SNIPTEK 2014 ISBN: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI JURNAL UMUM TELKOMSEL SUKABUMI

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI JURNAL UMUM TELKOMSEL SUKABUMI Andi Arfian STMIK Nusa Mandiri Jakarta Syarifatun Nissa STMIK Nusa Mandiri Jakarta ABSTRAK Pencatatan akuntansi secara manual yang saat ini masih banyak digunakan oleh beberapa perusahaan sangatlah tidak efektif. Sistem akuntansi manual mempunyai resiko human error dalam hal efisiensi, keakuratan data, ketepatan waktu, pencarian data dan perhitungan data. Terlebih lagi accounting tidak mengetahui saldo akun yang terakhir (up-date). Melalui sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi khususnya dalam transaksi jurnal umum, dapat membantu Telkomsel Sukabumi yang saat ini masih menggunakan pencatatan akuntansi manual. Dalam sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi, transaksi dicatat dalam bentuk elektronik dan secara bersamaan diposting secara elektronik ke buku besar sehingga menghasilkan saldo akun yang terakhir (up-date). Perangkat lunak yang digunakan dalam perancangan sistem informasi akuntansi jurnal umum ini adalah Microsoft Visual Basic 6.0 Kata Kunci: Akuntansi,, Perancangan Sistem PENDAHULUAN Sistem akuntansi yang terkomputerisasi mulai banyak digunakan oleh perusahaan, baik perusahaan manufaktur (manufacturing), perusahaan dagang (merchandising), maupun perusahaan jasa (service). Persaingan bisnis antar perusahaan semakin ketat, sehingga setiap perusahaan dituntut untuk meningkatkan kualitas kerja, mutu pelayanan dan ketepatan data. Dalam suatu perusahaan sistem akuntansi yang terkomputerisasi akan sangat membantu, bila dibandingkan dengan sistem akuntansi yang manual. Sistem akuntansi yang terkomputerisasi memiliki tiga keuntungan utama dibandingkan dengan sistem akuntansi manual. Pertama, sistem yang terkomputerisasi menyederhanakan proses pencatatan dan penyimpanan data. Transaksi dicatat dalam bentuk elektronik dan pada saat yang bersamaan diposting secara elektronik ke buku besar dan buku besar pembantu. Kedua, sistem yang terkomputerisasi biasanya lebih akurat dibandingkan dengan sistem manual. Ketiga, sistem yang terkomputerisasi menyediakan manajemen dengan informasi saldo akun yang terakhir (update) untuk mendukung pegambilan keputusan. Hal ini disebabkan oleh posting langsung dari jurnal ke buku besar pada saat yang bersamaan. Dari uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa komputerisasi akuntansi sangatlah penting dalam suatu perusahaan untuk mengolah data dan mengambil keputusan. Kendati demikian, saat ini masih ada perusahaan yang menggunakan sistem akuntansi manual untuk mengolah data keuangannya. Salah satunya yaitu PT. Telekomunikasi Seluler atau lebih dikenal dengan sebutan Telkomsel. Dalam ilmu akuntansi dasar, dikenal adanya dan Jurnal Khusus. Jurnal umum adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat setiap transaksi dalam perusahaan secara terperinci, dan jurnal khusus adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi khusus dalam perusahaan yang berhubungan dengan penjualan dan pembelian barang. Telkomsel yang bergerak di bidang jasa telekomunikasi ini sampai sekarang masih menggunakan pecatatan akuntansi yang manual untuk mencatat setiap transaksi selain transaksi penjualan dan pembelian barang dagangnya. Sehingga dalam pencatatan setiap transaksinya masih terdapat beberapa kelemahan, diantaranya waktu yang kurang efisien, data yang kurang akurat serta kesulitan dalam pembuatan laporan. Berdasarkan kelemahan tersebut, maka pada penelitian ini diambil judul perancangan sistem informasi akuntansi jurnal umum telkomsel sukabumi. BAHAN DAN METODE 1. Teknik Pengumpulan Data Teknik Pengumpulan Data yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah: A. Observasi Observasi adalah cara menghimpun data-data keterangan yang dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung dan pencatatan secara sistematis terhadap fenomena yang dijadikan objek pengamatan pada suatu pihak terkait. INF-464

2 Observasi dilakukan di bagian Accounting & Budgeting Telkomsel Sukabumi. B. Wawancara Wawancara adalah suatu metode tanya jawab mengenai semua kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data keuangan di Telkomsel Sukabumi. Wawancara dilakukan kepada salah satu staf Accounting & Budgeting Telkomsel Sukabumi. C. Studi Pustaka Studi kepustakaan adalah pengambilan datadata dari buku serta sumber lainnya yang berhubungan dengan pokok-pokok permasalahan yang dibahas. Dalam penyusunan tugas akhir ini data-data tersebut diambil dari buku-buku dan internet. 2. Model Pengembangan Sistem Metode pengembangan sistem yang digunakan oleh penulis adalah metode waterfall (air terjun) yang terdiri dari: A. Analisa Kebutuhan Sistem Pada tahap ini akan dilakukan analisis terhadap semua kebutuhan dokumen-dokumen dan interface (antar muka) yang diperlukan untuk menentukan solusi perangkat lunak (software) yang akan digunakan sebagai proses komputerisasi sistem. B. Desain Proses desain terdiri dari tiga bagian, yaitu desain database, desain arsitektur (software architecture), serta desain antarmuka (user interface). Pada skripsi ini penulis melakukan pengembangan aplikasi terkait rancangan database dengan metode UML (Unified Modeling Language) yaitu dengan membuat Use Case Diagram, Deployment Diagram, Component Diagram terkait rancangan database dan mendefinisikannya dalam bentuk ERD (Entity Relationship Diagram) dan LRS (Logical Record Structure). C. Code Generation Penerjemahan desain sistem yang telah dibuat ke dalam bentuk perintah-perintah yang dimengerti komputer dengan mempergunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0. D. Testing Pada tahap ini dilakukan pengujian pada perangkat lunak dari segi logika dan fungsional untuk memastikan bahwa semua bagian telah diuji untuk meminimalisir kesalahan dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan. E. Support Tahap ini dilakukan dengan menggunakan software pembangun dan aplikasi pendukung dengan versi yang terbaru, sehingga dapat dilakukan pengembangan terhadap sistem yang dibuat untuk mengantisipasi perkembangan maupun perubahan kebutuhan sistem, baik secara hardware maupun software yang akan digunakan. HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Analisa Kebutuhan Software Sistem informasi akuntansi Telkomsel Sukabumi dikembangkan berdasarkan analisa sistem prosedur yang sedang berjalan, sistem informasi akuntansi yang di usulkan yaitu proses pencatatan transaksi jurnal umum yang dilakukan secara komputerisasi, dan bagian accounting dapat mengetahui informasi saldo akun yang terakhir (update) untuk mendukung pegambilan keputusan dengan cepat dan akurat. Spesifikasi kebutuhan sistem informasi akuntansi jurnal umum Telkomsel Sukabumi: 1. Accounting dapat melakukan set up daftar akun dan saldo awal akun. 2. Accounting dapat melakukan proses pencatatan dan perhitungan jurnal. 3. Accounting dapat melihat histori transaksi jurnal serta pencetakan laporan. Gambar 1. Use Case Diagram Aplikasi Jurnal Gambar 2. Activity Diagram Aplikasi Jurnal INF-465

3 2. Desain 2. Component Diagram Desain pada sistem informasi akuntansi yang di usulkan untuk Telkomsel Sukabumi terdiri dari perancangan database, software architecture, dan user interface. A. Database 1. Perancangan Entiy Relationship Diagram (ERD) Pada tahapan ini semua entitas yang ada di dalam sistem akan dimunculkan atribut yang menyertainya. C. User Interface Gambar 5. Component Diagram Aplikasi 1. Tampilan Form Log In B. Software Architecture Gambar 3. Entity Relation Diagram (ERD) Suatu sistem baik itu sistem yang kompleks atau sederhana, dibangun dari sub-sub sistem. Sistem tersebut biasanya mempunyai fungsi tersendiri, antara sub sistem yang satu dengan yang lainnya dan fungsinya tidak akan sama. Gambar 6. Tampilan Form Log In Aplikasi Jurnal 2. Tampilan Menu Utama Dalam hal ini perancangan arsitektur perangkat lunak (Software Architecture) pada Telkomsel Sukabumi sebagai berikut: 1. Deployment Diagram Accountin g Formulir Request Aplikasi Server Gambar 7. Tampilan Menu Utama Aplikasi Database Request Gambar 4. Deployment Diagram Database Server INF-466

4 3. Tampilan Menu Master Akun 6. Tampilan Menu Set up Saldo Awal Gambar 8. Tampilan Menu Master Akun Aplikasi 4. Tampilan Menu Sub Klasifikasi Gambar 11. Tampilan Menu Set up Saldo Awal 7. Tampilan Set up Login Gambar 12. Tampilan Menu Set up Login Gambar 9. Tampilan Menu Sub Klasifikasi 8. Tampilan Transaksi 5. Tampilan Menu Daftar Akun Gambar 13. Tampilan Menu Transaksi Gambar 10. Tampilan Daftar Akun Aplikasi INF-467

5 9. Tampilan Cetak Gambar 14. Tampilan Menu Cetak Jurnal 10. Tampilan Cetak Voucher Jurnal Gambar 15. Tampilan Menu Cetak Voucher Jurnal 11. Tampilan Cetak Buku Besar D. Code generation Gambar 16. Tampilan Menu Cetak Buku Besar A. Transaksi Dim CURR_COL As Integer Dim RecordPage As New clspaging Dim SQLParser As New clssqlselectparser Public rsjurnal As New ADODB.Recordset Dim rscek As New ADODB.Recordset Dim rs1 As New ADODB.Recordset Dim rs2 As New ADODB.Recordset Dim rs3 As New ADODB.Recordset Dim rs4 As New ADODB.Recordset Dim rs5 As New ADODB.Recordset Dim status_edit As Boolean Dim IDJurnal As String Dim status_edit2 As Boolean Private Sub FillList(ByVal whichpage As Long) RecordPage.CurrentPosition = whichpage Screen.MousePointer = vbhourglass Me.Enabled = False Call pagefilllistview(lvlist, rsjurnal, RecordPage.PageStart, RecordPage.PageEnd, 8, 1, True, True,,,, "No") Me.Enabled = True Screen.MousePointer = vbdefault Public Sub FilterRecord(ByVal srccondition As String) SQLParser.RestoreStatement SQLParser.wCondition = srccondition ReloadRecords SQLParser.SQLStatement Public Sub RefreshRecords() With SQLParser.Fields = "Referensi,Kode,NamaAkun,Debet,Kredit".Tables = "QJurnal".wCondition = "Referensi = '" & txtreferensi.text & "'" '.SortOrder = "Kode ASC".SaveStatement End With rsjurnal.cursorlocation = aduseclient rsjurnal.open SQLParser.SQLStatement, CN, adopenstatic, adlockreadonly With RecordPage.Start rsjurnal, 25 FillList 1 End With SQLParser.RestoreStatement ReloadRecords SQLParser.SQLStatement rsjurnal.close Public Sub ReloadRecords(ByVal srcsql As String) On Error GoTo err 1 With rsjurnal If.State = adstateopen Then.Close.Open srcsql 1 End With RecordPage.Refresh FillList 1 Exit Sub err: If err.number = Then srcsql = Replace(srcSQL, "'", "",,, vbtextcompare) Resume M ElseIf err.number = Then MsgBox "Pencarian data tidak valid.", M vbexclamation SQLParser.RestoreStatement srcsql = SQLParser.SQLStatement Resume Else prompt_err err, Name, "ReloadRecords" 1 INF-468

6 End If Private Sub cmdbatal_click() Dim tanya As Integer tanya = MsgBox("Yakin data ini akan dihapus?", vbcritical + vbyesno, "Konfirmasi penghapusan data") If tanya = vbyes Then msql = "Delete From tbjurnaldetail where referensi = '" & txtreferensi.text & "' and kode = '" & txtkode.text & "'" CN.Execute (msql) MsgBox "Data sudah berhasil dihapus.", vbinformation, "Konfirmasi" RefreshRecords txtkode.text = "" txtnamaakun.text = "" txtdebet.text = "0" txtkredit.text = "0" cmdsimpan.enabled = True txtkode.enabled = True status_edit = False Else End If Private Sub cmdhapus_click() Dim tanya As Integer tanya = MsgBox("Yakin data ini akan dihapus?", vbcritical + vbyesno, "Konfirmasi penghapusan data") If tanya = vbyes Then msql = "Delete From tbjurnal where Referensi = '" & txtreferensi.text & "'" CN.Execute (msql) MsgBox "Data sudah berhasil dihapus.", vbinformation, "Konfirmasi" RefreshRecords txtkode.text = "" txtnamaakun.text = "" txtdebet.text = "0" txtkredit.text = "0" cmdsimpan.enabled = True cmdhapus.enabled = False txtkode.enabled = True cmdkeluar.enabled = True status_edit = False NotgetIndex ("tbjurnal") BuatReferensi Else End If Private Sub cmdkeluar_click() BatalGenerate Unload Me KESIMPULAN Dari tahap analisa sampai dengan pembuatan aplikasi program jurnal umum, maka dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Telkomsel Sukabumi masih menggunakan pecatatan akuntansi yang manual untuk mencatat setiap transaksi selain transaksi penjualan dan pembelian barang dagang. 2. Melalui rancangan sistem informasi akuntansi jurnal umum, diharapkan dapat mempermudah bagian accounting untuk mencatat transaksi keuangannya. 3. Sistem akuntansi yang terkomputerisasi dapat mempersingkat waktu pengerjaan serta dapat menyederhanakan proses pencatatan dan serta terkendalinya penyimpanan data. 4. Sistem akuntansi yang terkomputerisasi dapat menyediakan informasi saldo akun yang terakhir (up-date). 5. Sistem akuntansi yang terkomputerisasi memudahkan dalam pencetakan laporan secara cepat, akurat, dan efisien. UCAPAN TERIMA KASIH Terima kasih kepada orang tua, kerabat, teman dan semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu sehingga penelitian ini selesai dilakukan. REFERENSI Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Ashari Pemrograman Akuntansi untuk Usaha Dagang Menggunakan Microsoft Acces. Jakarta: PT. Gramedia. Astuti, Ni Made Marlita Puji dan Ida Bagus Dharmadiaksa Pengaruh Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Akuntansi, Pemanfaatan dan Kesesuaian Tugas Pada Kinerja Karyawan. Diambil dari: (20 Desember 2014) Indralesmana, Kadek Wahyu dan I.G.N. Agung Suaryana Penerapan Sistem Informasi Akuntansi dan Kinerja Individu pada Usaha Kecil dan Menengah di Nusa Penida. Diambil dari: INF-469

7 efektivitas-penerapan-sistem_6.html. (20 Desember 2014) Sugiyono Pemrograman Terstruktur Untuk Pelajar & Mahasiswa. Kuningan: Panji Gumilang Press. Kusrini dan Andri Koniyo Tuntutan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Andi Offset. Ladjamudin, Al-bahra Bin Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Warren, Carl S, James M. Reeve dan Philip E. Fess Pengantar Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. INF-470