Standard Operating Procedure (SOP) Pemeliharaan/Perawatan Aset / Nomor : 009/I1.B03.1/SOP/2014 Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi InstitutTeknologi Bandung 2014
Judul : Pemeliharaan/Perawatan Aset/ Halaman : 1 dari 6 RIWAYAT REVISI SOP penjabaran atau petunjuk operasional dan petunjuk teknis (juklak, juknis) dari Keputusan Rektor ITB Nomor 147/SK/K01/OT/2010 tanggal 21 April 2010 tentang Organisasi Di Bawah Koordinasi Wakil Rektor Lampiran II tentang Tugas Pokok Pejabat Di Lingkungan Kantor Wakil Rektor. Petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis ini dimaksudkan untuk menjadi kerangka acuan Direktorat sarana dan Prasarana dalam mengimplementasikan Rencana Kerja pemeliharaan Aset (Barang Miliki Negara). LEMBAR PENGESAHAN SOP disiapkan oleh Direktur Sarana dan Prasarana melalui Sub Direktorat Perawatan Aset ITB 1
Halaman : 2 dari 6 DAFTAR ISI I. Unit Kerja Terkait 3 II. Tujuan 3 III. Referensi 3 IV. Pengertian dan Batasan 3 V. Prosedur 4 VI. Indikator Keberhasilan 5 VII. Lampiran 5 2
Halaman : 3 dari 6 I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Dinas Tata Ruang dan Cipta Karya 2. Biro Umum Kemendikbud. 3. Direktorat Perencanaan ITB 4. Direktorat Logistik ITB 5. Unit Kerja Akademik (UKA) 6. Unit Kerja Pendukung (UKP) II. TUJUAN SOP dibuat ini dibuat sebagai kerangka kerja kegiatan pemeliharaan dan perawatan Aset ITB dari proses perencanaan perawatan, pelaksanaan perawatan, dan penerimaan hasil perawatan aset. Sehingga aset ITB memiliki umur ekonomis serta tingkat kemanfaatan yang lebih lama. SOP ini bertujuan untuk terwujudnya mekanisme pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung dan utilitas sesuai fungsi yang ditetapkan dan yang memenuhi persyaratan teknis, keselamatan, kesehatan, kenyamanan dan kemudahan serta kelestarian alam.. III. REFERENSI 1. Perpres No 70 tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah 2. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 24/PRT/M/2008 tentang Pedoman Pemeliharaan dan perawatan Bangunan Gedung 3. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA). 4. Satuan Biaya Umum yang ditetapkan Bapenas 5..Daftar Harga Satuan (DHS) Barang/Jasa pendukung SBU dan SBK di Lingkungan Depdikbud. IV. PENGERTIAN & BATASAN 1. PENGERTIAN a. Aset/ adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. 3
Halaman : 4 dari 6 b. Penggunaan bmn adalah kegiatan yang dilakukan oleh pengguna barang dalam mengelola dan menatausahakan barang milik Negara/daerah yang sesuai dengan tugas pokok dan fungsi instansi yang bersangkutan. c. Pemeliharaan bangunan gedung dan utilitas adalah kegiatan menjaga keandalan bangunan gedung beserta prasarana dan saranya agar bangunan dan utilitas selalu laik fungsi. d. Perawatan bangunan gedung dan utilitas adalah kegiatan memperbaiki dan/atau mengganti bagian bangunan gedung, utilitas, komponan, bahan bangunan dan/atau prasarana dan sarana agar bangunan gedung tetap laik fungsi. 2. BATASAN a. Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Perawatan asset harus memperoleh persetujuan dari Dinas Tata Ruang dan Cipta Karya Kota Bandung b. Harus sesuai dengan Kode Akun c. Dokumen pemeliharaan aset harus layak untuk dilelangkan. V. PROSEDUR Perawatan/Pemeliharaan Aset/barang milik Negara yang dibiayai anggaran ITB a. Direktorat Sarana dan Prasarana mengajukan persetujuan RAB ke Distarcip sebagai bahan dokumen pembahasan Direktorat Perencanaan dengan Direktorat Jenderal Anggaran b. Direktorat Sarana dan Prasarana menyerahkan persetujuan RAB oleh Distarcip kepada Direktorat Perencanaan. c. Direktorat Sarana dan Prasarana mengirimkan surat kepada Pimpinan UKA/UKP perihal rencana pemeliharaan aset. d. Pimpinan Unit kerja (UKA/UKP) mengusulkan rencana pemeliharaan. e. Direktorat sarana dan Prasarana melakukan verifikasi usulan dari unit kerja berdasarkan kemampuan alokasi anggaran. f. Direktorat Sarana dan Prasarana bersama unit kerja (UKA/UKP) menyusun dokumen pemeliharaan asset 4
Halaman : 5 dari 6 g. Direktorat Sarana dan Prasarana menyampaikan dokumen pemeliharaan aset kepada Direktorat Logistik untuk dilaksanakan pengadaan jasa pemeliharaan. h. Direktorat Sarana dan Prasarana memberikan penjelasan teknis pekerjaan didalam rapat Aanwizing di Direktorat Logistik. i. Kontrak kerja pelaksanaan pemeliharaan Aset oleh Direktorat Logistik. j. Ceklist pekerjaan dilakukan bersama antara Direktorat Logistik, Direktorat Sarana dan Prasarana, Output yang dihasilkan adalah Dokumen Lelang Pengadaan Jasa Pemeliharaan Yang Siap Untuk Dilelangkan oleh Direktorat Logistik. VI. INDIKATOR KEBERHASILAN Indikator yang dapat dipakai adalah: 1. Tersusunya dokumen pengadaan jasa perawatan/pemeliharaan secara benar dan wajar 2. Tersusunnya dokumen perawatan/pemeliharaan aset tepat waktu. 3. Tidak terjadinya Gagal Lelang yang diakibatkan kekurang lengkapan dalam dokumen perencanaan. 4. Termanfaatkan seluruh dana secara efisien dan efektif. 5. Diterimanya pekerjaan sesuai dengan spesifikasi yang dikontrakkan, aset memiliki nilai tambah kemanfaatan secara optimal. VII. LAMPIRAN Lampiran 1-Diagram Alir SOP Pemeliharaan/Perawatan Aset / 5
Diagram Alir SOP Pemeliharaan/Perawatan Aset / No Prosedur Dit SP UKA/UKP Dit Ren Dit Log 1 Direktorat Sarana dan Prasarana mengajukan persetujuan RAB ke Dinas Tata Ruang dan Cipta Karya 1 2 Direktorat Sarana dan Prasarana menyerahkan RAB persetujuan Distarcip kepada Direktorat Perencanaan sebagai bahan pendukung pembahasan anggaran dengan DJA 2 3 Direktorat Sarana dan Prasarana mengirimkan surat kepada pimpinan UKA dan UKP perihal rencana usulan pemeliharaan aset (BMN) 3 4 Pimpinan Unit Kerja mengajukan usulan pemeliharaan aset-4 5 6 Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan verifikasi usulan dari unit kerja berdasarkan kemampuan alokasi anggaran Direktorat Sarana dan Prasarana bersama pimpinan unit kerja menyusun dokumen pemeliharaan tidak 5 ya 6 4 7 8 Direktorat Sarana dan Prasarana menyampaikan dokumen pemeliharaan kepada Direktorat Logistik untuk dilaksanakan pengadaan jasa pemeliharaan Direktorat Sarana dan Prasarana memberikan penjelasan teknis pekerjaan di dalam rapat Aanwizing di Direktorat logistik 7 8 9 Kontrak Kerja Pelaksanaan Pemeliharaan Aset oleh Direktorat Logistik 9 10 Ceklist pekerjaan bersama Direktorat Logistik 10 10 10 Bandung, 10 September 2014 Direktorat Sarana dan Prasarana - ITB 6