PERANCANGAN PROTOTYPE KNOWLEDGE SHARING ANTAR KARYAWAN RUMAH SAKIT

Transkripsi

1 Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2014, pp. 248~254 PERANCANGAN PROTOTYPE KNOWLEDGE SHARING ANTAR KARYAWAN RUMAH SAKIT Xanty Adhi Parandani 1, Triningsih 2, Rahayu Swastika 3, Indah Puspitorini 4 1 AMIK BSI Bogor xanty.xip@bsi.ac.id 2 AMIK BSI Jakarta triningsih.tnh@bsi.ac.id 3 AMIK BSI Bekasi rahayu.ryw@bsi.ac.id 4 AMIK BSI Bekasi indah.itn@bsi.ac.id Abstrak Rumah Sakit sebagai institusi kesehatan yang merupakan sumber ilmu pengetahuan belum memiliki fasilitas pengelolaan pengetahuan (Knowledge Management) berbasis teknologi informasi. Sehingga konsep-konsep pengetahuan dasar kerumahsakitan, seperti penanganan hal teknis dan non teknis seringkali mengalami kendala karena minimnya akses menuju prosedur operasi standar terutama bagi karyawan yang tergolong memiliki masa kerjam rendah. Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan sebuah prototype sistem kerumahsakitan yang terintegrasi dengan sistem informasi, dalam bentuk portal internet bagi karyawan rumah sakit yang juga bisa di akses didalam jaringan internet sebagai wadah bertukar informasi dan pengelolaan pengetahuan. Kata Kunci: prototype, knowledge sharing, karyawan,rumah sakit Pendahuluan Ilmu pengetahuan yang berputar dan tersebar didalam sebuah rumah sakit merupakan jenis ilmu pengetahuan yang tergolong tertua, dimana umurnya bisa dikatakan sebaya dengan umur penciptaan manusia itu sendiri. Ilmu kedokteran dan ilmu kefarmasian adalah dua ilmu tertua yang kemudian menetap dan digunakan di rumah sakit. Dilain pihak, ilmu pengetahuan kemudian tidak hanya terbatas pada keilmuan yang bersifat eksak, tetapi menyangkut pula kelimuan yang bersifat sosial seperti manajemen dan ekonomi. Dengan begitu banyaknya ragam keilmuan yang melekat dirumah sakit ini, maka pengelolaan ilmu pengetahuan (Knowledge Management) menjadi sangat penting artinya. Hal ini dimaksudkan agar ilmu pengetahuan yang ada ini tidak hilang atau kemudian hanya diketahui oleh orangorang pada lingkar cakupan (scope) yang kecil saja. Seiring dengan cepatnya perkembangan teknologi informasi, ilmu pengetahuan akan semakin terkelola dengan baik, ketika melibatkan teknologi informasi sebagai sistem manajemen pengetahuan tersebut. Kendati Knowledge management bisa dilakukan tanpa teknologi informasi, namun seiring dengan hampir seluruh aspek pekerjaan manusia modern yang mengandalkan perangkat teknologi informasi, maka inilah yang mendasari Knowledge management dengan memanfaatkan fasilitas teknologi informasi. Sebagaimana yang telah dijabarkan diatas, maka rumah sakit yang berkutat dengan beragam ilmu pengetahuan dan lekat dengan proses inovasi bidang medis tentunya akan sangat membutuhkan teknologi informasi untuk menangani arus ilmu pengetahuan yang sangat besar ini. Dengan tujuan menciptakan sumber daya manusia yang handal dan mampu menangani pesatnya perkembangan mulai dari ilmu kemedisan hingga masalah peningkatan mutu kesehatan manusia. Apabila dikaitkan kepada rumah sakit sebagai lembaga layanan publik, maka Knowledge management menjadi penunjang bagi perbaikan mutu layanan kesehatan bagi masyarakat. Ditambah lagi dengan semakin ketatnya persaingan antar institusi rumah sakit, membutuhkan kemampuan dan daya saing dari seluruh sumber daya manusia di institusi rumah sakit tersebut. Diterima 15 Februari, 2014; Revisi 23 Februari, 2014; Disetujui 15 Maret, 2014

2 Knowledge management yang bermuara pada proses inovasi dan percepatan pembelajaran, akan menjadi modal berharga untuk bersaing secara sehat dengan lembaga atau institusi layanan kesehatan lainnya. Beberapa studi mengenai pengaplikasian Knowledge management telah diterapkan baik di Indonesia maupun di luar negeri. Thunkijjanukij (2009) memaparkan sebuah penelitian tentang pengembangan ontology Knowledge management bidang riset agrikultur. Penulis memaparkan tentang pemanfaatan komponen Knowledge management yaitu knowledge sharing, yaitu dengan mendistribusikan metode pengembangan ontology yang kemudian menjadi acuan dan kriteria bagi periset lain untuk membangun ontology mereka sendiri. Sintaasih dkk (2011) melakukan sebuah penelitian untuk mengukur pengaruh keterkaitan Knowledge management dan partner strategis SDM terhadap perencanaan strategis dan kinerja organisasi pada rumah sakit-rumah sakit yang ada di Bali. Dengan melakukan pengujian kualitatif, para penulis mencari nilai substantif atau signifikansi dari penerapan Knowledge management dilingkungan kerja rumah sakit, serta ditemukan pula korelasi antara penerapan Knowledge management dengan para eksekutif SDM yang menjadi partner strategis dari rumah sakit tersebut. Dalam penelitian lain, Putri dan Pangaribuan (2009) mengembangkan sebuah sistem Knowledge management berbasis teknologi informasi dengan menggunakan perangkat lunak opensource Moodle, yang digunakan untuk menerapkan budaya knowledge sharing di lingkungan Dinas Sosial Prov. DKI Jakarta. Sistem yang dikembangkan para penulis ditujukan untuk mempermudah pengelolaan terutama distribusi informasi di lingkungan instansi tersebut. 2. Metode Penelitian Metode yang digunakan dalam mengembangkan sistem informasi menggunakan Metode the Classic Life Cycle atau pada umumnya dikatakan paradigma waterfall. Pada metode ini terdapat 5 (lima) tahap untuk\ mengembangkan suatu perangkat lunak yaitu Analisis, Design, Coding, Testing, Maintenance. Dimana konsep dari metode ini adalah melihat suatu masalah secara sistematis dan terstruktur dari atas ke bawah. Tahaptahap pengembangan perangkat lunak metode waterfall dapat dilihat sebagai berikut: Gambar 2.1 Metode The Classic Life Cycle/Waterfall (Sumber: Pressman Roger. S, 1997) Berikut ini akan diuraikan tahap-tahap pengembangan perangkat lunak dengan menggunakan metode waterfall, yaitu: 1. Analisis adalah tahap menganalisa halhal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek pembuatan atau pengembangan software. 2. Design adalah tahap penterjemah dari keperluan-keperluan yang dianalisis dalam bentuk yang lebih mudah dimengerti oleh pemakai, yaitu dengan cara menampilkan ke dalam Diagram Konteks, Data flow Diagram (Diagram Aliran Data), Entity ReationshipDiagram, Struktur tabel, dan Struktur menu. 3. Coding adalah tahap penterjemah data/pemecahan masalah software yang telah dirancang dalam bahasa pemograman yang telah ditentukan dan digunakan dalam pembuatan sistem. 4. Testing adalah tahap pengujian terhadap program yang telah dibuat. Pengujian ini dimulai dengan membuat suatu uji kasus untuk setiap fungsi pada perangkat lunak. 5. Maintenance adalah perangkat lunak yang telah dibuat dapat mengalami perubahan sesuai permintaan pemakai. Pemeliharaan dapat dilakukan jika ada permintaan tambahan fungsi sesuai dengan keinginan pemakai ataupun adanya pertumbuhan dan perkembangan baik perangkat lunak maupun perangkat keras. Metodologi yang digunakan dalam proses perancangan knowledge sharing antar karyawan ini menggunakan metodologi yang dikemukakan oleh Amrit Tiwana (1999). Langkah-langkah perancangannya digambarkan dalam gambar berikut: 249

3 Namun dalam perancangan ini penulis hanya menggunakannya sampai pada tahap II yaitu: 1. Tahap I: Evaluasi Infrastruktur. a) Analisis infrastruktur yang ada Langkah ini dimaksudkan untuk mengaudit infrastruktur teknologi yang ada di dalam organisasi. Tujuannya adalah untuk menentukan teknologi apa yang saat ini dimiliki, dan teknologi apa yang seharusnya ditambahkan untuk meningkatkan dukungan penerapan manajemen pengetahuan di dalam organisasi. Dengan menganalisis dan menilai infrastruktur yang telah ada, manajemen dapat mengenali kekurangan infrastruktur yang dimiliki organisasi saat itu. b) Menyelaraskan knowledgemanagement dengan strategi bisnis, 2. Analisis, Desain dan Pengembangan Sistem KM. a) Desain infrastruktur knowledgemanagement. Pada tahap ini, pihak manajemen sudah harus menentukan sejak awal jenis teknologi dan alat-alat apa saja yang dibutuhkan untuk sistem manajemen pengetahuan yang akan diterapkan. Agar lebih relevan dengan kebutuhan sistem manajemen pengetahuan, pertanyaan berikut dapat dijadikan sebagai yang lebih luas untuk membantu karyawan menemukan, menjumlahkan, memaknai dan menganalisis data yang sangat banyak?. b) Audit terhadap aset pengetahuan dan sistem yang ada Tujuan audit pengetahuan adalah untuk menilai apa saja pengetahuan yang sudah ada di dalam perusahaan saat itu, dan menentukan fokus aktivitas manajemen pengetahuan. Untuk mencapai tujuan audit, dianjurkan untuk membentuk tim audit yang terdiri dari seorang ahli strategi, senior manajer, karyawan bidang keuangan, bagian sumber daya manusia, orang pemasaran, Bagaimanakah kita dapat memastikan bahwa persediaan pengetahuan terus menerus meningkat? Apakah kita sudah menggunakan dengan baik sumber daya pengetahuan tersebut? c) Desain tim knowledgemanagement. Tim manajemen pengetahuan didesain dengan komposisi sebagai berikut: 1) Local expert and interdepartemental gurus, yaitu pengadobsi awal teknologi, yang bekerja di berbagai macam bidang fungsional di organisasi. Mereka mempunyai pengetahuan dalam bidang tertentu seperti pemasaran, keuangan dan pengetahuan teknologi. 2) Internal information-technologhy expert, yaitu ahli teknologi informasi yang berasal dari dalam organisasi yang diharapkan banyak mengetahui kondisi internal organisasi. 3) Nonlocal expert and extradepartemental gurus, yaitu orang yang memiliki keahlian lintas organisasi dan lintas fungsional. Mereka dapat berhubungan yang berbeda. 4) Consultan, yaitu orang yang berasal dari luar organisasi dengan keahlian tertentu. 5) Senior manager, yaitu orang yang harus secara aktif berpartisipasi karena dukungan diperlukan untuk mendapatkan legitimasi dan memenangkan upaya manajemen pengetahuan. Mereka inilah yang membawa perspektif strategi ke dalam usaha penerapan manajemen pengetahuan. d) Membuat blue print know ledge management. Pada langkah sebelumnya, tim manajemen pengetahuan mendesain sistem manajemen baru. Desain sistem harus berisi spesifikasi sebagai berikut: 1) Knowledgerepositories, yaitu database dimana pengetahuan disimpan. 2) Collaborativeplatform, yaitu memungkinkan kepada pengguna mencari isi. 3) jaringan perdagangan, forum industri, pertukaran, baik langsung maupun melalui telekonferensi. 4) Culture, yaitu mengacu kepada metode untuk mendorong karyawan meggunakan sistem manajemen pengetahuan dan berbagi pengetahuan. e) Mengembangkan sistem know ledge management. Pada tahap ini tim harus 250

4 bekerja sekaligus menggabungkan sistem manajemen pengetahuan yang sudah dibangun pada langkah sebelumnya. Konstruksi sistem mencakup tujuh lapisan, yaitu sebagai berikut: 1) Interfacelayer. Ini merupakan penghubung lapisan tertinggi antara orang dengan sistem manajemen pengetahuan yang berfungsi menciptakan, menggunakan, menemukan kembali dan berbagi pengetahuan. 2) Access and aut hentication layer. Ini merupakan lapisan yang membuktikan keaslian pengguna siapa yang mengakses database ini, menyediakan keamanan untuk mencegah pengakses yang tidak sah dan menyediakan cadangan apabila ada pihak yang akan merusak database tersebut. 3) Collaborativefilteringandintelligencelayer. Lapisan ini berisi sarana untuk meminta data sesuai permintaan, mencari, mengindeks dan sebagainya. 4) Applicationlayer. Lapisan ini berisi tempat penyimpanan keterampilan, yellowpages, sarana berkolaborasi, piranti keras dan lunak konferensi yang menggunakan video, whiteboarddigital, electronicforum dan sebagainya. 5) Transportlayer. Lapisan ini memuat teknologi seperti webserver, server, pendukung untuk alur video dan audio dan sebagainya. 6) Middleware and legacy-integration layer. Legacysystem merupakan mainframe atau sistem komputer yang sudah ada. Middleware dalam hal ini berfungsi menghubungkan format data lama dengan yang baru. 7) Repositorie. Lapisan ini berisi database operasional, database hasil-hasil diskusi, arsip forum yang menggunakan web, data yang sudah lama, arsip dokumen dan database lainnya yang menggambarkan pondasi sistem manajemen pengetahuan. 3. Pembahasan Metode penelitian yang digunakan pada penelitian ini adalah metode waterfall. Beberapa tahapan yang digunakan, yaitu: Analisis, Design, dan Coding. Penelitian ini hanya berupa Prototype sistem Knowledge Management yang digunakan di rumah sakit. Sistem penelitian yang direncanakan dapat dilihat pada gambar 3.1. Fungsi yang dimiliki oleh sistem ini adalah: 1. Pengunjung web ini adalah karyawan rumah sakit yang telah terdaftar sehingga dapat memperoleh infomasi mengenai administrasi dan lain sebagainya mengenai rumah sakit. 2. Para staf ahli atau karyawan senior dapat membagi pengetahuan yang dimiliki di web ini dengan mendaftar sebagai kontributor. 3. Kontributor yang ada di web ini merupakan staf ahli atau karyawan senior yang sudah berpengalaman di bidangnya. 4. Komentar maupun hasil diskusi yang ada akan disaring sehingga akan diperoleh kelayakan dari hasil tersebut kemudian akan dituliskan menjadi artikel. Artikel tersebut akan ditampilkan dalam situs sebagai referensi pengetahuan baru. Prototype system ini dibuat menggunakan aplikasi berbasis web. Secara umum prototype yang dibuat ini masih memiliki fitur yang terbatas. Sistem ini hanya menyediakan fasilitas diskusi dengan para pakar, berbagi pengalaman dan tanggapan terhadap artikel-artikel yang diterbitkan dan otorisasi level pengunjung/pengguna sistem. Sistem yang dibuat pada prototype ini menggunakan pengaturan pengguna berdasarkan level penggunanya oleh seorang administrator yang memiliki tugas utama mengatur jalannya sistem ketika digunakan oleh beragam level pengguna sistem mulai dari pengunjung, anggota biasa (pelanggan) hingga kontributor. Pada level pengunjung, hanya dapat melihat informasi mengenai rumah sakit A secara umum. Dilevel yang lebih tinggi lagi yaitu level anggota dia memiliki fasilitas untuk login ke ruang karyawan kemudian dia dapat memberiakan komentar, berdiskusi dengan para anggota lain atau 251

5 dengan para pakar, sedangkan level paling tinggi adalah kontributor dimana selain memberikan komentar, kontributor juga dapat memposting atau menulis tulisan yang nantinya akan disharing kepada seluruh anggota yang lain. Garis besar alur sistem digambarkan oleh Entity Relationship Diagram (ERD) pada gambar 3.2. Gambar 3.5. Halaman Login Portal Halaman sharing knowledge digunakan untuk menuliskan pengalaman mengenai masalah tertentu yang dilakukan oleh kontributor. Gambar 3.2. Entity Relationship Diagram (ERD) Sistem Halaman utama ditunjukkan pada gambar 3.3. Gambar 3.6. Halaman Sharing Knowledge Hasil dari halaman sharing knowledge dapat dilihat pada halaman artikel. Gambar 3.3. Halaman Utama Untuk mengetahui visi dan misi rumah sakit maka dapat dibuka pada halaman visi dan misi Gambar 3.7. Halaman Artikel Pengunjung yang ingin mencari jawaban akan pertanyaan atau masalah maka dapat masuk ke dalam halaman masalah dan solusi. Gambar 3.4. Halaman Visi dan Misi Pengunjung yang telah memiliki keanggotaan dapat masuk dengan mengisi data yang ada pada Halaman login portal Gambar 3.8. Halaman Masalah dan Solusi Untuk wadah berdiskusi dan bertukar pengalaman maka pengunjung dapat masuk ke halaman chatting room. 252

6 dilanjutkan dengan langkah mengaudit aset knowledge dan sistem yang sudah dimiliki Rumah Sakit, lalu merancang tim kemudian menganalisa dan mendesain knowledgemanagement. Gambar 3.9. Halaman Chatting Room Evaluasi Infrastruktur Langkah awal dalam pembuatan sharing knowledge antar karyawan ini adalah melakukan evaluasi infrastruktur yang dilakukan dalam 2 tahap yaitu: Analisa Infrastruktur yang ada Pada langkah ini yang menjadi input adalah form wawancara yang berisi tentang infrastruktur yang ada di rumah sakit. Proses pada langkah ini, yaitu melakukan wawancara/interview dengan pihak rumah sakit antara lain Kepala Bagian Administrasi Umum dan Kepala Ruangan di rumah sakit. Dari hasil proses wawancara tersebut, maka output yang didapat adalah peta infrastruktur saat ini dan peta infrastruktur teknologi yang akan dirancang untuk mendukung knowledgemanagement agar dapat berjalan dengan lancar. Menyelaraskan Strategi Knowledge Management dengan Strategi Bisnis Rumah Sakit Dokumen strategi bisnis rumah sakit dan dokumen strategi knowledgemanagement sebagai input dalam langkah ini. Dan proses yang dilakukan berupa wawancara/interview dan mengumpulkan dokumen dari kepala Bagian Perencanaan dan Evaluasi Rumah Sakit. Output yang dihasilkan pada langkah ini, yaitu berupa gambaran knowledgegaps, dengan fokus utama untuk mencapai keselarasan antara knowledgemanagement yang akan didesain dengan strategi bisnis yang dimiliki oleh rumah sakit. Analisis dan Desain Know ledge Management Pada tahap kedua ini, penelitian dimulai dari merancang infrastruktur knowledgemanagement, kemudian Merancang Infrastruktur Knowledge Management Untuk langkah ini peta infrastruktur hasil dari output tahap pertama dijadikan sebagai input pada proses merancang desain infrastruktur. Pada proses langkah ini melibatkan admin IT rumah sakit dan output yang dihasilkan adalah desain infrastruktur knowledgemanagement. Audit Terhadap Aset Pengetahuan dan Sistem yang ada Input dari langkah ini adalah form wawancara dengan fokus pertanyaan berupa aset dan sistem yang dimiliki rumah sakit. Wawancara/interview tersebut akan diajukan kepada kepala ruangan di Rumah Sakit. Output dari langkah ini yaitu daftar aset dan sistem yang dimiliki oleh tiap ruangan di Rumah Sakit. Merancang Tim Knowledge Management Tujuan dari langkah merancang tim knowledgemanagement adalah untuk mengidentifikasi stakeholder, menentukan sumber untuk bidang tertentu (expert), memilih projectleader yang berpengalaman, mengidentifikasi keterlibatan antara enduser dengan manajemen, dan menyeimbangkan tim manajemen dengan teknologi. Input pada langkah ini yaitu berupa daftar namanama calon anggota tim knowledgemanagement dengan kriteria yang telah ditentukan. Setelah mendapatkan input, maka proses selanjutnya yaitu wawancara dengan kepala bagian ketenagaan dan logistic keperawatan untuk menentukan kelayakan calon tim knowledgemanagement. Output dari hasil proses ini berupa daftar anggota tim knowledgemanagement. Analisis Knowledge Management Dari hasil desain infrastruktur, daftar tim knowledgemanagement dan daftar aset serta sistem yang dimiliki rumah sakit, maka bisa dilanjutnya untuk proses menerjemahkan kebutuhan pengguna ke dalam Rancangan Basis Data. Output dari langkah ini adalah rancangan entity relationship diagram. 253

7 Desain Knowledge Management Langkah ini mempunyai input berupa daftar kebutuhan sistem, lengkap dengan desain infrastruktur, daftar anggota tim, dan daftar aset serta sistem yang selanjutnya akan diproses untuk mendesain knowledgemanagement. Output yang dihasilkan berupa desain arsitektur, desain database dan desain user interface. 1. Desain Arsitektur Desain arsitektur pada langkah ini bertujuan untuk menentukan bagian-bagian sistem dan membangun kerangka kerja sistem dan komunikasi pada sistem. 2. Desain Database Desain Database pada langkah ini akan dirancang sebuah database yang dapat memenuhi kriteria antara lain: database dapat melakukan penambahan data, penghapusan data dan pengeditan data. 3. Desain User Interface Desain user interface pada langkah ini akan dibuat sebuah desain dengan mempertimbangkan keinginan dari pihak rumah sakit. 4. Simpulan Dari penelitian ini dapat disimpulkan beberapa hal berikut: 1. Sistem kerumahsakitan yang terintegrasi dengan teknologi informasi dapat menjembatani para karyawan rumah sakit, untuk saling bertukar pengetahuan dan mampu mengelola pengetahuan yang diperoleh dari pengalaman lapangan. 2. Prototype sistem kerumahsakitan yang terintegrasi dengan sistem informasi, dalam bentuk portal internet bagi karyawan rumah sakit yang juga bisa di akses didalam jaringan internet sebagai wadah bertukar informasi dan pengelolaan pengetahuan Referensi Becerra-Fernandez, Irma., & Rajiv Sabherwal. ICT and Knowledge Management System, Encyclopedia of Knowledge Management. IDEA Group Reference, Grant, Robert M. "Prospering in dynamicallycompetitive environments: Organizational capability as knowledge integration." Organization Science, Vol. 7, No. 4 (1996): Nonaka., & H. Takeuchi. The Knowledge Creating Company: How Japanese Companies Create The Dynamics Of Innovation. New York: Oxford University Press, Jessup, Leonard., & Joseph Valacich. Information System Today: Why IS Matter, 2nd Ed. New Jersey: Prentice Hall, Nahapiet, Janine. & Sumantra Ghoshal. "Social capital, intellectual capital, and the organizational advantage." Academy of Management Review, Vol. 23, No.2 (1998): Pressman, Roger, S. Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi (Edisi Satu). Yogyakarta: Andi, Putri, Suhitarini Soemarto., & Togar Harapan Pangaribuan. "Knowledge management System: Knowledge Sharing Culture Di Dinas Sosial Provinsi Dki Jakarta." Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi (2009). RI, PUSDATIN Depkes (Kemenkes). Glosarium Data dan Informasi Kesehatan. Jakarta: PUSDATIN Depkes RI, Sintaasih, Desak Ketut., et all. " Jurnal Manajemen dan Kewirausahaan, Vol.13, No. 1." Knowledge management dan Peran Strategic Partner SDM:Pengaruhnya Terhadap Perencanaan Strategik dan Kinerja Organisasi (Studi pada Rumah Sakit di Bali) (18-32): Thunkijjanukij, Aree. "Ontology Development For Agricultural Research Knowledge Management: A Case Study For Thai Rice." Thesis "Toward a Knowledge-based Theory of the firm." Strategic Management Journal, 17 (1996): Uriarte Jr., Filemon A. Introduction to Knowledge Management. Jakarta: ASEAN Foundation, Yuliazmi. Penerapan Knowledge management pada Perusahaan Reasuransi: Studi Kasus PT. Reasuransi Nasional Indonesia. Thesis. Jakarta: Universitas Budi Luhur,