KEGAGALAN DAN KEBERHASILAN PENERAPAN SIM PENERAPAN SIM PADA PT KCJ (KAI COMMUTER JAKARTA)

Transkripsi

1 Tugas : Individu Mata Kuliah : SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Dosen : Dr. Ir. Arief Imam Suroso KEGAGALAN DAN KEBERHASILAN PENERAPAN SIM PENERAPAN SIM PADA PT KCJ (KAI COMMUTER JAKARTA) Disusun Oleh Raden Ramdan Achmad Djauhari (P E) PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR JANUARI 2015

2 KATA PENGANTAR Puji dan syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT atas petunjuk dan karunia-nya tugas makalah dengan topik mengenai pengaruh penerapan dari system informasi dalam bisnis transportasi dengan contoh terhadap penerapan system informasi di PT KCJ (KAI Commuter Jabodetabek) dapat penulis selesaikan dengan tepat waktu. Makalah ini disusun dengan melakukan studi terhadap literatur-literatur serta publikasi yang telah dilakukan sebelumnya dan juga contoh kasus yang telah diterapkan oleh perusahaan dengan tujuan untuk mendapatkan gambaran mengenai pengertian sistem informasi, keunggulan dan kelemahan sistem serta dampak penerapan sistem informasi setelah diterapkan. Penulis menyadari bahwa dalam proses penyusunan serta penyajian yang masih jauh dari sempurna, untuk itu saran beserta kritik yang membangun sangat diharapkan. Sehingga untuk penelitian selanjutnya dapat dilakukan perbaikan baik dari sisi metode sampai dengan cara penyajian. Akhirul kata penulis berharap tulisan ini memiliki manfaat bagi setiap pembacanya. Jakarta, Desember 2014 Penulis

3 BAB I PENDAHULUAN I. 1. Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi pada akhir-akhir ini merupakan suatu hal kebutuhan dan tidak dapat dihindari. Keberadaan teknologi informasi dan system informasi yang menaunginya tumbuh sebagai suatu respon terhadap perubahan lingkungan, masyarakat, serta perekonomian. Bahkan dalam beberapa hal teknologi informasi telah menjadi salah satu factor penentu perkembangan suatu perekonomian dalam ruang lingkup yang luas, atau perkembangan suatu perusahaan dan individu dalam lingkup yang lebih sempit. Dalam bidang bisnis, sistem informasi telah memberikan perubahan paradigma dalam seluruh sektor bisnis dan perekonomian. Tujuan perusahaan yang secara umum seperti efisiensi, pertumbuhan laba, serta kelangsungan bisnis dalam jangka panjang tidak terlepas dari peranan teknologi informasi. Sector transportasi saat ini juga telah memanfaatkan perkembangan dari teknologi informasi dalam seluruh aktifitas usahanya. Telah terjadi transformasi seiring dengan perkembangan jaman dan tuntutan dari masyakarat. Sektor transportasi yang berkaitan dengan fungsi pelayanan public pada saat ini dituntut memberikan pelayanan yang lebih baik dibandingkan dengan sebelumnya. Dimana saat ini sector transportasi public dituntut memberikan pelayanan yang nyaman, transparan, memenuhi seluruh lapisan masyarakat namun juga menguntungkan bagi perusahaan itu sendiri meskpun merupakan salah satu sarana public yang dalam prakteknya mendapatkan dukungan dana dari pemerintah dalam bentuk kerja sama operasi (KSO). Teknologi informasi menjadi alat pendukung terciptanya bisnis transportasi yang sehat, transparan dan memberikan pelayanan yang baik terhadap penumpang, serta menciptakan efisiensi dalam seluruh operasional pelayanan commuter line jabodetabek. PT KCJ merupakan salah satu perusahaan pelayanan publik yang bergerak dalam bidang pengangkutan orang darat dengan media kereta api. Anak perusahaan BUMN ini beroperasi di wilayah jabodetabek dengan tugas memberikan pelayanan perjalanan transportasi darat yang nyaman dan masal. Saat ini (tahun 2014) rata-rata KCJ memberangkatkan 600 ribu orang dalam setiap harinya, dengan proyeksi penumpang pada tahun 2019 sebanyak 1,2 juta orang setiap harinya menjadikan KCJ saat ini menjadi satu satunya alat transportasi public terbesar yang membutuhkan pelayanan yang terencana. Untuk itu menjadi suatu hal yang menarik untuk mengkaji secara umum pengaruh penerapan dari system informasi dalam operasional KCJ dan dampak yang ditimbulkan setelah penerapan system tersebut.

4 I.2 Tujuan Penulisan Tujuan dari pembahasan yang dilakukan adalah untuk mengetahui pengaruh/dampak positif maupun negatif dari penerapan teknologi dan system informasi pada PT KCJ. Skope penulisan dengan memperhatikan secara umum kondisi sebelum penerapan system informasi dilakukan dan setelah diterapkannya system informasi dengan harapan dapat dipahami pengaruh yang ditimbulkan.

5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA II.1. Tinjauan umum II.1.1 Pengertian teknologi informasi Teknologi informasi (TI) atau information technology (IT) adalah suatu teknologi yang berhubungan dengan pengolahan data menjadi informasi dan proses penyaluran data/informasi tersebut dalam batas-batas ruang dan waktu (Indrajit, 2003). Dalam hal ini teknologi dapat mencakup produkproduk sehari hari seperti komputer, TV, HP sampai dengan sistem operasi, modem, router, oracle, SAP, printer, multimedia, cabling system, VSAT, dan lain sebagainya. Sedangkan sistem informasi (SI) secara definisi merupakan suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi. Komponen-komponen sistem informasi antara lain : teknologi informasi, proses dan prosedur, struktur organisasi, sumber daya manusia, produk, pelanggan, supplier, rekanan dan lain lain. Dengan kata lain cakupan sistem informasi lebih luas dan lebih banyak berkaitan dengan karakteristik yang berbeda beda tergantung pengguna atau tujuan organisasi yang menggunakannya. Lebih mudahnya segala yang membantu manusia dalam membuat, menyebarkan, mengendalikan dan mengkomunikasikan berbagai bentuk informasi dapat dikategorikan ke dalam teknologi informasi. II.1.2 Transportasi publik Transportasi publik atau masal adalah sarana untuk memindahkan orang atau objek dari suatu tempat ke tempat lain, dengan system sewa atau bayar. Dalam hal ini pengertian publik atau masal terkait biaya angkut yang dapat dibebankan kepada banyak orang atau lebih sehingga biaya per penumpang dapat seminimal mungkin dengan harapan perusahaan beroperasi secara efisien. Transportasi publik menjadi kewajiban pemerintah untuk ikut campur dalam penyediaanya mengingat tingginya biaya investasi yang diperlukan untuk membangun system transportasi yang saling terkoneksi dan juga sektor publik menjadi tanggung jawab pemerintah dalam konstitusi negara dan menjadi hak setiap warganegara karena menyangkut sektor yang terkait hajat hidup orang banyak. Terdapat beberapa kriteria ideal angkutan umum menurut Harries (1976) yang dapat disimpulkan kedalam beberapa hal sebagai berikut : 1. Keandalan : setiap saat tersedia, ketepatan waktu, waktu perjalanan singkat, waktu tunggu singkat, tidak perlu berpindah kendaraan dengan lama, sedikit berjalan kaki ke halte bus terdekat 2. Kenyamanan : pelayanan yang sopan, terlindung dari cuaca buruk, mudah turun dan naik

6 kendaraan, tersedia tempat atau space untuk menaiki, tidak terlalu berdesakan, interior yang menarik 3. Keamanan : terhindar dari kecelakaan, badan terlindung dari luka benturan, dan bebas dari kejahatan 4. Murah : ongkos yang murah dan terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat 5. Waktu perjalanan : waktu didalam kendaraan relatif singkat Sedangkan peranan angkutan publik selain memenuhi kebutuhan mobilitas manusia untuk bergerak dari suatu tempat ke tempat lain, juga memiliki peran terhadap pengendalian lalu lintas, penghematan bahan bakar, dan juga perencanaan dan pengembangan wilayah. Salah satu esensi penting dalam angkutan publik adalah sesuai dengan keterangan diatas adalah pelayanan angkutan yang baik dan layak bagi masyarakat dalam menjalankan kegiatannya. II.2 Peranan Teknologi Informasi Peranan umum teknologi informasi bagi sektor transportasi public dapat diidentifikasi sebagai berikut : 1. Meningkatkan efisiensi system transportasi Penggunaan teknologi informasi dalam aktifitas transportasi meningkatkan efisiensi baik dalam jangka pendek maupun dalam jangka panjang. Penggunaan cara manual dalam operasional transportasi membutuhkan tenaga dalam jumlah yang banyak dalam hal monitoring seperti posisi moda transportasi, pengaturan jarak temput dan lainnya, kemudian transparansi dalam manajemen keuangan dalam pengelolaan penjualan tiket, dan lainnya. 2. Meningkatkan keselamatan Indikator utama dalam transportasi publik adalah keselamatan seluruh pengguna moda transportasi, baik penumpang maupun juga operator moda transportasi baik darat, laut, dan udara. Transportasi publik merupakan angkutan massal dimana resiko yang mungkin terjadi bila tidak dilakukan dengan cermat adalah kecelakaan, baik kecelakaan yang ditimbulkan oleh pihak lain ataupun kecelakaan tunggal yang berakibat keselamatan dari pengguna moda transportasi tersebut. Teknologi informasi yang baik akan dapat meminimalkan resiko kecelakaan, sebagai contoh dalam moda transportasi kereta, penggunaan teknologi informasi dalam pengaturan keberangkatan akan menghindarkan kereta dari resiko tabrakan dengan kereta lainnya. 3. Meningkatkan mobilitas dan aksestabilitas Mobilitas manusia yang semakin meningkat membutuhkan kemudahan dalam aksestabilitas. Luasnya dan beragamnya tujuan pemberangkatan masing-masing penumpang menimbulkan

7 kompleksitas dalam upaya memberikan pelayanan terbaik bagi seluruh penumpang. System transportasi masal dibangun dengan asas untuk memberikan kemudahan, dimana masing-masing moda transportasi saling terhubung dan memberikan kemudahan pergerakan manusia di suatu tempat tertentu. Teknologi informasi menjadi media untuk mempermudah orang dalam melakukan perjalanan dari suatu titik ke titik yang lain dalam suatu tempat dalam moda transportasi. Sebagai contoh yang mudah dalam moda transportasi kereta terdapat media informasi teknologi dimana penumpang dapat dengan mudah melihat rute dan jadwal kedatangan, beserta lokasi informasi moda transportasi terdekat dengan tujuan. Sehingga memberikan kemudahan akses serta mobilitas manusia (penumpang) dalam melakukan perjalanan. 4. Meningkatkan koneksi antar moda transportasi Koneksi antar moda seperti kereta api dengan busway, atau kereta api dengan penerbangan dan lainnya harus dilakukan dalam suatu system transportasi publik. Koneksi yang baik dan mudah akan memberikan kenyamanan kepada orang untuk menggunakan transportasi masal dibandingkan dengan menggunakan kendaraan pribadi. Koneksi ini dapat terjadi apabila terdapat suatu system yang mengkordinasikan antar kegiatan antar moda transportasi sehingga penumpang dapat dengan mudah mendapatkan akses terhadap suatu moda. Teknologi informasi memungkinkan hal itu dengan kemampuannya memberikan pengaturan dan menginformasikan serta mengkordinasikan seluruh moda transportasi dalam suatu system pada masing-masing tujuan pemberangkatan dengan baik.

8 BAB III PEMBAHASAN III.1 SEJARAH PT KCJ Sejarah kereta api listrik di Jakarta dimulai sejak 1923 sejak pemerintahan Kolonial Belanda, dibangunnya jalur keretapi listrik dari tanjung priok ke jatinegara dan mulai beroperasi pada tahun 1925 dengan jumlah lokomotif buatan swiss, jerman, dan belanda. Pembangunan dilanjutkan pada tahun 1927 dengan memperluas area disekitar Batavia (Jakarta) dan sekitarnya. Setelah merdeka, operasi kereta api diambil alih oleh Djawatan Kereta Api Repoeblik Indonesia (sekarang PT Kereta Api). Pada tahun 1976, kereta tua peninggalan colonial diganti oleh kereta listrik dari jepang. Sistem komuter dimulai pada tahun 2000, dengan mengintegrasikan seluruh jalur kereta api dibawah divisi I Jabodetabek area (Daop I) dan pengelolaan dan operasional diserahkan kepada anak perusahaan PT KAI yaitu PT KAI Commuter Jabodetabek pada tahun Dilakukan modernisasi terhadap system keretaapi komuter area Jabodetabek pada tahun 2001, jalur keretaapi diciutkan dari 37 jalur menjadi hanya 6 jalur saja. Kemudian kelas penumpang dibedakan ke dalam 2 kelas yaitu kelas ekonomi (non AC) yang disubsidi oleh pemerintah, dan kelas AC yang berhenti di setiap stasiun. Pada tahun 2013 kelas penumpang ditiadakan, tarif diberlakukan progressif sesuai dengan tujuannya, seluruh rangkaian kereta dilengkapi AC, kemudian perubahan yang sangat mendasar adalah penerapan system informasi yang terintegrasi dari operasional kereta api sampai dengan penggunaan tiket elektronik dan perbaikan system informasi yang dapat diakses uptodate mengenai lokasi kereta setiap saat dengan tujuan memberikan perbaikan pelayanan kepada pengguna kereta. III.1 PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DI PT KCJ Teknologi informasi telah digunakan di PT KAI sejak lama, namun pengembangan lebih lanjut di bidang pelayanan KRL commuter line mulai dilakukan pada tahun Pada tahun tersebut persiapan pengembangan sistem teknologi informasi dengan tujuan untuk meningkatkan pelayanan, beberapa bidang disiapkan untuk dilengkapi dengan sistem informasi terpadu seperti e-ticketing, prototype papan informasi untuk penumpang KRL pada setiap loket dan stasiun, kemudian pembentukan help desk untuk menangani komplain dari penumpang, serta informasi kepada seluruh masyarakat melalui media masa dengan sifat informasi yang uptodate, tepat dan cepat. Penerapan sistem tersebut mulai dijalankan pada 1 Juni 2013, sistem tiket baru dengan nama E-ticket atau tiket elektronik KRL menandai modernisasi pelayanan dan perubahan budaya pengguna KRL. Penggunaan sistem tiket ini disertai dengan perubahan besar-besaran terhadap sarana dan prasarana pendukung kereta api commuter line. Pengaturan kembali setiap stasiun kereta yang dilewati oleh KRL dengan menutup seluruh akses tidak resmi dan memberlakukan sistem masuk yang seragam dengan pintu akses yang terkoneksi dengan E-

9 ticket, kemudian pembongkaran kios-kios di peron stasiun dan peremajaan seluruh sarana fisik dengan tujuan peningkatan pelayanan untuk pengguna KRL. Railing Ticketing system (RTL) atau sistenm E-tiket disiapkan atas kerjasama antar BUMN yaitu PT Telkom dan PT KAI. Sistem teknologi informasi dan komunikasi perusahaan dikembangkan ke dalam bentuk electronic ticket. Teknologi yang digunakan adalah teknologi terbaru dan setara dengan teknologi informasi di Bandara Changi, Singapura. Sistem informasi tiket tersebut telah mensejajarkan sistem pelayanan domestic dengan pelayanan di luar negeri. Sistem informasi ini diimplementasikan di 63 stasiun dari 4 rute KRL yaitu Jakarta-Bogor, Jakarta- Bekasi, Jakarta-Serpong-Maja, dan Jakarta-Tangerang. Sistem ini meninggalkan sistem tradisional dengan penggunaan kertas sehingga terjadi penghematan pada awal penerapannya. Sistem ini juga mengintegrasikan pembayaran tiket dengan sistem perbankan melalui e-money yang dimiliki oleh berbagai bank yang bekerja sama dengan PT KCJ. Seperti bank BRI dengan kartu Brizzi sehingga penumpang memiliki kemudahan lainnya yaitu pembelian dan topup saldo untuk tiket dapat melalui mesin ATM dimanapun berada yang tergabung dalam jaringan ATM Bersama. Namun bagi konsumen yang tidak menggunakan e-money dapat membeli tiket di loket yang tersedia di seluruh stasiun, yang nantinya tiket dalam bentuk kartu akses yang juga dapat dilakukan pengisian di seluruh loket stasiun. Proses tipping atau pengenalan akses pada pintu masuk dan keluar stasiun dengan cara menempelkankan kartu tiket pada alat pendeteksi membutuhkan waktu yang hanya dalam hitungan detik, umumnya sekitar 2-3 detik saja lebih cepat dengan pemeriksaan tiket dengan model manual dengan petugas khusus yang melakukan pengecekan yang bisa memakan waktu 5 detik dengan kemungkinan salah yang tinggi karena factor yang sifatnya manusiawi. Melalui penerapan sistem informasi ini melalui tiket dan juga sistem informasi untuk penumpang di setiap stasiun, memungkinkan PT KCJ menerapkan sistem harga tiket progresif. Dimana sebelumnya dikenakan sistem flat atau sama untuk setiap jurusan yang membedakan hanya kelasnya. Sistem lama rentan mengalami kebocoran selain manual dan banyaknya penumpang gelap juga pemberlakuan harga yang flat tidak logis. Melalui penerapan sistem progresif, harga tiket sesuai dengan jaraknya, ditambah dengan adanya subsidi dalam bentuk dana KSO dari pemerintah menyebabkan harga tiket sangat terjangkau meskipun dengan penerapan sistem baru. Sistem ini sangat user friendly, untuk petugas loket yang melayani pembelian tiket, monitor canggih dengan layar sentuh sangat membantu dalam kecepatan pelayanan. Petugas loket hanya tinggal menyentuh tujuan penumpang yang telah tertera di layar dan secara otomatis muncul jumlah pembayaran dan telah tersimpan jumlah tersebut pada kartu tiket, kartu akan tercetak otomatis dalam hitungan detik dalam suatu mesin bernama card dispenser yang terkoneksi dalam sistem informasi. Apalagi untuk pengguna e-money, lebih memberikan kemudahan kepada penumpang. Dengan e-money, calon penumpang tidak perlu lagi mengantri untuk di loket dan menanyakan tujuan kepada petugas. Mereka dapat langsung masuk ke stasiun, dan menempelkan e-money pada pintu akses dan tinggal naik ke KRL, setelah sampai di tujuan penumpang tinggal menempelkan e-money nya kembali pada pintu akses keluar. Secara

10 otomatis jumlah saldo dalam e-money akan terdebet secara otomatis sesuai dengan biaya yang timbul, penumpang juga dimudahkan dengan munculnya jumlah sisa saldo saat menempelkan kartu tiket pada pintu akses keluar. Penerapan sistem informasi dalam pelayanan tiket di PT KCJ telah membawa perubahan budaya terhadap pengguna jasa KRL, hal yang lebih utama juga adalah transparansi dalam manajemen penjualan tiket. Sebelum penggunaan E-ticketing, jumlah penumpang harian dan nilai penjualan tiket tidak dapat diketahui dengan pasti mengingat monitoring yang tidak baik, setelah penggunaan sistem informasi E-ticketing banyaknya penumpang harian dan besarnya penjualan tiket dapat dimonitor setiap saat. Penggunaan sistem teknologi informasi di PT KCJ terhadap seluruh layanan KRL disertai sarana dan prasarana pendukung telah memberikan dampak perubahan positif dan memberikan kemajuan dalam pelayanan serta kepuasan pengguna commuter line. Terjadi lonjakan jumlah penumpang berdasarkan data dari KAI setelah implementasi sistem informasi tersebut, dari jumlah 450 ribu penumpang setiap hari menjadi ribu setiap harinya. Untuk pengembangan kedepan, telah direncanakan dengan pemerintah untuk memadukan pelayanan tiket antar moda untuk memberikan perbaikan pelayanan dan kemudahan bagi pengguna.

11 BAB IV KESIMPULAN Revolusi sistem teknologi informasi yang dilakukan oleh anak perusahaan KAI yaitu PT KAI Commuter Jabodetabek (KCJ) terhadap layanan commuter line (KRL) telah memberikan perbaikan yang signifikan kearah yang lebih baik dalam memberikan pelayanan terhadap pengguna jasa KRL. Perubahan yang dilakukan mendapat pengakuan dari penumpang yang tercermin dari lonjakan pengguna jasa KRL yang signifikan dibandingkan dengan periode sebelum penerapan sistem tersebut. Beberapa hal masih perlu ditingkatkan dan manajemen KCJ terus melakukan perbaikan, namun secara umum kondisi pelayanan telah jauh berbeda dibandingkan sebelumnya.

12 BAB V DAFTAR PUSTAKA O Brien JA and George Marakas Management Information System. 10 th Edition. Prentice Hall. USA O Brien, James A Introduction to Information Systems. Terjemahan oleh Dewi Fitriasari, 2005, Salemba empat, Jakarta Syam Fazli BZ Dampak Kompleksitas Teknologi informasi bagi strategi dan kelangsungan usaha, Jurnal Akuntansi dan Auditing(JAAI) Vol.3 no.1, FE. UII Yogyakarta Trisnawati Rina Pertimbangan prilaku dan faktor penentu keberhasilanpengembang sistem informasi Jurnal kajian bisnis, edisi September,Yogyakarta Perkembangan perkerataapian di Indonesia dari berbagai sumber