EFEKTIVITAS PENGGUNAAN APLIKASI OA (OFFICE AUTOMATION) BAGI KARYAWAN PT PLN (PERSERO) WS2JB AREA PALEMBANG DALAM KEGIATAN PENGELOLAAN SURAT-MENYURAT

Transkripsi

1 EFEKTIVITAS PENGGUNAAN APLIKASI OA (OFFICE AUTOMATION) BAGI KARYAWAN PT PLN (PERSERO) WS2JB AREA PALEMBANG DALAM KEGIATAN PENGELOLAAN SURAT-MENYURAT LAPORAN AKHIR Dibuat Untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Diploma III Pada Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya Oleh: WAHYUNNI EKA PUTRI POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS PALEMBANG 2015

2 EFEKTIVITAS PENGGUNAAN APLIKASI OA (OFFICE AUTOMATION) BAGI KARYAWAN PT PLN (PERSERO) WS2JB AREA PALEMBANG DALAM KEGIATAN PENGELOLAAN SURAT-MENYURAT Dibuat Untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Diploma III Pada Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya Disusun oleh: WAHYUNNI EKA PUTRI Menyetujui, Pembimbing I, Pembimbing II, Heri Setiawan, S.E., M.A.B. Al Hushori, S.E., M.A.B. NIP NIP Mengetahui, Ketua Jurusan Hendra Sastrawinata, S.E., M.M. NIP ii

3 Yang bertanda tangan dibawah ini: SURAT PERNYATAAN Nama : Wahyunni Eka Putri NIM : Jurusan/Program Studi : Administrasi Bisnis/Administrasi Bisnis Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Judul Laporan Akhir : Efektivitas Penggunaan Aplikasi OA (Office Automation) bagi Karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang dalam Kegiatan Pengelolaan Surat-Menyurat Dengan ini menyatakan bahwa: 1. Laporan yang saya buat dengan judul sebagaimana tersebut diatas beserta isinya merupakan hasil penelitian saya sendiri 2. Laporan Akhir bukannlah plagiat/salinan laporan milik orang lain. 3. Apabila laporan akhir saya plagiat/menyalin laporan akhir milik orang lain. Dengan demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya untuk diketahui oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Palembang, 20 Juni 2015 Yang membuat pernyataan Wahyunni Eka Putri NIM iii

4 LEMBAR PENGESAHAN Nama : Wahyunni Eka Putri NIM : Jurusan/Program Studi : Administrasi Bisnis/Administrasi Bisnis Judul Laporan Akhir : Efektivitas Penggunaan Aplikasi OA (Office Automation) bagi Karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang dalam Kegiatan Pengelolaan Surat-Menyurat Telah dipertahankan dihadapan Dewan Penguji Ujian Laporan Akhir Jurusan Administrasi Bisnis Dan dinyatakan LULUS Pada hari: Rabu Tanggal: 29 Juni 2015 No. Nama Tanda Tangan Tanggal iv

5 MOTTO Kerjakan apa saja yang telah menjadi hak dan kewajibanmu, karena kebahagiaan hidupmu terletak disitu (Musthafa Al-Gholayani) Saya Persembahkan Untuk: Kedua Orang Tua Saya Keluarga Besar Saya Kakak dan Adik Saya Dosen-dosen Saya Teman-teman Saya v

6 KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Allah SWT atas rahmat dan karunia-nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan akhir yang berjudul Efektivitas Penggunaan Aplikasi OA (Office Automation) bagi Karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang dalam Kegiatan Pengelolaan Surat-Menyurat. Laporan akhir ini disusun untuk memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III pada Jurusan Administrasi Bisnis, Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang. Laporan ini merupakan laporan penelitian yang dilakukan di PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang untuk mata kuliah sistem informasi manajemen. Laporan akhir ini membahas mengenai bagaimana efektivitas penggunaan aplikasi OA (Office Automation) bagi karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang dalam kegiatan pengelolaan surat-menyurat, dimana penelitian ini menggunakan 3 instrumen ukuran efektivitas yaitu pencapaian tujuan, integrasi dan adaptasi. Penulis sangat berterima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan laporan akhir ini. Akhir kata penulis mohon maat apabila terdapat kesalahan dan kekeliruan dalam laporan akhir ini. Penulis berharap semoga laporan akhir ini dapat bermanfaat bagi pembacanya. Palembang, Juni 2015 Penulis vi

7 UCAPAN TERIMA KASIH Dalam menyelesaikan laporan ini, penulis banyak menerima bantuan dari berbagai pihak berupa bimbingan, dorongan, petunjuk, saran, keteranganketerangan dan data baik lisan maupun tertulis. Untuk itu penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1. Bapak RD. Kusumanto, S.T., M.M., selaku Direktur Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang 2. Bapak Hendra Sastrawinata, S.E., M.M., selaku Ketua Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang 3. Bapak Heri Setiawan, S.E., M.AB., selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang serta dosen pembimbing I yang telah banyak memberikan bantuan serta arahan dalam menyusun laporan akhir ini 4. Bapak Al Hushori, S.E., M.AB., selaku dosen pembimbing II yang telah banyak memberikan bantuan serta arahan dalam menyusun laporan akhir ini. 5. Seluruh Bapak/Ibu Dosen dan seluruh karyawan/karyawati Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan kepada penulis. 6. Pimpinan dan para karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang yang telah membantu penulis dalam memperoleh data, izin penyebaran kuesioner dan hal lain yang penulis butuhkan dalam menyelesaikan laporan akhir ini. 7. Orang tua dan keluarga yang telah memberikan dukungan baik moral maupun materiil. 8. Sahabat yang selalu saling mendukung dalam keadaan sukacita maupun dukacita dalam pengerjaan Laporan Akhir ini, Mareta, Putri, Nyimas dan Dila 9. Sahabat-sahabat tercinta, Diah, Indah, Sabila, Sriwi dan Tri yang senantiasa memberikan semangat motivasi, dukungan dan bantuannya kepada penulis dalam menyelesaikan laporan akhir ini. vii

8 10. Teman-teman seperjuangan di Administrasi Bisnis angkatan 2012, khususnya kelas NA yang telah memberikan semangat dan bantuannya kepada penulis. Akhir kata semoga Allah SWT melimpahkan berkah dan rahmat-nya atas segala kebaikan dalam membantu penyelesaian laporan ini dan semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi kita semua, Amin. Palembang, Juni 2015 Penulis viii

9 ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui efektivitas penggunaan aplikasi OA (Office Automation) bagi karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang dalam kegiatan pengelolaan surat-menyurat. Manfaat dari penelitian ini adalah agar pihak perusahaan dapat mengetahui mengenai efektivitas dari penggunaan OA. Data penelitian ini diperoleh dari kuesioner dan hasil dari observasi serta wawancara langsung dengan pihak terkait. Penelitian ini menggunakan metode kuantitatif dan kualitatif. Data hasil kuesioner dihitung dengan menggunakan rumus interpretasi skor. Berdasarkan hasil perhitungan dari ketiga instrumen yang digunakan untuk mengukur efektivitas, pada instrumen Adaptasi sudah mendapatkan hasil yang cukup efektif. Akan tetapi, pada instrumen Pencapaian Tujuan serta Integrasi mendapatkan hasil yang rendah sehingga belum bisa dikatakan efektif. Berdasarkan dari ketiga instrumen tersebut didapatkan hasil yang cukup efektif mengenai pengelolaan surat-menyurat menggunakan aplikasi OA bagi karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang. Hal tersebut menunjukkan bahwa pada instrumen yang belum efektif sebaiknya dapat ditingkatkan dan pada hasil yang telah efektif tetap dipertahankan atau lebih ditingkatkan. Kata kunci: efektivitas, sistem informasi manajemen, OA ix

10 ABSTRACT This research aims to know the effectiveness of the OA (Office Automation) Application used for employees of PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang in correspondence management activities. This research data is obtained from the questionnaire and the results of direct observation and interviews with relevant parties. This research using quantitative and qualitative methods. The results of questionnaire data is calculated by using interpretation score formula. Based on the results of the calculations that the three instruments which are used to measure the effectiveness, for the instrument of the adaptation results are have quite effective result. However, for the Achievement instruments and Integration instruments are have a below standard, so it can not be said effective. Based on the results of all the instruments from the obtained have a quite effective results about management of correspondence using OA application for employees of PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang. It shows that the instruments which are have not been effective should be improved and for the instrument that is already have a quite effectively result to sustained and can be more improved. Keywords: effectiveness, management information systems, OA x

11 DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PENGESAHAN... ii SURAT PERNYATAAN TIDAK PLAGIAT... iii HALAMAN PENGESAHAN PENGUJI... iv MOTTO... v KATA PENGANTAR... vi UCAPAN TERIMA KASIH... vii ABSTRACT... x DAFTAR ISI... xi DAFTAR TABEL... xiv DAFTAR GAMBAR... xvi BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul Rumusan Masalah Ruang Lingkup Pembahasan Tujuan dan Manfaat Tujuan Manfaat Metodologi Penelitian Ruang Lingkup Penelitian Jenis dan Sumber Data Teknik Pengumpulan data Populasi dan Sampel Instrumen Penelitian xi

12 Analisis Data BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Efektivitas Pengertian Efektivitas Ukuran Efektivitas Sistem Informasi Manajemen Pengertian Sistem Pengertian Informasi Pengertian Sistem Informasi Pengertian Sistem Informasi Manajemen Manajemen Kearsipan Modern Sistem Pengolahan Surat-Menyurat Modern Penggunaan Komputer dalam Sistem Kearsipan Contoh Perangkat Lunak Kearsipan yang Berkembang BAB III KEADAAN UMUM PERUSAHAAN 3.1. Sejarah Perusahaan PT PLN (Persero) Visi, Misi dan Motto PT PLN (Persero) Nilai-nilai Perusahaan Logo dan Arti Logo Perusahaan Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Fungsi dan Tugas Pokok Unit Pelaksanaan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang Aplikasi OA (Office Automation) di PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Hasil Penelitian Data Responden Uji Validitas dan Uji Reliabilitas Efektivitas Penggunaan Aplikasi OA (Office Automation) bagi Karyawan PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang dalam Kegiatan xii

13 Pengelolaan Surat-Menyurat Pembahasan BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xiii

14 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1.1. Rekapitulasi Penggunaan Aplikasi Office Automation Per 12 September Tabel 1.3. Skala Penilaian Jawaban Kuesioner Tabel 2.1. Definisi Sistem Informasi Tabel 3.1. Proses Pengelolaan Surat Masuk Menggunakan Aplikasi OA Tabel 3.2. Proses Pengelolaan Surat Keluar Menggunakan Aplikasi OA Tabel 3.3. Proses Pengelolaan Nota Dinas Menggunakan Aplikasi OA Tabel 4.1. Karakteristik Usia Responden Tabel 4.2. Karakteristik Pendidikan Responden Tabel 4.3. Karakteristik Lama Pemakaian Komputer Per Hari Tabel 4.4. Karakteristik Pengalaman Menggunakan Aplikasi OA Tabel 4.5. Karakteristik Berdasarkan Jenis Kelamin Tabel 4.6. Karakteristik Berdasarkan Kemampuan Mengakses Aplikasi OA.. 61 Tabel 4.7. Hasil Uji Validitas Terhadap Instrumen Penelitian Tabel 4.8. Hasil Uji Reliabilitas Terhadap Instrumen Penelitian Tabel 4.9. Hasil Kuesioner Instrumen Penelitian Tabel Pernyataan Tabel Pernyataan Tabel Pernyataan Tabel Pernyataan Tabel Pernyataan Tabel Pernyataan Tabel Pernyataan Tabel Pernyataan Tabel Hasil Instrumen Pencapaian Tujuan Tabel Pernyataan Tabel Pernyataan xiv

15 Tabel Pernyataan Tabel Pernyataan Tabel Pernyataan Tabel Pernyataan Tabel Hasil Instrumen Integrasi Tabel Pernyataan Tabel Pernyataan Tabel Pernyataan Tabel Pernyataan Tabel Pernyataan Tabel Pernyataan Tabel Pernyataan Tabel Hasil Instrumen Adaptasi Tabel Hasil Perhitungan Instrumen xv

16 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 1.1 Diagram Persentase Penggunaan Aplikasi OA (Office Automation) Per 12 September Gambar 2.1 Situs Promosi CabinetNG Gambar 2.2 Logo PaperMaster Pro Gambar 3.1 Logo PT PLN (Persero) Gambar 3.2 Bidang Persegi Panjang Vertikal pada Logo PT PLN (Persero).. 29 Gambar 3.3 Petir atau Kilat pada Logo PT PLN (Persero) Gambar 3.4 Tiga Gelombang pada Logo PT PLN (Persero) Gambar 3.5 Struktur Organisasi PT PLN (Persero) WS2JB Area Palembang Gambar 3.6 Pemberitahuan Melalui SMS Mengenai Disposisi Baru Gambar 3.7 Aplikasi Mozilla Firefox Gambar 3.8 Alamat URL Aplikasi OA (Office Automation) Gambar 3.9 Tampilan Awal Aplikasi OA (Office Automation) Gambar 3.10 Tampilan Login Aplikasi OA (Office Automation) Gambar 3.11 Tampilan Surat Masuk pada Aplikasi OA Gambar 3.12 Menindaklanjuti Disposisi Surat Masuk Gambar 3.13 Hasil Tindak Lanjut Disposisi Surat Masuk Gambar 3.14 Pencarian Surat Masuk Melalui Aplikasi OA Gambar 3.15 Kategori Sistem pada Aplikasi OA Gambar 3.16 Hasil Error Saat Masuk ke Dalam Beberapa Sistem di Aplikasi OA xvi

17 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Lampiran 6 Lampiran 7 Lampiran 8 Lampiran 9 Lampiran 10 Lampiran 11 Lampiran 12 Permohonan Surat Pengantar Penelitian Laporan Akhir Surat Izin Pengambilan Data Surat Balasan Izin Pengambilan Data Lembar Kunjungan Mahasiswa Lembar Kesepakatan Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing I Lembar Kesepakatan Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing II Lembar Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing I Lembar Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing II Hasil Wawancara Kuesioner Hasil Kuesioner Hasil Perhitungan Kuisioner xvii