1. Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan.

Transkripsi

1 Bimbingan teknis peningkatan kemampuan sekretaris dalam menjaga keamanan informasi yang dilaksanakan di Hotel Santika Surabaya dihadiri kurang lebih 100 peserta dari Pusat maupun Unit Pelaksana Teknis Kementerian Kominfo. Acara Bimtek ini dibuka secara resmi pada hari kamis tanggal 28 April 2016 jam oleh Kepala Biro Umum Bapak Sutarman, pada jam sesi I pemaparan materi keamanan informasi oleh Bapak Dr. Suprawoto, beliau menjelaskan bahwa tujuan keamanan informasi adalah menjamin kelangsungan proses fungsi pekerjaan dan mengatasi gangguan operasi proses / pekerjaan dengan lebih cepat. Seorang sekretaris harus bisa menjaga rahasia Negara dan rahasia Pimpinannya, sekretaris juga harus bisa melakukan uji konsekunsi saat mengambil keputusan layak atau tidak layaknya untuk mempublik atau merahasiakan suatu informasi seperti contoh pantai bali tercemar, saat uji konsekuensi sekretaris harus tahu seberapa luas yang tercemar, jika pantai tersebut masih bisa ditanggulangi sebaiknya informasi itu dirahasiakan, jika dipublik maka akan mengurangi jumlah turis yang berkunjung, Dr. Suprawoto juga mengatakan bahwa tanggal lahir dan Nomor Induk Pegawai (NIP) itu adalah rahasia, dalam penandatangan surat dinas /nota dinas cukup dengan nama lengkap saja dan tidak perlu dilengkapi dengan NIP, karena NIP itu adalah rahasia. Pada sesi ke II hari jumat tanggal 29 April 2016 jam , Bapak Hilman Rosmana dari Arsip Nasional RI memaparkan materi tentang pengelolaan arsip bahwa Visi dan Misi Arsip adalah : Visi Menjadikan arsip sebagai simpul pemersatu bangsa Misi Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan. 1

2 Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jatidiri bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia. Memberikan akses arsip kepada publik untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian dan ilmu pengetahuan bagi kesejateraan rakyat sesuai peraturan perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan demi kemaslahatan bangsa. Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan secara Filosofis arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa, arsip merekam kegiatan atau peristiwa sebagaimana apa adanya, arsip mewakili fakta yang direkam, arsip menunjukkan kejujuran (informasi), arsip menunjukkan kejujuran (informasi). Arsip secara Sosiologis merupakan arsip adalah identitas, arsip bermanfaat bagi kehidupan Perseorangan organisasi, masyarakat, negara, arsip adalah refleksi masa lalu, arsip dapat membangkitkan sense of ownership dan secara Yuridis arsip adalah alat bukti, arsip adalah alat/bahan pertanggungjawaban. Arsip harus bisa menjadi sumber informasi bagi masyarakat terkecuali arsip rahasia, arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara menggunakan anggaran mlik negara dinyatakan arsip milik negara. Hilman Rosmana juga menuturkan penyisipan nomor surat tidak diperbolehkan pada arsip karena menimbulkan pertanyaan dari pihak tertentu, namun seorang sekretaris harus bisa mengantisipasi atau membooking nomor surat terlebih dahulu. Pada sesi ke III pemaparan materi Tata Naskah Dinas oleh Ibu Riris untuk Memperkuat Unit Ketatausahaan Melalui Pemahaman Naskah Dinas Dan Kode Klasifikasi Arsip. Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan, berikut ini adalah pemaparannya. Naskah dinas arahan adalah naskah yang berisi informasi mengenai apa dan bagaimana melakukan suatu kegiatan dinas, dapat berupa produk hukum yang bersifat pengaturan dan penetapan, naskah yang bersifat bimbingan dan perintah pelaksanaan tugas Naskah dinas Korespondensi terdiri dari: 2

3 Naskah korespondensi intern (Nota Dinas dan disposisi) Naskah korespondensi extern (Surat Dinas) Undangan Naskah Dinas Yang Perlu Dipahami Lebih Lanjut Naskah Dinas Korespondensi Intern (Nota Dinas) Naskah Dinas Korespondensi Ekstern (Surat Dinas) Undangan Surat Pengantar Tingkat Keamanan Surat (Klasifikasi) Sangat Rahasia (SR) yaitu tingkat keamanan isi surat yang tertinggi; sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ditangan yang tidak berhak, surat ini akan mebahayakan keselamatan dan keamanan negara; Rahasia (R) yaitu tingkat keamanan isi surat dinas yang jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ditangan yang tidak berhak, akan merugikan negara. Penggunaan amplop disamakan dengan penggunaan amplop surat Sangat Rahasia; Biasa (B) yaitu tingkat keamanan isi surat dinas yang tidak termasuk dalam butir a dan b. Namun itu tidak berarti bahwa isi surat dinas itu dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya; dan Terbatas (T) yaitu surat yang informasinya membutuhkan pengamanan yang erat hubungannya dengan tugas khusus kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk. KECEPATAN PENYAMPAIAN (SIFAT) Sangat Segera adalah surat dinas yang harus diselesaikan/ dikirim/ disampaikan dalam batas waktu 24 jam; Segera adalah surat dinas yang harus diselesaikan/ dikirim/ disampaikan dalam batas waktu 2 X 24 jam; dan Biasa adalah surat dinas yang harus diselesaikan/ dikirim/ disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/ kurir/ ekspedisi. 3

4 Susunan penomoran surat tugas: Nomor Naskah; Kode Unit Utama/Unit organisasi eselon I/Unit organisasi eselon II; Kode Klasifikasi Arsip; Bulan (ditulis dalam dua digit); Susunan penomoran Nota Dinas, Surat keterangan, Surat Pengantar, Undangan Internal sebagai berikut: nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim); kode unit utama/unit organisasi eselon I/Unit organisasi eselon I wilayah; kode klasifikasi arsip(masalah fasilitatif/substantif); bulan (ditulis dalam dua digit); tahun terbit. Nomor Surat Dinas, Undangan External, Susunan nomor mencakup hal-hal berikut: Ditandatangani oleh Menteri terdiri atas Kode derajat pengamanan surat dinas; Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim); Kode unit utama; Kode klasifikasi arsip; Bulan; ditandatangani oleh pejabat di bawah Menteri terdiri dari; Kode derajat pengamanan surat dinas; Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim); Singkatan/akronim instansi; Singkatan/akronim satuan organisasi/unit organisasi eselon I pemrakarsa; Kode klasifikasi arsip; 4

5 6. 7. Bulan; Berikut bahan persentasi Narasumber : Download (Alex Siregar) 5