Standard Operating Procedure TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN Jurusan Kebidanan Universitas Brawijaya Malang 2017
LEMBAR IDENTIFIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10/F08.14.99/HK.01.02.a/0003 SOP Tindakan Korektif dan Pencegahan 1 Halaman 2 dari 9 SOP TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN Proses Penanggungjawab Nama Jabatan Tanda tangan Tanggal 1. Perumusan Coryna Rizky A, SST., M.Keb 2. Pemeriksaan dr. Ni Luh Putu H, Sp.A, M.Biomed 3. Persetujuan dr. Hermawan Wibisono, Sp.OG(K) 4. Penetapan Dr. dr. Andarini, M.Kes Ketua UJM Sekretaris Jurusan Ketua Jurusan Dekan 5. Pengendalian Coryna Rizky A, SST., M.Keb Ketua UJM
DAFTAR ISI LEMBAR IDENTIFIKASI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- i DAFTAR ISI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ii A. Tujuan ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1 B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait -------------------------------------------------------------------------------- 1 C. Standar Mutu yang Terkait ------------------------------------------------------------------------------------------------ 1 D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1 E. Urutan Prosedur --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 F. Bagan Alir ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 G. Referensi -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 H. Lampiran -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 Formulir Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan ------------------------------------------------------------ 6
A. Tujuan Tindakan korektif dan pencegahan bertujuan untuk mempertahankan konsistensi serta perbaikan pengendalian produk dan dokumen-dokumen terkait di UJM Jurusan Kebidanan FKUB, guna mencegah terjadinya kembali produk yang tidak sesuai. B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Tindakan korektif dan pencegahan yang dijelaskan dalam prosedur ini diterapkan terhadap setiap proses dan produk yang terdapat dalam masing-masing bidang beserta dokumen yang terkait. C. Standar Mutu yang Terkait Acuan Standar mutu yang digunakan adalah Manual Mutu UB dan Manual Mutu FKUB. D. Istilah dan Definisi 1. Produk Jurusan Kebidanan FKUB adalah layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value) seperti yang tercantum di dalam Manual Mutu FKUB. 2. Produk tidak sesuai adalah layanan pendidikan yang tidak mematuhi prosedur atau keperluan seperti dipersyaratkan di dalam MM. 3. Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan sistem mutu Organisasi UJM Jurusan Kebidanan FKUB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku 4. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Dokumen Mutu untuk universitas/fakultas meliputi Manual Mutu, SOP, Dokumen penunjang lainnya 5. Jurusan/program studi adalah SOP, Dokumen Pendukung, 1
E. Urutan Prosedur 1. Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan : a. Menyelidiki penyebab ketidaksesuaian. b. Menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan pelanggan, dsb. c. Mengupayakan tindakan korektif dan pencegahan. d. Memastikan bahwa tindakan yang diambil telah dilaksanakan secara efektif. e. Melaksanakan dan merekam perubahan prosedur yang diakibatkan dari tindakan korektif, menggunakan laporan Ketidaksesuaian, Tindakan Korektif dan Pencegahan. 2. Pemrakarsa Tindakan Korektif a. Dalam mengidentifikasi keperluan tindakan korektif, Koordinator Bidang terkait harus mengusulkan tindakan korektif. b. Identifikasi ketidaksesuaian harus lengkap dan terinci, jika memungkinkan, akar penyebab kejadian diidentifikasi sehingga tindakan korektif dapat dilaksanakan dengan tepat. c. Usulan tindakan korektif akan didiskusikan dengan MR. 3. Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif a. Ketua Jurusan akan mengkaji setiap usulan tindakan korektif bersama dengan Koordinator Bidang yang lain guna memastikan bahwa tindakan korektif telah dideskripsikan secara benar dan memadai serta menjelaskan kondisi yang memerlukan tindakan korektif. b. Untuk kondisi yang memerlukan tindakan korektif, kesepakatan beserta tanggal penyelesaiannya akan dicatat dalam laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan. c. Ketua unit kerja yang bertanggung jawab harus memastikan bahwa tindakan korektif yang disepakati telah dilaksanakan pada tanggal yang ditetapkan dan menginformasikan kepada Ketua Jurusan terkait kapan verifikasi dapat dilakukan. d. Ketua Jurusan harus melakukan verifikasi terhadap penyelesaian tindakan korektif. e. Ketua Jurusan harus menandatangani verifikasi borang Rekaman Ketidaksesuaian dan Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan bila hasil tindakan korektif disetujui dan dilaksanakan secara efektif. f. Ketua Program Studi memelihara daftar status perubahan guna memastikan usulan tindakan korektif pada semua jenis pekerjaan telah diselesaikan. g. Jika tindakan korektif yang disepakati tidak dilaksanakan, maka akan dilaporkan kepada MR beserta salinan data pendukung. 4. Tindakan Pencegahan a. Bila tindakan korektif dilaksanakan, perhatian khusus harus diberikan pada tindakan pencegahan untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian. b. Tindakan korektif berorientasi pada kondisi sekarang, sedangkan tindakan pencegahan berorientasi ke masa yang akan datang. Tindakan yang dapat direkomendasikan sebagai tindakan pencegahan antara lain sebagai berikut: Perbaikan suatu Proses 2
Perbaikan Dokumentasi Perbaikan Sistem Perbaikan Peralatan Perbaikan Mutu Peningkatan Pelatihan Peningkatan Kesadaran Perbaikan Prosedur c. Terlepas dari apakah tindakan korektif dan pencegahan diperlukan atau tidak, rapat akan dilaksanakan secara periodik untuk memperbaiki metode dan cara kerja agar mengurangi kemungkinan terjadinya kegagalan. Hasil rapat akan didiskusikan pada rapat tinjauan manajemen. 5. Tindakan Korektif dan Pencegahan untuk Keluhan Pelanggan Ketika ketidaksesuaian produk yang dikeluhkan oleh pelanggan telah diselidiki oleh MR dan Ketua Jurusan yang bersangkutan, maka laporan diberikan ke Ketua UJM yang merupakan penanggung jawab untuk memastikan bahwa keluhan tersebut telah dijawab sampai terdapat kesepakatan dengan pelanggan. 6. Rekaman Salinan Rekaman Ketidaksesuaian dan Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan harus dipelihara oleh MR sebagai rekaman mutu. 3
F. Bagan Alir 1. Prosedur Tindakan Korektif dan pencegahan <pelaku prosedur> <kegiatan/tahap prosedur> <input/output kegiatan> Mulai Unit kerja Menyelidiki penyebab ketidaksesuaian Unit kerja Menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan pelanggan dll Ketua jurusan Mengupayakan tindakan korektif dan pencegahan serta memastikan pelaksanaanya Borang ketidaksesuaian UJM Mendokumenatsikan dan merekam perubahan Formulir temuan dan klarifikasi UJM Memantau pelaksanaan perbaikan dan melaporkannya kepada ketua jurusan UJM Membuat laporan keluhan meliputi : keluhan yang diterima, tindak lanjut yang dilakukan dan kendala yang dihadapi Selesai 4
G. Referensi 1. Manual Mutu FKUB 2. SOP Prosedur Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai Jurusan Kebidanan FKUB 3. SOP Pengendalian Produk Tidak Sesuai Jurusan Kebidanan FKUB H. Lampiran Formulir Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement 5
Formulir Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan Bidang /Jenis yang Koreksi ke- : dikoreksi: Tgl Koreksi : No. CAR / : Koreksi Uraian Temuan: Kategori: 1. KTS 2. Observasi Penyebab/Akar Masalah: Tanda tangan Wakabid/MR Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan Auditee: Target Waktu Selesai Verifikasi: Status CAR Tanda tangan Ketua MR 1. OPEN 2. CLOSED 6