SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PROMOSI KARYAWAN DENGAN METODE MATCHING PROFILE PADA YAYASAN PENDIDIKAN NASIMA SEMARANG

Transkripsi

1 SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PROMOSI KARYAWAN DENGAN METODE MATCHING PROFILE PADA YAYASAN PENDIDIKAN NASIMA SEMARANG Achmad Nuruddin S, Agus Prayitno, Y.Tyas Catur P Pascasarjana Magister Teknik Informatika Udinus Abstract Determining the position of employees for certain positions within an organization is one of the problems often faced by today. Many organizations using manual methods in the promotion of employees in a position so that frequent problems that an employee can not work with opitmal his job position. Decision Support System (DSS), or in the Indonesian language is called the Sistem Pendukung Keputusan is an interactive computer-based system that helps decision makers (managers) utilize data and models to solve the problem. "Profile Matching" Approach is an important process in human resource management which is determined beforehand competencies (abilities) needed by anoffice. By using the DSS approach "Matching profile" expected placement of employees will be in accordance with the qualifications, so the organization can improve its performance because it has possessed the right human resources in various strategic positions of the organization. Keywords : Organization,Decession Support System,Matching Profile 1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu faktor penting yang mempengaruhi berjalannya operasi dalam sebuah organisasi. Organisasi yang mempunyai sumber daya manusia yang baik dalam setiap bagian akan mempunyai kelebihan dan daya saing yang baik. Sumber daya manusia yang berkualitas bagi perusahaan diperoleh organisasi pada saat pertama membuka informasi lowongan kerja yang akan diikuti dengan para pelamar kerja yang akan melamar di perusahaan tersebut. Ada beberapa permasalahan yang dihadapi yayasan ini yaitu bahwa profile jabatan dan profile karyawan belum terorganisir dalam sebuah database yang mudah diakses dan digunakan, saat ini sistem yang dipakai adalah campuran antara pengunaan file hardcopi dengan komputerisasi sehingga promosi seorang karyawan untuk menduduki jabatan tertentu yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan akan diproses dalam jangka waktu berminggu-minggu sehingga belum bisa memberikan informasi yang cepat dan akurat bagi para pengambil keputusan terutama Manager HRD dalam mempromosikan seorang karyawan dalam suatu jabatan tertentu dalam yayasan. Beberapa perusahaan dan para ahli mulai meneliti dan mengembangkan SPK yang kemudian mereka mengkarakteristikannya sebagai sistem berbasis komputer interaktif yang membantu para pembuat keputusan dalam memanfaatkan data dan model dalam memecahkan masalah semi terstruktur Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas, maka dapat dirumuskan bahwa permasalahan yang terjadi dalam perusahaan adalah: 1. Adanya proses promosi karyawan yang terhambat karena ketidakcocokan profile seorang karyawan dengan jabatannya. 2. Belum adanya suatu sistem dan database untuk mengatur profile jabatan dan profile karyawan di yayasan pendidikan Nasima. 3. Sistem promosi manual membutuhkan waktu yang lama sehingga belum bisa memberikan informasi yang cepat dan akurat redaksi: stefanus@pps.dinus.ac.id 193

2 1.3. Batasan Masalah Penelitian ini melingkupi beberapa hal antara lain: Pengolahan data dilakukan dengan metode Pencocokan Profile (Matching Profile) untuk mengatur kompetensi karyawan dan jabatan. Sistem akan memberikan alternatif solusi bagi pihak manager HRD dalam hal promosi karyawan berdasarkan hasil tes. Keputusan akhir tetap berada di tangan manusia (pihak manajemen) Tujuan Penelitian Tujuan penelitian merupakan langkah awal yang sangat penting sebelum memulai penelitian. Dengan adanya tujuan, langkah-langkah penelitian menjadi terarah dan jelas. Adapun penelitian ini bertujuan untuk: 1. Membangun sebuah Sistem Pendukung Keputusan (SPK) untuk membantu manajer HRD untuk mempromosikan atau menempatkan karyawan sesuai dengan kompetensinya pada suatu jabatan tertentu pada yayasan Nasima. 2. Membangun sebuah Sistem Pendukung Keputusan (SPK) dengan suatu database untuk membantu bagian HRD dalam mengatur profile karyawan maupun profile jabatan Manfaat Penelitian Penelitian dilakukan dengan harapan agar hasilnya dapat digunakan oleh perusahaan atau instansi dalam mengambil keputusan untuk promosi seorang karyawan melalui proses penilaian. Adapun manfaat penelitian ini adalah: 1. Manfaat praktis, hasil penelitian ini diharapkan dapat membantu organisasi terutama bagian HRD untuk menyeleksi karyawan dalam kegiatan promosi sehingga sesuai dengan kebutuhan profile jabatannya. 2. Manfaat teoritis, hasil penelitian ini diharapkan dapat membantu dalam mengembangkan pembuatan Sistem Pendukung Keputusan berbasis Matching Profile yang berguna untuk proses promosi karyawan di Yayasan pendidikan Nasima Semarang. 3. Manfaat kebijakan, hasil penelitian ini diharapkan dapat membantu manager HRD dalam meningkatkan kualitas sistem promosi karyawan untuk menduduki jabatan tertentu dalam yayasan pendidikan Nasima Semarang. 4. Mendapatkan informasi lebih cepat dan akurat tentang kompetensi karyawan dalam perusahaan sesuai dengan profile jabatan yang ditawarkan. 2. LANDASAN TEORI 2.1. Sistem Pendukung Keputusan/ Decision Support System (DSS) Di dalam sebuah buku karangan Efraim Turban dan Jay E Aronson yang berjudul Decision Support System and Intelligent System (1995) dijelaskan mengenai konsep dasar sistem pendukung keputusan sebagai alat bantu pengambilan keputusan. Dalam buku tersebut juga dijelaskan mengenai struktur dan komponen-komponen yang membangun sistem pendukung keputusan. Sistem Pendukung Keputusan/Decision Support System (DSS) secara umum didefenisikan sebagai sebuah sistem yang mampu memberikan kemampuan pemecahan masalah maupun kemampuan pengkomunikasian untuk masalah semi terstruktur Promosi Jabatan Promosi adalah kemajuan yang diperoleh sebagai pegawai pada suatu tugas yang lebih baik, lebih baik dimaksud dipandang dari sudut tanggung jawab yang lebih berat martabat atau status yang lebih tinggi, kecakapan yang lebih baik, dan yang terpenting adalah penambahan jimlah gaji atau upah Matching Profile redaksi: stefanus@pps.dinus.ac.id

3 Profile matching merupakan suatu proses yang sangat penting dalam manajemen SDM dimana terlebih dahulu ditentukan kompetensi (kemampuan) yang diperlukan oleh suatu jabatan. Kompetensi/kemampuan tersebut haruslah dapat dipenuhi oleh pemegang/calon pemegang jabatan. Dalam proses profile matching secara garis besar merupakan proses membandingkan antara kompetensi individu ke dalam kompetensi jabatan sehingga dapat diketahui perbedaan kompetensinya (disebut juga gap), semakin kecil gap yang dihasilkan maka bobot nilainya semakin besar yang berarti memiliki peluang lebih besar untuk karyawan menempati posisi tersebut. Adapun sistem program yang dibuat adalah software profile matching yang berfungsi sebagai alat bantu untuk mempercepat proses matching antara profil jabatan (soft kompetensi jabatan) dengan profil karyawan (soft kompetensi karyawan) sehingga dapat memperoleh informasi lebih cepat, baik untuk mengetahui gap kompetensi antara jabatan dengan pemegang jabatan maupun dalam pemilihan kandidat yang paling sesuai untuk suatu jabatan (ranking kandidat) Kerangka Pemikiran MASALAH Promosi karyawan yang terhambat di bagian HRD& tdk adanya sistem dan database profile karyawan PENDEKATAN MATCHING PROFILE PELUANG Adanya aturan promosi karyawan dari bagian HRD Karyawan K O M P E T E N S I Jabatan GAP KOMPETENSI Karyawan yg sesuai posisi jabatan PENGEMBANGAN 1. Pengembangan OOD IMPLEMENTASI -Pretest (hasil perhitungan sebelum menggunakan SPK) -Posttest (hasil perhitungan setelah menggunakan SPK) PENGUJIAN - Perbedaan Pretest-Posttest HASIL SPK promosi karyawan yang sesuai dengan kompetensi kerja seorang karyawan Gambar 1 : Kerangka Pemikiran SPK Penerimaan Karyawan redaksi: stefanus@pps.dinus.ac.id 195

4 3. METODE PENELITIAN 3.1. Tahapan Penelitian Tahapan penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah : 1. Studi Literatur Pengumpulan data, informasi, dan bahan-bahan pustaka mengenai sistem negoisasi dalam proses promosi karyawan atau tenaga kerja. 2. Analisis dan Design Sistem Analisis mengenai kebutuhan data dan informasi yang menjadi input maupun output dalam memodelkan aplikasi bursa kerja dengan menggunakan sistem pendukung keputusan. 3. Perancangan dan pengembangan software Merupakan kegiatan untuk melakukan proses perancangan dan pengembangan dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan aplikasi database menggunakan Microsoft Access Pengujian sistem Kegiatan untuk melakukan pengujian terhadap sampel data melalui sistem yang dibangun kemudian membahas dan menganalisa kinerja dari hasil pengujian tersebut. 5. Implementasi Merupakan tahapan kegiatan dalam mengimplementasikan sistem pendukung keputusan yang telah dibuat agar bermanfaat bagi pelamar dan penyedia kerja Jenis Data Menurut jenisnya maka data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari data primer dan data sekunder. 1. Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari sumbernya, yaitu dengan melakukan wawancara terhadap informan yang dijadikan sampel pada thesis ini. 2. Data sekunder adalah data yang diperoleh dari buku-buku literatur, jurnal, dokumen-dokumen, laporan, peraturan pemerintah, dan lainnya Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data yang diperlukan menggunakan beberapa metode pengumpulan sebagai berikut : 1. Studi Pustaka Merupakan teknik pengumpulan data dengan cara mempelajari referensi berupa dokumen/berkas dan mengumpulkan data, peraturan perundang-undangan, buku, jurnal penelitian, dan lainnya. 2. Observasi Teknik pengumpulan data dengan melakukan pengamatan langsung ke lokasi objek penelitian tentang seluruh aktifitas yang berhubungan dengan maksud penelitian. Teknik observasi dilakukan pada tanggal 22 Oktober 2010 di Yayasan pendidikan Nasima di Jl. Pusponjolo No XX Semarang. 3. Wawancara Teknik pengumpulan data dengan percakapan langsung pada objek yang berhubungan dengan penelitian, menggunakan format tanya-jawab. Wawancara dilakukan pada tanggal 22 Oktober 2010 di yayasan Nasima dengan kepala HRD Bp. Ilyas Jauhari Metode Pengembangan Sistem Metode pengembangan yang digunakan adalah metode pengembangan terstruktur dengan pendekatan siklus hidup pengembangan sistem (System Development Life Cycle/SDLC). SDLC terdiri dari beberapa fase antara lain sebagai berikut : 1. Perencanaan (planning) Tahap ini lebih terfokus pada penafsiran kebutuhan dan diagnosa masalah dengan mendefinisikan sasaran dan tujuan dari sistem yang akan dibangun redaksi: stefanus@pps.dinus.ac.id

5 2. Analisis Sistem (system analysis) Pada fase ini dilakukan analisa terhadap sistem yang ada dengan metode yang digunakan yaitu metode wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dan melakukan pengamatan terhadap kondisi instansi yang menjadi ruang lingkup penelitian. Fase ini meliputi: menentukan obyek, mempelajari organisasi, menganalisis kebutuhan output, menganalisis kebutuhan input, dan evaluasi efektifitas sistem. 3. Perancangan Sistem (system design) Perancang sistem ini berdasar pada kebutuhan dan masalah yang dihadapi pada obyek penelitian. Fase ini meliputi perancangan basis data, perancangan antarmuka pengguna, kebutuhan perangkat keras, dan kebutuhan perangkat lunak. 4. Implementasi Sistem (system implementation) Setelah rancangan sistem dibuat, selanjutnya tahap implementasi dengan membuat program dan pengujian program. 5. Operasi dan Pemeliharaan Sistem (system operation and maintenance) Pada tahap ini dilakukan pelatihan terhadap pengguna dan evaluasi terhadap sistem yang berjalan, apabila ada kekurangan maupun kesalahan diadakan perbaikan dan perawatan. 4. PEMBAHASAN 4.1. Analisis Sistem Analisis sistem dilakukan untuk menguraikan sistem yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Analisis permasalahan adalah hal yang pertama dilakukan setelah mendapatkan spesifikasi kebutuhan pengguna.. Tahapan yang dilakukan untuk mendapatkan analisis sistem yang baik dan sesuai perencanaan, yaitu sebagai berikut : 1. Mengidentifikasi Masalah Promosi pegawai merupakan suatu mekanisme yang dilakukan oleh suatu organisasi untuk meningkatkan kinerja dan mendapatkan pegawai yang sesuai dengan kompetensinya dalam suatu jabatan. Namun untuk mendapatkan pegawai yang sesuai kompetensi jabatannya bukanlah merupakan suatu pekerjaan yang mudah, Yayasan Nasima mengalami berbagai permasalahan yaitu: Sistem promosi manual membutuhkan waktu yang lama sehingga belum bisa memberikan informasi yang cepat dan akurat. Adanya proses promosi karyawan yang terhambat karena ketidakcocokan profile seorang karyawan dengan jabatannya. 2. Memahami Sistem Kerja yang berjalan Pada saat ini pelaksanaan promosi pegawai dilingkungan Yayasan Nasima dilakukan dengan cara yang cukup konvensional dimana bagian HRD akan mempromosikan pegawai berdasarkan penilaian yang dilakukan oleh para kepala bagian / departemen dan hasil test promosi yang diadakan oleh HRD. Setiap tahun para kepala bagian memberikan penilaian terhadap prestasi kerja para bawahannya melalui sebuah form yang telah disediakan oleh HRD. Berdasarkan hasil penilaian dan hasil test promosi pegawai akan diambil beberapa pegawai dengan prestasi kerja terbaik yang akan di promosikan HRD kepada Yayasan untuk menduduki beberapa posisi yang kosong di yayasan Nasima Semarang. Berdasarkan dokumen yang telah diberikan oleh bagian HRD maka yayasan akan memutuskan daftar pegawai yang akan dipromosikan untuk menduduki beberapa posisi di yayasan ini. 3. Menganalisis Permasalahan Sistem promosi pegawai dimana proses seleksinya dilakukan dengan melakukan test promosi dan penilaian oleh kepala bagian merupakan mekanisme yang banyak dilakukan berbagai instansi saat ini. Namun mekanisme ini ternyata mempunyai berbagai kelemahan dimana sistem ini belum bisa memberikan informasi yang cepat dan benar kepada yayasan guna pengambilan keputusan. Yayasan redaksi: stefanus@pps.dinus.ac.id 197

6 membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mendapatkan informasi pegawai yang akan di promosikan berdasar posisi jabatan yang ada. Selain itu sistem promosi ini belum bisa memberikan hasil yang optimal karena ada beberapa pegawai yang tidak optimal bekerja disuatu bagian karena kompetensi yang dimiliki tidak sesuai dengan jabatan yang ada. Berdasarkan permasalahan diatas maka perlu dibuat adanya sebuah Sistem Pendukung Keputusan promosi pegawai yang bisa memberikan informasi secara cepat dan benar kepada manajemen sehingga bisa dipergunakan dalam pengambilan keputusan untuk menentukan pegawai yang tepat bagi yayayan Nasima Semarang. 4. Perancangan Sistem Berdasarkan kebutuhan informasi dan kebutuhan data yang ada pada analisis sebelumnya, maka berikutnya akan dilakukan perancangan sistem pendukung keputusan promosi pegawai dengan menggunakan beberapa alat bantu pemodelan proses maupun perancangan basis data. Perancangan Sistem menggunakan Use-case Diagram Diagram Use-case di sini dijabarkan secara grafis yang menggambarkan interaksi antara sistem, sistem eksternal, dan pengguna dari sistem pengelolaan pembelajaran yang dibangun. Diagram Usecase berikut menggambarkan siapa saja yang akan menggunakan sistem pendukung keputusan promosi pegawai dan bagaimana cara pengguna berinteraksi dengan sistem yang dibuat. Use-case Naratif akan menjelaskan sekuensi langkah-langkah dari setiap interaksi yang terjadi, sesuai dengan metode yang digunakan maka langkah langkah yang dilakukan dalam membuat use-case diagram adalah sebagai berikut: a. Mengidentifikasikan Pelaku Bisnis Disini pelaku bisnis diartikan sebagai pemakai, user atau aktor yang akan terlibat dalam sistem pembelajaran ini daftar aktor bisa dilihat pada tabel berikut : Tabel 4.1. Identifikasi Pelaku Bisnis Istilah Sinonim Deskripsi 1. Pegawai Karyawan Individu atau orang yang bekerja di yayasan Nasima Semarang 2. Pimpinan Bagian Kepala Bagian/Dept Pimpinan yang mengepalai suatu bagian atau departemen di Yayasan Nasima Semarang 3. HRD Bagian Kepegawaian Bagian dalam yang bertugas mengatur berbagai hal yang berhubungan dengan kepegawaian di Yayasan Nasima Semarang 4. Pimpinan Yayasan Manajemen Yayasan Merupakan orang yang bertanggung jawab dalam operasional kerja Yayasan Nasima Semarang. Dari daftar pelaku bisnis yang telah diidentifikasi maka dapat digambarkan diagram konteks sebagai berikut : redaksi: stefanus@pps.dinus.ac.id

7 Pegawai (elms) Pencari Kerja Surat Lamaran Kerja CV Permintaan Gaji Data Pegawai Data Jabatan Data Kompetensi HRD Laporan Pegawai Laporan Promosi Pegawai Laporan Pegawai Laporan Jabatan Laporan Promosi Pegawai SPK Promosi Pegawai Peraturan Yayasan Kepala Bagian (elms) Penilaian Pegawai Laporan Pegawai Laporan Promosi Pegawai Kepala Yayasan Gambar 2 : Gambar Diagram Context Gambar 3 : Desain Input Data Pegawai redaksi: stefanus@pps.dinus.ac.id 199

8 Gambar 4 : Desain Input Profil Jabatan 5. PENUTUP 5.1. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian, analisis dan perancangan Sistem Pendukung Keputusan (SPK) promosi pegawai maka dapat ditarik kesimpulan: 1. Sistem Pendukung Keputusan (SPK) promosi pegawai pada Yayasan Nasima Semarang bisa dijadikan dasar pengambilan keputusan manajemen dalam proses promosi pegawai 2. Sistem Pendukung Keputusan (SPK) promosi pegawai pada Yayasan Nasima Semarang bisa memberikan informasi yang cepat,akurat dan benar bagi para pengambil keputusan dalam sistem promosi pegawai Saran Dari hasil penelitian dan pembahasan terhadap SPK Promosi Pegawai di Yayasan Nasima Semarang maka saran yang diusulkan adalah sebagai berikut : 1. Sistem Pendukung Keputusan (SPK) promosi pegawai pada Yayasan Nasima Semarang bisa dikembangkan menjadi SPK yang berbasiskan web sehingga para para pengambil keputusan bisa online dalam mengambil keputusan dimanapun mereka berada. 2. Sistem Pendukung Keputusan (SPK) promosi pegawai pada Yayasan Nasima Semarang bisa dikembangkan menjadi salah satu bentuk feature yang dimiliki sebuah perusahaan yang tergabung dalam website akademik yang ada di Indonesia. 3. Perlunya penambahan kriteria penilaian dalam SPK Promosi pegawai, misalnya : penambahan syarat sertifikasi yang harus dimiliki pegawai dan penambahan beberapa aturan mengenai promosi pegawai sesuai ketentuan pemerintah Indonesia redaksi: stefanus@pps.dinus.ac.id

9 DAFTAR PUSTAKA [1]. DHerman, Julius, Membangun Decision Support System, Penerbit ANDI [2]. Kadarsah, Suryadi, dan Ramdani, M.Ali. Sistem Pendukung Keputusan: Suatu Wacana Idealisasi dan Implementasi kosep pengambilan keputusan, PT. Remaja Rosda Karya, Bandung, [3]. Kusrini dan Muksin, Awaladin., 2006, Sistem Pendukung Keputusan untuk Promosi Jabatan, Prosiding Kopwil IV, Kopertis Wilayah IV Jawa Barat dan Banten. [4]. Turban, Efraim Aronson, Jay E, and Liang, Ting Peng. 2005, Decision Support System and Intelegence Systems. 7th Edition, jilid1, Penerbit ANDI. redaksi: 201