Information and Decision

Transkripsi

1 Minggu 5: Information and Decision Making TI4002-Manajemen Rekayasa Industri Teknik Industri, FTI ITB

2 Tujuan pembelajaran Menjelaskan peran informasi dalam proses pengambilan keputusan dan bagaimana manajer menggunakan informasi dalam kegiatannya 2

3 Studi 1: Peran informasi dalam proses management A. Informasi dan knowledge saling berhubungan: - pengetahuan dan knowledge worker merupakan faktor penentu daya saing perusahaan saat ini - Knowledge worker pekerja yang memiliki kemampuan intelektual bukan kemampuan fisik 3

4 Studi 1: Peran informasi dalam proses management - Intelectual capital/modal intelektual adalah knowledge yang dimiliki para pekerja yang dapat digunakan untuk menciptakan nilai - Knowledge dan modal intelektual l adalah sumber daya organisasi - Produktivitas dari knowledge dan knowledge worker tergantung kepada kompetensi di bidang komputer dan di bidang informasi 4

5 Studi 1: Peran informasi dalam proses management B. Dampak IT dalam organisasi: - Terjadinya kemudahan dalam komunikasi dan penjabaran dalam informasi - Jumlah middle manager dapat dikurangi - Struktur organisasi dapat bersifat flat (jumlah level l dapat dikurangi) i) - Pengambilan keputusan dapat lebih cepat - peningkatan koordinasi dan pengendalian 5

6 Studi 1: Peran informasi dalam proses management C. Informasi yang bernilai (memiliki tingkat kegunaan yang tinggi) 1. Data yang merupakan fakta 2. Informasi merupakan data yang telah diolah serta berguna dalam pengambilan keputusan 3. Informasi mendorong pelaksanaan fungsi manajemen secara lebih baik 4. Karakteristik dari informasi yang bernilai: -tepat waktu - berkualitas -lengkap - Relevan - dapat dimengerti 6

7 Studi 1: Peran informasi dalam proses management D. Dampak IT terhadap relasi dengan lingkungan luar - Membantu customer relationship management - Membantu supply chain management - Membantu dalam monitoring pekerjaan pihak ke 3 (outsourcing) 7

8 IT sebagai alat untuk menghadapi hambatan dan membantu perubahan organisasi Anggota organisasi oga & unit organisasi berhubungan dengan baik Suppliers IT mengatasi hambatan Organisasi lebih flat IT dapat mengurangi middle manager Customers Perbaikan Supply Chain Management Partner Strategis Perbaikan Relationship Management Lebih banyak Pekerjaan yang dapat diserahkan kepada pihak ke 3 (outsourching) Sumber: Schermerhorn (2008), hal

9 Studi 1: Peran informasi dalam proses management E. Kebutuhan informasi: 1. Pertukaran informasi dengan lingkungan organisasi: - Informasi tentang gerakan pesaing (intelligence information) - Memberikan informasi kepada publik 2. Pertukaran informasi dalam organisasi - Membantu pengambilan keputusan - Membantu pemecahan masalah 9

10 Studi 1: Peran informasi dalam proses management F. Konsep dasar sistem informasi 1. Sistem informasi - Menggunakan IT dalam pengumpulan data, pengolahan, dan penyampaian data informasi untuk pengambilan keputusan 2. Sistem Informasi Manajemen (SIM) - Pengembangan Spesifik Sistem Informasi untuk pengambilan keputusan 10

11 Studi 2: Bagaimana manajer menggunakan informasi i untuk mengambil keputusan? A. Manfaat penggunaan IT dalam manajemen: 1. Manfaat dalam perencanaan: - Mudah memperoleh informasi bernilai secara tepat waktu - Melibatkan lebih banyak orang dalam perencanaan 2. Manfaat dalam pengorganisasian - Memudahkan komunikasi dan penjabaran diantara seluruh unit organisasi - Meningkatkan koordinasi dan keterpedulian 11

12 Studi 2: Bagaimana manajer menggunakan informasi untuk mengambil keputusan? 3. Manfaat dalam kepemimpinan - Perbaikan komunikasi antara pimpinan dan bawahan - Tujuan menjadi lebih jelas 4. Manfaat dalam pengendalian - Membantu dan mempercepat pengukuran kinerja - Memungkinkan k peningkatan pemecahan masalah yang berhubungan dengan kinerja 12

13 Studi 2: Bagaimana manajer menggunakan informasi untuk mengambil keputusan? B. Persoalan dalam kinerja - Kinerja aktual lebih rendah daripada d kinerja yang diinginkan C. Peluang memperbaiki kinerja D. Pemecahan masalah - Mengidentifikasi perbedaan antara kinerja aktual dengan kinerja yang diinginkan serta mengambil langkah untuk mengatasinya E. Keputusan - Pemilihan alternatif dalam pemecahan masalah 13

14 Studi 2: Bagaimana manajer menggunakan informasi untuk mengambil keputusan? F. Pendekatan dan gaya dalam pemecahan masalah 1. Tipe problem avoiders - pasif dalam mencari informasi dan pemecahan masalah 2. Tipe problem solvers - Aktif dalam mencari informasi dan pemecahan masalah 3. Tipe problem seekers - Proaktif dalam mengantisipasi problem serta mencari peluang untuk mengatasinya serta mengambil tindakan yang tepat 14

15 Studi 2: Bagaimana manajer menggunakan informasi untuk mengambil keputusan? G. Pola oapikir Sste Sistematik VS Pola oapikir intuitif tut 1. Pendekatan sistematik: Proses yang bersifat rasional, bertahap dalam pemecahan masalah 2. Pendekatan intuitif: Pemecahan masalah berdasarkan intuisi, fleksibel dan spontan 3. Pendekatan multidimensional menggabungkan pendekatan sistematik dan intuitif 15

16 Studi 2: Bagaimana manajer menggunakan informasi untuk mengambil keputusan? H. Cognitive Styles 1.Sensation thinkers: Menekankan kepada impersonal daripada personal, dan mengambil tindakan realistik dalam memecahkan masalah 2. Intuitive thinkers: Lebih menyenangi abstraksi suatu masalah dan cenderung bersifat ideal 16

17 Studi 2: Bagaimana manajer menggunakan informasi untuk mengambil keputusan? H. Cognitive Styles 3. Intuitive feelers: Menyenangi isu-isu global dan aspek-aspek yang bersifat intangible 4. Sensation feelers: Menekankan kepada analisis masalah dan hubungan antar manusia, menyukai fakta dan cenderung mengambil tindakan realistik 17

18 Studi 2: Bagaimana manajer menggunakan informasi untuk mengambil keputusan? I. Keputusan terprogram 1. Terdapat tools pemecahan masalah yang di kembangkan berdasarkan pengalaman masa lalul 2. Keputusan bersifat terstruktur sehingga kebutuhan informasi jelas 3. Persoalan-persoalan rutin termasuk dalam kelompok ini 18

19 Studi 2: Bagaimana manajer menggunakan informasi i untuk mengambil keputusan? J. Keputusan tidak terprogram 1. Membutuhkan pengembangan tools solusi baru untuk memecahkan masalah 2. Keputusan bersifat tidak terstruktur sehingga sulit ditentukan kebutuhan informasinya 3. Pada umumnya dihadapi oleh manajer pada level yang tinggi 19

20 Studi 2: Bagaimana manajer menggunakan informasi untuk mengambil keputusan? K. Pengambilan keputusan pada situasi krisis: Situasi krisis mengandung arti munculnya suatu masalah yang dapat membawa kepada musibah (disaster) sehingga dibutuhkan keputusan yang cepat dan tepat 20

21 Studi 2: Bagaimana manajer menggunakan informasi untuk mengambil keputusan? L. Keputusan dan lingkungan g 1. Lingkungan yang pasti Tersedianya informasi yang lengkap tentang alternatif solusi yang mungkin sertahasil dari setiap alternatif 2. Lingkungan dengan resiko Informasi yang tersedia tentang alternatif solusi dan konsekuensinya tidak lengkap, akan tetapi dapat diketahui probabilitasnya 3. Lingkungan dengan ketidakpastian k i Informasi sangat miskin dan probabilitas tidak diketahui 21

22 Tiga tipe Lingkungan dalam pengambil keputusan Sumber: Schermerhorn (2008), hal

23 Studi 3: Langkah-langkah dalam pengambilan keputusan 5 Langkah proses pengambilan bl keputusan 1. Identifikasi dan pendefinisian masalah 2. Merumuskan alternatif yang layak 3. Pemilihan alternatif terbaik 4. Implementasi alternatif yang terpilih 5. Penilaian i hasil 23

24 Studi 3: Langkah-langkah dalam pengambilan keputusan Langkah 1: Identifikasi dan pendefinisian masalah a. Fokus pada pengumpulan informasi b. Penentuan tujuan c. Kesan-kesan umum dalam pendefinisian masalah: - pendefinisian masalah terlalu luas atau terlalu sempit - fokus pada akibat, tidak pada penyebab - pemilihan masalah yang salah 24

25 Studi 3: Langkah-langkah dalam pengambilan keputusan Langkah 2: Merumuskan alternatif yang layak: a. Perumusan alternatif solusi dan pengumpulan informasi yang berkaitan dengan alternatif b. Evaluasi alternatif: - analisa benefit cost (manfaat dan biaya) 25

26 Studi 3: Langkah-langkah dalam pengambilan keputusan c. Kriteria auntuk evaluasi auas ate alternatif: at - Manfaat -Biaya - Waktu - Penerimaan - Etika d. Kesalahan umum: - Memilih alternatif solusi secara terburu-buru - Memilih alternatif tif yang dapat merusak/membe- berikan pengaruh jelek pada alternatif lain 26

27 Studi 3: Langkah-langkah dalam pengambilan keputusan Langkah a 3 Pemilihan alternatif terbaik a. Model keputusan klasik Manajer berlaku secara rasional Manajer menghadapi problem yang terdefinisi dengan jelas serta memiliki pengetahuan yang cukup tentang alternatif dan konsekuensinya Hasil merupakan keputusan yang optimal 27

28 Studi 3: Langkah-langkah dalam pengambilan keputusan Langkah a 3 b. Model keputusan behavior: Manajer mengambil tindakan berdasar persepsinya tentang masalah dan situasi yang dihadapi Mempertimbangkan kemampuan manusia dalam menerima dan mengolah informasi. (Pembatasan cognitive, bounded rationality, hasil keputusan yang memuaskan) 28

29 Studi 3: Langkah-langkah dalam pengambilan keputusan Langkah 4 Implementasi alternatif yang terpilih: a. Partisipasi dari pihak yang terlibat agar supaya keputusan dapat diterapkan b. Manajer harus memiliki kemauan dan kemampuan, untuk menerapkan keputusan c. Partisipasi yang rendah harus dihindarkan 29

30 Studi 3: Langkah-langkah dalam pengambilan keputusan Langkah 5: Penilaian hasil a. Perbandingan antara hasil yang diinginkan dengan hasil yang aktual b. Pengkajian tentang hasil yang diperoleh baik positif maupun negatif c. Apabila hasil aktual jauh lebih rendah dibandingkan dengan hasil yang diinginkan, manajer harus mengkaji dan mengulang proses keputusan 30

31 Studi 4: Isu-isu penting dalam pengambilan keputusan manajerial A. Tipe heuristik untuk pengambilan keputusan 1. Availability heuristik Orang menggunakan informasi yang ada dalam memorinya untuk mengevaluasi situasi saat ini yang dihadapi 2. Representativeness heuristik Orang menilai sesuatu yang terjadi berdasarkan kesamaannya dengan kejadian- kejadian masa lalu 3. Anchoring and adjustment heuristik Orang mengambil keputusan dengan cara trial and error 31

32 Studi 4: Isu-isu penting dalam pengambilan keputusan manajerial B. Creative decision making: 1.Kreatifitas adalah usaha menghasilkan ide-ide baru/pendekatan dalam memecahkan masalah 2.Organisasi harus menciptakan iklim yang mendorong kreatifitas 32

33 Studi 4: Isu-isu penting dalam pengambilan keputusan manajerial C. Manfaat dari pengambilan bl keputusan kelompok: k 1. Tersedianya lebih banyak informasi, pengetahuan dan keahliannya 2. Lebih banyak alternatif yang dipertimbangkan 3. Peningkatan pemahaman dan penerimaan keputusan 4. Peningkatan komitmen dalam implementasi 33

34 Studi 4: Isu-isu penting dalam pengambilan keputusan manajerial D. Kerugian dalam pengambilan keputusan berkelompok Kemungkinan terdapat tekanan untuk menerima keputusan Kemungkinan terjadinya dominasi dari anggota Waktu yang dibutuhkan lebih lama 34

35 Studi 4: Isu-isu penting dalam pengambilan keputusan manajerial E. Kondisi dimana pengambilan keputusan berkelompok berjalan baik 1.Individu tidak cukup memiliki informasi/ keahlian 2.Problem tidak jelas dan sulit didefinisikan 3.Penerimaan keputusan dibutuhkan untuk kesuksesank 35