Standard Operating Procedure TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN BIRO AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN Universitas Brawijaya Malang 2018
LEMBAR IDENTIFIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN UN10/B10/HK.01.02.A/No. 19 03/05/2018 Ke1 Halaman... dari... TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN Proses Penanggungjawab Nama Jabatan Tandatangan Tanggal 1. Perumusan Rr. Ayu Rahardani 2. Pemeriksaan Jarot Ilhami Pengadministrasi an akademik Kasubbag akademik 3. Persetujuan Agus Yuliawan Kabag Akademik 4. Penetapan Prof Kusmartono 5. Pengendalian S. Kusnadi WR 1 Ka Biro Akademik dan kemahasiswaan Hal. i
DAFTAR ISI LEMBAR IDENTIFIKASI--------------------------------------------------------------------------------------------------------- i DAFTAR ISI --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ii A. Tujuan ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait ------------------------------------------------------------------------- 1 C. Standar Mutu yang Terkait ------------------------------------------------------------------------------------------- 1 D. Istilah dan Definisi -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 E. Urutan Prosedur ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 F. Bagan Alir ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 G. Referensi ----------------------------------------------------------------------------------- Error! Bookmark not defined. H. Lampiran ----------------------------------------------------------------------------------- Error! Bookmark not defined. Hal. ii
A. Tujuan Tindakan korektif dan pencegahan bertujuan untuk mempertahankan konsistensi serta perbaikan pengendalian produk/layanan dan dokumen-dokumen terkait di BAAK UB, guna mencegah terjadinya kembali produk/layanan yang tidak sesuai. B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Tindakan korektif dan pencegahan yang dijelaskan dalam prosedur ini diterapkan terhadap setiap proses dan produk/layanan yang terdapat dalam masing-masing bagian beserta dokumen yang terkait. C. Standar Mutu yang Terkait Renstra UB D. Istilah dan Definisi 1. Tindakan korektif: merupakan tindakan yang diambil untuk mengoreksi terjadinya kesalahan atau ketidaksesuaian yang terjadi 2. Tindakan pencegahan: merupakan tindakan yang diambil untuk mencegah terjadinya kesalahan atau ketidaksesuaian produk. E. Urutan Prosedur Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan : 1. Menyelidiki penyebab ketidaksesuaian. 2. Menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan pelanggan, dsb. 3. Mengupayakan tindakan korektif dan pencegahan. 4. Memastikan bahwa tindakan yang diambil telah dilaksanakan secara efektif. 5. Melaksanakan dan merekam perubahan prosedur yang diakibatkan dari tindakan korektif, menggunakan laporan Ketidaksesuaian, Tindakan Korektif dan Pencegahan (090000206004.01). 4.2. Pemrakarsa Tindakan Korektif 1. Dalam mengidentifikasi keperluan tindakan korektif, terkait harus mengusulkan tindakan korektif. 2. Identifikasi ketidaksesuaian harus lengkap dan terinci, jika memungkinkan, akar penyebab kejadian diidentifikasi sehingga tindakan korektif dapat dilaksanakan dengan tepat. 3. Usulan tindakan korektif akan didiskusikan dengan MR. 4.3. Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif Page 1 of 7
1. akan mengkaji setiap usulan tindakan korektif bersama dengan yang lain guna memastikan bahwa tindakan korektif telah dideskripsikan secara benar dan memadai serta menjelaskan kondisi yang memerlukan tindakan korektif tersebut. 2. Untuk kondisi yang memerlukan tindakan korektif, kesepakatan yang lain beserta tanggal penyelesaiannya akan dicatat dalam laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan (090000206004.01). 3. yang bertanggung jawab harus memastikan bahwa tindakan korektif yang disepakati telah dilaksanakan pada tanggal yang ditetapkan dan menginformasikan kepada terkait kapan verifikasi dapat dilakukan. 4. harus melakukan verifikasi terhadap penyelesaian tindakan korektif. 5. harus menandatangani verifikasi borang Rekaman Ketidaksesuaian dan Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan bila hasil tindakan korektif disetujui dan dilaksanakan secara efektif. 6. memelihara daftar status (090000206004.02) guna memastikan usulan tindakan korektif pada semua jenis pekerjaan telah diselesaikan. 7. Jika tindakan korektif yang disepakati tidak dilaksanakan, maka akan dilaporkan kepada MR beserta salinan data pendukung. 4.4. Tindakan Pencegahan 1. Bila tindakan korektif dilaksanakan, perhatian khusus harus diberikan pada tindakan pencegahan untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian. 2. Tindakan korektif berorientasi pada kondisi sekarang, sedangkan tindakan pencegahan berorientasi ke masa yang akan datang. Tindakan yang dapat direkomendasikan sebagai tindakan pencegahan antara lain sebagai berikut: a) Perbaikan suatu Proses b) Perbaikan Dokumentasi c) Perbaikan Sistem d) Perbaikan Peralatan e) Perbaikan Mutu f) Peningkatan Pelatihan g) Peningkatan Kesadaran h) Perbaikan Prosedur 3. Terlepas dari apakah tindakan korektif dan pencegahan diperlukan atau tidak, rapat akan dilaksanakan secara periodik untuk memperbaiki metode dan cara kerja agar mengurangi kemungkinan terjadinya kegagalan. Hasil rapat akan didiskusikan pada rapat tinjauan manajemen. 4.5. Tindakan Korektif dan Pencegahan untuk Keluhan Pelanggan Ketika ketidaksesuaian produk/layanan yang dikeluhkan oleh pelanggan telah diselidiki oleh MR dan yang bersangkutan, maka laporan diberikan ke Kepala BAAK yang merupakan penanggung jawab untuk memastikan bahwa keluhan tersebut telah dijawab sampai terdapat kesepakatan dengan pelanggan. 4.6 Rekaman Page 2 of 7
1. Salinan Rekaman Ketidaksesuaian dan Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan harus dipelihara oleh MR sebagai rekaman mutu. F. Bagan Alir 1. Bagan Alir Prosedur 5.1 Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan Mulai Menyelidiki Penyebab Ketidaksesuaian Menganalisis proses, operasi, kerja, rekaman mutu, keluhan pelanggan,dsb Mengupayakan Tindakan Korektif dan Pencegahan Memastikan Pelaksanaan Melaksanakan dan Merekam Perubahan Borang Tindakan Korektif dan Pencegahan Selesai Page 3 of 7
5.2 Pemrakarsa Tindakan Korektif Mulai Mengusulkan Tindakan Korektif Mengidentifikasi Borang Ketidaksesuaian Mendiskusikan Usulan Usulan Tindakan Selesai 5.3 Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif Mulai Mengkaji Usulan Tindakan Membuat Kesepakatan Tanggal Penyelesaian 090000206004.01 Memastikan Pelaksanaan Melakukan Verifikasi Memelihara Daftar Status 090000206004.01 Melaporkan Kepada MR Page 4 of 7
5.4 Tindakan Pencegahan Mulai Perbaikan Suatu Proses Perbaikan Dokumentasi Perbaikan Sistem Perbaikan Peralatan Perbaikan Mutu Peningkatan Kesadaran Perbaikan Prosedur Peningkatan Pelatihan Selesai 2. Referensi 6.1. Manual Mutu BAAK UB 2009 6.2. Dokumen Mutu Page 5 of 7
Uraian Ketidaksesuaian : Bagian Teraudit Auditor : Tgl Audit : No. CAR : Kategori: 1. Major 2. Minor 3. Observasi Penyebab/ Akar masalah : Tanda tangan Auditee Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan Auditee: Target Waktu Selesai Verifikasi : Status CAR Tanda tangan MR 1. OPEN 2. CLOSED
TEMUAN TINDAKAN STATUS TANDATANGAN NO RINGKASAN FILE LAPORAN KOREKTIF PENCEGAHAN FILE LAPORAN OPEN CLOSED AUDITEE MR Hal. 1