KOMPUTERISASI SISTEM PERSEDIAAN BARANG PADA TOKO MINUMAN BHINEKA RAGA PROGRAM VISUAL BASIC 6.0 Murtomy Manajemen Informatika Universitas Suryadarma ABSTRAKSI Perkembangan dunia teknologi pada saat ini mengalami kemajuan yang sangat pesat dalam dunia Komputer. Bahkan dari kalangan remaja sampai yang dewasa mengunakan untuk menyelesaikan tugasnya baik di sekolah ataupun di kantor menggunakan Komputer. Komputer pada saat ini dilengkapi dengan berbangai software dan Hardware yang memiliki kemampuan lebih canggih di bandingkan sebelumnya, fasilitas yang di berikan sangat komplek dan beragam tergantung apa yang digunakan oleh user dan programmer. Masalah yang dihadapi pada Toko Minuman Bhineka Raga adalah oprasional yang terbatas untuk memperlancar pengiriman barang pesanan yang banyak belum bisa terkirim sempurna dikarenakan terbatasnya oprasional mobil, sedangkan oprasional yang digunakan Toko Minuman saat ini adalah motoris, Ketika pesanan barang meningkat Toko minuman belum bisa memenuhi si konsumen dengan baik. Pemecahan masalah pada Toko Minuman Bhineka raga ini, dengan adanya oprasional mobil PICK UP sangat lebih membantu dikarenakan pengiriman minuman karton lebih banyak dan lebih efektif di bandingkan memakai motoris. Penulisan data Toko Minuman Bhineka Raga memakai program visual basic 6.0 lebih mudah dan lebih canggih di bandingkan memakai pembukuan tulisan biasa. Pembukuan memakai program Visual Basic 6.0 lebih akurat dan cepat data tersimpan dengan rapih. PENDAHULUAN Pada saat ini perkembangan dunia elaktronik sudah mengalami kemajuan yang sangat pesat khususnya dunia komputer. Bahkan pada zaman ini sudah banyak organisasi yang memanfaatkan kecanggihan komputer untuk membantu menyelesaikan masalah yang timbul pada perusahaan atau atau organisasi mereka. Saat ini komputer sudah dilengkapi sorftware dan hardware yang sangat canggih dan lebih baik di bandingkan komputer yang sebelumnya, fasilitas yang diberikan sangat kompleks dan beragam tergantung apa yang diperlukan oleh user dan programmer. Pada toko minuman Bhineka Raga ini kami menggunakan sistem data barang yang manual, sehingga data data yang diperlukan untuk pendataan barang belum efisien. Hal ini perlu di perhatikan dan di pertimbangkan untuk merubah sistem toko yang rapih, menjadi toko minuman yang berbasis komputer, agar data yang tersusun lebih rapih dan efektif. Pokok Permasalahan Masalah yang di hadapi oleh toko minuman Bhineka Raga masih banyak kekurangan, di antaranya oprasional mobil untuk pengiriman barang minuman dus/karton, penginput data toko yang masih manual sangat berpengaruh dan kurang rapih selalu ada kekurangan dalam pengecekan barang yang keluar dan barang yang masuk, Toko minuman Bhineka Raga kami ini tidak menggunakan pendataan menggunakan komputer maka toko kami akan memperbaiki dan memperlengkap untuk pendataan yang lebih efektif dan rapih. 141
TINJAUAN PERUSAHAAN Berawal berdirinya Toko Minuman Bhineka Raga kami ini di daerah kalijati Kabupaten Subang yang berdiri pada Tanggal/Tahun 12 Desember 2010, sebelumnya pada saat berdirinya Toko Minuman Bhineka Raga, dulu pada tanggal 04 Mei 2000 sudah berdiri yaitu warung kopi betawi yang di kelola oleh Ibu, dengan berjalannya waktu seiring perkembangan di daerah kalijati, kami sedikit demi sedikit kami menambahkan barang untuk mengabulkan permintaan konsumen yang baik, berjalannya perkembangan di daerah tersebut kami mendirikan Toko Minuman Bhineka Raga dengan surat izin usaha (SIUP) lengkap dan memiliki dua orang karyawan membantu mengembangkan usaha Toko Minuman Bhineka Raga kami yaitu: Pemimpin Toko Minuman Bhineka Raga Murtomy, Fajar Nugroho sebagai MOTORIS, Ryan kusuma sebagai SALES berjalan dengan baik, sampai saat ini perkembangan Toko terus meningkat dan sudah memiliki konsumen tetap. Flow Sistem Berjalan Toko Minuman Bhineka Raga Mulai Pesan Ada Bayar Selesai Tunai Catat LANDASAN TEORI Sistem Sistem adalah perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu lotalitas. Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu." Sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 142
Kriteria Sistem Dalam penerapannya sistem harus dapat memenuhi kriteria yang baik sehingga pada akhirnya akan mendapatkan hasil yang sesuai dengan yang diharapkan. Kriteria-kriteria tersebut antara lain: a. Kegunaan Sistem harus menghasilkan informasi yang tepat pada waktunya dan relevan untuk proses pengambilan keputusan manajemen dan personal operasi dalam organisasi. b. Ekonomis Semua bagian dari sistem termasuk laporan yang dihasilkan harus mempunyai suatu nilai tambah yang sesuai dengan besar biaya yang dikeluarkan c. Keandalan Keluaran atau output sistem harus memiliki tingkat ketelitian yang tinggi dan sistem tersebut harus mampu beroperasi secara efektif dan efesien. d. Kapasitas Sistem harus memiiki kapasitas yang memadai untuk menangani periode operasi puncak seperti pada operasional. e. Kesederhanaan Sistem harus cukup sederhana sehingga struktur dan operasinya dapat dimengerti dan dipahami agar prosedurnya mudah diikuti (jelas). f. Fleksibilitas Sistem harus fleksibel untuk menampung perubahan yang akan terjadi di lain waktu. Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu: a. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. b. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. c. Relevan, berarti informasi tersebur mempunyai manfaat untuk pemakainya. Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sistem Informasi Manajemen Menurut Goerge M. Scott: Sistem Informasi Manajemen (SIM) adaiah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasional. Menurut Barry E. Gushing: Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kumpulan dari inanusia dan sumber-sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggungjawab mcngumpulkan dan mengolola data untuk menghasilakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan menajemen di dalam kcgiatan perencanaan dan pengendalian. 143
Konsep Dala Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu bentuk model yang memungkinkan sistem analisa menggambarkan suatu sistem jaringan proses dan fungsi yang dihubungkan satu sama lain oleh penghubung yang disebut alur data (data flow). Untuk memudahkan pembacaan DFD maka penggambaran ini disusun berdasarkan beberapa tahap dari atas ke bawah. Diagram Konteks Diagram yang digunakan untuk menggambarkan sebuah sistem secara global atau umum. Pada tahap ini penggambaran lingkaran tunggal mewakili keseluruhan sistem. Pada diagram konteks masih sangat sederhana, jalannya alur data juga masih bslum terperinci. Dari diagram konteks masih bisa dipecah atau memerinci proses - proses yang ada ke dalam fungsinya masing-masing. Diagram Level n Diagram ini digunakan untuk menggambarkan tahapan-tahapan proses yang ada pada diagram konteks, sehingga jalannya data sudah dapat terlihat secara jelas. Hal-hal yang digambarkan pada diagram level n adalah proses utama dari sistem, hubungan, entity, proses, alur data dan penyimpanan data. Diagram Detail Diagram yang digunakan untuk menggambarkan arus data secara lebih detail tahapan-tahapan proses data diagram nol. Dalam menggambarkan diagram detail ini periu diperhatikan konsisitensi jumlah input dan output yang ada pada diagram nol dan detail bila di level ini sudah tidak ada lagi terdapat anak proses yang dinamakan proses primitif", pada nomor prosesnya cukup diberikan. Komponen Data Flow Diagram (DFD) Dalam pembuatan DFD ada empat simbol (komponen) yang masing-masing mempunyai arti. Komponen DFD dapat diterangkan sebagai berikut: 1. Terminator Teminator mewakili entity eksternal yang berkomunikasikan dengan sistem yang sedang dikembangkan. Biasanya dikenal dengan sumber dan tujuan. Terminator dapat berupa orang atau sekelompok orang, organisasi atau agen, departemen di dalam organisasi atau perusahaan yang sama tetapi di luar kendali sistem yang sedang dibuat model. Sumber atau terminator juga dapat berupa departemen, divisi atau sistem yang sedang dikembangkan. Komponen terminator ini perlu beri nama sesuai dengan dunia luar yang berkonumikasikan drngan sistem yang sedang dibuat modelnya dan biasanya menggunakan kata benda, misalnya STAFF dan digambar dengan persegi panjang. STAFF Simbol 2.7.1 Terminator 2. Proses Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan masuk (input) dan keluar (output) atau dapat dikatakan bahwa proses menggambarkan 144
transformasi satu input beberapa output. Proses diberi nama untuk menerangkan suatu proses atau kegiatan apa yang sedang dilakukan dengan menggunakan kata kerja transitif (kata kerja yang membutuhkan objek), seperti Proses Penerimaan. Setiap proses juga harus di beri penjelasan tentang identifikasi yang umumnya berupa angka yang menujukan nomer acuan dari proses dan tulisan pada bagian atas tombol proses. Proses digambarkan dengan lingkaran. 1.0 Proses Penerimaan Simbol Proses 3. Penyimpanan Data / Data Store Penyimpanan data dapat digunakan sebagai sarana untuk mengumpulkan data. Penyimpanan data digambarkan dalam bentuk persegi pajang dengan sisi kanan terbuka. D1 Supplier Simbol Data Store Data store dapat juga diberi nama file seperti File Supplier. Dl pada data store rnerupakan suatu bilangan yang digunakan untuk membedakan antara store yang satu dengan yang lain. Penyimpanan data ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan file atau database yang bekaitan dengan penyimpanan secara komputerisasi, contohnya file disket dan file harddisk. 4. Alur Data / Data Flow Alur data digambarkan dengan anak panah untuk rnenunjukkan masuk keluar ke suatu proses. Alur data digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi dari suatu bagian kebagian lain dari sualu sistem. Pemberian nama pada alur data berlungsi untuk mengidenfikasi aliran data tersebut. Contohnya Simbol Alur data Laporan persediaan barang. Ujung anak panah menunjukkan kemana data bergerak ke data dari proses, penyimpana data atau terminator atau keduanya. Alur data yang menghubungkan penyimpanan data dengan suatu proses mempunyai pengertian sebagai berikut: 1) Alur data dari suatu penyimpana data yang berarti sebagai pembacaan atau pengaksesan suatu paket tunggal, lebih dari suatu paket data tunggal, atau 145
sebagian dari lebih dan satu paket data untuk suatu proses. 2) Alur data kepenyimpanan data yang berarti mengubah data, seperti menambah, menghapus, mengubah dan memodifikasi satu paket data atau lebih. Entity Relational Diagram ERD digunakan untuk menggambarkan hubungan anyara penyimpanan antar data store yang terdapat pada DFD. a. Simbol - Simbol / Komponen dasar ERD ERD menggunakan sejumlah simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar data. ERD menggunakan tiga macam simbol, antara lain: 1. Entitas atau Objek Data (Entity) Adalah suatu objek yang dapat didefinisikan dalam lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang dibuat. Entitas digambarkan dengan symbol yang disebut dengan rectangle atau box. Simbol Entitas 2. Atribut Entitas memiliki elemen yang disebut atribut, yang berfungsi untuk menjelaskan karakter dari entitas. Misalnya Entitas dan Supplier memiliki atribut seperti kode supplier, nama, dan alamat. Atribut digambarkan dengan simbol yang berbentuk elips. Simbol Atribut 3. Hubungan / Relationship Entitas dapat berhubungan satu dengan yang lainnya. Hubungan mi dinamakan relasi, seperti halnya entitas maka didalam hubungan harus dibedakan antara hubungan atau bentuk hubungan antar entitas dengan isi dari hubungan itu sendiri. Biasanya symbol yang digunakan berbentuk layang-layang. Simbol hubungan b. Rasio Kardinalitas (Cardinality - Ratio) Kardinalitas menjelaskan batasan pada jumlah entiti yang berhubungan melalui suatu relationship. Jenis rasio kardinalitas adalah sebagai berikut: 146
1. One To One (1:1) Yaitu antara entiti pertama dengan entiti kedua berbanding satu banding satu. Contoh : Customer 1 1 Membayar Belanjaan Gambar One to One 2. One To Many ( 1 : M ) atau Many To One ( M : 1 ) Yaitu antara entiti pertama dengan entiti kedua berbanding satu banding banyak. Supplier 1 M mengirim Gambar One to Many 3. Many To Many (M : M) Yaitu antara entiti pertama dengan entiti kedua berbanding banyak banding banyak. Customer M Membeli M Gambar Many to Many Normalisasi Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabeltabel yang yang menunjukan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji pada bebcrapa kondisi. Apakah ada kesulitan pada saat menambah (insert), menghapus (delete), mengubah (update), membaca (retrieve) pada satu database. Bila ada kesulitan pada pengujian tersebut maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa label lagi atau dengan kata lain perancangan belumlah mendapat database yang optimal. Sebelum megenali lebih jauh mengenai Normalisasi ada beberapa konsep yang harus diketahui lebih dahulu, yaitu: a. Atribut kunci/field Setiap file selalu terdapat kunci dari file berupa satu field atau satu set field yang mewakili record. Ada empat macam atribut kunci, yaitu: 1) Kunci Kandidat / Candidate Key Kunci Kandidat adalah satu alribut atau satu set minimal atribul yang mengidelifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik dari entity. 2) Kunci Primer/ Primary Key Kunci primer (utama) adalah satu alribut atau satu set minimal atribut yang ttdak hanya mengidetvfikasikan secara unik suatu kejadian spesifik tapi juga mewakili setiap kejadian dari suatu entity. 147
3) Kunci Alternatif/Alternate Key Kunci alternatif adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai kunci primer. 4) Kunci Tamu / Foreign Key Kunci tamu adalah satu atribut (satu set atribut) yang menlengkapi satu relationalship (hubungan) yang menunjukan ke induknya. b. Kebergantungan fungsi/functional dependency Definisi dari kebergantungan fungsi adalah: Diberikan sebuah relasi R, atribut Y dari R adalah bergantung fungsi pada atribut X dari R jika dan hanya jika setiap nilai X dalam R punya hubungan tetap satu nilai Y dalam R (dalam setiap satu waktu). Bentuk-bentuk Normalisasi. Pada proses normalisai ini perlu dikenal dahulu definisi dari tahap normalisasi. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form) Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya. Bentuk Normal Satu (1 NF) Bentuk normal ke satu mempunyai oiri yaitu setiap data dibentuk dalam flat file (file datar/rata), data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai dari field-field berupa "antomic value." Tidak ada set atribut yang berulang-ulang atau atribut yang bernilai ganda (multivalue). Tiap filed hanya satu pengertian, bukan merupakan kumpulan kata yang mempunyai arti mendua, hanya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan katakata sehingga artinya lain. Bentuk Normal Daua (2 NF) Bentuk normal dua mempunyai syarat bentuk dafa telah memenuhi kriteria normal kesatu. Atribut bukan kunci, haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama/primary key. Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya. Bentuk Normal Tiga (3 NF) Untuk menjadi hentuk norniul tiga rnaka relasi haruslah dalam bentuk normal dua dan semua atribut bukan kunci primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada kunci primer dan pada kunci primer secara menyeluruh. Boyce - Codd Normal Form (BCNF) Boyce - Codd Normal Form mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk normal ketiga. Untuk menjadi BCNF, relasi harus dalam bentuk kesatu dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada atribut superkey. Hierarchy Plus Input Peoses Output (HIPO) Hyrarchy plus Input Proces Output merupakan metodelogi yang dikembangkan dan didukung oleh IBM. HIPO sehenarnya adalah alat dokumentasi program. Akan tetapi sekarang, HIPO juga banyak digunakan sebagai alat di sain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem." 148
Contoh : Sistem Modul Sistem Modul Sistem Modul Sistem Modul Sistem RANCANGAN SISITEM Diagram Konteks Karyawan Pesan + 0.0 Komputerisasi Laporan Sistem Persediaan Pimpinan Gambar Diagram Konteks Diagram Level 0 ( Zero ) Karyawan Pesan 1.0 F.Supplier Proses Persediaan F. Pimpinan Laporan 2.0 Data Proses Pembuatan Data Supplier Laporan Gambar Diagram Level 0 149
Diagram Detail Persediaan D.Supplier 1.1p Karyawan Entry D.Supplier Data Supplier F.Supplier Data Supplier F. 1.2p Data Suplier Cek Data Data Brg Baru 1.3P Infut Data Data Data Stok 1.4 Laporan Diagram Detail Laporan Supplier D.Supplier 2.1 Pembuatan Laporan Supplier Laporan Data Supplier Data Supplier 2.2 Pembuatan Pimpinan Laporan Stok 150
ERD Supplier Mengirim Kd.Sup kd.brg Nm.Sup Nm.Brg Alamat Jns.brg Telp Hr.Sat Kd.Sup Hipo Persediaan Sistem Persediaan Proses Persediaan Proses Pembuatan Laporan Persediaan 151
Hipo Laporan Pembuatan Laporan Laporan Stok Laporan Supplier PENUTUP Kesimpulan Dari hasil analisa dan pembahasan yang penulis susun dalam Tugas Akhir ini dapat disimpulkan bahwa penerapan komputerisasi sistem data pembukuan Toko Minuman Bhineka Raga membantu mempercepat proses pembukuan dan perhitungan barang menjadi penyimpanan data Toko yang efektif. Saran Sistem yang telah berjalan pada pembukuan Toko Minuman Bhineka Raga merupakan sistem yang baik tetapi sistem yang berjalan harus lebih dikembangkan agar lebih efektif lagi, untuk mewujudkan suatu sistem yang baik, maka penulis memberi saran menggunakan sistem terkomputerisasi terutama pada pembukuan atau persediaan barang. Selanjutnya permasalahan lain yang perlu diperhatikan adalah pendukung utama, mengikuti perkembangan jaman terutama pada Hardware dan Sorfware. Selain itu perlu yang dapat pengoprasian sistem komputerisasi dengan baik dan yang ahli. DAFTAR PUSTAKA Budicahyanto, Dwi, S.T., Mengmbangkan Aplikasi Hendphone dengan Mobile-Bus dan Visual Basic, seorang Technology dan Andi Offset Yogyakarta, 2004. Flowchard, cetakan pertama, Edisi pertama, Graha Ilmu dan LP3I, Jakarta, 2002, Team peneliti dan Pengembangan Lembaga Pendidikan Komputer Wahana. Hartono, Jogianto, MBA, Ph,D, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, 1999. Kristanto, Andi, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Cetakan pertama, Edisi Pertama, Gaya Media, Yogyakarta, 2003. 152
Kristanto, Ir. Harianto, Konsep dan Perancangan Data Base, Cetakan Kedua Edisi kedua, Andi Offset, Yogyakarta, 1996. Penyusunan Formulir dan Flowcharh, Cetakan pertama, Edisi pertama, Andi Offset, Yogyakarta, 1995. Pusat Pembinaan Pengembangan Bahasa, Kamus Besar Bahasa Indonesia, Edisi Kedua, Cetakan Kesepuluh, Balai Pustaka, Jakarta, 1999. Sutini, Rasyis, S.S., M.A., Aplikasi Bahasa Indonesia Di Perguruan Tinggi, Terbitan Kedua, Maharini, Bogor.,2000. 153
154