ASPEK MANAJEMEN: KONSEP, METODE BALANCE SCORECARD DAN SIX SIGMA

Transkripsi

1 ASPEK-ASPEK MANAJEMEN ASPEK MANAJEMEN: KONSEP, METODE BALANCE SCORECARD DAN SIX SIGMA 1. Memahami Konsep Produk atau Jasa secara Baik Sebelum memulai suatu usaha, maka hal yang terpenting adalah pemahaman kita akan konsep produk atau jasa yang akan menjadi bisnis inti. Kita perlu memahami bukan hanya secara teknis produksi, tetapi juga pasar dan prospek mulai daripada lingkungan yang terkecil kepada lingkungan yang terbesar. Memahami aspek-aspek yang penting dalam melakukan analisa atas kelayakan dan prospek produk termasuk produk-produk yang sama sekali baru dengan melihat sisi human behavior, kebutuhan pasar dan lainnya Membuat Visi Misi Usaha Setiap orang yang mau memulai bisnis harus mengetahui visi dan misi yang akan menjadi panduan seseorang untuk tetap fokus kepada tujuan bisnis dan organisasi yang awal. Seringkali suatu usaha pada saat mulai berkembang pada tahap berikutnya mengalami kegagalan karena organisasi tersebut tidak memfokuskan diri kepada peningkatan kemajuan bisnis awal tetapi terlalu banyak mencoba mengembangkan bidang usaha lain yang baru. Membuat visi dan misi dalam kaitannya dengan latar belakang pribadi dan pengetahuan usaha yang akan anda rintis. 3. Perlunya Winning, Positive dan Learning Attitude untuk menjadi sukses Sikap mental merupakan kunci keberhasilan atas usaha anda selain daripada pemahaman usaha anda. entrepreneur karena dibutuhkan waktu, sikap tidak menyerah, proses belajar secara kesinambungan, dan melihat permasalahan secara positif yang tidak membuat anda menjadi patah semangat namun melihat setiap peluang dan belajar atas setiap kegagalan. Anda akan belajar untuk mengembangkan sikapsikap diatas untuk menjadi bisnis entrepreneur yang sukses. 3 4

2 4. Membuat perencanaan dan strategi bisnis yang efektif akan menghindari usaha daripada risiko bisnis dan keuangan Secara statistik hampir seluruh kegagalan bisnis kecil dan menengah disebabkan karena tidak adanya atau kurang efektifnya perencanaan bisnis yang anda buat. Asumsi-asumsi seperti kapasitas produksi, tingkat utilisasi produksi, proyeksi kenaikan harga dan biaya dan aspek lainnya dalam perencanaan bisnis haruslah menggambarkan secara akurat realitas pasar atau praktek yang ada dalam suatu industri. Sistematika perhitungan dan proyeksi pendapatan dan biaya harus dibuat secara tepat sehingga membantu setiap calon pengusaha untuk menghitung secara akurat kebutuhan modal investasi dan modal kerja termasuk struktur biaya untuk persiapan awal, tahap percobaan, produksi secara komersial, inventori, distribusi, pemasaran, administrasi, sumber daya manusia dan juga komponen pendapatan usaha yang terdiri dari pendapatan inti dan tambahan. Pemahaman yang baik atas hal ini juga akan membantu calon entrepreneur untuk dapat mengindentifikasi potensi resiko bisnis, manajemen dan keuangan dan membuat langkah-langkah pengendalian untuk dapat menghindari setiap resiko tersebut. 5. Pentingnya Pengetahuan Dasar Manajemen dan Organisasi Setiap usaha dari yang paling kecil sekalipun membutuhkan manajemen yang baik untuk memastikan proses pemasaran, produksi, distribusi dan penjualan berlangsung dengan baik. Sistem manajemen yang buruk akan mengakibatkan adanya biaya yang tidak perlu seperti bahan baku yang terbuang, pekerja yang tidak produktif karena pengawasan yang tidak efektif dan deskripsi pekerjaan yang tidak jelas, koordinasi dan komunikasi antar pegawai yang tidak efektif sehingga banyak keputusan yang terlambat, perekrutan pegawai yang tidak efektif sehingga banyak pegawai yang keluar masuk dan membuang banyak waktu dan biaya. pelatihan yang tidak baik sehingga produktivitas pegawai yang rendah dan masih banyak lagi permasalahan organisasi. Pengetahuan dasar dan aspek-aspek yang sangat penting yang harus dipelajari oleh calon bisnis entrepreneur untuk menghindari resiko manajemen yang dapat menyebabkan kegagalan usaha Optimalisasi Sumber Daya Manusia Sumber Daya Manusia atau SDM merupakan salah satu kunci keberhasilan usaha yang sangat penting. Banyak pakar yang menyadari bahwasanya untuk memulai usaha seringkali apabila kita merekrut pegawai yang tepat dan berpotensi sangat baik dapat menutup kelemahan manajemen, organisasi dan sistim dalam jangka pendek. Dengan SDM yang tepat maka kita sudah setengah jalan untuk menjadi sukses. Topik ini akan membantu kita untuk memahami kriteria pegawai yang baik dan sesuai dengan kebutuhan usaha. manajemen SDM secara umum termasuk sistim penilaian kinerja pegawai sehingga setiap pegawai akan merasa puas dan juga bagaimana memotivasi pegawai baik secara psikologi umum maupun dengan sistim insentif untuk mengoptimalkan kinerja pegawai. 7. Mengapa kreativitas, kepemimpinan dan proses pembuatan keputusan sangat penting dalam organisasi? Dalam memulai usaha umumnya setiap entrepreneur akan mengalami banyak permasalahan dan krisis. Banyak kegagalan terjadi karena kurangnya kreativitas, kepemimpinan dan pembuatan keputusan yang tepat untuk mencari solusi yang baik. Kreativitas seperti thinking outbox atau kemampuan melakukan analisa permasalahan di luar pemahaman yang sudah ada dan mencari alternatif solusi yang kreatif akan sangat membantu usaha anda untuk berhasil. Kreativitas juga akan sangat membantu anda untuk menyesuaikan produkproduk anda agar dapat diterima oleh pasar dan juga melihat berbagai peluang dalam membangun usaha anda. Kepemimpinan sangat penting dalamkrisis untuk membuat setiap pegawai dan semua orang yang terlibat dalam usaha anda percaya bahwasanya anda tidak panik, menjadi tempat last resort solusi atas semua Permasalahan dan menjadi panutan. Proses Pembuatan Keputusan akan membantu anda dalam mencari alternatif solusi dan memilih yang terbaik untuk usaha dan organisasi anda. anda akan harus cara-cara mengembangkan kreativitas usaha anda, ciri-ciri kepemimpinan yang cocok dengan latar belakang pribadi anda dan bagaimana proses yang benar dalam membuat keputusan dalam setiap permasalahan. 7 8

3 8. Pengetahuan dasar pengelolaan keuangan dan pembiayaan Pemahaman atas aspek ini adalah sangat penting dalam perkembangan usaha anda. Seringkali produksi terganggu karena pengelolaan keuangan yang tidak baik seperti kekurangan dana untuk pembelian bahan baku, alat-alat produksi dan lainnya. Pengetahuan dasar atas cash flow atau arus kas yang seperti darah dalam tubuh manusia, biaya pendanaan, pembiayaan modal kerja dan investasi, struktur modal, aset perusahaan, penyertaan modal, dll. 9. Pemasaran, pelayanan dan product brand Pemasaran merupakan ujung tombak keberhasilan penjualan produk atau jasa. Sebaik apapun produk atau jasa tanpa pemasaran yang baik maka akan sangat sukar untuk meningkat penjualan dan keuntungan usaha. Di lain pihak tanpa pelayanan yang baik kepada pelanggan maka akan sangat sukar suatu usaha untuk memperoleh pelanggan yang loyal yang merupakan kunci perkembangan usaha. Dengan pelanggan yang loyal maka pekerjaan pemasaran akan lebih mudah karena pelayanan yang baik akan menciptakan product brand yang baik kepada calon pelanggan baru. Semua aspek penting dalam membuat strategi pemasaran, identifikasi pelayanan yang dibutuhkan pelanggan dan bagaimana menciptakan product brand dan efeknya kepada keberhasilan usaha 9 10 FUNGSI FUNGSI MANAJEMEN Manajemen dapat berarti pencapaian tujuan melalui fungsi tertentu, tetapi dalam hal ini belum ada persamaan pendapat tentang fungsi-fungsi tersebut. Berikut digambarkan fungsi manajemen menurut para ahli: 1. Henri Fayol 3. Luther Gullik a. Planning a. Planning b. Organizing b. Organizing c. Comanding c. Staffing d. Coordinating d. Directing e. Controling e. Coordinating f. Reporting 2. George R. Terry g. Controling a. Planning b. Organizing 4. Koontz & O doonel c. Actuating a. Planning d. Controling b. Organizing c. Staffing d. Directing e. Controling 11 12

4 Sedangkan menurut T Hani Handoko fungsi Manajemen yang paling penting adalah : 1. Perencanaan Yaitu pemilihan dan penentuan tujuan organisasi, dan penyusunan strategi, kebijakan, program dan lain-lain. 2. Pengorganisasian Penentuan sumber daya & kegiatan yang dibutuhkan, menyusun organisasi atau kelompok kerja, penugasan wewenang dan tanggung jawab serta koordinasi. 3. Penyusunan Personalia Seleksi, latihan, pengembangan, dan orientasi karyawan. 4. Pengarahan (leading) Motivasi, komunikasi kepemimpinan untuk mengarahkan karyawan mengerjakan sesuatu yang ditugaskan kepadanya. 5. Pengawasan Penetapan standar, pengukuran pelaksanaan dan pengambilan tindakan korektif BALANCE SCORECARD BSC OVERVIEW 1. What we want to be? - Visi dan Misi 2. What we have to do? - Kebijakan/Program/Kegiatan 3. Where are we now? - ALS (analisis lingk. stratejik) 4. Where should we go? - Tujuan & Sasaran 5. How do we get there? - Strategi: Renstra, Renja, Penganggaran 6. Do we succeed? - Pengukuran Kinerja - Evaluasi Kata Balanced (berimbang) berarti adanya keseimbangan diantara 4 perspektif dalam BSC yang mencakup: 1. Perspektif Keuangan (Financial) 2. Perspektif Pelanggan (Customer) 3. Perspektif Proses Bisnis Internal (Internal Bisiness Process) 4. Pembelajaran dan Pertumbuhan (Learning and Growth) 15 16

5 SCORECARD adalah: Kartu yang digunakan untuk mencatat skor performance organisasi dan juga untuk merencanakan skor yang hendak diwujudkan di masa depan BSC : - Konsep manajemen yang membantu menerjemahkan strategi ke dalam tindakan - Dikembangkan di awal 1990-an oleh Robert Kaplan dan David Norton, sebagai upaya untuk memantau pencapaian tujuan organisasi, tidak hanya dari perspektif (a) finansial, melainkan dari (b) perspektif pelanggan, ( c) penyempurnaan proses internal, serta (d) pembelajaran dan inovasi (pertumbuhan) BSC adalah sebagai alat manajemen, suatu sistem pengukuran dan juga sistem manajemen kinerja, yang mampu membantu berbagai organisasi untuk merencanakan, memfokus, dan mengelola strateginya BSC adalah suatu sistem manajemen stratejik yang berbasis pengukuran (measurement), menetapkan aktivitas-aktivitas dalam suatu strategi, dan memonitor kinerja strategi tersebut dalam mencapai tujuannya BSC DAN PENGUKURAN KINERJA Pengukuran kinerja merupakan salah satu faktor penting dalam perusahaan / organisasi. Selain digunakan untuk menilai keberhasilan organisasi, juga digunakan untuk menentukan sistem imbalan BSC tidak hanya sekedar alat pengukur kinerja, tetapi merupakan suatu bentuk transformasi stratejik kepada seluruh tingkatan dlm organisasi Pengukuran kinerja yang komprehensif tidak hanya ukuran2 keuangan tetapi penggabungan ukuran2 keuangan dan non keuangan sehingga organisasi dapat berjalan dengan baik MANFAAT BSC dalam PENGUKURAN KINERJA Penilaian Kinerja dapat dimanfaatkan oleh manajemen untuk: Mengelola operasi organisasi secara efektif dan efisien dengan cara memotivasi karyawan Membantu pengambilan keputusan dalam hal promosi, pemberhentian, mutasi dll. Mengidentifikasi pengembangan dan kebutuhan diklat karyawan Menyediakan umpan balik bagi karyawan mengenai bgmn atasan menilai kinerja mereka Menjadi dasar bagi pemberian reward ataupun punishment 19 20

6 4 PERSPEKTIF pada BSC BSC melakukan pendekatan yg lebih komprehensif melalui 4 perspektif yaitu: 1. Perspektif Finansial / Keuangan: Perspektif keuangan menjadi perhatian dalam BSC karena ukuran keuangan mrupakan konsekuensi ekonomi yang terjadi akibat keputusan dan kebijakan. Tujuan pencapaian kinerja keuangan yang baik merupakan fokus dari tujuan2 yang ada dalam tiga perspektif lainnya (Customer, Int.Bis.Process, Learning & Growth) Sasaran2 perspektif keuangan dibedakan pada masing2 tahap dalam siklus bisnis yaitu: Growth (tumbuh berkembang), Sustain (bertahan), Harvest (panen) 2. Perspektif Pelanggan (Customer) : - Kelompok Inti : pangsa pasar, tingkat perolehan para pelanggan baru, kemampuan mempertahankan para pelanggan lama, tingkat kepuasan pelanggan, dan tingkat profitabilitas pelanggan - Kelompok penunjang : atribut atribut produk ( fungsi,harga dan mutu), hubungan dengan pelanggan, dan citra serta reputasi perusahaan/organisasi beserta produk-produknya. 3. Perspektif Proses Bisnis Internal : Proses bisnis internal mempunyai nilai-nilai yang diinginkan konsumen dan dapat memberikan pengembalian yang diharapkan oleh para pemegang saham yang meliputi inovasi, proses operasi, dan proses penyampaian produk atau jasa pelanggan Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan (Learning and Growth): Mengembangkan pengukuran dan tujuan untuk mendorong organisasi agar berjalan dan tumbuh dengan tujuan menyediakan infrastruktur untuk mendukung pencapaian ketiga perspektif lainnya, dengan memperhatikan faktor: - Kepuasan karyawan : Keterlibatan dalam pengambilan keputusan, pengakuan, akses untuk memperoleh informasi, dorongan untuk melakukan kreativitas dan inisiatif serta dukungan dari atasan - Kemampuan sistem informasi : informasi yang dibutuhkan mudah didapatkan, tepat dan tidak memerlukan waktu lama untuk mendapat informasi tersebut. Setiap Perspektif memiliki 4 komponen penting : 1. Tujuan (Objectives) 2. Ukuran / Indikator (Measures) 3. Target 4. Inisiatif / Langkah/Upaya (Initiatives) Perspective Objectives Measures Target Initiatives Keempat komponen utama ini diterjemahkan dan diarahkan oleh VISION dan STRATEGY 23 24

7 Proses BSC dgn Visi dan Strategi SIX SIGMA Customer Perspective (O, M, T, I) Financial Perspective ( O, M, T, I ) Vision And Strategy Learning and Growth Perspective ( O, M, T, I ) Six Sigma adalah "suatu sistem yang komprehensif dan fleksibel untuk mencapai, mempertahankan dan memaksimalkan kesuksesan bisnis. Informasi Dasar Six Sigma Internal Process Perspective ( O, M, T, I ) Proyek yang menggunakan Six Sigma sebagai alat kendali kualitasnya biasanya menggunakan 5 fase pengembangan yang disebut DMAIC (baca: de-may-ick) DMAIC Keunikan Six Sigma Define: Mendefinisikan masalah/peluang, proses dan kebutuhan pelanggan Measure: Mendefinisikan pengukuran, mengumpulkannya, mengaturnya dan menampilkan data Analyze: Membedah masalah untuk mendapatkan peluang peningkatan kualitas ( biasanya menggunakan fishbone/ishikawa diagram) Improve: Mensintesis solusi dan ide untuk menyelesaikan masalah (yg berkaitan dengan kualitas) Control: Verifikasi kestabilan peningkatan dan solusi yang sudah diprediksi Hal ini membutuhkan komitmen organisasi yang luas Six Sigma organisasi memiliki kemampuan dan kemauan untuk mengadopsi tujuan belawanan, seperti mengurangi kesalahan dan menyelesaikan sesuatu lebih cepat Ini adalah filosofi operasi yang berfokus pada pelanggan dan berusaha untuk mengusir limbah meningkatkan tingkat kualitas, dan meningkatkan kinerja keuangan pada tingkat terobosan 27 28

8 Six Sigma pada Perusahaan Six Sigma & Manajemen Proyek Motorola, Inc. memelopori penerapan Six Sigma di tahun 1980 dan menghemat sekitar $ 14,000,000,000 Allied Signal/Honeywell menyimpan lebih dari $ 600 juta setahun dengan mengurangi biaya cacat ulang dan meningkatkan proses desain mesin pesawat udara General Electric uses Six Sigma untuk fokus pada pencapaian kepuasan pelanggan Sangat penting melakukan pemilihan proyek dengan hatihati dan menerapkan kualitas yang lebih tinggi, dimana hal itu menjadi sangat bermakna Proyek Six Sigma harus berfokus pada masalah kualitas proyek atau gap antara keadaan sekarang dan keadaan yang diinginkan Setelah memilih proyek Six Sigma, konsep manajemen, tools dan teknik yang ada dapat digunakan. Seperti membuat creating business cases, project charters, schedules, budgets, etc Six Sigma & Statistik Terima Kasih Sigma berarti standard deviation (analogi) Standard deviation menyatakan seberapa besar variasi yang ada dalam sebuah distribusi data Standard deviation adalah faktor utama dalam menentukan jumlah unit kegagalan dalam sebuah populasi. 31