BAB I PENDAHULUAN KAD. KAB. BADUNG 1

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Inpres No. 5 Tahun 2013 tentang pencepatan Pemberantasan Korupsi merupakan salah satu wujud nyata niat pemerintah untuk memerangi korupsi baik secara represif maupun preventif. Penanganan masalah pemebrantasan korupsi tidak dapat lagi dilakukan secara sporadis,namun membutuhkan suatu penanganan secara sistematik. Penanganan tindak korupsi secara sistematis ini antara lain dilakukan dari segi preventif melalui perbaikan sistem manajemen pemerintahan yang mengedepankan adanya transparansi dan akuntabilitas.peningkatan transparansi dan akuntabilitas mengindikasikan bahwa Pemerintah Kabupaten Badung menginginkan adanya pemerintahan yang bersih dan bebas dar KKN serta berkinerja tinggi. Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung diharapkan dapat menjelaskan secara terbuka kepada masyarakat apa yang sedangdan akan dilakukan serta secara proporsional mempertanggungjawabkan kinerja apa yang telah diberikan kepada rakyat selaku stakeholder utama bangsa ini. Namun permasalahan yang menarik adalah bagaiman melihat dan mengukur tranparansi, akuntabilitas dan kinerja SKPD beserta seluruh jajaran birokrasi yang mendukungnya. Diperlukan ukuranukuran kinerja yang akan digunakan untuk mengetahui capaian kinerja dari setiap organisasi seeta bagaimana masyarakat dapat mengetahui komitmen yang dimiliki oleh para penyelenggara pemerintahan tersebut. Saat ini hal yang menonjol adalah masih enggannya pimpinan instansi pemerintah untuk menetapkan ukuran kinerja yang jelas. Untuk itu kiranya diperlukan suatu Penetapan Kinerja yang merupakan komitmen Rencana Kinerja Tahunan yang akan dicapain oleh Instansi Pemerintah sebagai upaya untuk meningkatkan evektivitas implementasi Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Selama ini, berdasarkan Inpres No.7/1999 tentang Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, setiap Instansi Pemerintah telah diwajibkan untuk menyusun Rencana Strategis Lima Tahun serta LAKIP pada setiap akhir tahun nya. Pada praktik nya, perencanaan dan pengukuran kinerja dilakukan bersamaan pada saat menyusun LAKIP berdasarkan kegiatan yang di laksanakan. Akibatnya, rencana atau target kinerja umumnya juga baru dilaksanakan pada saat LAKIP di susun bersamaan dengan pengukuran kinerja sesungguhnya. Sejalan dengan perubahan arus reformasi mengharuskan setiap Lembaga Pemerintahan melakukan reorientasi strategis yang merupakan awal dari proses akuntabilitas suatu Lembaga Perencana Strategis yang merupakan awal dari proses akuntabilitas suatu lembaga kepada pihak pihak yang berkepentingan. KAD. KAB. BADUNG 1

2 B. Tugas Pokok dan Fungsi Sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan organisasi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung telah 3(tiga) kali mengalami perubahan yaitu : 1. Perda Kabupaten Dati II Badung No. 3 tahun 1997 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Dati II Badung 2. Berdasarkan Perda No. 02 Tahun 2001 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah dan sekretariat DPRD Kabupaten 3. Berdasarkan Perda Kabupaten Badung No. 07 Tahun 2008 tentang pembentukan organisasi dan tata kerja Perangkat Daerah Kabupaten Badung Dalam melaksanakan tugasnya Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung di pimpin oleh seorang Kepala Kantor berada dibawah langsung dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Kantor Arsip Daerah mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut : 1. TUGAS POKOK Melaksanakan Pengelolaan dan Pelayanan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Daerah berdasarkan kebijakan Bupati Kepala Daerah sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang undangan yang berlaku 2. FUNGSI KANTOR ARSIP DAERAH a. Penyusunan Rencana Program kegiatan di bidang Kearsipan b. Pengumpulan dan Pengelolaan Arsip In aktif Daerah di Lingkungan Pemerintah Daerah c. Melakukan Bimbingan Kearsipan terhadap Unit Unit Kerja di Lingkungan Pemerintah Daerah d. Melakukan Penelitian dan Penyerahan Arsip Statis Daerah kepada ANRI e. Melakukan urusan Ketatausahaan f. Koordinasi atas dasar hubungan fungsional dengan Instansi/Unit Kerja terkait guna kelancaran pelaksana tugas g. Pengawasan merupakan segala usaha dan kegiatan untuk melaksanakan pengamanan dan pengendalian teknis atas pelaksanaan tugas pokok Sebagai unit pelaksana daerah Kantor Arsip Daerah memberikan pelayanan Bimbingan Kearsipan terhadap Unit Unit Kerja, Kecamatan, Kelurahan dan Desa. Beberapa tahun terakhir ini, terjadi perubahan perubahan di lingkungan strategis, sejalan degan perubahan arus reformasi yang telah dicanangkan oleh Bangsa Indonesia. Perubahan Lingkungan Strategis diatasa mengharuskan setiap Lembaga pemerintah untuk melakukan reorientasi strategis organisasinya. Menghadapi perubahan perubahan tersebut di perlukan suatu Perencanaan Strategis ( RENSTRA ) sebagai instrumen untuk lebih mengarahkan tujuan organisasi yang akan dicapai dan bagaimana cara menghadapinya. Perencanaan Strategis merupakan awal dari proses akuntabilitas suatu lembaga kepada pihak pihak berkerpentingan (Stake holders) C. Tujuan Penetapam Kinerja Tujuan umum di terapkan nya Penetapam Kinerja adalah : 1. Meningkat kan Pelayanan Administrasi Perkantoran untuk menunjang kelancaran Pelaksanaan tugas 2. Meningkat kan Ketersediaan sarana dan Prasarana Aparatur 3. Mendinamiskan penyelenggaraan Kearsipan Daerah sebagai suatu sistem yang Komprehensif dan terpadu 4. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsipsesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang undangan 5. Menjamin Keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggung jawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara 6. Meningkatkan kwalitas pelayanan Publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya 7. Meningkatkan perencanaan dan penataan arsip pada Unit unit Kerja melalui Pembinaan Kearsipan KAD. KAB. BADUNG 2

3 BAB II PENETAPAN KINERJA Penetapan Kinerja merupakan tekad danperjanjian kerja kerja yang akan dicapai oleh Kepala SKPD di lingkungan Pemerintah Kabupaten Badung. Penetapan Kinerjaini menjadi kontrak kerja antara Pimpinan SKPD dengan Bupati Badung yang harus diwujudkan sebagai amanah pada awal tahun anggaran tahun 2015 yang sekaligus menjadi dasar Evaluasi kinerja dan penilaian terhadap Pimpinan SKPD. Ruang Lingkup Penetapam kinerja mencakup seluruh Tugas pokok dan fungsi suatu organisasi dengan mempertimbangkan sumber daya yang tersedia. Namun demikian, ruang lingkup ini lebih diutamakan terhadap berbagai program utama organisasi, yaitu program program yang dapat menggambarkan issue strategis yang sedang dihadapi Organisasi. A. SASARAN STRATEGIS Fokus prioritas Pembangunan Kearsipan jangka menengah tahun adalah melaksanakan Pengelolaan arsip secara Profesional dalam rangka menuju pelayanan yang optimal, maka Pembangunan Kearsipan di arah kan untuk mencapai 5 ( lima ) Sasaran Strategis yaitu: 1. Tersedianya SDM yang memadai untuk mengelola arsip. Target Kinerja : a. Tercapainya Kwalitas SDM yang memadai untuk mengelola arsip. b. Tersedianya Pengelola Arsip Yang Profesional c. Meningkatnya Pengelolaan Arsip demi terwujudnya Inventarisasi Arsip yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan publik. 2. Terwujudnya Tata Kelola Kearsipan sesuai dengan Peraturan yang berlaku. Target Kinerja a. Tercapai nya Penerapan sistem Kearsipan Pada Unit Kerja sesuai Peraturan yang berlaku. b. Tersedianya Peraturan yang mengatur tentang mekanisme tata kelola pelaksanaan kearsipan. c. Tersedianya hasil kajian penyelenggaraan Kearsipan berbasis teknologi informasi dan komunikasi. 3. Terpeliharanya Arsip yang memiliki nilai guna sejarah target Kinerja : a. Terlaksananya Pendataan dan penelusuran Arsip Yang bernilai guna Sejarah. b. Terlaksananya Penilaian Arsip In Aktif c. Terlaksananya akuisisi Arsip 4. Tersedianya sarana dan prasarana yang memadai di bidang penataan dan pengelolaan arsip a. Terlaksananya pemeliharaan dan perawatan arsip b. Tercapainya pelayanan kearsipan dalam mewujudkan pelayanan prima c. Terbangunnya system informasi kearsipan yang berbasis teknologi infomasi dan komunikasi 5. Tercapainya kualitas tenaga pengelola Arsip pada Unit Kerja untuk melaksanakan program kearsipan target kinerja a. Terlaksananya pembinaan kearsipan di lingkungan Pemkab Badung b. Terlaksananya perencanaan dan Penganggaran SKPD c. Terlaksananya administrasi perkantoran KAD. KAB. BADUNG 3

4 B. Indikator Kinerja Utama dan Program Indikator Kinerja merupakan variable dari pelaksanaan program dan kegiatan yang dilaksanakan oleh KAD Kabupaten Badung. Indikator Kinerja Utama KAD Kab. Badung pada tahun 2015 adalah sebagai berikut : 1. Meningkatnya pengelolaan arsip pada SKPD, Desa dan TU. Sekolah 2. Prosentase SKPD/Desa yang mengikuti Lomba Kearsipan tingkat Kabupaten dan Provinsi 7 SKPD/Desa 3. Prosentase SKPD yang mengikuti lomba kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Badung. 4. Prosentase Arsip SKPD yang dinilai dan dimusnahkan. 5. Jumlah Arsip Statis yang terdata 6. Prosentase Arsip SKPD yang tertata 7. Prosentase arsip in aktif yang disusutkan. 8. Jumlah Arsip SKPD yang terpelihara dan terawat pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung. 9. Prosentase SKPD dan Desa yang di bina kearsipannya. 10. Prosentase SKPD dan Desa yang di bina dalam penataan arsip in aktif. Sedangkan yang menjadi program yang harus dilaksanakan oleh Kantor Arsip Daerah Tahun Anggaran 2015 adalah sebagai berikut : 1. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur 2. Program perbaikan system Administrasi kearsipan 3. Program Penyelamatan dan pelestarian dokumen Arsip Daerah 4. Program Pemeliharaan rutin/berkala sarana dan prasarana kearsipan 5. Program Peningkatan kualitas pelayanan Informasi C. Pelaksnaan Kegiatan dan Anggaran Dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran tentunya harus ada program dan kegiatan yang harus dilaksanakan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi dari SKPD kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung. Adapun Kegiatan dan Anggaran biaya tahun 2015 yang dilaksanakan pada KAD Kab. Badung adalah sebagai Berikut : 1. Belanja Tidak Langsung Rp Gaji pokok PNS/Uang Representasi RP Tunjangan Keluarga Rp Tunjangan Jabatan Rp Tunjangan Fungsional Umum Rp Tunjangan Beras Rp Tunjangan PPh/Tunjangan Khusus Rp Pembulatan Gaji Rp Iuran Asuransi Kesehatan Rp Tunjangan Jaminan Kecelakaan Kerja Rp Tunjangan Jaminan Kematian Rp Belanja Tambahan Penghasilan PNS Rp Tambahan Penghasilan berdasarkan beban kerja Rp Tambahan Penghasilan berdasarkan pertimbangan Obyektif Rp Belanja Langsung Rp a. Belanja Pegawai : Rp Penyediaan jasa pegawai tidak tetap Rp Penyusunan Lap capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi kinerja SKPD Rp KAD. KAB. BADUNG 4

5 b. Belanja Barang dan Jasa Rp Pelayanan jasa administrasi keuangan Rp Penyediaan jasa komunikasi,sumber Daya air dan listrik Rp Penyediaan jasa kebersihan kantor Rp Penyediaan alat tulis kantor Rp Penyediaan barang cetakan dan penggandaan Rp Penyediaan komponen instalasi listrik/ Penerangan bangunan kantor Rp Penyediaan peralatan rumah tangga Rp Penyediaan bahan bacaan dan peraturan Perundang-undangan Rp Penyediaan makanan dan minuman Rp Rapat-rapat koordinasi dan konsultasi Keluar Daerah Rp Penyediaan Dekorasi Rp Penyediaan bahan bakar kendaraan Rp Penyediaan Upacara keagamaan Rp Lomba-lomba Olahraga/Kesenian pada Hari-hari bersejarah Rp Penyediaan jasa pemeliharaan dan perijinan Kendaraan Dinas/Operasional Rp Pelaksanaa upakara penganyaran ke Pura Kahyangan Jagat Rp Pemeliharaan gedung kantor Rp Pemeliharaan rutin/berkala kendaraan Dinas/operasional Rp Pemeliharaan perlengkapan kantor Rp Pemeliharaan peralatan kantor Rp Bintek Kearsipan bagi tenaga pengelola Arsip di Lingkungan Pemkab Badung Rp Survey Kepuasan Masyarakat Rp Penyusunan Sistem Akuntabilitasi Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) Rp Penysunan Dokumen Perencanaa SKPD (Renja,RKA,Renstra) Rp Penataan arsip pada unit kerja calon peserta lomba Kearsipan tingkat Kabupaten dan Provins Rp Lomba kearsipan antar SKPD di lingkungan Pemkab Badung Rp Pembinaan penyusutan arsip in aktif pada SKPD Rp Pendataan/penelusuran Arsip statis sebagai Warisan Budaya Rp KAD. KAB. BADUNG 5

6 - Penilaian Arsip dalam rangka penyusutan arsip In aktif dan arsip yang di bukukan Rp Pengakuisisian Arsip In aktif SKPD Rp Perawatan dan Pelayanan Arsip SKPD Rp Pembinaan arsip dinamis aktif dilingkungan Pemkab Badung Rp Pembinaan penataan arsip in aktif di lingkungan Pemerintah Kabupaten Badung Rp Pemindahan dokumen arsip In aktif SKPD pada Kantor Arsip Daerah ke Depo Arsip Rp c. Belanja Modal Rp Pengadaan Peralatan kantor Rp Pengadaan perlengkapan kantor Rp Pembuatan deorama dan Studio film Dokumenter Rp KAD. KAB. BADUNG 6

7 BAB III PENUTUP Dalam penetapan kinerja sangat ditentukan adanya upaya keras, profesionalisme, komitmen, integritas dan dedikasi yang tinggi disertai dengan semangat kebersamaan sinergi dan harmonis dari segenap aparatur kearsipan di lingkungan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung, selain itu hal yang tidak kalah pentinya adalah adanya efisiensi dan efektivitas kerjsama dan koordinasi dari berbagai pihak di lingkungan Pemerintah Kabupaten Badung ( Antar Instansi Pemerintah, Perusahan Daerah dan Masyarakat ). Penetapan kinerja tidak mungkin terlepas dengan kondisi yang terus berkembang sehingga diharapkan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dapat tercapai. Saran dan sumbang pendapat yang bersifat membangun akan kami terima dengan senang hati. Demikian Penetapan Kinerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung Tahun Anggaran 2015, semoga dapat dilaksanakan sesuai rencana. Mangupura, 5 Januari 2015 Kepala Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung, Drs. A. A. Ngurah Arimbawa Pembina NIP KAD. KAB. BADUNG 7

8 REVIEW FORMULIR PENETAPAN KINERJA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN BADUNG TAHUN 2015 SASARAN STRATEGIS INDIKATOR KINERJA TARGET Tersediannya SDM yang memadai untuk mengelola Arsip. - Jumlah peserta Bimtek Kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Badung - Prosentase kepuasan masyarakat 129 Orang 100 % Terwujudnya tata kelola kearsipan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Terpeliharanya arsip yang memiliki nilai guna sejarah. - Prosentase Desa/Kelurahan yang arsipnya tertata pada lomba kearsipan tingkat Kabupaten dan Propinsi - Prosentase peserta lomba kearsipan antar SKPD di lingkungan Pemerintah Kabupaten Badung - Prosentase SKPD dan Desa yang dibina dalam dalam rangka penyusutan arsip - Prosentase arsip statis yang tertata - Prosentase arsip SKPD yang dinilai dan dimusnahkan. - Prosentase arsip SKPD yang tertata. 11,29 % 51,43 % % 15,15 % 150 Box 800 Box Tersedianya sarana dan prasarana yang memadai di bidang penataan dan pengelolaan arsip. Tercapainya kualitas tenaga pengelola arsip pada unit kerja untuk melaksanakan program kearsipan. - Prosentase arsip yang terawat. - Prosentase SKPD dan Desa yang dibina dalam pengelolaan arsip. - Prosentase SKPD dan Desa yang dibina dalam penataan arsip in aktif. - Prosentase dokumen arsip yang dipindahkan dari Kantor Arsip Daerah ke Depo Arsip di Puspem Kabupaten Badung - Prosentase pembuatan deorama dan Studio film dokumenter 100 % 30,30 % 30,30 % 1 paket 50 % Pihak Kedua, Bupati Badung Anak Agung Gde Agung Mangupura 5 Maret 2015 Pihak Pertama Mangupura, 05 Maret 2015 Kepala Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung Drs.A.A Ngurah Arimbawa Pembina NIP KAD. KAB. BADUNG 8

9 PROGRAM Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur - Bimtek Kearsipan bagi tenaga Pengelola arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Badung. Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan. - Penyusunan Laporan Capaian kinerja dan ikhtisar kinerja SKPD - Survey Kepuasan Masyarakat. - Penyusunan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah ( AKIP ) - Penyusunan Dokumen Perencanaan SKPD ( Renja, RKA dan Renstra ) Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan. - Penataan Arsip pada unit kerja calon peserta lomba kearsipan tingkat Kabupaten dan Provinsi. - Lomba Kearsipan antar SKPD di lingkungan Pemerintah Kabupaten Badung. - Pembinaan Penyusutan Arsip in aktif pada SKPD. Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/arsip Daerah. - Pendataan dan Penelusuran arsip statis sebagai Warisan Budaya. - Penilaian Arsip dalam rangka Penyusutan Arsip in aktif dan arsip yang dibukukan. - Pengakuisisian Arsip in aktif SKPD. Program Pemeliharaan rutin/berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan. - Perawatan dan Pelayanan Arsip SKPD. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi - Pembinaan arsip Dinamis aktif di lingkungan Pemerintah Kabupaten Badung. - Pembinaan Penataan arsip in aktif di lingkungan Pemerintah Kabupaten Badung. - Pemindahan Dokumen Arsip Daerah ke Depo Arsip. - Pembuatan Diorama dan Studio Film Dokumenter. ANGGARAN Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- Rp ,- KETERANGAN KAD. KAB. BADUNG 9

10 Besarnya dana APBD yang dikelola oleh KAD Kabupaten Badung tahun Anggaran 2015 terdiri dari : - Belanja tidak langsung : Rp Belanja Langsung : Rp Belanja Pegawai : Rp Belanja Barang dan Jasa : Rp Belanja Modal : Rp Jadi total biaya sebesar :Rp (Delapan miliar sembilan ratus sembilan puluh dua juta delapan ratus delapan puluh dua ribu tga ratus enam puluh rupiah) Bupati Badung Mangupura, 21 Januari 2015 Kepala Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung Anak Agung Gde Agung Drs. A.A Ngurah Arimbawa Pembina NIP KAD. KAB. BADUNG 10