BAB I PENDAHULUAN. Tabel 1.1 Fungsi-fungsi Aplikasi SIMAK-BMN

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penelitian Departemen Teknik Industri dan Mesin (DTMI) UGM, sebagai salah satu bagian dari instansi pendidikan Universitas Gadjah Mada, saat ini memiliki berbagai macam aset bergerak yang jumlahnya tidak sedikit dan tentunya harus dikelola dan dipantau dengan baik agar kondisinya tetap terjaga dan optimal. Pengelolaan aset di Departemen Teknik Industri dan Mesin (DTMI) saat ini dilakukan dengan menggunakan aplikasi resmi pemerintah SIMAK-BMN (Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara) berbasis desktop yang dikelola dan terintegrasi dengan database pusat secara online. Aplikasi SIMAK-BMN yang digunakan untuk mencatat dan mengelola barang milik negara ini memiliki fungsi yang lengkap, mulai dari transaksi pembelian, transfer masuk-keluar antar lokasi atau instansi, sampai penghapusan dan pemusnahan barang milik negara. Berikut adalah fungsi-fungsi yang terdapat pada aplikasi SIMAK-BMN dapat dilihat pada Tabel 1.1. Tabel 1.1 Fungsi-fungsi Aplikasi SIMAK-BMN No Fungsi Sub-fungsi 1 Tabel Tabel Penandatangan, Ruang, UAPB, UAPB-E1, UAPPB-W, UAKPB, Wilayah, Referensi Kanwil, Barang, Jenis transaksi Transaksi Daftar BMN tahun lalu, Saldo awal, Perolehan, Perubahan, Audit, Penghapusan, 2 Penghentian Penggunaan, Kontruksi pengerjaan, Kartu ID barang, Mutasi perubahan, Daftar barang ruangan, Daftar barang lainnya, Perubahan dari DBR ke DBL / sebaliknya, Barang pihak ketiga 3 Buku / Daftar Buku barang, Barang bersejarah, Kartu ID barang, Mutasi, daftar barang ruangan, daftar barang lainnya, Daftar transaksi BMN / UAPKPB, daftar barang belum terdistribusi, Pencetakan label, Daftar barang pihak ketiga 4 Laporan Laporan barang kuasa pengguna, Persediaan, Kondisi barang, Posisi BMN di neraca, Catatan ringkas BMN 5 Utility Penerimaan dari UPKPB, Penerimaan dari persediaan, Pengiriman ke UAKPA/ UAPPB-W / UAPPB-E1, Kosongkan transaksi 1

2 2 Banyaknya fungsi yang terdapat pada aplikasi SIMAK-BMN menyebabkan beragamnya data dan informasi yang dihasilkan. Data dan informasi aset yang dimiliki DTMI telah terekam cukup banyak, namun pada aplikasi tersebut belum menerapkan sistem informasi dashboard untuk memantau perkembangan data secara cepat, sehingga informasi penting yang bersifat kritis sulit ditarik dan berimbas kepada pengambilan keputusan. Perkembangan data yang ditampilkan pada dashboard harus diimbangi dengan dinamika perubahan kondisi aktual yang ada di lapangan. Saat ini, banyak data aset yang tercatat pada SIMAK-BMN tidak sesuai dengan kondisi yang ada di lapangan. Salah satu faktor dari lambatnya updating data adalah proses pelaporan kondisi aset bermasalah yang masih dilakukan secara manual dan belum memanfaatkan teknologi informasi. Melihat banyaknya aset yang tersebar diberbagai lokasi, tentunya akan menyulitkan pihak yang bertanggung-jawab dalam mengelola aset khususnya dalam memantau perkembangan kondisi aset di lapangan. Dalam merancang sistem informasi, penyajian dan visualisasi data yang baik dan benar, sederhana, mudah dipahami serta sesuai dengan kebutuhan akan memberikan nilai informasi lebih bagi pengguna. Sistem Informasi Dashboard menjadi salah satu solusi dalam teknik penyajian dan visualisasi data yang dapat menampilkan informasi penting dengan lebih cepat, ringkas dan lebih mudah dipahami. Dashboard merupakan tampilan visual mengenai informasi penting yang diperlukan untuk mencapai satu tujuan atau lebih dan dapat diatur di satu layar sehingga lebih mudah dipantau oleh pengguna (Januarita, 2015). Desain dashboard yang baik dan sesuai dengan kebutuhan akan membantu mempermudah pengguna dalam mengidentifikasi pola atau kondisi pada data tersebut, sehingga pada akhirnya dapat mempermudah dalam pengambilan keputusan yang efektif (Decision Support System). Melihat permasalahan yang ada di DTMI UGM seperti demikian, maka peneliti menilai perlu adanya teknologi pendukung aplikasi SIMAK-BMN yang mampu untuk mengelola data informasi aset secara internal dengan

3 3 menyajikannya dalam bentuk desain yang baik, bersifat visual, ringkas, mudah dipahami dan sederhana. Teknologi yang dikembangkan merupakan sistem informasi dashboard berbasis web yang berorientasi pada perekaman aset secara internal (database aset), pemantauan (monitoring) serta pelaporan online secara realtime. Dengan desain yang sederhana dan tampilan muka yang user friendly, sistem informasi pendukung yang dikelola secara internal ini diharapkan mampu memberikan kemudahan dalam pemantauan dan pelaporan kondisi aset di lapangan mendekati kondisi aktual dan menyajikan dalam bentuk dashboard sebagai sistem pendukung pengambilan keputusan. Keberhasilan sebuah sistem tidak hanya ditentukan oleh bagaimana sistem dapat memproses masukan dan menghasilkan informasi dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan, tetapi juga bagaimana pengguna mau menerima dan menggunakannya, sehingga mampu mencapai tujuan (Novriando, 2012). Oleh karena itu, penelitian ini dilakukan tidak sebatas mengembangkan sistem informasi pendukung saja, namun juga peneliti akan melakukan uji kualitas software dari sisi tingkat usabilitasnya. Uji usabilitas diperlukan agar ketika sistem diterapkan, pengguna tidak merasa kesulitan dalam mengakses, mengelola dan mengoperasikan fungsi untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Menurut Nielsen (1993), usabilitas merupakan atribut kualitas untuk mengukur seberapa mudah suatu produk (software) ataupun tampilan (interface) digunakan. Salah satu komponen yang dapat diukur untuk mengevaluasi usabilitas sistem informasi adalah tingkat kepuasan terhadap suatu produk yang dirasakan oleh pengguna sesuai dengan kebutuhan baik dari segi pengoperasian, tampilan dan aspek lainnya. Alat yang dapat digunakan untuk mengukur tingkat kepuasan (satisfaction) pengguna adalah kuisioner terstandar yang mengacu pada metode System Usability Scale (Brooke, 1996) Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, maka rumusan masalah yang akan menjadi fokus penelitian ini adalah bagaimana mengembangkan teknologi

4 4 pendukung aplikasi SIMAK-BMN berupa sistem informasi dashboard berbasis web yang mampu dengan mudah untuk mengelola, memantau, melaporkan secara online perkembangan kondisi aset internal dan menyajikan informasi tersebut dalam bentuk dashboard yang ringkas, mudah dipahami dan sederhana, sehingga dapat diterima oleh pengguna Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai pada penelitian ini adalah mengembangkan dan menguji usabilitas teknologi pendukung aplikasi SIMAK-BMN berupa sistem informasi dashboard berbasis web untuk monitoring kondisi aset di lingkungan internal DTMI-UGM. Adapun aspek-aspek untuk mencapai tujuan tersebut adalah: 1. Membuat fungsi perekaman dan pengelolaan data dan informasi aset secara internal (membuat database), 2. Membuat pelaporan kondisi aset secara online dan realtime yang terintegrasi untuk mendukung pencatatan pada dashboard dalam mengikuti perkembangan dinamika kondisi aset yang mendekati aktual di lapangan, 3. Menyajikan dan menampilkan data dan informasi dalam bentuk dashboard yang ringkas, sederhana dan terintegrasi, 4. Mengintegrasikan sistem pengajuan aset baru yang merupakan hasil konsep desain penelitian S1, dan 5. Menguji usabilitas software dari segi tingkat kepuasan pengguna dengan metode observasi dan System Usability Scale (SUS) Batasan Masalah Penelitian yang dilakukan perlu memberikan asumsi dan batasan masalah secara jelas agar tidak terlalu meluas yaitu sebagai berikut: 1. Aset yang akan dikelola dan dipantau oleh sistem adalah aset bergerak peralatan dan mesin di lingkungan DTMI yang mencakup mesin-mesin, alat elektronik, seluruh inventaris kantor dan aset hibah.

5 5 2. Tidak melibatkan aspek akuntansi dan tidak semua fitur, fungsi atau tabel data yang ada di aplikasi SIMAK-BMN dilibatkan dalam pengembangan sistem. 3. Fungsi dari sistem pendukung sebatas pemantauan kondisi, pelaporan online dan penyajian data atau informasi dalam bentuk dashboard. 4. Perangkat lunak sistem pendukung yang akan dikembangkan adalah berbasis web dengan menggunakan DBMS MySQL dan bahasa pemrograman PHP yang bersifat multiplatform yaitu dapat beroperasi diberbagai sistem operasi (Linux, Mac OS, Window) dan dapat diakses secara intranet maupun internet. 5. Atribut aset yang diambil dari SIMAK-BMN terdiri dari nama aset, kode inventori (kode barang + NUP), model atau seri, merk, deskripsi, tahun peroleh, penguasaan dan status kondisi aset. Untuk atribut data lokasi adalah nama lokasi, kode lokasi dan penanggung-jawab. 6. Pengurus atau pihak yang berwenang di lingkungan DTMI UGM menjadi pengguna dari perangkat lunak sistem pendukung tersebut Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan kemudahan dalam pengelolaan data aset, pemantauan kondisi aset dan sistem pelaporan aset bermasalah yang lebih cepat di lingkungan internal DTMI UGM, sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan.