Pencatatan Transaksi Dalam Dokumen BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Bisnis adalah suatu urusan atau kegiatan dagang, industri atau keuangan yang dihubungkan dengan produksi atau pertukaran barang atau jasa masalah yang sering diperbincangkan di setiap negara. Perekonomian sebuah negara erat kaitannya dengan sistem dan pengelolaan aktivitas perdagangan, baik yang bersifat nasional maupun internasional. Dalam makalah ini penyusun akan membahas tentang tahap-tahap dalam transaksi bisnis. Adapun tahap-tahap dalam dokumen bisnis yaitu tahap pencatatan, tahap pengikhtisar dan tahap pelaporan. Jika melihat sejarahnya, bisnis sudah dilakukan ribuan tahun lalu. Tapi, dampak terhadap kepentingan ekonomi, kepentingan sosial, dan kepentingan politik baru dapat dirasakan beberapa abad lalu. Bisnis dan Perdagangan ternyata juga membawa dampak terhadap sektor-sektor lainnya, seperti mendorong industrialisasi, mempengaruhi kemajuan di bidang transportasi, globalisasi, serta lahirnya perusahaan multinasional. 1.2 Tujuan Makalah Adapun tujuan dari pembuatan makalah ini adalah sebagai berikut: 1. Agar mahasiswa mengetahui bagaimana ruang lingkup tahap tahap dalam transaksi bisnis. 2. Agar mahasiswa termotivasi untuk melakukan bisnis 1.3 Manfaat Adapun manfaat dari pembuatan makalah ini adalah sebagai berikut: 1. Penyusun dapat mengetahui bagaimana tahapan-tahapan dalam transaksi bisnis. 2. Penyusun dapat mengetahui bagaimana ruang lingkup dan manfaat tahapantahapan dalam transaksi bisnis. 3. Penyusun termotivasi untuk mulai melakukan bisnis. 1
BAB II PEMBAHASAN A. TAHAPAN-TAHAPAN DALAM TRANSAKSI BISNIS 1. Pencatatan Transaksi Dalam Dokumen a. Tahap pencatatan. Tahapan pencatatan adalah setiap transaksi dari suatu kegiatan usaha merupakan suatu informasi awal yang harus dicatat dan diolah, sehingga timbul laporan keuangan. Langkah-langkah untuk pencatatan transaksi keuangan perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Menyiapkan bukti pencatatan (dokumen sumber) 2. Pencatatan transaksi dalam buku harian jurnal 3. Melakukan posting kedalam buku besar. b. Tahap Pengihtisaran 1. Pembuatan neraca saldo (trial balance) 2. Jurnal penyesuaian 3. Neraca saldo disesuaikan 4. Perhitungan rugi laba dan neraca 5. Penyusunan laporan keuangan 6. Jurnal penutup 7. Pembuatan neraca saldo setelah penutupan 8. Jurnal pembalik. c. Tahap Pelaporan 1. Laporan keuangan 2. Jurnal penutup 3. Neraca saldo setelah penutupan. Sebagai hasil akhir dan tujuan akutansi adalah menghasilkan informasi ekonomi, untuk mengambil keputusan bagi pihak yang memerlukannya. Agar hasil akhir mudah dimengerti dan mudah memberikan gambaran yang jelas maka data perusan perlu diproses melalui tahaptahap dalam siklus akutansi, berdasarkan suatu prinsip Laporan keuangan dibuat pada akhir periode kutansi misal setiap 3 bulan, persemester atau setahun sekali dan sebagainya. Laporan keuangan terdiri dari : 2
1. Neraca 2. Laporan rugi/laba 3. Laporan perubahan modal 4. Laporan arus kas 5. Catatan atas laporan keuangan 6. Laporan atau informasi lain sebagai pelengkapan. 2. Jenis-Jenis dokumen Transaksi Doumen transaksi dibagi menjadi dua, yaitu : 1) Dokumen transaksi Intern, yaitu bukti transaksi yang berasal dan dilakukan di dalam lingkungan perusahaan itu sendiri. Contohnya adalah Bukti memorial, bukti kas masuk, dan bukti kas keluar 2) Dokumen transaksi Ekstern, yaitu bukti transaksi yang melibatkan pihak luar perusahaan. Contohnya adalah Faktur, Nota kontan, Nota Debet/Kredit, Cek, Bilyet Giro, dan Kuitansi. a. Faktur Faktur adalah bukti Transaksi pembelian atau penjualan barang secara kredit. b. Kuitansi Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. c. Nota kontan Nota kontan adalah bukti transaksi suatu pnjualan atau pembelian barang secara tunai d. Nota debet Nota debet adalah dokumen transaksi pengembalian barang yang telah dibeli dengan cara kredit atau pengurangan harga faktur karena barang sebagian rusak atau kualitas yang tidak sesuai dengan pesanan. e. Nota kredit Nota kredit adalah dokumen transaksi penerimaan kembali barang dagang yang telah dijual dengan cara kredit atau pengurangan harga faktur karena barang sebagian rusak atau kualitas yang tidak sesuai dengan pesanan. 3
f. Cek Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank. 3. Dalam akuntansi, dikenal 2 kelompok akun : a. Akun Riil Akun riil adalah akun-akun yang terdapat pada Neraca. Saldo dari akun riil akan dibawa terus dari satu periode akuntansi ke periode akuntansi berikutnya. Akun riil terdiri dari: 1) Asset Asset adalah manfaat ekonomi pada masa depan yang dikuasai oleh perusahaan sebagai hasil dari transaksi pada masa lalu. Aset dikelompokkan menjadi 2 kelompok: Aset Lancar Adalah aset yang menurut tujuannya akan digunakan perusahaan dalam kurun waktu kurang dari 12 bulan. Contoh aset lancar adalah kas, piutang, perlengkapan, persediaan. Aset Tetap Aset tetap adalah aset yang menurut tujuannya akan digunakan perusahaan dalam kurun waktu lebih dari 12 bulan. Contoh aset tetap adalah tanah, gedung, peralatan, dll. 2) Hutang Hutang merupakan penggunaan dari manfaat ekonomi pada masa depan dengan jalan menyerahkan aset atau jasa kepada entitas lain pada masa depan sebagai akibat dari transaksi pada masa lalu. Hutang terbagi dua: Hutang jangka pendek Adalah hutang yang akan jatuh tempo dalam kurun waktu kurang dari 12 bulan. Contohnya adalah hutang usaha, hutang dagang, dll. Hutang jangka panjang Adalah hutang yang jangka waktu jatuh temponya lebih dari 12 bulan. Contohnya adalah hutang obligasi dan hutang jangka panjang lainnya. 3) Modal Modal merupakan kekayaan bersih perusahaan atau dengan kata lain jumlah aset yang tersisa setelah dikurangi seluruh hutang yang dimiliki perusahaan. 4
b. Akun Nominal Akun nominal adalah akun-akun yang terdapat pada Laporan Laba Rugi. Saldo dari akun nominal tidak akan dibawa dari satu periode akuntansi ke periode akuntansi berikutnya. Saldo dari akun nominal akan ditutup pada setiap periode akuntansi. Yang termasuk akun nominal adalah: 1) Pendapatan Pendapatan adalah arus masuk atau peningkatan nilai aset dari suatu entitas atau penyelesaian hutang (atau kombinasi keduanya) selama suatu periode yang diperoleh dari penjualan atau produksi produk, penyerahan jasa, atau aktivitas lain yang berhubungan dengan kegiatan utama perusahaan. 2) Beban Beban adalah arus keluar/penggunaan aset atau penambahan hutang (atau kombinasi keduanya) selama suatu periode yang ditimbulkan dari pengiriman atau produksi produk, penyerahan jasa, atau aktivitas lain yang berhubungan dengan kegiatan utama perusahaan. 4. Karakteristik Akun Karakteristik akun disini maksudnya adalah letak saldo normal akun. Artinya, apabila saldo suatu akun bertambah atau berkurang, maka dimana kah akun tersebut dicatat (debit atau kredit). Hal ini sesuai dengan prinsip pencatatan dalam akuntansi atau yang lebih dikenal double entry system (sistem pencatatan berganda). Dimana setiap transaksi minimal akan mempengaruhi dua akun, satu akun di debit dan satu akun lagi di kredit. Sehingga jumlah saldo debit akan selalu sama dengan kredit. Pemahaman terhadap karakteristik akun ini sangat diperlukan dalam membuat jurnal. Berikut karakteristik akun seperti dijelaskan pada tabel dibawah ini: AKUN DEBIT KREDIT Aset Saldo Bertambah Saldo Berkurang Hutang Saldo Berkurang Saldo Bertambah Modal Saldo Berkurang Saldo Bertambah Pendapatan Saldo Berkurang Saldo Bertambah Beban Saldo Bertambah Saldo Berkurang 5
5. Tahapan-tahapan yang terjadi dalam transaksi bisnis, khususnya perusahaan yang melakukan transaksi secara kredit adalah sebagai berikut: a. Surat Pemesanan Barang Surat pemesanan barang adalah formulir dimana di dalamnya termuat pemberitahuan permintaan atau pemesanan barang atau jasa atau sesuatu yang dibutuhkan dari pihak konsumen ke pihak penyedia, termasuk permintaan pihak internal perusahaan dari satu bagian ke bagian lain. Contoh order forms sebagai berikut : 1) Di lingkungan perusahaan (Intern) a. Daftar permintaan barang Tujuan dari daftar permintaan barang adalah meminta sejumlah barang kepada atau antara bagian ke bagian atau unit didalam perusahaan. Daftar permintaan barang dibuat dalam dua rangkap, formulir asli dikirimkan kebagian yang dituju, sedangkan formulir lai dijadikan arsip di bagian atau unit peminta. b. Daftar Permintaan Pembelian (DPP) DPP dibuat dalam tiga rangkap, lembar pertama untuk bagian pembalian, lembar kedua untuk bagian gudang, lembar ketiga untuk bagian produksi. b. Purchase Order (PO) Purchase order adalah formulir yang memberitahukan pemesanan barang dari pelanggan kepada penyedia dimana di dalam formulir tersebut berisi barang-barang yang dipesan. Purchase Order dibuat dalam tiga rangkap, lembar pertama (asli) untuk bagian penjualan di pihak penjual, lembar kedua dan lembar ketiga untuk pihak pembeli. Lembar kedua diberikan kepada bagian gudang sebagai pemberitahuan bahwa permintaan akan sejumlah barang sedang dalam proses pembelian. Lembar ketiga untuk bagian akuntansi atau keuangan, lembar ini digunakan sebagai arsip pembelian. Informasi yang harus tercantum dalam Purchase Order adalah : Tanggal Nomor Nama dan alamat penjual Nama dan alamat pembeli 6
Deskripsi barang, harga satuan, kuantitas dan harga total barang Instruksi mengenai waktu pengiriman dan cara pengiriman Tanda tangan petugas pembelian c. Delivery Note atau Delivery Order (Surat Pengiriman Barang) Delivery order merupakan formulir yang isinya memberitahukan mengenai pengiriman barang dan berfungsi sebagai pengantar barang dari penyedia kepada konsumen. Delivery order dipergunakan sebagai bukti yang menyatakan bahwa barang yang telah dikirim dari penyedia ke konsumen, sedangkan bagi pihak konsumen berfungsi untuk mencocokkan barang yang diterima dengan barang yang telah dipesan. Delivery order dibuat dalam tiga rangkap dan dikirimkan semua ke konsumen. Sebelumnya, konsumen mencocokkan terlebih dahulu delivery order dengan barang yang diterima, kemudian menandatangani formulir tersebut, setelah ditandatangani, lembar pertama disimpan oleh konsumen, sedangkan lembar kedua dan ketiga dikembalikan lagi kepada penyedia, yaitu untuk bagian gudang dan bagian penjualan (guna dibuat faktur). Delivery Note memberikan informasi yang sama seperti invoice / faktur, kecuali harga yang tidak perlu dicantumkan didalamnya. Informasi yang tercantum dalam delivery order adalah ; Tanggal Nomor Nomor order (DO) Nama dan alamat pembeli Nama dan alamat penjual Deskripsi singkat tentang barang Tanda tangan pembeli Tanda tangan pengirim d. Invoice (Faktur) Faktur adalah formulir yang dibuat oleh penyedia untuk memberitahukan secara lengkap barang-barang yang sudah diterima atau sudah terjual. Faktur digunakan untuk sejumlah pembelian yang dilakukan secara kredit namun sering dipergunaan juga untuk pembelian secara tunai. 7
Faktur dibuat dalam tiga rangkap, lembar pertama dikirim kebagian keuangan di pihak konsumen, lembar kedua dan ketiga untuk pihak penyedia (Bagian Akuntansi dan Bagian Penjualan). Faktur dikirimkan oleh pihak penyedia setelah delivery order diberikan, tujuan pengiriman faktur adalah menyatakan bahwa barang-barang yang diterima atau terjual. Perbedaan delivery order dengan faktur adalah delivery order tidak mencantumkan harga barang, sedangkan faktur mencantumkan harga satuan beserta diskon barang tersebut. Informasi yang perlu dicantumkan dalam faktur adalah ; Nomor Nomor order (DO) Tanggal Deskripsi barang Kuantitas dan harga barang setiap unit Total harga barang yang telah dipesan Syarat pembayaran dan diskon penjualan Pajak penjualan Ongkos kirim atau ongkos angkut Jumlah yang harus dibayar, ditunjukkan dalam angka dan kalimat Nama dan alamat pembeli Nama dan alamat penjualan. e. Credit Note (Nota Kredit) Credit note dibuat apabila konsumen mengembalikan sejumlah barang kepada penyedia dan membatalkan pembelian atas barang-barang tersebut. Penyedia membuat dan mengirimkan credit note kepada konsumen. Credit note adalah formulir yang memberitahukan mengenai pengurangan - pengurangan terhadap barang - barang yang dikembalikan karena diterima pembeli dalam keadaan rusak, pecah, busuk dan lain - lain. Credit note dibuat dalam tiga rangkap, yaitu untuk bagian penjualan di pihak penyedia dan bagian keuangan dipihak konsumen. Jika ada pengembalian barang dari pembeli maka jumlah pembayaran adalah jumlah yang tertera pada faktur dikurangi jumlah yang terdapat pada credit note. Jika tidak ada pengembalian maka jumlah pembayarannya adalah jumlah yang tercantum 8
dalam faktur, tetapi jika ada pengembalian barang maka pajak penjualan juga ditambah dengan jumlah kredit yang diberikan pada pembeli melalui credit note. Informasi yang harus tercantum dalam credit note adalah: Nomor Nomor faktur Tanggal Nama dan alamat pembeli Nama dan alamat penjual Pajak penjualan Jumlah yang harus dibayar, ditunjukkan dalam angka dan kalimat Alasan pengembalian f. Surat Pernyataan Piutang Pada akhir periode, penyedia membuat Statement of Account yang memuat pernyataan hutang piutang yang diberikan kepada debitur pada setiap periode tertentu, umumnya dibuat sebulan sekali. Fungsinya adalah mencocokkan catatan antara penjual dan pembeli mengenai jumlah hutang piutang pembeli pada suatu periode. Pembelian secara kredit dalam satu periode tercantum dalam statement of account, dengan demikian statement of account dikirimkan setelah satu periode berlalu. Informasi yang harus tercantum dalam statement of account adalah : Nomor Tanggal Nama dan alamat pembeli Nama dan alamat penjual Jumlah hutang atau piutang dari bulan sebelumnya Perincian transaksi dalam satu periode (pembelian, pembayaran, dan pengembalian barang) Total jumlah hutang atau piutang. g. Cheque (Cek), cash atau Bilyet Giro. Cek merupakan surat perintah pembayaran dari seseorang yang menulis cek, dimana orang yang bersangkutan memiliki sejumlah dana disuatu bank tertentu dan ditunjukkan kepada bank dengan tujuan agar bank tersebut membayar kepada orang 9
atau perusahaan yang identitasnya tercantum dalam cek tersebut. Cek dapat diuangkan secara tunai dan digunakan untuk membayar sejumlah pembelian secara tunai maupun kredit. Bilyet giro adalah surat perintah pemindahbukuan dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahkan sejumlah uang di rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank lain h. Receipt (Kuitansi) Kuitansi adalah tanda bukti pembayaran uang yang dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang. Kuitansi yang asli diserahkan kepada pihak yang membayar, sedangkan tembusannya, kuitansi disimpan pihak penerima. A. Kesimpulan BAB III PENUTUP Pencatatan Transaksi Dalam Dokumen Bisnis a. Tahap pencatatan. Tahapan pencatatan adalah setiap transaksi dari suatu kegiatan usaha merupakan suatu informasi awal yang harus dicatat dan diolah, sehingga timbul laporan keuangan. b. Tahap Pengihtisaran c. Tahap Pelaporan - Laporan keuangan - Jurnal penutup - Neraca saldo setelah penutupan. Tahap-tahap dalam dekumen bisnis adalah 1. Surat pemesanan barang 2. Purcase Order ( OP) 3. Surat pengiriman barang 4. Invoice ( Faktur ) 5. Credit nota ( Nota kredit ) 6. Surat pernyataan piutang 7. Cek 10
8. Kuitansi B. Saran Dengan selesainya makalah ini, kami mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang ikut andil wawasannya dalam penulisan ini. Tak lupa kami menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, untuk itu saran dan kritik yang membangun selalu kami tunggu dan kami perhatikan. Semoga Allah SWT membalas semua jerih payah semua pihak yang telah membantu menyelesaikan makalah ini dan semoga bermanfaat bagi kita semua. Daftar Pustaka Ensiklopedia, Administrasi.2014. Arti Dokumen Menurut Ensiklopedia. Diambil darihttp://penggandaandokomenbinueka.blogspot.com/2014/03/arti-dokumen-menurutensiklopedia.html pada pukul 09.11WIB Tanggal 12 April 2015 Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran Cetakan Pertama. Penerbit Kanisius; Yogyakarta. KBBI. 2015. Diambil dari http://kbbi.web.id/dokumen pada pukul 09.41 WIB Tanggal 07 Maret 2016. KBBI. 2015. Diambil dari http://kbbi.web.id/bisnis pada pukul 17.39 WIB Tanggal 07 Maret 2016 11