BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Teknologi informasi memiliki peran sangat penting bagi kelangsungan dan perkembangan suatu organisasi, termasuk diantaranya bagi Institut Teknologi Harapan Bangsa. Meskipun organisasi pendidikan bukanlah organisasi berorientasi profit, dengan core business yang tidak bergantung secara langsung terhadap kehandalan teknologi informasi, namun efektifitas dan efisiensi suatu organisasi dalam mengelola teknologi informasi tetap menjadi hal yang sangat penting, karena pengelolaan secara optimal terhadap informasi dan teknologi yang mendukungnya dapat membantu organisasi pendidikan dalam mencapai tujuannya. Kebutuhan informasi menjadi salah satu faktor penggunaan Teknologi Inforamasi, karena dengan Teknologi Informasi kita dapat menghasilkan informasi yang cepat, akurat, dan bisa diakses kapanpun dibutuhkan. Saat ini informasi menjadi dasar dan pendukung dalam pengambilan keputusan, karena penggunaan Teknologi Informasi bukan hanya untuk membantu proses perhitungan tetapi penggunaan Teknologi Informasi telah mencapai satu titik yang sangat tinggi, yakni sebagai alat pendukung pengambilan keputusan. Institut Teknologi Harapan Bangsa (ITHB) berdiri sejak 2002 di bawah naungan Yayasan Petra Harapan Bangsa. Penggunaan teknologi informasi di ITHB sudah menjadi kebutuhan untuk mengoptimalkan proses bisnisnya. steknologi informasi di ITHB diperlukan untuk memenuhi keseluruhan proses bisnis yang dapat membantu mengoptimalkan proses bisnis pada organisasi. Information Technology (IT) Governance merupakan struktur yang terdiri dari hubungan-hubungan dan proses yang mengarahkan dan mengontrol organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan memberikan nilai tambah pada pemanfaatan teknologi informasi. Implementasi teknologi informasi yang dilakukan ITHB sudah berlangsung cukup lama, namun masih adanya permasalahan yang terjadi seperti penentuan teknologi informasi yang akan digunakan sehingga dapat
menyesuaikan dengan perkembangan teknologi yang ada untuk dapat terus meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses bisnis perusahaan. Permasalahan dalam hal pengadaan yaitu biaya yang dikeluarkan terkadang masih melebihi anggaran yang telah ditetapkan dan masih belum sesuai dengan harapan yang telah ditetapkan oleh organisasi. Permasalahan pada saat implementasi seperti penentuan spesifikasi yang dilakukan terkadang masih dilakukan secara langsung oleh IT Departemen tanpa melibatkan pengguna secara intensif, sehingga menyebabkan waktu implementasi yang melebihi batas yang ditetapkan karena adanya penambahan fungsi terhadap sistem yang telah dikembangkan atau dibuat. Permasalahan pada saat penentuan jadwal perawatan rutin untuk hardware dan software sudah terjadwal dengan baik, namun kurang adanya aturan yang baku dan pengawasan yang baik sehingga masih ada beberapa perangkat seperti inventaris laptop yang digunakan oleh pengguna tidak dilakukan perawatan pada saat jadwal yang telah ditentukan. Permasalahan pelatihan terhadap pengguna yang masih kurang dan tidak konsisten dilakukan dikarenakan kurangnya pengawasan, hal tersebut menimbulkan masalah terhadap pemahaman pengguna yang kemudian berhubungan dengan kurang optimalnya kinerja sistem yang sudah ada. Pada dasarnya pelatihan seperti ini merupakan tanggungjawab IT Departemen, bagaimana semua pengguna dapat memahami dengan baik sistem yang telah diimplementasikan. Permasalahan yang lainnya terkait dengan kebijakan-kebijakan yang ada untuk mengatur pengadaan dan penggunaan teknologi masih belum sepenuhnya dijalankan secara konsisten oleh semua divisi, hal tersebut dikarenakan kesadaran pengguna masih kurang untuk dapat mengerti pentingnya kebijakan tersebut. Kurangnya sosialisasi dan pengawasan terhadap kebijakan yang ada dapat mengakibatkan tidak jalannya suatu kebijakan yang telah ditetapkan untuk setiap proses terkait dengan pengadaan dan implementasi sistem. Salah satu metode dalam pengelolaan teknologi informasi yang digunakan secara luas adalah IT Governance yang terdapat pada COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology). COBIT merupakan kerangka kerja
teknologi informasi yang dipublikasikan oleh ISACA (Information System Audit and Control Association). COBIT juga dirancang agar dapat menjadi alat bantu yang dapat memecahkan permasalahan pada IT Governance dalam memahami dan mengelola resiko serta keuntungan yang berhubungan dengan sumber daya informasi organisasi. Berdasarkan permasalah yang ada terhadap pentingnya teknologi informasi untuk mengoptimalkan proses bisnis organisasi, sehingga membutuhkan pengelolaan yang baik pula pada layanan IT Governance. Oleh sebab itu, penulis tertarik untuk mengukur sejauh mana implementasi teknologi informasi pada Institut Teknologi Harapan Bangsa dengan judul Audit IT Governance Departemen IT pada Domain Acquistion and Implementation (AI) (Studi Kasus: Institut Teknologi Harapan Bangsa). Penelitian ini menggunakan domain acquistion and implementation karena berkaitan dengan implementasi solusi teknologi informasi dan integrasinya dalam proses bisnis organisasi, juga meliputi perubahan dan perawatan yang dibutuhkan sistem yang sedang berjalan untuk memastikan daur hidup sistem tesebut dapat terjaga. Domain acquistion and implementation dipilih karena merupakan domain yang memberikan pandangan bagi manajemen berkaitan dengan implementasi solusi teknologi informasi dan kebijakan-kebijakan dalam penggunaannya. 1.2. Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut di atas, penulis dapat mengidentifikasi beberapa permasalahan yang muncul pada Institut Teknologi Harapan Bangsa, diantaranya adalah: 1. Kesulitan dalam penentuan teknologi informasi yang kurang tepat untuk dapat mengikuti perkembangan yang ada dan peningkatan efektifitas proses bisnis. 2. Pengguna kurang dilibatkan secara intensif dalam proses implementasi mengakibatkan waktu penyelesaian tidak tepat waktu dengan rencana yang telah ditentukan. 3. Anggaran biaya yang kurang sesuai dengan hasil yang diharapkan 4. Kurangnya pengawasan terhadap terhadap jadwal perawatan rutin hardware dan software yang telah dijadwalkan, sehingga masih ada
perangkat yang tidak dilakukan perawatan pada jadwal yang telah ditentukan. 5. Pelatihan terhadap pengguna kurang intensif dan kurang konsisten 6. Belum adanya pemahaman pengguna terhadap pentingnya menjalankan prosedur yang ada 1.3. Rumusan Masalah Permasalahan yang telah diidentifikasi sebelumnya, perlu dirumuskan guna mempermudah mendapatkan solusi yang tepat. Berdasarkan hasil identifikasi masalah, maka dapat dirumuskan beberapa permasalahan, yaitu sebagai berikut: 1. Bagaimana kebijakan IT Governance pada organisasi pendidikan tinggi di Institut Teknologi Harapan Bangsa yang membantu organisasi dalam mencapai tujuannya? 2. Bagaimana perancangan model tingkat kematangan pada layanan IT Governance sehingga kebutuhan proses bisnis organisasi di Institut Teknologi Harapan Bangsa dapat terpenuhi? 1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini yaitu sebagai berikut: 1. Dapat mengevaluasi kelebihan dan kekurangan sistem informasi yang ada dalam organisasi. 2. Sebagai acuan kebijakan pengelolaan teknologi informasi untuk mendukung pencapaian sasaran strategi organisasi perguruan tinggi. 3. Memberikan wawasan lebih jauh terhadap kemajuan ilmu pengetahuan terutama dalam bidang Audit Sistem Informasi dan Teknologi Informasi dengan framework COBIT. Manfaat penelitian yang diharapkan dari hasil penelitian ini yaitu sebagai berikut: 1. Mengetahui bagaimana kebijakan pengelolaan IT Governance yang cukup tepat bagi organisasi tersebut.
2. Memberikan referensi bagi peneliti lain, khususnya bagi mahasiswamahasiswi di Universitas Widyatama yang ingin memahami konsep COBIT. 3. Pemahaman terhadap IT Governance dengan acuan COBIT yang merupakan salah satu topik yang dapat diambil mahasiswa Universitas Widyatama. 1.5. Batasan Masalah Untuk mempermudah dan memperoleh penelitian yang lebih terfokus dan terarah, maka penulis menetapkan batasan masalah, yaitu sebagai berikut: 1. Dalam studi kasus ini, domain COBIT yang akan dibahas adalah Acquistion and Implementation (AI). 2. Metode yang digunakan dalam penelitian ini berdasarkan pedekatan pengukuran tingkat kematangan (Maturity). 3. Data yang digunakan diambil dari hasil kuesioner dan wawancara. 4. Objek penelitian adalah IT Institut Teknologi Harapan Bangsa dengan penekanan pada kebijakan pengadaan dan pengelolaan sistem informasi. 1.6. Metodologi Penelitian Dalam melakukan penyusunan tugas akhir ini, penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut: 1. Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan untuk pengumpulan data dengan cara mengumpulkan data dari buku dan sumber bacaan lain yang berhubungan dengan permasalahan yang sedang dibahas. 2. Wawancara Teknik ini digunakan untuk mengumpulkan data secara langsung dengan melakukan wawancara pada bagian-bagian yang terkait dengan penelitian yang sedang dilakukan. 3. Pengolahan dan Analisis Data Melakukan penyusunan dan pengorganisasian data yang diperoleh dari kegiatan survei serta melakukan analisis terhadap hasil pengolahan.
4. Perancangan Solusi Melakukan perancangan solusi yang dapat direkomendasikan agar menuju kondisi yang diharapkan. 1.7. Sistematika Penulisan Sistematika yang disusun merupakan gambaran dari laporan tugas akhir, adapun urutan penulisannya adalah sebagai berikut: Bab satu pendahuluan, membahas mengenai latar belakang penelitian, identifikasi masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, batasan masalah, dan sistematika penulisan. Bab dua landasan teori, membahas tentang landasan teori yang digunakan dalam melakukan analisis dan penulisan tugas akhir. Landasan teori tersebut berisi definisi-definisi dasar metode yang digunakan dalam analisis. Bab metodologi penelitian, membahas mengenai visi dan misi perusahaan, sejarah singkat berdirinya Institut Teknologi Harapan Bangsa, struktur organisasi, job deskripsi setiap bagiannya, dan instrumen penelitian yang digunakan sebagai pemenuhan kebutuhan analisis ini. Bab empat proses dan hasil audit, membahas tentang proses dan hasil audit sistem informasi yang dilakukan di Institut Teknologi Harapan Bangsa. Bab lima temuan dan tindak lanjut, membahas tentang temuan-temuan selama proses audit dan tindak lanjut yang harus dilakukan perusahaan untuk mengatasi temuan yang didapat dari hasil analisis melalui kuisioner audit sistem informasi. Bab enam penutup, membahas mengenai kesimpulan dari hasil audit sistem informasi yang ada di Institut Teknologi Harapan Bangsa sebagai penelitian Tugas Akhir dan saran yang diuraikan agar memberikan feedback yang baik dan berguna.