Pendekatan Data Envelopment Analysis untuk Mengukur Efisiensi Healthcare Supply Chain dalam Konteks Ergonomi Makro di Poliklinik UB

Transkripsi

1 Petunjuk Sitasi: Sugiono, Hamdala, I., & Sundari, N. A. (2017). Pendekatan Data Envelopment Analysis untuk Mengukur Efisiensi Healthcare Supply Chain dalam Konteks Ergonomi Makro di Poliklinik UB. Prosiding SNTI dan SATELIT 2017 (pp. B ). Malang: Jurusan Tenik Industri Universitas Brawijaya. Pendekatan Data Envelopment Analysis untuk Mengukur Efisiensi Healthcare Supply Chain dalam Konteks Ergonomi Makro di Poliklinik UB Sugiono Sugiono (1), Ihwan Hamdala (2), Novia Ayu Sundari (3) (1),(2),(3) Jurusan Teknik Industri, Universitas Brawijaya Jalan M. T. Haryono 167, Malang, 65145, Indonesia (1) (2) (3) ABSTRAK Poliklinik Universitas Brawijaya adalah instansi pemberi pelayanan kesehatan bagi civitas UB, masyarakat umum, dan pasien BPJS. Permasalahan yang terdapat di Poliklinik UB dalam hal pelayanan kesehatan adalah adanya ketidakpastian jumlah permintaan obat dan seringnya mengalami keterlambatan pemenuhan jumlah permintaan dari distributor. Penelitian ini bertujuan untuk melakukan evaluasi efisiensi serta memberikan saran rekomendasi perbaikan kepada pihak-pihak yang terlibat aktivitas healthcare supply chain. Pihak-pihak yang terlibat disebut sebagai Decisions Making Unit (DMU). Penelitian ini menggunakan metode Data Envelopment Analysis (DEA) dalam usaha untuk mengetahui Decisions Making Unit (DMU) yang efisien dan yang inefisien dalam hal faktor manusia (human factor) dan menemukan faktor-faktor yang berpengaruh terhadap nilai efisiensi relatif dari tiap Decisions Making Unit (DMU). Penelitian ini mengusulkan strategi perbaikan untuk Decisions Making Unit (DMU) yang dikategorikan inefisien sehubungan dengan faktor manusia. Dari hasil pembahasan rekomendasi perbaikan ditujukan kepada Decisions Making Unit (DMU) yang dikategorikan inefisien yaitu bagian penunjang medik, bagian pengadaan, dan distributor. Kata Kunci - Faktor Manusia, Healthcare Supply Chain, Data Envelopment Analysis (DEA), Ergonomi Makro I. PENDAHULUAN Manajemen rantai pasok (supply chain management) merupakan salah satu bentuk keunggulan kompetitif yang diterapkan pada setiap sistem industri. Supply chain adalah jaringan perusahaan-perusahaan yang secara bersama-sama bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu produk ke tangan pemakai akhir (Pujawan, Nyoman. 2010). Dalam industri kesehatan, supply chain adalah bagian yang paling mahal dalam sistem. Faktor manusia (human factor) memainkan peranan yang penting dalam supply chain management. Poliklinik adalah salah satu unit pelayanan masyarakat yang bergerak pada bidang kesehatan. Poliklinik Universitas Brawijaya (UB) mempunyai organisasi kompleks yang terdiri dari unit-unit dan sub-sub unit di dalamnya. Waktu dan biaya memainkan peran penting dalam kinerja pelayanan rumah sakit dan pentingnya faktor-faktor ini pada kinerja pelayanan kesehatan (Cheng, S.H.J., Whittemore, G.J., 200 dan MHaszlinna Mustaffa, N., Potter, A., 2009). Industri kesehatan adalah salah satu sektor yang paling penting dalam masyarakat. Biaya supply chain adalah bagian terbesar dari industri kesehatan dan pengaruh manusia dalam hal ini sangat penting (McKone-Sweet, K.E., Hamilton, P., Willis, S.B., 2005) Ergonomi makro merupakan suatu pendekatan sistem sosioteknik secara top-down yang diterapkan pada perancangan sistem kerja secara keseluruhan pada berbagai level interaksi ergonomi mikro seperti human-job, human-machine, dan human-software interface (Hal W. Hendrik, Brian M. kleiner, 2002). Penggunaan ergonomi makro dalam evaluasi kinerja supply chain di poliklinik UB adalah untuk menganalisis struktural sistem kerja yaitu organisasi serta desain organisasi pada poliklinik UB dengan cara mengevaluasi koordinasi antar karyawan yang menjalankan fungsi kerja serta pembagian kerja. Selain itu, ergonomi makro digunakan untuk merancang work system design dengan mempertimbangkan beberapa hal seperti relevan B-259

2 Sugiono, Hamdala, Sundari personnel, technology, dan environment pada poliklinik UB. Permasalahan yang terdapat di Poliklinik UB dalam hal pelayanan kesehatan adalah terjadinya kekurangan persediaan obatobatan yang dapat disebabkan oleh ketidakmampuan distributor dalam memenuhi permintaan dari pihak Poliklinik UB, jumlah yang tidak sesuai dengan pesanan, serta keterlambatan waktu pengiriman. Permasalahan ini akan berdampak pada menurunnya kualitas layanan kesehatan karena tidak mampu memenuhi kebutuhan obat-obatan pasien. Penelitian ini mengusulkan sebuah metode untuk menganalisa dampak dari faktor ergonomi makro dalam sistem healthcare supply chain menggunakan metode Data Envelopment Analysis (DEA). Model DEA yang digunakan adalah Variable Returns to Scale (VRS) karena tidak terdapat hubungan linier antara input dan output. Dalam penelitian ini dilakukan analisis beberapa indikator output dan input untuk menentukan kinerja dan juga mengidentifikasi faktor-faktor ergonomi makro yang paling efektif pada healthcare supply chain di Poliklinik UB. II. METODE PENELITIAN Dalam pelaksanaan penelitian ini digunakan penelitian deskriptif. Penelitian ini dilakukan dalam lima tahap, yaitu tahap pendahuluan, tahap pengumpulan data, tahap pengolahan data, tahap analisis dan pembahasan, serta tahap kesimpulan dan saran. Data yang digunakan dalam penelitian ini didapatkan melalui wawancara, penyebaran kuesioner, dan observasi. Pengumpulan Data Ergonomi dan Supply Chain Management (SCM) a. Integrasi dan identifikasi sistem SCM b. Pemilihan Decisions Making Unit (DMU) c. Klasifikasi Decisions Making Unit (DMU) d. Menentukan input dan output e. Penyusunan kuesioner f. Penyebaran kuesioner g. Uji validitas dan reliabilitas Tahap pengolahan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Memilih Model DEA Di dalam penelitian ini, digunakan DEA model Variable Returns to Scale (VRS) karena tidak terdapat hubungan linier antara input dan output. 2. Menghitung Efisiensi Supply Chain Menerapkan model DEA dan menghitung efisiensi supply chain berdasarkan skor dari masing-masing Decission Making Unit (DMU). Berikut adalah persamaan untuk menghitung efisiensi: Maximize: ɵ x i0 λ j x ij i = 1, 2,, m; ɵy r0 λ j = 1 λ j y rj r = 1, 2,, s; λ j 0 j = 1, 2, n (1-1) Sumber: Banker et al. (194) 3. Analisa Slack Pengertian dari slack adalah jarak antara indikator masing-masing DMU dengan nilai frontier efficient. Untuk menghitung nilai slack digunakan model matematis yang merujuk pada persamaan (1-2). Maximize: ɵ - ɛ ( 2 ; i<1 s i + 7 : r<1 s r ) ; λ j x ij + s i = x i0 i = 1, 2,,m; λ j y rj s : r = ɵy r0 r = 1, 2,,s; λ j = 1 λ j, s ; : i, s r 0 j (j 0)and ɵ is free (1-2) Sumber: Jahanshahloo et al (2005) 4. Menghitung Rata - Rata Nilai Potensi untuk Perbaikan B-260

3 Evaluasi Efisiensi Healthcare Supply Chain Dalam Konteks Ergonomi Makro Menggunakan Data Envelopment Analysis Di Poliklinik UB Dalam langkah ini nilai-nilai dari efisiensi dihitung dan dibandingkan satu sama lain. Nilainilai potensial digunakan untuk meningkatkan dan mengoptimalkan situasi sistem dalam sudut pandang faktor manusia. 5. Analisa Sensitivitas Analisa sensitivitas dilakukan untuk mengidentifikasi faktor-faktor penting. Untuk melakukan ini, Model DEA diterapkan secara terpisah untuk semua faktor ergonomi makro dan ergonomi mikro. III. HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bagian ini berisi deskripsi data-data mentah yang dikumpulkan dalam penelitian, pengolahan data sesuai dengan langkah-langkah penelitian dan tujuan penelitian, serta analisa hasil pengolahan data dan pembahasannya. Aktivitas supply chain obat-obatan yang dilakukan oleh poliklinik UB meliputi aliran barang, informasi, dan biaya yang dilakukan oleh beberapa pihak yang terlibat dalam kegiatan supply chain. Berdasarkan pemetaan aktivitas supply chain obat-obatan di poliklinik UB maka dipilihlah bagian-bagian yang akan dileliti yaitu sebagai berikut: 1. Tenaga medis 2. Bagian penunjang medik 3. Bagian tata usaha 4. Bagian pelayanan obat 5. Bagian manajemen obat 6. Bagian pengadaan 7. Bagian keuangan. Distributor 9. Bagian transportasi A. Klasifikasi Decisions Making Unit (DMU) Pada tahap ini melakukan pengelompokkan dan pemberian nama terhadap masing-masing Decisions Making Unit (DMU) yang telah terpilih seperti Nampak pada tabel 1. Tabel 1. Klasifikasi Decisions Making Unit (DMU) No. Pihak yang Terlibat DMU 1. Tenaga Medis DMU 1 2. Bagian penunjang medik DMU 2 3. Bagian tata usaha DMU 3 4. Bagian pelayan obat DMU 4 5. Bagian manajemen obat DMU 5 6. Bagian pengadaan DMU 6 7. Bagian keuangan DMU 7. Distributor DMU 9. Bagian transportasi DMU 9 B. Menentukan input dan output Pemilihan dan pengelompokkan Input dan output yang digunakan pada penelitian ini adalah berdasarkan penelitian terdahulu yaitu dari jurnal yang berjudul optimization of healthcare supply chain in context of macroergonomics factors by a unique mathematical programming approach (Azadeh, et al., 2016). Tabel 2. Pengelompokkan Input dan Output Output (Y) Output (Y) Input No. No. Ergonomi No. (X) Ergonomi Makro Mikro Waktu 1. Kekuatan Mental Pengetahuan, Penilaian Situasi dan Analisa Situasi (Y ) (X 1 ) (Y 1 ) 2. Biaya 2. Kondisi Fisik 2 Spesifikasi Kerja dan Peralatan (Y 4 ) B-261

4 Sugiono, Hamdala, Sundari (X 2 ) (Y 2 ) 3 Informasi dan Komunikasi dalam Sistem Kerja (Y 5 ) 4 Manajemen Sumber Daya Manusia dan Budaya Kerja (Y 6 ) 5 Kerja Tim dan Komunikasi yang Efektif (Y 7 ) C. Pengumpulan Data kuesioner Bentuk kuesioner yang dipakai adalah rating scale (skala bertingkat), yaitu sebuah pertanyaan yang diikuti oleh kolom-kolom yang menunjukkan tingkatan-tingkatan, dalam penelitian ini tingkatan yang digunakan yaitu 1 = sangat rendah sampai dengan 10 = sangat tinggi. Teknik sampling yang digunakan adalah nonprobability sampling yaitu teknik pengambilan sampel yang tidak memberi peluang atau kesempatan sama bagi setiap unsur atau anggota populasi untuk dipilih menjadi sampel (Sugiyono, 2012). Cara yang digunakan dalam penelitian ini adalah sampel dengan maksud (purposive sampling). Sugiyono (2001) menyatakan bahwa purposive sampling adalah teknik penentuan sampel dengan pertimbangan tertentu. Pengumpulan data dilakukan dengan penyebaran kuesioner ergonomi (terlampir) kepada pihak-pihak yang terlibat dalam aktivitas supply chain obat-obatan yang dimana pada bagian ini responden yang paling tepat untuk mewakili adalah mereka yang ahli di bidangnya. Sedangkan untuk pengumpulan data terkait waktu dan biaya didapatkan dari data historis dan wawancara. Untuk data input yang dibutuhkan adalah data mengenai waktu pengerjaan proses dan biaya tenaga kerja. D. Perhitungan Efisiensi Relatif Tiap Tiap DMU Dalam model yang merujuk pada persamaan (1-1) ini dilakukan maksimasi terhadap output sehingga input akan dianggap konstan. Setelah itu model diatas dimasukkan ke dalam software Microsoft excel Untuk merepresentasikan model DEA tersebut di dalam spreadsheet maka harus terdiri dari beberapa komponen yaitu: 1. Cells untuk variabel keputusan (e. g., λ j dan ɵ), 2. Cells untuk fungsi objektif atau fungsi tujuan (efficiency) (e.g., ɵ), 3. Cells yang memuat formula untuk perhitungan (the right hand side of the constraint) (e.g., λ j x ij, λ j y rj, dan λ j ), 4. Cells yang memuat formula untuk perhitungan (the left hand side of the constraint) (e.g., x i0, dan ɵy r0 ). Nilai efisiensi relatif dari Sembilan DMU ditampilkan pada tabel 3 berikut ini: Tabel 3. Nilai Effisiensi untuk Masing Masing DMU DMU Nilai Effisiensi Relatif DMU DMU DMU DMU DMU DMU DMU DMU DMU Rata-rata Nilai efisiensi berorientasi output bernilai antara 1 sampai dengan tak terhingga. Jika nilai lebih dari 1 maka semakin tidak efisien DMU tersebut. Berdasarkan pada tabel 2 diatas yaitu nilai efisiensi relatif (Technical Efficiency), maka dapat dikategorikan DMU yang efisien dan inefisien adalah: 1. DMU 2, DMU 6, dan DMU adalah inefisien karena nilai efisiensi relatifnya lebih dari 1 (TE > 1) B-262

5 Evaluasi Efisiensi Healthcare Supply Chain Dalam Konteks Ergonomi Makro Menggunakan Data Envelopment Analysis Di Poliklinik UB 2. DMU 1, DMU 3, DMU 4, DMU 5, DMU 7, dan DMU 9 adalah efisien karena nilai efisiensi relatifnya sama dengan 1 (TE = 1) E. Analisis dan Strategi Perbaikan DMU Berdasarkan hasil analisa sensitivitas diketahui bahwa faktor yang paling signifikan pengaruhnya adalah faktor ergonomi makro sehingga untuk melakukan strategi perbaikan untuk masing-masing DMU yang kurang efisien adalah dengan memperhatikan faktor tersebut. Adapun faktor tersebut adalah output 3 (Y 3 ) yaitu pengetahuan, penilaian situasi dan analisa situasi, output 4 (Y 4 ) yaitu spesifikasi kerja dan peralatan, output 5 (Y 5 ) yaitu informasi dan komunikasi dalam sistem kerja, output 6 (Y 6 ) yaitu manajemen sumber daya manusia dan budaya kerja, dan output 7 (Y 7 ) yaitu kerja tim dan komunikasi yang efektif. Tabel 4. Rekapitulasi Perbaikan DMU 2 DMU Variabel Nilai Awal Slack Target Perbaikan Improve (Y 3 ) 0 0 % (Y 4 ) 7 1,21,21 17,2 % DMU 2 (Penunjang Medik) (Y 5 ) 0 0 % (Y 6 ) 7,33 1,04,73 13,27% (Y 7 ) 0,6.6 7,5 % Berdasarkan tabel 4 diketahui bahwa faktor yang harus ditingkatkan agar mencapai nilai efisien pada DMU 2 adalah faktor output 4 (Y 4 ) yaitu spesifikasi kerja dan peralatan, output 6 (Y 6 ) yaitu manajemen sumber daya manusia dan budaya kerja, dan output 7 (Y 7 ) yaitu kerja tim dan komunikasi yang efektif. Setelah mengetahui faktor apa saja yang perlu ditingkatkan maka disusun suatu rekomendasi atau usulan tindakan perbaikan yang mungkin untuk dilakukan berdasarkan hasil diskusi dengan pihak Poliklinik UB dalam upaya mencapai nilai efisien untuk DMU tersebut. Adapun penjelasannya adalah pada tabel 5 berikut ini: Tabel 5. Penyebab Masalah dan Usulan Strategi Perbaikan Faktor Penyebab Strategi Perbaikan spesifikasi kerja dan peralatan Tidak ada pembaharuan dan petunjuk pengoperasian dari perangkat elektronik yang tersedia di tempat kerja Prosedur kerja yang ada belum jelas baik dalam hal kegunaannya dan belum ada publikasi terkait dengan prosedur kerja Membuat Standard Operating Procedure (SOP) untuk penggunaan perangkat elektronik (komputer, printer, dll) dengan cara membuat selembaran dan menempelkannya di dekat perangkat elektronik tersebut agar mudah terlihat. Contoh pada gambar 2 Membuat brosur atau poster yang berisi langkah-langkah kerja dari awal hingga akhir dan ditempel di tempattempat yang mudah dilihat. Contoh pada gambar 3 manajemen sumber daya manusia dan budaya kerja kerja tim dan komunikasi yang efektif Belum adanya program dasar atau pelatihan bagi para ahli Kurangnya pembaharuan dari standar kerja yang digunakan dan kurangnya sumber daya manusia yang ahli informasi pekerjaan dan saluran komunikasi yang kurang efektif serta jika ada pekerjaan yang belum selesai maka informasi tersebut sulit disampaikan saat terjadi pergantian shift. Menyelenggarakan program dasar atau pelatihan dengan cara menjadikan pelatihan bagi karyawan termasuk dalam program kerja Poliklinik Universitas Brawijaya. Melakukan pertimbangan untuk menambah jumlah tenaga kerja pada bagian penunjang medik khususnya pelayanan obat (depo obat) berdasarkan data jumlah tenaga kerja dan beban kerja. Menyediakan media seperti papan tulis atau note yang mengindikasikan adanya pekerjaan yang belum selesai. B-263

6 Sugiono, Hamdala, Sundari IV. PENUTUP Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, maka kesimpulan yang didapatkan adalah sebagai berikut: 1. Dari hasil dan pembahasan diketahui pihak-pihak siapa saja yang terlibat dalam aktivitas supply chain obat-obatan di Poliklinik Universitas Brawijaya. Adapun pihak tersebut dari hulu ke hilir antara lain: distributor, Poliklinik Universitas Brawijaya, dan konsumen (pasien). Selain itu juga dapat diketahui bagian-bagian dari Poliklinik Universitas Brawijaya yang terlibat aktivitas supply chain obat-obatan yaitu: tenaga medis, bagian penunjang medik, bagian tata usaha, bagian pelayanan obat, bagian manajemen obat, bagian pengadaan, bagian keuangan, serta pimpinan Poliklinik Universitas Brawijaya. 2. Dari ke sembilan Decisions Making Unit (DMU) yaitu: tenaga medis, bagian penunjang medik, bagian tata usaha, bagian pelayanan obat, bagian manajemen obat, bagian pengadaan, bagian keuangan, distributor, dan bagian transportasi. Dari hasil pembahasan menggunakan Data Envelopment Analysis (DEA) dan dibantu dengan tools solver pada Microsoft Excel dapat diketahui pihak yang masih belum efisien dalam konteks ergonomi makro adalah DMU 2 (penunjang medik) dengan nilai efisiensi 1.012, DMU 6 (pengadaan) dengan nilai efisiensi 1.009, dan DMU (distributor) dengan nilai efisiensi Hasil dari analisa sensitivitas didapatkan bahwa DMU 2 (penunjang medik) faktor yang harus diperbaiki adalah output 4 (Y 4 ) yaitu spesifikasi kerja dan peralatan sebesar 17,26 %, faktor output 6 (Y 6 ) yaitu manajemen sumber daya manusia dan budaya kerja sebesar 13,277 %, dan output 7 (Y 7 ) yaitu kerja tim dan komunikasi yang efektif sebesar 7,5 %. DMU 6 (pengadaan) faktor yang harus diperbaiki adalah output 4 (Y 4 ) yaitu spesifikasi kerja dan peralatan sebesar 10,375 %, faktor output 5 (Y 5 ) yaitu informasi dan komunikasi dalam sistem kerja sebesar 10,571 %, faktor output 6 (Y 6 ) yaitu manajemen sumber daya manusia dan budaya kerja sebesar 2,714 %, dan output 7 (Y 7 ) yaitu kerja tim dan komunikasi yang efektif sebesar 45 %. DMU (distributor) faktor yang harus diperbaiki adalah output 3 (Y 3 ) yaitu pengetahuan, penilaian situasi dan analisis situasi sebesar 22,267 %, output 4 (Y 4 ) yaitu spesifikasi kerja dan peralatan sebesar 13,75 %, faktor output 5 (Y 5 ) yaitu informasi dan komunikasi dalam sistem kerja sebesar 22,267 %, dan faktor output 6 (Y 6 ) yaitu manajemen sumber daya manusia dan budaya kerja sebesar 6,5 %. DAFTAR PUSTAKA Cheng, S.H.J., Whittemore, G.J., 200, An Engineering Approach to Improving Hospital Supply Chains. (Doctoral dissertation, Massachusetts Institute of Technology) Hal W. Hendrik, Brian M. kleiner.,2002, Macroergonomics Theory Methods and Applications. London: IEA McKone-Sweet, K.E., Hamilton, P., Willis, S.B., 2005, The ailing healthcare supply chain: a prescription for change. J. Supply Chain Manag. 41 (1), 4e17 MHaszlinna Mustaffa, N., Potter, A., 2009, Healthcare supply chain management in Malaysia: a case study. Supply Chain Manag. Int. J. 14 (3), 234e243. Pujawan, Nyoman, 2010, Supply Chain Management, Cetakan Kedua. Surabaya: Penerbit Guna Widya. B-264