Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XI Program Studi MMT-ITS, Surabaya 6 Pebruari 2010

Transkripsi

1 PERENCANAAN KEBUTUHAN STAF AKADEMIK DAN KARYAWAN DENGAN RANTAI MARKOV DAN PERAMALAN ( Studi Kasus : Fakultas Teknik, Universitas Trunojoyo) Fitri Agustina* dan Nurani Hamidah Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Trunojoyo Jl. Raya Telang Po Box 2 Kamal, Bangkalan *fitri_agoesti@yahoo.co.id ABSTRAK Universitas Trunojoyo ( Unijoyo) merupakan universitas negeri ketujuh di Jawa Timur yang berdiri pada tahun Dari tahun ke tahun, Unijoyo mengalami perkembangan yang cukup pesat, dikarenakan Unijoyo semakin dikenal di masyarakat. Perkembangan yang cukup pesat dari Unijoyo ditunjang oleh perkembangan Fakultas Teknik sebagai salah satu fakultas baru yang menjadi primadona bagi calon mahasiswa baru. Sebagai konsekuensinya, beban kerja yang harus ditanggung oleh Fakultas Teknik bertambah besar karena jumlah mahasiswa yang diterima setiap tahunnya tidak seimbang dengan jumlah Sumber Daya Manusia (SDM) yang tersedia baik staf akademik (dosen) maupun karyawan. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk mengatasi beban kerja yang overload adalah dengan menambah tenaga kerja pada seluruh bagian Fakultas Teknik. Dalam penambahan tenaga kerja, disamping untuk mengatasi kenaikan beban kerja saat ini, perlu juga diatur komposisinya agar sesuai dengan program jangka panjang universitas. Perencanaan SDM merupakan suatu proses penentuan kebutuhan sumber daya manusia dan cara atau tindakan untuk mendapatkan sumber daya manusia tersebut. Perencanaan dapat diibaratkan sebagai inti manajemen, karena perencanaan membantu mengurangi ketidakpastian dimasa yang akan datang, sehingga memungkinkan para pengambil keputusan untuk menggunakan sumber daya mereka yang terbatas secara efisien dan efektif. Fakultas Teknik terdiri dari dua program studi yaitu Teknik Informatika dan Teknik Industri. Dengan menggunakan rantai markov dan peramalan dapat diperkirakan bahwa jumlah staf akademik Teknik Informatika pada tahun akademik 2009/2010 adalah 57 orang dan Teknik Industri 14 orang. Sedangkan estimasi jumlah karyawan Fakultas Teknik tahun 2009 sebanyak 24 orang. Keywords: perencanaan SDM, rantai markov PENDAHULUAN Latar Belakang Universitas Trunojoyo (Unijoyo) merupakan kelanjutan dari Universitas Bangkalan (Unibang) yang berubah statusnya dari perguruan tinggi swasta menjadi perguruan tinggi negeri. Perubahan status ini berdasarkan Keputusan Presiden (kepres) RI Nomor 85 Tahun Sejak saat itu Universitas Trunojoyo menjadi perguruan tinggi negeri ketujuh di Jawa Timur dan sekaligus satu-satunya perguruan tinggi negeri yang ada di pulau Madura.

2 Fakultas Teknik Unijoyo adalah fakultas yang paling banyak diminati. Hal ini dapat dilihat dari jumlah total mahasiswa baru Fakultas Teknik setiap tahunnya. Untuk tahun akademik 2001/2002 jumlah mahasiswa baru Fakultas Teknik mencapai 254 orang, tahun akademik 2006/2007 jumlah mahasiswa baru Fakultas Teknik mencapai 299 orang. Oleh karena itu kegiatan operasional memegang peranan yang sangat penting dalam usaha pencapaian target performansi fakultas. Tenaga kerja memegang peranan penting karena merupakan ujung tombak jalannya suatu organisasi. Kondisi yang ditemui di Fakultas Teknik Unijoyo adalah adanya ketidaksesuaian antara jumlah tenaga kerja yang ada dan jumlah tenaga kerja yang seharusnya ada atau yang dibutuhkan. Hal ini dapat dilihat dari proses penyelesaian suatu pekerjaan oleh karyawan yang memerlukan waktu lebih lama dan menimbulkan suasana ketegangan diantara karyawan. Selain itu, beban mengajar para dosen dinilai cukup tinggi, dan hal ini akan menyebabkan kegiatan lainnya dalam Tri Dharma Perguruan Tinggi terabaikan. Apabila pihak Fakultas tidak mempunyai panduan dasar yang formal dan tepat untuk merencanakan jumlah dosen dan karyawannya, dapat menimbulkan kemungkinan ketidaktepatan sasaran yang diinginkan akibat kesalahan dalam perencanaan dosen dan karyawan dan besarnya biaya yang harus dikeluarkan. Kasus-kasus pemutusan atau perekrutan tenaga kerja secara masal pada suatu organisasi merupakan proses internal yang sering terjadi dalam sistem ketenagakerjaan. Apabila hal ini tidak ditangani sedini mungkin akan menimbulkan dampak negatif dalam sistem organisasi tersebut, dan pada akhirnya akan menggangu produktivitas kerja. Jumlah dosen dan karyawan yang tersedia disetiap golongan dan yang keluar dapat diperkirkan dengan menggunakan rantai markov. Pemilihan metode rantai markov untuk menyelesaikan permasalahan ini karena dengan menggunakan rantai markov dapat ditentukan berapa peluang yang terjadi antar golongan dilihat dari data-data dosen dan karyawan beberapa tahun yang lalu sehingga nantinya dapat diketahui jumlah komposisi dosen dan karyawan yang seharusnya ada. Permasalahan Penelitian Dari latar belakang diatas dijelaskan bahwa Fakultas Teknik Unijoyo belum mempunyai panduan dasar yang formal dan tepat untuk merencanakan jumlah dosen dan karyawannya, sehingga terjadi ketidaksesuaian antara jumlah tenaga kerja yang ada dan jumlah tenaga kerja yang seharusnya ada atau yang dibutuhkan. Oleh karena itu, permasalahan yang diangkat pada penelitian ini adalah bagaimana menentukan jumlah kebutuhan dosen dan karyawan Fakultas Teknik Unijoyo dengan pendekatan rantai markov dan peramalan. Tujuan Penelitian Tujuan yang diharapkan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Memprediksi dosen dan karyawan yang akan keluar (mengundurkan diri, training, studi lanjut dan sebagainya ). 2. Memprediksi jumlah dan distribusi dosen dan karyawan yang tersedia pada tiap akhir tahun akademik. 3. Memprediksi jumlah dosen dan karyawan yang dibutuhkan setiap tahun akademik. 4. Memprediksi penambahan dosen dan karyawan baru yang diperlukan serta distribusinya. Ruang Lingkup Penelitian Beberapa hal yang menjadi batasan dalam penelitian ini adalah : A-16-2

3 1. Penelitian ini hanya dilakukan pada dosen dan karyawan Fakultas Teknik Unijoyo dan hanya ditujukan untuk merencanakan kebutuhan dosen dan karyawan yang didasarkan pada pola kebijakan manajemen untuk tahun akademik 2009/ Biaya rekrutmen, biaya pemutusan hubungan kerja dan proses mengenai perpindahan golongan, kenaikan gaji maupun proses keluar masuk dosen dan karyawan pada Fakultas Teknik Unijoyo tidak dibahas dalam penelitian ini. Asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah : 1. Dalam sistem ketenagakerjaan Fakultas Teknik Unijoyo, dosen dan karyawan dapat mengalami promosi (kenaikan golongan) 2. Prestasi kerja dosen dan karyawan dianggap normal, artinya karyawan hanya dapat naik jabataan/ golongan satu tingkat, meskipun prestasi kerjanya baik sekali. 3. Probabilitas transisi bersifat stasioner, artinya nilai probabilitas transisi dari tingkat yang satu ketingkat yang lainnya adalah tetap dan tidak tergantung kapan terjadinya transisi. 4. Masa studi dan training dosen diasumsikan 3 dan 1 tahun. METODA Penelitian ini termasuk penelitian studi kasus yang meliputi analisis kontekstual dan mendalam terhadap hal yang berkaitan dengan perencanaan SDM (dosen dan karyawan) Fakultas Teknik Unijoyo. Sedangkan unit analisis adalah kelompok dimana dibedakan menurut kelompok dosen, karyawan dan jurusan menjadi obyek penelitian. Data-data yang diperoleh adalah data-data yang didapatkan melalui data skunder, brainstroming dan wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dengan objek penelitian. Adapun data-data yang diperlukan untuk membuat perencanaan jumlah dan komposisi pegawai pada Fakultas Teknik Unijoyo adalah : 1. Data jumlah dosen dan karyawan pada Fakultas Teknik Unijoyo. 2. Data jumlah mahasiswa aktif dan baru Fakultas Teknik Unijoyo. 3. Data jumlah dan komposisi dosen dan karyawan pada Fakultas Teknik Unijoyo 4. Data jumlah dosen dan karyawan yang keluar dari Fakultas Teknik Unijoyo yang disebabkan oleh meninggal dunia, mengundurkan diri, sedang dalam masa training, sedang dalam masa studi dan pensiun. 5. Data jumlah penambahan dosen dan karyawan dalam Fakultas Teknik Unijoyo, baik karena rekrutmen dosen dan karyawan baru dari luar. 6. Data jumlah dosen dan karyawan yang mengalami kenaikan tingkat golongan pada Fakultas Teknik Unijoyo. Teknik pengolahan data menggunakan rantai markov dan peramalan, langkahlangkahnya adalah sebagai berikut : Langkah 1. Penentuan State Langkah awal dalam proses Markov adalah menentukan state-state apa saja yang ada dalam sistem tersebut. Penentuan state ini terdiri dari dua langkah, yaitu : a. Pengelompokan dan pendefinisian state yang ada dalam sistem Pendefinisian state ditinjau dari tingkat golongan kerja termasuk uraian dan syarat personil yang menduduki tiap golongan tersebut. State-state yang dikembangkan terdiri dari tiga kelompok, yaitu : - State tingkat golongan - State penambahan populasi Penerimaan dosen dan karyawan baru dari luar (rekrutmen) - State pengurangan populasi A-16-3

4 1. Dosen dan karyawan meninggal dunia 2. Dosen dan karyawan keluar dari Fakultas Teknik karena permintaannya sendiri. 3. Dosen dan karyawan mengalami pensiun kerja. 4. Dosen dan karyawan sedang dalam masa training ( 6 bulan ) 5. Dosen sedang dalam masa studi (± 2,5 tahun) b. Interaksi antar state Langkah 2. Pembentukan Matriks Probabilitas Transisi (MPT) Pembentukan MPT bertujuan unutuk menentukan komposisi dosen dan karyawan pada periode atau tahun akademik berikutnya. Matriks Probabilitas Transisi merupakan suatu matriks dimana elemen-elemenya adalah nilai probabilitas transisi dari suatu state ke state lain atau ke state itu sendiri dalam suatu sistem tertentu. Elemenelemen MPT didekati dengan menggunakan proporsi perpindahan antar state pada seluruh periode pengamatan. Proporsi perpindahan dari state i ke state j dinotasikan dengan Pij, yang didekati dengan hasil bagi antara jumlah individu yang mengalami perpindahan dari state i ke state j untuk seluruh pengamatan dengan jumlah individu state i. Seluruh matematis dapat ditulis sebagai berikut : Pij = T t 1 T i 1 nij ( t)...(1) n ( t) m i n (t) = nij (t)...(2) i j i Dimana Pij = probabilitas perpindahan dari state i ke state j T = jumlah periode pengamatan nij(t) = jumlah individu yang mengalami perpindahan dari state i ke state j selama periode t. ni(t) = jumlah individu di state i pada awal periode t Langkah 3. Peramalan Jumlah Karyawan dan Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Trunojoyo Untuk merencanakan jumlah dosen yang ideal pada penelitian ini yang akan diramalkan adalah jumlah mahasiswa. Menurut standar Program Pembangunan Nasional (Propenas), rasio jumlah mahasiswa dosen untuk eksakta 1 : 25. Dalam perencanaan jumlah karyawan tidak ada aturan yang pasti seperti dalam penentuan jumlah dosen sehingga yang akan diramalkan disini adalah jumlah karyawan itu sendiri. Jumlah karyawan dan mahasiswa Fakultas Teknik Unijoyo akan diramalkan dengan tiga metode peramalan yaitu : regresi linier, trend linier dan trend eksponensial. Pada tahap ini dilakukan juga pemilihan metode peramalan. Metode peramalan dipilih berdasarkan ukuran akurasi hasil peramalan. Langkah 4. Menentukan jumlah dan komposisi dosen / karyawan pada Fakultas Teknik Unijoyo. Pada tahap ini akan dihitung jumlah dosen dan karyawan Fakultas Teknik Universitas Trunojoyo untuk masing-masing state pada periode perencanaan berdasarkan proyeksi kecenderungan pada periode pengamatan. Perhitungan tersebut meliputi : (a). Komposisi dan jumlah dosen atau karyawan setelah adanya kenaikan golongan, serta yang keluar sebelum penambahan dari luar. A-16-4

5 (b). Komposisi pengurangan dosen atau karyawan (c). Jumlah penambahan dosen atau karyawan dan distribusinya pada tiap state atau golongan setelah terjadi penambahan dari luar pada akhir periode t. HASIL DAN DISKUSI Pembentukan Matrik Probabilitas Transisi (MPT) Proses pembentukan MPT dilakukan melalui estimasi terhadap elemen-elemen yang ada pada sistem tersebut. Sehingga dalam perencanaan jumlah karyawan terdapat 12 state, dimana state 1 sampai dengan state 10 menggambarkan golongan kerja karyawan, state 11 menggambarkan penambahan karyawan dan state 12 menggambarkan pengurangan karyawan. Setiap state memiliki probabilitas perpindahan satu state ke state yang lain atau ke state itu sendiri. Pada state 1 sampai 10, perpindahan antar state hanya dimungkinkan ke state yang satu tingkat yang lebih tinggi atau state akhir yaitu state 12, sedangkan untuk state 11 dapat bergerak ke state 1 hingga state 10. Hal ini juga terjadi dalam perencanaan jumlah dosen Fakultas Teknik. Analisa terhadap MPT dalam perencanaan jumlah dosen Fakultas Teknik, pada prinsipnya sama dengan analisa pada perencanaan jumlah karyawan, yang membedakan hanya jumlah statenya. Dalam prencanaan jumlah dosen Fakultas Teknik terdapat 7 state, dimana state 1 sampai dengan state 5 menggambarkan golongan kerja dosen, state 6 menggambarkan penambahan dosen dan state 7 menggambarkan pengurangan dosen. Setiap state memiliki probabilitas perpindahan satu state ke state yang lain atau ke state itu sendiri. Pada state 1 sampai 5, perpindahan antar state hanya dimungkinkan ke state yang satu tingkat yang lebih tinggi atau state akhir yaitu state 7, sedangkan untuk state 6 dapat bergerak ke state 1 hingga state 5. Setiap state tidak diijinkan untuk melakukan perpindahan ke state yang lebih rendah. Hal ini terjadi karena dalam sistem, setiap dosen dan karyawan hanya mengalami kenaikan golongan kerja, tetapi dosen dan karyawan tidak akan mengalami penurunan tingkat golongan. Pada setiap golongan kerja / state dapat terjadi penambahan dosen atau karyawan. Besarnya nilai / proporsi perpindahan antar state pada setiap periode bisa mengalami perubahan dan bisa tetap. Hal ini tergantung dari jumlah dosen dan karyawan yang mengalami perpindahan. Apabila tidak ada perpindahan atau transisi yang terjadi dari suatu state ke state lain atau ke state itu sendiri, maka nilai proababilitasnya adalah nol. Berdasarkan pada tabel 1, probabilitas perpindahan dari state 1 ke state 1, 2 dan 12 ( pada perencanaan jumlah karyawan Fakultas Teknik ) adalah. Tabel 1. Matrik Probabilitas Transisi pada Karyawan Fakultas Teknik Unijoyo Perpindahan Periode/tahun Dari Ke Pij 1 1 0,0000 0,0000 0,0000 0,0000 0,0000 1,0000 1, ,0000 0,0000 0,0000 0,0000 0,0000 0,0000 0, ,0000 0,0000 0,0000 0,0000 0,0000 0,0000 0,0000 Jumlah 0,0000 0,0000 0,0000 0,0000 0,0000 1,0000 1,0000 Nilai probabilitas perpindahan (Pij) dari nilai state 1 ke state 1 berbeda dengan nilai Pij dari nilai state 1 ke state 2 atau ke state 12, begitu pula dengan state yang lain. A-16-5

6 Terjadi perbedaan nilai probabilitas perpindahan antar state (Pij) adalah karena jumlah karyawan yang mengalami perpindahan pada setiap golongan berbeda-beda. Hasil Peramalan Berikut ini hasil peramalan jumlah mahasiswa dan karyawan Fakultas Teknik Unijoyo tahun akademik 2009/2010 1) Peramalan jumlah mahasiswa Teknik Informatika a) Peramalan jumlah mahasiswa aktif Teknik Informatika Dari hasil peramalan jumlah mahasiswa aktif Teknik Informatika dengan metode regresi linier untuk tahun akademik 2009/2010 adalah sebanyak 1050 orang. b) Peramalan jumlah mahasiswa baru Teknik Informatika Dari hasil peramalan jumlah mahasiswa baru Teknik Informatika dengan metode trend eksponesial tahun akademik 2009/2010 adalah sebanyak 371 orang. Sehingga jumlah mahasiswa Teknik Informatika tahun akademik 2009/2010 adalah 1421 orang. 2) Peramalan jumlah mahasiswa Teknik Industri Sama dengan peramalan mahasiswa Teknik Informatika, maka jumlah mahasiswa Teknik Industri tahun akademik 2009/2010 adalah 342 orang. 3) Peramalan karyawan Fakultas Teknik Dari hasil peramalan jumlah karyawan Fakultas Teknik dengan metode trend linier tahun 2009 adalah 24 orang Hasil Perhitungan Markov Berdasarkan hasil perhitungan dengan menggunakan rantai markov, diperoleh jumlah karyawan yang akan keluar maupun yang direkrut oleh Fakultas Teknik Universitas Trunojoyo dari tahun 2007 sampai dengan tahun Tabel 2. Perkiraan jumlah karyawan, dosen Teknik Informatika dan Teknik Industri dan golongan jabatan Komposisi Jumlah SDM Jumlah SDM yang Jumlah SDM Baru SDM berdasarkan yang dibutuhkan yang dibutuhkan Keluar Tersedia golongan jabatan Karyawan II/ a = 1 dan II/c = 3 Dosen IF III/a = 9 dan III/ b = 1 Dosen TI Pada tahun 2009, jumlah karyawan yang diperlukan oleh Fakultas Teknik Universitas Trunojoyo adalah 24 orang. Namun terjadi pengurangan karyawan sebanyak 1 orang. Sehingga jumlah karyawan yang tersedia setelah adanya pengurangan karyawan adalah sebanyak 20 orang. Pada tabel 2, dapat dilihat bahwa penambahan karyawan di Fakultas Teknik Universitas Trunojoyo secara keseluruhan adalah sebanyak 4 orang. Dimana penambahan jumlah karyawan ini berasal dari perekrutan karyawan baru. Jumlah dosen Teknik Informatika yang diperlukan oleh Fakultas Teknik Universitas Trunojoyo adalah 57 orang dan terjadi pengurangan sebanyak 8 orang akibat studi lanjut, training dan lain-lain. Penambahan dosen diperkirakan sebanyak 14 A-16-6

7 orang. Pada tahun akademik 2009/2010 diperkirakan ada 4 orang dosen akan kembali dari studinya sehingga jurusan teknik informatika hanya perlu merekrut dosen baru dari luar yang sesuai dengan golongan yang dibutuhkan sebanyak 14-4 = 10 orang. Sedangkan jumlah dosen Teknik Industri pada periode sekarang saja mencapai 21 orang. Hal ini berarti Jurusan Teknik Industri mengalami kelebihan jumlah dosen. Oleh karena itu untuk tahun akademik 2009/2010 Jurusan Teknik Industri disarankan tidak melakukan perekrutan dosen baru akan tetapi melakukan pembagian kerja yang lebih efektif. KESIMPULAN 1. Dari hasil peramalan yang telah dilakukan didapatkan hasil akhir berupa estimasi jumlah dosen dan karyawan tahun akademik 2009/2010. Dosen Teknik Informatika 57 orang, sedangkan Dosen Teknik Industri 14 orang. Sedangkan karyawan Fakultas Teknik 24 orang. 2. Dari perhitungan dengan menggunakan rantai markov dan model peramalan diperoleh distribusi penambahan jumlah karyawan dan dosen Fakultas Teknik Universitas Trunojoyo sebagai berikut : a. Pada Jurusan Teknik Informatika Pada tahun akademik 2009/2010, terdapat penambahan jumlah dosen yang berasal dari perekrutan dari luar sebanyak 9 orang pada golongan III/a dan 1 orang pada golongan III/b b. Pada Jurusan Teknik Industri Pada tahun akademik 2007/2008 hingga tahun akademik 2009/2010 Jurusan Teknik Industri disarankan tidak melakukan perekrutan dosen baru akan tetapi melakukan pembagian kerja yang lebih efektif. c. Pada Karyawan Fakultas Teknik Pada tahun akademik 2009/2010 juga terdapat penambahan jumlah karyawan untuk golongan II/a dan golongan II/c, yaitu : 1 orang dan 3 orang SARAN 1. Kepada pihak-pihak yang berwenang dan terkait dengan kepegawaian Fakultas Teknik Universitas Trunojoyo sebaiknya mengadakan evaluasi pada waktu-waktu tertentu, agar jumlah tenaga kerja yang tersedia dapat menunjang program kerja Fakultas Teknik Universitas Trunojoyo baik berupa program jangka pendek maupun jangka panjang. Hasil penelitian ini dapat menjadi bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan mengenai penambahan tenaga kerja pada Fakultas Teknik Universitas Trunojoyo 2. Diperlukan adanya penelitian lebih lanjut mengenai perencanaan kebutuhan jumlah dosen dan karyawan pada Fakultas Teknik Universitas Trunojoyo dengan mempertimbangkan beban kerja dan jabatan fungsional. DAFTAR PUSTAKA Aritonang R, dan Lerbin R Peramalan Bisnis. Jakarta : Ghalia Indonesia. Bronson, Richard Teori dan Soal-soal Operation Research. Jakarta: Erlangga. Hasan, Iqbal.M Ir Statistika 1(Statistik Deskriptif). Jakarta : Bumi Aksara. A-16-7

8 Hillier, Lieberman. Introduction to Operation Research. New York : Mc Graw Hill Publishing. Ibrahim, Yacob.M Drs Studi Kelayakan Bisnis.Jakarta : Rineka Cipta. Mangkuatmodjo, Soegyarto Prof, Drs Statistik Lanjutan. Jakarta: Rineka Cipta. Mangkunegara, Prabu.A, Dr Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia. Bandung : Refika Aditama. Mulyono, Sri Riset Operasi. Jakarta : FE UI. Nasution, Arman H Perencanaan dan Pengendalian Persediaan. Jakarta : Gunawidya. Retno Handayani, Dini Perencanaan Tenaga Kerja pada Sekretariat Pemerintah Kota Balikpapan dengan Pendekatan Markov Chain. Skripsi. Jurusan Teknik Industri. Fakultas Teknik.UPN Yogykarta Rosadi, Dedi Pengambilan Keputusan Markov dan Aplikasinya di Bidang Periklanan : Sabandi M Regresi Sederhana : http : // fkip.uns.ac.id/epspe/tpd Regresi sederhana. Siagian P Penelitian Operasional Teori dan Praktek. Jakarta : UIP. Subgyo, Pangestu., Asri Marwan., dan Handoko Hani. T Dasar- dasar operation Research, edisi dua. Yogyakarta : PT BPFE. Suharyadi MS,Dr,Ir Komersialisasi Melanda PTN. Kompas (Jakarta), 12 Mei. Supranto, Johanes Prof, M.A, APU Analisis Multivariat : Arti & Interpretasi. Jakarta : Rineka Cipta. Taha, Hamdy A Operation Research : An Introduction, edisi ketiga. New York : Macmillan Publishing Co., Inc. A-16-8