ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGUPAHAN PADA OIL AND GAS COMPANY (STUDI KASUS PADA HESS (INDONESIA PANGKAH) LIMITED, JAKARTA)

Transkripsi

1 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGUPAHAN PADA OIL AND GAS COMPANY (STUDI KASUS PADA HESS (INDONESIA PANGKAH) LIMITED, JAKARTA) perpustakaan.uns.ac.id SKRIPSI Diajukan untuk Melengkapi Tugas-Tugas dan Memenuhi Syarat-Syarat untuk Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta Oleh: INDAH SANJAYA NIM: F FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2010 i

2 HALAMAN PENGESAHAN PEMBIMBING Skripsi dengan judul : ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGUPAHAN perpustakaan.uns.ac.id PADA OIL AND GAS COMPANY (STUDI KASUS PADA HESS (INDONESIA PANGKAH) LIMITED, JAKARTA) Disusun oleh: INDAH SANJAYA NIM: F Telah disetujui Pembimbing Pada Tanggal : 2010 Pembimbing Dra. Falikhatun, M.Si., Ak NIP ii

3 HALAMAN PENGESAHAN PENGUJI ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGUPAHAN PADA OIL AND GAS COMPANY (STUDI KASUS PADA HESS (INDONESIA PANGKAH) LIMITED, perpustakaan.uns.ac.id JAKARTA) Disusun oleh: INDAH SANJAYA NIM: F Telah disetujui dan disahkan oleh Tim Penguji : Pada Tanggal :. Ketua Tim Penguji Sekretaris Anggota : Dra. Y. Anni Aryani, M.Prof.Acc, Ph.D.,Ak NIP : Drs. Hanung Triatmoko, M.Si., Ak NIP : Dra. Falikhatun, M.Si., Ak NIP iii

4 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis sampaikan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan karunianya, sehingga skripsi yang berjudul Analisis sistem informasi perpustakaan.uns.ac.id akuntansi pengupahan pada oil and gas company (studi kasus pada hess (indonesia pangkah) limited, Jakarta) dapat terselesaikan dengan baik. Skripsi ini disusun guna memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar Sarjana Akuntansi pada Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulis juga mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang sebesarbesarnya kepada : 1. Prof. Dr. dr. Syamsul Hadi, Sp.Kj selaku Rektor Universitas Sebelas Maret Surakarta atas kesempatan yang diberikan untuk menempuh studi di institusi ini; 2. Prof. Dr. Bambang Sutopo, M.Com. Ak selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta; 3. Dra.Falikhatun,M.Si.,Ak selaku Dosen Pembimbing atas segala informasi, arahan, bimbingan dan motivasinya dalam penyusunan skripsi ini; 4. Teman-teman kerja pada PT.Hess Indonesia Limited atas semua bantuan dan kerjasamanya. 5. Teman-teman jurusan akuntansi fakultas ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta atas semua bantuannya. 6. Keluarga tercinta atas semua dukungan,doa dan semangatnya. iv

5 Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu saran dan kritik sebagai masukan penulis selalu nantikan bagi perbaikan penelitian di masa yang akan datang. perpustakaan.uns.ac.id Penulis v

6 DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL... i perpustakaan.uns.ac.id HALAMAN PENGESAHAN PEMBIMBING... ii HALAMAN PENGESAHAN PENGUJI... iii KATA PENGANTAR... iv DAFTAR ISI... vi DAFTAR LAMPIRAN... ix ABSTRAKSI... x ABSTRACT... xi BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang... 1 B. Perumusan Masalah... 5 C. Tujuan Penelitian... 5 D. Manfaat Penelitian... 6 E. Sistematika Penulisan... 6 BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 8 A. Sistem Informasi Akuntansi... 8 vi

7 B. Pengupahan C. Fungsi Terkait D. Dokumen perpustakaan.uns.ac.id E. Catatan Akuntansi F. Prosedur Pengupahan BAB III METODA PENELITIAN A. Objek Penelitian B. Desain Penelitian C. Data dan Sumber Data D. Metoda Pengumpulan Data E. Teknik Analisis Data BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN A. Prosedur Pengupahan B. Evaluasi Prosedur Pengupahan B. Kelemahan C. Kelebihan BAB V KESIMPULAN vii

8 A. Kesimpulan C. Saran DAFTAR PUSTAKA perpustakaan.uns.ac.id LAMPIRAN viii

9 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Observasi SPI Pengupahan perpustakaan.uns.ac.id Lampiran 2 Flowchart Pengupahan ix

10 ABSTRAKSI ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGUPAHAN PADA OIL AND GAS COMPANY (STUDI KASUS PADA HESS (INDONESIA PANGKAH) LIMITED, JAKARTA) perpustakaan.uns.ac.id INDAH SANJAYA NIM: F Penelitian ini bertujuan untuk melakukan analisis terhadap sistem informasi akuntansi pengupahan yang sesuai dengan karakter perusahaan HESS (Indonesia- Pangkah) Limited Jakarta. Penelitian ini merupakan studi kasus di HESS (Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta. Analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis komparatif dengan cara membandingkan antara sistem informasi akuntansi pengupahan sesungguhnya yang diterapkan pada perusahaan tersebut dengan teori tentang sistem informasi akuntansi pengupahan yang baik berdasarkan literature yang menjadi acuan penulis. Meskipun terdapat beberapa kelemahan dalam sistem informasi akuntansi pengupahan pada HESS (Indonesia-Pangkah) Limited, namun demikian secara keseluruhan penulis menyimpulkan bahwa sistem informasi pengupahan dan sistem pengendalian inetern pengupahan pada HESS (Indonesia-Pangkah) Limited telah dilakukan dengan baik. Kata kunci : Sistem, Upah, Hess Indonesia x

11 ANALYSIS OF PAYMENT INFORMATION SYSTEMS AT OIL AND GAS COMPANY ( CASE STUDY OF HESS INDONESIA PANGKAH LIMITED JAKARTA) perpustakaan.uns.ac.id INDAH SANJAYA NIM: F This research analyzing information about payment system of HESS (Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta. This Research is a case study in HESS (Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta. Analysis used in this research is comparability analysis by comparing between information system real payment system at the company with the theory about proper payment system. Though there are some weakness in information system of payment at HESS (Indonesia-Pangkah) Limited, but writer conclude that information system of payment system of HESS ( Indonesia-Pangkah) Limited have been executed well. Keyword : System, payment, Hess Indonesia xi

12 1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Semakin berkembangnya teknologi informasi dalam bisnis meningkatkan proses globalisasi. Dunia bisnis akan sangat terpengaruh dengan pentingnya peran sistem informasi tersebut. Dalam pengambilan sebuah keputusan, manajemen sebaiknya perlu mempertimbangkan informasi yang relevan, dapat dipercaya, dan jelas sehingga dapat dilaksanakan oleh para karyawan dengan hasil yang memuaskan. Informasi-informasi tersebut dapat diperoleh dari sistem yang telah diterapkan perusahaan, maka sangat dibutuhkan suatu sistem informasi yang tepat dalam peran pengambilan keputusan agar keputusan yang diambil berguna bagi para pemakainya (Saraswati, 2007). Salah satu sistem informasi penting yang dibutuhkan oleh pihak manajemen adalah sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi dalam suatu perusahaan merupakan hal yang penting untuk kelangsungan perusahaan tersebut. Maka, sistem informasi yang dibuat di suatu perusahaan harus efektif, informatif, dan akurat. Artinya, sistem informasi tersebut harus dapat menyediakan informasi yang berkualitas bagi pihak-pihak yang membutuhkan, harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias, harus jelas mencerminkan maksud dan tujuan agar mudah dipahami serta berguna bagi semua pihak yang berkepentingan (Damayanti, 2005). 1

13 2 Sistem informasi akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan. Meskipun tidak ada dua perusahaan yang identik, tetapi sebagian besar mengalami jenis kejadian ekonomi yang serupa. Kejadian-kejadian itu menghasilkan transaksi-transaksi yang dapat dikelompokkan menjadi empat siklus, yaitu: siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus produksi, dan siklus keuangan (Bodnar dan Hopwood, 2000). Sistem informasi berkembang selama masa hidup suatu perusahaan. Artinya, suatu sistem informasi yang baru akan menggantikan sistem yang sedang digunakan jika tidak memadai lagi. Karena setiap sistem informasi mempunyai siklus hidup tertentu, maka pengembangan sistem merupakan suatu kegiatan bersiklus, hal ini dikemukakan oleh Joseph W Wilkinson dalam Saraswati (2007). Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu alat dalam pengendalian biaya, terutama biaya operasional. Informasi yang dihasilkan oleh sistem, sudah tersaring oleh internal check yang terbentuk oleh serangkaian prosedur serta formulir pendukungnya, sehingga merupakan serangkaian alat pengendalian yang baik. Penghematan biaya operasional dilakukan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan yang juga sangat berperan pada keberhasilan manajemen perusahaan dalam mencari keuntungan, sehingga untuk mengatasi masalah pemborosan biaya tersebut banyak cara yang digunakan oleh manajemen, diantaranya melalui anggaran serta skedul-skedul kegiatan maupun pengawasan (Saraswati, 2007).

14 3 Santika (2005) menyatakan bahwa salah satu penentu keberhasilan pengelolaan aktivitas perusahaan dalam mencapai tujuannnya adalah aspek tenaga kerja. Manajemen harus dapat menjaga hubungan baik dengan karyawan agar aktivitas operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Perusahaan memberikan balas jasa kepada karyawannya berupa upah. Aspek pengupahan merupakan aspek penting bagi perusahaan karena akan berpengaruh terhadap kegiatan operasional perusahaan. Sistem pengupahan berkaitan dengan kepentingan dua pihak yaitu kepentingan manajemen dan kepentingan maising-maising individu. Novarita (2006) menyebutkan bahwa sumber daya manusia merupakan hal yang penting dalam menjalankan semua aktivitas perusahaan. Perusahaan memberikan upah sebagai bentuk penghargaan terhadap karyawan. Sistem pengupahan dalam perusahaan membutuhkan mekanisme pengendalian intern yang baik untuk menghindari kemungkinan penyimpangan dalam perusahaan. Pengendalian internal yang memadai dalam perusahaan akan membantu manajemen menjaga keamanan harta perusahaan dan dapat mencegah eksalahan dan penggelapan yang dapat merugikan perusahaan. Amir (2003) mengungkapkan bahwa upah mempunyai arti sebagai penghargaan perusahaan terhadap tenage kerja yang dasar pembayarannya telah ditentukan sebelumnya. Upah merupakan unsur biaya yang besar sehingga memperlukan ketelitian dalam penempatan, penggolongan, pencatatan dan pembayaran. Untuk menghindari kekeliruan dalam semua aspek sistem pengupahan perusahaan, maka perusahaan membutugkan sebuah

15 4 mekanisme pengendalian intern yang memadai. Tujuan pengendalain internal sistem pengupahan ini adalah menghindari terjadinya kesalahan serta meminimalisir terjadinya kemungkinan kecurangan. Menurut Santika (2005), upah merupakan unsur biaya yang relatif besar bagi perusahaan jika dibandingkan dengan unsur biaya lainnya. Pengeluaran untuk upah merupakan salah satu unsur yang mudah untuk menjadi kecurangan atau penggelapan dengan berbagai cara misalnya dengan memperbesar pengeluarakn kas atau dengan membuat kwitansi fiktif. Oleh karena itu diperlukan mekanisme pengendalian internal yang baik berkaitan dengan pengupahan untuk menghindari berbagai potensi kecurangan berkaitan dengan sistem pengupahan. Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk mengetahui lebih mendalam tentang sistem informasi akuntansi pengupahan yang bertujuan untuk menghasilkan informasi yang akurat mengenai sistem pengupahan, yang berkaitan dengan pengendalian biaya operasional perusahaan. Penulis memilih perusahaan HESS (Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta sebagai obyek penelitian, karena perusahaan tersebut sedang berkembang sehingga membutuhkan review tentang sistem pengupahan yang ada untuk mengetahui kesesuain antara standar sistem pengupahan dengan yang dipraktikkan pada HESS (Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta. Oleh karena itu, penulis mencoba mengangkat permasalahan ini sebagai bahasan dalam penulisan skripsi ini, untuk mengkaji seberapa jauh sistem informasi akuntansi pengupahan yang

16 5 dipakai perusahaan HESS (Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta mampu membantu manajemen dalam upaya pengendalian biaya upah. B. Perumusan Masalah Perumusan masalah adalah pernyataan yang jelas, tepat, dan singkat mengenai pertanyaan atau isu yang akan diselidiki untuk menemukan jawaban atau pemecahannya (Sekaran, 2006). Rumusan masalah dalam penelitian ini sebagai berikut: 1. Bagaimanakah prosedur sistem informasi akuntansi pengupahan yang diterapkan oleh HESS (Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta? 2. Apakah prosedur sistem informasi akuntansi pengupahan di dalam prosedur sudah memadai? C. Tujuan Penelitian Sesuai dengan permasalahan yang akan diteliti, maka tujuan dari penelitian ini adalah: a). Untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang prosedur sistem informasi akuntansi pengupahan pada HESS (Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta. b). Untuk memberikan usulan perbaikan terhadap sistem informasi akuntansi pengupahan yang sesuai dengan karakter perusahaan HESS (Indonesia- Pangkah) Limited Jakarta.

17 6 D. Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi sebagai berikut: 1. Bagi bidang akademik, penelitian ini diharapkan dapat meningkatkan khasanah dan memperkaya pengetahuan dalam bidang sistem informasi akuntansi pengupahan. 2. Bagi manajemen perusahaan, penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai masukan untuk memperbaiki sistem yang ada sehingga kelemahan dapat diperbaiki. 3. Bagi penelitian lainnya, hasil penelitian ini diharapkan bermanfaat sebagai kerangka kerja dalam perumusan masalah untuk penelitian lebih lanjut. E. Sistematika Penulisan BAB I : PENDAHULUAN Berisi latar belakang permasalahan yang akan diteliti, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan metode penelitian. BAB II : TINJAUAN PUSTAKA Berisi tinjauan pustaka dan landasan teori yang mendukung permasalahan dalam penelitian ini, yang berisikan mengenai pengertian sistem informasi akuntansi, sistem informasi akuntansi pengupahan, prosedur sistem informasi akuntansi, dan hubungan

18 7 sistem informasi akuntansi pengupahan dengan pengendalian biaya upah. BAB III : METODOLOGI PENILITIAN Berisi mengenai sejarah umum, struktur organisasi perusahaan, kegiatan utama perusahaan HESS (Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta serta metodologi yang digunakan penulis untuk menganalisis data yang telah diperoleh selama penelitian. BAB IV : ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN Berisi tentang analisis system informasi pengupahan khususnya dalam rangka pengendalian biaya operasional pada HESS (Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta. BAB V : PENUTUP Berisi kesimpulan dari hasil analisis data pada bab IV dan diikuti dengan saran dan keterbatasan dari penelitian ini.

19 8 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem Informasi Akuntansi a. Sistem. Pada sebuah perusahaan, sistem informasi akuntansi berperan sangat penting untuk membantu dalam menentukan metode yang digunakan untuk mengumpulkan, mengklasifikasi, dan mengolah semua transaksi keuangan perusahaan sehingga dapat menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen. Untuk memahami suatu sistem informasi akuntansi, perlu terlebih dahulu mengerti arti sistem itu sendiri. Berbagai definisi mengenai sistem banyak dikemukakan oleh para ahli, yaitu: Menurut Hartono (2000) mendefinisikan sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. W. Gerrard Cole dalam Saraswati (2007) mendefinisikan sistem sebagai suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama perusahaan. Steven A Moscow dalam Saraswati (2007) sistem adalah suatu kesatuan (entity) yang terdiri dari bagian-bagian (disebut subsistem) 8

20 9 yang saling berkaitan dengan tujuan utuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Mulyadi (2001), sistem adalah sekelompok elemen yang erat hubungan satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Bodnar dan Hoopwood (2000) mendefinisikan sistem sebagai kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Secara menyeluruh penulis dapat menyimpulkan definisi dari sistem adalah suatu kesatuan dari bagian-bagian yang saling berinteraksi yang berfungsi bersamasama untuk mencapai tujuannya. b. Informasi. Menurut Hartono (2000) mendefinisikan informasi adalah data yang berguna, yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Wilkinson dalam Damayanti (2005) informasi merupakan suatu pengetahuan yang berarti dan berguna bagi seseorang yang mengharapkannya. Bodnar dan Hopwood (2000) menyatakan bahwa informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Secara menyeluruh penulis dapat menyimpulkan definisi dari informasi adalah merupakan hasil dari suatu proses pengolahan data, yang sudah tersusun dengan baik, dan mempunyai arti bagi yang menerimanya sehingga dapat digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan oleh manajemen. c. Akuntansi.

21 10 Menurut Hartono (2000) mendefinisikan akuntansi adalah merupakan proses pencatatan, pengelompokan, perangkuman, dan pelaporan dari kegiatan transaksi perusahaan. Akuntansi dapat didefinisikan sebagai sistem informasi yang menghasilkan laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi perusahaan Niswonger dalam Damayanti (2005). Bodnar dan Hopwood (2000) menyatakan bahwa akuntansi sebagai suatu informasi, sebagai suatu sistem informasi, mengidentifikasikan, mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu entitas untuk orang banyak. Secara menyeluruh penulis dapat menyimpulkan definisi dari akuntansi adalah suatu sistem informasi yang mencatat data ekonomi, memprosesnya, dan menganalisis data. d. Sistem Informasi Akuntansi. Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi Bodnar dan Hopwood (2000). Sistem informasi akuntansi merupakan satu kesatuan struktur didalam suatu entitas, seperti perusahaan bisnis, yang menggunakan sumber daya fisik, dan komponen lainnya untuk merubah data ekonomi ke dalam informasi akuntansi, dengan tujuan untuk memenuhi informasi dari berbagai macam pengguna Wilkinson dalam Damayanti (2005).

22 11 Barry E Cushing dalam Saraswati (2007) sistem informasi akuntansi adalah kumpulan dari sumber-sumber daya manusia dan modal dalam suatu organisasi, yang bertugas untuk menyiapkan informasi luar dan informasi lainnya yang diperoleh dari kegiatan pengumpulan dan pengolahan data transaksi. Sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisis, dan mengkomunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar dengan pihak-pihak dalam perusahaan. B. Pengupahan. Pada perusahaan manufaktur, pembayaran pada kayawan biasanya dibagi menjadi dua golongan, yaitu: upah. Sistem akuntansi penggajian digunakan untuk melaksanakan penghitungan dan pembayaran gaji karyawan yang dibayarkan tiap bulan, sedangkan sistem akuntansi pengupahan digunakan untuk melaksanakan penghitungan dan pembayaran upah bagi karyawan berdasarkan hari, jam kerja atau jumlah satuan produk yang dihasilkan (Mulyadi, 2001). Definisi upah pada Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 pada pasal 1 ayat 30 menyebutkan bahwa upah adalah hak pekerja atau buruh yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja kepada pekerja/buruh yang ditetapkan dan dibayarkan menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan, atau peraturan

23 12 perundang-undangan, termasuk tunjangan bagi pekerja atau buruh dan keluarganya atas suatu pekerjaan dan atau jasa yang telah atau akan dilakukan. Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 1999 tentang perlindungan upah, mendefinisikan upah adalah suatu penerimaan sebagai imbalan dari pengusaha kepada tenaga kerja untuk suatu pekerjaan atau jasa yang telah atau akan dilakukan, dinyatakan atau dinilai dalam bentuk uang yang ditetapkan menurut suatu persetujuan atau peraturan perundang-undangan dan dibayar atas dasar suatu perjanjian kerja antara pengusaha (pemberi kerja) dan pekerja, termasuk tunjangan baik untuk pekerjaan sendiri maupun keluarganya. Peraturan Menteri Nomor 3 Tahun 1996 tentang pemutusan hubungan kerja memberikan definisi yang lebih detail tentang upah yang mencakup upah pokok, adalah segala tunjangan berkala dan teratur, harga pembelian dari satu yang diberikan kepada pekerja pengganti untuk perumahan yang diberikan cuma-cuma dan pengganti untuk pengobatan dan perawatan kesehatan. C. Fungsi Terkait. Menurut Mulyadi (2001) fungsi yang terkait dalam sistem pengupahan terdiri atas: a. Fungsi Kepegawaian.

24 13 Sumber daya terpenting suatu organisasi adalah sumber daya manusia, yaitu orang-orang yang memberikan tenaga, bakat, kreatifitas, dan usaha mereka kepada organisasi. Tanpa orang-orang yang cakap, organisasi dan manajemen akan gagal mencapai tujuannya. Oleh karena itu, perusahaan harus menyusun fungsi manajemen yang berkenaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Fungsi kepegawaian bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat keputuasan tarif upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. b. Fungsi Pencatatan Waktu. Fungsi pencatatan waktu dibagi menjadi dua bagian, yaitu: pencatatan waktu hadir dan pencatatan waktu kerja. Yang dimaksud dengan pencatatan waktu hadir adalah pengumpulan data mengenai jam hadir karyawan dalam suatu periode pembayaran dan kadangkadang juga mengenai tarif upah untuk pekerja yang dilakukan, sedangkan pencatatan waktu kerja adalah mencatat jam kerja sesungguhnya yang digunakan oleh karyawan setiap pekerjaaan dan departemen. Fungsi pencatatan waktu bertanggung jawab menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Kombinasi antara catatan waktu hadir dan catatan waktu

25 14 kerja berguna untuk mengumpulkan data untuk membuat daftar upah serta untuk membuat distribusi. c. Fungsi Pembuat Daftar Upah. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar upah yang berisikan penghasilan bruto, yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran upah kepada fungsi akuntansi bila pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran upah karyawan. d. Fungsi Akuntansi. Pada sistem akuntansi pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungan dengan pembayaran upah karyawan, misalnya hutang upah karyawan, hutang pajak, dan hutang dana pensiun. Pada struktur organisasi, fungsi akuntansi yang menggunakan sistem informasi akuntansi pengupahan, berada dibagian hutang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal. Pada bagian hutang berfungsi mencatat hutang yang dalam sistem informasi akuntansi pengupahan bertanggung jawab untuk memproses pembayaran upah karyawan. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi pembayar upah karyawan. Bagian kartu biaya memegang fungsi akuntansi biaya yang bertanggung jawab mencatat distribusi biaya kedalam kartu harga

26 15 pokok produk atau kartu biaya berdasarkan rekap daftar upah serta kartu jam kerja e. Fungsi Keuangan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek pembayaran upah, menggunakan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop upah setiap karyawan, untuk selanjutnya di bagikan kepada karyawan yang berhak. Pada struktur organisasi fungsi keuangan berada dibagian kasa. D. Dokumen. Dokumen yang digunakan oleh sistem informasi akuntansi pengupahan adalah: a. Dokumen Pendukung Perubahan Upah. Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan kepada fungsi pembuat daftar upah untuk kepentingan pembuatan daftar upah. b. Kartu Jam Hadir.

27 16 Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. c. Kartu Jam Kerja. Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. Catatan waktu kerja ini hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan. Pada perusahaan ini, diperlukan info tentang biaya tenaga kerja pabrik untuk setiap pesanan yang diproduksi. Pada perusahaan yang berproduksi masal, karyawan pabrik mengerjakan pekerjaaan yang sama dari hari ke hari, sehingga tidak diperlukan data untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung pabrik. Semua biaya tenaga kerja langsung dalam perusahaan ini dibebankan langsung kepada produksi yang sama. d. Daftar Daftar Upah. Dokumen ini berisi jumlah upah bruto setiap karyawan dikurangi potongan-potongan berupa PPh 21, hutang karyawan iuran untuk organisasi karyawan dan lain sebagainya.

28 17 e. Rekap Daftar Rekap Darftar Upah. Dokumen ini merupakan ringkasan upah setiap departemen yang dibuat daftar upah. Pada perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar upah. f. Surat Pernyataan Upah. Dokumen ini disusun oleh pembuat daftar upah bersamaan dengan pembuatan daftar upah dalam kegiatan yang terpisah dari pembuat daftar upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan setiap karyawan beserta potongan yang menjadi beban setiap karyawan. g. Amplop Upah. Uang upah karyawan diserahkan kepada karyawan dalam amplop upah. Pada halaman muka amplop upah setiap karyawan berisi informasi mengenai karyawan, nomor identitas karyawan, dan jumlah upah bersih yang diterima dalam bulan tertentu. h. Bukti Kas Keluar. Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan info dalam daftar upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar upah.

29 18 E. Catatan Akuntansi. Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan upah, adalah: a. Jurnal Umum. Pada pencatatan upah ini, jurnalnya digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja kedalam setiap departemen dalam perusahaan. b. Kartu Harga Pokok Produk. Kartu ini digunakan mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk mencatat dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial. c. Kartu Penghasilan Karyawan. Kartu ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Disamping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima upah karyawan, dengan ditanda tanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan karyawan ini, setiap karyawan hanya mengetahui upahnya sendiri, sehingga rahasia penghasilan karyawan lainnya tidak dapat diketahui oleh karyawan lainnya.

30 19 F. Prosedur Pengupahan. Menurut James.A Hall dalam Saraswati (2007) prosedur umum yang dilakukan dalam sistem pengupahan adalah sebagai berikut: a. Prosedur Pendataan Karyawan. Berdasarkan permintaan akan tenaga kerja oleh pejabat dibagian operasional yang membutuhkan, bagian operasional merekrut pegawai baru sesuai dengan persyaratan yang diperlukan. Pemanfaatan tenaga kerja tersebut harus sesuai dengan beban kerjanya. Bagian personalia akan mempersiapkan arsip (file) karyawan baru serta kartu hadir atau menambahkan nama-nama pegawai baru ke dalam daftar absensi karyawan. Informasi baru ini akan segera disampaikan ke bagian uapah, untuk dimasukkan ke dalam daftar upah. b. Prosedur Pencatatatan Waktu Hadir. Adanya kartu hadir atau absensi, karyawan masuk ke tempat kerjanya dapat diketahui. Kegiatan pegawai bagian operasional ini misalnya lapangan, akan dimonitor melalaui kartu kerja yang akan diawasi serta diketahui oleh pengawas lapangan atau pimpro. c. Prosedur Pencatatan Waktu Kerja. Pada setiap akhir jam atau akhir periode upah, petugas personalia akan mengumpulkan kartu hadir atau daftar absensi serta kartu kerja yang telah diketahui oleh pengawas. Untuk bagian operasional atau lapangan, antara kartu hadir dengan kartu kerja dibandingkan untuk melihat perbedaaannya. Selanjutnya, kedua kartu

31 20 tersebut diserahkan ke masing-masing bagian yang memerlukan kartu hadir kebagian personalia dan kartu kerja diserahkan kebagian akuntansi biaya untuk alokasi biaya dan pembukuaan. d. Prosedur Pembuatan Daftar Upah. Bagian upah melakukan perhitungan upah berdasarkan kartu hadir atau daftar absensi dari personalia serta data kepegawaian berupa besar upah setiap karyawan berdasarkan hasil tersebut dibuat pembayaran upah. e. Prosedur Distribusi Upah. Pembayaran upah dilaksanakan oleh bagian keuangan (kasir) setelah pengeluaran untuk pembayaran upah disetujui oleh pejabat yang berwenang. Ada kemungkinan bahwa pembayaran upah dilakukan melalui rekening khusus bank. Untuk itu salah satu copy daftar upah dipakai sebagai lampiran persiapan check untuk pembayaran upah yang akan ditransfer ke rekening khusus di bank, Pada saat terjadi transfer tersebut, pembayaran upah dibukukan. f. Prosedur Pembayaran Upah. Distribusi beban upah dari daftar pembayaran atas utang upah (pada penggunaan rekening khusus) dibukukan dibagian akuntansi informasi tentang biaya upah secara terinci akan terlihat pada laporanlaporan yang disajikan oleh bagian akauntansi.

32 21 BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Obyek Penelitian. Penelitian ini merupakan studi kasus di HESS (Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta. Obyek penelitian yang akan disajikan oleh penulis disini adalah sistem pengupahan yang diberikan kepada tenaga kerja asing (expatriate) yang bekerja di Hess (Indonesia-Pangkah) Limited. Dimana tenaga kerja asing yang bekerja di Hess (Indonesia-Pangkah) Limited memiliki status yang berbeda, yaitu ada yang permanen staf (direct hire) dan juga tenaga kerja asing yang dipekerjakan melalui pihak ketiga (third party contractors). Tenaga kerja asing permanen mendapatkan tunjangan berupa rumah dan mobil, dalam pemberian tunjangan tersebut harus mengacu kepada peraturan yang telah ditetapkan oleh BPMIGAS untuk tujuan cost recovery. Permasalahan timbul ketika tunjangan yang diberikan diluar ketentuan yang sudah ditetapkan oleh BPMIGAS. Penelitian ini berfokus pada analisis sistem informasi akuntansi pengupahan. B. Desain Penelitian. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan studi kasus. Sularso (2003) mendeskripsikan tujuan penelitian pada dasarnya adalah untuk pengembangan teori dan penjelasan masalah. Nazir 21

33 22 Muhammad dalam Purwanto (2005) mendefinisikan tujuan studi kasus adalah untuk memberikan gambaran mendetail tentang latar belakang, sifat-sifat, serta karakter-karakter yang khas dari kasus, ataupun atas dari individu yang kemudian dari sifat-sifat khas diatas akan dijadikan suatu hal yang bersifat umum. Studi kasus dilakukan pada HESS (Indonesia- Pangkah) Limited Jakarta. Studi kasus merupakan metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara melakukan peninjauan langsung ke objek penelitian yaitu HESS (Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta untuk memperoleh data, dengan teknik pengumpulan data yaitu observasi, wawancara, dan dokumentasi. Kemudian data-data yang sudah ada akan digunakan untuk menganalisis sistem informasi akuntansi pengupahan. Data-data tersebut dianalisis dengan cara membandingkan dengan teori-teori mengenai sistem informasi akuntansi pengupahan sebagai landasan dalam penelitian. C. Data dan Sumber Data Pada penelitian ini diperlukan adanya data-data dari HESS (Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta yang dapat membantu peneliti, yang nantinya akan disusun dan diolah untuk memperkuat analisis. Data yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah data primer, yaitu data yang diperoleh secara langsung dari pihak perusahaan melalui wawancara, kemudian diolah dan disimpulkan. Adapun data-data yang akan digunakan yaitu sejarah berdiri dan berkembangnya HESS (Indonesia-Pangkah)

34 23 Limited Jakarta, struktur organisasi, sumber daya manusia, sumber dan prosedur yang dipakai dalam sistem informasi akuntansi pengupahan, dan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi pengupahan HESS (Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta. D. Metode Pengumpulan Data. Data yang akan dikumpulkan untuk kepentingan penelitian ini diperoleh dengan melakukan: a. Metode observasi, yaitu metode pengumpulan data yang dilakukan dengan pengamatan langsung pada aktivitas yang diteliti. Pengamatan akan dilakukan secara langsung pada bagian yang terkait, yaitu bagian usaha, bagian keuangan, dan bagian akuntansi. b. Metode wawancara atau interview, yaitu metode pengumpulan data yang dilakukan dengan berdialog langsung dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan objek penelitian. c. Pengumpulan dokumen, merupakan pengumpulan data yang dilakukan dengan mengumpulkan data-data atau dokumen-dokumen yang dimiliki HESS (Indonesia-Pangkah) Limited Jakarta yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi pengupahan. E. Teknik Analisis Data Analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis komparatif dengan cara membandingkan antara sistem informasi akuntansi

35 24 pengupahan sesungguhnya yang diterapkan pada perusahaan tersebut dengan teori tentang sistem informasi akuntansi pengupahan yang baik berdasarkan literature yang menjadi acuan penulis. Analisis dilakukan secara manual dengan terlebih dahulu membuat cek list berkaitan dengan sistem informasi akuntansi dan pengendalian pengupahan. Cek list tersebut sebagai dasar dalam menilai pelaksanaan sistem informasi akuntansi. Cek list dibuat berdasarkan kerangka teori sistem pengupahan mengacu pada Mulyadi (2001). Menurut Mulyadi (2001) sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clok card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder mechine). 2. Prosedur pencatatan waktu kerja. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan demikian

36 25 waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi. 3. Prosedur pembuatan daftar upah. Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar upah membuat daftar upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar upah adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan, daftar upah bulan sebelumnya dan daftar hadir. 4. Prosedur distribusi biaya upah. Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk. 5. Prosedur pembayaran upah Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dam fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam amplop upah dilakukan oleh juru bayar. Selain melakukan perbandingan sistem informasi akuntansi pengupahan sesungguhnya yang diterapkan pada perusahaan dengan teori tentang sistem informasi akuntansi pengupahan, penulis juga akan melakukan review terhadap sistem pengendalian intern pengupahan perusahaan. Suatu sistem akuntansi yang baik belum tentu akan berhasil

37 26 mencapai tujuan perusahaan apabila manajemen tidak dapat mengendalikannya. Untuk itu dalam menjalankan sistem akuntansi pengupahan diperlukan pengendalian intern. Pengendalian intern yang baik dan memadai harus terdiri dari beberapa unsur yang saling mendukung dan sama pentingnya dalam satuan usaha pengendalian intern. Jika terdapat kelemahan dalam suatu unsur dapat mengakibatkan terhambatnya tujuan dari pengendalian intern tersebut. Mulyadi (2001) menyatakan bahwa unsur-unsur pengendalian intern upah adalah sebagai berikut : 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas Dalam sistem akuntansi upah untuk pengendalian intern perlu memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Adapun fungsi yang harus dipisahkan adalah: 1). Fungsi pembuatan daftar upah harus terpisah dari fungsi pembayaran upah; 2). Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya (fungsi otorisasi). Wewenang dan prosedur pencatatan yang dilakukan untuk memberikan perlindungan adalah:

38 27 b. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama. c. Setiap perubahan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan. d. Setiap potongan atas upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. e. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. f. Daftar upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia. g. Bukti kas keluar untuk pembayaran upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi. h. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar upah karyawan. i. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya. 3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun praktek sehat yang dilakukan dalam sistem akuntansi upah adalah:

39 28 a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. b. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. c. Pembuatan daftar upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran. d. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. e. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar upah. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Ketiga unsur di atas dapat menciptakan dan mendorong praktek yang sehat jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidangnya akan mampu melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif.

40 29 BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN A. Prosedur Pengupahan PT. Hess (Indonesia-Pangkah) memiliki dua kategori karyawan, yaitu : 1. expatriate a. permanent staff : sifat gaji bulanan b. direct contract : sifat gaji harian (daily rate) c. third party contractor : biasanya hanya short term period. 2. National a. permanent staff : sifat gaji bulanan b. direct contract : sifat gaji bulanan c. third party contractor : untuk short term period, biasanya 3 atau 6 bulan. Secara umum sistem pengupahan PT.Hess Indonesia untuk sistem pengupahan untuk tipe karyawan expatriate direct contract dan national direct contract adalah sebagai berikut. 1. Daftar hadir karyawan dicatat melalui sebuah sistem terkomputerisasi menggunakan sistem e-card karyawan. 2. E-card berisikan bar kode yang menunjukkan indentitas karyawan yang akan dibaca oleh sistem komputer. 3. Selain itu, pegawai juga mengisi daftar hadir secara manual. 4. E-card digunakan untuk membuka pintu kantor. 29

41 30 5. Scaning bar kode dalam e-card akan masuk dalam timesheet kepegawaian dimana dalam sistem komputer akan terindentifikasi nama pegawai, hari, tanggal dan waktu masuk pegawai yang bersangkutan. 6. Pembacaan oleh sistem komputer telah meliputi identitas karyawan secara lengkap termasuk nama, jabatan dan tingkat upah. 7. Record data dalam timesheet komputer akan menjadi dasar dalam pembayaran upah pegawai. 8. Bagian personalia akan melakukan pengecekan antara manual kehadiran dengan ouput timesheet komputer. 9. Khusus untuk overtime (lembur), sistem pencatatan kehadiran hanya dilakukan secara manual sehingga timesheet untuk lembur tidak masuk dalam sistem komputer. 10. Persetujuan dari manajer personalia akan menjadi dasar bagi departemen keuangan keuangan untuk melakukan pembayaran terhadap upah karyawan. B. Evaluasi Prosedur Pengupahan Analisis dan evaluasi ini dilakukan terhadap uraian tertulis dan bagan alir (flowchart) yang telah dibuat yaitu mengenai pemisahan tanggungjawab fungsional secara tegas, sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan perusahaan dan praktek-praktek yang sehat dalam pemberian sistm pengupahan.

42 31 Evaluasi sistem pengupahan PT. Hess (Indonesia-Pangkah) meliputi beberapa tahap analisis sebagai berikut. 1. Aspek Fungsi dalam organisasi a. Fungsi daftar upah telah terpisah dari fungsi keuangan Identifikasi : 1). fungsi pembuat daftar upah merupakan fungsi akuntansi, yang bertanggung jawab atas penghitungan penghasilan setiap karyawan terpisah dari fungsi pembayaran. 2). Fungsi pembayar upah bertanggungjawab atas permbayaran upah Penilaian : 1). Baik 2). Fungsi pembuatan daftar upah harus terpisah dari fungsi pembayaran upah. Dalam sistem akuntansi pengupahan, fungsi personalia bertanggung jawab atas tersedianya berbagai informasi operasi, seperti nama karyawan, jumlah karyawan, pangkat, jumlah tanggungan keluarga, tarif upah, dan berbagai tarif kesejahteraan karyawan. Informasi operasi ini dipakai sebagai dasar untuk menghasilkan informasi akuntansi berupa upah yang disajikan dalam daftar upah, yang selanjutnya digunakan untuk dasar pembayaran upah kepada karyawan. Dengan dipisahkannya dua fungsi tersebut, hasil penghitungan upah yang dilakukan oleh fungsi pembuatan daftar upah dicek ketelitian dan keandalannya

43 32 oleh fungsi keuangan, sebelum upah dibayarkan kepada karyawan yang berhak. b. Fungsi pencatatan waktu hadir telah terpisah dari fungsi operasi Identifikasi 1). Fungsi personalia bertanggungjawab atas tersedinya informasi akan data karyawan. 2). Fungsi operasi seperi fungsi produksi dan teknik tidak boleh menjalankan fungsi pencatatan waktu hadir Penilaian 1). Baik 2). Telah ada pemisahan fungsi antara pencatat waktu hadir dengan fungsi operasional. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. Pembuatan daftar upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar upah. 2. Aspek Sistem Otorisasi

44 33 a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar upah telah memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama. Identifikasi 1). Daftar upah dibuat berdasarkan surat keputusan pengangkatan karyawan 2). Fungsi otorisasi dari direktur utama Penilaian 1). Baik 2). Karena pembayaran upah didasarkan dokumen daftar upah, maka perlu dilakukan pengawasan terhadap nama karyawan yang dimasukkan ke dalam daftar upah. Untuk menghindari pembayaran upah kepada karyawan yang tidak berhak, setiap pencatatan nama karyawan dalam daftar upah harus mendapat otorisasi oleh berwenang. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan ditandatangani oleh manajemen puncak (misalnya Direktur Utama). Dengan sistem pengendalian intern ini dapat dihindari terjadinya pembayaran upah kepada orang yang tidak berhak untuk menerimanya.

45 34 b. Setiap perubahan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif dan tambahan karyawan telah didasarkan surat keputusan direktur keuangan. Identifikasi 1). Fungsi otorisasi dan pengawasan oleh direktur keuangan terhadap perubahan jumlah upah yang dibayarkan perusahaan Penilaian 1). Baik 2). Untuk menjamin keandalan data upah karyawan, perubahan unsur yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan harus diotorisasi oleh yang berwenang. Dengan demikan setiap perubahan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif upah, serta tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan. c. Setiap potongan atas upah selain dari pajak penghasilan karyawan telah didasarkan atas surat potongan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian Identifikasi 1). Fungsi otorisasi dan pengawasan oleh fungsi kepegawaian berkaitan dengan potonagn upah Penilaian 1). Baik

46 35 2). Setiap potongan atas upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat upah yang di otorisasi fungsi kepegawaian. Setiap data yang dipakai sebagai dasar penambahan upah karyawan harus diotorisasi oleh yang berwenang (Direktur Utama dan Direktur Keuangan). Agar data upah yang tercantum dalam daftar upah dapat diandalkan. Di lain pihak, setiap pengurangan terhadap penghasilan karyawan harus pula mendapat otorisasi dari yang berwenang. Oleh itu tidak setiap fungsi dapat melakukan pemotongan atas upah yang mempengaruhi hak karyawan, tanpa mendapat otorisasi dari fungsi kepegawaian d. Kartu jam hadir telah diotorisasi oleh fungsi pencatatan waktu Identifikasi 1). Fungsi otorisasi dan pengawasan kartu jam hadir Penilaian 1). Tidak ditemukan 2). Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. karena jam merupakan salah satu dasar untuk penentuan penghasilan karyawan, maka data hadir setiap karyawan harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu agar supaya valid sebagai dasar penghitungan upah dan untuk keperluan yang lain. Dalam system absensi Hess Indonesia, setiap karyawan diberikan e-

47 36 card kartu hadir yang berfungsi untuk membuka pintu tempat kerja. Pembacaan e-card oleh mesin sekaligus sebagai tanda absensi. Namun dalam parktiknya sering ada pegawai yang lupa tidak membawa kartu hadir dan pintu dibukan oleh sekuriti. Sehingga pengawasan terhadap absensi tergolong lemah. e. Perintah melakukan lembur telah diotorisasi oleh kepala departemen yang bersangkutan Identifikasi 1). Fungsi otorisasi dan pengawasan terhadap jam kerja lembur Penilaian 1). Baik 2). Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. upah lembur dibayarkan kepada karyawan yang bekerja di luar jam kerja reguler, dengan tarif upah yang lebih tinggi dari tarif upah untuk jam reguler. Untuk menjamin bahwa pekerjaan lembur memang diperlukan oleh perusahaan, maka setiap kerja lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. Dengan sistem otorisasi ini, perusahaan menjamin hanya akan membayarkan upah lembur bagi pekerjaan yang memang tidak dikerjakan dalam jam kerja reguler.

48 37 f. Daftar upah telah diotorisasi oleh fungsi personalia. Identifikasi 1). Fungsi otorisasi dan pengawasan oleh bagian personalia Penilaian 1). Baik 2). Daftar upah merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar pembayaran upah kepada karyawan yang berhak. Oleh karena itu daftar upah ini harus diotorisasi oleh kepala fungsi personalia yang menunjukkan bahwa: a). Karyawan yang tercantum dalam daftar upah adalah karyawan yang diangkat menurut surat keputusan pejabat yang berwenang. b). Tarif upah yang dipakai sebagai dasar penghitungan upah adalah tarif yang berlaku sesuai dengan surat keputusan pejabat yang berwenang. c). Data yang dipakai sebagai dasar penghitungan upah karyawan telah diotorisasi oleh yang berwenang. d). Perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam daftar upah telah dicek ketelitiannya. g. Bukti kas keluar untuk pembayaran upah telah diotorisasi oleh fungsi akuntansi Identifikasi 1). Fungsi otorisasi pengeluaran kas perusahaan

49 38 Penilaian 1). Baik 2). Bukti kas keluar merupakan perintah kepada fungsi keuangan untuk mengeluarkan sejumlah uang, pada tanggal, dan untuk keperluan seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dokumen ini diisi oleh fungsi akuntansi (Bagian utang) setelah fungsi ini melakukan verifikasi terhadap informasi yang tercantum dalam dafrar upah. Bukti kas keluar harus diotorisasi oleh Kepala Departemen Akuntansi Keuangan atau pejabat yang lebih tinggi. 3. Prosedur Pencatatan a. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasikan dengan daftar upah karyawan. Identifikasi a). Fungsi otorisasi pengeluaran kas perusahaan Penilaian 1). Baik 2). Kartu penghasilan karyawan diselenggarakan oleh fungsi pembuat daftar upah untuk mengumpulkan semua penghasilan yang diperoleh masingmasing karyawan selama jangka waktu setahun. Informasi yang dicantumkan dalam kartu penghasilan karyawan ini dipakai sebagai dasar penghitungan pajak

50 39 penghasilan yang menjadi kewajiban setiap karyawan. Dokumen yang merupakan sumber pencatatan ke dalam kartu penghasilan karyawan adalah daftar upah. Oleh karena itu, untuk mengecek ketelitian data yang dicantumkan dalam kartu penghasilan karyawan, sistem pengendalian intern mewajibkan diadakannya rekonsiliasi antara perubahan data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan dengan daftar upah. b. Tarif upah yang telah dicantumkan dalam kartu jam kerja telah diverifikasi tingkat ketelitiannya oleh fungsi akuntansi Identifikasi 1). Fungsi verifikasi oleh bagian akuntansi Penilaian 1). Baik 2). Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya fungsi akuntansi biaya. Fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab atas distribusi langsung ke dalam kartu harga pokok produk pesanan yang menggunakan tenaga langsung yang bersangkutan. Distribusi upah langsung tersebut dilakukan berdasar data yang dikumpulkan dalam kartu jam kerja. Sebelum upah yang tercantum kartu jam kerja dipakai sebagai dasar pencatatan upah langsung ke dalam kartu pokok produk yang