MODUL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PRAJABATAN GOLONGAN I DAN II

Transkripsi

1 MODUL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PRAJABATAN GOLONGAN I DAN II Prof. Dr. Juni Pranoto, M.Pd Dra. Wahyu Suprapti, MM Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia 2006

2 Hak Cipta Pada: Lembaga Administrasi Negara Edisi Tahun 2006 LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA KATA PENGANTAR Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Jl. Veteran No. 10 Jakarta Telp. (62 21) Ext. 193, 197 Fax. (62 21) (Team Building) Jakarta LAN hlm: 15 x 21 cm ISBN: Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2005 Tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Menengah Nasional telah menetapkan bahwa visi pembangunan nasional adalah: (1) terwujudnya kehidupan masyarakat yang aman, bersatu, rukun dan damai; (2) terwujudnya masyarakat, bangsa, dan negara yang menjunjung tinggi hukum, kesetaraan dan hak asasi manusia; serta (3) terwujudnya perekonomian yang mampu menyediakan kesempatan kerja dan penghidupan yang layak serta memberikan pondasi yang kokoh bagi pembangunan yang berkelanjutan. Untuk mewujudkan visi ini, mutlak diperlukan peningkatan kompetensi Pegawai Negeri Sipil (PNS), khususnya para Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) yang akan menjadi PNS. PNS memainkan peran dan tanggungjawabnya yang sangat strategis dalam mendorong dan mempercepat perwujudan visi tersebut. Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan PNS mengamanatkan bahwa Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Prajabatan dilaksanakan untuk memberikan pengetahuan dalam rangka pembentukan wawasan kebangsaan, kepribadian dan etika PNS, disamping pengetahuan dasar tentang sistem penyelenggaraan pemerintahan negara, bidang tugas, dan budaya organisasi agar mampu melaksanakan tugas pokok dan fungsinya sebagai pelayan masyarakat. Untuk mewujudkan PNS yang memiliki kompetensi sesuai dengan amanat PP 101 Tahun 2000 maka seorang CPNS harus mengikuti dan lulus Diklat Prajabatan sebagai syarat untuk dapat diangkat menjadi PNS. iii

3 iv Untuk mempercepat upaya meningkatkan kompetensi tersebut, Lembaga Administrasi Negara (LAN) telah menetapkan kebijakan desentralisasi dengan pengendalian kualitas dengan standar tertentu dalam penyelenggaraan Diklat Prajabatan. Dengan kebijakan ini, jumlah penyelenggaraan dapat lebih menyebar disamping jumlah alumni yang berkualitas dapat meningkat pula. Standarisasi meliputi keseluruhan aspek penyelenggaraan Diklat, mulai dari aspek kurikulum yang meliputi rumusan kompetensi, mata Diklat dan strukturnya, metode dan skenario pembelajaran dan lain-lain sampai pada aspek administrasi seperti persyaratan peserta, administrasi penyelenggaraan, dan sebagainya. Dengan standarisasi ini, maka kualitas penyelenggaraan dan alumni diharapkan dapat lebih terjamin. Salah satu unsur Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan yang mengalami penyempurnaan antara lain modul atau bahan ajar untuk para peserta. Oleh karena itu, kami menyambut baik penerbitan modul yang telah disempurnakan ini, sebagai antisipasi dari perubahan lingkungan stratejik yang cepat dan luas diberbagai sektor. Dengan kehadiran modul ini, kami mengharapkan agar peserta Diklat dapat memanfaatkannya secara optimal, bahkan dapat menggali keluasan dan kedalaman substansinya bersama melalui diskusi sesama dan antar peserta dengan fasilitator para Widyaiswara dalam proses kegiatan pembelajaran selama Diklat berlangsung. Kepada penulis dan seluruh anggota Tim yang telah berpartisipasi, kami haturkan terima kasih. Semoga buku hasil perbaikan ini dapat dipergunakan sebaik-baiknya. Jakarta, 2006 KEPALA LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA REPUBLIK INDONESIA SUNARNO DAFTAR ISI KATA PENGANTAR...iii DAFTAR ISI...v BAB I PENDAHULUAN...1 A. Deskripsi Singkat...1 B. Tujuan Pembelajaran...2 C. Pokok Bahasan dan Sub Pokok Bahasan...2 BAB II KONSEPSI DASAR MEMBANGUN TIM EFEKTIF...4 A. Pengertian Tim Efektif...4 B. Hakekat dan Ciri Organisasi Sebagai Tim...8 C. Manfaat Membangun Tim yang Efektif...10 D. Latihan...13 E. Rangkuman...14 F. Evaluasi...16 BAB III KERJASAMA DALAM MEMBANGUN TIM EFEKTIF...17 A. Pengertian dan Unsur-Unsur Tim Yang Dinamis...17 B. Manfaat Membangun Tim Dinamis...18 C. Tahapan Perkembangan Tim...21 D. Membangun Rasa Kebersamaan Tim...22 E. Membangun Kebanggaan Tim...25 F. Latihan...26 G. Rangkuman...27 H. Evaluasi...27 BAB IV PEMECAHAN MASALAH SECARA WIN- WIN SOLUTION...29 A. Pengertian dan Respon Terhadap Konflik...29 B. Langkah-Langkah Penyelesaian Konflik...34 C. Gaya Tanggapan Konflik...37 D. Latihan...39 E. Rangkuman...39 v

4 vi vii F. Evaluasi...41 BAB VI PENUTUP...42 A. Evaluasi...42 B. Tindak Lanjut Pengembangan...43 DAFTAR PUSTAKA...44 PANDUAN BAGI FASILITATOR...45

5 BAB I PENDAHULUAN A. Deskripsi Singkat Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah unsur Aparatur Negara dan Abdi Negara yang selalu menjunjung tinggi harkat dan martabat bangsa. Untuk itu maka seorang PNS perlu memiliki kompetensikompetensi yang disyaratkan agar mampu mengemban tugas dan fungsinya dengan baik. Salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh PNS adalah kemampuan bekerja dalam suatu Tim. Berkaitan dengan hal tersebut maka dalam Diklat Prajabatan Golongan I dan II diberikan muatan mata Diklat Membangun Kerjasama TIM (TEAM BUILDING). Mata Diklat ini dimaksudkan untuk meningkatkan kompetensi Calon PNS dalam hal penerapan konsepsi Team Building secara efektif dan efisien. Hal-hal yang dibahas meliputi: (1) Konsepsi dasar membangun tim yang efektif dengan sub bahasan Pengertian dan Manfaat Membangun Tim yang efektif (Pengertian Tim yang efektif; Perbedaan kelompok dan Tim; Hakikat dan ciri organisasi sebagai Tim; Manfaat membangun Tim yang efektif. (2) Kerjasama Dalam Membangun Tim yang efektif dengan sub bahasan meliputi: Pengertian dan unsur-unsur Tim yang dinamis; Manfaat membangun Tim dinamis; Tahapan perkembangan Tim; Membangun rasa kebersamaan Tim; Membangun kebanggaan Tim. (3) Pemecahan Masalah Secara Win-win Solution dengan sub bahasan meliputi: Pengertian dan 1

6 2 Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 3 respon terhadap konflik, langkah-langkah penyelesaian konflik, gaya tanggapan konflik. B. Tujuan Pembelajaran 1. Tujuan Pembelajaran Umum (TPU) Setelah selesai proses pembelajaran peserta diharapkan mampu menerapkan Konsep Team Building secara efektif dan efisien dalam pelaksanaan Diklat. 2. Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK) Setelah selesai pembelajaran peserta dapat: a. Menjelaskan Konsepsi Dasar Membangun Tim yang efektif; b. Mempraktikkan Kerjasama Dalam Membangun Tim yang efektif; c. Menjelaskan Teknik Pemecahan Masalah secara Win-win Solution. e. Membangun kebanggaan Tim. 3. Pemecahan Masalah Secara Win-win Solution a. Pengertian dan respon terhadap konflik; b. Langkah-langkah penyelesaian konflik; c. Gaya tanggapan konflik. C. Pokok Bahasan dan Sub Pokok Bahasan 1. Konsepsi Dasar Membangun Tim yang efektif a. Pengertian Tim yang efektif; b. Perbedaan kelompok dan Tim; c. Hakikat dan ciri organisasi sebagai Tim; d. Manfaat membangun Tim yang efektif. 2. Kerjasama Dalam Membangun Tim yang efektif a. Pengertian dan unsur-unsur Tim yang dinamis; b. Manfaat membangun Tim dinamis; c. Tahapan perkembangan Tim; d. Membangun rasa kebersamaan Tim;

7 Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 5 BAB II KONSEPSI DASAR MEMBANGUN TIM EFEKTIF Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah selesai pembelajaran peserta dapat menjelaskan Konsepsi Dasar Membangun Tim Yang Efektif. A. Pengertian Tim Efektif TIM? KELOMPOK? Berikut ini akan dikutip beberapa pengertian kelompok sebagai berikut: 1. W. H. Y. Sprott memberikan pengertian kelompok sebagai beberapa orang yang bergaul satu dengan yang lain; 2. Kurt Lewin berpendapat bahwa The essence of a group is not the similarity or dissimilarity of its members but their interdepence ; 3. H. Smith menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan kelompok adalah suatu unit yang terdapat beberapa individu, yang mempunyai kemampuan untuk berbuat dengan kesatuannya dengan cara dan atas dasar kesatuan persepsi. 4. Kelompok adalah sekumpulan dua orang atau lebih yang satu sama lain saling berinteraksi dalam mencapai tujuan bersama. Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan Kelompok adalah suatu unit yang merupakan sekelompok/sekumpulan dua orang atau lebih yang satu sama lain berinteraksi dalam mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan secara bersama-sama dalam suatu wadah tertentu. Dari pengertian itu, maka kelompok yang dibahas dalam modul ini adalah kelompok formal, yaitu suatu kelompok yang memiliki ciri-ciri sebagai berikut: Dalam pembelajaran ini Saudara akan diajak untuk mencermati apakah Tim sama dengan kelompok. 4

8 6 Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 7 Memiliki keberadaan untuk melaksanakan tugas-tugas organisasi atau pekerjaan-pekerjaan yang tidak berkaitan; Orang-orang yang ditunjuk oleh organisasi yang bersangkutan untuk menjalankan peran resmi tertentu, misalnya sebagai Kepala Bagian, Kepala Seksi dan lain sebagainya; Memiliki struktur, hubungan tugas dan hirarkis yang telah digariskan secara jelas. (Achieving goals through team work, dialih bahasakan oleh Wandi S. Brata dan rekan dalam buku Mencapai Sasaran melalui Kerjasama Tim ). Dari pengertian di atas muncul dalam benak kita apakah kelompok sama dengan Tim? Kelompok belum tentu merupakan Tim, namun Tim pasti merupakan suatu kelompok. Ini berarti bahwa kelompok akan menikmati keberhasilan yang luar biasa jika menjadi satu kesatuan yang lebih produktif yang disebut dengan Tim. Tim adalah kumpulan orang-orang yang memiliki kebutuhan tertentu. Lalu apakah perbedaan antara kelompok dengan Tim? Robert B. Maddux dalam bukunya Team Building membedakan keduanya adalah sebagai berikut: Kelompok Anggota menganggap pengelompokan mereka semata-mata untuk kepentingan Administratif. Individu bekerja secara mandiri, kadang-kadang berbeda tujuan dengan individu yang lainnya; Anggota cenderung memperhatikan dirinya sendiri karena tidak dilibatkan dalam penetapan sasaran. Kadang-kadang pendekatannya hanya sebagai tenaga bayaran; Anggota diperintah untuk mengerjakan pekerjaan, bukan diminta saran untuk mencapai sasaran yang terbaik; Anggota tidak percaya pada motif rekan-rekan kerjanya karena tidak memahami peran anggota lainnya. Menyatakan pendapat atau menyampaikan kritik dianggap sebagai upaya memecah belah; Anggota kelompok sangat berhati-hati dalam menyampaikan pendapatnya, karena kurang saling toleransi; Apabila menerima Diklat yang memadai dalam penerapannya sangat dibatasi oleh pimpinan; Anggota berada dalam suatu konflik tanpa mengetahui sebab dan cara pemecahan masalahnya; Anggota tidak didorong untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan. Tim Efektif Anggota menyadari ketergantungan diantara mereka dan memahami bahwa sasaran pribadi maupun Tim paling baik dicapai dengan cara saling mendukung. Waktu akan sangat efektif karena masing-masing sangat memahami dan tidak mencari keuntungan diatas anggota Tim yang lain; Anggota Tim ikut merasa memiliki pekerjaan dan organisasinya karena mereka memiliki komitmen terhadap sasaran yang akan dicapai;

9 8 Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 9 Anggota memiliki kontribusi terhadap keberhasilan organisasi; Anggota bekerja dalam suasana saling percaya dan didorong untuk mengungkapkan ide, pendapat, ketidaksetujuan serta mencetuskan perasaan secara terbuka. Pertanyaan yang muncul akan disambut dengan baik; Anggota menjalankan komunikasi dengan tulus. Mereka saling memahami sudut pandang masing-masing; Para anggota didorong untuk menambah keterampilan dan menerapkannya dalam Tim, mereka menerima dukungan penuh dari Tim; Mereka menyadari bahwa konflik dalam Tim merupakan hal yang wajar, karena dengan konflik merupakan kesempatan untuk mengembangkan ide dan kreativitas. Apabila terjadi suatu konflik akan diselesaikan secara konstruktif; Anggota berpartipasi aktif dalam pengambilan keputusan yang mempengaruhi Tim. Meskipun mereka menyadari bahwa keputusan tetap ditangan pemimpin apabila Tim menemui jalan buntu. Tujuannya adalah memperoleh hasil yang positif. B. Hakekat Dan Ciri Organisasi Sebagai Tim Dalam uraian di atas telah diuraikan pengertian tentang Tim. Tim dapat disimpulkan sebagai suatu kelompok yang memiliki keikatan dan intereaksi yang harmonis memacu terjadinya perubahan, pertumbuhan dan perkembangan pribadi maupun organisasi. Keikatan dan intereaksi yang harmonis tersebut akan muncul dalam bentuk keterpaduan pola pikir (way of Thinking), pola emosi dan motivasi (way of feeling) dan pola tindak (way of Action) (Prajudi Atmosoedirdjo: 1989). Adanya keterpaduan pola pikir, pola emosi, motivasi dan persepsi serta pola tindak, memudahkan terjadinya titik temu berbagai keinginan dan interest ke dalam tujuan bersama (Common Goal). Masalah paling rawan dalam organisasi adalah apabila keinginan dan interes individu dalam organisasi saling berhadap Menangkalah yaitu munculnya banyak vested-interest. Demikian pula dalam organisasi penyelenggaraan Diklat apabila sudah terjadi hal yang demikian misalnya antara panitia penyelenggara dengan peserta Diklat atau Widyaiswara, maka organisasi tidak akan berjalan dengan efektif. Akibatnya tujuan Diklat secara umum tidak akan tercapai. Steven Covey (1997) menemukan tujuh resep habits yang perlu dimiliki oleh individu yang ingin memiliki keefektifan yang tinggi yaitu: (1) Proaktif, (2) Mendahulukan yang utama, (3) Selalu memulai dengan tujuan akhir, (4) Pendekatan menang-menang, (5) Berusaha mengerti orang lain sebelum dimengerti oleh orang-orang lain, (6) Selalu menciptakan sinergi, keterpaduan dan kebersamaan serta, (7) Selalu mengasah dan mengembangkan diri baik fisik, sosial maupun nilai-nilai. Dari ketujuh habits tersebut yang menonjolkan adanya Tim adalah pendekatan menang-menang, mengerti orang lain dan selalu bersinergi. Tidak ada manusia yang sempurna, oleh karena itu manusia perlu melaksanakan kegiatan bersama secara efektif sehingga pekerjaan akan berjalan dengan efektif, oleh karena itu

10 10 Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 11 diperlukan sebuah Tim yang efektif. Tipe yang bagaimanakah anda? Silahkan anda meluangkan waktu sejenak untuk menggali potensi diri anda dalam membangun Tim yang efektif. Apakah Tim akan efektif apabila telah didukung oleh anggota Tim yang mampu berperan dengan baik? Belbin: 1991 mengatakan bahwa ciri atau kondisi organisasi juga merupakan faktor dominan. Adapun ciri-ciri atau kondisi organisasi sebagai Tim tidak akan berhasil apabila: 1. Desain visi, misi dan strategi organisasi yang kurang imaginable, feasible, communicable; 2. Moral atau semangat Tim rendah; 3. Konflik of interest pribadi merebak; 4. Kemampuan mental (Intelegensia, Kreativitas) rendah; 5. Seleksi kurang berhasil; 6. Kepribadian yang dominan introvet atau ekstrovet; 7. Komposisi susunan Tim yang kurang efektif; 8. Ketidakjelasan peran Tim dan anggota-anggotanya; 9. Tertutup untuk dievaluasikan; 10. Pemberdayaan kurang efektif. C. Manfaat Membangun Tim Yang Efektif Apakah manfaat membangun Tim yang efektif? Robert B. Maddux dalam bukunya Team Building mengatakan bahwa manfaat membangun Tim yang efektif adalah sebagai berikut: 1. Dengan adanya Tim, maka sasaran yang realistis ditentukan, dan dapat dicapai secara optimal; 2. Anggota Tim dan Pemimpin Tim memiliki komitmen untuk saling mendukung satu sama lain agar Tim berhasil; 3. Anggota Tim memahami prioritas anggota lainnya, dan dapat saling membantu satu sama lain; 4. Komunikasi bersifat terbuka, diskusi cara kerja baru atau memperbaiki kinerja lebih berjalan secara baik, karena anggota Tim terdorong untuk lebih memikirkan permasalahannya; 5. Pemecahan masalah lebih efektif karena kemampuan Tim lebih memadai; 6. Umpan balik kinerja lebih memadai karena anggota Tim mengetahui apa yang diharapkan dan dapat membandingkan kinerja mereka terhadap sasaran Tim; 7. Konflik diterima sebagai hal yang wajar, dan dianggap sebagai kesempatan untuk menyelesaikan masalah. Melalui diskusi tersebut konflik bisa diselesaikan secara maksimal; 8. Keseimbangan tercapainya produktivitas Tim dengan pemenuhan kebutuhan pribadi; 9. Tim dihargai atas hasil yang sangat baik, dan setiap anggota dipuji atas kontribusi pribadinya; 10. Anggota kelompok termotivasi untuk mengeluarkan ideidenya dan mengujinya serta menularkan dan mengembangkan potensi dirinya secara maksimal; 11. Anggota kelompok menyadari pentingnya disiplin sebagai kebiasaan kerja dan menyesuaikan perilakunya untuk mencapai standar kelompok; 12. Anggota kelompok lebih berprestasi dalam bekerja sama dengan Tim dan Tim lainnya.

11 12 Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 13 Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa banyak keuntungan bekerja dalam Tim dibandingkan dengan kerja individu, oleh karena itu sangat disarankan untuk bekerja dalam Tim agar hasilnya lebih maksimal. Mengingat betapa pentingnya Tim dalam mewujudkan kinerja organisasi sehingga dalam kehidupan sehari-hari banyak dibentuk Tim. Terlepas apakah Tim tersebut efektif maupun kurang efektif. Lalu apakah sebenarnya ciri-ciri Tim yang efektif tersebut? Berikut ini disajikan ciri-ciri Tim yang efektif menurut Wandi. S. Barata dan Pius M. Sumaktoyo yang diambil dari buku Mencapai Sasaran Melalui Kerja Sama Tim yang merupakan hasil alih bahasa dari buku Achieving goals through team work sebagai berikut: 5. Apabila terjadi perbedaan pendapat mereka akan duduk bersama dan memecahkan permasalahan yang ada dengan kepala dingin dan memecahkan masalah secara terbuka. 6. Pembagian dan pendelegasian tanggung jawab dengan orangorang yang bekerja secara mandiri tetapi tetap dalam kerangka kerjasama; 7. Berbagai saran untuk memperbaiki kinerja organisasi diterima dengan baik, walaupun berasal dari anggota Tim yang lain. 8. Seluruh anggota Tim tidak ragu-ragu mengambil inisiatif dan tindakan yang diperlukan, tanpa merasa cemas akan suara yang menentang. 1. Tim merupakan kumpulan orang-orang yang bekerja sama dengan tujuan tertentu, demi mencapai sasaran-sasaran yang jelas dengan diketahui oleh semua anggota Tim dalam suasana saling mempercayai dan penuh percaya diri serta mengutamakan untuk kerja. 2. Dalam suatu Tim yang efektif anggota kelompok bersedia menerima berbagai perbedaan dan sumbangan pemikiran serta masing-masing individu memiliki peran yang berbedabeda. 3. Pemecahan masalah dilaksanakan secara positif tanpa melibatkan kebencian individu; 4. Para anggota dan Pimpinan Tim bersedia berbagi ilmu, pengetahuan, informasi dan keterampilan agar seluruh Tim memiliki kemampuan yang sama. Dalam hal ini tidak terjadi penonjolan pribadi; D. Latihan Sebelum proses pembelajaran, Widyaiswara hendaknya menekankan pada pendekatan andragogi dengan menekankan pada metode simulasi dalam mata sajian ini. Dalam hal ini sangat dimungkinkan Widyaiswara menjelaskan konsep pembelajaran dengan pendekatan AKOSA yaitu Alami, Kemukakan, Olah, Simpulkan dan Aplikasikan. Oleh karena itu dalam latihan ini akan dipandu oleh widyaiswara. Adapun tahapannya adalah sebagai berikut: 1. Apabila jumlah peserta pelatihan lebih dari 40 (empat puluh) orang maka pelaksanaan main peran dilakukan secara: single roleplay, dimana hanya satu kelompok yang memainkan peran di depan kelas, sedangkan kelompok yang lain menjadi pengamat. Adapun obyek pengamatannya adalah seperti yang terlampir dalam lembar kerja satu.

12 14 Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II Apabila jumlah peserta kurang dari empat puluh maka seluruh peserta melaksanakan kegiatan multiple role-play dengan dibagi ke dalam 4 (empat) kelompok, dimana setiap kelompok ada yang berperan sebagai pengamat (lembar pengamatan seperti yang tercantum dalam lampiran pertama). 3. Widyaiswara memberikan penugasan ke dalam kelompok dengan mengacu pada salah satu topik diskusi yang sedang ngetop. Evaluasilah pelaksanaan diskusi tersebut apakah dilaksanakan secara sistematis atau tidak. Arahkan pada pertanyaan-pertanyaan berikut ini: a. Kelompok manakah yang paling efektif dalam berdiskusi? mengapa mereka dapat berdiskusi dengan baik? b. Mengapa ada kelompok yang tidak dapat berdiskusi dengan baik? c. Hambatan-hambatan apakah yang terjadi dalam pelaksanaan diskusi tersebut? d. Saran-saran apakah yang diberikan peserta agar diskusi berjalan dengan baik? e. Apakah kelompok yang berdiskusi dengan baik telah memenuhi kriteria Tim yang efektif? 4. Tuliskan jawaban peserta di flip chart dan berikan penjelasan tentang pokok bahasan pertama. 5. Sebelum membahas tentang perbedaan perbedaan antara kelompok dan Tim, maka peserta diminta untuk mengisi lembar kerja 2, setelah selesai dalam analisanya dipandu oleh Widyaiswara. E. Rangkuman Dalam organisasi moderen sangat dikenal adanya cara kerja secara Tim, samakah Tim dengan kelompok? Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa terdapat perbedaan yang jelas antara Tim dengan kelompok. Kelompok adalah sekumpulan dua orang atau lebih yang satu sama lain interaksi dalam mencapai tujuan bersama. Sedangkan yang dimaksud dengan Tim adalah kumpulan orang-orang yang tergabung dalam suatu kelompok yang memiliki tujuan yang sama, anggotanya saling tergantung antara yang satu dengan yang lain, dan bekerja dalam suasana saling percaya, saling memotivasi dan apabila terdapat permasalahan diselesaikan secara terbuka dengan pendekatan win-win solutions. Ada kecenderungan setiap individu lebih senang bekerja dalam Tim yang efektif, mengingat lebih banyak manfaatnya dari pada kelemahannya. Beberapa manfaat bekerja secara Tim antara lain adalah sebagai berikut: 1. Tujuan dan sasaran individu dan Tim akan tercapai secara maksimal. 2. Tercipta rasa saling menghargai satu sama lain dan apabila terjadi perbedaan-perbedaan diselesaikan secara terbuka dengan prinsip win-win solution; 3. Masing-masing anggota mau berbagi; 4. Bebas mengemukakan ide dan gagasannya secara kreatif; 5. Pembagian tugas secara musyawarah dengan asas profesionalisme; 6. Terhindar dari stress karena masing-masing pihak bebas

13 16 F. Evaluasi mengutarakan pendapatnya. Dengan adanya keuntungan bekerja dalam Tim tersebut individu akan semakin sadar untuk bergabung ke dalam suatu Tim kerja yang dinamis. Apakah yang dimaksud dengan Tim yang dinamis? Apakah unsur-unsurnya dan bagaimanakah tahapan membangun Tim yang dinamis? Akan dibahas dalam pokok bahasan selanjutnya. Evaluasi dilaksanakan secara langsung dengan dipandu oleh Widyaiswara, mengacu pada hal-hal sebagai berikut: 1. Apakah yang dimaksud dengan Kelompok? 2. Apakah kelompok sama dengan Tim? 3. Mengapa dalam organisasi perlu bekerja di dalam Tim? 4. Apakah manfaat bekerja dalam Tim? 5. Apakah ciri-ciri organisasi disebut sebagai suatu Tim? BAB III KERJASAMA DALAM MEMBANGUN TIM EFEKTIF Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah selesai pembelajaran peserta dapat menerapkan kerjasama dalam membangun Tim yang efektif Dalam pokok bahasan ini Saudara akan dipandu untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan (1) Pengertian dan Unsur-unsur Tim Yang Dinamis, (2) Tahapan Perkembangan Tim, (3) Membangun Rasa Kebersamaan Tim serta (4) Membangun Tim Yang Dinamis. A. Pengertian dan Unsur-Unsur Tim Yang Dinamis Mengapa ada Tim yang mampu bertahan lama dan ada yang tidak dapat bertahan lama? Apabila berbicara tentang Tim, maka ada Tim yang dapat mencapai suatu prestasi yang tinggi, namun juga ada yang hanya bertahan beberapa hari saja. Untuk itu maka diperlukan suatu usaha maksimal akan mampu berperan sebaga Tim yang dinamis. Tim Dinamis adalah Tim yang memiliki kinerja yang sangat tinggi, Tim yang dapat memanfaatkan segala energi yang ada dalam Tim tersebut untuk menghasilkan sesuatu. Tim dinamis merupakan Tim yang penuh dengan rasa percaya diri, Tim yang para anggotanya menyadari kekuatan dan kelemahannya untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan bersama. 17

14 18 Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 19 B. Manfaat Membangun Tim Dinamis Apakah manfaat membangun Tim dinamis? Tim dinamis memiliki unsur-unsur yang tidak jauh berbeda dengan tim pada umumnya. Adapun unsur-unsur tersebut menurut Richard Y. Chang adalah sebagai berikut: 1. Menyatakan secara jelas misi dan tujuannya Visi adalah gambaran akan datang yang merupakan cita-cita, dan selanjutnya visi ini dijelaskan keadaan dalam bentuk misi. Suatu organisasi atau Tim yang dinamis harus mampu menjelaskan misi tersebut ke dalam tujuan-tujuan Tim baik tujuan jangka pendek maupun tujuan jangka panjang. Tanpa memiliki tujuan yang jelas Tim tidak akan mengetahui kearah mana akan melangkah, sehingga akan terombangambing oleh bertiupnya angin. Tujuan dan sasaran ini harus dipahami oleh seluruh anggota Tim sebab hal ini akan meningkatkan komitmen diantara mereka. Pemimpin yang dinamis harus mampu memastikan bahwa semua anggota kelompok terlibat dalam perumusan tujuan Tim. 2. Beroperasi secara kreatif Dalam pelaksanaan kerja Tim sangat kreatif dan dinamis dengan memperhitungkan resiko yang ada dan selalu mencoba cara berbeda dalam melakukan sesuatu. Mereka tidak takut menghadapi kegagalan-kegagalan dan selalu mencari-cari peluang untuk mengimplementasikan teknik yang baru. Mereka bersikap luwes dan kreatif dalam memecahkan masalah-masalah. 3. Memfokuskan pada hasil Tim yang dinamis mampu menghasilkan melampaui kemampuan jumlah individu yang menjadi anggotanya. Para anggota Tim secara terus menerus memenuhi komitmen waktu, anggaran, produktivitas, dan mutu Produktivitas Optimum merupakan tujuan bersama. 4. Memperjelas peran dan tanggung jawab Peran dan tanggung jawab anggota Tim jelas. Setiap anggota Tim mengetahui dengan jelas apa yang diharapkan dari dirinya, dan mengetahui dengan jelas peran temannya dalam Tim. Tim yang dinamis selalu memperbaharui peran dan tanggung jawab anggotanya sesuai dengan perubahan tuntutan, sasaran dan teknologi. 5. Diorganisasikan dengan baik Tim dinamis menjalankan fungsi-fungsi management dengan baik, menetapkan prosedur secara jelas serta kebijakan dengan jelas, Tim juga menginventarisir jenis keterampilan yang dimiliki oleh para anggota Timnya. 6. Dibangun diatas kekuatan individu Kompetensi individu sangat diperhatikan, sehingga pimpinan Tim memahami betul kekuatan dan kelemahan anggota Timnya. Oleh karena itu program Pembinaan sangat diharapkan. Pimpinan Tim sangat memperhatikan pemberdayaan Timnya sehingga dalam pemberdayaan disesuaikan dengan kompetensi anggota Tim. 7. Saling mendukung kepemimpinan anggota yang lain Dalam Tim yang dinamis kepemimpinan dibagi diantara para anggotanya. Dalam hal ini tidak ada pimpinan yang mutlak.

15 20 Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 21 Setiap anggota Tim memiliki kesempatan yang sama untuk menjadi Pimpinan Tim. Meskipun demikian peran supervisor masih dianggap perlu ada. Dalam Tim dinamis menghargai keunikan setiap individu. 8. Mengembangkan iklim Tim Tim yang berkinerja tinggi memiliki anggota yang secara antusias bekerja bersama dengan tingkat keterlibatan dan energi kelompok yang tinggi (bersinergi). 9. Menyelesaikan ketidaksepakatan Perbedaan persepsi dan ketidaksepakatan akan terjadi dalam setiap Tim. Tim dinamis menganggap bahwa konflik merupakan suatu wahana untuk hal-hal yang lebih positif. Segala konflik akan diselesaikan dengan pendekatan secara terbuka dengan teknik kolaborasi. 10. Berkomunikasi secara terbuka Pembicaraannya secara asersi yakni bicara yang lugas, jujur tetapi tidak melukai pihak lain. Masing-masing anggota kelompok saling memberi dan menerima saran dari anggota kelompok yang lain, komunikasi dilakukan secara timbal balik dan untuk kepentingan bersama. 11. Membuat keputusan secara obyektif Dalam pemecahan masalah menggunakan pendekatan yang mantap dan proaktif. Keputusan dicapai melalui konsensus. Setiap anggota kelompok bersedia dan mendukung keputusan tersebut. Anggota kelompok bebas mengutarakan pendapat dan ide-idenya dan mendukung rencana yang telah ditetapkan. 12. Mengevaluasi efektifitasnya sendiri Evaluasi dilaksanakan secara terus menerus dengan tujuan untuk melihat bagaimanakah pelaksanaan rencana selama ini. Penyempurnaan dilaksanakan secara berkelanjutan dan manajemen proaktif. Apabila muncul masalah kinerja, mereka bisa segera memecahkannya sebelum menjadi permasalahan yang serius. C. Tahapan Perkembangan Tim Apakah tahapan perkembangan Tim? Guna mewujudkan Tim dinamis tidak semudah membalikan tangan kita, tetapi merupakan rangkaian perkembangan setahap demi setahap. Tahapan tersebut dalam bahan ajar ini akan dijabarkan mengacu pada pendapat Richard Y. Chang yang dimuat dalam bukunya Membangun Tim yang Dinamis. Adapun tahapan perkembangan tersebut adalah sebagai berikut: 1. Menetapkan arah (Drive) Dalam tahap ini Tim harus memfokuskan pada misinya dan membuat garis besar strategi yang akan ditempuh serta menetapkan tujuan, prioritas dan prosedur kerja serta peraturan bagi Tim anda. 2. Bergerak (Strive) Dalam tahap ini peran dan tanggung jawab anggota Tim ditetapkan dengan jelas. Dalam tahap ini beberapa kendala akan dihadapi dengan penuh bijaksana bersama dengan seluruh anggota Tim, sehingga seluruh permasalahan dapat dihadapi dengan arif dan bijaksana. 3. Mempercepat gerak (Thrive) Fase ini dimungkinkan untuk meningkatkan produktifitas secara

16 22 Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 23 maksimal. Dalam memecahkan masalah menggunakan umpan balik dari sesama anggota, manajemen konflik, kerjasama dan pembuatan keputusan yang efektif. Penguasaan terhadap wilayah secara cepat dan efektif dengan daya tahan yang tangguh. 4. Sampai (Arrive) Dengan kerja sama Tim yang kompak Tim akan mencapai puncak dengan mengatasi semua kendala-kendala yang ada, akhirnya mencapai prestasi yang luar biasa. Namun apabila dalam fase ini belum mencapai puncak idealnya adalah meninjau kembali Tim anda dengan melaksanakan konsolidasi upaya misalnya berkoordinasi secara maksimal. Di samping itu perlu meninjau kembali sasaran-sasaran yang telah ada, masih relevan atau tidak. D. Membangun Rasa Kebersamaan Tim Adakah manfaat membangun rasa kebersamaan dalam sebuah Tim? Tahapan-tahapan dalam membangun Tim yang dinamis tersebut akan berjalan dengan seksama, apabila anggota-anggota Tim mampu membangun rasa kebersamaan secara efektif. Untuk membangun rasa kebersamaan di dalam suatu Tim, maka setiap anggota kelompok harus mampu untuk menerima keragaman anggota Tim. Mengapa demikian? Hal ini disebabkan setiap Tim terdiri dari berbagai individu yang memiliki latar belakang, perilaku, pengalaman yang berbeda-beda. Tidak ada seorang manusiapun yang diciptakan sama termasuk orang yang kembar sekalipun. Oleh karena itu Tim akan efektif apabila dibangun berdasarkan kebersamaan, tidak memandang pangkat, suku dan golongan, menunjukkan rasa saling percaya, saling menghargai dan dilandasi oleh keterbukaan. Oleh karena itu dalam suatu Tim harus memiliki anggota yang memiliki karakteristik yang berorientasi pada opini, berorientasi pada persamaan serta berorientasi pada tujuan. Adapun penjabaran karakteristik tersebut adalah sebagai berikut: Berorientasi pada Opini 1. Berlawanan dengan orang yang bersifat dogmatis, akan mengarahkan pada tindakan tidak mengutuk orang lain; 2. Memperkenalkan gagasannya tanpa mengusulkan atau bahkan mengisyaratkan agar orang lain memberi posisi istimewa pada gagasannya; 3. Saling meminta ide dari anggota kelompok yang lain, bukan berorientasi pada gagasan perorangan; 4. Tidak hanya memfokuskan pada idenya sendiri, tetapi menginvestigasi pendapat orang lain.

17 24 Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 25 Berorientasi pada Persamaan 1. Anggota Tim yang berorientasi pada persamaan melihat keragaman sebagai suatu keunggulan. Perbedaan yang dimiliki dapat dipakai untuk mengecek setiap sisi, sudut, puncak dan dasar suatu masalah; 2. Mengandalkan pada semua anggota; 3. Kepercayaan kepada anggota Tim meningkatkan produktifitas. Berorientasi pada Tujuan 1. Anggota kelompok yang berorientasi pada tujuan kelompok kecil kemungkinan akan konflik disebabkan oleh keunikan masing-masing kelompok; 2. Keseluruhan anggota Tim berorientasi pada tujuan yang sama; 3. Anggota Tim mengakui bahwa masing-masing anggota Tim memiliki tujuan, dan kemungkinan tujuan tersebut bertentangan dengan tujuan Tim; 4. Keunikan anggota kelompok yang muncul segera dapat diatasi, tidak dibiarkan melahirkan masalah baru. (Sukses Melalui Kerjasama Tim, Richart Chang, PT Pustaka Binaman Pressindo) Hal apakah yang akan saudara perhatikan? Dalam rangka membangun kerjasama Tim perlu juga memperhatikan hal-hal sebagai berikut: meningkatkan umpan balik sesama anggota Tim, memiliki komitmen untuk menyelesaikan konflik, bekerja sama untuk meningkatkan kreativitas dan menangani dalam pembuatan keputusan. E. Membangun Kebanggaan Tim Perlukah membangangun kebanggaan Tim? Tim dinamis akan senantiasa mempertahankan prestasinya secara maksimal. Oleh karena itu mempertahankan kinerja Tim sangat diharapkan. Ini berarti bahwa perlu ada suatu usaha untuk memotivasi Tim secara efektif agar mampu membangun kebanggaan Tim. Faktorfaktor yang harus di perhatikan dalam pemeliharaan Tim agar anggota Tim mampu membangun kebanggaanya adalah sebagai berikut: 1. Memotivasi Anggota Tim untuk berkomitmen; Dalam memotivasi ini terlebih dahulu tentukan faktor-faktor apakah yang dapat mempengaruhi orang tersebut termotivasi dengan baik. Tanpa mengetahui hal ini proyek besarpun belum tentu merupakan faktor stimulus. Setiap individu memiliki motif yang berbeda-beda, misalnya ada orang timbul harga dirinya dengan menghargai kinerjanya, tetapi orang lain belum tentu demikian. 2. Memotivasi anggota Tim yang tidak termotivasi; Tidak setiap anggota Tim memiliki motivasi yang sama. Ada anggota Tim yang produktif, ada pula yang enggan berpartisipasi secara aktif. Untuk itu diperlukan beberapa strategi yang jitu. Strategi tersebut antara lain (1) dapatkan nasihat dari mereka, (2) jadikan mereka guru (3) libatkan mereka dalam presentasi dan (delegasikan kepada mereka proyek bintang).

18 26 Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 27 Hal lain yang perlu diperhatikan dalam membangun kerjasama Tim adalah perlunya meningkatkan kerja sama Tim yang efektif. Kunci utamanya adalah adanya komunikasi yang efektif (akan dibahas dalam mata sajian komunikasi yang efektif), mendengarkan secara aktif, mampu memotivasi anggota Tim serta menyelesaikan konflik secara efektif. Teknik penanganan konflik akan dibahas dalam pokok bahasan berikutnya. F. Latihan 1. Sebelum membahas Bab III Widyaiswara memandu peserta Diklat dengan membagi peserta ke dalam 4 (empat) kelompok, masing-masing kelompok mendapat tugas untuk membuat rumah dengan media yang telah disediakan. Sebelum melaksanakan kegiatan peserta diminta untuk berdiskusi dalam menentukan strategi kerjasama; 2. Selama peserta bekerja, Widyaiswara mengamati perilaku peserta sebagai bahan proses; 3. Setelah seluruh tugas selesai dilaksanakan pembahasan sebagai berikut: 4. Mengapa kelompok A berhasil dan kelompok B kurang berhasil? 5. Hal-hal apakah yang membuat Tim bisa berhasil? 6. Bagaimanakah peran anggota Tim agar Timnya berhasil? 7. Akhiri sesi ini dengan menggunakan ceramah seperti yang tertuang di dalam Bab III. G. Rangkuman Dalam rangka menerapkan kerjasama dalam membangun sebuah Tim yang dinamis perlu mengacu pada pengertian Tim dinamis. Tim dinamis adalah Tim yang berkinerja tinggi,tim yang memanfaatkan energinya secara maksimal untuk menghasilkan sesuatu. Tim yang penuh percaya diri, Tim yang saling tergantung satu sama lain. Adapun unsur-unsur Tim yang dinamis antara lain adalah menyatakan secara jelas misi dan tujuannya, beroperasi secara kreatif, memfokuskan pada hasil, memperjelas peran dan tanggung jawab, diorganisir secara baik, dibangun diatas kekuatan individu, saling mendukung kepemimpinan anggota yang lain, mengembangkan iklim Tim, menyelesaikan ketidaksepakatan, berkomunikasi secara terbuka, membuat keputusan secara obyektif, mengevaluasi efektifitasnya sendiri. Untuk mencapai Tim yang dinamis tentu saja mengacu pada perkembangan Tim dan perlunya membangun rasa kebersamaan dan mampu menumbuhkan kebanggaan Tim. H. Evaluasi Evaluasi dilaksanakan secara lisan dengan panduan sebagai berikut: 1 Bagikan sebuah kertas kecil kepada masing-masing peserta Diklat dengan ukuran 15 x 20 cm 2 Berikan penugasan Tuliskan hal-hal apakah yang sudah Saudara peroleh selama hari ini Waktu 5 menit. 3 Berikan kesempatan untuk mengerjakannya. Setelah selesai peserta dikelompokan untuk menuliskannya dikertas HVS.

19 28 4 Masing-masing kelompok menyajikan di papan tulis. 5 Widyaiswara menyimpulkan sesuai dengan hasil peserta Diklat dan mengkaitkannya dengan pokok bahasan yang telah dibahas. BAB IV PEMECAHAN MASALAH SECARA WIN-WIN SOLUTION Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah selesai pembelajaran peserta dapat menjelaskan Teknik pemecahan masalah secara win-win solution. A. Pengertian dan Respon Terhadap Konflik Dalam suatu Tim yang berinteraksi satu sama lain dalam mencapai tujuannya selalu mengalami perbedaan pendapat. Perbedaan Pendapat yang berlarut-larut akan menyebabkan konflik. Anggota Tim perlu memahami bahwa konflik atau ketidaksepakatan adalah sesuatu yang tidak bisa dihindarkan dan tidak memiliki sifat baik atau buruk (konflik bersifat netral). Konflik akan menghancurkan kemajuan Tim jika dibiarkan tidak 29

20 30 Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 31 terkelola, tetapi juga dapat mengarah pada pengambilan keputusan yang mantap jika dikelola secara efektif. Hasil dari suatu konflik sangat tergantung pada bagaimana Tim mengelolanya. Lalu apa sebanarnya yang dimaksud dengan konflik? Isyarat apakah yang merupakan gejala konflik dalam suatu Tim? Bagaimana konflik merebak dan bagaimanakah respon terhadap konflik? Dalam pokok bahasan inilah akan dibahas hal tersebut. Sebelum Saudara membaca pokok bahasan ini silahkan Saudara merenungkan terlebih dahulu hakekat tentang konflik menurut pikiran saudara. kerusakan besar, merasa disakiti, dan hubungan menjadi rusak. Haruskah demikian? Lalu apa sebenarnya konflik tersebut? Konflik selalu melibatkan dua orang atau lebih (perorangan atau kelompok) yang terjadi apabila salah satu pihak merasa kepentingannya dihalang-halangi atau akan dihalang-halangi (Modul Leadership Laboratory, Lembaga Administrasi Negara). Selanjutnya Hanmer dan Hogan dalam bukunya How to Manage Conflik mengatakan bahwa yang dimaksud dengan konflik adalah segala macam bentuk pertikaian yang terjadi dalam organisasi, baik antara individu dengan individu, individu dengan kelompok maupun kelompok yang bersifat antagonis. Apabila Saudara mendengar kata konflik apa yang terpikirkan dalam benak Saudara dan bagaimanakah perasaan Saudara? Dari jawaban saudara tersebut silahkan diidentifikasi mana perasaan yang cenderung positif dan mana yang cenderung negatif. Kecenderungan dari kita adalah konflik berkonotasi negatif. Kata konflik menimbulkan kesan tidak menyenangkan. Reaksi kita pada umumnya adalah negatif. Pada umumnya merupakan bahaya dan menyakiti perasaan orang lain. Kita cenderung menghubungkan konflik dengan kekerasan, krisis, perkelahian, perang, kalah, menang, kehilangan kendali dan lain sebagainya. Kebanyakan dari kata-kata ini memberikan gambaran adanya Dari pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa konflik terkait dengan persepsi pihak yang bersangkutan yang merasa kepentingannya dihalang-halangi atau akan dihalanghalangi, terlepas dari atau tidak ada halangan tersebut. Apabila konflik ini kita biarkan maka akan menghancurkan kemajuan Tim, namun juga dapat mengarahkan pada pengambilan keputusan yang mantap bila dikelola dengan baik. Hasil dari suatu konflik tergantung pada bagaimana mengelolanya. Untuk itu perlu mengenali konflik secara dini. Isyarat adanya konflik antara lain:

21 32 Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 33 Anggota kelompok memberikan komentar dan saran dengan penuh emosi Anggota Tim menyerang gagasan orang lain sebelum gagasan tersebut diselesaikan Anggota Tim saling menuduh bahwa mereka tidak memahami masalah yang sebenarnya,anggota Tim selalu beroperasi dan menolak untuk berkompromi dan anggota Tim saling menyerang secara langsung pada pribadinya. (Sukses Melalui Kerjasama Tim, Richart Chang, PT Pustaka Binaman Pressindo), Hal. 30. Konflik akan tambah merebak apabila: Tindakan bermusuhan; Anggota Tim memasuki permainan menang kalah; Mereka lebih senang memenangkan kemenangan pribadi daripada memecahkan masalah. Memegang posisinya dengan kuat; Anggota Tim tidak melihat perlunya mencapai tujuan yang menguntungkan, mereka memegang teguh posisinya, mempersempit komunikasi dan membatasi keterlibatannya satu sama lain. Keterlibatan emosional Anggota Tim mempertahankan posisinya secara emosional. Tidak setiap orang merespon terhadap konflik dengan cara yang sama, respon tersebut antara lain (1) konfrontasi agresif, (2) melakukan manuver negatif, (3) penundaan terus menerus serta (4) bertempur secara pasif. Namun ada pula anggota Tim merespon dari segi positif. Apabila hal ini yang terjadi maka pemecahan konflik mengarah ke hal yang positif. Respon tersebut adalah mengarahkan energi secara sehat dan langsung untuk memecahkan masalah atau tidak ada reaksi secara emosional, melakukan upaya dan menanggapinya dengan cara rasional. Respon yang tepat ini akan memperkuat Tim kerja dan melancarkan jalan untuk mengatasi konflik. Untuk itu maka perlu melihat konflik tidak selalu mengandung resiko, tetapi juga merupakan kesempatan-kesempatan yang bersifat petualangan, tantangan, kegembiraan dan kesempatan-kesempatan. Menurut Bolton dalam bukunya Manajemen konflik sumber-sumber konflik adalah sebagai berikut: 1. Menghalangi pencapaian sasaran perorangan; 2. Kehilangan status; 3. Kehilangan otonomi atau kekuasaan; 4. Kehilangan Sumber-sumber; 5. Merasa diperlakukan tidak adil; 6. Mengancam nilai dan norma; 7. Perbedaan persepsi dan lain sebagainya

22 34 Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 35 B. Langkah-Langkah Penyelesaian Konflik Tim dinamis konflik tidak dibiarkan berlarut-larut tetapi diselesaikan secara terbuka. Adapun beberapa langkah dalam penyelesaian konflik tersebut secara skematis menurut Richard Y. Chang adalah sebagai berikut: Langkah 1: Mengakui adanya konflik. Langkah ini merupakan langkah awal untuk penyelesaian konflik, tanpa anda mengakui adanya suatu konflik maka masalah tidak akan terpecahkan. Tim yang dinamis akan membahas konflik secara dini sehingga tidak merupakan penghalang bagi keberhasilan suatu Tim yang dinamis. Kearifan dari semua pihak sangat diperlukan dalam hal ini. Bacalah dan analisa dialog antara pimpinan Tim dan anggota Tim berikut ini: Irawan adalah pimpinan bagian penjualan, akhir-akhir ini target penjualan menurun dengan tajam. Beliau mengumpulkan seluruh anggota Tim untuk membahas masalah tersebut. Beliau memberikan kesempatan anggota Tim untuk mengemukakan ide-idenya. Santi dengan suara lantang dan penuh emosi mengatakan bahwa Adilah penyebab seluruh penurunan target penjualan tersebut, karena dalam promosinya kurang menggigit. Santi mendapat dukungan dari dua anggota Tim yang lain. Namun Santo salah satu anggota Tim yang lain mengatakan bahwa kesalahan ini tidak bisa dilimpahkan pada Adi saja karena banyak variable yang mempengaruhi terhadap penurunan target tersebut antara lain adanya krismon, mutu produk, pesaing dan lain sebagainya. Adi menahan emosi atas semua itu. Dengan penuh emosi Santi meningalkan ruang pertemuan tersebut diikuti oleh beberapa anggota Tim yang lain. (Sukses Melalui Kerjasama Tim, Richart Chang, PT Pustaka Binaman Pressindo), Hal. 30. Dari kasus di atas adakah konflik yang terjadi? Konflik apa yang dapat Saudara identifikasi? (Sumber: Sukses melalui kerjasama Tim, Richard Y. Chang, PT Pustaka Binaman Pressindo, halaman 35). Langkah 2: Mengidentifikasi konflik secara sebenarnya. Langkah ini dalam kegiatan penelitian sering disebut dengan identifikasi masalah. Kegiatan ini sangat diperlukan dan memerlukan keahlian khusus. Mengapa demikian? Konflik dapat muncul dari akar masalah, tetapi juga karena masalah emosi. Kasus di atas setelah

23 36 Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 37 diidentifikasi ternyata lebih banyak dipengaruhi oleh dendam pribadi antara kelompok Santi dengan Adi, karena akhir-akhir ini Adi dan teman-temannya sering mendapat penghargaan pimpinan atas prestasinya. Oleh karena itu perlu memilah antara masalah inti dengan masalah emosional. Masalah inti adalah masalah yang mendasari suatu konflik (misalnya ketidak sepakatan adanya tugas) sedangkan isu emosional merupakan masalah yang akan memperumit masalah tersebut. Misalnya salah satu anggota Tim mendapat tugas yang sangat penting (masalah inti), orang lain merasa tersinggung (masalah emosional). Untuk hal ini maka hendaknya Saudara mengatasi masalah yang inti terlebih dahulu. Setelah langkah ini terselesaikan maka langkah selanjutnya adalah: Langkah 3: Dengar semua pendapat. Lakukan kegiatan sumbang saran. Libatkan mereka yang terlibat konflik untuk megungkapkan pendapatnya, hindarilah pendapat benar dan salah. Bahas juga mengenai dampak konflik terhadap Tim serta kinerja Tim. Fokuskan pembicaraan pada fakta dan perilaku bukan pada perasaan atau unsur pribadi. Hindari mencari-cari kesalahan orang lain, tetapi temukan mana yang terbaik jika dipandang dari sisi positif. Langkah 4: Bersama-sama mencari cara untuk menyelesaikan konflik. Dalam kegiatan ini diskusi terbuka sangat diharapkan. Karena dengan diskusi terbuka bisa memperluas informasi dan alternatif serta bisa mengarahkan pada rasa percaya dan hubungan yang sehat diantara yang terlibat. Dalam Tim yang efektif tidak seluruh anggota kelompok menyukai satu sama lain, tetapi yang utama adalah mampu bekerja sama secara efektif. Langkah 5: Mendapatkan kesepakatan dan tanggung-jawab untuk menemukan solusi. Memaksakan kesepakatan akan berakibat fatal. Oleh karena itu doronglah mereka untuk bekerjasama memecahkan permasalahan secara jitu. Buatlah semua anggota Tim senang terhadap solusi yang dihasilkan. Oleh karena itu solusi harus diusahakan secara bersamasama. Salah satu cara yang disarankan agar orang lain mau menerima saran yang diajukan adalah memposisikan dirinya pada peran orang lain, masing-masing anggota Tim mempresentasikan pandangan orang lain. Langkah 6: Menjadwal sesi tindak lanjut untuk mengkaji solusi. Pemberian tanggung jawab untuk melaksanakan komitmen sangat dihargai oleh anggota Tim. Mengkaji resolusi sangat diperlukan untuk mengetahui tingkat keefektifan resolusi yang telah diberikan. C. Gaya Tanggapan Konflik Konflik apabila dihindari maka akan berdampak terhadap keefektifan suatu Tim sehingga produktivitas Tim akan menurun. Sebaliknya konflik akan menjadi sehat apabila pihak-pihak yang terlibat mau menjajaki ide-ide baru, menguji posisi dan keyakinan mereka serta memperluas wawasan emajinasi mereka. Konflik yang ditangani secara konstruktif akan merangsang anggota Tim lebih kreatif sehingga akan memperoleh hasil yang terbaik.

24 38 Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 39 Oleh karena itu setiap anggota Tim dalam menghadapi suatu konflik menurut Robert B. Maddux dalam bukunya Team Building mengklasifikasikan ke dalam 5 (lima) gaya tanggapan seperti yang tertuang dalam gaya tanggapan sebagai berikut: (buka hal.57, Tim Building). Sebelum membahas lebih lanjut tentang gaya tanggapan tersebut silahkan saudara mengisi lembar kerja 5 (lima). Tandailah jawaban saudara dan bandingkan dengan uraian berikut ini. GAYA CIRI PERILAKU ALASAN PENYESUAIAN Menghindar Tidak mau berkonfrontasi. Perbedaan yang ada terlalu Mengabaikan atau melewatkan kecil atau terlalu besar untuk pokok permasalahan. Menyangkal diselesaikan. Usaha bahwa hal tersebut merupakan penyelesaian mungkin masalah. mengakibatkan rusaknya hubungan atau menciptakan masalah yang lebih kompleks. Mengakomodasi Bersikap menyetujui, tidak agresif. Tidak sepadan jika mengambil Kooperatif bahkan dengan resiko yang akan merusak mengorbankan keinginan pribadi. hubungan dan menimbulkan ketidakselarasan secara keseluruhan. Menang/Kalah Konfrontatif, menuntut dan Yang kuat menang. Harus agresif. Harus menang dengan cara membuktikan superioritas. apapun. Paling benar secara etis dan profesi. Kompromi Mementingkan penca paian sasaran utama semua pihak serta memelihara hubungan baik. Agresif namun kooperatif. Penyelesaan masalah (Kolaborasi win-win) Kebutuhan kedua belah pihak adalah sah dan penting. Penghargaan yang tinggi terhadap sikap saling mendukung. Tegas dan kooperatif. Sumber: Robert. B. Maddux, Team Building, halaman 56). Tidak ada ide perorangan yang sempurna. Seharusnya ada lebih dari satu cara yang baik dalam melakukan sesuatu. Anda harus berkorban untuk dapat menerima. Ketika pihak-pihak yang terlibat mau membicarakan secara tebuka pokok permasalahan, solusi yang saling menguntungkan dapat ditemukan tanpa satu pihak pun dirugikan. Bagaimana cara anda menyelesaikan konflik secara win-win solutions. Tentu saja dengan menggunakan gaya tanggapan penyelesaian masalah atau kolaborasi. D. Latihan Sebelum Saudara melanjutkan membaca pokok bahasan III hendaknya Saudara menjawab pertanyaan yang dilontarkan oleh Widyaiswara tentang pikiran dan perasaan dalam menghadapi konflik. Untuk analisanya Saudara akan dipandu oleh Widyaiswara. Dari hasil analisa inilah kita akan megetahui kecenderungan setiap individu dalam menghadapi suatu konflik. Lengkapi pertanyaan berikut: 1. Apabila saya mendengar kata Konflik, maka saya berpikir: a. b. c. d. e. 2. Apabila saya mendengar kata Konflik, maka saya merasa: a. b. c. E. Rangkuman Konflik terjadi pada setiap individu dan sulit dihindarkan. Penanganan konflik secara dini akan membantu Tim dalam

25 40 Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 41 meningkatkan kinerjanya. Konflik selalu melibatkan dua orang atau lebih yang terjadi apabila salah satu pihak merasa kepentingannya dihalang-halangi atau akan dihalang-halangi. Sumber-sumber konflik antara lain adalah (1) Menghalang-halangi sasaran perorangan, (2) Kehilangan status, (3) Perbedaan sudut pandang, (4) Kehilangan otonomi atau kekuasaan, (5) Kehilangan sumber-sumber apalagi sumber yang langka, (6) Ketidakadilan, (7) mengancam nilai-nilai dan lain sebagainya. Konflik yang Timbul tidak bisa dihindari karena: F. Evaluasi Evaluasi dilaksanakan secara lisan dengan dilakukan tanya jawab dengan mengacu pada hal-hal sebagai berikut: 1. Apakah yang dimaksud dengan konflik? 2. Hal-hal apakah yang menjadi sumber konflik? 3. Apakah yang dimaksud dengan gaya tanggapan konflik? 4. Bagaimanakah langkah-langkah penyelesaian konflik?