Indonesia Culture Day 2013 Nakagawa - Fukuoka, Februari 2013

Transkripsi

1 2013 ersatuan Pelajar Indonesia Fukuoka (PPIF)

2 Laporan Pertanggungjawaban Acara Indonesia Culture Day - Fukuoka Tahun Prakata Tidak terasa acara Indonesian Culture Day PPIF 2013 telah selesai dilaksanakan. Selain menggalang dana untuk beasiswa pendidikan bagi siswa siswi yang kurang mampu melalui program BSOB, pengenalan budaya dan seni Indonesia dengan berkolaborasi Indonesia Jepang juga beberapa pengalaman berharga tentang arti kerjasama telah dipetik komunitas PPIF. Tiada gading yang retak begitulah pepatah klasik yang mewarnai kisah sukses acara ini, dibalik keberhasilan yang telah diceritakan diatas masih banyak kekurangan yang selayaknya menjadi pelajaran bagi pelaksana acara Culture Day tahun berikutnya dan semoga laporan pertanggungjawaban kegiatan dapat menjadi inspirasinya. 2. Tema Indonesia Culture Day 2013: The Beauty of Angklung 3. Tujuan Pelaksanaan acara Indonesia Culture Day 2013 ini mempunyai tiga tujuan utama, yaitu: Meningkatkan wawasan masyarakat Jepang terhadap budaya Indonesia di kota-prefektur Fukuoka, khususnya pada alat musik angklung. Meningkatkan kerjasama dan hubungan antara Indonesia dan Jepang di wilayah Kyushu. Meningkatkan solidaritas komunitas Indonesia di Kyushu yang terdiri atas kelompok pelajar, trainee, dan masyarakat Indonesia yang tinggal di Kyushu.

3 4. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Waktu : Minggu,16 Februari 2013 Indonesia Culture Day 2013 Pukul Tempat : Gedung Mirikaroden Chuo Fukuoka, Japan. 5. Visi Acara Kami mempunyai target untuk menghadirkan sekitar 500 orang dalam acara ini, dengan mayoritas warga Jepang, dan warga Internasional lainnya. Budaya Jawa Barat, khususnya angklung akan dikenal lebih dalam oleh masyarakat Fukuoka. Melalui kerjasama dengan berbagai organisasi organisasi di Jepang, komunitas pencinta alat musik angklung Jepang, berbagai PPI di Kyushu, dan publikasi yang gencar kami optimis dapat mencapai target ini. 6. Isi Acara Performance: 1. Angklung Performance PPIF Lagu Lagu Kai 2. Bamboo Orchestra 3. Band Performance Orange Band 4. Pengumuman hasil lomba fotografi 5. Saung Angklung Udjo -Arumanis Orchestra -Angklung Interaktif -Poco Poco

4 Bazaar: 1. Pameran Fotografi - KPIF 2. Bazaar - 4 Booth makanan - 1 Booth souvenir - 1 Booth Kyodai Remittance 7. Pencapaian terhadap Visi Acara Pada pelaksanaan acara Indonesia Culture Day 2013 ini, berdasarkan tiket yang terjual dan visual jumlah tempat duduk yang tersedia, kurang lebih 600 penonton hadir sehingga dari hasil penjualan tiket dan bantuan dana dari beberapa sponsor (lihat bagian partisipasi dan bantuan) diperoleh dana sebesar yen untuk diwujudkan menjadi beasiswa bagi siswa SD dan SMP di Indonesia melalui BSOB (Badan Semi Otonomi Beasiswa) yang merupakan bagian dari PPIF. 8. Kerja Sama dan Sponsorship Sponsor dan bentuk partisipasi yang diperoleh sebagai bagian dari keberhasilan acara ini adalah : Sponsor - Persahabatan Indonesia - Kyushu - Kyudenko - Kedutaan Besar Republik Indonesia di Tokyo (KBRI Tokyo) - Garuda Indonesia - Persatuan Pelajar Indonesia di Fukuoka (PPIF) - Kyodai Remittance - Bank Nasional Indonesia Partisipasi - Saung Angklung Udjo - Lagu Lagu Kai

5 - Bamboo Orchestra Indonesia Culture Day Komunitas Photografi Indonesia di Fukuoka - Bu Emilia Takao - penari - Komunitas masyarakat indonesia yang ada di Fukuoka. 9. Pelaksana Acara Steering Commitee : Ketua PPI se-kyushu Okinawa Yayasan Teman Hati Asosiasi Persahabatan Kyushu - Indonesia Kedutaan Besar Republik Indonesia di Jepang Ketua : Adiguna Bahari Sekretaris : Iping Suharyadi Liana Christiani Bendahara : Brenda Ariesty Kusumasari Maryati Pratiwi Koord. Seksi Acara : Atifa Solikha Koord. Seksi Humas dan Publikasi : Aurelia Karina H. Koord. Seksi logistik : Aril Aditian Koord. Seksi Konsumsi dan Bazar : Emi Helmida - Koord. Seksi Dokumentasi : Andri Nugroho 10. Anggaran Dana TANGGAL KETERANGAN DEBET ( ) KREDIT ( ) PEMASUKAN 27-Nov-12 Pinjaman dari BSOB Dec-12 Pinjaman dari BSOB Dec-12 BNI Jan-12 Persahabatan Indonesia-Jepang Jan-13 Tiket ICD yg terjual (492 pieces)

6 30-Jan-13 Kyodai remittance Jan-13 CV Amel Jan-13 Juara Bowling Jan-13 CV Amel Feb-13 KYUDENCO Jan-13 CV Amel Feb-13 PPIF Jan-13 Sewa Meja Bazaar ( 6 meja = 4 meja bayar + 2 meja sponsor) Feb-13 Charity Feb-13 10% penjualan bazaar Feb-13 Satsuki Yochien PENGELUARAN 24-Nov-12 Bayar Gedung Nov-12 Pencetakan flier Nov-12 Pencetakan poster Dec-12 Pencetakan tiket ICD Feb-13 Tiket pesawat Jakarta - Narita (PP) by GARUDA Jan-13 Tiket pesawat Narita - Fukuoka by SKYMARK Jan-13 Tiket pesawat Fukuoka - Narita by ANA Dec-12 Biaya TALENTA SAU Dec-12 Biaya kirim TALENTA SAU ke Indonesia dari Bank Jepang Dec-12 Biaya transportasi SAU Feb-13 Biaya TALENTA SAU Feb-13 Biaya VISA SAU + transportasi SAU Feb-13 Backdrop Feb-13 Konsumsi SAU dan panitia Feb-13 Biaya kebersihan gedung (4 kantong yen) Feb-13 Biaya lighting Feb-13 Biaya bensin Feb-13 Uang terima kasih untuk Sensei Bamboo Feb-13 Hotel SAU Feb-13 Tol Feb-13 Tol Feb-13 Subway SAU Feb-13 Subway SAU Feb-13 Souvenir & 12 - Feb-13 Konsumsi SAU Feb-13 Pensil + rautan yen 840 Biaya pameran fotografi 4300

7 TOTAL KEUNTUNGAN 19-Feb-13 Uang Cash KYUDENCO KBRI TOTAL KEUNTUNGAN Penutup dan Saran Dari hasil analisa panitia dan informasi yang disampaikan ada beberapa hal yang sebaiknya menjadi referensi untuk kegiatan charity day tahun berikutnya : - Penetapan pengisi acara sebaiknya minimal 4 bulan menjelang acara khususnya pengisi acara yang akan didatangkan langsung dari Indonesia karena pada membutuhkan waktu untuk memperoleh sponsor ke Jepang dan pengurusan administrasi keimigrasian (VISA). - Pemilihan gedung yang lebih representative, dalam menampung jumlah penonton dan luas panggung, mengingat kecenderungan jumlah penonton setiap tahunnya bertambah dan keleluasaan pengisi acara dalam pertunjukan. Mobilisasi penonton dari tempat transportasi umum menuju gedung harus dipikirkan secara matang bila gedung terletak di daerah yang jauh dari transporasi umum. - Administrasi tiket yang lebih rapih dan strategi penjualan, dengan melakukan pencatatan tiket sejak pembuatan, distribusi, pengumpulan hingga pembayaran akan memudahkan evaluasi penjualan.

8 - Lebih dini menginformasikan kegiatan culture day ke pemerintah daerah di Indonesia dengan harapan dapat dimasukkan dalam agenda promosi kebudayaan untuk kemudian dapat mengirimkan tim kesenian yang dapat tampil di culture day. - Informasi tentang acara culture day sebaiknya lebih gencar di sebarkan di media cetak dan elektronik di Jepang khususnya Fukuoka sebagai bagian dari promosi dan perkenalan budaya Indonesia. Akhir kata, demikianlah laporan pertanggungjawaban pelaksanaan acara Culture Day 2013 dalam melanjutkan usaha mulia Persatuan Pelajar Indonesia Fukuoka (PPIF) bekerja sama dengan : Persahabatan Indonesia-Jepang, Kyudenko, Kedutaan Besar Republik Indonesia, Saung Angklung Udjo, Garuda Indonesia, Bank Negara Indonesia, Kyodai Remittance Teman Hati (Association for Saving Indonesian Children Education) dan komunitas masyarakat Indonesia di Fukuoka, Jepang serta bantuan dari beberapa pihak yang tidak sempat disebutkan satu persatu diucapkan terima kasih dalam mewujudkan cita-cita anak indonesia untuk melanjutkan pendidikannya. Atas nama panitia pelaksana Adiguna Bahari