BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN 4.1. Umum Setelah penulis melakukan analisa sistem berjalan pada Hotel Santika Pontianak, maka penulis merancang sistem susulan terhadap sistem perawatan yang merupakan perkembangan dari sistem yang sudah berjalan pada Hotel Santika Pontianak. 4.2. Prosedur Sistem Usulan Sistem usulan ini adalah perkembangan dari sistem berjalan yang sedang terjadi pada Hotel Santika Pontianak tentang pengajuan pengerjaan perawatan dan perbaikan fasilitas kamar. Adapun sistem usulan adalah sebagai berikut: 1. Proses log in Semua staff yang meliki ID dan Password dapat melakukan log in ke system. 2. Proses Pengajuan Work Order Supervisor house keeping mengecek jika terjadi kerusakan pada fasilitas kamar hotel dan mengajukan work order ke supervisor engineering dan menfile kan work order di dalam sistem work order. 3. Proses Project List Supervisor Engineering menerima laporan work order dari supervisor house keeping berupa file work order dan kemudian mengupdate nya ke file project list untuk dikerjakan oleh staff engineering. 43
44 4. Proses Maintenance Admin engineering melaporkan ke supervisor engineering berupa file maintenance bahwa sudah jadwal maintenance yang di tentukan di sistem, Supervisor engineering membuat maintenance job dan menyimpan file maintenance, Staff engineering mengecek lewat sistem tersebut. 5. Proses Pengerjaan Project in Progres Supervisor engineering membuat list pekerjaan dan menyimpan file ke work in progres Staff engineering mengecek list pekerjaan di sistem untuk melakukan pengerjaan yang didalam list project, jika melakukan perbaikan maka staff engineering akan mengupdate data file project done. 6. Proses Laporan Admin Engineering menerima laporan hasil pengerjaan work order dan menerima laporan dari file maintenance job dan laporan kemudian file project done di simpan dan di update ke data General untuk di laporkan ke General Manager. Pada format laporan terdapat 3 level, yaitu level 1 untuk Staff, level 2 untuk Admin dan Supervisor, kemudian level 3 untuk General manager dan Head Departement 4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan Adapun Diagram Alir Data sistem usulan yang diusulkan oleh penulis dalam sistem peerawatan dan pengajuan work order sebagai berikut.
45 Keterangan: LG WO MTN MJ PL PD DG = Log in = Work order = Maitenance = Maintenance job = Project list = Project done = Data General Sumber: Engineering Departement (2017) Gambar IV.1. Diagram Konteks Sistem Usulan
46 PD Keterangan: LG WO MTN MJ PL PD DG = Log in = Work order = Maitenance = Maintenance job = Project list = Project done = Data General Sumber: Engineering Departement(2017) Gambar IV.2. Diagram Nol Sistem Usulan
47 4.4. Kamus Data Sistem Usulan Adapun bentuk kamus data sistem usulan yang dirancang oleh penulis adalah sebagai berikut: A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan 1. Nama Dokumen : Work Order Bentuk Data Arus Data : File Komputer : Supervisor house keeping Proses 2.0 File Work Order - Supervisor Engineering Penjelasan Volume Struktur Data Header Isi : File Pengajuan Work Order : Tidak Tentu : Header+Isi : No_Room : No_Work_Order+Tanggal+Keterangan B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran 1. Nama Dokumen : Project List Bentuk Data Arus Data : File Komputer : Supervisor Engineering Proses 5.0 File Detail Work Order File Penugasan Staff Engineering Penjelasan Volume Struktur Data Header Isi : Berkas Pekerjaan Work Order : Tidak Tentu : Header+Isi : No_Room : No_Work_Oerder+Keterangan
48 2. Nama Dokumen : Project Done Bentuk Data Arus Data Penjelasan Volume Struktur Data Header Isi : File Komputer : Staff Engineering Proses 6.0 File Laporan : Berkas konfirmasi pengerjaan Work Order : Tidak tentu : Header+Isi : No_Room : No_Work_Order +Keteranga+Riwayat 3. Nama Dokumen : Miantenance Job Bentuk Data Arus Data : File Komputer : Supervisor Engineering Proses 4.0 Staff Engineering Penjelasan : File pemberitahuan bahwa pekerjaan Maintenance Akan dikerjakan Volume Struktur Data Header Isi : Tidak tentu : Header+Isi : No_Room : keteranga 4. Nama Dokumen : Data General Bentuk Data Arus Data : File Komputer : File Laporan Project Done File Data General Proses 6.0 General Manager Penjelasan Volume : Laporan Maintenance : Tidak Tentu
49 Struktur Data Header Isi : Header+Isi : No_Laporan : No_Wo+No_Room+Tanggal+Riwayat+ Keterangan 4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan Spesifikasi rancangan sistem usulan ini adalah sistem yang akan diusulkan oleh sang penulis. Dimana sistem usulan ini diharapkan bisa membatu dalam proses Maintenance di perusahaan tersebut. Isi dari sistem usulan ini ialah struktur navigasi, dokumen masukan, bentuk dokumen keluaran, hubungan antara table dalam rancangan basis data atau entity relationship diagram, spesifikasi file atas table, struktur kode, dan spesifikasi program 0.0 Home 1.0 Pengajuan Work Order 2.0 Project List 3.0 Maintenance 4.0 Laporan 5.0 Keluar 2.1 Project in Progres 4.1 Data General 2.2 Project Done Sumber: Hasil Penelitian (2017) Gambar IV.3. Hierarchy Input Process Output (HIPO)
50 4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan Dokumen masukan adalah dokumen-dokumen usulan yang akan diusulkan oleh penulis di perusahaan tersebut, adapun bentuk dokumen usulan adalah sebagai berikut. 1. Nama Dokumen : Berkas Work Order : Pengajuan Work Order Sumber : Supervisor House Keeping Proses 2.0 Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Supervisor Engineering : File Komputer : 1 File : Tidak Tentu 4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran 1. Nama Dokumen : Project List : List Pekerjaan Work Order Sumber : Supervisor Engineering Proses 3.0 Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Staff Engineering : File Komputer : Tidak Tentu : Tidak Tentu 2. Nama Dokumen : Project Done Sumber Tujuan : Berkas konfirmasi pengerjaan Work Order : Staff Engineering : File Work Order
51 Media Jumlah Frekuensi : File Komputer : Tidak Tentu : Tidak Tentu 3. Nama Dokumen : Maintenance Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : File pemberitahuan jadwal perawatan : Supervisor Engineering : Staff Engineering : File Komputer : 1File : Tidak Tentu 4. Nama Dokumen : Data General Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Laporan Maintenance dan Project Done : File Laporan File Work Order : General Manager : File Komputer : Tidak Tentu : Tidak Tentu 4.5.3. Entity Relationship Diagram (ERD) Entity relationship diagram (ERD) merupakan bagian dari tahapan perancangan sistem yang menjelaskan hubungan antara basis data terkait. Adapun hubungan keterkaitan antar tabel di dalam basis data akan dijelaskan berupa gambar di bawah ini.
52 Sumber : Hasil Penelitian (2017) Gambar IV.4. Entity Relationship Diagram (ERD) 4.5.4. Logical Record Structure (LRS) Entity relationship diagram (ERD) yang dirancang kemudian ditampilkan ke dalam bentuk logical record structure (LRS) agar memberikan gambaran lebih jelas terhadap basis data yang dirancang oleh penulis. Adapun logical record structure (LRS) yang dirancang oleh penulis dapat dilihat di bawah ini.
53 Sumber : Hasil Penelitian (2017) Gambar IV.5. Logical Record Structure (LRS) 4.5.5. Spesifikasi File Basis data yang dirancang penulis yang telah digambarkan didalam bentuk ERD dan LRS akan dijelaskan lebih rinci dibawah ini: 1. Spesifikasi Staff Nama File Tipe file Organisasi file Akses file : Staff : user.sql : Untuk menyimpan data pengguna : File Master : Indexed Sequential : Random
54 Media : Harddisk Panjang record : 81 Kunci field Software : id_user : My SQL Tabel IV.1. Spesifikasi File Staff No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket 1 Id_user User Varchar 10 Primary Key 2 Username Username Varchar 30 3 Password Password Varchar 20 4 Level Akses_level Int 1 2. Spesifikasi File Work Order Nama File Tipe File Organisasi File Akses File Media : Work Order : wo.sql : untuk pengajuan Work Order : File Master : Indexed Sequential : Random : Harddisk Panjang record : 81 Kunci Field Software : no_wo : MySQL Tabel IV.2. Spesifikasi Work Order No Elemen Data Nama Field Tipe Panja Ket ng 1 Id Work Order No_wo Varchar 10 Primary Key 2 No Room No_room Varchar 10 3 Keterangan Keterangan Text
55 3. Spesifikasi Project in Progres Nama File : Project in Progres : project.sql : untuk pemberitahuan bahwa Work Order dalam list pengerjaan Tipe File Organisasi File Akses File Media : File Master : Indexed Sequential : Random : Harddisk Panjang record : 81 Kunci Field Software : pip : MySQL Tabel IV.3. Spesifikasi Detail Project in Progres No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket 1 No_wo No_wo Varchar 10 Foreign key 2 Id Id Varchar 10 Primary key 3 No_room No_room Varchar 10 4 Keterangan Keterangan Text 4. Spesifikasi Project Done Nama File Tipe File Organisasi File Akses File Media : Project Done : done.sql : Berkas konfirmasi pengerjaan Work Order : File Master : Indexed Sequential : Random : Harddisk
56 Panjang record : 61 Kunci Field Software : done : MySQL Tabel IV.4. Spesifikasi Project Done No Elemen Data Nama Field Tipe Panjang Ket 1 No_wo No_wo Varchar 10 Foreign key 2 Keterangan Keterangan Text 3 Riwayat Riwayat Varchar 50 4.5.6. Struktur Kode Kode yang dibuat dalam pengkodean terhadap field-field yang akan dijadikan sebagai primary key ataupun foreign key menggunakan struktur kode. Adapun struktur kode yang dirancang oleh penulis antara lain: 1. Struktur kode user X X X X 2 huruf sebelah kiri adalah level akses 3 huruf ini adalah no id user Sumber: Hasil Penelitian (2017) Gambar IV.6. Struktur Kode User
57 2. Struktur kode work order X X X X X X 3 huruf ini adalah kode nomor kamar 3 huruf ini adalah nomor WO Sumber: Hasil Penelitian (2017) Gambar IV.7. Struktur Kode Work Order 3. Struktur kode project in progres X X X X X X 3 huruf ini adalah kode nomor WO 3 huruf ini adalah id staff engineering Sumber: Hasil Penelitian (2017) Gambar IV.8. Struktur Kode Detail Project in Progres 4. Struktur kode staff engineering X X X X 1 huruf sebelah kiri adalah level akses 3 huruf adalah kode divisi Sumber: Hasil Penelitian (2017) Gambar IV.9. Struktur Staff Engineering
58 4.5.7. Spesifikasi Program Spesifikasi program merupakan bentuk penjelasan dari form-form atau tampilan-tampilan yang ada pada perancangan sistem informasi pengajuan work order pada maestro hotel kota baru Pontianak beserta fungsinya. Adapun spesifikasi program akan diuraikan sebagai berikut: 1. Spesifikasi Program Login Nama Program Bahasa Pemograman : Login : login.php : sekuritas dalam penggunaan aplikasi. : Php Bentuk Tampilan : Lampiran B-1 Proses Program : a. Isi username, password untuk masuk ke dalam aplikasi. b. Klik Login untuk masuk dalam aplikasi dan memiliki hak akses masingmasing. 2. Spesifikasi Program Home Nama Program Bahasa Pemograman : Home : home.php : Induk dari aplikasi : Php Bentuk Tampilan : Lampiran B-2
59 Proses Program : a. Klik work order untuk menampilkan pilihan menu pengajuan work order. b. Klik Project in Progres untuk menampilkan menu work order yang sedang dikerjakan. c. Klik Maintenance untuk menampilkan pilihan menu Maintenance Job Staff Engeneering. d. Klik Project Done untuk menampilkan menu Work Order yang telah selesai dikerjakan. e. Klik Project List untuk melihat work order yang belum selesai atau menunggu pengerjaan. f. Klik Laporan untuk menampilkan menu data pekerjaan Work Order dan Maintenance Job yang telah selesai dikerjakan dan untuk menampilkan Data General. g. Klik Keluar untuk keluar dari sistem. 3. Spesifikasi Program work order Nama Program Bahasa Pemograman : work_order : wo.php : melakukan pengajuan work order : Php Bentuk Tampilan : Lampiran B-3 Proses Program : a. Klik pengajuan work order untuk melakukan pengajuan b. Klik simpan untuk mengirim pengajuan work order c. Klik update untuk mengupdate pengajuan work order
60 d. Klik X untuk kembali ke menu Home 4. Spesifikasi Program Project in Progres Nama Program Bahasa Pemograman : PIP : pip.php : untuk melihat work order yang dalam pengerjaan : Php Bentuk Tampilan : Lampiran B-4 Proses Program : a. Klik status work order untuk melihat status work order b. Klik kembali untuk kembali ke menu sebelumnya 5. Spesifikasi Program Maintenance Nama Program : maintenance : job.php : untuk melihat jadwal perawatan atau maintenance fasilitas Bahasa Pemograman : Php Bentuk Tampilan : Lampiran B-5 Proses Program : a. Klik Simpan untuk menyimpan data terakhir maintenance b. Klik Update untuk mengupdate data maintenance yang baru c. Klik X untuk ke menu Home 6. Spesifikasi Program Project Done Nama Program : project_done : done.php
61 : untuk melihat pekerjaan yang telah selesai dikerjakan Bahasa Pemograman : Php Bentuk Tampilan : Lampiran B-6 Proses Program : a. Klik Riwayat untuk melihat perawatan yang dilakukan b. Klik X untuk kembali ke menu Home 7. Spesifikasi Program Project List Nama Program Bahasa Pemograman : Project_list : list.php : data list maintenance dan work order : Php Bentuk Tampilan : Lampiran B-7 Proses Program : a. Klik Process untuk mengambil Project List b. Klik Update untuk menambah atau menyimpan data list pekerjaan c. Klik X untuk kembali ke menu Home 8. Spesifikasi Program laporan Nama Program : Laporan : laporan.php : pengolahan laporan data work order dan maintenance job Bahasa Pemograman : Php Bentuk Tampilan : Lampiran B-8
62 Proses Program : a. Klik Riwayat untuk melihat laporan data pengerjaan b. Klik Update untuk mengupdate data c. Klik X untuk kembali ke menu Home 9. Spesifikasi Program keluar (X) Nama Program Bahasa Pemograman : keluar : keluar.php : keluar dari menu utama : Php Bentuk Tampilan : Lampiran B-9 Proses Program : a. Klik X untuk keluar dari menu utama 4.6. Spesifikasi Sistem Komputer Penulis menguraikan sistem komputer yang diperlukan dalam perancangan sistem ini berupa spesifikasi sistem komputer yang dibutuhkan. Adapun uraian dari spesifikasi sistem komputer yang diusulkan oleh penulis terbagi atas umum, perangkat keras dan perangkat lunak. 4.6.1. Umum Sistem komputer yang terbagi menjadi dua yaitu perangkat lunak dan perangkat keras ini memiliki faktor penting dalam perealisasian dari sistem yang dirancang. Penulis merasa perlu untuk melakukan penjelasan lebih lanjut terhadap perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan untuk perancangan ini.
63 4.6.2. Perangkat Keras Adapun spesifikasi dari perangkat keras yang diperlukan dalam merancang sistem informasi pengajuan work order pada Maestro Hotel Kota Baru Pontianak terdiri dari: 1. CPU (Central Processing Unit) a. Processor : 1.8 GHz b. Memory : 2 GB c. Harddisk : 320 GB 2. Monitor : Resolusi Layar Maksimum (1366 x 768) 3. Keyboard : 86 keys 4. Mouse : Optical 4.6.3. Perangkat Lunak Adapun spesifikasi dari perangkat lunak yang diperlukan dalam merancang sistem informasi pengajuan work order pada Maestro Hotel Kota Baru Pontianak terdiri dari: 1. Sistem Operasi : Windows 7 Enterprise 2. Web Server : Wamp Server. 1e x32 a. Apache : Apache 2.2.11 b. MySQL : MySQL 5.1.36 c. PHP : PHP 5.3.0 d. PhpMyAdmin : PhpMyAdmin 3.2.0.1 3. Web Editor : Macromedia Dreamweaver 8.1 4. Web Browser
64 a. Mozzila Firefox : Versi 44.0 b. Google Chrome : Veri 48.0.2564.82 4.7. Jadwal Implementasi Dalam usaha untuk membangun sebuah sistem, diperlukan tahapantahapan bijak agar sistem yang dirancang dapat dibuat dengan semestinya. Pengimplementasian dari sistem ini membutuhkan waktu sekitar 2 bulan. Adapun rincian kegiatannya yaitu: Tabel IV.5. Jadwal Implementasi No. Tahapan Kegiatan Waktu Kegiatan Per -Minggu November Januari 1. Analisis Kebutuhan 2. Perancangan Sistem 3. Pengimplementasian 4. Memperbaiki SDM 5. Memperbaiki dan Menguji Program