ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJADWALAN GURU DI SEKOLAH

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJADWALAN GURU DI SEKOLAH Indyah Hartami Santi 1), Ikmah 2) 1),2) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl. Ring road Utara, Condongcatur, Sleman, Yogyakarta indyahartamisanti18@gmail.com 1) ikmahdahwan01@gmail.com 2) Abstrak Pembuatan jadwal guru di sekolah pada umumnya dibuat dengan cara yang sederhana yaitu pengisian jadwal di ketik secara manual dan diperbanyak dengan cara foto copy. Cara yang digunakan kurang efektif dan kurang efisien karena mempunyai keterbatasan yaitu lambat dalam pencarian data pembagian jadwal, dan memungkinkan terjadinya kesalahan dalam membuat jadwal. Atas dasar tersebut perlu dibangun sistem informasi penjadwalan agar lebih mempermudah pihak akademik dalam menyusun jadwal. Dalam pembangunan sistem informasi ini agar dapat memenuhi kebutuhan pengguna perlu dilakukan pemodelan yang fungsinya untuk mencegah terjadinya kesalahan pada saat pembuatan sistem, sehingga proses menjadi lebih cepat. Dalam menganalisa dan merancang sebuah sistem informasi diperlukan tahapan-tahapan yang terstruktur mulai dari sistem request, analisa kebutuhan fungsional dan non fungsional, dibentuknya use case diagram dan dikembangakan ke pemodelan dan ERD serta merancang user interface. Dengan adanya analisis dan perancangan yang terbentuk peneliti berharap dapat dihasilkan sebuah sistem informasi yang dapat mempermudah proses penjadwalan guru di sekolah yang sesuai dengan kebutuhan. Kata kunci : penjadwalan, Sistem request, fungsional dan non fungsional, use case, ERD, user interface 1. PENDAHULUAN Pembuatan jadwal guru di sekolah yang masih menggunakan bantuan kertas, bolpoin kemudian dimasukkan ke dalam Microsoft Excel untuk mengetikkan data laporan hasil jadwal, setelah itu hasil laporan jadwal diberikan kepada setiap guru untuk mencari jadwal dari masing-masing guru, karena hasil jadwal tersebut belum dipisah-pisah antara guru satu dengan guru lain, hal ini telah terbukti membutuhkan waktu yang lama sampai berbulan-bulan yang dibuat oleh bagian akademik. Latar belakang kenapa dilakukan penelitian ini karena penjadwalan guru yang ada di sekolah masih dibuat secara manual.cara yang digunakan kurang efektif dan kurang efisien karena mempunyai keterbatasan yaitu lambat dalam pencarian data, pembagian jadwal, dan memungkinkan terjadinya kesalahan dalam membuat jadwal. Tujuan dilakukan penelitian ini adalah untuk melakukan analisis dan perancangan sistem informasi penjadwalan guru di sekolah yang dapat mempermudah pihak sekolah dalam proses penjadwalan secara otomatis. Dari hasil penelitian yang peneliti lakukan pada analisis dan perancangan sistem informasi penjadwalan, masih belum menggunakan pemodelan UML, seperti pada penelitian dengan Judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjadwalan Guru di SMK YPE Sawunggalih Kutoarjo[1] dan penelitian dengan Judul Aplikasi Pengolahan Data Penjadwalan Mengajar SMK Muhammadyah 1 Palembang Menggunakan Borland Delphi 7.0[2] juga tidak membahas secara detail pemodelannya. Maka dari hasil penelitian tersebut peneliti mencoba mengembangkannya, sehingga dapat peneliti simpulkan agar perancangan sistem informasi penjadwalan yang peneliti usulkan menjadi lebih baik, diantaranya adalah sebagai berikut : a. Menggantikan proses pembuatan penjadwalan yang masih manual menjadi sistem penjadwalan yang terkomputerisasi. b. Memudahkan dalam pembuatan jadwal yang memakan waktu sangat lama. c. Mengatasi masalah dalam penjadwalan yaitu menghindari jadwal guru yang sama pada satu kelas dan pada jam yang sama d. Mempermudah bagian kurikulum dalam membuat jadwal secara cepat dan tepat e. Memberikan informasi jadwal yang lebih akurat dan tepat f. Memudahkan guru mengetahui jadwal mengajar

2 Metode penelitian yang peneliti lakukan dengan metode wawancara, observasi, studi pustaka, studi analisis dan studi perancangan. 2. PEMBAHASAN Kebutuhan bisnis dalam perancangan sistem informasi penjadwalan ini dibangun untuk memenuhi permintaan dari sekolah dengan harapan sistem dapat membantu memberikan kemudahan untuk memproses penjadwalan guru secara otomatis yang dilakukan setiap tahun ajaran baru, juga sebagai sistem Informasi yang dapat menunjang Kegiatan Belajar Mengajar di sekolah. Dalam membangun sebuah sistem informasi perlu dilakukan analisa. Dalam pembahasan ini digunakan analisa PIECES yang tersaji seperti pada table 1 berikut : Anali sis Perfor mance Inform ation Econo mic Param eter Jumlah Produk si Trough put Waktu (Respo nse Time) Akurat Releva n Tepat Waktu Biaya dan manfaa t Tabel 1. Analisa PIECES Kelemahan - Keterlambatan memberikan informasi oleh bagian kurikulum perihal jumlah guru yang bertambah membuat bagian kurikulum melakukan proses pengulangan penjadwalan guru lagi dengan menambahkan guru ke jadwal yang telah disusun. Dan hal tersebut akan memperlambat kinerja proses. - Proses penyampaian jadwal guru menghabiskan waktu yang lama. - Membutuhkan waktu berbulan-bulan untuk dapat menyelesaikan jadwal tersebut. - Pembuatan laporan masih manual, terkadang terjadi kesalahan pencatatan sehingga dalam proses ini membutuhkan waktu yang lama. - Tidak adanya laporan jadwal per- guru, yang ada semua guru dijadikan satu jadwal dan harus mencari jadwal guru yang bersangkutan sendiri-sendiri. Hal ini membutuhkan proses yang sangat lama. - Informasi yang dihasilkan masih belum akurat karena masih terjadi kesalahan dalam proses penjadwalan guru. - Tanpa sengaja informasi jadwal yang disampaikan kepada guru tidak sesuai, karenakesalahan memberikan informasi jadwal terbaru. - Informasi berupa laporan penjadwalan guru masih belum relevan. - Penyampaian informasi jadwal sering terlambat karena keterlambatan pembuatan jadwal terbaru. - Apabila bagian kurikulum ingin mendapatkan aplikasi sistem penjadwalan guru yang lebih baik dan mudah penggunaannya, harus membeli perangkat lunak dengan harga yang mahal. - Penyebaran informasi menggunakan kertas yang ditulis manual sering terjadi kesalahan sehingga kertas tidak bisa digunakan lagi. - Keluaran informasi yang dihasilkan kurang memenuhi kebutuhan karena informasi tersebut sering hilang, jika harus merubah data harus dilakukan penulisan ulang. Contro l eficien cy Servic e Hak akses Keama nan data Sumbe r daya manusi a Pelaya nan Sumber : Ikmah, 2014[1] - Informasi kurang bisa dijaga dengan baik karena media penyimpanannya kertas dan diletakkan disembarang tempat jadi semua orang bisa memiliki hak akses informasi. - Pengarsipan manual memungkinkan semua warga sekolah dapat melihat secara langsung data-data sekolah secara keseluruhan tanpa adanya hak akses yang membedakan. - Keamanan kurang terjamin dan memungkinkan penyalahgunaan data. - Menungkinkan kerusakan fisik pada kertas menyebabkan data rusak. - Pembuatan laporan penjadwalan guru yang tidak tepat waktu karena kelalaian bagian kurikulum. Selain itu kesalahan penulisan isi laporan dapat mengakibatkan kebenaran dari data kurang terjamin. - Dalam laporan penjadwalan guru harus mengumpulkan semua arsip arsip yang ada, sehingga tidak efisien dalam menggunakan waktu dan membutuhkan sumber daya manusia yang berlebihan. - Tertundanya pembuatan jadwal karena terselipnya bahkan hilangnya data guru baru maupun lama, data mata pelajaran. - Proses penyerahan jadwal masih menggunakan cara manual yaitu dengan memberikan print jadwal keseluruhan yang sudah jadi dan setiap guru harus satu persatu mencari jadwal masing-masing, tanpa adanya laporan jadwal perguru. Dari hasil penelitian, maka sistem informasi penjadwalan yang dibangun ini harus memiliki kemampuan, sebagai berikut : a. Penjadwalan, dimana dapat memproses penjadwalan guru secara otomatis. b. Pengelolaan data master, dimana dapat pengelolaan secara detail data yang dibutuhkan penjadwalan meliputi : data guru, data kelas, data jurusan, data mata pelajaran, data hari dan data jam c. Laporan, dimana dapat mencetak laporan data guru, data kelas, data jurusan, data mata pelajaran, laporan penjadwalan perguru, laporan penjadwalan guru secara keseluruhan, laporan penjadwalan per kelas dan laporan penjadwalan semua kelas di setiap tahun ajaran baru Nilai yang diharapkan dari perancangan sistem penjadwalan yang tangible adalah dapat mengurangi biaya operasional, dapat meminimalisir kesalahan dalam melihat jadwal mengajar, dapat mempercepat dalam proses menyusun jadwal dan dapat memberikan informasi jadwal kepada guru Sedangkan yang Intangible adalah meningkatnya kualitas dalam pengolahan jadwal, meningkatnya kreativitas suatu karya dengan memanfaatkan teknologi computer dan meningkatnya kemampuan dan kemauan untuk mengolah data menggunakan teknologi komputer

3 Ditinjau dari functional requirement (kebutuhan fungsional) perancangan sistem informasi penjadwalan meliputi 3 proses, yaitu : 1. Proses Penjadwalan Guru Proses penjadwalan guru dimulai dari petugas menginputkan data-data yang diperlukan, seperti data guru, data kelas, data jurusan, data mata pelajaran. Selain itu petugas dapat menginputkan pembagian tugas guru berdasarkan SK yang sudah ditentukan. Setelah petugas menginputkan semua data, maka dapat melakukan proses penjadwalan guru secara otomatis, penjadwalan guru dilakukan melalui proses generate. Bagian terakhir dalam perancangan sistem ini petugas mencetak laporan laporan data yang ada 2. Proses Bagian Pengelolaan Data Master Pada proses pengolahan data master sistem informasi akan mengolah data guru, data kelas, data jurusan, data mata pelajaran, data jam dan data hari. 3. Proses Pihak Manajemen Proses di pihak manajemen adalah mencetak laporan data guru, data kelas, data mata pelajaran, data jurusan dan jadwal. dengan menambahkan fitur yang berfungsi untuk membuat laporan data guru menjadi lebih cepat. Use Case Use case diagram merupakan model diagram UML yang digunakan untuk menggambarkan requirement fungsional yang diharapkan dari sebuah sistem. Use case diagram menekankan pada siapa melakukan apa dalam lingkungan sistem perangkat lunak yang akan dibangun. [3] Sedangkan untuk kebutuhan Non Functional Requirement meliputi: 1. Requirement Operational Sistem informasi penjadwalan dapat berjalan di satu komputer, bersifat off line, person data yang diperlukan adalah data yang diperoleh langsung dari narasumber dalam hal ini adalah yang mengatur pembagian jadwal mengajar pada bagian kurikulum, sistem informasi penjadwalan harus dapat diintegrasikan dengan pendataan guru, sistem pendataan kelas, sistem pendataan jurusan, sistem pendataan mata pelajaran. 2. Performance Requirement Proses interaksi antara user dengan sistem tidak boleh lebih dari 5 detik dan harus tersedia selama 8 jam kerja selama 6 hari kerja per minggu 3. Security Requirement Sistem informasi dilengkapi dengan password, data Master hanya boleh di akses oleh admin dan admin yang akan melakukan login harus menggunakan account yang telah terdaftar dan password baru bisa mendapatkan hak akses ke dalam halaman masingmasing serta laporan hanya boleh di akses oleh admin dan kepala sekolah 4. Cultural and Political Requirement Perancangan sistem informasi ini dapat menggambarkan proses penjadwalan, dapat menangani proses penjadwalan guru di sekolah, Gambar 1. Use case diagram Pada gambar 1 menunjukkan use case diagram yang berlaku dalam sistem informasi penjadwalan sekolah dimana terlihat bahwa dalam sistem melibatkan dua actor yaitu kepala sekolah dan admin dimana sebelum melakukan aktivitas di dalam sistem kedua actor harus melakukan proses login. Kegiatan yang dilakukan kepala sekolah adalah mengelola data guru yang bersama-sama juga dilakukan oleh admin. Sementara admin selain mengelola data guru juga melakukan aktivitas yang lain yaitu mengelola data kelas, mengelola data jurusan, mengelola data mata pelajaran, mengelola data jam, mengelola data hari, dan mengelola data mengajar. Class Diagram Class Diagram adalah diagram yang digunakan untuk menampilkan beberapa kelas sertapaket-paket yang ada dalam sistem yang sedang digunakan, yang memberikan gambaran tentang sistem dan relasi-relasi yang ada di dalamnya.[3] Class adalah kumpulan objek-objek dengan dan yang mempunyai struktur umum, behavior umum, relasi

4 umum, dan semantic/kata yang umum. Class-class ditentukan/ditemukan dengan cara memeriksa objekobjek dalam sequence diagram dan collaboration diagram. Sebuah class digambarkan seperti sebuah bujur sangkar dengan tiga bagian ruangan. Class sebaiknya diberi nama menggunakan kata benda sesuai dengan domain/bagian/kelompoknya Class adalah blok - blok pembangun pada pemrograman berorientasi obyek. Sebuah class digambarkan sebagai sebuah kotak yang terbagi atas 3 bagian. Bagian atas adalah bagian nama dari class. Bagian tengah mendefinisikan property/atribut class. Bagian akhir mendefinisikan method-method dari sebuah clas. Class Diagram tersebut terlihat pada gambar 2. tiap kelas mendefinisikan metode tiap kelas diantaranya Add, update, delete, save dan print. Entity Relationship Diagram Membuat ERD adalah awal untuk mendapatkan sebuah rancangan database yang dapat mengakomodasi kebutuhan penyimpanan data terhadap yang sedang kita tinjau. Setelah itu dapat dilakukan optimasi diagram E-R (final design) dengan mempertimbangkan anomalyanomaly dan aspek-aspek efisiensi, kinerja dan fleksibilitas[4]. Hubungan antar entity yang terbentuk adalah dimana setiap entityakan mempunyai relational dan entity lainnya dengan derajat kardinalitas tertentu.hubungan relasi tersebut terlihat pada gambar 3. Gambar 2. Class diagram Gambar 2 menunjukkan class diagram dalam sistem informasi penjadwalan sekolah terdiri atas 9 kelas meliputi kelas,guru, mengajar, mata pelajaran, jadwal,, hari, jam, jurusan dan setting. Pada bagian awal class diagram terlihat nama masingmasing class dan di bagian tengah class terlihat atributatribut class meliputi nama attribute dan tipe data dari masing-masing attribut. Sementara pada bagian akhir Gambar 3.Rancangan ERD penjadwalan sekolah Relasi Antar Tabel Relationship set adalah sekumpulan relasi yang mempunyai tipe yang sama[3]. Relasi tabel tersebut terlihat pada gambar 4. Gambar 4 menunjukan hasil dari pemodelan ERD yang berbentuk relasi antar tabel. Relasi ini terbentuk dari 9

5 buah tabel yang dibentuk dari seluruh entitas yang sudah dirancang [4]. Guna menghubungkan antara tabel satu dengan yang lainnya digunakan key field dimana pada tabel guru key field nya adalah NIP, tabel hari key field nya nama-hari, tabel jam key field nya jamke,tabel mengajar key field nya Id_mengajar, tabel mapel key field nya id_mapel, table kelas key field nya id_kelas, tabel jurusan key field nya id_jurusan Gambar 5. Rancangan Login Gambar 5 menunjukkan rancangan login.sebelum masuk pada menu utama, user harus melakukan login terlebih dahulu. Jika menu login username dan password benar maka akan masuk ke menu utama, tetapi jika salah maka akan ditampilkan pesan kesalahan. Gambar 6. Rancangan Menu Utama Gambar 6 menunjukkan rancangan menu utama. Menu tampilan utama dalam rancangan sistem informasi penjadwalan ini digunakan untuk membuka menu-menu pilihan yang berupa file untuk keluar dari menu utama pilih exit. Menu master meliputi form guru, form kelas, form mata pelajaran, form jurusan dan lain-lain. User interface Gambar 4.Relasi Antar Tabel Antarmuka pengguna merupakan tampilan dimana pengguna berinteraksi dengan sistem. Tujuan dari antarmuka pengguna adalah untuk memungkinkan pengguna menjalankan setiap tugas dalam kebutuhan setiap pengguna (user requirement)[4]. Bagian akhir dalam perancangan sistem informasi penjadwalan ini adalah rancangan user interface, dimana rancangan tampilan awal adalah tampilan login. Gambar 7. Rancangan Data Guru

6 Gambar 7 menunjukkan rancangan input data guru. Rancangan input data guru digunakan oleh admin untuk menginputkan semua field field yang ada. Dengan cara klik kanan maka akan muncul pilihan seperti tambah, edit, hapus data guru. Gambar 9. Rancangan Laporan Data Jadwal Guru Gambar 9 menunjukkan rancangan laporan jadwal guru. Rancangan ini akan memperlihatkan hasil secara keseluruhan jadwal guru yang sudah dibuat. 3. KESIMPULAN Gambar 7. Rancangan Setting Gambar 7 menunjukkan rancangan setting. Rancangan input data Setting digunakan oleh admin untuk menginputkan semua field-field yang ada antara lain Seting Pelajaran, Setting Jam, Setting Guru. Penjadwalan guru sekolah yang pada awalnya di buat secara manual, perlu dibangun sebuah sistem yang dapat otomatisasi.untuk itu perlu dilakukan analisa kebutuhan dan perancangan sistem informasi penjadwalan melalui mekanisme yang terstruktur meliputi tahapan sistem request, analisa kebutuhan fungsional maupun non fungsional, membuat pemodelan dengan bentuk use case, class diagram dan user interface. Dengan melakukan analisis kebutuhan dan perancangan yang baik maka dihasilkan sebuah sistem yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. DAFTAR PUSTAKA [1] Ikmah, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjadwalan Guru Di SMK YPE Sawunggalih Kutoarjo, In Skripsi. STMIK AMIKOM Yogyakarta [2] H.Muhamad Aplikasi Pengolahan Data Penjadwalan Mengajar SMK Muhammadiyah Palembang Menggunakan Program Borland Delphi 7.0.In Skripsi. STMIK Palcom Tech Palembang [3] Rosa AS, M Shalahudin, Rekayasa Perangkat Lunak terstruktur dan berorientasi obyek, penerbit informatika Bandung, 2013 [4] Al Fatta, Hanif,. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, Yogyakarta: Andi, 2007 Gambar 8. Rancangan Buat Jadwal Baru Gambar 8 menunjukkan rancangan membuat jadwal baru. Rancangan membuuat Jadwal Baru digunakan oleh admin untuk membuat Jadwal caranya tinggal Klik Generate, maka akan tampil jadwal mengajar guru. Biodata Penulis Indyah Hartami Santi,memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika ISTP Malang, lulus tahun Saat ini sedang menempuh Program Magister Teknik Informatika di STMIK AMIKOM Yogyakarta dan menjadi Dosen di Universitas Islam Balitar Blitar. Ikmah,memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2014.Saat ini menjadi Mahasiswa Magister Teknik Informatika di STMIK AMIKOM Yogyakarta.