APLIKASI SURAT MASUK SURAT KELUAR DAN PENGARSIPAN ( STUDI KASUS : BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN KABUPATEN MADIUN ) TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Muda Program Diploma II PDD UNS Akademi Komunitas Negeri Madiun Disusun oleh : ACHADUN M2115001 PROGRAM DIPLOMA II TEKNIK INFORMATIKA PDD UNS AKADEMI KOMUNITAS NEGERI MADIUN 2017
HALAMAN PERSETUJUAN APLIKASI SURAT MASUK SURAT KELUAR DAN PENGARSIPAN ( STUDI KASUS : BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN KABUPATEN MADIUN ) Disusun oleh : ACHADUN M2115001 Laporan Tugas Akhir ini telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan dewan Penguji Pada Tanggal 28 Juli 2017 Pembimbing Rifa Khoirunisa, S.Pd NIP: - ii
HALAMAN PENGESAHAN APLIKASI SURAT MASUK SURAT KELUAR DAN PENGARSIPAN ( STUDI KASUS : BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN KABUPATEN MADIUN ) ACHADUN M2115001 Dibimbing Oleh : Rifa Khoirunisa, S.Pd NIP : - Telah diterima dan disahkan di depan Dewan Penguji Pada Tanggal dinyatakan telah memenuhi syarat Anggota Tim Penguji Tanda Tangan 1. Rifa Khorunisa, S.Pd 1. NIP : - 2. Y.S Palgunadi, M.Sc 2. NIP : Disahkan Oleh Penanggung Jawab PDD UNS Madiun Kepala Program Studi Teknik Informatika Sudarman, S.Pd, M.KPd. Yoana Lukita Sari, S.ST. NIP : 19640924 198901 1 001 NIP : 19851022 201 101 2 014 iii
ABSTRAK Pengelolaan surat dalam suatu instansi memegang peran penting dalam proses administrasi. Dalam hal ini Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar dan Pengarsipan menjadi salah satu faktor yang berpengaruh dalan pengelolaan surat di Badan Penelitian dan Pengembangan Kabupaten Madiun. Sehingga sangat di harapkan proses pengelolaan surat baik surat yang masuk maupun surat keluar dapat di lakukan dengan lebih baik cepat dan mudah. Dengan adanya Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar dan Pengarsipan dapat mengurangi penggunan waktu yang cukup lama dalam pengarsipan surat,mengurangi penggunaan kertas, mempercepat proses pencarian surat, memudahkan pencarian surat. Perancangan Aplikasi ini juga memudahkan proses komunikasi data antar bagian serta pembuatan laporan yang selalu du update dan bisa di lihat. Aplikasi ini menggunakan tools seperti PHMyAdmin, MySQL sebagai database. Hasil dari penelitian ini adalah Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar dan Pengarsipan dapat disimpulkan bahwa dalam perancangan aplikasi ini memberikan banyak kemudahan dalam proses pengeloaan surat. Kata Kunci : Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar dan Pengarsipan, PHPMyAdmin, MySQL. iv
MOTTO Menjadi yang baik itu mudah tapi menjadi yang terbaik sangatlah sulit Biarkan impian mu lebih besar dari ketakutan mu Taklukan rintangan yang ada di hadapanmu v
PERSEMBAHAN Alhamdulilahirobil alamin. Sujud syukurku kusembahkan kepada Allah swt, atas takdirmu telah kau jadikan aku manusia yang senantiasa berpikir, berilmu, beriman, dan bersabar dalam menghadapi kehidupan ini. Semoga keberhasilan ini menjadi suatu langkah awal bagiku untuk meraih cita-cita Kupersembahkan sebuah karya kecil ini untuk Bapak dan Ibuku tercinta, yang tiada pernah hentinya selama ini ini memberiku semangat, doa, dorongan, nasehat dan kasih sayang serta pengorbanan yang tak tergantikan dan Ibu Dosen, Kakak-kakak Senior, dan teman sejawat Saudara seperjuangan terutama kelas Teknik Informatika Akademi Komunitas Negeri Madiun 2017. Untuk ribuan tujuan yang harus dicapai, untuk jutaan impian yang akan di kejar, untuk sebuah pengharapan, agar hidup jauh lebih bermakna, hidup tanpa mimpi ibarat arus sungai. Mengalir tanpa tujuan. Teruslah belajar, berusaha dan berdoa untuk menggapainya. Semangat tanpa henti tetap fokus pada satu tujuan. Berdoa dan Usaha tetap mencoba!!!! vi
KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan atas kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan taufiknya kami dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktik ini untuk memenuhi sebagian persyaratan memmperoleh kelulusan mata kuliah kerja praktik yang wajib diambil untuk memperoleh gelar Ahli Muda Komputer. Tidak lupa kami ucapkan banyak terima kasih kepada : 1. Bapak Sudarman, S.Pd., M.KPd. selaku penanggung jawab PDD UNS Akademi Komunitas Negeri Madiun yang telah mendukung program kerja praktik. 2. Ibu Yoana Lukita Sari, S.ST selaku Kepala Prodi Teknik Informatika PDD UNS Akademi Komunitas Negeri Madiun yang telah memberi arahan untuk Laporan Tugas Akhir ini. 3. Ibu Rifa Khoirunisa, S.Pd. selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing kami sehingga dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini. 4. Orang Tua dan Teman teman yang telah memberikan dukungan dan doa kepada kami. Demikian Laporan Tugas Akhir ini. Semoga Laporan ini dapat bermanfaat bagi semua pihak terutama bagi Mahasiswa Diploma II Teknik Informatika PDD UNS Akademi Komunitas Negeri Madiun. Madiun, Juli 2017 Penulis vii
DAFTAR ISI HALAMAN PERSETUJUAN...ii HALAMAN PENGESAHAAN...iii ABSTRAK...iv MOTTO...v PERSEMBAHAN...vi KATA PENGANTAR...vii DAFTAR ISI...viii DAFTAR GAMBAR......xi DAFTAR TABEL....xiii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Rumusan Masalah... 2 1.3 Batasan Masalah... 2 1.4. Tujuan dan Manfaat... 2 1.4.1 Tujuan Aplikasi Tugas Akhir... 2 1.4.2 Manfaat Aplikasi Tugas Akhir... 2 1.5 Metodologi Penelitian... 3 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi... 5 2.2 Pengertian Aplikasi... 5 2.3 Pengertian Kearsipan... 5 2.3.1 Peranan Fungsi dan Nilai Guna Arsip... 6 2.3.2 Jenis dan Fungsi Arsip...6 2.4 Pengertian Surat...6 2.5 Pengertian Power Designer...8 2.6 Pengertian ERD...8 2.7 Pengertian DFD...9 2.8 Pengertian Adobe Dreamweaver...9 viii
BAB III DESAIN DAN PERANCANGAN 3.1 Sistem yang sedang berjalan...10 3.2 Fungsi dan Kegunaan Sistem Bagi Instansi...10 3.3 Kebutuhan Fungsional Sistem...11 3.4 Alat dan Bahan...11 3.5 Perancangan Sistem...12 3.6 ERD...12 3.7 Diagram Konteks...13 3.8 DFD...13 3.9 CDM...15 3.10 PDM...16 3.11 Perancangan Basis Data...17 3.12 Perancangan Antarmuka...23 3.12.1 Halaman Login Admin...23 3.12.2 Halaman Utama Admin...24 3.12.3 Halaman Input Data Surat Masuk...24 3.12.4 Halaman Input Data Surat Keluar...25 3.12.5 Halaman Input Data Surat Dispen...25 3.12.6 Halaman View Surat Masuk...26 3.12.7 Halaman Cetak Surat Masuk...26 BAB IV IMPLEMENTASI DAN ANALISIS 4.1 Deskripsi Sistem...27 4.2 Desain dan Implementasi...27 4.2.1 Halaman Login...27 4.2.2 Halaman Utama Admin...28 4.2.3 Halaman Input Disposisi...28 4.2.4 Halaman Input Surat Masuk...29 4.2.5 Halaman Input Surat Keluar...29 4.2.6 Halaman Input Pegawai...30 4.2.7 Halaman Input Surat Dispen...30 4.2.8 Halaman Input Surat Perintah Tugas...31 ix
4.2.9 Halaman Input Surat Perjalanan Dinas...31 4.2.10 Halaman Input Kuitansi...32 4.2.11 Halaman View Disposisi...32 4.2.12 Halaman View Surat Masuk...33 4.2.13 Halaman View Surat Keluar...33 4.2.14 Halaman View Pegawai...34 4.2.15 Halaman View Surat Dispen...34 4.2.16 Halaman View Surat Perintah Tugas...35 4.2.17 Halaman View Surat Perjalanan Dinas...35 4.2.18 Halaman View Kuitansi...36 4.2.19 Halaman Edit Disposisi...36 4.2.20 Halaman Edit Surat Masuk...37 4.2.21 Halaman Edit Surat Keluar...37 4.2.22 Halaman Edit Surat Dispen...38 4.2.23 Halaman Edit Surat Perintah Tugas...38 4.2.24 Halaman Edit Surat Perjalanan Dinas...39 4.2.25 Halaman Edit Kuitansi...39 4.2.26 Halaman Laporan Surat Masuk...40 4.2.27 Halaman Cetak Surat Keluar...40 4.2.28 Halaman Cetak Arsip Surat Dispen...41 4.2.29 Halaman Cetak Arsip Surat Perintah Tugas...41 4.2.30 Halaman Cetak Arsip Surat Perjalanan Dinas...42 4.2.30 Halaman Cetak Arsip Kuitansi...42 BAB V PENUTUP 5.1 Saran...43 5.2 Kesimpulan...43 DAFTAR PUSTAKA...44 x
DAFTAR GAMBAR 3.1 ERD...12 3.2 Diagram Konteks...13 3.3 Diagram DFD...14 3.4 Diagram CDM...15 3.5 Diagram PDM...16 3.6 Halaman Login...23 3.7 Halaman Utama Admin...24 3.8 Halaman Input Data Surat Masuk...24 3.9 Halaman Input Data Surat Keluar...25 3.10 Halaman Input Data Surat Dispen...25 3.11 Halaman View Surat Masuk...26 3.12 Halaman Cetak Surat Masuk...26 4.1 Halaman Login...27 4.2 Halaman Utama Admin...28 4.3 Halaman Input Disposisi...28 4.4 Halaman Input Data Surat Masuk...29 4.5 Halaman Input Data Surat Keluar...29 4.6 Halaman Input Pegawai...30 4.7 Halaman Input Surat Dispen...30 4.8 Halaman Input Surat Perintah Tugas...31 4.9 Halaman Input Surat Perjalanan Dinas...31 4.10 Halaman Input Kuitansi...32 4.11 Halaman View Disposisi...32 4.12 Halaman View Surat Masuk...33 4.13 Halaman View Surat Keluar...33 4.14 Halaman View Pegawai...34 4.15 Halaman View Surat Dispen...34 4.16 Halaman View Surat Perintah Tugas...35 xi
4.17 Halaman View Surat Perjalanan...35 4.18 Halaman View Kuitansi...36 4.19 Halaman Edit Disposisi...36 4.20 Halaman Edit Surat Masuk...37 4.21 Halaman Edit Surat Keluar...37 4.22 Halaman Edit Surat Dispen...38 4.23 Halaman Edit Surat Perintah Tugas...38 4.24 Halaman Edit Surat Perjalanan Dinas...39 4.25 Halaman Edit Kuitansi...39 4.26 Halaman Laporan Surat Masuk...40 4.27 Halaman Cetak Surat Keluar...40 4.28 Halaman Cetak Arsip Surat Dispen...41 4.29 Halaman Cetak Arsip Surat Perintah Tugas...41 4.30 Halaman Cetak Arsip Surat Perjalanan Dinas...42 4.31 Halaman Cetak Arsip Kuitansi...42 xii
DAFTAR TABEL 3.1 Tabel Disposisi...17 3.2 Tabel Surat Masuk...18 3.3 Tabel Surat Keluar...19 3.4 Tabel Pegawai...19 3.5 Tabel Surat Dispen...20 3.6 Tabel Surat Perintah Tugas...20 3.7 Tabel Surat Perjalanan Dinas...21 3.8 Tabel Kuitansi...22 3.9 Tabel Admin...22 xiii