BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Umum Dengan perkembangan teknologi yang semakin maju sekarang ini banyak sekali perusahaan-perusahaan swasta yang berkembang, yang bergerak dibidang ekonomi maupun jasa. Salah satu perusahaan yang bergerak dibidang jasa adalah Koperasi Pegawai Negeri (KPN) PEGAS yang bedomisili di kota. Koperasi Pegawai Negeri (KPN) PEGAS merupakan koperasi yang bergerak di bidang simpan pinjam yang diperuntukkan bagi pegawai negeri khususnya guru, yang mana anggotanya dapat melakukan simpan maupun pinjam pada koperasi ini. Dengan adanya Koperasi Pegawai Negeri (KPN) PEGAS ini akan memudahkan para anggotanya dalam melakukan simpanan maupun pinjaman dana pada Koperasi Pegawai Negeri (KPN) PEGAS. Kendala yang dihadapi oleh Koperasi Pegawai Negeri (KPN) PEGAS Pontianak mengalami kesulitan dalam proses pencatatan laporan arus kas yang masih menggunakan Microsoft Excel dan media kertas. Prosedur pencatatan laporan arus kas menggunakan Microsoft Excel dan media kertas tersebut diketahui berdasarkan hasil observasi dan wawancara. 3.2. Tinjauan Perusahaan Dalam tinjauan perusahaan ini berisi tentang sejarah perusahaan struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan tersebut. 21

22 3.2.1. Sejarah Perusahaan Koperasi Pegawai Negeri (KPN) PEGAS Pontianak beralamatkan di jalan Komodor Yos Sudarso Pontianak. Koperasi Pegawai Negeri (KPN) PEGAS Pontianak berdiri pada tahun 1989 dan belum berbadan hukum dengan susunan pengurus sebagai berikut : Ketua Wakil ketua Sekretaris 1 Sekretaris 2 Bendahara : Drs. Faulus Budjang : Drs. Rudiansyah : Titik Puspa : Losianus : Drs. Abdul Muin Ketika pertama kali Koperasi Pegawai Negeri (KPN) PEGAS Pontianak berdiri memiliki jumlah anggota sebanyak 23 orang 1989. Pada 1990 Koperasi Pegawai Negeri (KPN) PEGAS Pontianak memiliki jumlah anggot sebanyak 24 orang. Koperasi Pegawai Negeri (KPN) PEGAS Pontianak berbadan hukum pada tahun 1994. Jumlah anggotanya pada tahun 2017 berjumlah 122 orang. Setiap perusahaan memiliki visi dan misi, begitu pula dengan Koperasi Pegawai Negeri (KPN) PEGAS Pontianak. Adapun visi dan misi pada Koperasi Pegawai Negeri (KPN) PEGAS Pontianak sebagai berikut : Visi : Koperasi berlandaskan Pancasila dan Undang-undang Dasar 1945 serta berdasar atas azas kekeluargaan. Misi : Koperasi bertujuan memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya serta ikut membangun tatanan perekonomian dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil dan makmur berdasarkan Pancasila dan Undang-undang Dasar 1945.

23 3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi Struktur organisasi merupakan suatu cara atau sistem dalam pembagian tugas serta tanggung jawab pada suatu perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi diharapkan setiap pengurus memiliki tugas serta tanggung jawab yang jelas, sehingga pengurus tersebut dapat mengetahui dengan jelas tugasnya dalam perusahaan tersebut. Agar kinerja pengurus pada suatu perusahaan dapat bekerja dengan efektif dan efesien, maka dibutuhkan suatu struktur organisasi yang jelas. Adapun struktur organisasi pada Koperasi Pegawai Negeri (KPN) PEGAS Pontianak diuraikan pada Gambar III.1 sebagai berikut : Ketua Husaini, ST. Sekretaris Slamet Widodo, S.Pd, M.Pd Bendahara Supriyanto, S.Si, M.Pd Badan Pengawas Tarno, S.Pd Sumber : Dokumentasi KPN PEGAS (2017) Gambar III.1 Struktur Organisasi KPN PEGAS Pontianak Adapun fungsi dari masing-masing struktur organisasi diatas adalah : 1. Ketua Ketua koperasi berfungsi dalam hal : a. Mengendalikan seluruh kegiatan koperasi.

24 b. Memimpin, mengkoordinir, dan mengontrol jalannya aktifitas koperasi dan bagian-bagian yang ada di dalamnya. c. Menerima laporan atas kegiatan yang dikerjakan masing-masing. d. Menandatangani surat penting. e. Memimpin rapat anggota tahunan dan melaporkan laporan pertanggung jawaban akhir tahun pada anggota. f. Mengambil keputusan atas hal-hal yang dianggap penting bagi kelancaran kegiatan koperasi. 2. Sekretaris Fungai sekretaris, antara lain : a. Membantu ketua dalam melaksanakan kerja. b. Menyelenggarakan kegiatan surat menyurat dan ketatausahaan koperasi. c. Mencatat tentang kemajuan dan kelemahan yang terjadi pada koperasi. d. Menyampaikan hal-hal yang penting pada ketua. e. Membuat pendataan koperasi. 3. Bendahara Fungai bendahara, antara lain : a. Bertanggung jawab untuk koperasi masalah keuangan. b. Mengatur catatan akuntansi. c. Mempersiapkan anggaran setiap bulan. d. Mengawasi penerimaan dan pengeluaran uang. e. Anggaran dan koperasi rencana penerimaan. f. Mempersiapkan laporan keuangan. g. Mengontrol anggaran.

25 h. Memelihara semua harta kekayaan koperasi. i. Merencanakan anggaran belanja dan pendapatan koperasi. 4. Badan Pengawas Tugas Pengawas, antara lain : a. Selain melakukan pengawasan juga bertugas membina koperasi bersamasama pengurus. b. Melakukan pengawasan mengenai seluruh kekayaan koperasi kebenaran pembukuanserta kebijaksanaan pengurus dalam menyelenggarakan kepengurusan organisasi dan usaha koperasi. c. Membuat laporan hasil pengawasan dan cara melakukannya, harus disampaikan oleh pengurus kepada rapat anggota. Wewenang Pengawas, antara lain : a. Berhak untuk meminta keterangan atau penjelasan kepada pengurus sehubungan dengan pelaksanaan keputusan-keputusan rapat anggota dan kebijaksanaan pengurus. b. Meneliti catatan yang ada pada koperasi. c. Dengan sepengetahuan pengurus dapat melakukan pengawasan terhadap direksi. 3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan Berdasarkan ruang lingkup yang telah dijabarkan pada bab sebelumnya, berikut ini akan disajikan proses bisnis sistem berjalan pada Koperasi Pegawai Negeri (KPN) PEGAS Pontianak :

26 1. Proses Pengolahan Data Pengguna Setiap anggota baru yang ingin mendaftar sebagai anggota di Koperasi Pegawai Negeri (KPN) PEGAS Pontianak di haruskan mengisi formulir yang telah disediakan dan membuat persetujuan untuk setoran awal yaitu simpanan pokok dan simpanan wajib. Sekretaris menerima formulir untuk diperiksa kelengkapannya dan membuatkan kartu anggota. Anggota membawa kartu anggota dan formulir ke bagian bendahara untuk diperiksa nomor kartu anggota dan persyaratan setoran untuk dimasukkan di dalam dokumen simpanan oleh bendahara. Bendahara membawa kartu anggota ke ketua untuk di tanda tangan dan di kembalikan ke pada anggota. 2. Proses Transaksi Unit Simpan Pinjam Bagi setiap anggota yang ingin melakukan transaksi simpan langsung melalui bagian bendahara. Bendahara menyerahkan bukti setoran simpanan setiap anggota dengan menulis bukti setoran simpanan ke pada ketua untuk di paraf sebagai pengesahan. Dan bagi anggota yang ingin melakukan transaksi pinjaman sama dengan saat melakukan transaksi simpanan, dengan langsung melalui bagian bendahara untuk mengajukan surat permohonan pinjaman yang telah di paraf oleh kepada sekolah tempat anggota bekerja. Surat permohonan pinjaman diserahkan kepada ketua untuk di setujui. Kemudian diserahkan ke bendahara koperasi untuk di analisa, bagian bendahara mengeluarkan uang pinjaman ke pada anggota sesuai dengan jumlah pinjaman yang telah ditentukan oleh koperasi.

27 3. Proses Transaksi Kas dan Bank Bendahara mencatat penerimaan maupun pengeluaran kas yang terjadi di Koperasi Pegawai Negeri (KPN) PEGAS Pontianak, yang kemudian akan diserahkan kepada ketua koperasi untuk di tandatangani sebagai bukti laporan penerimaan dan pengeluaran kas tersebut sesuai. Setelah di tandatangan oleh ketua kemudian laporan dikembalikan kepada bendahara untuk dibukukan. Bagian bendahara juga merangkap sebagai pelaksana pembukuan kas. Setiap akhir bulan bendahara melakukan rekonsiliasi bank. 4. Proses Piutang BKE Ketua koperasi bekerja sama dengan BKE untuk modal pinjaman para anggota koperasi. Ketua mengajukan pinjaman kepada BKE, ketua menunggu persetujuan dari pihak BKE, setelah dari pihak BKE menyetujuinya kemudian diberikannya surat persetujuan pinjaman kepada ketua. Ketua memberikan kepada bagian bendahara untuk dibukukan jumlah pinjaman ketua ke BKE ke dalam laporan sehingga menjadi piutang BKE. Piutang BKE ada pada kepengurusan tahun 2015, dan tahun 2016 piutang BKE sudah tidak ada dan tidak bekerja sama lagi. 5. Proses Inventaris Unit Toko Bagian unit toko anggota dapat melakukan pembelian barang di unit toko koperasi seperti sembako dengan transaksi secara tunai maupun kredit. Anggota melihat atau memesan barang kepada bendahara, kemudian bendahara mengecek persediaan barang yang dipesan anggota, dan menyerahkan barang ke anggota, setelah barang diterima oleh anggota, anggota dapat membayarnya langsung maupun kredit ke bendahara. Setelah

28 itu bendahara membuat laporan penjualan secara tunai maupun kredit di unit toko. Jika anggota membeli dengan membayar kredit hal ini akan dicatat menjadi piutang unit toko anggota. Setelah bendahara selesai membuat laporan, bendahara akan memberikannya ke ketua untuk di paraf sebagai pengesahan, ketua memberikan laporan penjualan ke bendahara. 6. Proses Pengolahan Laporan Arus Kas Bendahara menyerahkan laporan arus kas untuk di sahkan ke sekretaris. Sekretaris merekap semua laporan arus kas dari pemasukan dan pengeluaran kas dan memberikan laporan arus kas ke ketua untuk di tanda tangan. Kemudian ketua memberikan laporan arus kas untuk dilaporkan kepada badan pengawas dan anggota pada saat diselenggarakannya RAT atau tutup buku akhir tahun. 3.4. Unified Modelling Language (UML) Dari hasil riset yang dilakukan di Koperasi Pegawai Negeri (KPN) PEGAS Pontianak maka dapatlah dibuat sebuah proses sistem berjalan yang dianalisa dapat diketahui bentuk sistem berjalan dari laporan arus kas, digambarkan dalam bentuk activity diagram seperti berikut : Berikut merupakan sistem berjalan laporan arus kas pada Koperasi Pegawai Koperasi Pegawai Negeri (KPN) PEGAS Pontianak yang akan dijelaskan dengan gambar activity diagram berikut.

29 1. Proses Pengolahan Data Anggota Sumber : Hasil Observasi (2017) Gambar III.2 Activity Diagram Pengolahan Data Anggota

30 2. Proses Transaksi Simpan Pinjam a. Transaksi Simpanan Sumber : Hasil Observasi (2017) b. Transaksi Pinjaman Gambar III.3 Activity Diagram Transaksi Simpanan Sumber : Hasil Observasi (2017) Gambar III.4 Activity Diagram Transaksi Pinjaman

31 3. Proses Transaksi Kas dan Bank Sumber : Hasil Observasi (2017) Gambar III.5 Activity Diagram Transaksi Kas dan bank

32 4. Proses Piutang BKE Sumber : Hasil Observasi (2017) Gambar III.6 Activity Diagram Piutang BKE

33 5. Proses Inventaris Unit Toko Sumber : Hasil Observasi (2017) Gambar III.7 Activity Diagram Inventaris Unit Toko 6. Proses Pengolahan Laporan Arus Kas Sumber : Hasil Observasi (2017) Gambar III.8 Activity Diagram Proses Pengolahan Arus Kas

34 3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan Spesifikasi sistem berjalan ini membahas mengenai rincian bentuk dokumen masukan dan keluaran yang digunakan pada sistem laporan arus kas pada Koperasi Pegawai Negeri (KPN) PEGAS Pontianak. 3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Dokumen masukan sebagai bentuk dokumen masukan yang akan diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan. Adapun dokumen masukan tersebut adalah: 1. Nama Arus Data : Kartu Anggota Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Sebagai data anggota baru : Calon Anggota : Bagian Administrasi : Kertas : Satu Lembar : Setiap menjadi anggota baru Bentuk : Lampiran A-1 2. Nama Arus Data : Bukti Setoran Simpanan dan Pinjaman Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Sebagai data bukti setoran simpanan dan pinjaman : Anggota : Bagian Administrasi : Kertas : Satu Lembar : Setiap melakukan transaksi setoran simpanan dan Pinjaman

35 Bentuk : Lampiran A-2 3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Dokumen keluaran segala bentuk dokumen dari hasil proses pengelolaan dokumen masukan yang terjadi pada suatu sistem. Adapun dokumen keluaran tersebut adalah : 1. Nama Arus Data : Bukti Kas Keluar Fungsi Sumber Tujuan edia Jumlah Frekuensi : Sebagai data bukti kas keluar : Bendahara : Bagian Pembukuan : Kertas : Satu Lembar : Setiap transaksi pengeluaan kas Bentuk : Lampiran B-1 2. Nama Arus Data : Bukti Kas Masuk Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Sebagai data bukti kas masuk : Bendahara : Bagian Pembukuan : Kertas : Satu Lembar : Setiap transaksi penerimaan kas Bentuk : Lampiran B-2 3. Nama Arus Data : Bukti Peminjaman Fungsi Sumber : Sebagai data bukti pinjaman : Anggota

36 Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Bagian Administrasi : Kertas : Satu Lembar : Setiap melakukan transaksi pinjaman Bentuk : Lampiran B-3 3.6. Permasalahan Pokok Setelah menganalisa sistem yang sedang berjalan, terdapat beberapa kelemahan di dalam sistem yang sedang berjalan. Kelemahan dari sistem tersebut adalah : 1. Sistem yang digunakan masih bersifat sederhana, yaitu di mana proses pembuatan Laporan Arus Kas masih menggunakan Microsoft Excel tanpa menggunakan rumus dalam menginput data dan menggunakan buku. 2. Keamanan data Laporan Arus Kas sulit untuk dijaga karena hanya disimpan di dalam buku maupun Microsoft Excel. 3. Kurang akurat data Laporan Arus Kas dan lambatnya bagian sekretaris dan bendahara dalam pembuatan laporan karena proses pembuatan laporan masih belum efektif dan. 3.7. Pemecahan Masalah Dari hasil tinjauan permasalahan yang telah diuraikan maka penulis mengusulkan untuk membangun sistem informasi laporan arus kas yang dapat mempermudah proses laporan arus kas yang ada di Koperasi Pegawai Negeri (KPN) PEGAS Pontianak, sehingga :

37 1. Pengurus koperasi dapat memanfaatkan waktu agar tidak banyak terbuang. Setiap pengurus tidak perlu bolak-balik untuk menyerahkan form kepada antar bagian. 2. Mempermudah bagian bendahara untuk mengelola data transaksi dan pembuatan laporan arus kas. 3. Meningkatkan pelayanan dan kepercayaan anggota terhadap koperasi.