BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

Transkripsi

1 57 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Tentang Perusahaan Sejarah Perusahaan Diawali dengan pembredelan majalah TEMPO, pada Juni 1994, awak majalah TEMPO yang ada dihadapkan pada pilihan yang bagaikan buah simalakama. Pertama, menerima pembreidelan tersebut, dengan konsekuensi mencari perahu masingmasing. Atau, kedua, menerima pembreidelan, sebagai konsekuensi menerima situasi yang mana rezim Soeharto waktu itu begitu kuatnya dengan menerbitkan majalah berita mingguan GATRA. Setelah dilakukan semacam memorandum/referendum begitu, maka waktu itu sebagian besar awak TEMPO, memilih alternatif kedua. Yaitu menerbitkan majalah berita mingguan GATRA, yang terbit pada 19 November 1994, bersamaan dengan konferensi APEC di Jakarta. Kenapa nama GATRA akhirnya dipilih? GATRA bisa berarti kata, angle atau sudut pandang. Spiritnya GATRA akan menampilkan pemberitaan dari sudut pandang yang lain, dari media lainnya. Dan, tentunya dengan ketajaman tersendiri. Juga, GATRA dimaksudkan tetap sebagai cahaya, semacam lilin lah, ditengah rezim kekuasaan yang otoriter. Paling tidak GATRA tetap memberikan sinar buat masyarakat mendapatkan informasi yang utuh, benar dan akurat. Tokoh-tokoh di belakangnya, yaitu sebangsa Hery Komar, Mahtum Mastum, Lukman Setiawan, Harijoko Trisnadi dan Budiono Kartohadiprodjo. Yang kelima orang

2 58 ini menjadi Direktur pada PT. Era Media Informasi, yang mana menerbitkan majalah berita GATRA. Pada akhirnya, sejak awal 1999, keempat tokoh yang disebut diatas, lebih memilih menge-lola majalah sendiri, dengan lahirnya majalah GAMMA. Sedangkan tokoh kelima, Budiono Kartohadiprojo, masih tetap di majalah GATRA sampai sekarang, sebagai Direktur Utama. GATRA, menurut survey independen asing AC-Nielsen pada tahun 2000 adalah majalah terbesar dan paling banyak dibaca di Indonesia Visi dan Misi Perusahaan Visi dari PT. ERA MEDIA INFORMASI adalah 1. Menjadi Bacaan yang cerdas, Bermanfaat, dan Menghibur. 2. Menjadi Sumber Referensi yang Jernih, Dalam, Luas, Lengkap dan Tuntas. 3. Melakukan fungsi control social dengan tajam tanpa menikam, Hangat tanpa membakar, Menggigit tanpa melukai, Mengungkap tanpa dendam, Mengkritik tanpa menghasut. 4. Membangun industri informasi menuju masyarakat yang cerdas, berakhlak, dan sadar akan hak dan kewajibannya, serta mendo-rong tegaknya hukum yang berkeadilan; menjadi rujukan informasi bagi masyarakat global.

3 59 Misi dari PT. ERA MEDIA INFORMASI adalah 1. AKTUAL Mengangkat isu-isu pembicaraan di public dengan sudut pandang yang cerdas. Dikupas secara teknis, analitis dan mendalam, dengan mengantisipasi trend mendatang dan keanekaragaman solusi yang jitu. 2. JUJUR Menyampaikan informasi secara transparan, berimbang, proposional, tidak memihak, menjunjung tinggi asas praduga tak bersalah. Memegang teguh komitmen dengan nara sumber dengan tetap menjaga kredibilitas lembaga individu wartawan Gatra. 3. BERAN I Mengangkat fakta yang tersembunyi (kan), melalui investigate reporting dengan akurasi tinggi. Menegakkan tanggung jawab yang tinggi pada setiap masalah. Mengejar pelaku penyimpangan, membongkar modus operandinya meskipun di medan berbahaya. 4. TAJAM Bersikap kritis, analitis, komprehensif. Memilih nara sumber yang kompeten, kredibel dan bermanfaat. Dan menyampaikan fakta data yang akurat dan tak terbatahkan Kegiatan Bisnis Perusahaan Seperti yang sudah dijelaskan di bagian sejarah perusahaan, bahwa PT. Era Media Informasi (GATRA) merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jurnalistik majalah

4 60 berita mingguan. Majalah tersebut terbit pada hari Kamis setiap minggunya. Majalah hasil produksi PT Era Madia Informasi telah didistribusikan ke berbagai provinsi di Indonesia, mulai dari Nanggroe Aceh Darussallam (NAD) hingga Papua. Gambar 3.1 Peta Distribusi Majalah GATRA Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan suatu kerangka kerja bagi setiap individu didalam sebuah perusahaan, oleh karena itu baik perusahaan besar maupun kecil sangat membutuhkan sebuah struktur organisasi yang baik, demi memelihara

5 61 kelancaran kerja dalam mencapai tujuan perusahaan. Dengan menyadari bahwa suatu perusahaan akan berkembang menjadi besar apabila memiliki pola manajemen dan struktur organisasi yang baik, disamping faktor modal dan tenaga kerja lainnya. Agar dapat melaksanakan operasinya dengan baik, PT. Era Media Informasi membentuk suatu struktur organisasi dan manajemen perusahaan. Berikut adalah struktur organisasi dari PT. Era Media Informasi yang menggambarkan hubungan vertikal dan horizontal pemimpin dan bawahan serta karyawannya. Gambar 3.2 Struktur Organisasi

6 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Uraian Tugas Personalia Produksi A. Pemimpin Redaksi Nama jabatan : Pemimpin Redaksi Tujuan umum jabatan : Memimpin proses pembuatan majalah secara efektif dan efisien, mulai dari perancanaan, mengarahkan pola editorial, mengotrol pelaksanaan serta membina kemampuan segenap personel redaksi. Kedudukan Dalam Organisasi 1. Bertanggung jawab langsung kepada pemimpin umum 2. Membawahkan : (a) Redaktur Pelaksana. (b) Koordinator Reportase. (c) Manajer Produksi. (d) Sekretaris Redaksi. Tugas dan Tanggung Jawab. 1. Kegiatan (a) Memimpin rapat pleno perencanaan isi. (b) Mengarahkan pembuatan gambar kulit serta outline laporan utama atau laporan khusus. (c) Mengontrol kecocokan antara rencana outline dan realisasi penulisan laporan utama atau laporan khusus.

7 63 2. Organisasi (a) Menyelenggarakan pertemuan periodik dengan segenap anggota redaksi untuk menyempurnakan metoda kerja. (b) Mengadakan konsultasi dengan Pemimpin Umum. (c) Menjaga kerjasama dengan pemimpin perusahaan dan segenap Direksi. 3. Personalia (a) Melakukan evaluasi prestasi kerja para anggota redaksi. (b) Membina kemampuan seluruh personil redaksi, baik latihan formal maupun non formal. Wewenang 1. Menyetujui, menolak dan atau menyempurnakan hasil laporan/naskah serta unsur visual sebelum diteruskan ke Bagian Produksi & Tatamuka. 2. Mengontrol naskah final sebelum dikirim ke percetakan. 3. Mengontrol isi sebelum majalah diedarkan. 4. Melakukan liputan sendiri. 5. Menyetujui dan atau menolak penggunaan anggaran operasional Redaksi. B. Redaktur Pelaksana Nama jabatan : Redaktur Pelaksana Tujuan umum jabatan :Memimpin kompartemen dan mengkoordinasikan perencanaan isi majalah, mengarahkan, dan mengontrol pengadaan naskah serta unsur visual untuk tiap nomor penerbitan.

8 64 Kedudukan Dalam Organisasi 1. Bertanggung jawab langsung kepada Pemimpin Redaksi. 2. Membawahkan : Redaktur (Penanggung Jawab Rubrik) 3. Hubungan Kerja ke Samping. (a) Redaktur Pelaksana (b) Koordinator Reportase/Kepala Biro (c) Kepala Bagian Produksi & Tatamuka. (d) Kepala Bagian Perpustakaan & Dokumentasi (e) Sekretaris Redaksi Tugas dan Tanggung Jawab 1. Kegiatan (a) Menyiapkan serta mengarahkan usulan rencana isi. (b) Mengikuti rapat pleno perencanaan isi. (c) Menyusun outline Laporan Utama atau Laporan Khusus. (d) Mengontrol kesiapan naskah dan unsur. (e) Menyempurnakan naskah dan unsur visual untuk diteruskan ke Tatamuka. 2. Organisasi (a) Menyelenggarakan pertemuan periodik dengan segenap anggota kompartemen untuk menyempurnakan metoda kerja. (b) Mengadakan konsultasi dengan Pemimpin Redaksi. (c) Menjaga kerjasama dengan segenap Redaktur Pelaksana serta unit kerja yang setingkat.

9 65 (d) Memimpin SWOT Kompartemen. 3. Personalia (a) Melakukan evaluasi prestasi kerja para anggota Kompartemen. (b) Membina kemampuan seluruh personil Kompartemen, baik melalui latihan formal maupun non-formal. Wewenang 1. Menyetujui, menolak dan atau menyempurnakan hasil laporan/naskah serta unsur visual sebelum diteruskan ke Bagian Produksi & Tatamuka. 2. Melakukan liputan sendiri. 3. Menyetujui atau menunda jadwal cuti anggota Kompartemen. 4. Melakukan kontak (lobi) dengan berbagai sumber berita di dalam negeri dan luar negeri. C. Penulis Nama jabatan : Penulis Tujuan umum jabatan : Meramu hasil liputan (tulisan dan gambar) untuk tiap nomor penerbitan. Kedudukan dalam Organisasi 1. Bertanggung jawab langsung kepada Kepala Liputan Jakarta 2. Hubungan kerja ke samping : (a) Para Reporter

10 66 (b) Fotografer (c) Sekretaris Liputan Jakarta (d) Staf Layanan Informasi (e) Sekretaris Redaksi 3. Hubungan Khusus : (a) Para Penulis Tugas dan Tanggung Jawab 1. Kegiatan (a) Menyiapkan usulan topik berita dan menyampaikan kepada Kepala Liputan Jakarta. (b) Mengikuti rapat pleno perencanaan isi. (c) Melakukan tugas penulisan hasil liputan reporter. (d) Membuat laporan keuangan penugasan. Wewenang 1. Melakukan tugas liputan ke lapangan. 2. Melengkapi bahan penulisan dengan riset kepustakaan. 3. Membina hubungan lobi dengan narasumber. D. Reporter Nama jabatan : Reporter Tujuan umum jabatan : Melakukan liputan lapangan sesuai kepentingan penerbitan.

11 67 Kedudukan dalam Organisasi 1. Bertanggung-jawab langsung kepada Kepala Liputan Jakarta. 2. Hubungan kerja ke samping : (a) Para Reporter (b) Staf Layanan Informasi (c) Sekretaris Liputan Jakarta. 3. Hubungan Khusus : (a) Redaktur (b) Penulis Tugas dan Tanggung Jawab 1. Kegiatan (a) Menyiapkan usulan topik berita, dan menyampaikannya kepada Kepala Liputan Jakarta. (b) Mengikuti rapat rutin Liputan Jakarta. (c) Melakukan tugas liputan dan riset dalam pengadaan laporan (tertulis dan unsur visual). (d) Membuat laporan keuangan penugasan. Wewenang 1. Membina hubungan dengan narasumber.

12 68 E. Fotografer Nama jabatan : Fotografer Tujuan umum jabatan : Melaksanakan tugas pengadaan foto kewartawanan sesuai dengan kepentingan majalah. Kedudukan Dalam Organisasi 1. Bertanggung jawab kepada Koordinator Staf Foto 2. Hubungan kerja ke samping : (a) Para anggota Staf Foto. (b) Para anggota Biro Redaksi (c) Dokumentasi Foto Tugas dan Tanggung Jawab 1. Aktifitas (a) Melakukan tugas pemotretan, baik mendampingi para wartawan tulis, maupun berjalan sendiri, untuk kepentingan isi majalah Gatra. (b) Mengikuti rapat rutin Redaksi Foto. (c) Mengikuti rapat rutin para reporter. 2. Organisasi (a) Melakukan konsultasi dengan Redaktur Foto, Koordinator Staf Foto dan para Jabrik, mengenai foto yang diperlukan. (b) Melakukan pengisian keterangan foto-foto yang dibuat, langsung di komputer, atau Dokumentasi Foto.

13 69 (c) Menjaga kerjasama dengan sesame anggota Staf Foto. Wewenang 1. Melakukan pemotretan sendiri untuk melengkapi dan memperbaharui koleksi foto Gatra. 3.2 Gambaran Sistem Untuk memudahkan penggambaran suatu sistem yang ada atau sistem yang baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa memperhatikan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan, maka kita menggunakan Diagram Alur Data atau Data Flow Diagram. Diagram alur data merupakan alat yang cukup populer sekarang, karena dapat menggambarkan arus data di dalam suatu sistem dengan terstruktur dan jelas Data Flow Diagram Menurut Whitten, Bently dan Dittman (2004, p236), Data Flow Diagram (DFD) adalah alat yang menggambarkan aliran data melalui sistem dan kerja atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem tersebut. Berdasarkan pengamatan, survei dan wawancara yang dilakukan pada PT. ERA MEDIA INFORMASI maka dapat diketahui dengan jelas sistem kerja yang berjalan pada perusahaan tersebut.

14 Gambar 3.3 Diagram Konteks Sistem Yang Sedang Berjalan 70

15 Gambar 3.4 Diagram Level 0 Sistem Yang Sedang Berjalan 71

16 Prosedur Produksi Majalah Gatra Pada PT. ERA MEDIA INFORMASI terdapat 2 macam tahapan prosedur poduksi Majalah GATRA yaitu Prosedur Penugasan dan Prosedur Penulisan. Gambar 3.5 Workflows PT Era Media Informasi A. Penugasan 1. Bagian Redaksi, PTM melakukan Rapat Perencanaan untuk menentukan masalah yang akan diangkat untuk dijadikan berita. 2. Dari hasil rapat, penanggung jawab rubrik membuat surat penugasan untuk dikirimkan kepada pusat liputan. 3. Setelah menerima surat penugasan, pusat liputan menentukan reporter lalu diteruskan kepada reporter yang bersangkutan. 4. Reporter membuat laporan berdasarkan penugasan yang diberikan.

17 73 Flow Penugasan Gambar 3.6 Flow Penugasan

18 74 B. Penulisan 1. Hasil laporan-laporan yang ditulis oleh reporter kemudian dirapatkan ke dalam rapat ceking untuk menentukan apakah masalah tersebut sudah sesuai dengan kriteria yang akan dimuat dalam majalah. 2. Dari hasil rapat, redaktur pelaksana membuat kertas merah yang dikirim kepada penanggung jawab rubrik. 3. Penanggung jawab rubrik membuat tulisan berdasarkan kertas merah yang diberikan. 4. Tulisan yang dibuat oleh penanggung jawab rubrik kemudian dikirim kepada redaktur pelaksana untuk penyuntingan tulisan. 5. Setelah penyuntingan tulisan dikirim kepada editor naskah untuk dilakukan pengeditan bahasa sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang benar. 6. Setelah tulisan tersebut diedit kemudian dikirim kepada PTM untuk penyusunan layout.

19 75 Flow Penulisan Gambar 3.7 Flow Penulisan

20 Analisis Kebutuhan Informasi Informasi yang dibutuhkan PT Era Media Informasi yaitu : Tabel 3.1 Analisi kebutuhan informasi Entity Name Description Pegawai Berisi informasi tentang pegawai yang bekerja pada PT. Era Media Informasi. Penugasan Berisi mengenai penugasan yang diberikan oleh Penanggung Jawab Rubrik. Rubrik Berisi tentang daftar rubrik yang ada pada majalah Gatra. Vel Berisi mengenai informasi tentang jadwal cetak majalah Gatra. Deadline_Naskah Berisi mengenai tanggal deadline pengumpulan naskah berita. Deadline_Vel Berisi mengenai tanggal deadline mencetak majalah gatra. Foto Berisi daftar Foto yang diambil oleh Fotografer Jenis_Insiatif Berisi tentang cakupan pemberi inisiatif masalah, terdiri dari Jenis Inisiatif Tunggal, Kecil, Gabungan Kertas_ merah Berisi tentang daftar kertas merah yang dibuat Redaktur Pelaksana sebagai

21 77 panduan dalam membuat tulisan oleh Penanggung Jawab Rubrik Kompartemen Berisi tentang daftar Kompartemen, dimana kompartemen tersebut berisi berbagai macam rubrik. Penugasan_Reporter Berisi tentang daftar penugasan reporter yang diberikan Pusat Liputan. Tulisan Berisi tentang daftar tulisan yang dibuat oleh Penanggung Jawab Rubrik. Bagian Berisi tentang Jabatan dari karyawan bagian redaksi pada PT. Era Media Informasi Laporan Berisi tentang daftar laporan yang dibuat oleh Reporter. Perkembangan Berisi tentang informasi perkembangan naskah

22 Permasalahan Yang Dihadapi Permasalahan yang sedang dihadapi pada sistem yang sedang berjalan saat ini adalah: 1. Penulisan naskah berita masih dikerjakan secara offline, sehingga karyawan redaksi saat membuat penulisan untuk menyusun sebuah naskah berita harus dikerjakan di kantor. 2. Antara sistem penugasan dan penulisan belum terintegrasi dalam satu aplikasi yang menyulitkan dalam penyusunan naskah berita. 3. Sistem yang sedang berjalan saat ini belum memiliki standar baku dalam membuat penugasan maupun penulisan sehingga karyawan sering mengalami kesulitan jika harus membuat penugasan ataupun penulisan yang benar. 3.5 Solusi Pemecahan Masalah Setelah melihat dan menganalisa masalah-masalah yang dihadapi oleh PT Era Media Informasi, maka diusulkan pemecahan masalah sebagai berikut : 1. Membuat sistem aplikasi penulisan berbasis web, sehingga karyawan pada bagian redaksi dapat membuat tulisan tanpa harus datang ke kantor. 2. Merancang ulang sistem penugasan dan penulisan yang terintegrasi dalam satu aplikasi berbasis web yang akan memudahkan karyawan dalam membuat penugasan dan penulisan naskah berita. 3. Membangun aplikasi yang memiliki standar baku dalam membuat penugasan dan penulisan yang dikerjakan karyawan bagian redaksi.