah tersebut bernilai kecil atau berbentuk barang promosi yang diberikan sukarela atau secara umum bersifat promosi. Hadiah hanya boleh diterima jika hadiah tersebut: dianggap wajar dan merupakan kebiasaan yang umum dilakukan; diterima tanpa memberikan kesan bahwa penerima atau Perusahaan akan berutang budi; tidak mengganggu objektivitas Anda saat berurusan dengan individu atau Perusahaan yang menawarkan hadiah itu; dan tidak akan mempermalukan Perusahaan jika diungkapkan kepada umum. Hadiah yang bersifat seremonial karena sesuai dengan kebiasaan lokal diizinkan sepanjang tidak melanggar hukum yang berlaku, tidak dianggap sebagai suap atau imbalan, dan tidak akan mempermalukan Perusahaan jika diungkapkan kepada umum. Hadiah tidak boleh diterima jika, dengan menerimanya, Anda melanggar hukum setempat. 26