SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN PENENTUAN PENERIMA BEASISWA KURANG MAMPU DI SD NEGERI TAMANAN BANTUL YOGYAKARTA Naskah Publikasi diajukan oleh Tegar Adi Prayogo 09.22.1041 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
DECISION SUPORT SYSTEM ARE LESS CAPABLE OF DETERMINING THE SCHOLARSHIP RECIPIENT IN SD NEGERI TAMANAN BANTUL YOGYKARATA SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN PENENTUAN PENERIMA BEASISWA KURANG MAMPU DI SD NEGERI TAMANAN BANTUL YOGYAKARTA Tegar Adi Prayogo Jurursan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Application Decision Support System (DSS) are widely used in various fields because it is built to support a solution to a problem or an opportunity to evaluate, among them in education DSS is used for the determination of scholarship recipients. This application is for a database application of decision support systems, where the application is intended for the elementary schools especially in the processing of data N Tamanan Less able students are eligible for scholarships. In the application of Decision Support System Determination Less Able Fellows are students who want to get a scholarship must fill out a form that contains some predetermined criteria. To run this program it takes an admin in charge of entering Data from forms filled by students. Scholarship applications can help the school in making decisions in determining which students are eligible for scholarships. This application is also equipped with printing the report so that both teachers, students and parents that students can see the results of processing the data. Key Words: Scholarship, Decision, Applications
1. PENDAHLUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Kemajuan yang sangat pesat di bidang teknologi, terutama teknologi informasi komputer, mendorong munculnya inovasi baru dalam penyajian informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi. Sistem yang menyajikan atau menyediakan informasi bagi kepentingan manajemen baik secara level manajemen maupun fungsi manajemen, dengan dibantu atau menggunakan perangkat elektronik digital atau komputer yang disebut dengan Computer Based Information System (CBIS). Salah satu aplikasi CBIS yang mendukung dalam pengambilan keputusan adalah Decision Support System (DSS). Aplikasi DSS menggunakan data, memberikan antar muka pengguna yang mudah, dan dapat menggabungkan pemikiran pengambil keputusan. DSS lebih ditujukan untuk mendukung menejemen dalam melakukan pekerjaan yang bersifat analitis dalam situasi yang kurang terstruktur dan dengan kriteria yang kurang jelas. DSS tidak dimaksudkan untuk mengotomatisasikan pengambilan keputusan, tetapi memberikan perangkat interaktif yang memungkinkan pengambil keputusan untuk melakukan berbagai analisis menggunakan model- model yang tersedia. Aplikasi DSS banyak digunakan dalam berbagai bidang karena dibangun untuk mendukung solusi terhadap suatu masalah atau untuk mengevaluasi suatu peluang, di antaranya dalam bidang pendidikan DSS digunakan untuk penentuan penerima beasiswa. Oleh karena itu penyusun mengangkat judul SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN PENENTUAN PENERIMA BEASISWA KURANG MAMPU DI SD N TAMANAN BANTUL YOGYAKARTA 2. LANDASAN TEORI 2.1 Landasan Teori 2.1.1 Pengertian Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisiskan sistem sebagai berikut : Suatu jaringan kerja dari prosedur prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu batasan yang tertentu.
Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau elemen mendefinisikan sistem sebagai berikut : Kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Beberapa penulis banyak yang menggunakan pendekatan komponen dalam memberikan definisi sistem. Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub sistem atau sistem-sistem bagian. Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen akan lebih mudah dalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis dan perancangan suatu sistem. Menganalisis dan merancang suatu sistem, analis dan perancang sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai komponen-komponen atau elemen-elemen dari sistem tersebut, meskipun sudah dirancang dengan baik, efisien dan sederhana, sistem tetap tidak akan berguna jika komponen-komponen tidak saling bekerja sama. 2.1.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Adapun karakteristik tersebut diantaranya: 1. Komponen Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu-kesatuan yang utuh sehingga dapat memberikan suatu informasi yang bermanfaat. 2. Batasan Suatu yang membatasi antara sistem yang satu dengan sistem yang lain atau antara suatu sub sistem dengan sub sistem lain. Batasan tersebut dapat berupa : 1. Peralatan yang digunakan 2. Biaya-biaya 3. Lingkungan Luar Apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat merugikan dan dapat juga bersifat menguntungkan sistem. 4. Penghubung Media penghubung antara sub sistem dengan sub sistem lainnya.
5. Masukan Energi yang dimasukkan kedalam sistem untuk diolah yang akan menghasilkan keluaran. Masukan dapat berupa: a. Masukan perawatan b. Masukan sinyal 6. Proses Proses tidak terlepas dari elemen kelima yaitu masukan, proses berfungsi untuk pemrosesan terhadap masukan sehingga menjadi informasi yang sesuai denagn kebutuhan organisasi 7. Keluaran Merupakan tujuan akhir dari sebuah sistem, sebagai contoh berupa informasi. 8. Tujuan Suatu sistem pasti mempunyai tujuan kalau suatu sistem tidak mempunyai tujuan maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai tujuan. 2.1.3 Pengertian Sistem Penunjang Keputusan Sistem Penunjang Keputusan (SPK) adalah sistem berbasis komputer interaktif, yang membantu para pengambil keputusan untuk menggunakan data dan berbagai model untuk memecahkan masalah-masalah tidak terstruktur (Scott Morton, 1971 dalam Turban et al, 2005). Menurut (Keen et al, 1978 dalam Turban et al, 2005) sistem penunjang keputusan memadukan sumber daya intelektual dari individu dengan kapabilitas komputer untuk meningkatkan kualitas keputusan. SPK adalah sistem pendukung berbasis komputer bagi para pengambil keputusan manajemen yang menangani masalah-masalah tidak terstruktur. 2.1.4 Konsep Dasar Sistem Penunjang Keputusan Sistem Penunjang Keputusan (SPK) mulai dikembangkan pada tahun 1960-an, tetapi istilah sistem penunjang keputusan itu sendiri baru muncul pada tahun 1971, yang diciptakan oleh G. Anthony Gorry dan Micheal S.Scott Morton, keduanya adalah profesor di MIT. Hal itu mereka lakukan dengan tujuan untuk menciptakan kerangka kerja guna mengarahkan aplikasi komputer kepada pengambilan keputusan manajemen. Sementara itu, perintis sistem penunjang keputusan yang lain dari MIT, yaitu Peter G.W. Keen yang bekerja sama dengan Scott Morton telah mendefenisikan tiga tujuan yang harus dicapai oleh sistem penunjang keputusan, yaitu:
1. Sistem harus dapat membantu manajer dalam membuat keputusan guna memecahkan masalah semi terstruktur. 2. Sistem harus dapat mendukung manajer,bukan mencoba menggantikannya. 3. Sistem harus dapat meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer. Tujuan-tujuan tersebut mengacu pada tiga prinsip dasar sistem pendukung keputusan (Kadarsah, 1998 dalam Oetomo, 2002), yaitu: 1. Struktur masalah : untuk masalah yang terstruktur, penyelesaian dapat dilakukan dengan menggunakan rumus-rumus yang sesuai, sedangkan untuk masalah terstruktur tidak dapat dikomputerisasi. Sementara itu, sistem pendukung keputusan dikembangkan khususnya untuk menyelesaikan masalah yang semi-terstruktur. 2. Dukungan keputusan : sistem pendukung keputusan tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer, karena komputer berada di bagian terstruktur, sementara manajer berada dibagian tak terstruktur untuk memberikan penilaian dan melakukan analisis. Manajer dan komputer bekerja sama sebagai sebuah tim pemecah masalah semi terstruktur. 3. Efektivitas keputusan : tujuan utama dari sistem penunjang keputusan bukanlah mempersingkat waktu pengambilan keputusan, tetapi agar keputusan yang dihasilakn dapat lebih baik.
2.1.5 Karakteristik dan Kemampuan DSS Gambar 2.1 Karakteristik dan Kemampuan DSS 4. DSS memberi dukungan bagi pengambil keputusan untuk menyelesaikan masalah yang semi terstruktur atau tidak terstruktur. 5. Mendukung berbagai tingkatan manajemen yang berbeda. 6. Untuk individu dan juga bagi kelompok orang. 7. Untuk keputusan yang berurutan atau saling berkaitan. 8. Mendukung berbagai fase pengambilan keputusan, intelligence, design, choice dan implementation. 9. Mendukung pengambilan keputusan dan style yang berbeda-beda. 10. DSS dapat beradaptasi sepanjang masa (sehingga pengambil keputusan harus reaktif) dan fleksibel. 11. Mudah digunakan. 12. Mengutamakan efektifitas daripada efisiensi. 13. Pengambil keputusan memiliki kontrol menyeluruh terhadap semua langkah proses pengambilan keputusan dalam menyelesaikan masalah. DSS secara khusus ditujukan untuk mendukung dan tak menggantikan pengambil keputusan. 14. DSS mengarah pada pembelajaran, yaitu mengarah pada kebutuhan baru dan penyempurnaan system.
15. User/pengguna harus mampu menyusun sendiri sistem yang sederhana. 16. DSS biasanya mendaya gunakan berbagai model (standar atau sesuai keinginan user) dalam menganalisis berbagai keputusan. 17. DSS dalam pengembangannya dilengkapi dengan komponen knowledge yang bisa memberikan solusi yang efisien dan efektif. 3. PERANCANGAN SISTEM 3.1 Perancangan Sistem 3.1.1 Arsitektur Sistem Penunjang Keputusan Penentuan Penerima Beasiswa Kurang Mampu di SD N Tamanan. Data Internal - Data siswa - Data pendidikan terakhir ortu - Data pekerjaan ortu - Data penghasilan ortu - Data status ortu laki-laki - Data jumlah saudara - Data status beasiswa - Data ipk E k s t r a k s i Basis data SPK Basis model SPK 1. Model penilaian pendidikan terakhir ortu 2. Model penilaian pekerjaan ortu 3. Model penilaian penghasilan ortu 4. Model penilaian status ortu lakilaki 5. Model penilaian jumlah saudara 6. Model penilaian status beasiswa 7. Model penilaian ipk Sistem Manajemen Basis Data Sistem Manajemen Basis Model 1. Dialog bobot kriteria 2. Dialog data siswa 3. Dialog pendidikan terakhir ortu 4. Dialog pekerjaan ortu 5. Dialog penghasilan ortu 6. Dialog status ortu laki-laki 7. Dialog jumlah saudara 8. Dialog status beasiswa 9. Dialog ipk 10. Dialog Penilaian Beasiswa 11. Dialog hasil dan laporan 12. Dialog Pengguna 13. Dialog login Komputer Pengguna
3.1.2 Permodelan Sistem Penunjang Keputusan Penerima Beasiswa Kurang Mampu di SD N Tamanan Langkah yang pertama harus dilakukan dalam perancangan sistem ini adalah menentukan variabel-variabel. Setelah melakukan analisa maka terdapat beberapa variable sebagai acuan di dalam penyelesaian masalah pada kasus ini, yaitu : Pendidikan terakhir orang tua Pekerjaan orang tua Penghasilan orang tua Status orang tua laki-laki Status beasiswa Jumlah Bersaudara IPK ( Indek Peringkat Kelas ) 4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Pengertian Implementasi Implementasi merupakan kegiatan akhir dari proses penerapan sistem baru yang telah dibuat atau dikembangkan sebelumnya, dimana pada tahapan ini proses pengoperasian sistem yang baru tersebut dilakukan secara menyeluruh untuk menggantikan sistem yang lama. Dengan implementasi ini diharapkan sistem baru yang telah dikembangkan berjalan sesuai dengan harapan. Tahapan implementasi sistem ini meliputi beberapa kegiatan antara lain adalah : 1. Menerapkan rencana implementasi, 2. Melakukan kegiatan implementasi sistem, 3. Tindak lanjut implementasi. 4.2 Instalasi Hardware dan Software Instalisasi perangkat keras dan perangkat lunak dilakukan oleh programmer karena sistem yang dibuat harus disesuaikan dengan kebutuhan sistem yang akan dibangun dan diterapkan. Dalam sistem baru ini tidak dibutuhkan lagi instalisasi hardware karena perangkat keras yang ada siap dipakai atau layak dioperasikan. Software dalam hal ini adalah program yang telah dirancang dan dibuat sebagai sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama. Sistem yang dihasilkan ini
adalah Sistem Penunjang Keputusan Penentuan Penerima Beasiswa Kurang Mampu di SD Negeri Tamanan Bantul Yogyakarata yang akan diinstalasi pada komputer yang telah dipersiapkan dengan menggunakan CD yang telah diisi program aplikasi tersebut. Berikut merupakan spesifikasi minimal komputer untuk menjalankan program sistem penunjang keputusan penerima beasiswa kurang mampu. 1. Sistem Operasi : Windows XP 2. Processor : Intel Pentium III 1.06 Ghz 3. Memory : 256 SDRAM 4. Hard drive : 20 Gb 5. VGA : 64 Mb Langkah-langkah dalam proses penginstalan adalah sebagai berikut: 1) Jalankan file setup.exe dengan double click file setup.exe Gambar 4.1 File Setup Program 2) Akan muncul tampilan seperti dibawah ini, lalu tekan tombol OK untuk meneruskan dan tekan tombol exit setup untuk membatalkan instalasi. Gambar 4.2 Setup Program
3) Klik gambar komputer jika setuju tujuan direktori instalasinya. Gambar 4.3 Setup Program 4) Klik tombol continue Gambar 4.4 Memilih Group Program 5) Langkah selanjutnya adalah menunggu proses instalasi sampai selesai (100%), lalu tekan OK.
4.3 Pengetesan Sistem Pengetesan terhadap sistem dilakukan biasanya setelah pengetesan program. Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa dan memastikan bahwa komponenkomponen program atau tiap-tiap modul program yang telah dibuat sudah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan sistem termasuk dalam pengetesan program secara menyeluruh. Pada pengetesan program yang sebelumnya telah dilakukan, masing-masing komponen atau modul berjalan dengan benar dan baik. Namun hal ini bukan berarti komponen atau modul-modul program tersebut dapat berjalan dengan sempurna dengan program yang lainnya atau dengan modul-modul yang lain ketika modul-modul tersebut diintegrasikan untuk menjadi satu kesatuan sistem yang utuh. Kumpulan dari beberapa program atau modul yang telah diintegrasikan perlu dilakukan test kembali untuk mengetahui apakah program dapat menerima input data dengan baik dan memprosesnya dengan baik pula. Dalam pembuatan program, semua program yang telah dibuat harus dilakukan uji coba dengan salah satu cara dari dua cara yang biasa digunakan untuk mengetes sistem. Dua cara tersebut adalah: 1) Black Box Testing (Melalui Eksekusi Program) Uji Black Box yaitu pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul sesuai dengan proses yang dijalankan. Jika ada unit yang tidak sesuai inputnya maka untuk menyelesaikannya, diteruskan pada pengujian yang kedua, yaitu White Box Testing. 2) White Box Testing (Melalui Kode Program) White Box Testing adalah cara pengujian dengan melihat kedalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan yang seharusnya, maka baris-baris program, variabel dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang.
4.4 Tampilan Menu Utama Menu utama akan muncul apabila user berhasil memasukkan nama atau password dengan benar pada form login. Gambar 4.5 Form menu utama 5. KESIMPULAN Dari berbagai penjelasan yang telah diuraikan dalam laporan ini, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut : 1. Sistem ini sudah dapat menampilkan daftar seluruh siswa peserta beasiswa. 2. Sistem Penunjang Keputusan Penentuan Penerima Beasiswa Kurang Mampu ini dapat memberikan pertimbangan bagi pihak sekolah untuk menentukan siswa yang layak menerima beasiswa sesuai dengan nilai yang di peroleh. Sistem yang dibuat terdapat kelebihan serta kekurangan antara lain adalah sebagai berikut :
a. Kelebihan 1. Dapat menghemat waktu dalam proses penetuan penerima beasiswa. 2. Meminimalkan tingkat kesalahan pada proses pengambilan keputusan dalam penentuan siswa yang memperoleh beasiswa. 3. Tata letak dari program diatur sedemikian rupa sehingga mudah untuk dimengerti. 4. Bentuk output dibuat sedemikian rupa sehingga mudah diterima, mudah dibaca dan dapat dilihat isinya dengan cepat. b. Kekurangan 1. Dalam proses penilaian kriteria di lakukan satu persatu tidak bisa bersamaan. 2. Sistem tidak menampilkan data siswa secara keseluruhan.
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi ModernI. Penerbit : Andi Offset, Yogyakarta. Arief, M. Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact_SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Penerbit : Andi Offset, Yogyakarta Jogiyanto. 1990.Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Penerbit : Andi Offset, Yogyakarta. Kusrini dan Koniyo, Andri. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan VISUAL BASIC & Microsoft SQL Server. Penerbit : Andi Offset, Yogyakarta. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Penerbit : Andi Offset, Yogyakarta. Sutabri,Tata. 2004. Analisa Sistem Informasi. Penerbit : Andi Offset, Yogyakarta. Turban. E. 2005. Decision Support System and Intelligent Systems Edisi 7. Jilid 2. Penerbit : Andi Offset, Yogyakarta.