PERANCANGAN MODUL HUMAN RESOURCE (HR) DENGAN KONSEP ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) PADA PT. KILANG LIMA GUNUNG

Transkripsi

1 PERANCANGAN MODUL HUMAN RESOURCE (HR) DENGAN KONSEP ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) PADA PT. KILANG LIMA GUNUNG Karfindo STMIK Indonesia Padang Jl. Khatib Sulaiman Dalam No. 1, Padang karfindo@gmail.com ABSTRAK. PT. Kilang Lima Gunung selama ini dalam pencatatan data-data kepegawaian, alokasi karyawan, perencanaan biaya karyawan, jadwal kerja, absensi, pencatatan kehadiran karyawan, kebutuhan pelatihan, pengelolaan pelatihan dan paket-paket peningkatan kemampuan karyawan dan lain sebagainya, belum tersimpan dalam suatu database dan hanya disimpan dalam bentuk file-file print yang kemudian di arsipkan, sehingga menyulitkan perusahaan dalam melakukan pengelolaan data pegawai. Untuk mengatasi masalah tersebut haruslah diperlukan suatu sistem yang dapat mengelola data secara lebih baik. Sistem yang ada saat ini pada PT. Kilang Lima Gunung dinilai masih kurang efektif dan untuk mengatasinya maka dirancanglah sebuah modul human resource (HR) dengan konsep entreprise resource planning. Modul human resource ini memiliki submodul personal management yang meliputi data-data kepegawaian, administrasi karyawan, administrasi penggajian, dan penerimaan karyawan baru, organizational management seperti deskripsi pekerjaan dan syarat pekerjaan, time management seperti jadwal kerja dan personel development seperti pengelolaan pelatihan. Dari submodul human resource maka data-data pada PT.Kilang Lima Gunung semuanya disimpan dalam database terpusat dan akan dikelompokkan sesuai dengan submodul yang ada, serta akan memudahkan bagian personalia dalam pengurusan data-data kepegawaian. Kata kunci: Human resource, Enterprise Resource Planning ABSTRACT. PT Kilang Lima Gunung as long as it is in the recording of data on employment, the allocation of employees, employee cost planning, work schedule, attendance, recording the presence of employees, training needs, training and management packages increase the ability of employees and so on, has not been stored in a database and is only saved in the form of print files in the archive, which was then so complicate data management company in the conduct of employees. To resolve the issue should be required of a system which can manage data better. Systems that exist today in PT Kilang Lima Gunung judged still less effective and to address it then nearly a module human resource (HR) with the concept of the entreprise resource planning (ERP). Human resource module has a submodul personal management which includes data on staffing, employee administration, payroll administration, and revenues new employees, organizational management, such as a job description and terms of employment, such as time management and personnel development work schedules such as the management of training. Submodul human resource of the data on PT Kilang Lima Gunung everything stored in the database will be centered and grouped in accordance with the existing, as well as submodul will make it easier for the Human Resource Department in maintaining staffing data. Keywords: Enterprise Resource Planning, Human Resource PENDAHULUAN Dukungan teknologi informasi terhadap bisnis diwujudkan dalam sekumpulan sistem yang terdiri atas sistem informasi dan infrastruktur pendukungnya. Saat ini banyak sekali ditawarkan paket-paket solusi untuk mendukung kebutuhan bisnis. Salah satu solusi yang cukup gencar ditawarkan adalah paket untuk mengelola sumber daya perusahaan secara keseluruhan atau yang umum dikenal dengan istilah Enterprise Resource Planning (ERP). 26

2 27 Jurnal PI-Cache, Volume 5, Nomor 1, Maret 2016 ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. ERP mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan. ERP ini memiliki modul-modul paket ERP seperti keuangan, penjualan dan distribusi, produksi, sumber daya manusia, dan modul-modul lainnya. Dari semua modul paket ERP tersebut ternyata modul tentang sumber daya manusia lah yang lebih penting untuk di perbaiki dan di kembangkan, karena sasaran jangka panjang perusahaan tidak dapat dicapai tanpa dimilikinya karyawan yang kompeten, memiliki etos kerja yang baik, mampu bekerjasama dan senantiasa menerapkan prinsip pembelajaran berkelanjutan dalam setiap aktivitas kerjanya, sehingga perusahaan dapat terus berkembang dan maju seiring dengan perkembangan teknologi dan informasi. Oleh karena itu sumber daya manusia adalah faktor penting dalam mendukung keberhasilan bisnis. Untuk itu dilakukanlah penelitian terhadap PT.Kilang Lima Gunung. PT. Kilang Lima Gunung selama ini dalam pencatatan datadata kepegawaian, alokasi karyawan, perencanaan biaya karyawan, jadwal kerja, absensi, pencatatan kehadiran karyawan, kebutuhan pelatihan, pengelolaan pelatihan dan paket-paket peningkatan kemampuan karyawan dan lain sebagainya, belum tersimpan dalam suatu database dan hanya disimpan dalam bentuk file-file print yang kemudian di arsipkan, sehingga menyulitkan perusahaan dalam melakukan pengelolaan data-data kepegawaiannya. Untuk mengatasi masalah tersebut haruslah diperlukan suatu sistem yang dapat mengelola data secara lebih baik. Dalam penelitian ini, permasalahan dibatasi pada perancangan modul human resource (HR) yang meliputi bagian personal management, organization management, time management, personel development dengan menggunakan konsep enterprise resource planning (ERP) pada PT. KILANG LIMA GUNUNG yang berbasiskan web. Adapun tujuan penelitian ini antara lain : 1. Untuk menghasilkan suatu sistem pengelolan data kepegawaian yang lebih teratur dan tersimpan dalam suatu database. 2. Untuk menghasilkan suatu sistem yang menyimpan dan memberikan informasi mengenai seluruh karyawan sehingga dapat dianalisa oleh manajer. 3. Untuk menghasilkan suatu sistem yang dapat menginformasikan analisis pekerjaan seperti membuat deskripsi pekerjaan (daftar tentang pekerjaan itu) dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut). 4. Untuk menghasilkan suatu sistem yang dapat menghitung kehadiran dan kedisplinan 5. Untuk menghasilkan suatu sistem yang dapat memberikan informasi tentang karyawan yang membutuhkan pelatihan. 6. Untuk menghasilan suatu sistem yang dapat memberikan informasi tentang jaminan keselamatan kerja kepada para TINJAUAN PUSTAKA Software Engineering Banyak orang menyamakan istilah perangkat lunak (software) dengan program komputer. Sesungguhnya, pandangan itu terlalu dangkal. software tidak hanya mencakup program, tetapi juga semua dokumentasi dan konfigurasi data yang berhubungan, yang diperlukan untuk membuat agar program beroperasi dengan benar (Ian Sommerville,2003). Engineering atau rekayasa adalah aplikasi terhadap pendekatan sistematis yang berdasar atas ilmu pengetahuan dan matematis serta aplikasi tentang produksi terhadap struktur, mesin, produk, proses atau sistem (Politeknik Telkom,2008). Pengertian software engineering sendiri adalah suatu disiplin ilmu yang membahas

3 Karfindo, Perancangan Modul Human Resource (HR) Dengan Konsep Enterprise Resource Planning (ERP) Pada PT. Kilang Lima Gunung semua aspek produksi software, mulai dari tahap awal yaitu analisa kebutuhan pengguna, menentukan spesifikasi dari kebutuhan pengguna, disain, pengkodean, pengujian sampai pemeliharaan sistem setelah digunakan (Aunur Rofiq Mulyanto,2008). ERP (Enterprise Resource Planning) ERP singkatan dari tiga eleman kata, yaitu Enterprise (perusahaan atau organisasi), Resource (sumber daya) dan Planning (perencanaan). Tiga kata ini mencerminkan sebuah konsep yang berujung kepada kata kerja, yaitu planning, yang berarti bahwa ERP menekankan kepada aspek perencanaan (Wawan Dhewanto Falahah,2007). Modul-modul paket ERP (Wawan Dhewanto Falahah,2007) adalah: a. Modul Keuangan Pada modul ini akan membahas tentang semua fungsi keuangan perusahaan, yang akan dibahas seperti financial accounting, controling, investment management, treasury, dan enterprise controling. b. Modul Penjualan dan Distribusi Pada modul ini ditujukan untuk mendukung aktivitas penjualan dan distribusi, yang akan dibahas seperti master data management, order management, warehouse management, shipping, billing, pricing, sales support, transportation, dan foreign trade. c. Modul Produksi Pada modul ini ditujukan untuk mendukung proses produksi atau manufacturing, yang akan dibahas seperti material and capacity planning, shop floor control, quality management, repetitive manufacturing, cost management, engineering data management, engineering cost control, configuration management, lot control, dan tooling. d. Modul Sumber Daya Manusia Pada modul ini ditujukan untuk mendukung terciptanya karyawan yang berkualitas, yang akan dibahas seperti personel management, organizational management, payroll accounting, time management, dan personel development. e. e.modul Pemeliharaan Sarana Produksi Pada modul ini mencakup semua aspek perawatan pabrik atau peralatan dan terintegrasi dengan modul-modul lainnya, yang akan dibahas seperti preventive maintenance control, equipment tracking, component tracking, plant maintenance calibration tracking, plant maintenance warranty claim tracking. f. Modul Manajemen Kualitas Pada modul ini akan membahas sistem kualitas meliputi dukungan atas implementasi kontrol kualitas diseluruh proses dalam perusahaan, yang akan dibahas seperti quality planning, quality inspection, dan quality control. g. Modul Manajemen Material Pada modul ini akan membahas bagaimana mengoptimasi semua proses yang terkait dengan perecanaan, pengadaan dan pembelian material, yang akan dibahas seperti pre purchasing activities, purchasing, vendor evaluation, inventory management, invoice verification and material inspection. Submodul Manajemen Sumber Daya Manusia Beberapa submodul yang biasanya terdapat pada modul sumber daya manusia (Wawan Dhewanto Falahah,2007) adalah:

4 29 Jurnal PI-Cache, Volume 5, Nomor 1, Maret 2016 a. Personel Management: meliputi data-data kepegawaian misalnya master data karyawan, administrasi karyawan, administrasi penggajian, penerimaan karyawan baru, perjalanan dinas, pensiun, dan sebagainya. b. Organizational Management: meliputi struktur organisasi, alokasi karyawan, deskripsi pekerjaan, skenario perencanaan, perencanaan biaya karyawan, dan lain-lain. c. Payrol Accounting: meliputi gross/net akuntansi, fungsi history, kemampuan multi-curency, solusi atas masalah internasional dan sebagainya. d. Time Management: meliputi perencanaan kerja shift, jadwal kerja, absensi, pencatatan kehadiran e. Personel Development: perencanaan jenjang karir, perbandingan profil, penilaian kualifikasi dan kompentensi, kebutuhan pelatihan, pengelolaan pelatihan, dan paketpaket peningkatan kemampuan HASIL DAN PEMBAHASAN Dari beberapa submodul human resource maka data-data pada PT.Kilang Lima Gunung semuanya disimpan dalam database terpusat dan akan dikelompokkan sesuai dengan submodul yang ada, serta akan memudahkan bagian personalia dalam pengurusan data-data kepegawaian. Untuk data-data kepegawaian seperti informasi data seluruh karyawan, proses penerimaan karyawan baru, disimpan dalam suatu database yang akan memudahkan dalam melakukan pencarian informasi karyawan, untuk proses administrasi penggajian, apabila data absen, data lembur dan data peminjaman di masukkan maka secara otomatis gaji karyawan akan ditampilkan sesuai dengan rumus penghitungan gaji yang ada, bagian ini masuk kedalam submodul personel management. Untuk data deskripsi pekerjaan dan syarat pekerjaan juga akan disimpan dalam database, bagian ini masuk kedalam submodul organizational management. Untuk proses absensi karyawan, seperti jadwal kerja lembur dan pencatatan kehadiran karyawan penghitungannya akan dilakukan secara otomatis setelah data absen selesai dimasukkan, bagian ini masuk kedalam submodul time management. Untuk data karyawan yang sudah tidak aktif bekerja lagi atau karyawan yang sudah pensiun maka perhitungan pesangon yang diterima oleh karyawan bisa dilakukan otomatis setelah data pensiun dimasukkan sesuai dengan rumus perhitungan yang telah ditetapkan, untuk usul pelatihan bagi karyawan dan hasil pelatihannya akan tersimpan dalam database bagian ini masuk kedalam submodul organizational management. Class Diagram Class diagram memberikan gambaran hubungan antara tabel-tabel yang ada dalam database. Masing-masing class memiliki attribute dan metoda atau fungsi sesuai dengan proses yang terjadi. Class Diagram

5 login no yes penerimaan bagian syarat gaji pinjam absen gaji deskripsi usul karyawan laporan profil pensiun logout Karfindo, Perancangan Modul Human Resource (HR) Dengan Konsep Enterprise Resource Planning (ERP) Pada PT. Kilang Lima Gunung Activity Diagram Activity diagram adalah teknik untuk mendeskripsikan logika prosedural, proses bisnis dan aliran kerja dalam banyak kasus.activity diagram menggambarkan bagaimana aktivitas yang terjadi dalam sistem yang akan dirancang. Activity diagram sama seperti halnya flowchart yang menggambarkan proses yang terjadi antara aktor dan sistem. Activity Diagram HRD Activity diagram HRD menggambarkan segala aktivitas yang bisa dilakukan HRD terhadap sistem yang dimulai dengan melakukan login terlebih dahulu barulah bisa memilih aktivitas yang akan dilakukan melalui menu-menu pilihan yang ada login no yes pensiun gaji absen pinjam Activity Diagram Kasir Tampilan Halaman Login Halaman ini digunakan untuk proses login HRD atau kasir sebelum dapat mengakses berbagai macam menu yang tersedia sesuai dengan hak akses. kasir logout Halaman Login Tampilan Halaman Data Bagian Halaman ini memberikan informasi mengenai seluruh bagian yang ada di perusahaan. Pada halaman ini terdapat menu seperti,, dan bagian Activity Diagram HRD Activity Diagram Kasir Activity diagram kasir menggambarkan segala aktivitas yang bisa dilakukan kasir terhadap sistem yang dimulai dengan melakukan login terlebih dahulu barulah bisa memilih aktivitas yang akan dilakukan melalui menu-menu pilihan yang ada. Halaman Data Bagian Tampilan Halaman Hasil Seleksi Halaman ini digunakan oleh HRD untuk me informasi menganai calon karyawan yang lulus dalam proses seleksi.

6 31 Jurnal PI-Cache, Volume 5, Nomor 1, Maret 2016 Tampilan Halaman Usul Pelatihan Halaman ini digunakan oleh HRD untuk me data karyawan yang akan diusulkan melakukan pelatihan Halaman Hasil Seleksi Tampilan Halaman Data Gaji Halaman ini digunakan oleh HRD untuk me data gaji. Pada halaman ini terdapat menu data gaji. Halaman Data Gaji Halaman Usul Pelatihan Tampilan Halaman Pensiun Halaman Pensiun adalah tampilan halaman yang digunakan oleh HRD untuk me karyawan yang telah pensiun. Pada halaman ini terdapat menu untuk,,, dan detail pensiun Tampilan Halaman Peminjaman Karyawan Halaman peminjaman karyawan adalah halaman yang digunakan oleh HRD untuk me informasi mengenai peminjaman Halaman Pensiun Halaman Peminjaman Karyawan SIMPULAN Dari penelitian yang telah dilakukan maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut yaitu dengan menerapkan konsep ERP pada bagian personalia PT. Kilang Lima Gunung : 1. Data-data karyawan dapat tersimpan dalam suatu sistem database terintegrasi.

7 Karfindo, Perancangan Modul Human Resource (HR) Dengan Konsep Enterprise Resource Planning (ERP) Pada PT. Kilang Lima Gunung Dapat merencanakan kebutuhan tenaga kerja dan merekrut calon 3. Dapat dengan mudah memberikan kompensasi kepada karyawan untuk kerajinan dan pekerjaan yang telah dilakukan. 4. Dapat dengan mudah memproses kehadiran 5. Dapat dengan mudah memproses jumlah gaji yang diperoleh oleh 6. Dapat dengan mudah memilih karyawan untuk diberikan kesempatan melakukan pelatihan dan pengembangan yang diperlukan kepada 7. Dapat dengan mudah memproses jumlah pesangon yang diterima oleh karyawan yang akan pensiun. [8] Kadir, Abdul Membuat Aplikasi Web dengan PHP + Database MySQL.Yogyakarta: Penerbit ANDI. [9] Munawar Pemodelan Visual dengan UML. Jakarta: Pernebit GRAHA ILMU. [10] Mulyanto, Aunur Rofiq, dkk Rekayasa Perangkat Lunak. Jakarta: Penerbit DIREKTORAT PEMBINAAN SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN. [11] Nugroho, Adi Rational Rose untuk Pemodelan Berorientasi Objek. Bandung: Penerbit INFORMATIKA. [12] Sommerville, Ian Software Engineering: Rekayasa Perangkat Lunak jilid 1 edisi 6. Jakarta: Penerbit ERLANGGA. DAFTAR RUJUKAN [1] Agus Saputra dan Feni Agustin Pemrograman CSS Untuk Pemula. Cirebon: Penerbit ELEX MEDIA KOMPUTINDO. [2] Anhar Panduan Menguai PHP dan MySQL Secara Otodidak. Jakarta Selatan: Penerbit MEDIA KITA. [3] Dessler, Gary Manajemen Sumber Daya Manusia Edisi Kesepuluh Jilid 1. Jakarta: Pernebit PT INDEKS. [4] Dessler, Gary Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Penerbit PT.INDEKS. [5] Falahah, Wawan Dhewanto Enterprise Resource Planning Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis. Cirebon: Penerbit INFORMATIKA. [6] Hakim, Lukmanul Membongkar Trik Rahasia Para Master PHP. Yogyakarta: Penerbit LOKOMEDIA. [7] Kadir, Abdul Belajar Database Menggunakan MySQL. Yogyakarta: Penerbit ANDI.