Sistem Informasi Perpustakaan SMA Negeri Sukakarya Kabupaten Musi Rawas (Dosen STMIK MURA Lubuklinggau) ABSTRAK Sistem Informasi Perpustakaan SMA Negeri Sukakarya Kabupaten Musi Rawas, dengan menggunakan sistem aplikasi ini dapat memenuhui tuntutan dalam pengolahan data pada lembaga pendidikan untuk dapat memberikan layanan yang efesien dalam penerapan sebuah sistem informasi yang didukung teknologi informasi yang tinggi, dengan menggunakan alat bantu komputer dapat meningkatkan kinerja dalam hal pengolahan data perpustakaan serta memberikan kepuasan baik anggota maupun petugas dalam hal pengolahan data peminjaman dan pengembalian buku. Dengan memberikan pelayanan pada anggota dan memberikan kemudahan pada petugas dalam hal pembuatan laporan, bagi petugas maka sistem tersebut dianggap dapat mengatasi permasalahan pada sistem yang lama. Pada sistem ini proses akan mempermudah dalam pengolahan data baik peminjaman maupun pengembalian buku, mempemudah mengetahui jumlah jumlah buku, stok buku baik maupun jumlah anggota. Sistem Informasi Perpustakaan SMA Negeri Sukakarya kabupaten Musi Rawas, setiap harinya melakukan peminjaman kepada seluruh siswa dan pelayanan akan terus meningkat. Namun informasi yang disampaikan belum memadai dan kurang memuaskan. selain itu dalam pengolahan data perpustakaan masih menggunakan tenaga manusia yaitu menggunakan buku besar dan hasil pencatatan tersebut menjadi laporan-laporan data anggota, data peminjaman dan pengembalian buku, berdasarkan uraian diatas, maka penulis mencoba membahas dan dan memberikan pemecahan masalah tersebut dengan selayaknya dibuat aplikasi pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 dan Database Accses sebagai basis data. Kata Kunci : Sistem Informasi Perpustakaan, SMA Negeri Sukakarya PENDAHULUAN Latar Belakang Penelitian Seiring dengan perkembangan zaman yang semakin maju baik dalam dunia tekhnologi maupun informasi menuntut kita selalu mengikuti perkembangan baik pada hardware maupun software sebagai alat dalam pengelolaan data sehingga mempercepat informasi diterima dengan mudah dengan memanfaatkan tekhnologi yang ada. Dalam suatu instansi yang pengolahan datanya masih manual, memperlambat proses suatu informasi dicapai, sehingga dalam penanganaan masalah pun memerlukan waktu lama sehingga kurang efektif dan efesien, maka perlu pembaruan sistem dalam hal pengelolaan manajemen disekolah dalam hal pengelolaan dalam bidang perpustakaan dengan menggunakan komputer menunjang kerja dan mempercepat suatu proses dan memperkecil suatu kesalahan dalam pencarian data. SMA Negeri Sukakarya, dalam hal pengolahan data perpustakaan masih manual sehingga dalam pelayanan kurang efesien baik dalam peminjaman maupun pengembalian buku masih sering terjadi kesalahan dan lambatnya pelayanan sehingga banyak waktu yang terbuang. Komputer merupakan salah satu alat bantu pengelolaan data yang tepat untuk menangani masalah yang ada, komputer mempunyai kemampuan proses yang cepat dan kapasitas penyimpanan data yang lebih besar sehingga lebih efesien terhadap biaya, waktu dan tenaga yang digunakan dan memudahkan dalam pembuatan laporan dalam pengelolaan data peminjaman dan pengembalian buku maupun data anggota. STMIK-MURA Lubuklinggau 22
Tinjauan Pustaka Landasan teori Sistem Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk sub sistem. Setiap sub sistem memiliki sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar.(jogiyanto, 2005: 2) 3.3 Rancangan Sistem Adapaun tahap ini yang harus dilakukan adalah membuat data flow diagram (DFD) sebagai arus data dari sistem dan entity relationship diagram(erd) sebagai relasi antar entitas. Data Flow Diagram (DFD) Diagram konteks merupakan gambaran sistem yang dirancang secara umum. a. Diagram Konteks Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya ( Jogiyanto, 2005:8). Perpustakaan Perpustakaan menurut kamus ilmiah populer adalah Koleksi pustaka, tempat koleksi buku buku, bibliotik. (Dahlan Al Barry,1994:590 ) b. Diagram Level1 Pengertian Sekolah Menegah Atas (SMA) SMA adalah Sekolah Menengah Atas. (Swarna,1997:124 ) Jenjang pendidikan menengah pada pendidikan formal di Indonesia setelah lulus Sekolah Menengah Pertama. Pengenalan Visual Basic Visual basic merupakan salah satu bahasa pemrogaraman visual dengan menggunakan visual basic 6.0 yang cukup mudah untuk dipelajari. Dalam membangun sebuah aplikasi database dengan menggunakan visual basic 6.0 dan didukung oleh fasilitas yang ada dalam aplikasi dengan menggunakan IDE (Integrated Development) atau lingkungan kerja dari visual basic 6.0. (Hengky Alexander Mangkulo, 2011,) Entity Relationship Diagram( ERD ) Adapun diagram hubungan antar entitas (Entity Relationship Diagram) pada sistem yang dibuat dapat digambarkan sebagai berikut: STMIK-MURA Lubuklinggau 23
Kelas No Anggota Tgl harus kembali Tgl kembali Kode Buku Perpustakaan SMA Negeri Sukakarya Kd Peminjaman Pengembalian Lewat Menambah Data Anggota Informasi Anggota Tgl Pinjam Denda Kd Buku No_Anggota Tanggal Daftar No_Anggota Melakukan Anggota TTL Judul Kelompok Buku Memriksa Kd_Petugas Petugas JK Jenis Kelamin Jk Kelas Alamat Penggarang Penerbit No_rak Stok Alamat TTL Temapt/Tanggal Lahir Alamat No_Anggota Melakukan Kd Buku Kelas JK Peminjaman Menggurangi No Pinjam Tgl_pinjam Tgl harus kembali Tambah Ubah Hapus Tutup Rancangan Desain Sistem Menu Utama Menu utama tata letak pada sistem informasi perpustakaan SMA Negeri Sukakarya, ini memiliki 3 menu utama, yaitu Input ( file), transaksi, dan laporan, dimana masing-masing menu tersebut terdiri dari beberapa sub menu lagi. Menu Utama Data Buku Form ini berfungsi untuk melakukan penyimpanan, menghapus serta pencarian terhadap data anggota menyangkut kd_ buku, judul pengarang, penerbit, kelompok,stok dan nomor rak. Entri Buku Perpustakaan SMA Negeri Sukakarya Data Buku Data Anggota Data Buku Data Petugas File Transaksi Laporan Keluar Peminjaman Pengembalian Anggota Buku Peminjaman pengembalian Keseluruhan Keseluruhan Kelompok Buku Perkelompok PerPenerbit Buku Perbulan Buku Perperiode Buku Masih Dipinjam Perbulan Perperode Denda Perbulan Kode Buku Judul Kelompok Pengarang Penerbit No Rak Stok Tambah Ubah Hapus Tutup Desain Input Data Anggota Form ini berfungsi untuk melakukan penyimpanan, menghapus, memperbaiki serta melakukan pencarian terhadap data anggota menyangkut kode anggota, nama, alamat, jenis kelamin, kelas. Data Petugas/Pustakawan Form ini berfungsi untuk melakukan penyimpanan, menghapus serta pencarian terhadap data petugas menyangkut kd_ petugas, judul nama, jenis kelamin, tempat tanggal lahir dan alamat. STMIK-MURA Lubuklinggau 24
Perpustakaan SMA Negeri Sukakarya Perpustakaan SMA Negeri Sukakarya Data Petugas InformasiPetugas No Anggota Daftar Buku yang dipinjam Kode Petugas Kelas Jenis Kelamin Tempat/Tanggal Lahir Kode Peminjaman Tanggal pinjam Tanggal harus kembali XXX Perhatian!!! Refresh Alamat Tanggal Kembali Kembali Tutup Kode Buku yang dikembalikan Tambah Ubah Hapus Tutup Lewat Denda Data Peminjaman Buku Form ini berfungsi untuk melakukan penyimpanan, menghapus, memperbaiki serta pencarian terhadap data peminjaman buku menyangkut kode peminjaman, tanggal pinjam, tanggal kembali, kode anggota, nama anggota dan kelas. Transaksi Peminjaman Data Peminjam No Anggota Jenis Kelamin Tambah Informasi Buku Tutup Perpustakaan SMA Negeri Sukakarya Transaksi Peminjaman No pinjam Tanggal Pinjam Tanggal Harus Kembali Kode Buku Judul :XXXXXX Judul :XXXXXX Judul :XXXXXX Note: Peminjaman maksimal 3 buku dan buku yang sama yidak dapat dipinjam dalam satu kali peminjaman Desain Output Report didesain untuk melakukan pencatatan laporan-laporan sesuai dengan kebutuhan, selain berupa laporan, sistem informasi yang akan dibangun ini juga menghasilkan data anggota, data buku, data peminjaman buku dan data pengembalian buku, adapun desain keluaran yang didesain adalah sebagai berikut: Laporan Data Anggota Keseluruhan Laporan ini berfungsi untuk menampilkan hasil laporan dari pengolahan data anggota meliputi no anggota, nama, jenis kelamin, kelas, tempat tangal lahir, alamat dan tanggal daftar. Data Pengembalian Buku Form ini berfungsi untuk melakukan penyimpanan, menghapus, memperbaiki serta pencarian terhadap data peminjaman buku menyangkut no anggota, nama, jenis kelamin, no pinjam, tanggal pinjam, tanggal harus kembali dan kode buku. Laporan Buku Keseluruhan Laporan ini berfungsi untuk menampilkan hasil laporan dari pengolahan data buku meliputi No, No buku, judul, pengarang, penerbit, kelompok dan stok. STMIK-MURA Lubuklinggau 25
Laporan Buku Kelompok Buku Laporan Peminjaman Buku Perperiode 3. 7. 4. Laporan Buku Perpenerbit Laporan Buku Yang Masih Dipinjam Peminjaman Perbulan Berikut ini adalah desain laporan peminjaman buku perbulan, laporan desain peminjaman buku perperiode, laporan peminjaman buku yang masih dipinjam, Laporan Pengembalian Buku Perbulan Laporan Pengembalian Buku Perperiode STMIK-MURA Lubuklinggau 26
Flowchart Sub Menu File Flowchart sub menu file digunakan untuk membuka form meliputi penginputkan data anggota, data buku dan data petugas. Laporan Denda Peminjaman Buku Flowchart Sub Menu Transaksi Flowchart sub menu transaksi digunakan untuk membuka form meliputi form penginputkan data peminjaman buku dan pengembalian buku. HASIL DAN PEMBAHASAN Langkah-langkah Perancangan Program Flowchart Program Menu Utama Flowchart menu utama terdiri dari menu file, transaksi, laporan dan keluar. Flowchart Sub Menu Laporan Flowchart sub menu laporan digunakan untuk membuka output meliputi laporan data anggota, laporan data buku, laporan data petugas peminjaman buku dan pengembalian buku. STMIK-MURA Lubuklinggau 27
Flowchart Data Anggota Merupakan tempat pemrosesan data anggota terdiri dari flowchart entri data simapan, ubah, hapus dan batal. Flowchart Data Buku Merupakan tempat pemrosesan buku terdiri dari flowchart entri data simapan, ubah, hapus dan batal. keluaran(output). Semua rancangan ini berguna untuk mempermudah dalam penjabaran sistem ke dalam bahasa pemrograman. Pada pelaksanaannya nanti harus dipahami proses dari sistem yang telah ada, sehingga didalam penjabaran program dapat meningkatkan performa dan menutup kelemahan sistem yang ada. Sebelum program diterapkan atau diimplementasikan maka program harus bebas dulu dari kesalahan-kesalahan(runtime error). Kesalahan program yang mungkin terjadi antara lain kesalahan penulisan bahasa, kesalahan pada waktu proses, atau kesalahan logika(dalam validasi data masukan). Setelah program bebas dari kesalahan, program dicoba dengan memasukan data yan diolah. Pembuatan program Sistem Informasi Perpustakaan SMA Negeri Sukakarya, dibagi menjadi beberapa modul program, Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam pemrogramannya. a. Modul pengendali utama Modul pengendali utama dalam sistem ini digunakan untuk mengendalikan program secara keseluruhan dengan pemangilan seluruh form-form utama. b. Modul pengendali utama pengolahan data Modul pengendali utama pengolahan data digunakan untuk merekam data dan perubahan data. c. Modul pengendali utama laporan Modul utama pengendali utama laporan digunakan untuk membuat laporan-laporan yang dibutuhkan. Implementasi Program Tahap demi tahap perancangan suatu aplikasi telah dikerjakan, dimulai dari rancangan sistem, relasi tabel, rancangan basis data, rancangan masukan dan rancangan Spesifikasi Program Dalam mengembangkan fungsi dan kegunaan komputer khususnya dalam pembuatan Sistem Informasi Perpustakaan SMA Negeri Sukakarya dan merancang program yang dibuat STMIK-MURA Lubuklinggau 28
sesuai dengan yang diinginkan maka perlu dibuat suatu antar muka antara manusia dan komputer. Adapun spesifikasi aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan SMA Negeri Sukakarya, adalah sebagai berikut: 1. Program menu utama Program utam ini akan mengendalikan semua sub-sub program, program dalam project ini akan mengesekusi file-file yang akan diproses. 2. Sub program data anggota Rutin program ini akan digunakan untuk penenganan masalah yang berhubungan dengan data anggota. 3. Sub program data buku Rutin program ini akan digunakan untuk penenganan masalah yang berhubungan dengan data buku. 4. Sub program transaksi peminjama buku Rutin program ini akan digunakan untuk penenganan masalah yang berhubungan dengan peminjaman buku. 5. Sub program transaksi pengembalian buku Rutin program ini akan digunakan untuk penenganan masalah yang berhubungan dengan pengembalian buku. 6. Sub program Detail peminjaman dan pengembalaian Rutin program ini akan digunakan untuk penenganan masalah yang berhubungan dengan data peminjaman dan pengembalian dan sebagai pengubung antar kedua transaksi dan detail tersebut menjadi primary key. 7. Sub program laporan Rutin program ini akan digunakan untuk penenganan masalah yang berhubungan dengan beberapa proses dari pengolahan data baik data anggota, data buku, data peminjaman dan data pengembalian maupun denda. Pada bentuk dan rancangan aplikasi dan sub program diatas akan dijelaskan cara pelaksanaan, pengisisan dan pemakaiannya Langkah-langkah menjalankan program Langkah-langkah untuk menjalankan program Sistem Informasi Perpustakaan SMA Negeri Sukakarya adalah sebagai berikut: Dalam menjalankan aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan SMA Negeri Sukakarya, langkah yang dilakukan adalah setelah masuk ke sistem operasi WINDOWS, pilih ikon Visual Basic 6.0 setelah masuk ke visual basic pilih menu file I Open project kemudian masuk ke sub direktori..perpustakaan, kemudian pilih menu Run atau bisa dengan tombol keyboard (Shorcut) F5Selanjutnya akan tampil menu utama. Pada menu utama terdapat beberapa menu pilihan, yaitu (File) input data, Transaksi, laporan dan keluar. Setiap menu diatas mempunyai sub menu lagi kecuali untuk menu keluar. Untuk lebih jelasnya penggunaan program ini dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Menu File (Input Data) Menu ini digunakan ketika akan menginputkan data penunjang seperti data anggota, data buku dan data pelangan, terdapat tiga sub menu STMIK-MURA Lubuklinggau 29
tersebut mempunyai fungsi masingmasing yaitu untuk menampilkan form input data anggota, form input data buku dan form input data petugas. 1. 1 Form Input Data Anggota Form ini digunakan untuk memasukan atau melakukan pengeditan data anggota. Berikut ini adalah tampilan dari form input data anggota. 4. Form Input Data Peminjaman Buku Form ini digunakan untuk memasukan atau melakukan pengeditan data peminjaman buku. Berikut ini adalah tampilan dari form input data peminjaman buku. 2. Form Input Data Buku Form ini digunakan untuk memasukan atau melakukan pengeditan data buku. Berikut ini adalah tampilan dari form input data buku. 5. Form Input Data Pengembalain Buku Form ini digunakan untuk memasukan atau melakukan pengeditan data pengembalain buku. Berikut ini adalah tampilan dari form input data pengembalain buku. 3. Form Input Data Petugas Form ini digunakan untuk memasukan atau melakukan pengeditan data petugas. Berikut ini adalah tampilan dari form input data petugas. STMIK-MURA Lubuklinggau 30
6. Menu Laporan Menu ini digunakan ketika hendak menapilkan laporan, terdapat 10 sub menu pada menu transaksi ini dan setiap sub menu laporan tersebut memiliki fungsi masing-masing. Berikut ini adalah sub menu laporan dan sub menunya. 6.1 Laporan daftar anggota keseluruhan Bagian ini merupakan output yang memberikan informasi mengenai anggota-anggota yang ada pada perpustakaan SMA Negeri Sukakarya. Berikut ini adalah tampilan dari laporan data anggota keseluruhan : Bagian ini merupakan output yang memberikan informasi mengenai buku-buku perkelompok atau perjenis buku yang ada pada perpustakaan SMA Negeri Sukakarya. Berikut ini adalah tampilan dari laporan data buku perkelompok : 6.2 Laporan daftar buku Bagian ini merupakan output yang memberikan informasi mengenai buku-buku yang ada pada perpustakaan SMA Negeri Sukakarya. Berikut ini adalah tampilan dari laporan data buku : Laporan daftar buku perpenerbit Bagian ini merupakan output yang memberikan informasi mengenai bukubuku perpenerbit atau perpenerbit buku yang ada pada perpustakaan SMA Negeri Sukakarya. Berikut ini adalah tampilan dari laporan data buku perpenerbit : Laporan daftar buku perkelompok Laporan peminjaman buku perbulan Form ini merupakan form untuk menampilkan jenis laporan peminjaman buku yang sudah direkam pada transasksi sehingga menghasilkan informasi peminjaman buku perbulan. STMIK-MURA Lubuklinggau 31
Laporan peminjaman buku perperiode Form ini merupakan form untuk menampilkan jenis laporan peminjaman buku, kemudian data tersebut direkam pada transasksi sehingga menghasilkan informasi peminjaman buku perperiode. Laporan pengembalian buku perbulan Form ini merupakan form untuk menampilkan jenis laporan pengembalain buku dari anggota, kemudian data tersebut direkam pada transasksi sehingga menghasilkan informasi Laporan pengembalian buku perbulan Laporan peminjaman buku yang masih dipinjam Form ini merupakan form untuk menampilkan jenis laporan buku yang masih dipinjam anggota, kemudian data tersebut direkam pada transasksi sehingga menghasilkan informasi buku buku yang masih dipinjam oleh anggota. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan 1. Dengan menggunakan sistem perpustakaan SMA Negeri Sukakarya akan mempercepat proses transaksi pendataan pada peminjaman buku dan pengembalian buku serta pencatatan data, sehingga dapat menghemat waktu. 2. Dengan sistem perpustakaan SMA Negeri Sukakarya akan mengurangi terjadinya kesalahan pada penginputan data dan mempermudah dalam pembuatan laporan dan dapat meningkatkan STMIK-MURA Lubuklinggau 32
kualitas pelayanan terhadap anggota. 3. Guna menyimpan data-data perpustakaan berupa data anggota, data buku, data pengembalian buku dan peminjaman buku yang ada di SMA Negeri Sukakarya. DAFTAR PUSTAKA Dahlan Al Barry, M, 1994, Kamus Ilmiah Populer, Surabaya, Arkola. Jogiyanto, HM, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset. PT. Elex Media Komputindo Sugiyono, 2005, Pemrograman Terstuktur, Panji Gumilang Press Kristanto Andri, 2008, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasi, Gava Media Swarna, 1997, Kamus Baku Dasar Bahasa Indonesia, CV. Aneka Solo STMIK-MURA Lubuklinggau 33