Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Lamanya Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pasien Lama di Instalasi Rawat Jalan

Transkripsi

1 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Lamanya Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pasien Lama di Instalasi Rawat Jalan Teguh Kurniadi 1 dan Tri Widayanti 2 1 Program Studi Ilmu Kesehatan Masyarakat STIKes Surya Mitra Husada Kediri, Jl. Manila No. 37 Sumberece Kota Kediri, Jawa Timur, Indonesia, teguhart31@gmail.com 2 Program Studi Kesehatan Masyarakat STIKes Surya Global Yogyakarta, Jl. Ringroad Selatan Blado Potorono Banguntapan Yogyakarta, Indonesia, triwida.oku@gmail.com Abstract Background: The patient's waiting time for medical record service at outpatient registration is one of the important things that will determine the initial image of hospital services. The patient's waiting time is one of the potential components causing patient dissatisfaction with the service of a hospital. Provision of outpatient medical record documents is an activity undertaken after the patient enrolls in the outpatient registration and documents up to the polyclinic. Standard of provision of outpatient medical record document according to SK Menkes RI No.129/Menkes/SK/II/2008 is 10 minutes, but in fact there is still a lot of time finding of medical record document in hospital more than 10 minutes. Objective: To know the time of medical record document of outpatient patient and to know the cause of the delay in providing medical record document for outpatient at Gondanglegi Islam Hospital. Method: Qualitative research with descriptive observational design in June Research subjects were the old patients who enrolled in the outpatient section of 98 patients and two filling officers. Results: This study shows that the average time of medical records of outpatient medical records at Gondanglegi Islamic Hospital was 17.4 minutes. This problem is caused absence of special officer of medical record document distribution. Conclusion: The timing of the outpatient medical record document at the Gondanglegi Islamic Hospital is still far from the standard set by the Ministry of Health. Keywords: Medical record service, Outpatient patient, Waiting time PENDAHULUAN Waktu tunggu pasien terhadap pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat jalan merupakan salah satu hal penting yang akan menentukan citra awal pelayanan rumah sakit. Waktu tunggu pasien merupakan salah satu komponen yang potensial menyebabkan ketidakpuasan pasien. Pasien akan menganggap pelayanan kesehatan jelek apabila sakitnya tidak sembuhsembuh, antrian lama, dan petugas kesehatan tidak ramah meskipun profesional (Wijono, 2000). Berdasarkan Keputusan Mentri Kesehatan RI No.129/Menkes/SK/II/2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit adalah ketentuan tentang jenis dan mutu pelayanan dasar yang merupakan urusan wajib daerah yang 270

2 berhak diperoleh setiap warga secara minimal. Juga merupakan spesifikasi teknis tentang tolak ukur pelayanan yang minimum yang diberikan oleh Badan Layanan Umum kepada masyarakat. Standar waktu pelayanan rawat jalan adalah 10 menit (Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia, 2008). Berdasarkan hasil studi pendahuluan di bagian pendaftaran rekam medis rawat jalan Rumah Sakit Islam Gondanglegi selama 4 jam mulai pukul WIB ditemukan bahwa dari 5 pasien menunjukan rata-rata waktu tunggu selama 11,2 menit terhadap pelayanan rekam medis. Waktu tersebut dicatatt mulai dari kedatangan pasien di tempat pendaftaran pasien sampai berkas dokumen rekam medis rawat jalan di ambil oleh petugas poli. Dalam pelayanan rawat jalan di rumah sakit, waktu tunggu adalah waktu yang dipergunakan oleh pasien untuk mendapatkan pelayanan rawat jalan dari tempat pendaftaran sampai masuk ke ruang pemeriksaan dokter. Disebut cepat jika waktu tunggu kurang dari atau sama dengan 10 menit, dan disebut lama jika waktu tunggu lebih dari 10 menit (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2006). Bila waktu tunggu pasien di bagian rekam medis rawat jalan terhitung lama, maka hal tersebut berpengaruh pada citra rumah sakit yang kemungkinan besar berpengaruh pada tingkat kepercayaan pasien di masa mendatang. Oleh karena itu penelitian terhadap waktu tunggu pasien dan faktor-faktor yang mempengaruhi lamanya waktu tunggu tersebut dirasa penting dengan harapan hasilnya dapat dijadikan sebagai bahan dalam upaya perbaikan pelayanan oleh pihak rumah sakit. Rumusan masalah dari pemaparan latar belakang tersebut adalah berapa rata-rata waktu tunggu pasien di bagian rekam medis Rumah Sakit Islam Gondanglegi dan faktorfaktor apa saja yang mempengaruhi lamanya waktu tunggu tersebut? TUJUAN PENELITIAN Tujuan penelitian ini adalah mengetahui rata-rata lama waktu pasien untuk menunggu dokumen rekam medis disediakan oleh petugas rekam medis sebagai dokumen pemeriksaan ke poli, mengetahui faktor-faktor yang menyebabkan lamanya waktu yang di perlukan tersebut sebagai bahan perbaikan mutu pelayanan di Rumah Sakit Islam Gondanglegi pada bulan Juni METODE PENELITIAN Penelitian ini menggunakan metode kualitatif POPULASI DAN SAMPEL Populasi dalam penelitian ini adalah jumlah pasien lama yang mendaftar di poli rawat jalan pada bulan Juni 2016 yaitu sebanyak 6043 pasien. Jumlah sampel dihitung dengan menggunakan rumus slovin.,sehigga didapatkan 98 pasien dan ditambah 2 petugas filling. Teknik 271

3 pengambilan sampel dengan Accidental Sampling TEKNIK PENGUMPULAN DATA Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini dengan cara observasi terhadap waktu penyediaan berkas rekam medis pasien dan wawancara kepada petugas filling. TEKNIK ANALISIS DATA Data waktu yang dibutuhkan dalam dianalisis dengan cara menjumlahkan seluruh waktu yang dibutuhkan untuk menyediakan dokumen rekam medis kemudian dibagi dengan jumlah dokumen yang disediakan. Sedangkan data hasil wawancara dianalisis dengan membandingkan teori-teori atau hasil penelitian yang telah ada. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Hasil data penelitian kegiatan waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan dari ruang fillinghinggadokumensampai di poliklinik atau di ambil oleh petugas poli di Rumah Sakit Islam Gondanglegi pada bulan juni 2016 diperoleh data sebagai berikut.: Tabel 1. Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan Jumlah Waktu Poliklinik Jumlah yang Kunjungan Dibutuhkan (Menit) P. Obgyn 6 94 P Ortopedi P. Anak P. Bedah 2 36 P. Gigi 4 25 P. Mata 3 37 P. Syaraf P. Umum P. THT 2 29 Total Rata-rata 17,4 Sumber: Data primer penelitian, juni 2016 Pengolahan data lama tunggu dianalisis dengan menjumlahkan seluruh waktu yang butuhkan dalam menyediakan dokumen rekam medis dibagi jumlah kunjungan yang kemudian menghasilkan rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyediakan satu dokumen rekam medis pasien. Berikut rumus yang digunakan untuk pengolahan data lama tunggu (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2006). 272

4 Keterangan: Numerator adalah jumlah kumulatif waktu penyediaan rekam medis sampel rawat jalan yang diamati. Denominator adalah total sampel yang diamati. Dari hasil penelitian, di peroleh rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis adalah 17,4 menit. Angka 17,4 menit ini diperoleh dari total selisih waktu mulai pasien mendaftar sampai berkas diambil oleh petugas poli kemudian dibagi dengan jumlah sampel yaitu sebanyak 98 sampel. Waktu ini jauh dari standar yang ditentukan oleh Menteri Kesehatan yaitu 10 menit. Meurut hasil peneitian dari Widiarta, dkk (2013) lamanya waktu antara lain disebabkan pasien yang tidak membawa kartu identitas berobat. Apabila dibandingkan dengan pasien yang membawa kartu identitas berobat perbedaan ratarataya 3,5 menit. Faktor-Faktor yang Mempe ngaruhi Lama Waktu Penye diaan Dokumen Rekam Medis 1. Sumber Daya Manusia Hasil wawancara menun jukkan data karakteristik petugas filing di Rumah Sakit Islam Gondanglegi sebagai berikut :Tabel 2. Data Karakteristik sumber daya manusia di bagian filling Karakteristik Petugas A Petugas B Jenis kelamin Perempuan Perempuan Usia 36 th 38 th Pendidikan D1 Akuntansi SMK Lama Kerja 1 tahun 2 tahun Mengikuti Pelatihan RM Belum pernah Belum pernah Sumber: Data primer penelitian, juni 2016 Jumlah petugas filing Rumah Sakit Islam Gondanglegi adalah 2 orang. Saat pasien sedang ramai, dua orang akan cukup kesulitan dalam melayani penyediaan dokumen rekam medis. Terlebih jika salah satu diantaranya tidak dapat masuk kerja. Hal ini dapat menyebabkan waktu tunggu pasien semakin lama dan beban kerja petuas semakin berat. Hal ini sesuai dengan hasil penelitian dari Maryati (2013) yang menyatakan beban kerja petugas filling memiliki pengaruh yang cukup kuat tehadap rata-rata waku rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen. 273

5 Jenis kelamin kedua petugas filling adalah perempuan. Hasil survei menggambarkan bahwa perempuan lebih rajin dan rapi dibandingkan laki-laki. Hal ini bisa dijadikan dasar sebagai kecocokan perempuan dalam pekerjaan pengarsipan seperti filling agar berkas tersusun rapi dan mudah untuk dicari kembali. Namun disisi lain, perempuan memiliki keterbatasan ruang gerak dalam pekerjaan karena waktunya terbagi dengan mengur us pekerjaan rumah tangga. Usia petugas filing A adalah 36 tahun danpetugas filling B adalah 38 tahun. Dilihat dari segi usia, petugas filling Rumah Sakit Islam Gondanglegi ini sudah masuk dalam kategori usia matang atau dewasa. Menurut (Hurlock, 2002) umur adalah usia seseorang yang dihitung sejak lahir sampai dengan batas terakhir masa hidupnya. Semakin cukup umur, tingkat kematangan dan kekuatan seseorang akan lebih matang dalam berfikir dan bekerja. Dari segi kepercayaan masyarakat, seseorang yang lebih dewasa akan lebih dipercaya dari orang yang belum cukup kedewasaannya. Hal ini sebagai akibat dari pengalaman dan kemata ngan jiwanya. Demikian juga dalam umur pegawai dalam melaksanakan kegiatan pelayanan. Makin tua umur seseorang makin konstruktif dalam mengatasi masalah dalam pekerjaan, dan makin terampil dalam memberikan pelayanan kepada klien.. Tingkat pendidikan petugas filling A adalah D1 akuntansi dan petugas filling B adalah SMK. Ditinjau dari segi pendidikan, petugas filling belum memenuhi persyaratan. Nursalam, 2001 menjelaskan bahwa pendidi kan dapat mempenga ruhi perilaku seseorang akan pola hidup, terutama dalam memotivasi untuk siap berperan serta dalam pembangunan kesehatan. Semakin tinggi pendidikan seseorang, semakin mudah menerima informasi sehingga semakin meningkat pula kinerjanya. Sebaliknya, pendidikan yang kurang akan menghambat perkembangan sikap seseorang terhadap nilai-nilai yang baru diperkenalkan. Faktor pendidikan seseorang sangat menentukan kesiapan dalam memberikan pelayanan, orang yang berpendidikan tinggi akan lebih mampu mengatasi masalah dan berperan lebih baik dan efektif serta konstruktif dari pada yang berpendidikan rendah. Selain itu, dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis disebutkan bahwa Perekam Medis adalah seorang yang telah lulus pendidikan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan sesuai ketentuan peraturan perundang undangan. Karena pekerjaan filling adalah bagian dari pekerjaan rekam medis, maka 274

6 sebaiknya petugas filling juga diambil dari lulusan pendidikan rekam medis guna menunjang kelancaran serta mutu pelayanan rumah sakit kepada pasien. Masa kerja petugas filing A adalah 1 tahun dan petugas filling B adalah 2 tahun. Pengalaman adalah guru yang baik, oleh sebab itu pengalaman identik denagn lama bekerja (masa kerja). Pengalaman itu merupakan suatu cara untuk memperoleh kebenaran pengetahuan dalam upaya meningkatkan pelayanan kepada pasien (klien). Hal ini dilakukan dengan cara mengulang kembali pengalaman yang diperoleh dalam memecahkan permasalahan yang dihadapi pada masa yang lalu. Sehingga dapat dikatakan, semakin lama seseorang bekerja semakin baik pula dalam memberikan pelayanan (Notoatmodjo, 2003). Kedua petugas filling tersebut belum pernah mengikuti pelatihan tentang rekam medis. Pelatihan kompetensi bidang ilmu yang ditekuni sangatlah penting guna menunjang kelancaran pekerjaan serta memperbaiki mutu pelayanan. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis juga menyebutkan bahwa Perekam Medis dalam memberikan pelayanan harus sesuai dengan kompetensi, berdasarkan pendidikan dan pelatihan serta berkewajiban mematuhi Standar Profesi Perekam Medis(Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia, 2013). 2. Sumber Daya Material Sumber daya material yang diteliti yaitu meliputi bahan, peralatan,dan fasilitas yang terdapat di bagian rekam medis Rumah Sakit Islam Gondanglegi. a) Peralatan Peralatan pokok di bagian rekam medis filing sudah tersedia, yaitu buku register, Rekam medis diberi map atau sampul, tanda petunjuk (Tracer/Outguide) guna mempercepat pekerjaan menyimpan dan menemukan rekam medis, kartu permintaan (berbentuk formulir) bagi peminjam rekam medis, tersedia kode warna map atau sampul untuk mencegah kekeliruan simpan dan memudahkan mencari map yang salah sudah tersedia. Peralatan penunjang yang belum ditemukan adalah komputer untuk entry data dan telepon. Komputer hanya disediakan di bagian pendaftaran, karena rekam medis Rumah Sakit Islam Gondanglegi ini belum terkomputeri sasi penuh. b) Fasilitas Fasilitas yang tersediadi bagian rekam medis filling di Rumah Sakit Islam Gondanglegi yaitu ruang cukup aman untuk melindungi dari 275

7 kehilangan, kerusakan, serta mencegah digunakan oleh yang tidak berkepentingan, ruang rekam medis cukup luas untuk petugas rekam medis menjalankan tugasnya, penerangan tempat penyim panan baik, pemeliharaan kebersihan baik, ruang penyimpanan rekam medis aktif cukup luas untuk semua data. Fasilitas yang belum terpenuhi yaitu, suhu ruangan tempat bekerja masih kurang menyegarkan karena kurangnya fentilasi didalam ruang penyimpanan.hal ini dapat menyebabkan aktivitas petugas menjadi terganggu karena tidak nyaman berada di ruang tersebut. KESIMPULAN Hasil penelitian ini menggambarkan rata-rata waktu rawat jalan di Rumah Sakit Islam Gondanglegi dibawah Standar Pelayanan Minimal (SPM) yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan. Faktor-faktor yang mempengaru hi lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyediakan dokumen rekam medis pasien: dilihat dari segi sumber daya manusia yaitu jumlah perugas filling yang hanya dua orang perempuan yang dapat menyebabkan lamanya pelayanan saat pasien sedang ramai atau salah satu diantaranya izin atau cuti kerja, latar belakang pendidikan petugas filling bukan dari pendidikan rekam medis serta belum pernah mengikuti pelatihan skill di bidang rekam medis dan pengalaman kerja satu petugas yang masih kurang dari satu tahun; sedangkan dari segi sumber daya material yaitu proses pencarian dokumen di ruang filling belum terkomputerisasi serta suhu udara dalam ruangan penyimpanan berkas yang kurang diperhatikan kenyamanannya. DAFTAR PUSTAKA Departemen Kesehatan Republik Indonesia (2006) Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Indonesia. Hurlock, E.. (2002) Psikologi Per kembangan. 5th edn. Jakarta: Erlangga. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia (2008) Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit No.129/Menkes/ SK/II/2008 Maryati, W. (2013). Beban Kerja Petugas Filling terhadap Ratarata Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan. Dalam Jurnal Maajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol 3 No 2, Oktober 2013: hal Notoatmodjo, S. (2003) Pendidikan dan Perilaku Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia (2013) Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2013 Tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis. doi: /CBO

8 4. Widiarta, A, L Hendro B dan Astuti,R. (2014). Tinjauan Penggunaan Kartu Identitas Berobat dan Lama Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Lama di RSUD H Damanhuri Barabai tahun Dalam Jurnal Jurkessia Vol V No 1, November 2014: hal Wijono, D. (2000) Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan. Airlangga University Press. 277