Sistem yang baru ini dibuat untuk menjawab permasalahan yang dihadapi oleh proses bisnis Laboratorium ACCUDI.

Transkripsi

1 BAB I Pendahuluan Latar Belakang Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada didalam atau dilingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan. Tidak terkecuali dalam proses bisnis Laboratorium ACCUDI. Permasalahan penyampaian informasi hasil uji laboratorium yang masih dilakukan oleh staff ACCUDI secara manual dengan cara diantarkan atau pasien datang untuk mengambil hasil uji. Sehingga proses diagnosa yang dilakukan oleh Dokter pasien menjadi lebih lama. Penyampaian informasi kepada pelanggan dalam hal promosi yang mahal, lambat dan kurang effektif. Kerusakan perangkat modem yang merepotkan dan sulit untuk diperbaiki oleh pengguna yang masih awam. Sehingga memerlukan bantuan dari teknisi yang membuatkan sistem tersebut dan harus mengeluarkan biaya perbaikan. 1

2 2 Dalam proses bisnis perlunya menjaga hubungan antara pelaku bisnis dengan pelanggannya. Hal ini yang diutamakan oleh Laboratorium ACCUDI supaya tidak kehilangan pelanggan melainkan mempunyai pelanggan yang setia dan percaya dengan pelayanan ACCUDI. Dalam hal promosi layanan, staff ACCUDI masih melakukannya dengan manual dengan cara memilah-milah nomor kontak dari daftar pelanggan demi menghemat pengeluaran biaya. Staff hanya memilih nomor handphone yang operatornya sama dengan operator yang dipakai oleh sistem informasi yang saai ini digunakan. Tetapi masih banyak nomor yang sudah tidak aktif masih masuk ke dalam daftar yang dipilah-pilah oleh staff ACCUDI, sehingga hal tersebut membuat biaya terbuang sia-sia dan memperlama proses pengiriman. Sistem yang saat ini sudah ada masih belum dapat mengatasi permasalahan-permasalahan di atas sepenuhnya. Penyampaian informasi yang lebih cepat dan mudah adalah salah satu tujuan ACCUDI demi meningkatkan kepuasan pelanggan. Penghematan biaya masih menjadi kendala dalam penyampaian informasi kepada pelanggan. Ketepatan waktu penyampaian dalam hal promosi masih bergantung dengan kecepatan dan jumlah perangkat modem yang digunakan. Fitur layanan 24 jam yang dapat melayani pertanyaanpertanyaan pelanggan secara otomatis, seperti contoh informasi tarif, nomor kontak, lokasi, jam praktek, promosi, dan informasi penting lainnya, belum tersedia disistem informasi yang saat ini berjalan. Sistem yang baru ini dibuat untuk menjawab permasalahan yang dihadapi oleh proses bisnis Laboratorium ACCUDI.

3 3 Penyampaian informasi yang cepat dan mudah diakses dari mana saja karena sistem informasi ini menyediakan fitur web report yang berfungsi seperti rekam media yang dapat mempermudah dan mempercepat informasi tersampaikan kepada pelanggan maupun dokter yang membutuhkannya. Pertanyaan-pertanyaan yang sering ditanyakan dapat ditangani oleh sistem secara otomatis. Sistem yang baru tidak menggunakan perangkat modem dan hanya membutuhkan koneksi internet saja, sehingga penanganan kerusakan lebih mudah, cepat dan tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk memanggil teknisi. ACCUDI tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan, dikarenakan layanan yang digunakan adalah bersifat terbuka dan gratis. Penyampaian informasi lebih effisien dan dapat disampaikan kesemua pelanggan yang menggunakan aplikasi TELEGRAM di handphone-nya. Upaya dalam menjaga hubungan baik antara ACCUDI dan pelanggan lebih baik karena disediakan fitur chatting dan auto-reply yang dapat menyampaikan informasi kapan pun secara otomatis. Tujuan Tujuan Umum Sebagai salah satu syarat kelulusan Diploma III pada Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana. Menerapkan hasil studi penulis di program studi Teknik Informatika pada perancangan aplikasi ini sesuai pada kebutuhan nyata.

4 4 Meningkatkan kemampuan untuk mengembangkan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan dunia nyata. Tujuan Khusus Menerapkan penggunaan Chatting sebagai sarana komunikasi antara ACCUDI dengan pelanggan untuk mengurangi biaya pengeluaran. Mengirimkan hasil uji laboratorium melalui pesan Chatting sehingga lebih hemat dan cepat. Menyediakan fitur auto-reply yang memudahkan ACCUDI menyampaikan informasi kapan pun. Menjaga hubungan antara pelaku bisnis dan pelanggan. Rumusan Masalah Dari latar belakang di atas, maka ditemukan beberapa permasalahan, antara lain : Bagaimana menyampaikan informasi data hasil uji laboratorium kepada pasien/dokter dengan cara yang cepat, mudah, effisien dan murah melalui teknologi dan sistem informasi. Bagaimana memanfaatkan fasilitas sosial media (SMS dan Chatting) sebagai media penyampai informasi dan sebagai bentuk upaya menjaga dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

5 5 Bagaimana merancang sistem informasi dengan memanfaatkan aplikasi TELEGRAM sebagai salah satu media penyampaian informasi. Batasan Masalah Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka batasan masalah yang akan diteliti adalah: Fitur broadcast pesan kesemua pelanggan Fitur auto-reply untuk melayani pelanggan untuk menjawab kebutuhan informasi yang dibutuhkan pelanggan Dapat menyampaikan laporan dari hasil uji laboratorium Data pelangaan tersinkronasi dengan database server yang sudah berjalan Pengiriman informasi menggunakan Chatting, Penambahan parameter pengujian dalam laporan hasil uji laboratorium yang akan dipaparkan di web report. Metodologi Penelitian Aplikasi ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan Laboratorium ACCUDI dan sebagai solusi alternatif yang dapat digunakan untuk menyampaikan informasi hasil uji laboratorium, promosi dan informasi penting lainnya kepada pelanggan dengan

6 6 lebih cepat, mudah dan hemat. Sebagai alat bantu untuk menjaga hubungan baik antara pelaku bisnis dan pelanggan. Pelaksanaan perancangan aplikasi terdiri atas beberapa tahap, sebagai berikut. 1. Wawancara: Sistem informasi dibuat atas beberapa ide gagasan dari hasil wawancara dengan seorang staff dari suatu laboratorium klinik di Salatiga. Yang dimana tempat beliau bekerja masih minim dengan teknologi informasi. Berawal dari permintaan untuk pembuatan aplikasi sms gateway, muncul beberapa ide untuk membuat suatu sistem informasi yang dimana dapat mengkombinasikan antara pelaporan hasil uji laboratorium dan pesan singkat. 2. Observasi : Observasi dilakukan dengan melakukan kunjungan ke Laboratorium ACCUDI untuk mendapatkan data-data yang dibutuhkan demi kelancaran dalam proses perancangan dan pembuatan Sistem informasi ini. Adapun berkas yang dibutuhkan yaitu output laporan hasil dari uji laboratorium dan beberapa contoh data-data pelanggan. Mengamati sistem kerja dari beberapa software yang sudah berjalan dan masih dipakai oleh laboratorium dalam mendukung kelancaran proses bisnis tersebut. Jadwal Perancangan Sistem Penelitian Juli 2015

7 7 a. Wawancara Staff ACCUDI perkenalan Laboratorium ACCUDI b. Wawancara menggali sistem informasi yang sedang berjalan c. Wawancara kebutuhan internal Laboratorium ACCUDI Agustus 2015 a. Observasi software sistem informasi yang masih berjalan b. Observasi database pelanggan c. Observasi hasil laporan

8 Gambar 1.1: Contoh Laporan Hasil Uji 8

9 9 Rincian Kegiatan Pembuatan Januari 2016 a. Perancangan Database b. Pembuatan UI Admin & Code Program c. Pembuatan UI User & Code Program Februari 2016 a. Pembuatan Web Service dan Data Access b. Pengintegrasian Web Service dengan UI c. Pembuatan TELEGRAM Communicator Maret 2016 a. Perancangan Desain Web Reporting b. Pembuatan Web Report & Code Program April 2016 a. Pengujian keseluruhan Program b. Penyusunan Laporan Time Line NO Pertemuan Januari Febuari Maret Apr il Perancangan 1 Database

10 10 Pembuatan UI 2 User & Code Program Pembuatan UI 3 Admin & Code Program Pembuatan Web 4 Service dan pengintegrasian dengan UI Pembuatan 5 TELEGRAM Communicator Perancangan 6 Desain Web Reporting Pembuatan Web 7 Report & Code Program Pengujian 8 Program Penerapan 9 10 Penyusunan laporan proyek

11 11 11 Proses pembuatan Software Tabel 1.1 : Timeline

12 12