PANDUAN PENGUSULAN PROGRAM BANTUAN SEMINAR / KONFERENSI INTERNASIONAL LEMBAGA PENELITIAN, PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT, DAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN INSTITUT TEKNOLOGI SUMATERA TAHUN 2018 Disusun oleh : Lembaga Penelitian, Pengabdian kepada Masyarakat, dan Penjaminan Mutu Pendidikan Institut Teknologi Sumatera Gedung C ITERA Venue Utara, Lantai 1 Jl. Terusan Ryacudu, Desa Way Hui, Kecamatan Jati Agung, Lampung Selatan Telp : 081386267380, 085896093964, e-mail lp3@itera.ac.id, web: lp3.itera.ac.id 1. LATAR BELAKANG Salah satu indikator yang menunjukkan reputasi internasional sebuah perguruan tinggi adalah jumlah karya atau hasil penelitian civitas akademika yang dipaparkan dalam forum internasional. Dalam rangka mendukung Institut Teknologi Sumatera (ITERA) menuju kampus bereputasi internasional, ITERA perlu mendorong sivitas akademika untuk berpartisipasi dalam mempresentasikan hasil penelitiannya dalam seminar ilmiah atau konferensi internasional. Pemaparan karya ilmiah dalam forum internasional ini tidak hanya bermanfaat untuk meningkatkan reputasi kampus, tetapi juga bermanfaat untuk memberi kesempatan kepada sivitas akademika di ITERA untuk berinteraksi dengan kolega dalam skala internasional guna meningkatkan prestasi dan jejaringnya. Dalam rangka mendorong dan memfasilitasi civitas akademika ITERA untuk meningkatkan interaksi dan jaringan dalam skala internasional, ITERA memberikan bantuan kepada seluruh untuk mengikuti seminar ilmiah atau konferensi internasional yang diselenggarakan di luar negeri ataupun di dalam negeri. 2. TUJUAN Program bantuan seminar / konferensi internasional ini bertujuan untuk: a) Menumbuhkembangkan budaya meneliti bagi dosen ITERA; b) Mendorong dosen ITERA untuk memaparkan hasil penelitiannya dalam kegiatan seminar ilmiah atau konferensi berskala internasional; c) Memberikan peluang jejaring dan kerjasama dosen ITERA dengan peneliti antar bangsa. 3. PERSYARATAN a) Program ini terbuka bagi semua dosen ITERA yang tercatat sebagai dosen aktif pada program studi di ITERA; b) Setiap dosen hanya berhak mendapatkan pendanaan sekali dalam 1 (satu) tahun dengan mempertimbangkan anggaran yang tersedia;
c) Diprioritaskan bagi dosen pengusul yang belum pernah mendapatkan bantuan; d) Judul makalah belum pernah mendapatkan bantuan dana dari pihak lain; e) Bantuan biaya seminar/konferensi internasional diberikan hanya kepada 1 (satu) judul makalah; f) Makalah yang ditulis merupakan hasil penelitian dan diterima untuk dipresentasikan dalam sesi oral presentation serta mencantumkan ITERA sebagai institusi penulis makalah; dan g) Makalah yang dipresentasikan pada pertemuan ilmiah tersebut belum pernah dipublikasikan dalam jurnal atau dipresentasikan dalam pertemuan ilmiah lainnya, serta diutamakan makalah dari hasil penelitian. 4. PROSEDUR PENGAJUAN 1. Pengusul diwajibkan menyusun Rencana Anggaran Biaya (RAB) penggunaan dana Program bantuan seminar / konferensi internasional. RAB disusun secara rinci dengan format seperti sebagai berikut : No Bantuan Pembiayaan Biaya (Rp) 1 Registrasi 2 Paspor* 3 Visa* 4 Tiket & airport tax 5 Transport lokal 6 Akomodasi Total *khusus untuk perjalanan ke luar negara 2. Pengusul mengajukan surat permohonan bantuan Konferensi yang ditujukan kepada Ketua LP3 ITERA dengan diketahui oleh Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan; 3. Pengusul mengajukan proposal beserta lampiran pendukung yang berisi: a. proposal (format disajikan pada Lampiran 1 dan Lampiran 2); b. abstrak makalah; c. makalah / artikel lengkap yang akan dipresentasikan; d. biodata pengusul lengkap; e. surat penerimaan makalah dipresentasikan dalam sesi oral presentation (Acceptance letter for oral presentation) dari panitia penyelenggara seminar; f. edaran / leaflet rencana seminar yang dapat menggambarkan level reputasi seminar tersebut dan penyelenggara; g. jadwal presentasi sementara yang diterbitkan oleh panitia penyelenggara seminar akan menjadi nilai tambah; h. fotokopi bukti pembayaran registrasi konferensi / seminar (jika ada); 4. Rincian biaya yang diperlukan; 5. Proposal dicetak di atas kertas ukuran A4 sebanyak 1 eksemplar (jilid rapi warna oranye) dan diserahkan ke LP3 ITERA, Gedung C ITERA Venue Utara Lantai 1, dan
5. PROSES SELEKSI 1. Proposal dari pengusul akan dinilai dan dievaluasi oleh tim reviewer berdasarkan persyaratan yang telah ditentukan; 2. Hasil seleksi akan diinformasikan di web lp3.itera.ac.id dan/atau surat pengumuman resmi; dan 3. Proposal yang tidak sesuai dengan persyaratan tidak akan diproses. 6. PELAPORAN KEGIATAN 1. Setelah selesai mengikuti seminar atau konferensi internasional peserta segera menyampaikan laporan pelaksanaan seminar kepada LP3 ITERA yang disertai bukti-bukti asli pengeluaran yang sah dan sesuai ketentuan yang berlaku paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja setelah tanggal kepulangan. Isi laporan pelaksanaan adalah sebagai berikut: a. deskripsi pelaksanaan seminar; b. rekapitulasi pengeluaran dana (dilengkapi bukti-bukti asli pengeluaran seperti tiket, boarding pass, airport tax, bukti penginapan dan nota pengeluaran lainnya yang didanai oleh LP3 ITERA); c. fotocopy sampul prosiding, daftar isi, dan artikel yang bersangkutan; d. jadwal pelaksanaan seminar; e. foto-foto kegiatan seminar; f. kelengkapan administrasi (SPPD, surat tugas dll); dan g. sertifikat (jika ada). 2. Laporan dikumpulkan dalam bentuk: a. hardcopy dalam kertas ukuran A4 sebanyak 1 eksemplar (jilid mika sampul biru) ke LP3 ITERA, Gedung C ITERA Venue Utara Lantai 1; dan b. softcopy yang dilengkapi dengan foto kegiatan dalam bentuk *.jpeg dan dikirim ke email: lp3@itera.ac.id. 7. PENUTUP Demikian Panduan Program bantuan seminar / konferensi Internasional Institut Teknologi Sumatera Tahun Anggaran 2018 ini disusun, semoga bermanfaat.
LAMPIRAN 1. SAMPUL PROPOSAL PROPOSAL BANTUAN SEMINAR / KONFERENSI INTERNASIONAL *NAMA SEMINAR / KONFERENSI,TEMPAT DAN TANGGAL PELAKSANAAN NAMA PENGUSUL (Program Studi NIDN) LEMBAGA PENELITIAN, PENGABDIAN kepada MASYARAKAT, dan PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN INSTITUT TEKNOLOGI SUMATERA 20...
LAMPIRAN 2. FORMAT PROPOSAL PROPOSAL USULAN KEGIATAN DAN RENCANA BIAYA TAHUN ANGGARAN... Nama :. NIDN :. Prodi :... Program : Bantuan Seminar / Konferensi Internasional Kegiatan :... : A. Latar Belakang / Rasional (Uraikan mengenai argumentasi tentang pentingnya kegiatan seminar / konferensi tersebut, diskripsi tentang profil kegiatan seminar / konferensi dan penyelenggara, argumentasi tentang keterkaitan tema kegiatan/seminar dengan jurusan pengusul). B. Tujuan Kegiatan (Diskripsikan tujuan yang ingin dicapai). C. Waktu dan Tempat Kegiatan D. Biaya yang dibutuhkan (Sebutkan kebutuhan dana yang diperlukan untuk kegiatan ini, sertakan tabel RAB) E. Keluaran (Outputs) Uraian Rencana (Uraikan segala sesuatu yang berupa produk/jasa baik fisik dan/atau nonfisik sebagai hasil langsung dari pelaksanaan kegiatan). (Uraikan tentang target dan rencana yang akan menjadi luaran secara kualitatif dan/atau kuantitatif). F. Indikator Output / Indikator Keberhasilan (Uraikan indikator tercapainya tujuan kegiatan secara kualitatif dan/atau kuantitatif).
G. Keberlanjutan (Uraikan tindak lanjut atau rencana kegiatan dimasa depan yang dapat menjadi keberlanjutan kegiatan yang sedang dilaksanakan). Mengetahui, Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan Lampung Selatan, 2018 Pengusul, (Nama) NIP. (Nama) NIP/NRK/NIDN.
LAMPIRAN 3. SAMPUL LAPORAN LAPORAN BANTUAN SEMINAR / KONFERENSI INTERNASIONAL NAMA SEMINAR / KONFERENSI,TEMPAT DAN TANGGAL PELAKSANAAN NAMA PENGUSUL (Program Studi/NIDN) LEMBAGA PENELITIAN, PENGABDIAN kepada MASYARAKAT, dan PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN INSTITUT TEKNOLOGI SUMATERA 20...
LAMPIRAN 4. FORMAT LAPORAN LAPORAN KEGIATAN SEMINAR / KONFERENSI INTERNASIONAL (NAMA SEMINAR) A. Pendahuluan (Diskripsikan tentang latar belakang kegiatan tersebut, penyelenggara kegiatan dan reputasi penyelenggaranya). B. Tujuan Kegiatan (Diskripsikan tentang tujuan penyelenggaraan kegiatan tersebut serta relevansi dan kebermanfaatan kegiatan tersebut bagi ITERA dan peserta). C. Peserta (Diskripsikan tentang peserta kegiatan, asal peserta dan background peserta secara general). D. Pelaksanakan (Diskripsikan tentang berlangsungnya kegiatan, tempat pelaksanaan, suasana selama kegiatan berlangsung, partisipasi peserta, dan kelengkapan pendukung kegiatan.. Sertakan foto-foto yang dapat menggambarkan diskripsi diatas). E. Anggaran dan Realisasi Dana (Diskripsikan tentang anggaran dana yang telah dibuat dan penggunaan dana secara real. Sertakan bukti-bukti pengeluaran seperti tiket perjalanan, boarding pass, airport tax, dan kuitansi pembayaran). F. Keluaran (Outputs) Target (Uraikan segala sesuatu yang berupa produk/jasa baik fisik dan/atau nonfisik sebagai hasil langsung dari pelaksanaan kegiatan). Realisasi (Uraikan tentang target dan rencana yang akan menjadi luaran secara kulitatif dan/atau kuantitatif). G. Indikator Output/Indikator Keberhasilan (Diskripsikan tentang indikator keberhasilan kegiatan. Sertakan fotokopi sertifikat atau letter of statement dari penyelenggara).
H. Keberlanjutan (Diskripsi tentang tindak lanjut kegiatan yang dapat dilakukan. Sertakan contact person dari peserta dan institusi yang terlibat dalam kegiatan tersebut untuk membangun networking ITERA). I. Hambatan (Diskripsi tentang berbagai kendala dan hambatan yang muncul selama proses aplikasi, pelaksanaan dan pelaporan). J. Evaluasi (Deskripsikan evaluasi kegiatan baik proses aplikasi maupun pengajuan dana). K. Kritik dan Saran (Berikan rekomendasi dan masukan berkaitan dengan proses aplikasi dan pengajuan dana). L. Dokumentasi (sertakan foto/materi/dokumen/sertifikat/bukti lainnya) Pelaksana Kegiatan, (Nama) NIP/NRK/NIDN
LAMPIRAN 3. FORMAT LAPORAN KEUANGAN DAN KELENGKAPAN ADMINISTRASI LAINNYA (dilampirkan di belakang laporan kegiatan) Halaman 1 Rekap Laporan Pertanggungjawaban Penggunaan Bantuan Dana Seminar / Konferensi Internasional Judul Periode -. Nomor Uraian Nominal 1 Registrasi Rp 2 Paspor* Rp. 3 Visa* Rp 4 Tiket / Airport Tax Rp 5 Akomodasi Rp Total Rp *khusus untuk perjalanan ke luar negara Lampung Selatan, 2018 Diajukan, Pelaksana Kegiatan Mengetahui, Kajur/Sekjur Nama NIP/NRK/NIDN Nama NIP Menyetujui Plt. Ketua LP3 Sukrasno NIP 195809101985031004
Halaman 2. Bukti-bukti pengeluaran Kelengkapan administrasi