KEBIJAKAN KOMUNIKASI DENGAN PEMEGANG SAHAM & INVESTOR POLICY OF COMMUNICA TlON WITH THE SHAREHOLDERS

Transkripsi

1 PERATURAN & KEBIJAKAN NOMOR : 2/04/008N/2016 KEBIJAKAN KOMUNIKASI DENGAN PEMEGANG SAHAM & INVESTOR POLICY OF COMMUNICA TlON WITH THE SHAREHOLDERS AND INVESTORS I. TUJUAN IOBJECTIVE. 1. Merupakan salah satu bentuk komitmen PT Bank ONB lndonesia Tbk ("Bank") dalam melaksanakan komunikasi dengan para pemegang saham atau investor. As one of the commitments of PT Bank ONB lndonesia Tbk ("Bank'? in carrying out communications with shareholders or investors 2. Memastikan komunikasi yang efektif antara Bank dengan pemegang saham atau investor To ensure effective communication between the Bank and shareholders or investors 3. Memastikan tersedianya sarana bagi para pemegang saham atau investor dalam meningkatkan peran dan partisipasinya melalui komunikasi yang efektif dan berkesinambungan dengan Bank, untuk mendukung pencapaian visi dan misi Bank. To ensure the availability of medium for shareholders or investors in enhancing their role and participation through effective and continuous communication with the Bank, to support the achievement of Bank's vision and mission II. RUANG LINGKUP I SCOPE. 1. Kebijakan ini merupakan kebijakan internal Bank, berlaku bagi seluruh anggota Dewan Komisaris, Direksi dan seluruh karyawan Bank, terutama unit kerja yang terkait dengan pemegang saham atau investor. This policy is the Bank's internal policy, applies to all members of the Board of Commissioners, Board of Directors and all employees of the Bank, particularly the work units associated with shareholders or investors. 11I. DASAR HUKUM I LEGAL BASIS. 1. Undang-Undang No.8 tahun 1995 tentang Pasar Modal ("Undang-Undang Pasar Modal"). Law No. 8 Year 1995 regarding Capital Market ("Capital Market Law'). 2. Undang-Undang No. 40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas. Law No. 40 Year 2017 regarding Limited Liabilities Company. 3. Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No. 32/POJK.04/2014 tanggal 8 Desember 2014 tentang Rencana dan Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka. Financial Services Authority Regulation No. 321POJK dated 8 December 2014 regarding Plan and the Implementation of General Meeting of the Shareholders of Public Company. 4. Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No. 211POJK.04/2015 tanggal 16 November 2015 tentang Penerapan Pedoman Tata Kelola Perusahaan Terbuka. Financial Services Authority Regulation No. 211POJK dated 16 November 2015 regarding the Implementation of Corporate Governance Guideline of Public Company Bank ONS lndonesia-kebijakan Komunikasi PS & Investor 31 Mei 2016

2 PERATURAN & KEBIJAKAN 5. Surat Edaran Otoritas Jasa Keuangan No. 32/SEOJK.04/2015 tanggal 17 November 2015 tentang Pedoman Tata Kelola Perusahaan Terbuka. Financial Services Authority Circular Letter No. 321SEOJK dated 17 November 2015 regarding Public Company's Corporate Governance Guideline. 6. Keputusan Direksi PT Bursa Efek lndonesia No. Kep-306/BEJ/ tanggal 19 Juli 2004 tentang Peraturan No. I-E tentang Kewajiban Penyampaian Informasi. Decision of PT Bursa Efek Indonesia's Board of Directors No. Kep-306lBEJI dated 19 July 2004 regarding Regulation No. I-E regarding the Obligation to Submit the Information. 7. Anggaran Dasar Bank. Bank's Articles of Association. tv. DEFINISlt DEFlNtTtON. 1. Perusahaan Terbuka adalah Perusahaan Publik atau Perusahaan yang melakukan penawaran umum saham, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang pasar modal. The Public Company is a Public Company or the Company which public offering of shares, in accordance with the provisions of the regulations in capital markets. 2. Bursa adalah PT Bursa Efek lndonesia. The Exchange is the lndonesia Stock Exchange. 3. RUPS adalah Rapat Umum Pemegang Saham yang dapat berupa Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan atau Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa. RUPS merupakan organ Bank yang mempunyai wewenang yang tidak diberikan kepada Direksi atau Dewan Komisaris sebagaimana diatur dalam Undang-Undang tentang Perseroan Terbatas dan/atau anggaran dasar Bank serta peraturan perundang-undangan yang berlaku... " The GMS is a General Meeting of Shareholders to be the Annual General Meeting of Shareholders or the Extraordinary General Meeting of Shareholders. GMS is an organ bank that has authority not granted to the Board of Directors or Board of Commissioners as stipulated in the Law on Limited Liability Company and lor articles of association of the Bank as well as the regulations in force. 4. Paparan Publik adalah suatu pemaparan kepada publik untuk menjelaskan mengenai kinerja Bank dengan tujuan agar informasi mengenai kinerja Bank tersebar secara merata. Public Expose is an exposure to the public to explain the performance for information on the Bank's performance spread evenly. of the Bank in order 5. Dewan Komisaris adalah organ Bank yang bertugas melakukan pengawasan secara umum dan/atau khusus sesuai dengan anggaran dasar serta memberi nasihat kepada Direksi. The Board of Commissioners (BoC) are the organ that is in charge of supervising the Bank is generally and I or special accordance with the Articles of Association and provide advice to the Board of Directors. 6. Direksi adalah organ Bank yang berwenang dan bertanggung jawab penuh atas pengurusan untuk kepentingan Bank, sesuai dengan maksud dan tujuan serta mewakili Bank, baik di dalam maupun di luar pengadilan sesuai dengan ketentuan anggaran dasar Bank. The Board of Directors (BoD) are the organ that is authorized and full responsibility for the management for the benefit of the Bank, in accordance with the intent and purpose Jr I. Bank ONB Indonesia Kebijakan Komunikasi PS & Inveslor 31 Mei \ 011 lr~

3 PERATURAN & KEBIJAKAN aqnb and to represent the Bank, both in and out of court in accordance with the ProvisiorS of the articles of association of the Bank. I V. KETENTUAN UMUM I GENERAL PROVISIONS. \\, 1. Strategi Komunikasi I Communication Strategy Bank menyadari pentingnya keterbukaan informasi dan dalam rangka mendukung pencapaian tujuan, visi dan misinya, Bank (antara lain) harus mendapatkan kepercayaan dari Pemegang Saham atau investor dengan melakukan komunikasi secara jujur dan secara konsisten memenuhi komitmen yang disampaikan. Bank recognize the importance of forthright communication and in order to achieve its objective, vision and mission, the Bank must (among other things) eam the trust of its Shareholders or investors by being forthright in its communication and consistently delivering on its commitments Sesuai dengan prinsip keterbukaan dan pemenuhan atas kepatuhan terhadap peraturan perundangan yang berlaku di bursa efek dan pasar modal terkait keterbukaan informasi, Bank senantiasa menyampaikan informasi terkini terkait kinerja usaha Bank dan informasi-informasi lain yang disyaratkan oleh regulator, sehingga dapat membantu Pemegang Saham atau investor dalam mengambil keputusan investasi pada saham Bank. ln accordance with the transparency principle and in compliance with applicable laws and regulations at the stock exchange and capital market related to information disclosure, the Bank always deliver the updated information related to the Bank's performance and other information as required by the regulators, so as to support the Shareholders or investors in making decision related to the investment on Bank's stocks Penyampaian maupun keterbukaan informasi dapat dilakukan dengan berbagai cara yaitu disampaikan secara langsung kepada Pemegang saham atau investor. melalui laporan kepada pihak otoritas pasar modal dan Bursa Efek, melalui media, melalui situs web Bank, publikasi melalui media, dan lain-lain. Submission or disclosure of information can be done in various ways, including, made directly to Shareholders or investors, reporting to the Capital Market authorities and the Stock Exchange, media publication, through the Bank's website, through the media. 2. Waktu pelaksanaan Komunikasil Timing of Communication Komunikasi dengan Pemegang Saham atau Investor dilaksanakan secara terus menerus dan berkesinambungan. Communicaiton with the Shareholders or investors shajl be carried out continuously and regularly Komunikasi melalui keterbukaan informasi dilaksanakan: Communication through information disclosure consists of' Pengungkapan berkala! Periodic disclosure A. Laporan dan kegiatan dengan periode tertentu, seperti bulanan, triwulanan, semesteran maupun tahunan. Periodically reporting and action, such as montly, quarterly, half-year or yearly..,,--~=-:-,----~--:-:cc,----,,----::--:-=-o-:----:------:-:-:-:-:-::-::--:-:~ Bank ONS lndonesia-kebijakan Komunikasi PS & Investor 31 Mei /9 ~\\r

4 PERATURAN & KEBIJAKAN Pengungkapan khusus! Specific information disclosure. A. Pengungkapan informasi dilakukan sewaktu-waktu sesuai kebutuhan Information disclosure shall be done as and when required. 3. Program Komunikasil Communication Programs Sekretaris Perusahaan senantiasa membina hubungan dan komunikasi yang baik dengan Pemegang saham atau investor dan mampu mengkomunikasikan apa yang terjadi dalam Bank. Company Secretary constantjy build good relationships and communication with Shareholders and investors, as well as are able to communicate Bank's condition Berbagai program komunikasi dengan Pemegang saham atau investor yang dilaksanakan oleh Bank, antara lain: Communication programs with the Shareholders or investors held by the Bank, including: Rapat Umum Pemegang Saham, General Meeting of the Shareholders, Situs website Bank, Bank's website, Paparan Publik, Public Expose, Laporan kepada Regulator dan Situs website Regulator, Reports to the regulators and Regulator's Publikasi Laporan Keuangan, Financial Siaran Pers, Pers Release, Laporan Tahunan, Annual Report, Reports Publication, website, Dedicated Company's 4. Panduan Komunikasi/Communication Guideline RUPS I GMS. Penyelenggaraan RUPS merupakan salah satu komunikasi antara Bank dengan pemegang saham guna menjamin hak-hak dan kepentingan pemegang saham, antara lain: Implementation of GMS is one of communications between the Bank and the Shareholders in order to ensure the rights and interests of shareholders, among others: Pemegang saham berhak meminta penyelenggaraan Bank. The shareholders entitled to ask the GMS to the Bank. RUPS kepada Bank ONB lndonesia-kebiiakan Komunikasi PS & Investor 31 Mei /9

5 PERATURAN & KEBIJAKAN Persyaratan pemegang saham yang dapat meminta penyelenggaraan RUPS maupun prosedurnya sebagaimana ditentukan dalam Anggaran Dasar Bank. The shareholders who can request the implementation of the GMS and procedures as specified in the Articles of Association of the Bank. Pemegang saham berhak pula mengusulkan mata acara rapat pada penyelenggaraan RUPS. The shareholders are entitled to propose agenda item of the GMS. Persyaratan pemegang saham yang dapat mengusulkan mata acara rapat dan tata caranya sebagaimana diatur dalam Anggaran Dasar Bank. The shareholders who can propose agenda meeting and iis procedure, as stipulated in the Artic/es of Association of the Bank. Pemegang Saham berhak memperoleh informasi mata acara rapat dan bahan terkait mata acara rapat pada waktu dan dengan tata cara yang telah ditetapkan oleh Bank. The shareholders are entit/ed to obtain information agenda and related materiais of the meeting at a time and procedure that has been set by the Bank. Bahan mata acara rapat tersebut, antara lain berupa: The materiais of the meeting agenda, such as: A. Tata tertib Rapat. The rules of the Meeting. B. Laporan Tahunan (khusus pada penyelenggaraan RUPS Tahunan). Annual Report (specificallyon the implementation of the Annual General Meeting of Shareholders). e. ev calon anggota Dewan Komisaris dan Direksi (bilamana terdapat mata acara rapat berupa perubahan anggota Dewan Komisaris dan Direksi) CV of candidates of Board of Commissioners and Board of Directors (where there is agenda include the changes of the Board of Commissioners and Board of Directors) Bahan mata acara rapat diberikan secara salinan dokumen fisik dani atau salinan dokumen elektronik. The materiais of meeting agenda are given copy of the physical documents andi or copy of electronic documents. Bahan mata acara rapat berupa dokumen fisik dapat dimintakan oleh pemegang saham kepada Bank dengan mengajukan permintaan secara tertulis kepada Bank. Sedangkan dokumen elektronik dapat diakses melalui situs web Bank. The material of meeting agenda in the form of physical documents may be requested by shareholders to the Bank by submitting a written request to the Bank. While electronic documents can be accessed through the Bank's website. Bank ONB lndonesia-kebijakan Komunikasi PS & Investor 31 Mei /9

6 PERATURAN & KEBIJAKAN Bank ONB lndonesia-kebijakan Pemegang saham diberikan penjelasan oleh Pimpinan Rapat pada saat pembukaan RUPS, mengenai: The shareholders are given an explanation by the Chairman of the Meeting at the opening of the GMS, regarding: A. Kondisi umum Bank secara singkat. The general condition of the Bank briefly. B. Mata acara rapat. The meeting agenda. C. Mekanisme pengambilan keputusan terkait mata acara rapat. The mechanism of decision making related to the meeting agenda. D. Tata cara penggunaan hak pemegang saham untuk mengajukan pertanyaan, pendapat, usul atau saran. Procedures for use of the right of shareholders to ask questions, opinions, suggestions or advice. Pemegang Saham atau kuasanya yang sah dapat mengajukan pertanyaan maupun meminta penjelasan atas permasalahan yang terjadi terkait mata acara RUPS kepada setiap anggota Dewan Komisaris dan Direksi saat berlangsungnya RUPS The shareholders or their proxies who can legitimately ask the question and asked for an explanation of the issues involved related to the agenda ofthe GMS to each member of the BoC and BoD during the GMS. Pemegang Saham dapat menggunakan hak suaranya pada saat pengambilan keputusan dalam RUPS dengan cara pengumpulan suara (voting). The shareholders can use their rights to vote when the decision at the GMS by voting. Prosedur pengumpulan suara (voting) dengan tetap menjaga independensi atau kebebasan pemegang saham. The voting procedures while maintaining the independence and freedom of shareholders. Mekanisme pengumpulan suara keputusan RUPS dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu secara terbuka maupun tertutup. The GMS voting mechanism open pol/ing or close pol/ing can be done in 2 (two) ways, namely by Pengumpulan suara secara terbuka dilakukan dengan cara mengangkat tangan sesuai instruksi pimpinan RUPS. Sedangkan dalam pengumpulan suara secara tertutup dilakukan pada keputusan yang membutuhkan kerahasiaan ataupun atas permintaan pemegang saham, dengan cara menggunakan surat suara yang disediakan Bank. Open polling done by raising hand as instructed leaders of the GMS. Meanwhile, in a close polling conducted on decisions that require secrecy or at the request of shareholders, by using bal/ats provided by the Bank. Ketentuan pengambilan keputusan RUPS secara lengkap sebagaimana diatur dalam Anggaran Dasar Bank. The provisions completely of GMS decision as stipulated in the Articles of Association of the Bank. Komuriikasi PS & Investor 31 Mei I 9 \,.vjii \

7 PERATURAN & KEBIJAKAN aqnb Pemegang saham dapat memperoleh informasi adanya penyelenggaraan RUPS dari tahapan yang harus dilakukan oleh Bank berupa publikasi Pengumuman, Pemanggilan serta Risalah Rapat RUPS pada surat kabar, situs web Bursa dan situs web Bank. The Shareholders who may obtain information regarding the implementation of the GMS of the steps that must be undertaken by the Bank in the form of publication of Announcement, Notice and Minutes of Meeting of the GMS in newspapers, the IOX's website of IOX and the Bank's website. Ketersediaan informasi mengenai RUPS pada website Bank guna memberikan informasi kepada pemegang saham secara mudah dan cepat. The availability of information regarding the GGM on the Bank's web site in order to provide information to shareholders easily and quickly Situs website Bank I The Bank's Website Pemegang Saham dan investor dapat memperoleh informasi melalui situs web Bank, yang meliputi: The shareholders and investors may obtain information through the Bank's website, which includes: A. Informasi umum Bank The Bank's general information. B. Informasi saham Bank The Bank's shares information. C. Informasi tata kelola Bank The Bank's information governance. O. Informasi tanggung jawab sosial Bank The Bank's information E. Laporan Keuangan The financial staternents. F. Laporan Tahunan The annual report. social responsibility. G. Informasi lainnya antara lain RUPS, saham, produk dan jasa Bank dan lain-lain. Other information shall include the GMS, stocks, products and services of the Bank and others Perusahaan I The Company's Pemegang Saham dan investor dapat menyampaikan pertanyaan. pendapat melalui Corporate.Communication@qnb.co.id The shareholders and investors can submit questions, opinions via Corporate. Communication@qnb.co.id. Bank ONS lndonesia-kebijakan Komunikasi PS & Investor 31 Mei 2016 lr~ 7/9 ~

8 PERATURAN & KEBIJAKAN aqnb 4.4. Paparan Publik I The Public Expose Paparan publik dilaksanakan oleh Bank minimum satu kali dalam satu tahun. The public expose held by the Bank at least once in a year Dalam paparan publik, Direksi memaparkan: The BaO explained in public expose: A. Telaahan kinerja keuangan dan operasi yang terkini. Findings of financial and operating performance up to date. B. Kendala-kendala yang dihadapi Constraints faced. C. Upaya untuk meningkatkan kinerja Bank Efforts to improve the Bank's performance. O. Proyeksi keuangan Financial projections E. Hal-hal yang perlu diungkapkan oleh Bank atau sesuai ketentuan yang berlaku Things that need to be disclosed by the Bank or the appropriate regulations Paparan publik tersebut memungkinkan untuk dihadiri oleh para Pemegang saham atau investor, analis, fund manager, wakil anggota bursa efek dan media massa. The public expose is possible to be atlended by the shareholders or investors, analysts, fund managers, members of the stock exchange and the media Pada pelaksanaan paparan publik, para peserta diberi kesempatan untuk mengajukan pertanyaan terkait pembahasan paparan publik. On the implementation of public expose, the participants were given the opportunity to ask questions related to the discussion of public expose Materi paparan publik dikomunikasikan melalui situs web Bank dan situs web Bursa Efek. The materiais of public expose communicated through Bank's website and 10X's website Keterbukaan Informasi melalui media I Disclosure of information through the media Untuk melaksanakan tata kelola perusahaan yang baik, Bank menyampaikan keterbukaan informasi yang bermanfaat diketahui pemegang saham atau investor dan guna memenuhi ketentuan yang berlaku, antara lain: To implement good corporate governance, the Bank convey useful information disclosure to shareholders or investors and to meet applicable regulations, among others: Publikasi Laporan Keuangan Publication of Financial Statements Pelaksanaan RUPS Implementation of the GMS Siaran Pers I Press conference Bank ONS lndonesia-kebijakan Komunikasi PS & Investor 31 Mei 2016._..~ \rul \ 8/9 OI'

9 PERATURAN & KEBIJAKAN VI. LAIN-LAIN I OTHERS. 1. Bilamana terdapat berbagai hal yang belum diatur dalam Peraturan & Kebijakan ini, maka akan diatur kemudian. Other matters not yet or not sufficiently regulated in this Policy shall be regulated subsequently. 2. Peraturan dan Kebijakan ini dibuat dalam Bahasa lndonesia dan Bahasa Inggris. Apabila terdapat ketidaksesuaian atau perbedaan penafsiran dalam Kebijakan ini, maka yang berlaku adalah ketentuan dalam Bahasa lndonesia. This Policy is prepared in Indonesian and English. Any discrepancies or differences in interpretation, the provisions in Indonesian should applies. 3. Peraturan dan Kebijakan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan ditinjau secara berkala. This policy is valid starting from the day it was established and will be reviewed regularly,hj PT Bank QNB lndonesia Tbk U" Direksi I Board of Directors, \f.-, Azhar Abdul Wahab PIt.Direktur Utama/Act.President Director Novi Mayasari DirekturIDirector Bank ONS lndonesia-kebijakan Komunikasi PS & Investor 31 Mei /9