STUDI KASUS ANALISIS SISTEM PENYIMPANAN OBAT DI SUB BAGIAN LOGISTIK RUMAH SAKIT GRHA PERMATA IBU TAHUN 2014

Transkripsi

1 STUDI KASUS ANALISIS SISTEM PENYIMPANAN OBAT DI SUB BAGIAN LOGISTIK RUMAH SAKIT GRHA PERMATA IBU TAHUN 2014 Restia Ardia Rini ; Sandi Iljanto Departemen Administrasi Kebijakan Kesehatan, Fakultas Kesehatan Masyarakat ardiarestia@gmail.com Abstrak Studi ini bertujuan untuk menganalisis sistem penyimpanan obat di Sub Bagian Logistik Rumah Sakit Gra Permata Ibu Tahun Hasil penelitian menemukan bahwa sistem penyimpanan obat belum sesuai dengan standar dan indikator penyimpanan yang efektif. Hal ini diketahui dari ditemukannya obat yang kadaluarsa dalam jumlah banyak, ditemukannya kejadian obat out of stock, over stock, dan dead stock, kekurangan jumlah SDM, serta ketidakcukupan gudang dan prasarana untuk memuat inventory. Studi ini menyarankan agar dilakukan penambahan SDM sebagai tenaga stock control, pembuatan stok minimum dan maksimum, pembuatan jadwal permintaan dan kedatangan barang, serta penambahan gudang dan prasarana untuk penyimpanan obat. Abstract This study aimed to analyze the drug storage system in Sub-Section Logistic, Grha Permata Ibu Hospital year The study found that the storage system is not appropriate yet with the indicators of effective storage,for example there were expired drugs in large quantities, out of stock, over stock, dead stock, a shortage of employees, and inadequacy of warehouse and its infrastructure. This study suggested to recuit a stock control staff, determine minimum and maximum stock, make a request and arrival schedule of goods, and expand the warehouse capacity and complete the storage infrastructure. Keywords: storage system, out of stock, over stock, dead stock, warehouse. 1. Pendahuluan Dalam UU RI NO.44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit dijelaskan bahwa Rumah

2 Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Semakin tingginya tuntutan masyarakat terhadap kualitas pelayanan membuat penyelenggara berkompetisi dalam memberikan pelayanan prima. Pelayanan prima dapat diperoleh melalui kerjasama atau koordinasi yang baik antar unit. Dengan berbagai jenis pelayanan yang dimiliki setiap unit, dibutuhkan pengelolaan barang yang baik agar fungsi pelayanan tidak terganggu. Pengelolaan barang mencakup berbagai aspek mulai dari pengadaan barang, pendistribusian barang dan sebagainya. Fungsi-fungsi tersebut terangkum dalam manajemen logistik. Manajemen logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material atau alat-alat. Sub bagian logistik adalah bagian dari instansi yang tugasnya menyediakan bahan atau barang yang dibutuhkan untuk keperluan kegiatan operasional rumah sakit dalam jumlah, jenis, kualitas, dan pada waktu yang tepat sesuai dengan kebutuhan dengan harga serendah mungkin (Subagya, 1994). Penyimpanan merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang telah ditetapkan disertai dengan sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai dengan kebutuhan (Febriawati, 2013). Dengan diterapkannya sistem penyimpanan yang baik dan sesuai peraturan maka akan semakin besar terlaksananya penyelenggaraan kesehatan yang prima dan terciptanya koordinasi antar unit yang baik. Rumah Sakit Grha Permata Ibu merupakan rumah sakit tipe C dengan berbagai jenis pelayanan diantaranya adalah instalasi gawat darurat, instalasi rawat jalan, instalasi rawat inap, instalasi penunjang medik dan instalasi farmasi. Berbagai jenis pelayanan tersebut dalam menunjang pemberian layanan yang prima maka unit tersebut didukung oleh Sub Bagian Logistik logistik seperti dalam hal pengadaan hingga pendistribusian barang agar sampai sesuai permintaan unit dan dengan mutu yang terjaga. Sub Bagian Logistik Logistik Rumah Sakit Grha Permata Ibu memiliki dua jenis

3 gudang yaitu gudang barang medis dan gudang non medis. Dalam pelaksanaannya, terdapat kendala dalam penyimpanan barang medis khususnya yang lebih dipersempit lagi yaitu obat. Pada pelaksanaan sistem penyimpanan obat di Sub Bagian Logistik logistik terdapat kendala yaitu terdapat obat-obat yang sudah kadaluarsa dengan jumlah yang cukup tinggi, ruangan atau gudang yang kurang menunjang jumlah obat yang ada di Sub Bagian Logistik. Berdasarkan dari hasil observasi di Gudang Medis Sub Bagian Logistik Logistik RS Grha Permata Ibu Tahun 2014, ditemukan beberapa kendala yang menunjukan permasalahan terkait sistem penyimpanan obat yaitu terdapat obat-obat yang sudah kadaluarsa dengan jumlah dan harga yang tinggi dan ruangan atau gudang yang tidak sebanding dengan jumlah obat yang ada di Sub Bagian Logistik Logistik. Atas dasar tersebut, studi ini dilakukan untuk menganalisis sistem penyimpanan obat di Sub Bagian Logistik RS Grha Permata Ibu. 2. Tinjauan Teoritis Berdasarkan Permendagri No. 17 Tahun 2007 penyimpanan merupakan kegiatan melakukan penerimaan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan barang dan pengeluaran dari tempat penyimpanan. Sedangakan menurut Subagya (1988) penyimpanan juga dapat diartikan sebagai suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan, penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan juga dapat diartikan kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan penyelenggaraaan dan pengaturan barang-barang persediaan di dalam ruang penyimpanan. Adapun kegiatan dari penyimpanan, antara lain: a) Menerima, menyimpan, mengatur dan menjaga keutuhan barang dalam gudang/ruang penyimpanan agar dapat dipergunakan sesuai dg rencana secara tertib, rapi dan aman; b) Menyelenggarakan administrasi penyimpanan/pergudangan atas semua barang yg ada dalam gudang;

4 c) Melakukan stock opname secara berkala ataupun insidentil terhadap barang persediaan yg ada di dalam gudang agar persediaan selalu dapat memenuhi kebutuhan; d) Membuat laporan secara berkala atas persediaan barang yg ada di gudang. Dalam penyimpanan logistik kita juga harus memperhatikan beberapa persyaratan penyimpanan obat. berkaitan dengan efektitas dan efisiensi penyimpanan barang tersebut. Adapun persyaratannya adalah: (Febriawati, 2013) 1. Penyimpanan a) Dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya b) Dibedakan menurut suhu, kestabilannya c) Mudah tidaknya meledak / terbakar d) Tahan tidaknya terhadap cahaya, disertai dengan sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalanfarmasi sesuai dengan kebutuhan 2. Ruang Penyimpanan a) Kondisi umum untuk ruang penyimpanan: Obat jadi, obat produksi, bahan baku obat, alat kesehatan dan lain-lain b) Kondisi khusus untuk ruang penyimpanan: obat termolabil, alat kesehatan dengan suhu rendah, obat mudah terbakar, obat/bahan obat berbahaya Beberapa sisitem penataan obat yang digunakan juga memiliki peran penting terhadap efisiensi pengelolaan dan penyimpanan obat. Sistem penataanobat yang dapat digunakan antara lain: 1. First in First Out: Sistem penataan obat atau perbekalan farmasi dengan meletakan barang baru (datang terakhir) dibelakang barang yang datang sebelumnya. 2. Last In First Out: Sistem penataan obat atau perbekalan farmasi dengan meletakan barang baru (datang terakhir) didepan yang datang sebelumnnya 3. First Expired First Out : Sistem penataan obat atau perbekalan farmasi dengan meletakan obat yang mempunyai tanggal kadaluarsa lebih dahulu di depanobat yangmempunyai tanggal kadaluarsa lebih akhir. Fungsi sistem penyimpanan jmenurut Ballou (2004) dalam bukunya yang

5 berjudul Business Logistics / Supply Chain Management adalah sistem penyimpanan dapat dipisahkan menjadi dua fungsi penting yaitu penanganan persediaan (storage), dan penanganan bahan. Menurut Aditama dalam Sheina (2010), Indikator penyimpanan obat yaitu a) Kecocokan antara barang dan kartu stok, indikator ini bertujuan untuk mengetahui ketelitian petugas gudang dan mempermudah dalam pengecekan obat, membantu dalam perencanaan dan pengadaan obat sehingga tidak menyebabkan terjadinya akumulasi obat dan kekosongan obat, 2) Turn Over Ratio, indikator ini digunakan untuk mengetahui kecepatan perputaran obat, yaitu seberapa cepat obat dibeli, didistribusi, sampai dipesan kembali, dengan demikian nilai TOR akan berpengaruh pada ketersediaan obat. TOR yang tinggi berarti mempunyai pengendalian persediaan yang baik, demikian pula sebaliknya, sehingga biaya penyimpanan akan menjadi minimal, 3) Persentase obat yang sampai kadaluwarsa dan atau rusak, indikator ini digunakan untuk menilai kerugian rumah sakit, 4) Sistem penataan gudang, indikator ini digunakan untuk menilai sistem penataan gudang standar adalah FIFO dan FEFO, 5) Persentase stok mati, stok mati merupakan istilah yang digunakan untuk menunjukkan item persediaan obat di gudang yang tidak mengalami transaksi dalam waktu minimal 3 bulan, 6) Persentase nilai stok akhir, nilai stok akhir adalah nilai yang menunjukkan berapa besar persentase jumlah barang yang tersisa pada periode tertentu, nilai persentese stok akhir berbanding terbalik dengan nilai TOR. 3. Metode Penelitian Penelitian ini menggunakan desain penelitian kualitatif dengan menggunakan pendekatan sistem. Data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Data primer yaitu melalui wawancara mendalam,, observasi sedangkan data sekunder yaitu melalui telaah dokumen sehingga dapat memberikan gambaran sistem penyimpanan di Sub Bagian Logistik RS Grha Permata Ibu Depok Tahun Informan wawancara mendalam berjumlah 4 orang, yaitu Wakil Direktur Administrasi dan Umum, Kepala Sub Bagian Logistik, Staf Medis Sub Bagian Logistik, Satu orang Staf Umum Sub Bagian Logistik.

6 Instrumen dalam penelitian ini berupa pokok bahasan wawancara mendalam, daftar tilik, dan pedoman observasi. Validitas data pada penelitian ini dilakukan dengan menggunakan triangulasi data yaitu triangulasi sumber data dan triangulasi metode. Hasil data disajikan dalam bentuk narasi dan tabel untuk mempermudah dalam menginterpretasikan dan menggambarkan sistem penyimpanan obat. Tahapan yang digunakan yaitu: 1. Data yang diperoleh dari hasil wawancara mendalam, observasi dan telaah dokumen dikumpulkan 2. Data yang diperoleh dari wawancara mendalam dibuat dalam bentuk matriks wawancara 3. Data dikelompokkan sesuai dengan variabel yang diteliti sesuai dengan kerangka konsep 4. Data yang diperoleh disajikan dalam bentuk matriks dan kutipan 4. Hasil Penelitian Tabel 4.1 Karakteristik Informan No. Kode Informan Jenis Kelamin Usia Pendidikan Terakhir Lama Bekerja di RS GPI Lama Bekerja di Jabatan Sekarang 1 I- 1 Laki- laki 33 Tahun D3 Farmasi 7 Tahun 7 Tahun 2 I- 2 Laki- laki 27 Tahun SMA 4 Tahun 4 Tahun 3 I- 3 Laki- laki 38 Tahun S1- Apoteker 6 Tahun 1 Tahun 4 I- 4 Laki- laki 37 Tahun S2 4 Tahun 4 Tahun 4.1. Input Gambaran beban kerja dengan kecukupan jumlah SDM Hasil wawancara yang didapatkan berdasarkan wawancara mendalam yang dilakukan dengan beberapa informan memberikan informasi mengenai gambaran beban kerja dengan kecukupan jumlah sumber daya manusia di gudang medis. Menurut semua informan SDM yang ada di Sub Bagian Logistik kurang mencukupi sesuai beban kerja yang ditanggung.

7 Berdasarkan hasil pengamatan, jumlah petugas yang ada di gudang masih kurang dari beban kerja yang harus dilaksanakan. Hal ini dapat diketahui dari jumlah staff untuk gudang medis dan non medis hanya berjumlah 1 orang dan masing-masing merangkap sebagai pelaksana stock control sekaligus administrasi sehingga dalam pelaksanaan tugasnya masih saling membantu pekerjaan satu sama lain dan tidak bisa maksimal dalam pelaksanaan tugas Kualitas Sumber Daya Manusia kualitas SDM Sub Bagian Logistik sudah memenuhi kompetensi. Berdasarkan hasil pengamatan dalam melakukan penelitian, seluruh SDM Sub Bagian Logistik mampu menjalankan aktivitas logistik dengan baik terlebih lagi didukung oleh pengalaman bekerja di Sub Bagian Logistik. Untuk latar belakang pendidikan juga sudah sesuai dengan penempatannya. Untuk staff barang non medis memang masih berpendidikan SMA akan tetapi staff tersebut juga sedang melanjutkan pendidikan jenjang S1 nya Pelatihan SDM Mengenai Logistik belum pernah dilaksanakannya pelatihan mengenai aktivitas logistik hanya pernah mengikuti sosialisasi tentang obat formularium dan vaksin. Akan tetapi, RS Grha Permata Ibu sudah merencanakan dan menganggarkan untuk pelaksanaan atau pengikutsertaan SDM Sub Bagian Logistik dalam pelatihan mengenai logistik pada Tahun Berdasarkan hasil pengamatan dalam melakukan penelitian, masih terdapat beberapa aktivitas yang belum maksimal dilakukan oleh SDM Sub Bagian Logistik sehingga memerlukan pelatihan seperti utilisasi software, menjaga kualitas dan mutu barang, administrasi logistik dan stock control sehingga pihak RS perlu merealisasikan rencana pelatihan mengenai aktivitas logistik Evaluasi Kinerja SDM evaluasi kinerja SDM dilakukan oleh Kepala Sub Bagian Logistik setiap 3 bulan sekali dan selanjutnya hasil evaluasi tersebut direkap untuk penilaian SDM 1 tahun.

8 Evaluasi kinerja juga disebutkan oleh semua staff logistik bersifat rahasia Kecukupan Gudang Medis untuk Memuat Inventory Yang Ada gudang medis atau gudang obat yang masih belum dapat menampung seluruh inventory obat yang ada. Seluruh informan mengatakan bahawa ruangan yang ada kurang memadai. Berdasarkan hasil observasi peneliti, gudang penyimpanan terlihat sangat penuh dan tidak mencukupi dan tidak dapat memuat seluruh obat yang ada. Akibatnya, banyak obat-obatan yang diletakkan di dalam kardus maupun box obat itu sendiri di lantai gudang. Gudang medis berukuran 5x5m 2 dengan 4 rak besar yang memuat sediaan medis yang memisahkan sediaan tablet, cairan dan injeksi terlihat sangat penuh dan masih kurang. Penerimaan barang dari supplier yang waktunya tidak tentu membuat Gudang medis menjadi semakin penuh. Keterbatasan jumlah SDM yang ada juga menjadikan aktivitas penyimpanan obat tidak maksimal. Input barang ke dalam kartu stok juga tidak bisa langsung dilakukan pada seluruh barang yang datang karena beban pekerjaan staff medis maupun non-medis yang banyak Kecukupan Peralatan Penyimpanan Obat ketersediaan peralatan penyimpanan obat yang sudah mencukupi seperti kartu stok, tangga, alat tulis. Akan tetapi seluruh informan mengatakan bahwa rak untuk penyimpnanan obat masih kurang. Berdasarkan hasil pengamatan peneliti, peralatan penyimpanan obat seperti tangga untuk mengambil obat, kartu stok, atk sudah tersedia dengan kondisi baik Gambaran Pelaksanaan SOP Terkait Sistem Penyimpanan obat ketersediaan SOP yang masih belumda dan masih dalam tahap proses revisi danbelum disahkan. Aktivitas logistik sehari-hari dilaksanakan berdasarkan kebiasaan dan memo. Pelaksanaan tugas sehari-hari juga dikatakan oleh beberapa informan belum sesuai peraturan karena keterbatasan SDM dan tempat. Berdasarkan hasil pengamatan peneliti, pelaksanaan tugas dan aktivitas logistik

9 belum maksimal sesuai peraturan seperti pada penyimpananobat masih banyak terdapat obat-obatan yang disusun tidak berdasarkan metode FIFO. Hal ini disebabkan oleh keterbatasan SDM dalam manajemen waktu sebagai stock control dan administrasi secara bersamaan sehingga kurang bisa maksimal. 4.2 Proses Pelaksanaan Metode FIFO pelaksanaan metode FIFO terkendala oleh ruangan dan rak yang terbatas. Berdasarkan hasil pengamatan, pelaksanaan metode FIFO tidak bisa maksimal dilaksanakan karena keterbatasan ruangan dan rak yang kurang sebanding dengan jumlah barang medis yang ada di gudang. Sementara itu juga jumlah SDM dengan beban kerja yang banyak sehingga untuk pencatatan dan penataan obat tidak bisa dilaksanakan dengan baik karena banyaknya pekerjaan lain yang harus diurus Kendala Penataan Obat penataan obat juga terkendala oleh ruangan dan rak yang terbatas. Berdasarkan hasil pengamatan, penataan obat di gudang medis Sub Bagian Logistik sudah ditata berdasarkan abjad dan sediaan. Akan tetapi untuk sediaan infus masih belum dipisahkan karena kekurangan rak penyimpanan dan ruangan yang semakin sempit jika ditambahankan rak lagi. Selain itu juga masih terdapat kejadian obat yang bertumpuk-tumpuk dalam penataannya karena keterbatasan sarana dan prasarana Cara Mengatasi Kendala Penataan Obat solusi terhadap kendala dalam penataan obat yaitu penambahan rak dan gudang. Perencanaan penambahan rak sudah diajukan oleh Kepala Sub Bagian Logistik dan sudah disetujui akan tetapi masih belum tahu kapan kedatangan rak tersebut. Berdasarkan hasil pengamatan peneliti, jika penambahan rak maka gudang medis akan semakin padat dan tidak leluasa untuk bergerak dikarenakan ukuran gudang medis yang hanya 5x5m 2.

10 4.2.4 Pengawasan Penataan Obat pengawasan penataan obat dilakukan dengan stock control dan pembuatan laporan obat yang akan kadaluarsa dan jika terdapat obat yang akan kadaluarsa dalam waktu dekat maka akan dikoordinasikan ke wadir medik untuk membuat edaran kepada dokter-dokter untuk utilisasai obat tersebut Kendala pencatatan obat pencatatan obat terkendala oleh keterbatasan tenaga SDM yang hanya terdapat 1 orang masing-masing untuk gudang medis dan non medis yang merangkap sebagai pelaksana stock control dan administrasi sehingga pada pelaksanaan pencatatan obat tidak bisa maksimal. Berdasarkan hasil pengamatan peneliti, kendala penataan obat ditemui pada keterbatasan SDM seperti pada saat SDM sedang melakukan stock control pada saat yang bersamaan ada barang datang dan ada user yang mengambil obat sehingga pelaksaan pencatatan terhenti dan tidak bisa selesai Cara Mengatasi Kendala Pencatatan Obat kendala pencatatan obat dapat diatasi dengan penambahan SDM sehingga jumlah sehingga masing-masing gudang medis dan non medis mempunyai tenaga administrasi dan stock control terpisah. Selain itu juga dikatakan akan ada penertiban jadwal pemesanan barang dan kapan barang datang. Berdasarkan hasil pengamatan peneliti, sudah terdapat jadwal distribusi barang di Sub Bagian Logistik. Sementara jadwal penerimaan barang dan kapan barang tersebut datang baru sebelumnya belum ada sehingga masih terdapat barang yang datang setiap harinya sehingga gudang menjadi crowded Alur Pelaporan Kejadian di Sub Bagian Logistik alur pelaporan kejadian di Sub Bagian Logistik yaitu dari Kepala Logistik kemudian ke Wakil Direktur Administrasi dan Umum. Pada Struktur Organisasi terdapat posisi Kepala Bagian Umum sebagai atasan Kepala Sub Bagian Logistik. Akan tetapi posisi

11 tersebut masih kosong sehingga segala pelaporan dari Kepala Sub Bagian Logistik selalu dilanjutkan ke Wakil Direktur Administrasi dan Umum. 4.3 Output Penyebab Obat Out Of Stock Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi kejadian out of stock dapat disebabkan oleh perputaran obat yang tidak pasti, permintaan pembelian dan pembayaran yang terkambat dan belum adanya stok minimum dan maksimum Frekuensi Kejadian Obat Out of Stock Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi frekuensi kejadian out of stock berkisar 5% sampai 20% dalam 1 bulan Dampak Kejadian Obat Out of Stock Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi dampak dari kejadian out of stock adalah pelayanan terhambat dan RS harus membeli obat dari luar yang harganya menjadi lebih mahal sehingga rugi dan tidak mendapat keuntungan dari obat yang seharusnya dijual RS Pengendalian Kejadian Obat Out of Stock Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi pengendalian kejadian out of stock dengan cara pembuatan stok minimum dan maksimum sehingga didapatkan titik reorder point, berapa banyak safety stock, dan berapa lama lead time Penyebab Obat Over Stock Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi kejadian over stock disebabkan oleh obat yang trend pemakaian obat (obat yang dahulu laku dan menjadi tidak laku pad saat tertentu), lalu obat tidak masuk formularium lagi dan bisa disebabkan karena belum adanya stok minimun dan maksimum Frekuensi Kejadian Obat Over Stock Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi frekuensi kejadian over stock berkisar 5% sampai 10% dalam 1 bulan Dampak Kejadian Obat Over Stock

12 Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi dampak kejadian over stock ruangan menjadi penuh dan obat berisiko kadaluarsa, hilang dan rusak. Berdasarkan hasil pengamatan peneliti, obat over stock dan dead stock sudah mengakibatkan obat kadaluarsa. Belum adanya stok minimum dan maksimum serta utilisasi data trend pemakaian obat dan penyimpanan obat yang bertumpuk-tumpuk menyebabkan terdapat obat kadaluarsa Pengendalian Kejadian Obat Over Stock Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi pengendalian kejadian over stock dengan cara pembuatan stok minimum dan maksimum sehingga didapatkan titik reorder point, berapa banyak safety stock, dan berapa lama lead time Penyebab Obat Dead Stock Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi kejadian dead stock disebabkan oleh obat tersebut tidak lagi diresepkan oleh dokter karena dokter tersebut berhenti bekerja di RS dan lain hal Frekuensi Kejadian Obat Dead Stock Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi frekuensi kejadian dead stock jarang terjadi di gudang medis Dampak Kejadian Obat Dead Stock Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi dampak kejadian dead stock ruangan menjadi penuh dan perputaran uang menjadi lama dan obat berisiko rusak, kadaluarsa dan hilang. Berdasarkan hasil pengamatan peneliti, obat yang tidak digunakan lagi dapat diretur tetapi membutuhkan proses seperti harus tersedianya surat penerimaan barang (SPB) dan obat tersebut juga terdapat yang menjadi kadaluarsa dan rusak dikarenakan sistem penyimpanan yang menumpuk Pengendalian Kejadian Obat Dead Stock Hasil penelitian dari wawancara mendalam didapatkan informasi pengendalian kejadian dead stock dengan cara monitoring obat pembuatan stok minimum dan maksimum sehingga didapatkan titik reorder point, berapa banyak safety stock, dan

13 berapa lama lead time. 5. Pembahasan 5.1 Input SDM Sub Bagian Logistik Rumah Sakit Grha Permata Ibu mempunyai 3 orang SDM yaitu Kepala Sub Bagian Unit Logistik, Staff Barng Medis dan Staff Barang Non Medis. Dalam struktur organisasi RS Grha Permata Ibu, Kepala Sub Bagian Logistik berkoordinasi dengan Kepala Bagian Umum untuk pelaksanaan dan pelaporan tugas. Akan tetapi, jabatan Kepala Bagian Umum masih kosong sehingga dirangkap oleh Wakil Direktur Administrasi dan Umum. Selain itu, dalam pelaksanaan aktivitas logistik, staff barang medis dalam bertugas merangkap sebagai pelaksana atau stock control dan administrasi begitu juga dengan staff barang non medis. Berdasarkan SK Direktur jumlah kebutuhan SDM unit logistik masih kurang dari jumlah yang ada saat ini. Diperkiraan perlu penambahan 1 orang lagi yang dalam hasil wawancara disebutkan juga bahwa 1orang tersebut nantinya akan ditempatkan untuk stock control. Tabel 7.1 Jumlah Kebutuhan SDM Sub Bagian Logistik RS Grha Permata Ibu Kebutuhan Jumlah Saat Ini Kekurangan Sumber: SK Direktur Utama PT Permata Husada Sakti tentang Rencana Kerja dan Anggaran Rumah Sakit Grha Permata Ibu Tahun 2015 Kebutuhan jumlah SDM ini didasarkan pada beban kerja yang banyak harus dilaksanakan. Sementara mengenai kualitas SDM Sub Bagian Logistik, kompetensi yang dimiliki sudah sesuai dengan penempatannya yaitu Kepala Sub Bagian Logistik merupakan S1-Apoteker, Staff Barang Medis merupakan D3 Farmasi, dan Staff Barang Umum merupakan SMA dan sedang mengambil pendidikan S1. Pada ketersediaan pelatihan mengenai Logistik di RS Grha Permata ibu masih belum dilaksanakan baik itu mengenai administrasi yang baik maupun tentang penyimpanan obat dan memelihara mutu obat. Akan tetapi akan dianggarkan untuk

14 Tahun Pelatihan sangat penting untuk diadakan untuk memaksimalkan kinerja di Bagian Logistik. Pelatihan Pelatihan adalah setiap usaha untuk memperbaiki prestasi kerja pada suatu pekerjaan tertentu yang sedang menjadi tanggung jawabnya (Gomes, 1997) Sarana dan Prasarana Perbandingan Ketentuan Gudang Menurut Bina Farmasi Departemen Kesehatan (2005) dengan Gudang Sub-Bagian Logistik RS Grha Permata Ibu: Persyaratan Gudang Menurut Bina Farmasi DepKes (2005) Gudang Sub-Bagian Logistik RS Grha Permata Ibu Ruangan cukup luas minimal 3x4 m Ruangan berukuran 5x5 m Ruangan kering atau tidak lembab Terpenuhi Terdapat ventilasi Tidak Terpenuhi Cahaya yang cukup Sedikit Cahaya Lantai dibuat dari tegel/semen dialasi dengan papan (palet) Terpenuhi Sebagian Dinding dibuat licin, sudut lantai dan dinding tidak tajam Terpenuhi Dikhususkan untuk penyimpanan obat Terpenuhi Pintu memiliki kunci ganda Terpenuhi Tersedia lemari/laci khusus untuk obat narkotika dan Tersedia kulkas medis, tidak selalu psikotropika yang selalu terkunci dan sebaiknya ada pengukur terkunci, ada pengatur suhu suhu ruangan ruangan Faktor kelembaban, sinar matahari, temperatur, kerusakan fisik, Kelembaban terpenuhi kontaminasi bakteri dan pengotoran juga perlu diperhatikan agar mutu obat terjaga. Ada sedikit sinar matahari masuk Ada penatur temperatur Kerusakan fisik beberapa kali terjadi akibat penataan obat yang bertumpuk-tumpuk Selalu ada petugas kebersihan 1hari 2x membersihkan gudang medis Sedangkan Menurut Departemen Kesehatan RI (2007) tentang Pedoman Teknis Sarana dan Prasarana Rumah Sakit Kelas C, disebutkan bahwa luas gudang

15 perbekalan dan alat kesehatan yaitu 10 m 2, RS Grha Permata Ibu merupakan RS Tipe C sehingga pelayanan yang diberikan besar dan begitu pula dengan ketersediaan obat yang juga semakin banyak. Untuk gambaran gudang medis Sub Bagian Logistik sesuai hasil wawancara mendalam dan observasi tidak mencukupi untuk memuat inventory yang ada. Jumlah obat yang ada di gudang medis sebanyak lebih dari obat dengan luas gudang hampir 5x5m 2. Selain itu, banyak terjadi obat-obatan yang mutunya rusak seperti obat kadaluarsa yang terjadi karena obat yang ditata menumpuk dan sering terlewatnya pencatatan tanggal kadaluarsa barang pada kartu stok setiap barang akan diinput. Penyimpanan obat yang bertumpuk-tumpuk disebabkan oleh keterbatasan ruangan. Ruangan atau gudang yang tersedia juga hanya untuk menampung dan menatan obat berdasarkan sediaan tablet, cairan dan sebagian injeksi saja Standar Operasional Prosedur Standar Operasional Prosedur merupakan acuan untuk melakukan tugas dalam bekerja. Ketersediaan SOP di Sub Bagian Logistik masih dalam pembuatan dan masih dalam proses revisi. Oleh karena itu pelaksanaan kegiatan harian berdasarkan kebiasaan dan memo. Pelaksanaan tugas SDM logistik juga berpedoman pada uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing jabatan di Sub Bagian Logistik. dan dalam pelaksanaannya sudah disesuaikan dengan kemampuan karena beban kerja yang besar sehingga tidak dapat maksimal seperti penataan dan penctatan kartu stok obat yang sering terlewat karena pada saat bersamaan ada barang yang datang sehingga harus melakukan administrasi penerimaan barang dan membuat Surat Penerimaan Barang. 5.2 Proses Metode FIFO Sistem penyimpanan obat di Gudang Medis Sub Bagian Logistik menggunakan metode FIFO (First in First Out) yaitu obat yang baru datang diletakkan di belakang

16 obat yang sebelumnya lebih dahulu masuk. Menurut Bina Farmasi Departemen Kesehatan (2005), metode penyimpanan disusun secara alfabetis dengan menerapkan prinsip First Expired First Out (FEFO) dan First In First Out (FIFO) disertai sistem informasi manajemen. Selain itu barang juga harus dipisahkan untuk barang yang penyebutan namanya hampir sama harus dipisah dan yang mempunyai packaging yang sama juga oibat tersebut tidak boleh diletakan berdampingan untuk menghindari kesalahan pengambilan obat. Pelaksanaan metode FIFO di Sub Bagian Logistik mempunyai kendala oleh ruangan dan rak yang terbatas dan jumlah SDM yang terbatas sehingga dalam pelaksanaan FIFO hanya dapat menyusun obat secara alfabetis akan tetapi belum bisa berdasarkan LASA (Look Alike Sound Alike) dan juga Penataan dan Pencatatan Obat Penataan obat di gudang medis Sub Bagian Logistik sudah ditata berdasarkan abjad dan sediaan. Akan tetapi masih terdapat kejadian obat yang bertumpuk-tumpuk dikarenakan kekurangan rak penimpanan. Perencanaan penambahan rak sudah diajukan oleh Kepala Sub Bagian Logistik dan sudah disetujui akan tetapi masih belum tahu kapan kedatangan rak tersebut. Sementara itu, banyak juga kasus obat kadaluarsa yang juga disebabkan oleh penataan obat yang bertumpuk-tumpuk, obat yang datang lebih dahulu tidak selalu langsung ditata didalam rak Pencataan Obat Pencatatan obat ke dalam kartu stok juga di Sub Bagian Logistik terkendala oleh belum ada penertiban jadwal pemesanan dan kedatangan barang sehingga beban kerja pegawai menjadi berart karena pada saat pegawai ingin menginput barang ke dalam kartu stok pada saat bersamaan barang datang dan harus melakukan administrasi sehingga mengakibatkan penctatan tertunda-tunda. Sehingga penambahan SDM 1 orang sebagai stock control untuk menghindari beban kerja yang berlebihan dari kapasitas SDM. 5.3 Output Fungsi manajemen logistik merupakan suatu proses yang terdiri dari

17 perencanaan, penganggaran, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, distribusi, penghapusan, pengendalian, dan evaluasi (Quick, 1997). Penyimpanan adalah suatu kegiatan pengamanan terhadap obat-obatan yang diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan mutunya tetap terjamin. (Bina Farmasi, Departemen Kesehatan) Out of stock Out of stock merupakan kekosongan obat. Kejadian out of stock di gudang medis disebabkan oleh perputaran obat yang tidak pasti, permintaan pembelian dan pembayaran yang terlambat dan belum adanya perhitungan stok minimum dan maksimum sehingga belum bisa memastikan berapa minimal dan maskimal obat yang harus disediakan setiap bulannya. Kejadian kekosongan obat di Sub Bagian Logistik terjadi sekitar 5-20% setiap bulannya sehingga mengakibatkan pelayanan RS terhambat dan mengharuskan RS membeli obat Cash On Delivery yang tentunya lebih mahal dari pembelian di supplier yang biasa bekerja sama. Pembuatan perhitungan stok minimum dan maksimum sedang dilaksanakan Over Stock Kejadian over stock obat di Sub Bagian Logistik RS Grha Permata Ibu terjadi sekitar 5-10% setiap bulannya. Over stock tersebut mengakibatkan obat kadaluarsa dan berisiko merusak mutu hobat seperti karena penyimpanan yang bertumpuk-tumpuk karena keterbatasan rak. Selain itu, juga dapat berisiko untuk hilangnya obat. Over stock disebabkan oleh trend obat yaitu yang dahulu laku dan menjadi tidak laku pada saat tertentu, lalu obat tidak masuk formularium lagi dan bisa disebabkan karena belum adanya stok minimun dan maksimum Dead Stock Kejadian dead stock di Sub Bagian Logistik RS Grha Permata Ibu jarang terjadi. Dead stock obat disebabkan oleh obat yang tidak lagi diresepkan oleh dokter karena dokter tersebut berhenti bekerja di RS dan lain hal. Kejadian-kejadian tersebut berdampak pada pelayanan terhambat, ruangan menjadi penuh dan obat berisiko kadaluarsa, hilang dan rusak sehingga perlu dilaksanakan monitoring obat, pembuatan stok minimum dan maksimum.

18 6. Kesimpulan 6.1 Kesimpulan Input Sumber Daya Manusia di Sub Bagian Logistik Rumah Sakit Grha Permata Ibu belum mencukupi dan masih kekurangan 1 orang sebagai tenaga stock control. Kualitas SDM yang dimiliki juga sudahdisesuaikan dengan penempatan jabatan. Pelatihan mengenai aktivitas logistik juga belum pernah dilaksanakan akan tetapi sudah direncanakan untuk Tahun Selain itu ketersediaan SOP juga masih dalam pembuatan dan revisi, sehingga kesehariannya petugas logistik melaksanakan tugas berdasarkan kebiasaan dan memo 6.2 Kesimpulan Proses Sistem penyimpanan obat di Gudang Medis Sub Bagian Logistik menggunakan metode FIFO dan dalam pelaksanaannya terkendala oleh jumlah SDM yang tidak sesuai dengan beban kerjanya, ruangan dan rak yang terbatas. Akan tetapi sudah direncanakan penambahan SDM serta gudang dan rak pendukung. Selain itu pada penataan obat, masih juga terdapat kejadian obat kadaluarsa yang disebabkan oleh penataan obat yang bertumpuk-tumpuk dan Penataan obat di gudang medis Sub Bagian Logistik sudah ditata berdasarkan abjad dan sediaan. Akan tetapi masih terdapat kejadian obat yang bertumpuk-tumpuk dikarenakan kekurangan rak penimpanan. Perencanaan penambahan rak sudah diajukan oleh Kepala Sub Bagian Logistik dan sudah disetujui akan tetapi masih belum tahu kapan kedatangan rak tersebut. Pada pencatatan obat, masih seringnya terjadi pencatatan keterangan obat di kartu stok yangh terlewat sehingga menyulitkan pada saat pembuatan laporan pendataan barang yang akan kadaluarsa yang dilakukan setiap 6 bulan sekali. 6.3 Kesimpulan Output Masih terdapatnya kejadian obat out of stock dan over stock yang disebabkan belum adanya stok minimum dan maksimum, sementara dead stock disebabkan oleh, obat yang tidak lagi diresepkan oleh dokter karena dokter tersebut berhenti bekerja di RS dan lainnya. Presentasi kejadian obat out of stock dan over stock dan dead stock setiap bulannya menyimpulkan sistem penyimpanan obat yang ada belum baik.

19 7. Saran 1. Bagi Manajemen Rumah Sakit Grha Permata Ibu A. Penambahan gudang medis dan rak penyimpanan untuk menunjang inventory obat B. Penambahan SDM Sub Bagian Logistik sesuai dengan analisis kebutuhan SDM pad SK Direktur yaitu penambahan 1 orang untuk Sub Bagian Logistik sebagai stock control sehingga tidak lagi terjadi kerusakan mutu obat C. Penyelenggaraan pelatihan mengenai logistik seperti menjaga kualitas mutu obat, pelatihan penggunaan software, pelaksanaan administrasi logistik, sediaan obat dan sistem penyimpanan serta penataan obat. D. Segera membuat surat edaran untuk utilisasi obat yang tidak lagi digunakan oleh dokter yang keluar dari RS 2. Bagi Sub Bagian Logistik A. Pembuatan Standar Prosedur Operasional untuk setiap aktivitas logistik B. Pembuatan stok minimum dan maksimum untuk pengendalian obat sehingga persediaan selalu ada baik dalam kondisi minimum dan tidak melebihi batas. C. Monitoring stock dan evaluasi harian terkait pelaksanaan tugas dengan memberikan arahan terkait perbaikan pelaksanaan tugas D. Segera melakukan retur obat kepada supplier untuk menghindari kerugian dana, tempat dan waktu karena rusaknya mutu obat E. Memperbaiki dan melakukan pencatatan dan pelaporan secara rutin F. Koordinasi dengan Bagian Farmasi terkait ketersediaan dan pengendalian obat Kepustakaan Aditama, Tjandra Yoga Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta: UI Press. Hal Aditama, Tjandra Yoga Manajemen Administrasi Rumah Sakit Edisi Kedua.

20 Depok : UI-Press. Bahfen Faiq. Peraturan Dalam Produksi dan Peredaran Obat. 1st ed. PT. Hecca Mitra Utama. Jakarta 2006 : Ballon, Ronald H Business Logistics Management : Planning, Organizing and Controlling Supply Chain. Departemen Kesehatan R.I, Ditjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan. Departemen Kesehatan RI Pedoman Teknis Sarana dan Prasarana Rumah Sakit Kelas C. Bowersox, Donald J Logistics Management, Macmillan Publishing Co. Inc Bowersox, Donald J Manajemen logistik 2 : Integrasi Sistem-Sistem Manajemen Distribusi Fisik dan Manajemen Material (A. Hasymi Ali, Penerjemah). Jakarta : Bumi Aksara. Bowersox, Donald J Logistics Management, Macmillan Publishing Co. Inc Johnson, James C., Wood, Donald F. & Wardlow, Daniel L., Murphy, Paul R. 1999, Contemporary Logistics, Prentice-Hall, United States of America.\ Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 43/Menkes/SK/II/1988 tentang Cara Pembuatan Obat Yang Baik (CPOB). Jakarta. Quick, J. D., Management Drug Supply : Management Science for Health, Boston Subagya Manajemen Logistik. Jakarta: PT Toko Gunung Agung. Siregar, Farmasi Rumah Sakit; Teori dan Penerapan, EGC, Jakarta Sheina et al Penyimpanan Obat Di Gudang Instalasi Farmasi Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta Unit 1, Jurnal KesehatanMasyarakat Vol 4 No.1. Undang-Undang RI Nomor 23 tahun 1992 tentang Kesehatan. Jakarta 2004 : 2-3 dan 14-15