PERANAN PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK DALAM MENUNJANG EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERN PELAYANAN PEMBAYARAN PENSIUN

Transkripsi

1 PERANAN PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK DALAM MENUNJANG EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERN PELAYANAN PEMBAYARAN PENSIUN (Studi Kasus Pada PT TASPEN PERSERO Kantor Cabang Tasikmalaya) Vinda Marsely Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Siliwangi ABSTRAK Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui dan mempelajari bagaimana penerapan Pengolahan data elektronik dan Pengendalian intern, serta untuk mengetahui sejauh mana peranan pengolahan data elektronik dalam menunjang efektivitas pengendalian intern pelayanan pembayaran pensiun pada PT TASPEN KC Tasikmalaya. Didalam melakukan penelitian, penulis menggunakan metode deskriptif analitis, dengan pendekatan studi kasus pada BUMN PT TASPEN KC Tasikmalaya. Adapun teknis pengumpulan data yang dipergunakan adalah penelitian lapangan dan penelitian kepustakaan. Berdasarkan hasil penelitian penulis Pengolahan data elektronik sangat terasa dalam pelayanan yang diberikan oleh PT TASPEN KC Tasikmalaya kepada peserta Taspen, hal ini dapat dilihat dari; Penerapan pengolahan data elektronik yang telah diterapkan oleh PT TASPEN sudah memadai, penerapan pengendalian intern atas pelayanan pembayaran pensiun pada PT TASPEN telah efektif, dan peranan pengolahan data elektronik Di PT TASPEN KC Tasikmalaya berperan dalam menunjang efektivitas pengendalian intern pelayanan pembayaran pensiun. Adapun salah satu penerapan pengolahan data elektronik pada bagian pelayanan PT TASPEN KC Tasikmalaya yaitu dalam hal penerbitan DAPEM (Daftar Pembayaran) yang menggunakan kapasitas komputer secara penuh. Kata Kunci : Pengolahan data elektronik, pengendalian intern dalam pelayanan pembayaran pensiun.

2 ROLE OF ELECTRONIC DATA PROCESSING IN INTERNAL CONTROL SUPPORT THE EFFECTIVENESS PENSION PAYMENT SERVICE (Case Study at PT TASPEN PERSERO Tasikmalaya Branch Office) Abstract The purpose of this study is to find out and learn how the application of electronic data processing and internal controls, and to investigate the extent to which electronic data processing role in supporting the effectiveness of internal control to payment service retirement in PT TASPEN KC Tasikmalaya. In this research, the writer uses descriptive analytical method, the case study approach to the state-owned PT TASPEN KC Tasikmalaya. As for the collection of technical data used is the research field and library research. Based on these results the authors of electronic data processing is very pronounced in the services provided by PT TASPEN KC Tasikmalaya Taspen participants, it can be seen from; application of electronic data processing that has been applied by PT TASPEN are adequate, the application of internal control over pension payments service on PT TASPEN has eefektif, and the role of electronic data processing in PT TASPEN KC Tasikmalaya role in supporting the effectiveness of the internal control service pension payments. As one application of electronic data processing in the service of PT TASPEN KC Tasikmalaya ie in terms of publishing DAPEM (Payment list) using the full capacity of the computer. Keywords: electronic data processing, internal control in service pension payments.

3 A. Pendahuluan Program pensiun adalah suatu program yang dimaksudkan untuk memberikan jaminan hari tua kepada pegawai negeri sipil sebagai penghargaan atas jasa-jasa dan pengabdiannya kepada negara sebagaimana ditetapkan dalam Undang-Undang Nomor : 11 tahun 1969 tentang pemberian pensiun pegawai negeri sipil dan pensiun janda/duda pegawai negeri sipil. Menurut Dahlan Siamat (1995 : ), tujuan pemberian pensiun bagi pemberi kerja yaitu : 1. kewajiban moral. Yaitu perusahaan mempunyai kewajiban moral untuk memberikan rasa aman kepada karyawan pada saat mencapai usia pensiun. 2. Loyalitas. Yaitu dengan diadakannya program pensiun, karyawan diharapkan akan mempunyai loyalitas dan dedikasi tinggi terhadap perusahaan. 3. Kompetisi pasar tenaga kerja. Yaitu dengan memasukkan program pensiun sebagai suatu bagian dari total kompensasi yang diberikan kepada karyawan diharapkan perusahaan akan memiliki daya saing dan nilai lebih dalam usaha mendapatkan karyawan yang berkualitas dan profesional di pasaran tenaga kerja. Sedangkan bagi karyawan yang menerima pensiun manfaat yang diperoleh dengan adanya pensiun adalah : 1. Rasa aman karyawan terhadap masa yang akan datang dalam arti mempunyai penghasilan pada saat mencapai usia pensiun. 2. Kompensasi yang lebih baik yaitu karyawan yang mempunyai tambahan kompensasi meskipun baru bisa dinikmati pada saat mencapai usia pensiun/berhenti bekerja. Dizaman sekarang ini persaingan dalam dunia usaha sangat kompetitif. Hanya perusahaan yang memiliki keunggulan saja yang mampu bertahan dalam persaingan tersebut. Persaingan yang ketat membuat perusahaan mengambil tindakan yang tepat dan cepat dalam setiap melakukan kegiatan perusahaan. Persaingan yang terjadi ini dapat menunjang pertumbuhan dibidang ekonomi yang sangat digalakan oleh

4 pemerintah. Saat ini pertumbuhan dibidang ekonomi menjadi titik berat dalam pembangunan jangka panjang, karena dengan peningkatan hasil-hasil dalam bidang ekonomi akan tersedia sumbersumber pembangunan yang lebih luas bagi peningkatan pembangunan dibidangbidang lainnya. Sedangkan Porter dan Perry (1992 : 457) yang diterjemahkan oleh Nugroho Widjajanto, mengemukakan: EDP (Electronic Data Processing Pengolahan Data Elektronik) adalah suatu processing (pemrosesan data) yang sebagian besar dilaksanakan dengan menggunakan peralatan elektronik, seperti misalnya Computer Digital Electronic. Peranan pengolahan data elektronik dalam sistem pembayaran pensiun semakin diperlukan keberadaannya mengingat aktivitas tersebut memerlukan kecepatan dan keakuratan. Salah satu alasan mengapa sistem ini menjadi pilihan berganti dari sistem manual adalah karena pada sistem manual bisa saja terjadi atau bahkan mungkin sering terjadi perhitungan pembayaran pensiun yang tidak sesuai atau bahkan keterlambatan pembayaran pensiun. Definisi pengolahan Data Elektronik menurut Amin Widjaja Tunggal (1993 : 4) adalah: Pengumpulan, manipulasi dan distribusi fakta berdasarkan alat elektronik, yaitu dengan komputer. Sistem pengendalian intern belum dapat dikatakan memadai apabila tidak ada bagian yang dapat mengelola data dan informasi secara cepat dan tepat, sehingga untuk itu diperlukan bagian pengolahan data elektronik untuk membantu meningkatkan pelayanan suatu perusahaan. Pengendalian intern sangat penting bagi suatu perusahaan, karena suatu perusahaan harus dapat mengikuti dan mengawasi segala kegiatan yang ada dalam perusahaan dan menghindari kecurangan-kecurangan yang mungkin terjadi. Pengendalian intern dirancang dengan memperhatikan manfaat yang

5 diharapkan, sehubungan dengan hal ini Arrens dan Loebeccke (1999 : ) mengemukakan mengenai tujuan dalam merancang pengendalian intern yang efektif dalam suatu perusahaan, yaitu : Management typically has the following three concerns on board objectives, in designing an effective control system. 1. Reliability of financial (Kehandalan Laporan Keuangan) 2. Efficiency and effectiveness operation (Mendorong Efisiensi dan Efektivitas Operasional) 3. Complience with applicable laws and regulation (Ketaatan Kepada Hukum dan Peraturan) PT TASPEN merupakan badan usaha milik negara yang ditugaskan oleh pemerintah untuk menyelenggarakan Asuransi Sosial Pegawai Negeri Sipil (TASPEN), Jaminan Sosial Tenaga Kerja (JAMSOSTEK), dan Pengelolaan Dana Pensiun. Sehingga PT TASPEN (PERSERO) dituntut untuk dapat menyelenggarakan asuransi sosial pegawai negeri sipil secara terpusat dan terarah untuk mencapai daya guna yang tinggi serta melakukan pengelolaan atas dana yang terkumpul baik dari iuran peserta maupun dari sumber dana lainnya, penyertaan modal pada perusahaan atau badan usaha lainnya. Untuk dapat melakukan kegiatan pelayanan pada peserta PT TASPEN perlu menerapkan suatu sistem pengendalian intern yang memadai. Dengan diterapkannya sistem pengendalian intern dalam perusahaan maka diharapkan pelayanan yang diberikan oleh PT TASPEN kepada peserta Taspen dapat ditingkatkan, data dan informasi akuntansi dapat dijamin keakuratan dan keandalannya, efisiensi dalam seluruh operasi perusahaan akan meningkat. Anggapan dasar penulis dalam penelitian ini, pengolahan data elektronik memiliki peranan penting dalam menunjang efektivitas pengendalian intern pelayanan pembayaran pensiun, sehingga diharapkan akan dirasakan oleh peserta Taspen dalam pelayanan yang diberikan menjadi lebih cepat dan lebih baik, serta

6 mengurangi tingkat kesalahan bahkan dapat menghasilkan keakuratan dalam pemrosesan data. gambaran, secara sistematis aktual dan akurat mengenai fakta-fakta sifat serta hubungan antara fenomena yang diteliti. Menurut M.Nazir (1998 : 63) Berdasarkan uraian diatas, penulis ingin mengetahui sejauh mana peranan Pengolahan Data Elektronik dalam menunjang kinerja suatu perusahaan, yaitu dengan melakukan penelitian di PT TASPEN Kantor Cabang Tasikmalaya yang salah satu tugasnya melayani pembayaran pensiun. Pada umumnya peserta program pensiun pada PT TASPEN merupakan peserta yang berusia lanjut, yang membutuhkan pelayanan yang cepat dan akurat. Maka penulis melakukan penelitian tentang Pengolahan Data Elektronik dalam perusahaan yang dihubungkan dengan pengendalian intern pelayanan pembayaran pensiun peserta TASPEN. B. Metode Penelitian Metode penelitian yang penulis gunakan pada PT TASPEN adalah metode deskriptif analitis yaitu membuat deskripsi, mendefinisikan sebagai berikut: Metodologi deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti status sekolompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, sub system pemeriksaan ataupun suatu kelas peristiwa atau lukisan sistematis, aktual dan akurat mengenai faktafakta, sifat-sifat serta hubungan antar fenomena yang diselidiki. Adapun paradigma penelitian yang dilakukan penulis merupakan paradigma penelitian yang sederhana, dimana hanya terdapat satu variabel independen yaitu Pengolahan Data Elektronik, dan satu variabel dependen yaitu Pengendalian Intern Pelayanan Pembayaran Pensiun. Aspek- aspek yang diteliti berupa Pengolahan Data Elektronik, dengan indikator : 1. Kompetensi Pelaksana Pengolahan Data Elektronik 2. Mekanisme Kerja Bagian Pengolahan Data Elektronik

7 3. Arus Pemrosesan Transaksi Aspek-aspek penelitan yang kedua berupa Pengendalian Intern Pelayanan Pembayaran Pensiun, yaitu dengan tercapainya tujuan sebagai berikut : 1. Setiap transaksi pembayaran yang dicatat adalah sah (validitas) 2. Setiap transaksi pembayaran diotorisasi dengan cepat (otorisasi) 3. Setiap transaksi pembayaran yang terjadi dicatat (kelengkapan) 4. Setiap transaksi pembayaran yang terjadi dinilai dengan tepat (penilaian) 5. Setiap transaksi diklasifikasikan (klasifikasi) 6. Pencatatan pada waktunya (ketepatan waktu) 7. Transaksi diposting dan diikhtisarkan dengan benar (pengikhtisaran) C. Pembahasan Hasil Penelitian Kebutuhan akan informasi semakin meningkat, data yang akan diproses juga semakin banyak dan bertambah kompleks, serta pengolahan dan hubungan antar bertambah luas, maka untuk mengantisipasi keadaan ini diperlukan suatu sistem pengolahan data untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi khususnya pada bagian pelayanan di PT TASPEN (PERSERO) Kantor Cabang Tasikmalaya yaitu dengan menggunakan sistem pengolahan data elektronik. Pengolahan data diawali dengan proses pemasukan data yang dilakukan dengan menggunakan metode online, dimana data dimasukkan langsung melalui media yang telah diolah yaitu komputer. Dengan menggunakan media komputer, maka ketepatan waktu dengan memutakhirkan data dan dalam menyediakan informasi dapat segera dipenuhi. Salah satu penerapan sistem pengolahan data elektronik pada bagian pelayanan di PT TASPEN (PERSERO) Kantor Cabang Tasikmalaya adalah dalam hal penerbitan DAPEM (Daftar Pembayaran) dengan menggunakan kapasitas komputer secara penuh. unsur dalam suatu organisasi yang

8 Sesuai dengan masalah penelitian yang dilakukan penulis, disini penulis meninjau Peranan Pengolahan Data Elektronik dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Intern Pelayanan Pembayaran Pensiun yang diberikan oleh PT TASPEN (PERSERO) dapat berjalan dengan cepat dan lebih mudah bagi peserta Taspen untuk mendapatkan hak-haknya. Adapun Peranan Pengolahan Data Elektronik dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Intern Pelayanan Pembayaran Pensiun, secara garis besar adalah sebagai berikut : 1. Dengan sistem komputerisasi dapat menghemat waktu dan biaya yang dikeluarkan. 2. Komputer dapat mengolah data sebanyak-banyaknya pada waktu yang singkat dan dapat mengurangi jumlah kesalahan. 3. Memberikan informasi yang berkualitas yaitu relevan, tepat waktu dan akurat. 4. Dapat menyimpan data yang sudah diolah dan data tersebut dipergunakan kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. Dari hasil pengamatan peneliti selama melakukan penelitian di PT TASEN (PERSERO) Kantor Cabang Tasikmalaya, perusahaan tersebut telah melaksanakan pengendalian komputerisasi secara efektif. Hal ini terbukti karena : 1. Dapat mencegah dan menjaga terjadinya kesalahan-kesalahan dalam pengolahan data. 2. Dapat melacak kesalahan-kesalahan yang sudah terjadi sehingga dapat dikoreksi. Sehingga dengan adanya pengendalian intern pelayanan pembayaran pensiun dalam sistem pengolahan data elektronik menghasilkan : 1. Semua transaksi yang telah diotorisasi diproses selengkapnya. 2. Pemasukan data telah diselesaikan dengan akurat.

9 3. Hasil pemrosesan digunakan untuk memperoleh manfaat yang optimal. D. Kesimpulan Berdasarkan data yang diperoleh mengenai penggunaan Pengolahan Data Elektronik dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Intern Pelayanan Pembayaran Pensiun pada PT TASPEN (PERSERO) Kantor Cabang Tasikmalaya yang diuraikan pada bab sebelumnya dengan membandingkan antara teori yang ada dengan keadaan yang sebenarnya, maka dapat disimpulkan bahwa pengolahan data elektronik berperan dalam efektivitas pengendalian intern pelayanan pembayaran pensiun, hal ini didukung oleh fakta : 1. Penerapan Pengolahan Data Elektronik yang telah diterapkan oleh PT TASPEN (PERSERO) Kantor Cabang Tasikmalaya sudah memadai, hal ini terlihat dengan adanya: a. Kegiatan terbentuk dalam struktur organisasi dan adanya uraian tugas yang secara tegas memperhatikan pemisahan fungsi, wewenang dan tanggung jawab dalam lingkungan pengolahan data elektronik. b. Adanya dukungan manajemen pada peranan dan hasil kerja bagian pengolahan data elektronik yang semakin baik dan menyajikan dengan cepat informasi yang dihasilkan. c. Dengan melakukan pengendalian terhadap pengolahan data elektronik maka akan menjamin informasi yang dihasilkan oleh pengolahan data elektronik. d. Para pelaksana yang melakukan pengolahan data elektronik telah cukup berpengalaman dan mempunyai dasar pendidikan yang sesuai dengan bidangnya. 2. Penerapan Pengendalian Intern dalam Pelayanan Pembayaran Pensiun pada PT TASPEN (PERSERO) telah efektif, hal ini didukung oleh buktibukti :

10 a. Kegiatan terbentuk dalam wadah program-program yang struktur organisasi yang memperlihatkan garis arus komunikasi dan mencerminkan adanya suatu pemisahan fungsi, wewenang dan tanggung jawab yang baik. b. Telah dilakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan pada bidang pelayanan. c. Melakukan pembinaan dan dipergunakan pada bagian pelayanan. 3. Peranan Pengolahan data elektronik dalam menunjang efektivitas pengendalian intern pelayanan pembayaran pensiun pada PT TASPEN (PERSERO) Kantor Cabang Tasikmalaya sangat berperan. Hal ini terlihat terutama dalam hal : a. Pengolahan data elektronik peningkatan mutu pegawai mengelola transaksi-transaksi lingkungan kerjanya. d. Dilaksanakan koordinasi kegiatan pengumpulan, pengolahan dan penyajian data peserta program Taspen. e. Para pelaksana yang melakukan kegiatan tersebut telah cukup berpengalaman dan memiliki dasar pendidikan yang sesuai dengan bidangnya. f. Dilakukan evaluasi rutin oleh bagian pengolahan data elektronik yang dimulai dari pencatatan data anggota secara elektronik untuk menghasilkan Daftar Pembayaran (DAPEM) secara tepat waktu dan menghindari kesalahan yang disebabkan oleh sistem manual. b. Kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang memberi kemudahan kepada peserta dapat diterapkan dengan baik salah satunya penerapan kebijakan pelayanan berupa one hour atas aplikasi-aplikasi atau

11 service system yang dimiliki PT TASPEN (PERSERO). c. Penerapan Pengolahan Data Elektronik dilakukan dengan menggunakan metode online, dan dengan diterapkannya sistem pengolahan data secara elektronik ini, pelayanan kepada peserta Taspen menjadi lebih baik. Dengan kata lain efektivitas pengendalian intern pelayanan pembayaran pensiun telah tercapai. E. Saran Dengan berdasarkan pada kesimpulan penulis mencoba mengemukakan saran-saran yang mengikuti training teknologi masa kini dibidang Pengolahan Data Elektronik, misalnya mengikuti seminar atau pelatihan dalam pengoperasian komputer yang diselenggarakan oleh pihak luar. 2. Karena ruang lingkup penelitian ini terbatas, penulis menyarankan kepada semua pihak yang tertarik untuk membahas dan meneliti mengenai masalah yang sama, agar melakukan penelitian lebih lanjut dengan menggunakan ruang lingkup penelitian yang lebih luas sehingga diperoleh hasil yang lebih baik, dengan menggunakan variabel maupun aspek-aspek yang lainnya. diharapkan dapat bermanfaat khususnya bagi PT TASPEN (PERSERO). 1. Untuk menambah pengetahuan SDM dalam menggunakan teknologi/teknis EDP diharapkan karyawan dapat menyeimbangkan dengan kemajuan teknologi dan mendalami teknologi itu sendiri, bisa dilakukan dengan sering

12 F. Daftar Pustaka Achmad Subianto Setelah Pensiun.Jakarta: RBI. Amin Widjaja Tunggal Audit Komputer Suatu Pengantar, Cetakan Pertama. Rineka Cipta. Arrens, Alvin A dan Loebbecke Auditing Pendekatan Terpadu, Edisi Indonesia. Salemba empat. Arrens and Loebbecke Auditing An Integratied Approach. Edisi kedelapan englewood cliffs. New Jersey. Azhar Susanto Sistem Informasi Akuntansi II edisi kedelapan. Bandung: Lingga Jaya. Barry E Cusshing dan La Midjan Azhar Susanto Accounting Information System. Cushing Accoounting Information System: USA Addisan Wesley Publishing Company. Dahlan Siamat Manajemen Lembaga Keuangan. CV. Intermedia. Ikatan Akuntansi Indonesia Standar Pemeriksaan Akuntan Publik. Salemba empat. Kottler, Philip Manajemen Pemasaran edisi kedelapan. Jakarta: PT Prenhallindo. La Midjan Sistem Informasi Akntansi. Bandung: Lingga Jaya Moenir, H. A. S Manajemen Pelayanan Umum. Jakarta: Bumu Aksara. Mulyadi Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Mulyadi Auditing 2 edisi keenam. Jakarta: Salemba Empat. Mulyadi Sistem Akuntansi edisi ketiga. Jakarta: Salemba Empat. M. Nazir Metodologi Penelitian. Jakarta. Nursyamsa Djumara Menuju Format Baru Pelayanan Umum. Bandung: LAN RI. Romney, Steinbart, dan Cussing Accounting Information System. USA Addisan Wesley Publishing Company.

13 O Brien Mangement Information System: Mc Graw-Hill Irwin Porter dan Perry EDP Pengendalian dan Auditing edisi kelima. Jakarta: Erlangga. Romney Accounting Information System. Dialihbahasakan oleh Salemba Jakarta. Taspen Menuju Pertumbuhan Berkelanjutan. Jakarta: TASPEN.