SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN PENERIMAAN SISWA BARU LEMBAGA KURSUS DAN PELATIHAN (LKP) D PRIMACOM PADANGCERMIN-PESAWARAN

Transkripsi

1 Jurnal Sistem Penunjang Keputusan Penerimaan Baru LKP. D Primacom Padangcermin SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN PENERIMAAN SISWA BARU LEMBAGA KURSUS DAN PELATIHAN (LKP) D PRIMACOM PADANGCERMIN-PESAWARAN Samlawi Sistem Informasi STMIK Pringsewu - Lampung sem.duang@yahoo.com/semduang27@gmail.com Agustus 2013 Abstrak Penerimaan siswa baru merupakan salah satu proses yang ada di instansi pendidikan seperti sekolah yang berguna untuk menyaring calon siswa yang terpilih sesuai kriteria yang ditentukan oleh sekolah tersebut untuk menjadi siswa didiknya. Pada umumnya proses penerimaan siswa baru dilakukan melalui tahapan pendaftaran, tes seleksi, dan pengumuman penerimaan siswa. Dalam penelitian ini penerapannya pada LKP D Primacom Padangcermin-Pesawaran yang selama ini dilakukan secara manual atau sudah terkomputerisasi tetapi menggunakan Microsoft Office Excel, yang memungkinkan masih banyak kekurangan data, penghitungan nilai tes secara manual yang memungkinkan terjadinya kesalahan. Untuk itu dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat membantu dalam proses penerimaan siswa baru. Rumusan masalah dari penelitian ini adalah bagaimana proses membangun sistem informasi penerimaan siswa baru di LKP D Primacom Padangcermin- Pesawaran sehingga dapat menyajikan informasi yang akurat serta efisien. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan suatu program sistem aplikasi. Manfaat dari penelitian ini adalah memberikan kemudahan bagi admin maupun siswa itu sendiri. Metode penelitian yang digunakan adalah pustaka, observasi, wawancara, analisis, perancangan, uji coba dan implementasi. Kesimpulan hasil dari penelitian ini adalah diharapkan dapat terbangunnya sistem informasi penerimaan siswa baru yang berbasis web. Kata Kunci: Penerimaan Baru, Sistem Penunjang Keputusan, Lembaga Pendidikan Kursus Abstract The acceptance of new student is one of processes within educational institutions like school which is used to select candidate according to stated criteria by related school. Generally, the process of acceptance of new student began with registration, selection, and announcement steps of new student. This research was taken place at LKP D'Primacom Padangcermin which during the time has practiced the acceptance of new student manually or computerized but used Microsoft Office Excel only. It caused lack data, mistake within measurement because of manually mark measurement. Fundamental problem of this research is how to install information system for acceptance of new student at LKP D'Primacom Padangcermin that make information representation accurately and efficiently. The aim of this research is to produce a program of application system. The benefit of this research is to provide an ease for administrator and student. This research uses literature study, observation, interview, analysis, schematization, trial, and implementation as its method. The conclusion from research result hopes installed an information system of new student acceptance in web-based. Keywords : the acceptance of new student, Decision support systems,courses and Training Institutions 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penerimaan siswa baru merupakan salah satu proses yang ada di instansi pendidikan seperti sekolah, lembaga-lembaga lain yang berguna untuk menyaring calon siswa yang terpilih sesuai kriteria yang ditentukan oleh sekolah tersebut untuk menjadi siswa didiknya. Pada umumnya proses penerimaan siswa baru dilakukan melalui tahapan pendaftaran, tes seleksi, dan pengumuman penerimaan siswa. Tahapan dari proses penerimaan siswa baru ini juga dilakukan oleh Lembaga Kursus dan Pelatihan D Primacom Padangcermin - Pesawaran. Lembaga Kursus dan Pelatihan D Primacom Padangcermin Pesawaran adalah salah satu Lembaga Kursus dan Pelatihan pendidikan khusus dalam menimba ilmu pengetahuan ketarampilan komputer yang didapat sesuai jenjang yang dipilihnya. Adapun tujuan yang ingin dicapai, dalam proyek Akhir ini, Membangun sistem informasi penerimaan siswa baru pada LKP D Primacom.

2 Jurnal Sistem Penunjang Keputusan Penerimaan Baru LKP. D Primacom Padangcermin 1.2. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Sebagai syarat penyusunan skripsi 2. Membangun website media informasi yang mampu memberikan pelayanan akademik Maanfaat Penelitian Kegunaan penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat baik secara langsung maupun secara tidak langsung bagi pihak yang berkepentingan adalah sebagai berikut : 1. Bagi Penulis Manfaat yang diharapkan ini adalah menambah wawasan dan pengetahuan 2. Bagi lembaga kursus Manfaat bagi lembaga kursus adalah meningkatkan pelayan kepada siswa ataupun masyarakat dan mempermudah penerimaan siswa baru melalui website. 3. Bagi Pembaca Manfaat bagi kalangan pembaca yang diharapkan ini adalah dapat memberikan informasi yang bermanfaat dan dapat menambah pengetahuan dan referensi bagi pembaca. 1.4 Rumusan Masalah Bagaimana menunjang keputusan penerimaan siswa baru di Lembaga Kursus dan Pelatihan (LKP) D Primacom Padangcermin Pesawaran berbasis web? 1.5. Sistem Penunjang Keputusan Sistem Penunjang keputusan adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manager dan dapat membantu manager dalam pengambilan keputusan (Raymond Mc Leod, Jr., 1995:348). Sistem Penunjang keputusan merupakan bagian tak terpisahkan dari totalitas sistem organisasi keseluruhan. Suatu sistem organisasi mencakup sistem fisik, sistem keputusan dan sistem informasi (Dr. Ir. Kadarsyah Suryadi, 2002:13). Bertolak dari pemikiran di atas, maka kelancaran fisik sangat dipengaruhi oleh mekanisme pengaturan yang dijalani. Rangkaian pengaturan sistem fisik ini distrukturkan dalam sistem manajemen yang tidak lain merupakan sistem yang menghasilkan keputusan yang diperlukan guna menjamin kelancaran sistem fisik. Oleh karna sistem manajemen ini menghasilkan sejumlah keputusan, maka sering pula system manajemen disebut sistem keputusan. Berdasarkan uraian di atas, system keputusan tidak bisa dipisahkan dari system fisik maupun sistem informasi. Kompleksitas sistem secara fisik menuntut adanya system keputusan yang komplek pula. Ciri utama dari sistem Penunjang keputusan adalah kemampuannya untuk menyelesaikan Masalah-masalah yang tidak terstruktur. Pada dasarnya system Penunjang keputusan merupakan pengembangan lebih lanjut dari sistem manajemen terkomputerisasi yang dirancang sedemikian rupa sehingga bersifat interaktif dengan pemakainya. Sifat interaktif ini dimaksudkan untuk memudahkan integrasi antara berbagai komponen dalam proses pengambilan keputusan seperti prosedur, kebijakan, teknis, analisis, serta pengalaman dan wawasan manajerial guna membentuk suatu kerangka keputusan yang bersifat fleksibel. Sistem Penunjang keputusan adalah suatu pendekatan sistematis pada hakekat suatu masalah, pengumpulan faktafakta penentu yang matang dari alternatif yang dihadapi dan pengambilan tindakan yang paling tepat (Kadarsih Suryadi, 2000:1). istem Penunjang keputusan adalah suatu sistem berbasis komputer yang menghasilkan berbagai alternatif keputusan untuk membantu manajemen dalam menangani berbagai permasalahan yang terstruktur ataupun tidak terstruktur dengan menggunakan data dan model (Dadan Umar Daihani, 2001:55). Untuk menghasilkan keputusan yang baik di dalam sistem Penunjang keputusan, perlu didukung oleh informasi dan fakta-fakta yang berkualitas menurut (Raymond Mc Leod, Jr., 1995:348) antara lain : a. Aksebilitas Atribut ini berkaitan dengan kemudahan mendapatkan informasi, informasi akan lebih berarti bagi si pemakai kalau informasi tersebut mudah didapat, karena akan berkaitan dengan aktifitas dari nilai informasinya. b. Kelengkapan Atribut ini berkaitan dengan kelengkapan isi informasi, dalam hal ini isi tidak menyangkut hanya volume tetapi juga kesesuaian dengan harapan si pemakai sehingga sering kali kelengkapan ini sulit diukur secara kuantitatif. c. Ketelitian Atribut ini berkaitan dangan tingkat kesalahan yang mungkin di dalam pelaksanaan pengolahan data dalam jumlah (volume) besar. Dua tipe kesalahan yang sering terjadi yaitu berkaitan dengan perhitungan. d. Ketepatan Atribut ini berkaitan dengan kesesuaian antara informasi yang dihasilkan dengan kebutuhan

3 Jurnal Sistem Penunjang Keputusan Penerimaan Baru LKP. D Primacom Padangcermin pemakai. Sama halnya dengan kelengkapan, ketepatan pun sangat sulit diukur secara kuantitatif. e. Ketepatan Waktu Kualitas informasi juga sangat ditentukan oleh kektepatan wktu penyampaian dan aktualisasinya. Misal informasi yang berkaitan dengan perencanaan harian akan sangat berguna kalau disampaikan setiap dua hari sekali. f. Kejelasan Atribut ini berkaitan dengan bentuk atau format penyampaian informasi. Bagi seorang pimpinan, informasi yang disajikan dalam bentuk grafik, histogram, atau gambar biasanya akan lebih berarti dibandingkan dengan informasi dalam bentuk katakata yang panjang. g. Fleksibilitas Atribut ini berkaitan dengan tingkat adaptasi dari informasi yang dihasilkan terhadap kebutuhan berbagai keputusan yang akan diambil dan terhadap sekelompok pengambil keputusan yang berbeda. Tahapan Pengambilan keputusan Untuk menghasilkan keputusan yang baik ada beberapa tahapan proses yang harus dilalui dalam pengambilan keputusan. Proses pengambilan keputusan melalui beberapa tahap berikut Menurut (Julius Hermawan, 2002:3) a. Tahap Penelusuran (intelligence) Tahap ini pengambil keputusan mempelajari kenyataan yang terjadi, sehingga kita bisa mengidentifikasi masalah yang terjadi biasanya dilakukan analisis dari sistem ke subsistem pembentuknya sehingga didapatkan keluaran berupa dokumen pernyataan masalah. b. Tahap Desain Dalam tahap ini pengambil keputusan menemukan, mengambangkan dan menganalisis semua pemecahan yang mungkin yaitu melalui pembuatan model yang bisa mewakili kondisi nyata masalah. Dari tahapan ini didapatkan keluaran berupa dokumen alternatif solusi. c. Tahap Choice Dalam tahap ini pengambil keputusan memilih salah satu alternatif pemecahan yang dibuat pada tahap desain yang dipandang sebagai aksi yang paling tepat untuk mengatasi masalah yang sedang dihadapi. Dari tahap ini didapatkan dokumen solusi dan rencana implementasinya. d. Tahap Implementasi Pengambil keputusan menjalankan rangkaian aksi pemecahan yang dipilih di tahap choice. Implementasi yang sukses ditandai dengan terjawabnya masalah yang dihadapi, sementara kegagalan ditandai masih adanya masalah yang sedang dicoba untuk diatasi. Dari tahap ini didapatkan laporan pelaksanaan solusi dan hasilnya. Komponen - Komponen Sistem Penunjang Keputusan Sistem Penunjang keputusan terdiri dari 3 komponen utama atau subsistem yaitu (Dadan Umar Daihani, 2001:63) a. Subsistem Data (Database) Subsistem data merupakan komponen sistem Penunjang keputusan penyedia data bagi sistem. Data dimaksud disimpan dalam suatu pangkalan data (database) yang diorganisasikan suatu sistem yang disebut sistem manajemen pengkalan data (Data Base Manajemen System/DBMS). b. Subsistem Model (Model Subsistem) c. Subsistem Dialog (User Sistem Interface) Keunikan lainnya dari sistem Penunjang keputusan adalah adanya fasilitas yang mampu mengintegrasikan system terpasang dengan pengguna secara interaktif. Fasilitas yang dimiliki oleh subsistem ini dapat dibagi atas 3 komponen yaitu : 1. Bahasa aksi (Action Language) yaitu suatu perangkat lunak yang dapat digunakan pengguna untuk berkomunikasi dengan sistem. Komunikasi ini dilakukan melalui berbagai pilihan media seperti keyboard, joystick dan key function. 2. Bahasa Tampilan (Display atau Presentation Language) yaitu suatu perangkat yang berfungsi sebagai sarana untuk menampilkan sesuatu. 3. Basis Pengetahuan (Knowledge Base) yaitu bagian yang mutlak diketahui oleh pengguna sistem yang dirancang dapat berfungsi secara efektif. (Umar Daihani, 2000:63) Gambar 1 Komponen SPK (Dadan Umar Daihani, 2001:64)

4 Jurnal Sistem Penunjang Keputusan Penerimaan Baru LKP. D Primacom Padangcermin 1.6. Lembaga Pendidikan Kursus Lembaga pendidikan kursus adalah lembaga pendidikan nonformal yang bernaung di bawah Dinas Pendidikan menurut (Soekidjo Notoatmodjo : 16). Lembaga kursus bertujuan mencetak tenaga terampil dengan keahlian spesifik sesuai kebutuhan dunia kerja. Lulusan sekolah menengah atau perguruan tinggi umumnya kurang dibekali oleh ilmu praktis atau keahlian khusus yang dibutuhkan dunia kerja. Akibatnya mereka tidak siap untuk terjun langsung ke dunia kerja. Lembaga pendidikan nonformal atau kursus dapat dijadikan alternatif untuk mempelajari keterampilan yang dibutuhkan dunia kerja. Karena itu banyak bermunculan lembaga pendidikan kursus (LKP) yang menyelenggarakan pendidikan siap kerja guna memenuhi kebutuhan dunia kerja. Kursus terdiri dari tiga tingkat kemampuan, yaitu: dasar, menengah dan lanjutan. Kursus umumnya diselenggarakan oleh lembaga kemasyarakatan yang berkembang pesat dalam jumlah lembaga penyelenggara serta jenis-jenis program yang mampu merespons dan mengorganisir kebutuhan masyarakat. Lembaga pelatihan adalah lembaga atau organisasi yang mengembangkan Pendidikan Nonformal, baik lembaga pemerintahan ataupun swasta yang menyelenggarakan kegiatan pelatihan. Pelatihan sendiri merupakan suatu proses pembelajaran yang memungkinkan pegawai melaksanakan pekerjaan yang sekarang sesuai dengan standar. Pelatihan diperlukan untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia sesuai kebutuhan organisasi atau individu dalam lingkup lembaga tersebut. (Soekidjo Notoatmodjo : 16) Lebih lanjut pelatihan adalah kegiatan yang disengaja untuk memecahkan masalah yang dihadapi oleh orang-orang atau lembaga dalam upaya membina dan meningkatkan produktivitas menurut (Hanurani, 2003). Pelatihan tidak dapat dilakukan begitu saja, tetapi pada pelaksanaannya pelatihan harus melalui beberapa tahapan. Pada setiap pelaksanaan pelatihan tidak harus sama tahapannya, tetapi tahapan ini disesuaikan dengan jenis pelatihannya, kesiapan panitia, dana dan sarana yang tersedia. Tahapan- tahapan yang harus dilaksanakan dalam suatu pelatihan adalah: (1) mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, (2) merumuskan tujuan pelatihan, (3) merancang kurikulum pelatihan, (4) mengembangkan metode pelatihan, (5) menentukan pola evaluasi pelatihan, (6) melaksanakan program pelatihan dan (7) mengukur hasil pelatihan. Prinsip-prinsip umum belajar dalam pelatihan yang perlu diperhatikan, yaitu: (a) Peserta pelatihan harus termotivasi untuk belajar, karena motivasi merupakan felemen yang khas bagi setiap orang, maka instruktur secara kreatif harus mengidentifikasi setiap kelompok peserta. Motivasi dapat disajikan sebagai titik tolak dari pelatihan yang diletakkan, (b) Belajar merupakan proses aktif dan partisipatif. Kondisi ini mengandung arti bahwa pembelajar harus terlibat dalam pembelajaran tidak hanya menjadi pendengar saja. Keterlibatan peserta dapat diciptakan melalui kegiatan diskusi, pengajuan pertanyaan, kegiatan praktek, kerja lapangan, bermain peran, demonstrasi, (c) Peserta harus mendapat pengarahan dan umpan balik. Pelatihan harus meliputi umpan balikterhadap peserta sehingga mereka mengetahui seberapa banyak belajar sehingga merekamengetahui pula berapa banyak mereka telah menguasai keterampilan yang diberikan melalui pelatihan, (d) Materi pelatihan harus disiapkan dengan tepat. Materi yang mendukung pelatihan harus secara efektif disiapkan dan digunakan. Pembelajaran berbasis masalah, proyek, aktivitas latihan, diskusi dan metode-metode lain harus mengandung materi yang secara diyakini dapat menunjang pembelajaran, (e) Kesempatan untuk melakukan latihan harus disediakan dalam pelatihan. Instruktur harus menyediakan waktu yang cukup bagi peserta untuk berlatih pengetahuan dan keterampilan yang diberikan dalam pelatihan. Latihan dapat membantu membangun rasa percaya diri peserta dan memberi kesempatan bagi mereka untuk saling membantu satu sama lainnya, (f) Metode pelatihan harus bervariasi. Multi metode dalam pelatihan dapat menstimulasi keterkaitan peserta terhadap pelatihan dan menyediakan kesempatan bagi mereka untuk terlibat dalam berbagai cara, (g) Peserta harus mendapat penguatan dari tingkah laku yang diinginkan. Peserta harus mengetahui kapan mereka menunjukkan tugas atau materi pembelajaran secara benar. Mereka harus mendapatkan petunjuk bahwa apa yang mereka tampilkan benar. Penguatan dapat dilakukan dengan memberi komentar oleh instruktur, nilai tes, atau mengerjakan proyek dan hasil yang digunakan dalam pelatihan. Penguatan ini harus direncanakan dan dimasukkan dalam rencana pembelajaran, (h) Standar dari penampilan dan harapan harus dikomunikasikan dengan jelas pada peserta,(i) Pelatihan harus menunjukkan macam dan level yang berbeda dari pembelajaran. Pembelajaran meliputi : (1) pengetahuan dan kemampuan intelektual, (2) keterampilan motorik, (3) perasaan dan sikap yang masingmasing memiliki tingkatannya sendiri. Setiap tingkatan dan tipe belajar ini memerlukan metode dan latihan yang berbeda yang harus direncanakan dalam pelatihan.

5 Jurnal Sistem Penunjang Keputusan Penerimaan Baru LKP. D Primacom Padangcermin Sistem yang berjalan datang ke LKP D Primacom untuk mengisi formulir pendaftaran kemudian diserahkan ke petugas pendaftaran dengan menyertakan persyaratan yang telah ditentukan dan membayar biaya pendaftaran. Petugas pendaftaran memasukkan data-data siswa tersebut ke dalam buku pendaftaran dan di input ke Misrosoft Excel. Petugas pendaftaran lalu memberikan salinan formulir pendaftaran sebagai bukti pendaftaran Sistem yang dikembangkan datang ke LKP D Primacom dengan membawa uang pendaftaran dan menyerahkan bukti pendaftarannya petugas pendaftaran memasukan username dan password yang telah digunakan untuk mendaftar. maka siswa dapat mendaftar kemudian mencetak kartu pendaftaran yang nantinya diserahkan ke petugas pendaftaran untuk mendapatkan stempel disertai persyaratan yang telah ditentukan. Setelah itu siswa tersebut akan menerima kartu pendaftaran dari panitia yang digunakan untuk registrasi jika siswa yang bersangkutan diterima Kerangka Pemikiran Sistem yang dirancang Context Diagram Gambar 3 Context Diagram Sistem Informasi Penerimaan Baru 1.7. Tabel Perancangan Basis Data Tabel 1. Data Operator Userid Char 8 Char 40 Username Logi Operator NIK Char 20 NIK Operator Password Char 8 Ulang_Pass Char 8 Password Login Konfirmasi Password login Level Char 25 Level Gambar 2 Kerangka Pemikiran Tabel 2. Data Tahun Ajaran Id_ajaran Int 3 No Tahun Ajaran Thn_ajaran Char 9 Tahun Ajaran Office Int 5 Design Grafis int 5 Internet Int 5 Mapel Office Mapel Design Grafis Mapel Internet

6 Jurnal Sistem Penunjang Keputusan Penerimaan Baru LKP. D Primacom Padangcermin Tabel 3. Jenjang Id_Jenjang Int 3 Kode Jenjang Jenjang Char 40 Jenjang Daya Tampung Char 5 Tabel 4. Pendaftaran baru Daya Tampung D Primacom No_pendaf Int 3 Char 40 No. Pendaftaran Lengkap Jns_Kelamin char 9 Jenis Kelamin Tmpt_lahir Char 30 Tgl_lahir Date 8 Tempat lahir siswa Tanggal Lahir Agama Char 12 Agama Asal Sekolah Char 30 _ortu Char 20 Pekerjaan_ortu Char 20 Asal Sekolah siswa Orangtua Pekerjaan Orangtua Alamat Char 40 Alamat Jenjang Char 50 Tabel.5. Tabel Registrasi Jenjang No_registrasi Int 4 No_Pendf Int 3 Char 40 Registrasi Pendaftaran Lengkap Alamat Char 50 Alamat Asl_sklah Char 30 Tgl_registrasi Date 8 Keterangan Char 30 Asal Sekolah Tanggal Registrasi Keterangan Registrasi Userid Char 8 Userid Petugas Tabel 6. Pencabutan No_Pencabut Int 4 No_Pendf Int 3 Char 50 Asl_sklah Char 30 Tgl_Cabut Date 8 Pencabutan Pendaftaran Lengkap Asal Sekolah Tanggal Pencabutan Userid Char 8 Userid petugas 1.8. Tabel Relasi Gambar 4. Relasi Table Penerimaan Baru 1.9. Rangcangan Desain Rancangan Desain Login Gambar 5 Login

7 Jurnal Sistem Penunjang Keputusan Penerimaan Baru LKP. D Primacom Padangcermin Rancangan Output Pendaftaran Rancangan dari bentuk laporan yang akan digunakan untuk mencetak laporan yang nantinya ditunjukan kepada pengguna system. Kartu Pendaftaran DAFTAR PUSTAKA Raymond Mc Leod, Jr., 1995:348, Pengertian Penunjang Keputusan, Jakarta. Dr. Ir. Kadarsyah Suryadi, 2002:13, SPK Mencakup Sistem Keputusan dan Sistem Informasi, Jakarta Dadan Umar Daihani, 2001: 55, Sistem Penunjang Keputusan, Penerbit Elex Media Komputindo, Jakarta. Julius Hermawan, 2002:3, Tahap Pengambilan Keputusan, UGM, Yogyakarta Dadan Umar Daihani, 2001: 63, Komponen Sistem Pnunjang, Penerbit Elex Media Komputindo, Jakarta. Soekidjo Notoatmodjo : 16, Pengertian Pendidikan Kursus, Jakarta Indonesia Hanurani, 2003, Membina Dan Meningkatkan Produktivitas Lembaga, UI, Jakarta Gambar 6. Kartu Pendaftaran Kesimpulan Dengan adanya system informasi Penerimaan Baru berbasis Web, memudahkan bagian tata usaha dalam mengolah data dan orangtua siswa dapat melihat info pendaftaran dan jenjang pendidikan kursus tanpa harus datang setiap hari ke LKP D Primacom Padangcermin atau dapat melihatnya di website pada komputer yang terkoneksi jaringan internet