A. LATAR BELAKANG MASALAH

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG MASALAH Dewasa ini perkembangan ilmu dan teknologi semakin pesat, sehingga kebutuhan informasi bagi setiap organisasi baik pemerintah maupun swasta menjadi sangat penting. Informasi tersebut diperlukan dalam rangka mencapai tujuan-tujuan organisasi karena informasi merupakan bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administratif dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Arsip sebagai salah satu sumber informasi terekam memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses tersebut. Untuk itu diperlukan adanya pengelolaan arsip yang baik. Dalam Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan dalam pasal 1 UU tersebut disebutkan bahwa arsip adalah: 1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. 2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga swasta dan atau perorangan dalam dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok,dalam rangka kegiatan kebangsaan. Pengelolaan arsip yang baik perlu dilaksanakan agar apabila organisasi memerlukan informasi arsip untuk kebutuhan pelaksanaan tugas ataupun pengambilan keputusan tidak memerlukan waktu yang lama serta memudahkan untuk penemuan kembali arsip sehingga dapat menciptakan efisiensi,efektivitas, dan juga produktivitas bagi organisasi. Arsip sangat penting dalam organisasi yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka perencanaan, proses pengambilan keputusan,mendukung pengawasan, sebagai alat pembuktian, memori perusahaan 1

2 2 serta sebagai rujukan historis. Dengan pengelolaan arsip yang baik maka tujuan organisasi yang bersangkutan akan mudah tercapai sehingga produktivitas organisasi akan meningkat. Hal ini menjadikan administrasi kearsipan sebagai salah satu bagian paling penting untuk diperhatikan pelaksanaannya di setiap organisasi atau instansi yang bersangkutan.tetapi pada kenyataannya masih banyak instansi ataupun organisasi yang masih belum memahami tentang arti pentingnya arsip sehingga instansi-instansi ataupun organisasi-organisasi yang bersangkutan tidak melakukan pengelolaan arsip secara baik. Hal ini dapat diketahui dengan melihat tumpukan-tumpukan arsip yang dibiarkan begitu saja tanpa adanya perawatan ataupun penataan. Sehingga arsiparsip tersebut mudah hilang, rusak, dan sulit ditemukan kembali apabila sewaktuwaktu arsip tersebut diperlukan. Beberapa faktor yang menyebabkan beberapa organisasi atau instansi tidak melaksanakan pengelolaan arsip dengan baik antara lain adalah kurangnya kesadaran dari pihak pimpinan dan pegawai akan pentingnya arsip. Faktor lainnya adalah kemungkinan belum tersedianya pegawai yang ahli dalam bidang kearsipan.belum adanya pelaksanaan kearsipan yang baik perlu mendapat perhatian khusus sehingga setiap organisasi ataupun instansi dapat memahami fungsi dari pada arsip itu sendiri. Oleh karena itu pimpinan organisasi atau instansi harus memperhatikan tentang pengelolaan arsip yang baik agar arsip-arsip dalam organisasi yang bersangkutan dapat lebih tertata. Dalam pasal 3 Undang-Undang No 7 Tahun 1971 dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Dari pengertian tersebut maka agar keselamatan arsip dapat terjamin maka pengelolaan arsip yang baik sangat berpengaruh. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Sragen adalah salah satu instansi pemerintah yang memiliki tugas dan fungsi yang sangat penting dalam peningkatan dan pengembangan pembangunan di kabupaten

3 3 sragen. Tugas pokok Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) kabupaten sragen sebagaimana yang tercantum dalam Keputusan Bupati Sragen Nomor 17 Tahun 2004 tentang Penjabaran Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bapedda) Kabupaten Sragen yaitu melaksanakan sebagian tugas Pemerintah daerah di bidang Perencanaan Pembangunan daerah serta penilaian atas pelaksanaannya. Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) mempunyai fungsi yaitu penyelenggaraan kesekretariatan badan, penyusunan rencana program,pengendalian, evaluasi,dan pelaporan, penyelenggaraan penelitian dan pengembangan, penyelenggaraan sosialisasi, serta pembinaan jabatan fungsional. Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) maka data-data informasi dan arsip merupakan aspek yang sangat berpengaruh. Karena dari data-data dan informasi tersebut akan dapat diketahui rencana-rencana pembangunan apa saja yang akan dijalankan. Selain itu juga diketahui besarnya anggaran yang dibutuhkan. Selama masa penelitian penulis mengetahui bahwa di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) kabupaten sragen belum terdapat ruangan khusus yang digunakan untuk menyimpan arsip. Selain itu juga di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) kabupaten sragen belum terdapat pegawai khusus yang mengurusi tentang arsip (pegawai yang ahli dibidang kearsipan) sehingga semua pegawai bisa mengurusi arsip-arsip. Hal ini mengakibatkan apabila sewaktu-waktu arsip-arsip di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) mengalami kerusakan ataupun hilang maka tidak ada pegawai yang bertanggung jawab penuh terhadap kehilangan ataupun kerusakan tersebut. Adapun arsip-arsip yang dikelola diruang bidang sekretariat meliputi data surat masuk dan surat keluar, hasil musyawarah rencana pembangunan kelurahan dan kecamatan(musrenbang),rencana kerja kecamatan dan kelurahan, Rencana kerja SKPD (Satuan Kerja Perangkat

4 4 Daerah),Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD).Selama melakukan magang di kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah(BAPPEDA) kabupaten sragen selama bulan januari-februari penulis mencatat data dalam bentuk surat masuk dan surat keluar saja pada tahun 2015 mencapai kurang lebih 3000 lebih belum ditambah data dari dokumen hasil musyawarah rencana pembangunan kelurahan dan kecamatan (musrenbang), rencana kerja kecamatan dan kelurahan, rencana kerja SKPD (Satuan Kerja Perangkat daerah) dan Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD). Untuk lebih jelasnya berikut data jumlah surat pada tahun : Tabel 1.1 Jumlah Surat Masuk dan Keluar di BAPPEDA Kab. Sragen Data Surat Masuk dan Surat Keluar tahun di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kab. Sragen Tahun Surat Masuk Surat Keluar surat 739 surat surat 947 surat surat 1276 surat surat 1593 surat Sumber : Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kab. Sragen Berdasarkan apa yang telah disebutkan dimuka yaitu tentang permasalahan yang ada maka mendorong penulis untuk mempelajari secara lebih mendalam mengenai pengelolaan arsip pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) kabupaten sragen. B. RUMUSAN MASALAH Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijelasakan diatas maka dapat diketahui rumusan masalahnya adalah : Bagaimana Administrasi

5 5 Kearsipan di Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kbupaten Sragen? C. TUJUAN PENGAMATAN Adapaun tujuan pengamatan ini adalah sebagai berikut : a) Tujuan Operasional : Untuk mengetahui secara jelas bagaimana administrasi kearsipan di Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sragen. b) Tujuan Fungsional : Pengamatan ini bertujuan agar hasilnya dapat bermanfaat dan berguna bagi semua pihak yang berkepentingan, bagi para pembaca maupun Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sragen sendiri baik sebagai masukan, pengetahuan dan bahan pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan administrasi kearsipan. c) Tujuan Individual Untuk memenuhi syarat dalam memproleh sebutan Ahli Madya (A. Md) Faultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. D. MANFAAT PENGAMATAN Manfaat yang dioeroleh dari pengamatan ini antara lain : 1. Menambah pengetahuan akan pentingnya administrasi kearsipan dalam suatu instansi pemerintah, khususnya Badan Perencanaan Pembangunan Daerah sebagai bekal agar kelak dapat menerapkan cara yang tepat dalam mengelola arsip. 2. Dapat menjadi masukan yang harus dipertimbangkan bagi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dalam menciptakan efektivitas kerja khususnya dibidang kearsipan.