KNOWLEDGE. Menjalankan Create Indexes yang Lebih Cepat. Auto Backup GF Akuntansi 2008

Transkripsi

1

2 KNOWLEDGE Menjalankan Create Indexes yang Lebih Cepat Sebenarnya proses pembuatan file index bisa lebih cepat dengan membuka aplikasi GF-Akuntansi 2008 lebih dari satu pada komputer pusat/server dan lakukan proses create index. NB: Maksimal 3 aplikasi yang boleh dibuka sehubungan batas kecepatan proses harddisk. Proses pembuatan file index merupakan proses pembuatan file pencarian data. Jika ukuran data anda sudah besar, maka proses ini butuh waktu yang cukup lama. Auto Backup GF Akuntansi 2008 Data bisa dikatakan harta sebuah perusahaan. Untuk itu perlu dilakukan backup data untuk menyimpan data secara rutin. Dalam backup data, bisa dilakukan secara auto dari komputer tersebut ataupun secara manual ke media lainnya seperti flashdisk, external hardisk dan lain-lain Berikut ini adalah cara untuk backup : 1. Secara auto dikomputer Klik tombol Backup ( File : zip ) untuk melakukan proses backup. Setiap file yang di backup akan di simpan pada folder database yang tertulis pada Folder File Backup. Anda juga bisa menentukan copy file backup ke lokasi folder lain seperti pada media flashdisk / Ext-Harddisk / Network Sharing Folder komputer lainnya dengan mengisi lokasi atau browse folder yang di inginkan. Pada bagian otomatis backup, Anda bisa settting pukul, misalnya 1 5:00, dimana setiap pukul 1 5:00 maka komputer tersebut akan melakukan proses backup. Ini hanya bekerja pada komputer yang di seting saja. 2. Secara manual ke media lainnya 1

3 KNOWLEDGE Database dengan Form yang berbeda Jika Anda memiliki database yang lebih dari satu dalam 1 komputer dan ingin mempunyai nota/faktur/bukti yang beda maka yang perlu dilakukan sebagai berikut : 1. Install GF- AKUNTANSI 2008 dengan lokasi yang beda Dari folder masing-masing, double klik pada salah satu folder maka akan muncul folder ST_Rep2. ST_Rep2 berisi file - file laporan dan form untuk mencetak bukti/nota/faktur. Jika Anda ingin memiliki cetakan bukti/nota/faktur untuk database yang beda maka form-form tersebut bisa di simpan ke masing-masing folder ST_Rep2 pada GF AKUN A ataupun GF AKUN B. 2. Setelah install, maka akan muncul folder GF AKUN A dan GF AKUN B di lokasi C dimana telah Anda install 2

4 HISTORY APLIKASI Kontrol Maksimum Item Sering terjadi dalam pemesanan barang yang terlalu banyak sehingga mengakibatkan stock di gudang ikut bertumpukan. Untuk itu,perlu dikontrol maksimun item dalam pemesanan/purchase order. 2. Pada saat input purchase order, seandainya pengisian jumlah dibagian stock entry diatas maksimun stock (jumlah + sisa stock) maka akan muncul warning sebagai berikut. Dalam mengontrol stock di sistem, maka perlu diinput kesistem adalah: 1. Isi maksimun stock di item Dari gambar ini menunjukkan sisa stock 32 pcs dan jumlah 6 pcs, sehingga sisa stock + jumlah adalah 38 pcs. Laporan Stock Metode FIFO Bagi Anda yang menggunakan metode FIFO, maka laporan nilai stock ada tambahan tampilan berupa rincian sisa FIFO. Dengan demikian, user bisa mengetahui nilai stock akhirnya atas pembelian ataupun penambahan stock lainnya. Tambah List Hutang Piutang Pada saat input penerimaan piutang ataupun pembayaran hutang, jika tidak mengisi pelanggan ataupun vendor, saat klik tombol tambah dari list akan muncul daftar piutang/hutang sehingga Anda bisa memilih faktur mana yang mau dilunasin. 3

5 GF-AKUNTANSI 2008 WEB ACCESS Pada masa kini banyak yang bisa kita lihat perubahan teknologi yang semakin hari semakin canggih, banyak perusahaan besar di luar negeri telah mengubah cara kerja nya menjadi sangat gampang dan modern. Pertanyaan nya kenapa di negera kita indonesia masih belum mengikuti cara kerja yang diterapkan dengan cara modern, oleh karena itu kami merancang 1 aplikasi yang sangat berfungsi bagi usaha restoran dan usaha supllier yang memiliki salesman sendiri. Kami merancang sebuah sistem yang bernama GF Web Access. Fungsi GF-Akuntansi 2008 Web Access untuk mempermudah user mendapatkan informasi mengenai sisa stock, cek harga beli atau harga jual, dan melihat laporan penjualan dimana saja, user bisa menginput taking order bagi usaha restoran dan untuk usaha supplier yang mempunyai sales bisa menggunakan sales order untuk menginput orderan langsung di tempat customer dan data bisa langsung terkirim ke server jadi sistem ini sangat membantu kerja jadi cepat dan disisi lain sangat menghemat kertas. Sebelum user menggunakan sistem ini perlu di lakukan beberapa installasi web access tersebut. Installasi setup web access Seringkali kita melihat aplikasi CCTV bisa di akses pada mobile berbasis Android (Samsung, HTC, LG, dan lainnya) atau mobile berbasis IOS (Iphone, Ipad) baik di akses via internet maupun WIFI Local. GF Akuntansi 2008 juga mempunyai fitur tersebut dimana user bisa melihat sisa stock, laporan penjualan dimana dan kapan saja. Dan juga bisa digunakan oleh sales untuk input orderan penjualan di lapangan dan oleh waiter untuk input terima pesanan dengan tablet. Untuk mengaktifkan fitur tersebut langkah-langkah yang harus dilakukan pertama adalah install (Run As Administrator) aplikasi XAMPP pada komputer pusat, bisa download di sini Kemudian download setup GFAkuntansi Web Setup di dan install pada komputer pusat di...\xampp\htdocs\. User harus check file "httpdxampp.conf" pada folder...\xampp\apache\conf\extra yang diinstall sebelumnya untuk memastikan apakah xampp ini sudah mengizinkan semua koneksi. pada XAMPP pilih " Install Apache as service " File tersebut bisa dibuka dengan notepad untuk mengantikan "Allow from all". Setelah install setup xampp user harus menjalankan modules apache supaya bisa melakukan set web access. Untuk akses ke modem user bisa buka melalui aplikasi browser( Firefox, Chrome, Internet Explorer, dll) dengan mengisi link akses pada modem, pada umumnya (NB: tergantung settingan modem). Isi user dan password nya. NB: supaya Apache selalu aktif setiap nyalakan komputer, maka centang service pada Apache. 4

6 Contoh setting virtual server pada modem d-link. Fungsi ini untuk mengeset virtual server di modem d-link. Untuk web access di browser user harus mengetahui ip address pada komputer nya, user bisa mengetahui berapa ip address nya di website "whatismyipaddress.com" maka akan muncul di website berapa ip address komputer tersebut. ip address inilah yang akan digunakan oleh user untuk membuka akses data anda. Tentukan lokasi database Pada START > All Program > GF-AKUNTANSI 2008 WebAccess > Set Lokasi Data, isi lokasi database anda misalnya D:\MY SUPPLIER SEMPURNA LENGKAP Web access ini fungsi nya terdapat 4 menu mulai dari Daftar Harga Jual untuk melakukan check harga item, Sisa Stock fungsi nya untuk melakukan check sisa stock item, Total Penjualan fungsi ini sangat berguna bagi user untuk memproses laporan-laporan secara web access di browsernya dan menu Sales Order sangat berguna untuk usaha yang mempunyai sales sendiri dan digunakan untuk melakukan input orderan langsung di web access tersebut. Tampilan Menu Daftar Harga Jual. Penggunaan dengan menggunakan browser Jika ingin menggunakan dengan melalui browser perlu di ikuti langkah-langkah yang di tampil melalui foto, untuk menggunakan melalui browser tidak begitu sulit dan perlu di ikuti beberapa langkahlangkah: Tampilan login pertama web access di browser. Fungsi ini user bisa mengecek daftar harga item melalui web access di browser. User bisa mencari item melalui kode, kelompok, vendor, nama, user bisa memilih juga harga jual 1 sampai 5. Hasil pencarian item Aqua yang ditampil di web access dengan menggunakan browser Tampilan Menu Utama web access di browser. 5

7 Menu Sisa Stock. Tampilan menu pilih menu restoran Fungsi ini untuk memudahkan user untuk melakukan check sisa stock nya langsung melalui browser web access. User juga bisa memproses tanggal sisa stock yang mau di lihat dan pencarian bisa juga di lakukan melalui kode item, kelompok item, vendor, dan nama item nya saja. Kemudian user buka menu restoran yang tersedia di web access, user cukup mengisi apa yang mau di pesan oleh pelanggan tersebut di kolum pesan yang ada di tampilan browser nya. Hasil pencarian sisa stock item Aqua di web access dengan menggunakan browser. Dari gambar di atas, user bisa mengisi catatan di menu restoran nya langsung dan fungsi ini sangat berguna sekali bagi pengguna aplikasi web access ini di usaha restoran. Saat tampil pesanan di dapur si chef bisa langsung mengetahui penambahan pesanan dari pelangggannya. Tampilan menu utama " Taking Order " pada usaha restora Tampilan menu pilih menu minuman restoran. Untuk memudahkan yang mempunyai usaha restoran yang tidak perlu repot membawa menu dan harus mencatat di kertas, Fungsi menu taking order ini user bisa menampilkan menu yang ada di restoran, user bisa pilih meja dengan menggunakan taking order langsung di browser. Tampilan menu pilih meja Fungsi di menu minuman sama dengan di menu makanan, user bisa mengisi pesanan dengan catatan. Tampilan menu revisi kembali. Fungsi ini user bisa memilih meja yang di lihat di browser, user langsung mengisi pesanan di setiap meja melalui web acesss ini. Fungsi ini user bisa melakukan revisi kembali pada pesanan nya tersebut. 6

8 Pilihan "Reset Pesanan", opsi ini berfungsi user bisa mereset pesanan nya di menu reset pesanan, pilih " yes " maka pesanan yang terinput akan reset pesanannya. Tampilan diatas merupakan hasil dari simpan orderan yang sudah di input sales melalui web access dan setelah di simpan maka data sudah terkirim ke server. Laporan yang tersedia Tampilan menu sales order Dengan aplikasi web acces ini, kita bisa melihat berbagai macam laporan. Misalnya laporan penjualan pertanggal, persales. Seperti gambar ini. Tampilan Menu Utama " Sales Order " sangat berfungsi untuk usaha yang mempunyai sales sendiri, saat sales buka orderan bisa langsung melalui gf web access. Gambar di atas tsb merupakan tampilan nama pelanggan nya yang sudah terinput. Tampilan menu input sales order Solusi termudah untuk usaha supplier, distributor, dan usaha yang lain kini GF Akuntansi 2008 merancang sebuah aplikasi bagi sales order, perlu diikuti beberapa langkah langkah yang ditampil melalui foto di atas tampilan nya merupakan isi orderan dari customer yang di kunjungi sales nya tersebut. User bisa juga mengisi catatan di setiap orderan customer nya jadi user tinggal simpan orderan dari customer nya semua. 7

9 Penggunaan dengan GF-Akun Android Konsep Taking Order GF-Akun Android GF-Akun Android merupakan software yang di kembangkan untuk mempermudah kita yang usaha supplier dan usaha restoran. Untuk menggunakan aplikasi ini, anda bisa download di android Play Store, namun ada beberapa sistem yang dibutuhkan untuk bisa menggunakan aplikasi ini: - Android OS 4.0 (Ice Cream Sandwich) - Jaringan WIFI untuk Export-Import data (Untuk Local Network) - Web Server (Untuk Online via internet) Konsep Sales Order GF-Akun Android via WIFI Network Dapat kita lihat di atas konsep berjalan sistem aplikasi GF Akuntansi Android dengan mode via offline wifi, satu perusahaan yang ada koneksi wifi dalam satu area sales import data dari komputer server untuk mengupdate data dari server ke tablet nya. Setelah selesai import data sales cukup menginput menu sales order apa yang mau di order sama pelanggan nya tersebut, setelah input sales order sales nya tinggal export data setelah berada di kantor untuk admin buka nota penjualan. Konsep Restoran dengan menggunakan sistem GF Akuntansi Android, Import data dari komputer server ke tablet nya setelah di import user bisa menggunakan aplikasi ini untuk taking order dan user simpan data ke server dan server cetak struk di dapur dan lainnya. Persiapan Installasi GF-Akun Android Sebelum menggunakan aplikasi GF Akuntansi Android, user perlu install setup di komputer server : 1. Install XAMPP WebServer (Run as Administrator) pada Drive selain OS ( misal D:\ ) 2. Install GF Akuntansi Web Setup dan install pada folder \XAMPP\htdocs 3. Via Online Internet, Setting Virtual Server/Port Forwarding (optional) 4. Via WIFI Network, IP Address Komputer Server harus di setting static Konsep Sales Order GF-Akun Android via Web Server Setelah melakukan installasi, user harus set lokasi database di komputer server pilih START > All Program > GF-Akuntansi 2008 Web Access > Set Lokasi Data Dari konsep di atas, sales import data langsung dari tablet tetapi ini bisa dengan koneksi wifi dan bisa juga mobile data. Sebelum bisa menggunakan mobile data user harus mengeset dulu web server di komputer server supaya bisa menggunakan mobile data untuk import dan export data, user bisa langsung melihat laporan penjualan dan check stock di tablet android langsung. Isi lokasi Data dan pastikan WebEncrypt harus sama dengan sistem konfigurasi database tersebut pada GF Akuntansi

10 Test Koneksi Buka aplikasi Browser (IE, Mozilla, Chrome dll) dan ketik link atau IP Address server atau website server dan memastikan aplikasi XAMPP modules server apache start. Install dan Setting GF-Akun Android Download GF-Akun Android di PlayStore dan jalankan Klik menu pada device, pilih 'Set Lokasi Data' Isi lokasi data, username dan password dari database Dan GF-Akun Android sudah bisa digunakan. Oleh : Kris & Husin 9