BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Umum Dalam era globalisasi ini kebutuhan akan teknologi sangat dibutuhkan terutama untuk membantu dalam menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi pada suatu instansi pemerintah maupun instansi swasta. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut dibutuhkan sarana atau alat yang membantu memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Bila dalam suatu perusahaan informasi tersebut berhenti atau terlambat, maka sistem perusahaan akan menjadi tidak seimbang. Seperti halnya dengan sistem penggajian yang saat ini masih terjadi di SMK Kebudayaan, sistem pengajian yang masih menggunakan sistem manual akan menghambat proses perekapan absensi dan pengghitungan gaji karyawan. Oleh Karena itu dibutuhkan sistem yang sudah terkomputerisasi agar sistem berjalan lebih cepat dan akurat. Pada dasarnya sistem penggajian diberikan untuk menciptakan keseimbangan yang telah diberikan karyawan. Keseimbangan yang dimaksud adalah memberikan timbal balik atas jasa kerja yang telah diberikan karyawan bagi perusahaan. Dengan demikian, sistem penggajian yang ditetapkan perusahaan tidak sekedar untuk memenuhi peraturan yang ditetepkan oleh pemerintah berkenaan dengan (UMP). Keseimbangan ini tentu saja harus disesuaikan dengan pendapatan perusahaan. 22
23 3.2. Tinjauan Perusahaan 3.2.1. Sejarah Perusahaan SMK Kebudayaan berdiri sejak tahun 1994 yang bernaung pada Yayasan Pendidikan Islam Daarul Huda yang beralamat di Jl. Semanan Raya, Kp.Tanah Tinggi No.90 Jakarta Barat, yang disebabkan kebutuhan masyarakat akan pendidikan formal yang berasaskan pendidikan agama yang semakin bertambah. SMK Kebudayaan membekali peserta didik dengan kemampuan akademik maupun non akademik untuk dapat berkarir baik sebagai tenaga profesioanal maupun menjadi seorang entrepreneur sesuai bidang yang diminati. Yayasan Pendidikan Islam Daarul Huda juga mendirikan sekolah menengah pertama atau SMP Kebudayaan karena kebutuhan pendidikan yang sangat penting. Proses belajar mengajar untuk SMP di selengarakan pada pagi hari mulai pukul 07.00 s/d 13.00 WIB dan untuk SMK nya proses belajar mengajarnya di siang hari yaitu mulai pukul 13.30 s/d 17.30 WIB. Sejak berdirinya sampai saat ini SMK Kebudayaan mengalami perubahan baik sarana prasarana, pengajar dan kurikulumnya.
24 3.3.2. Struktur Organisasi Yayasan Pendidikan Islam Daarul Islam Kepala Sekolah Komite KA. TU Wakil Kepala Sekolah Dewan Guru Bendahara Sekolah Kepala Jurusan Siswa/Siswi Wali Kelas Gambar 3.1. Struktur Organisasi Berikut ini adalah struktur organisasi SMK Kebudayaan Jakarta : 1. Yayasan Mengkoordinir seluruh kegiatan yang dilakukan kepala sekolah dan pegawai. 2. Kepala Sekolah Kepala sekolah adalah penanggung jawab pelaksanaan pendidikan termasuk pelaksanaan administrasi sekolah, merencanakan, mengorganisasikan, mengawas, dan mengevaluasi seluruh proses pendidikan yang mencakup mengatur proses belajar mengajar, mengatur administrasi kantor, siswa pegawai, perlengkapan, Keuangan, perpustakaan dan hubungan masyarakat.
25 3. Wakil Kepala sekolah Membantu dan bertanggung jawab kepada kepala sekolah dalam menyusun perencanaan, membuat program kegiatan dan program pelaksanaan. Pengorganisasian, pengarahan, ketenangan, pengkoordinasian, pengawasan, penilaian, identifikasi dan pengumpulan data, mewakilkan kepala sekolah untuk menghadiri rapat khususnya yang berkaitan dengan pendidikan dan membuat laporan secara berkala. 4. Kepala Jurusan Kepala jurusan mempunyai tugas menyusun rencaana dan mrengavaluasi pelaksanaan pendidikan yang dilaksanakan oleh guru dilingkungan jurusan yaitu menjalankan kewajiban akademik dan standar mutu pendidikan yang ditetapkan sekolah, menyusun rencana kegiatan atau program kerja jurusan, mengkoordinasikan kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat di jurusan, melaksanakan pengembangan jurusan di bidang pendidikan penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan melakukan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan proses belajar mengajar di tingkat jurusan. 5. Wali Kelas Wali kelas menyediakan diri untuk bertindak sebagai orang tua terhadap siswa, mengatur keindahan dan kebersihan kelas, mengisi daftar kelas, daftar absen siswa, rapor kelas dengan lengkap, mengadakan komunikasi orang tua siswa atau wali mengenai kepribadian siswadengan lisan dn tulisan, berkejasama dengan guru yang lainnya, memberikan penjelasan tata tertib sekolah kepada seluruh kelasnya pada permulaan sekolah dan
26 sewaktu-waktu apabila di rasa perlu. Bertanggung jawab sepenuhnya atas pengawasan dan pelaksanaan tata tertib sekolah oleh seluruh siswa kelasnya. 6. Tata Usaha (TU) Tata usaha merupakan hal yang sangat penting sekolah yaitu membantu dalam bidang kepegawaiandan penginformasiaan seluruh data-data yang ada di yayasan. 7. Bendahara Sekolah Bendahara sekolah membantu kepala sekolah menyusun rencana anggaran pendapatan dan belanja sekolah, menerima, menyusun dan mengluakan dana dengan perintah dan persetujuan kepala sekolah, membuat administrasi keuangan, membantu kepala sekolah membuat rencana perubahananggaran disesuaikan dengan keadaan sekolah dan melaporkan pelaksanaan kegiatan kepada kepala sekolah. 8. Dewan Guru Dewan guru bertugas sebagai pengajar (intruksional) merencanakan program pengajaran, melaksanakan program yang telah di susun dan melaksanakan penilaian setelah program itu dilaksanakan. 9. Siswa/ siswi Tugas siswa siswi yaitu diantaranya memahami dan mempelajarimateri yang diajarkan, mengerjakan tugas-tugas yang diberikan oleh guru dan mempelajari kembali materi yang telah diajarkan dan mengarjakan PR jika ada PR.
27 3.3. Proses Bisnis sistem Berjalan Berdasasrkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan, adapun sistem penggajian yang berjalan adalah sebagai berikut: Proses Perekapan Absen, pada proses awal ini, Kepala Tata Usaha membuat dan mencetak daftar absensi terlebih dahulu. setiap pegawai akan menandatangani Form absensi yang telah disediakan oleh Kepala Tata Usaha, pegawai di haruskan mencatat waktu kehadiran pada masuk kerja dan pulang kerja. Setiap akhir bulan berikutnya, bagian Tata Usaha akan menyerahkan daftar absensi selama sebualan penuh kepada bendahara dan bagian bendahara akan membuat rekap absensi. Maka hasil dari rekapan absen akan di serahkan kepada kepala sekolah untuk di tandatangani. Kemudian rekapan absen tersebut akan diarsipkan oleh bendahara. Prosedur Penghitungan Gaji, setiap guru akan mendapatkan gaji pokok sesuai dengan jumlah waktu mengajar selama satu minggu dihitung untuk periode satu bulan. Gaji pokok sebesar Rp. 15000,- (lima belas ribu rupiah) per jam mengajar dan bersifat tetep. Jika proses perekapan sudah selesai, maka bendahara akan melihat data karyawan dari arsip yang sudah ada dibagian bendahara, bendaharapun akan menghitung secara manual dari daftar absensi dan kemudian memindahkannya ke Microsoft Excel. Setelah selesai dihitung bagian bendahara membuatkan daftar penerimaan gaji dan kemudian di serahkan terlebih dahulu untuk di cek kepada kepala sekolah untuk disetujui bahwa penghitungan gaji tersebut benar- benar sesuai. Proses Pembayaran Gaji, setelah tanda terima gaji telah di tandatangani oleh kepala sekolah, maka setelah itu data form gaji akan diserahkan kepada
28 karyawan untuk ditandatangani, setelah di tandatangani oleh karyawan, data form gaji tersebut akan diarsipkan karena SMK Kebudayaan tidak ada slip gaji. Pembayaran gaji dilakukan setiap tanggal 5 dengan memberikan uang gaji dalam amplop. Prosedur Pembuatan Laporan Gaji, setelah Proses pembayaran gaji selesai, bagian bendahara membuat laporan penggajian yang nantinya akan ditandatangani oleh kepala sekolah dan diserahkan oleh ketua Yayasan. 3.4. Unified Modelling Langguage (UML) 3.4.1 Activity Diagram Sistem Berjalan act Activity Diagram Penggajian Kepala Tata Usaha Karyawan Bendahara Kepala Sekolah Ketua Yayasan STAR Membuat daftar Absensi Melakukan Absensi Menerima Data Absensi Menyerahkan Data Absensi Selama 1 Bulan Menerima Data Absensi Membuat Rekap Absensi Menghitung Gaji Menerima Daftar Penerimaan Gaji Mengecek Daftar Penerimaan Gaji Disetujui Tidak Disetujui Meerima Data Penerimaan Daftar penerimaan Gaji Gaji Yang disetujui Disetujui Menandatangani Daftar gaji dan menerima Gaji menyerahkan Daftar Penerimaan Gaji dan Gaji dalam bentuk amplop Membuat Laporan Penggajian Menerima dan Mendatangani laporan penggajian Menyerahkan laporan Penggajian Menerima Laporan Penggajian FINAL Gambar 3.2. Activity Diagram Berjalan
29 3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan Spesifikasi sistem berjalan ini memiliki dua dokumen, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran. Dibawah ini akan dijelaskan kedua dokumen tersebut. 3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan 1. Nama Dokumen : Absensi Fungsi Sumber Tujuan Media Frekuensi Jumlah : Untuk mengetahui kehadiran karyawan : Karyawan : Tata Usaha : Kertas : Setiap karyawan masuk : Satu lembar 2. Nama dokumen : Data Absensi Fungsi Sumber Tujuan Media Frekuensi Jumlah : Untuk mengetahui jumlah absensi karyawan : Bagian Tata Usaha : Bendahara : Kertas : Setiap Satu bulan : Satu lembar
30 3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran 1. Nama Dokumen : Rekapitulasi gaji Fungsi Sumber Tujuan Media Frekuensi Jumlah : Untuk mengetahui data gaji karyawan : Bendahara : Kepala sekolah : Kertas : Setiap satu bulan : Satu lembur 2. Nama Dokumen : Tanda terima gaji Fungsi Sumber Tujuan Media Frekuensi Jumlah : Bukti pembayaran gaji : Bendahara : Karyawan : Kertas : Setiap satu bulan : Satu Lembar 3. Nama Dokumen : Laporan data gaji karyawan Fungsi Sumber Tujuan Media Frekuensi Jumlah : Untuk mengetahui data gaji karyawan : Bendahara : Kepala sekolah dan Yayasan : Kertas : Setiap satu bulan : Satu lembar
31 3.6. Permasalahan Pokok Berikut ini adalah permasalahan pokok yang dihadapai oleh SMK Kebudayaan Jakarta : 1. Sistem Penggajian yang berjalan di SKm Kebudayaan Jakarta Masih menggunakan sistem manual, hanya menggunakan bantuan Microsoft Excel. 2. Kinerja sistem penggajian yang manual sering kali terjadi kendala baik dalam proses penghitungan absensi untuk pembutan rekap absensi, proses penghitungan gaji, daftar penerimaaan gaji dan pembuatan laporan pengajian. Sehingga proses penggajian menjadi kurang efisien dalam segi tenaga, membutuhkan ketelitian yang tinggi untuk melakukan transaksi penggajian dan membutuhkan waktu yang tidak sebentar dalam proses penghitungan absensi dan gaji. 3. Pengunaan sistem penggajian yang manual juga sering terjadi kecurangan dalam keamanan pemrosesan dan penyimpanan data. 4. Efisiensi sistem penggajian secara manual kurang efisien karena perlu melakukan dokumentasi secara manual. 5. Layanan-layanan data pada karyawan akan memakan banyak waktu karena masih menggunakan sistem manual. Hal ini perlu sekali adanya sistem penggajian yang terkomputerisasi agar dalam mengelola data penggajian bisa lebih efektif dan efisien. Oleh karena itu, penulis membuat perancangan sistem penggajian dan penulis mengunakan UML untuk merancang sistem ini untuk memudahakan pihak SMK Kebudayaan dalam mengelola data penggajian.
32 3.7. Pemecahan Masalah Cara dalam mengatasi masalah sistem pengajian yang terjadi di SMK Kebudayaan Jakarta, dapat dilakukan dengan cara yang sederhana dan efektif yaitu: 1. Dengan sistem penggajian yang berjalan masih menggunakan sistem manual agar di ubah menjadi sistem penggajian yang sudah terkomputerisasi agar dalam kegiatan penggajian lebih tepat dan akurat. 2. Kinerja sistem penggajian secara terkompurerisasi akan menghasilkan pemrosesan data dan proses informasi yang cepat. 3. Penggunaan sistem penggajian terkomputerisasi diharapakan bisa menjamin keamanan pemrosesan dan penyimpanan data. 4. Mengguanakan sistem berbasis komputer lebih efisien karena dokumentasi akan dilakukan secara otomatis. 5. Layanan-layanan pemrosesan data pelayanan karyawan akan lebih cepat karena pemrosesan data dilakuakan dengan menggunakan sistem komputer.