BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Umum Dalam bab ini penulis akan menganalisa sistem penjualan secara tunai pada Distro HOAX, agar dapat menemukan kendala atau permasalahan pada sistem penjualan secara tunai, sehingga penulis bisa mengusulkan perbaikan dari sistem yang sedang berjalan. Pada saat ini sistem yang berjalan pada Distro HOAX masih menggunakan sistem manual dan sistemnya pun masih sederhana sehingga memiliki beberapa kendala dalam proses penjualan. Adapun masalah yang di jumpai setelah penulis melakukan riset di tempat tersebut adalah proses pencatataan pesanan masih menggunakan nota atau manual, pembuatan laporan yang masih menggunakan Microsoft office excel. 3.2. Tinjauan Perusahaan Distro HOAX merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang perdagangan pakaian sekaligus memproduksi sendiri barang dagangnya. 3.2.1. Sejarah Perusahaan Distro HOAX merupakan perusahaan yang bergerak dalam perusahaan baju, jaket, topi dan asesoris lainya yang beralamat di Jl. Raya Dayehkolot No.162 Rt 004/009 Bandung. Distro HOAX ini berdiri sejak tahun 2012 dengan Nomor Surat Keterangan Usaha : 511/210/VIII/2017, Distro HOAX ini didirikan karena pada waktu itu banyaknya distro-distro bermunculan. Diawali dengan sistem 26
27 pemasaran dari mulut ke mulut, Distro HOAX ini mengalami lonjakan permintaan dari konsumen. 3.2.2 Struktur Organisasi Dan Fungsi Untuk mencapai tujuannya sebuah Distro memerlukan organisai. Organisasi yang baik dalam Distro adalah yang berdasarkan perencanaan mengenai apa dan siapa pelaksanaanya serta bagaimana cara melaksanakan pekerjaan yang paling efisien. Struktur organisasi merupakan alat yang memberikan pengelompokan kegiatan -kegiatan khusus dan pengelompokan orang-orang untuk tujuan menerapkan manajemen kepegawaian. Distro ini memiliki Kepala Toko dan beberapa pegawai yang terdiri dari Marketing dan Gudang.Yang dimaksud struktur organisasi fungsional yaitu bentuk organisasi yang penyusunan-nya didasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut. Ciri organisasi yang menggunakan struktur organisasi fungsional yaitu: 1. Pembidangan tugas dapat dibedakan dengan jelas 2. Spesialisasi karyawan dapat berkembang optimal 3. Bawahan akan menerima perintah dari atasan. Tujuan suatu Distro menyusun struktur organisasi, yaitu : 1. Membedakan suatu pekerjaan. 2. Memberikan kemungkinan dilakukannya koordinasi atau tugas-tugas, sehingga kegiatan pekerjaannya akan lebih efektif. 3. Menentukan batasan tanggung jawab dan wewenang yang dibutuhkan. 4. Sebagai alat untuk menyokong dan mencerminkan pelaksanaan strategi usaha
28 PEMILIK KEPALA TOKO Bagian produksi Bagian penjualan Bagian gudang Kasir Sumber Disto Hoax (2012) Gambar III.1 Struktur organisasi Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah Struktur organisasi: 1. Pemilik a. Sebagai pemimpin dan pengontrol segala kegiatan di Disrto b. Membuat keputusan dalam menyelesaikan masalah Distro c. Menerima laporan 2. Kepala Toko a. Sebagai pemimpin dan pemegang Distro b. Berwenang dalam memberikan pengarahan dan mengawasi kinerja dari pegawai c. Bertanggung jawab kepada pemilik
29 d. Menerima laporan penjualan 3. Bagian Produksi a. Bagian ini bertanggung jawab dalam pembuatan pakaian 4. Bagian Penjualan a. Bertugas melayani konsumen yang datang ke Distro untuk membeli b. Menjaga kebersihan Distro 5. Bagian Kasir a. Mengelola Keuangan Distro b. Menangani Penjualan Distro c. Membuat Laporan Penjualan 6. Bagian Gudang a. Bertugas mengambil barang menerima barang b. Menghitung stok barang. 3.3 Proses Bisnis Sistem Berjalan Pada sistem berjalan ada beberapa prosedur yang harus di jalankan untuk penjualan secara tunai, yaitu : 1. Prosedur pemesanan Konsumen datang langsung ke Distro untuk melihat secara langsung pakaian yang tersedia, konsumen akan dilayani oleh Bagian Penjualan Distro, Konsumen boleh menanyakan tentang harga pakaian, warna dan ukuran yang diinginkan lalu Bagian Penjualan akan mencarikan sesuai pakaian yang diinginkan oleh konsumen, Kemudian Bagian Penjualan akan membuatkan nota dan menyerahkan copy nota ke konsumen.
30 2. Prosedur Pembayaran Setelah pakaian yang diinginkan di dapat, Konsumen melakukan pembayaran secara tunai ke Bagian kasir, akan menyerahkan barang ke konsumen dan mencatat penjualan. 3. Prosedur Laporan Setiap akhir bulan Kasir membuat laporan penjualan berdasarkan arsip untuk di serahkan Kepada Pemilik. 3.4. Activity Diagram Sistem Berjalan act sistempenjualan_hoax konsumen pelayan kasir Pemilik menerima pembayaran melakukan pemesanan menerima pemesanan memeriksa barang tdk ada Menyerahkan barang Mencatat penjualan Menerima konfirmasi Memberikan konfirmasi Membuat nota membuat laporan penjualan Menerima copy nota Menyerahkan copyan nota Menyerahkan Laporan penjualan menerima laporan penjualan Melakukan pembayaran Menerima barang Gambar III.2 Activity Diagram Sistem Berjalan
31 3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan Spesifikasi sistem berjalan adalah rangkaian dari proses-proses yang terjadi didalam sistem berjalan yang memerlukan dokumen masukan (input) untuk mendukung terhadap jalannya proses untuk menghasilkan dokumen keluaran (output). Adapun spesifikasi sistem dokumen yang ada Penjualan yang ada pada Distro HOAX meliputi hal-hal sebagai berikut: 3.5.1. Bentuk Dokumen Masukan Dokumen masukan adalah sebagai bentuk dokumen masukan yang akan diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan adapun dokumen masukan tersebut adalah: 1. Nama Dokumen : Daftar Harga Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi :Sebagai informasi pembuatan nota : Bagian Penjualan : Bagian Penjualan : Kertas : Satu lembar : Setiap Transaksi Penjualan Format : Lampiran A.1 3.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran 1. Nama Dokumen : Nota Penjualan Fungsi Sumber Tujuan Media : Sebagai bukti pembayaran : Bagian Penjualan : Konsumen : Kertas
32 Jumlah Frekuensi : Dua lembar : Setiap ada pembayaran Format : Lampiran B.1 2. Nama Dokumen : Laporan penjualan Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Sebagai laporan kepada kepala toko : Kasir : Kepala toko : Kertas : Satu lembar : Setiap bulan Format : Lampiran B.2 3.6. Permasalahan Pokok Dari hasil pengamatan yang telah penulis lakukan pada Distro HOAX, sehingga penulis dapat memaparkan permasalahan yang dihadapi pada sistem penjualan Distro HOAX adalah: 1. Sistem penjualan masih manual, mulai dari pencatatan pembelian barang, sampai penyimpanan data-data lainnya yang berhubungan dengan proses penjualan hingga sampai pembuatan laporan, sehingga memungkinkan pada saat proses berlangsung terjadi kesalahan dalam pencatatan, kurang akuratnya laporan yang dibuat dan keterlambatan dalam pencarian data-data yang diperlukan.
33 2. Masih menggunakan nota yang ditulis tangan sehingga tidak menutup kemungkinan terjadinya kehilangan dan berdampak pada keterlambatan pembuatan laporan. 3.7. Pemecahan Masalah Setelah mengetahui permasalahan yang dihadapi pada Distro HOAX maka penulis mencoba memberikan solusi pemecahan masalah agar dapat mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut berikut. 1. Pemecahan permasalahan- permasalahan yang ada pada perusahaan ini,dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi, supaya kegiatan yang dilakukan dapat efektif dan efisien dalam menunjang aktifitas pada perusahaan ini. Sehingga proses pengolahan data penjualan sampai dengan pembuatan laporannya lebih akurat datanya dan sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. 2. Penulis mengusulkan menggunakan bahasa pemrograman Netbeans IDE 8.1 didukung dengan penggunaan database Mysql untuk pembuatan sistem yang baru, sehingga dapat membantu pengolahan data dan sistem penjualan secara tunai pada Distro Hoax. Pembuatan laporan bisa lebih cepat dan bukti transaksi dapat dicetak secara langsung, dengan mengimputkan data-data terlebih dahulu kedalam aplikasi yang digunakan.