PANDUAN SINGKAT. PENGGUNAAN APLIKASI SISTEM INFORMASI BARANG PERSEDIAAN (Sembarangan V1.4)

Transkripsi

1 PANDUAN SINGKAT PENGGUNAAN APLIKASI SISTEM INFORMASI BARANG PERSEDIAAN (Sembarangan V1.4) A. TAMPILAN DAN MENU DALAM APLIKASI Aplikasi Sembarangan V1.4 merupakan sebuah aplikasi sederhana yang dibuat secara amatir namun tidak mengurangi esensi dan substansi dari prosedur penatausahaan barang persediaan atau barang pakai habis yang telah ditentukan oleh peraturan yang berlaku. Aplikasi ini berbasis MS Access 2010 sehingga akan kurang optimal jika dijalankan pada MS Acces versi yang lebih lama. Berikut adalah tampilan awal Aplikasi : MENU INPUT (PENGISIAN DATA) MENU CETAK - LAPORAN Beberapa menu yang tersedia adalah sebagai berikut : 1. MENU INPUT (PENGISIAN DATA) : a. INPUT : NAMA BARANG b. INPUT : TRANSAKSI BARANG 2. MENU CETAK (CETAK LAPORAN) a. CETAK : KARTU BARANG b. CETAK : 1

2 B. INPUT : NAMA BARANG Pada aplkasi ini telah tersedia nama barang pakai habis yang biasa digunakan secara umum, namun dapat ditambahkan nama barang baru jika tidak tersedia dengan cara sebagai berikut : Klik pada tombol (kotak) disebelah kiri Menu INPUT : NAMA BARANG sampai muncul tampilan seperti berikut : Klik TAMBAH sehingga akan muncul baris kosong untuk diisi sebagai berikut : Isikan Nama Barang dan Kolom lainnya. Sebagai contoh adalah Buku Gambar A4 dengan harga satuan (HARGA TRANSAKSI TERAKHIR), satuan buku dan jenis barang adalah Alat Tulis Kantor. Kolom Saldo Awal Harus diisi dengan Angka 0 (Nol). Pilihan Jenis Barang PENTING!!!! JANGAN GUNAKAN TOMBOL ENTER, GUNAKAN MOUSE UNTUK PINDAH KOLOM 2

3 C. INPUT : TRANSAKSI BARANG INPUT : TRANSAKSI BARANG merupakan menu yang paling utama dalam mengisikan data-data transaksi barang yang terjadi baik Barang Masuk (Penerimaan Barang) maupun Barang Keluar (Penyaluran Barang). Pada aplikasi ini, semua transaksi baik masuk maupun keluar diinput dalam satu menu ini, namun pengisiannya tidak diperkenankan secara bersamaan atau dalam satu transaksi. Sebagai contoh berikut terdapat 2 (dua) transaksi barang untuk diisikan pada Aplikasi. 1. Pada Hari ini (tanggal sekarang) telah diterima barang-barang keperluan kantor (ATK) dari Toko Budiman sejumlah Rp ,- dengan rincian sebagai berikut : - Kertas HVS Folio sebanyak 10 Rim seharga Rp ,- / rim - Kertas HVS A4 (Kuarto) sebanyak 5 Rim seharga Rp ,- / rim - Tip Ex sebanyak 5 buah seharga Rp ,- / buah - Gunting Besar sebanyak 3 buah dengan harga Rp ,- / buah - Tinta Printer Hitam (Data Print) sebanyak 5 kotak dengan harga Rp ,- / kotak - Tinta Printer Hitam (Data Print) sebanyak 2 kotak dengan harga Rp ,- / kotak - Pulpen Snowman (biasa) sebanyak 5 kotak dengan harga Rp ,- / kotak 2. Pada Hari ini (tanggal sekarang) telah disalurkan barang-barang kepada Bagian Tata Usaha dengan rincian sebagai berikut : - Kertas HVS Folio sebanyak 2 rim - Tip Ex sebanyak 2 buah - Pulpen Biasa sebanyak 1 kotak - Gunting Besar sebanyak 1 buah Pengisian data transaksi barang dimulai dengan meng-klik tombol kotak disebelah kiri menu INPUT : TRANSAKSI BARANG sehingga akan muncul halaman seperti berikut : BUKTI TRANSAKSI (TANDA TERIMA) RINCIAN BARANG DALAM BUKTI TRANSAKSI (TANDA TERIMA) MENCETAK TANDA TERIMA (BUKTI TRANSAKSI) MENCETAK BUKTI PENYALURAN (TANDA TERIMA) 3

4 KLIK Tombol TAMBAH pada bagian atas halaman, dan isikanlah data dan rincian transaksi sesuai dengan transaksi diatas sehingga menghasilkan halaman seperti berikut : K O S O N G (Nama Barang Pada Rincian Transaksi DIPILIH dari DAFTAR BARANG yang telah ada) Setelah diisi secara lengkap dan sesuai dengan Barang yang Diterima, KLIK pada Tombol SIMPAN dan kemudian CETAK BAPB untuk menampilkan hasil perhitungan dan Tanda Terima Barang dari Supplier/Penyedia Barang sebagai Bukti bahwa Barang Telah Diterima yang kemudian dilampirkan sebagai syarat pembayaran. Berikut tampilan BAPB/ Tanda Terima Barang : 4

5 BERIKUTNYA : Input transaksi nomor 2 berupa penyaluran barang kepada Bagian Tata Usaha seperti disebutkan diatas dengan kembali meng-klik tombol TAMBAH dan mengisikan data-data transaksi seperti pada tampilan berikut ini : K O S O N G K O S O N G Setelah diisi secara lengkap dan sesuai dengan Barang yang Diterima, KLIK pada Tombol SIMPAN dan kemudian CETAK SPPB untuk Tanda Terima Barang oleh Pemakai (Bagian TATA USAHA) untuk ditandatangani sebagai Bukti bahwa Barang Telah Diterima/Disalurkan. Berikut tampilan SPPB/ Tanda Terima Penyaluran Barang : 5

6 D. MENGHAPUS DAN MERUBAH TRANSAKSI Merubah atau menghapus data transaksi dapat dilakukan juga pada menu INPUT : TRANSAKSI BARANG, namun hal ini perlu dilakukan dengan hati-hati karena transaksi akan terhapus secara permanen (tidak dapat di-undo). 1. Perubahan data transaksi, dapat dilakukan langsung dengan mencari transaksi yang dipilih dan langsung dilakukan perubahan atas data yang telah diisikan sebelumnya. 2. Penghapusan data transaksi HARUS dimulai dengan menghapus RINCIAN BARANG satu persatu, dan setelah dipastikan tidak ada lagi rincian barangnya, baru dapat dilaksanakan Penghapusan Transaksi dengan menggunakan menu HAPUS TRANSAKSI pada Tombol berwarna hijau disebelah kanan atas Rincian Barang. 4. HAPUS TRANSAKSI SETELAH TIDAK ADA LAGI RINCIAN BARANG 2. KLIK KANAN PADA RINCIAN BARANG YANG AKAN DIHAPUS 3. HAPUS RINCIAN BARANG 1. MENCARI TRANSAKSI YANG TELAH DIISIKAN (DI-INPUT) Setiap kali kita akan menghapus, maka akan muncul Dialog Box berikut untuk mengingatkan kita bahwa penghapusan bersifat permanen dan tidak dapat di-undo. 6

7 E. MENCETAK LAPORAN 1. CETAK KARTU BARANG Untuk mencetak Kartu Barang, setelah meng-klik tombol menu CETAK : KARTU BARANG maka akan terlihat tampilan seperti berikut : TOMBOL UNTUK MENCETAK KARTU BARANG MENCARI NAMA BARANG YANG AKAN DICETAK KARTUNYA 2. CETAK LAINNYA Menu-menu cetak Laporan yang lainnya cukup sederhana dan akan langsung menampilkan halaman yang siap dicetak. SELESAI Kritik, Saran, Pertanyaan dan Konsultasi yang berkaitan dengan aplikasi Sembarangan V1.4 dapat dilayangkan melalui mantra_debosa@yahoo.com atau sms ke nomor (nyoman). 7