PEDOMAN ETIKA DALAM BERHUBUNGAN DENGAN PARA SUPPLIER
2 PALYJA GDF SUEZ - Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Supplier
GDF SUEZ berjuang setiap saat dan di semua tempat untuk bertindak baik sesuai dengan peraturan yang berlaku dan sejalan dengan peraturan dan prinsip-prinsip tindakan yang ditetapkan dalam Piagam Etiknya. Semua individu yang bekerja untuk berbagai Grup perusahaan harus mengetahui persyaratan Grup tersebut dan harus menaati persyaratan tersebut dalam semua kegiatan profesional mereka. Dalam upaya menerapkan tata cara etika yang lebih jelas untuk yang terlibat dalam proses pengadaan barang dan jasa, dengan senang hati saya persembahkan Buku Pedoman Etika dalam Berhubungan dengan Para Supplier ini. Dalam buku ini sangat jelas diterangkan bagaimana tata cara etika yang dilaksanakan dalam menjalin hubungan dengan para pelaku pasar. Prinsip-prinsip Tata Kelola Pembelian Grup GDF SUEZ ditetapkan oleh Gerard Mestrellet and Jean-Francois Cirelli. Manual Pembelian tersebut merupakan buku pedoman yang menetapkan metodologi yang sesuai untuk komunitas para pembeli. Para pembeli berkolaborasi dengan berbagai unit Group yang ada ketika melaksanaan proses pembelian. Setiap orang harus mematuhi prinsip yang ditetapkan dalam buku pedoman ini. Berbagai keputusan yang dapat dibuat di tingkat anak perusahaan harus mematuhi prosedur dan menjamin dapat ditelusuri. Buku Pedoman Etika dalam Berhubungan dengan Para Supplier merupakan bagian dari Pedoman yang lebih luas Etika dalam Praktek dan ditujukan kepada semua pihak yang berhubungan dengan para supplier Group juga dengan para penyusun spesifikasi, pembeli, mitra pengadaan, pengguna, manajer, petugas proyek, dan sebagainya. Pastikan bahwa para supplier kita sadar akan Piagam Etik Grup dan memiliki hasrat yang sama untuk mematuhi peraturan yang tegas yang berkaitan dengan etika. Kami ucapkan terima kasih untuk kerjasamanya. Yves de Gaulle, Sekretaris Umum, Ethics Grup PALYJA GDF SUEZ - Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Supplier 3
Tujuh Prinsip
Menaati undang-undang, Peraturan, Standar Eksternal, nilai-nilai Grup dan Prosedur Internal. Bersikap transparan, jujur kepada para supplier, dan menerapkan prinsip kesetaraan. Memastikan Komitmen Masing-masing Pihak Terjaga. Menjaga kerahasiaan informasi yang diberikan. Memastikan komitmen perusahaan berkenaan dengan standar etika, pembangunan yang berkesinambungan, dan tanggung jawab perusahaan diketahui dan terpelihara. Menghindari konflik kepentingan yang dapat mencederai tujuan dan pembuatan keputusan secara independen. Melaporkan setiap situasi yang merupakan bentuk pelanggaran terhadap kontrak PALYJA GDF SUEZ - Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Supplier 5
Mematuhi Undang-undang, peraturan, standar eksternal, nilai-nilai Grup, dan prosedur internal. Semua pemangku kepentingan yang bekerja sama dengan para supplier dan berpotensi mempengaruhi pembelian (para pembuat spesifikasi, pembeli, mitra pengadaan, pengguna, manajer, petugas proyek dan sebagainya) harus bertindak sesuai dengan peraturan, ketentuan dan standar yang relevan dalam mengatur kegiatan profesional mereka. Dengan demikian, semua pihak harus mematuhi peraturan/ketentuan nasional dan internasional mengenai hak asasi manusia, kompetisi, keselamatan, dan kesejahteraan para pekerja, perlindungan anak, pemberantasan korupsi, dan pemeliharaan lingkungan. Nilai-nilai dan Piagam Etik Grup GDF SUEZ dalam hal ini mengatur ketentuan dan prinsip-prinsip umum dan berlaku dalam skala luas Grup. 6 PALYJA GDF SUEZ - Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Supplier
Bersikap transparan, jujur kepada para supplier, dan menerapkan prinsip kesetaraan Para supplier harus dipilih secara adil dan setepattepatnya. Mereka harus diseleksi berdasarkan asas profesionalisme dan daya saing tiap-tiap perusahaan dan dengan maksud membangun hubungan berdasarkan rasa saling percaya. Proses penyeleksian harus juga memperhatikan seberapa jauh masingmasing produk dan jasa para supplier sesuai dengan kebutuhan yang digariskan di dalam spesifikasi dan juga mandat sosial dan lingkungan. Semua pihak yang terlibat diinformasikan bagaimana prosedur penyeleksian berlangsung dan penyerahan kontrak dilakukan. Sasaran untuk semua pihak harus dinyatakan secara jelas. Semua supplier yang berminat harus diberikan infomasi yang sama berkaitan dengan topik/berita khusus. Kriteria tata seleksi para supplier dan penyerahan kontrak harus objektif. PALYJA GDF SUEZ - Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Supplier 7
Bersikap transparan, jujur kepada para supplier, dan menerapkan prinsip kesetaraan Komitment hanya dibuat berdasarkan informasi yang sudah diverifikasi dan dapat diandalkan. Komitmen timbal balik tidak diperkenankan. Resiko dan kesempatan dari kontrak yang diserahkan harus ditekankan kepada semua pihak yang terlibat. Supplier yang tidak terpilih harus diinformasikan sesuai dengan prosedur dan batas waktu yang terkait. Para pembeli harus memperhatikan dampak dari strategi pembelian terhadap susunan industri Grup untuk mencegah munculnya ketergantungan bersama. Informasi yang relevan harus disampaikan kepada para supplier secara rutin untuk memungkinkan mereka merencanakan dan menjaga keseimbangan portofolio kegiatan mereka. 8 PALYJA GDF SUEZ - Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Supplier
Memastikan Komitmen Masing-masing Pihak Terjaga Setiap kontrak mencakup seluruh komitmen timbal balik yang dibuat oleh para pihak. Semua pihak harus memenuhi kewajibannya dengan niat baik dan semangat yang konstruktif terhadap harapan mitra kontrak mereka. Para pembeli, pembuat spesifikasi, mitra pengadaan dan akuntan harus memastikan batas waktu pembayaran terpenuhi. Apabila komitmen yang dibuat tidak dipenuhi, penalti yang terkait akan diberlakukan, ini merupakan sebuah syarat kredibilitas dari sisi Grup vis-à-vis semua suppliernya. Apabila terdapat perselisihan, semua langkah harus diambil untuk menyelesaikan masalah tersebut secepatnya dan dengan cara yang tidak memihak. PALYJA GDF SUEZ - Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Supplier 9
Menjaga kerahasiaan Informasi yang diberikan Memelihara hubungan yang efisien dengan supplier kita membutuhkan akses untuk pertukaran informasi yang bersifat rahasia dan pengetahuan atas kemampuan dan keahlian mereka. Begitu juga, para staf harus menjaga kerahasiaan informasi tersebut setiap saat. Beberapa diantara informasi yang diberikan antara GDF SUEZ dan supplier atau yang mungkin timbul saat pengawasan kontrak tender, adalah bersifat rahasia. Informasi tersebut merupakan modal intelektual yang dimiliki baik oleh supplier dan Grup GDF SUEZ. Apabila ada pihak yang mengetahui kerahasiaan informasi tersebut, maka harus memastikan bahwa kerahasiaan informasi tersebut tetap terjaga. Setiap kegagalan dalam menjaga kerahasiaan dapat membahayakan kepentingan, baik supplier itu sendiri maupun Grup sebagai keseluruhan dan dapat mengakibatkan kehilangan keuntungan yang kompetitif. 10 PALYJA GDF SUEZ - Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Supplier
Memastikan komitmen Grup berkenaan dengan standar etika, pembangunan yang berkesinambungan, dan tanggung jawab perusahaan diketahui dan terpelihara Hubungan dengan para supplier tidak boleh menimbulkan situasi yang kemungkinan akan mencederai komitmen Grup. Semua pembeli harus memastikan bahwa semua supplier potensial paham dengan Piagam Etik Grup GDF SUEZ yang dapat dikonsultasikan dalam website Grup. Jika sesuai, ketika memilih supplier pembeli harus mempertimbangkan track record para supplier untuk mempromosikan permbangunan yang berkesinambungan dan tanggung jawab sosial perusahaan. Para pembeli harus memberlakukan syarat dan ketentuan kontraktual pada supplier yang terpilih yang mengharuskan mereka mematuhi semua peraturan internasional mengenai hak asasi manusia dan etika. Setiap supplier yang terlibat baik secara langsung maupun melalui salah satu pemborong- mempekerjakan tenaga di bawah umur (buruh anak), buruh illegal, korupsi atau diskriminasi tidak berhak atas pemberian kontrak. PALYJA GDF SUEZ - Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Supplier 11
Menghindari konflik kepentingan yang dapat mencederai tujuan dan pembuatan keputusan secara independen. Semua pihak yang terlibat dalam pembelian khususnya rawan terhadap tekanan dan permintaan. Semua staf memiliki pengaruh terhadap keputusan pembelian harus memastikan bahwa mereka tetap bersikap jujur dan tidak memihak disetiap waktu. Staf tersebut harus menjauhkan diri dari setiap situasi dimana kepentingan sekunder secara terpisah dari perusahaan dapat mempengaruhi tingkah laku profesional mereka. Hadiah kecil yang diberikan sejalan dengan kebiasaan dan undangan nasional dari supplier untuk menghadiri acara bisnis grup diperbolehkan bilamana hadiah atau undangan tersebut bersifat satu kali dan tidak berkelanjutan dan diijinkan oleh manajemen senior. Dalam kasus lain, para staf tidak diperbolehkan menerima atau meminta hadiah, tanda mata ataupun undangan atas nama mereka atau lainnya dari individu atau organisasi yang berhubungan dengan mereka melalui kontrak bisnis. 12 PALYJA GDF SUEZ - Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Supplier
Melaporkan setiap situasi yang merupakan pelanggaran terhadap kontrak Pembelian sebagai sebuah proses membutuhkan pengawasan secara teliti dalam melindungi kepentingan baik individu dan reputasi Grup GDF SUEZ. Berusaha untuk mencapai tujuan keuangan tidak akan pernah membenarkan kegagalan dalam mematuhi peraturan yang dinyatakan berkaitan dengan perilaku. Setiap individu yang mencari opini atau saran atau berkeinginan menyoroti masalah tertentu harus mampu menghubungi manager mereka atau petugas Etik Grup. Apabila terdapat keraguan mengenai garis yang harus diikuti, atau bilamana perilaku atau tindakan yang diambil nampak sebagai pelanggaran terhadap prinsip dan prosedur yang diuraikan dalam Buku Pedoman Etika dalam Berhubungan dengan Para Supplier, maka perilaku atau tindakan tersebut harus dilaporkan. PALYJA GDF SUEZ - Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Supplier 13
14 PALYJA Buku Panduan Etika
PALYJA GDF SUEZ - Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Supplier 15
Nilai-nilai kami Menggerakkan Komitmen Keberanian Kepaduan