Modul Puskesmas 1. SIMPUS MODUL PUSKESMAS 1. SISTEM INFORMASI PUSKESMAS (SIMPUS) I. DESKRIPSI SINGKAT Sistem informasi merupakan bagian penting dalam suatu organisasi, termasuk puskesmas. Sistem infomasi manajemen puskesmas (Simpus) merupakan suatu tatanan atau peralatan yang menyediakan informasi untuk membantu proses manajemen puskesmas dalam mencapai sasaran kegiatannya (Depkes RI, 1997). Simpus diharapkan dapat meningkatkan manajemen puskesmas secara lebih berhasilguna dan berdayaguna melalui pemanfaatan secara optimal dari sistem pencatatan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP). Simpus merupakan prosedur pemrosesan data berdasarkan teknologi informasi dan diintegrasikan dengan prosedur manual dan prosedur yang lain untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu dan efektif untuk mendukung proses pengambilan keputusan manajemen. II. TUJUAN PEMBELAJARAN A. Tujuan pembelajaran umum : Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta latih memahami sistem informasi manajemen puskesmas dan pengelolaannya. B. Tujuan pembelajaran khusus : a. Peserta latih mampu mengidentifikasi data yang harus dikumpulkan di puskesmas dan di luar puskesmas yang dibutuhkan untuk memperoleh informasi. b. Peserta latih mampu mengolah/menganalisis data yang telah dikumpulkan sesuai kebutuhan. c. Peserta latih mampu menginterpretasikan data yang telah diolah. d. Peserta latih mampu memanfaatkan data untuk mendukung manajemen puskesmas dan manajemen program. e. Peserta latih mampu memanfaatkan data untuk pengambilan keputusan. III. POKOK BAHASAN DAN SUB POKOK BAHASAN 1. Pokok bahasan pengertian data/informasi secara umum a. Definisi data/informasi b. Konsep dasar Simpus Program: Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery 1
Modul Puskesmas 1. SIMPUS c. 2. Pokok bahasan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) a. Macam format dan cara pencatatan di puskesmas B. Macam format dan cara pelaporan di puskesmas 3. Pokok bahasan manajemen data di puskesmas a. Input data b. Proses manajemen data c. Output yang dihasilkan d. Pemanfaatan data IV. BAHAN BELAJAR YANG DISARANKAN 1. Pedoman sistem informasi manajemen puskesmas - Buku I, II dan III (Depkes RI, 1997) 2. Petunjuk dan pemanfaatan data SP2TP (Depkes RI, 1997) 3. Design and Implementation of Health Information System (WHO, 2000) 4. Berbagai buku dan bacaan mengenai sistem informasi manajemen puskesmas (Simpus) V. LANGKAH- LANGKAH PEMBELAJARAN 1. Brain Storming dengan peserta latih tentang masalah- masalah yang ada dalam pengelolaan sistem pencatatan/pelaporan, Simpus, dan penyebab- penyeban masalah 2. Pemberian materi 3. Diskusi dan tanya jawab 4. Rencana tindak lanjut (RTL) dalam pembenahan/perbaikan SP2TP dan Simpus VI. URAIAN MATERI 1. Pengertian data/informasi dan sistem informasi kesehatan secara umum a. Fakta: Program: Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery 2
Modul Puskesmas 1. SIMPUS Sesuatu yang sungguh ada; sudah terjadi; kenyataan; kebenaran b. Data: Fakta yang diperoleh melalui upaya pengumpulan atau perhitungan, dengan tujuan tertentu c. Informasi: Kumpulan data/fakta yang dikomunikasikan untuk dapat dimanfaatkan dalam mengambil suatu keputusan d. Sistem informasi kesehatan: Informasi tentang kesehatan yang dibangun dari fakta/kebenaran yang dikumpulkan dan diolah menurut tujuan tertentu dan bersifat dinamis menurut perjalanan waktu yang terus berubah. Secara struktural, sistem informasi kesehatan meliputi petugas, instrumen pencatatan dan pelaporan, mempunyai isi tertentu, dan diselenggarakan menurut prosedur tertentu Data apa yang kita peroleh dari SIK dan apa manfaatnya? Jumlah kelahiran Jumlah kematian Populasi berisiko Incidence penyakit- penyakit Prevalence penyakit- penyakit Kebutuhan obat, bahan, dan sarana Dll Analisis: deskriptif/analitik Indikator Perbandingan (populasi, tempat dan waktu) Proyeksi penduduk Time series analysis Association Perencanaan Evaluasi pelayanan kesehatan 2. SIMPUS a. Pengertian Simpus Program: Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery 3
Modul Puskesmas 1. SIMPUS Simpus adalah suatu tatanan manusia atau peralatan yang menyediakan informasi untuk membantu proses manajemen puskesmas dalam mencapai sasaran kegiatannya (Depkes RI, 1997) b. Tujuan Simpus : Umum : Meningkatkan manajemen puskesmas secara lebih berhasil guna dan berdaya- guna, melalui pemanfaatan secara optimal data SP2TP Khusus: 1) Sebagai dasar penyusunan PTP 2) Sebagai dasar penyusunan rencana pelaksanaan kegiatan pokok Puskesmas 3) Sebagai dasar pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan program di puskesmas 4) Sebagai bahan laporan ke Dinas Kesehatan Kabupaten atau Kota 5) Sumber informasi bagi lintas- sektoral terkait (Depkes RI, 1997) Program: Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery 4
Modul Puskesmas 1. SIMPUS BAGAN ALUR DATA Program: Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery 5
Modul Puskesmas 1. SIMPUS c. Penyelenggaraan Simpus 1) Sumber Informasi Sebagaimana diketahui, SP2TP terdiri atas komponen pencatatan dan komponen pelaporan. Namun, yang terutama dibutuhkan untuk menunjang kegiatan manajemen puskesmas adalah komponen pencatatannya. Hal ini dikarenakan informasi yang dapat dihasilkan dari komponen tersebut lebih lengkap dibandingkan dengan komponen pelaporannya. Pencatatan- pencatatan yang utama, antara lain: a) Kartu individu, seperti kartu rawat jalan, kartu ibu, kartu tb, kartu rumah, dsb b) Register, seperti register kunjungan, register KIA, register filariasis, register posyandu, dsb c) Laporan kejadian luar biasa dan laporan bulanan sentinel d) Rekam kesehatan keluarga (RKK/family folder) yang diberikan khusus untuk keluarga berisiko, antara lain: (1) Salah seorang anggotanya menderita tb paru (2) Salah seorang anggotanya menderita kusta (3) Salah seorang anggotanya mempunyai risiko tinggi seperti ibu hamil, neonatus risiko tinggi (BBLR), balita kurang energi kronis (KEK) (4) Salah satu anggotanya menderita gangguan jiwa 2) Mekanisme a) Data SP2TP dan data lainnya diolah, disajikan, dan diinterpretasikan sesuai dengan petunjuk pengolahan dan pemanfaatan data SP2TP serta petunjuk dari masing- masing program yang ada (seperti program ISPA, malaria, imunisasi, kesehatan lingkungan, KIA, gizi, perkesmas, dsb). b) Pengolahan, analisis, interpretasi, dan penyajian dilakukan oleh para penanggung jawab masing- masing kegiatan di puskesmas dan pengelola program di semua jenjang administrasi. c) Informasi yang diperoleh dari pengolahan dan interpretasi data SP2TP serta sumber lainnya dapat bersifat kualitatif (seperti meningkat, menurun, atau tidak ada perubahan) dan bersifat kuantitatif dalam bentuk angka, seperti jumlah, presentase, dsb. Informasi tersebut dapat berupa laporan tahunan puskesmas. Program: Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery 6
Modul Puskesmas 1. SIMPUS 3) Pemanfaatan a. Informasi yang diperoleh dari SP2TP dan informasi lainnya dimanfaatkan untuk menunjang proses manajemen di tingkat puskesmas sebagai bahan untuk penyusunan rencana tahunan puskesmas, penyusunan rencana kerja operasional puskesmas, bahan pemantauan evaluasi dan pembinaan b. Informasi dari SP2TP dan sumber lainnya akan membantu Dinas Kesehatan DATI II dalam penyusunan perencanaan tahunan, penilaian kinerja puskesmas berdasarkan beban kerja, dan pencapaian hasil kegiatan puskesmas, sebagai bahan untuk pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan program di wilayahnya, untuk menentukan prioritas masalah dan upaya pemecahan serta tindak lanjutnya c. Informasi dari SP2TP akan membantu kelancaran perencanaan (P1), penggerakan pelaksanaan (P2), dan pengawasan, pengendalian, dan penilaian (P3) program- program, sebagai masukan untuk diskusi UDKP 3. SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS (SP2TP) a. Ruang Lingkup 1) Sumber Data (a) Kartu Individu (Kartu Rawat Jalan, Kartu Ibu, Kartu Anak, Dll) (b) Register (Ada 42 Macam Register) (c) Laporan Bulanan dan Tahunan (1) Laporan Bulanan (LB1, LB2, LB3, dan LB4) (2) Laporan Tahunan (LT1, LT2, LT3) 2) Laporan Khusus (a) Laporan Kejadian Luar Biasa (1) Laporan Kejadian Luar Biasa (KLB - - > W1 (Dilaporkan <24 Jam) (2) Laporan KLB Mingguan - - > W2 (b) Laporan Bulanan Puskesmas Panduan (Sentinel) (1) LB1S - - > Laporan Sentinel PD3I dan Diare (2) LB2S - - > Laporan Sentinel KIA, Gizi, ISPA, dan UKK Program: Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery 7
Modul Puskesmas 1. SIMPUS b. Indikator 1) Indikator yang menggambarkan upaya kesehatan, misalnya cakupan program KIA (K1, K4, imunisasi TT, dll), cakupan program gizi, P2P, dll 2) Indikator yang menggambarkan keadaan umum dan lingkungan - - > prosentase pemakaian air bersih, prosentase pemilikan jamban, dll 3) Indikator yang menggambarkan derajat kesehatan, misalnya angka kematian bayi, angka kematian ibu, dll 4. Manajemen Data Di Puskesmas Program: Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery 8
Modul Puskesmas 1. SIMPUS Program: Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery 9
Modul Puskesmas 1. SIMPUS 4. CONTOH PERMASALAHAN- PERMASALAHAN PENGELOLAAN DATA DI PUSKESMAS Selama ini banyak masalah yang berkaitan dengan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas serta pengelolaan data di puskesmas. Masalah- masalah tersebut antara lain : 1. Redundansi data 2. Unintegrated data 3. Human error 4. Ketidaklengkapan data Pencatatan data yang berulang- ulang menyebabkan duplikasi data sehingga kapasitas yang diperlukan bertambah banyak. Sebagai akibatnya, pelayanan pun menjadi lambat. Penyimpanan data yang tidak terpusat menyebabkan data tidak sinkron dan informasi dari masing- masing bagian mempunyai asumsi yang berbeda- beda. Proses pencatatan yang dilakukan secara manual menyebabkan terjadinya kesalahan pencatatan yang semakin besar. Data tidak lengkap sehingga informasi yang diperoleh tidak dapat dipergunakan secara optimal. Program: Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery 10
Modul Puskesmas 1. SIMPUS 5. Ketidak akuratan data 6. Tidak tepat waktu : Data yang dikumpulkan sering kali validitasnya dipertanyakan. Seringnya keterlambatan dalam pengelolaan data mengakibatkan informasi yang didapatkan kurang dapat dimanfaatkan dengan baik untuk menjadi dasar pengambilan keputusan. 5. LATIHAN DAN DISKUSI Peserta latih diminta untuk mengadakan diskusi dan latihan untuk menyusun rencana tindak lanjut (RTL) perbaikan sistem informasi di puskesmas. 6. REFERENSI : a. Depkes RI, 1997, Pedoman System Informasi Manajemen Puskesmas. b. Depkes RI, 1997, Petunjuk dan pemanfaatan data SP2TP. c. WHO, 2000, Design and Implementatio of Healt Information Sytem. d. Kristiani, 2001, Manajemen Data di Puskesmas e. Kusnanto, H., 2006, Sistem Informasi Manajemen Kesehatan UGM, Yogyakarta. Program: Strengthening Leadership and Management Capacities for Health Service Delivery 11