BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN. 4.1 Spesifikasi Hardware dan Software yang Digunakan

Transkripsi

1 BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN 4.1 Spesifikasi Hardware dan Software yang Digunakan Berikut ini spesifikasi software dan hardware yang digunakan dalam implementasi manajemen dokumen elektronik dengan alfresco: 1. Host Operating System : sistem operasi tempat di jalankannya mesin virtual, yaitu menggunakan OS windows XP SP2 2. Guest Operating system : sistem operasi mesin virtual yang dipakai sebagai tempat di install dan dijalankannya alfresco tersebut, yaitu Linux CentOs Versi alfresco yang dipakai yaitu Alfresco Community 3.3g-Linux-x86.bin 4. Basis data menggunakan MySql Server Versi JDK-6u22-linux-i586.bin 6. Web Server Application : Apache Tomcat versi (sudah termasuk di dalam installer alfresco community edition tersebut). Dan berikut spesifikasi perangkat lunak yang digunakan 1. Notebook intel Dual Core 2.2 Ghz 2. Memory sebesar 4GB, agar alfresco bisa berjalan dengan baik minimal dibutuhkan memori sebesar 2GB untuk di set ke mesin virtual 3. Kapasitas hardisk 250 GB 44

2 45 Pada tahap awal proses instalasi kita disuruh memilih bahasa, pilih English, setelah itu akan muncul tampilan instalasi wizard dibawah ini Gambar 4.1 Tampilan awal instalasi alfresco Ikuti langkah langkah instalasi, dan jangan lupa untuk memilih MySql sebagai pilihan basis datanya, setelah instalasi selesai, akan muncul jendela completed wizard seperti di bawah ini

3 46 Gbr 4.2 Hasil akhir instalasi alfresco Pada sistem operasi linux, untuk menjalankan alfresco, kita bisa memulainya dengan mengetikkan perintah di bawah ini pada terminal linux ~]# /opt/alfresco/alf_start.sh Using CATALINA_BASE: /opt/alfresco/tomcat Using CATALINA_HOME: /opt/alfresco/tomcat Using CATALINA_TMPDIR: /opt/alfresco/tomcat/temp Using JRE_HOME: /opt/jdk1.6.0_22 Using CLASSPATH: /opt/alfresco/tomcat/bin/bootstrap.jar Setelah itu buka browser Mozilla firefox, lalu ketik : lalu akan muncul tampilan login alfresco seperti gambar di bawah ini

4 47 Gbr 4.3 Tampilan login alfresco 4.2 Manajemen Konten User dan Group Pada tahap ini kita akan membuat user dan group group yang ditempatkan pada space sesuai dengan role-nya masing masing. User Sistem Pada saat instalasi alfresco telah membuat seorang user, tepatnya super user yang memiliki hak akses (priviledge) penuh terhadap aplikasi, user tersebut adalah admin, berikut hak akses admin yang tidak dimiliki oleh user selain admin: Manajemen user Manajemen space Manajemen group

5 48 Berikut saya akan contohkan bagaimana membuat user baru, group, dan space untuk divisi engineering. 1. Create space Agar user bisa menggunakan resource alfresco maka user harus memiliki space. Oleh karena itu sebelum membuat user, kita akan membuat space untuk user tersebut, alfresco telah membuat beberapa space pada saat instalasi. Untuk melihat space space default bawaan alfresco yang telah dibuat, klik link My Company Home di panel navigator sebelah kiri. Muncul halaman company home seperti di bawah ini Gbr 4.4 Simulasi hierarki space meletakkan semua space user di bawah space Homes dengan nama yang identik pada nama user, ini berarti jika user telah berhasil login maka direktori atau folder default user tersebut berada di bawah space User Home/NamaUser. Untuk membuat space baru dibawah user homes, klik link User Homes, kemudian klik link create pada panel atas lalu pilih create space. Muncul halaman seperti berikut. Lalu

6 49 klik create space. Gbr 4.5 Membuat space pada home user 2. Create user dan group Setelah kita membuat space untuk user revi, sekarang kita buat user yang untuk space tersebut, untuk membuat space klik ikon administration console pada panel atas. Muncul halaman Administration Console seperti di bawah ini

7 50 Gbr 4.6 Menu Administration Console Klik link manage system users, muncul halaman manage system users, untuk membuat user klik link create user, muncul halaman create user wizard seperti di bawah ini, saya akan mempraktekan untuk membuat user yang bernama paul, user paul ini bertindak sebagai manager divisi engineering. User paul memiliki default home folder yaitu: User Homes / Paul

8 51 Gbr 4.7 Tampilan menu pembuatan user Create user wizard menyediakan langkah langkah untuk membuat user. Langkah pertama memasuukkan informasi user yang akan dibuat, seperti contoh di atas, kemudian tekan tombol next, muncul wizard langkah kedua seperti berikut Gbr 4.8 Pemilihan lokasi space untuk user

9 52 Pada langkah kedua, kita memasukkan informasi user yang digunakan untuk login. Isikan username pada textbox username, ketikan password yang kita pakai pada textbox password, lalu pilih untuk Home space location pilih space yang sesuai untuk user tersebut, lalu tekan next untuk melangkah ke step berikutnya: Gbr 4.9 Hasil akhir user yang telah dibuat Langkah ketiga merupakan ringkasan dari langkah 1 dan 2. Klik tombol finish untuk membuat user. Selanjutnya kita akan menambahkan user paul tersebut ke dalam group yang telah kita buat, pilih administration console, lalu muncul tampilan berikut: Gbr 4.10 Menambahkan user kedalam grup

10 53 pilih divisi engineering, klik ikon add user. Muncul halaman add user, klik tombol search untuk menampilkan user yant ingin dimasukkan ke dalam grup tersebut, klik add lalu tekan tombol OK Gbr 4.11 Menambahkan user paul ke dalam group engineering Selanjutnya kita bisa melihat hasilnya pada gambar di bawah ini Gbr 4.12 User paul sudah menjadi anggota group engineering

11 54 3. Hubungan antara space dan konten Setelah kita login dengan user yang telah kita buat, kita bisa memasukan atau menambahkan (create and upload ) konten atau file ke dalam space yang kita buat tadi, berikut langkah langkah membuat konten ke dalam space: a. Untuk membuat konten pada sistem yang sedang berjalan (on the fly), klik link create content in your home space b. Lalu tulis nama file yang diinginkan, lalu klik next Gbr 4.12 Mengisi informasi konten

12 55 c. Pada langkah selanjutnya kita bisa mengisi konten untuk file tersebut, Gbr 4.13 Mengisi detail konten d. Langkah selanjutnya berisi informasi tentang konten yang telah kita buat tadi Gbr 4.14 konten yang sudah dibuat

13 Implementasi Workflow Workflow dokumen di dalam sebuah organisasi, secara garis besar bisa diartikan dalam pergerakan dokumen dari satu stakeholder ke stakeholder yang lain yang ditujukan untuk disimpan, dipelajari atau dikirim kembali ke stakeholder lain. Dalam kostumisasi ini kegiatan workflow menjadi sangat penting, dan diterapkan pada space proposal, di dalam space proposal tersebut dibuat sub-space: 1. Draft : menampung semua proposal yang akan diperiksa dan diapprove oleh manager divisi 2. Pending proposal : berisi file file yang di reject atau masih dibutuhkan perubahan 3. Publish Proposal : berisi semua proposal proposal yang telah diapprove dan diperiksa oleh manager divisi. Di dalam alfresco sendiri workflow ada dua macam, yaitu: simple workflow dan advance workflow. Di bawah ini akan dijelaskan bagaimana membuat simple workflow.

14 57 A. Simple Workflow Simple workflow pada alfresco berorientasi pada content, didefinisikan sebagai proses pergerakan dokumen melalui beberapa space. Pada langkah dibawah ini penulis akan mempraktekan bagaimana membuat simple workflow untuk space proposal. 1. Pastikan sudah berada pada space Engineering > Proposal. Lalu buat 3 buah sub-space yaitu: Draft, Pending proposal, Publish proposal. 2. Untuk membuat rule di dalam draft, pastikan sudah berada di dalam space draft. 3. Pada bagian More action, pilih Manage content rule. 4. Pada Content rule pilih create rule. 5. Pada Create content wizard untuk step1, pilih select condition: All item, kemudian klik Set values and add

15 58 Gbr 4.15 Memilih condition All item 6. Pada langkah selanjutnya, pada pilihan Approve flow, isi name for approval step: request approval, kemudian pilih radio button move dan pilih tujuan foldernya yaitu: pending proposal. Ini artinya apabilah memilih request approval pada sebuah content di dalam space draft, maka secara otomatis content terssebut dipindah ke dalam folder pending proposal. Pada bagian reject flow pilih radio button no, karena tidak ada proses reject untuk rule pada space draft

16 59 Gbr 4.16 Membuat workflow untuk proses pending proposal 7. Pada step 3, pilih type : inbound, dan isi title beserta Descriptionnya ( notes : title tidak boleh dikosongkan) 8. Klik next --> Finish

17 60 rule pada space pending proposal, langkah langkahnya sama seperti di atas, hanya perbedaannya terletak pada step 3, pada opsi Name for Approval Step : isi dengan Publish Proposal, lalu untuk pilihan destination foldernya, pilih space publish proposal, dan untuk rejection flownya pilih yes, dan pilih destination space nya yaitu draft. Gbr 4.17 Create publish proposal Sekarang kita akan penulis akan mencoba fungsi simple workflow tersebut, berikut langkah langkahnya: 1. Login sebagai user puji, user puji dalam hal ini adalah seoarang staff divisi engineering dan dia memiliki hak akses ke dalam space Engineering proposal 2. User puji menambahkan ( upload ) file ( content ) ke dalam space proposal dan meletakkannya di dalam folder draft, dengan tujuan untuk meminta proses approval kepada atasannya dalam hal ini user paul bertindak sebagai managernya.

18 61 Gbr 4.18 User puji menambahkan konten ke dalam space proposal 3. Setelah menambahkan konten ke dalam space proposal, user puji mengklik tombol more actions lalu memilih opsi request for approval, lalu dokumen tersebut akan berpindah secara otomatis ke folder pending proposal Gbr 4.19 User puji memilih request approval untuk proses disposisi dokumen

19 62 4. Setelah dokumen berpindah ke folder pending proposal maka sekarang login sebagai user paul selaku user yang mempunyai hak akses untuk proses approval dokumen tersebut, setelah login lalu masuk ke space Engineering Pending proposal 5. Klik pada icon more actions pilih publish proposal Gbr 4.20 User Paul memilih publish proposal

20 63 6. Dan sekarang dokumen tersebut, sudah berpindah ke space approval dokumen, space ini berisi dokumen dokumen yang telah selesai didisposisi atau telah di approve Gbr 4.21 Dokumen telah berpindah ke space Approve Proposal B. Advanced Workflow Advanced workflow merupakan proses yang berorientasi pada tugas (taskoriented). Dimana dokumen dibuat, lalu akan dikirimkan ke teman kerja atau

21 64 dokumen tersebut akan disampaikan ke stake holder yang berkaitan dengan dokumen tersebut. Selanjutnya dokumen yang sudah didisposisikan dapat dimonitor, ada 2 macam advanced workflow: 1. Ad hoc task workflow : dokumen bisa didistribusikan ke sesama rekan kerja atau ke atasan 2. Review and approve workflow : dokumen didisposisikan untuk diperiksa atau disetujui Langkah selanjutnya adalah mengimplementasikan Review and approve workflow, berikut langkah langkahnya: 1. Masuk ke space yang berisi konten atau dokumen yang akan di disposisikan 2. Pada bagian bawah konten terdapat icon dropdown list, lalu klik Start Advanced Workflow 3. Pada proses step one, pilih workflow Review & Approve Workflow 4. Klik next 5. Pada proses Review & Approve Workflow, hal hal yang perlu diisi: Description : isi pesan yang ingin di sampaikan Review priority: pilih prioritas dokumen Tentukan Due Date : maksimal waktu pengerjaan

22 65 Untuk Reviewer : Pilih user yang akan memberikan proses approval dan review Gbr 4.22 Pilih Assginee User

23 66 Lalu Reviewer tinggal memberi status approval atau complete pada dokumen yang ditujukan kepadanya, pada windows My Task To Do list ketika user tersebut login, lalu status dokumen itu akan berubah dari Not yet Started menjadi Complete Gbr 4.23 status dokumen sebelum proses approval Gbr 4.24 status dokumen setelah proses approval

24 Implementasi Versioning Dokumen Salah satu fitur alfresco adalah versioning yaitu kemampuan untuk melihat suatu perubahan dokumen yang dilakukan oleh user, versioning mencatat atau merekam suatu perubahan dokumen atau konten, jadi kita bisa memilih ke versi mana file atau konten tersebut dilihat setelah terjadi perubahan, Berikut ini akan penulis jelaskan langkah proses pembuatan versioning document. 1. Pilih Space yang akan diberi rule versioning, sebagai uji coba penulis memakai space Engineering, 2. Pilih More action menu > Manage content rule > Create rule 3. Pada step 1, pada opsi select condition mendefinisikan rule yang akan diterapkan ke sebuah content Gbr 4.25 Tahap awal create rule wizard a pada opsi Select Condition list, pilih all items, jadi rule akan langsung diberikan ketika ada sebuah content yang dimasukkan ke space tersebut

25 68 b Klik Add to list, lalu klik next 4. pada step 2 select action list : klik Add an aspect 5. Klik set values and add 6. Kemudian pada menu Select required feature, pilih versionable, kemudian klik OK 7. Pada Step 3, pilih detail a. pada opsi Type menu, pilih items are created or enter this folder b. Pada title box, ketik : all versioned 8. Klik Finish Gbr 4.26 Rule versionable yang telah dibuat

26 69 Gbr 4.27 Melihat perubahan content Gambar diatas adalah hasil rule versioning yang telah kita buat, rule tersebut dibuat untuk melihat rekaman atau history perubahan suatu content yang dibuat oleh user, terlihat pada property modifier user revi melakukan perubahan terhadap konten, dengan versioning, kita bisa merecord history perubahan yang terjadi

27 Recovering Deleted Content Kehilangan suatu content/file di dalam space bisa saja terjadi, sebaiknya kita perlu berhati hati jika file atau content yang kita hapus merupakan file penting, terlebih lagi jika sistem dokumen elektronik yang kita buat tidak mendukung proses recovery dan backup data yang memadai. Untuk mengatasi hal tersebut alfresco menyediakan fungsi recovery content atau space, saat kita tidak sengaja menghapus konten atau space, sebenarnya space atau konten tersebut tidaklah benar benar terhapus dari server, tapi akan dipindahkan ke penyimpanan sementara yang disebut Archive Space Store, ini akan memberikan pilihan bagi kita apakah data yang pernah dihapus akan dikembalikan lagi( di-recover) atau benar benar akan dihapus dari penyimpanan sementara, yang artinya data tersebut juga terhapus dari server. Untuk melakukan proses recovering delete content, ini hanya bisa dilakukan oleh administator saja, atau user lain yang diberi hak akses administrator. Berikut ini penulis akan menjelaskan langkah langkah proses recovering delete content. 1. Login sebagai admin, lalu pilih icon (user profile). 2. Pada bagian management pane, klik Manage deleted item

28 71 3. Klik show all, untuk melihat semua konten atau space yang pernah dihapus Gbr 4.28 File file yang telah terdelete 4. Pilih apakah ingin melakukan restore atau menghapus secara permanen (notes: dapat juga langsung me-restore atau menghapus semua space atau konten sekaligus)

29 Backup dan Restore Proses backup dan restore merupakan bagian yang sangat penting dalam proses maintenance sistem pengelolaan dokumen elektronik. Bayangkan jika sistem yang kita buat tiba tiba crash atau kerusakan dokumen bisa terjadi karena banyak hal, penyebab lain adalah karena user tidak sengaja menghapus konten saat terjadi error dalam sistem. Kegiatan backup data menjadi kunci yang sangat penting untuk melindungi dokumen dokumen yang bernilai guna ini. Ada beberapa tipe data yang dapat dibackup: 1. Penyimpanan dalam file sistem, backup folder alf_data dan semua konten di dalamnya. 2. Metadata dalam database, database menyimpan sekumpulan tabel yang mendefinisikan skema alfresco. Tabel ini mengandung informasi user, security, audit, space, metadata, rule, script, dan beberapa proses bisnis. Berikut proses untuk membackup repository data alfresco: 1. Stop service alfresco, untuk memastikan tidak user yang sedang memakai alfresco, saat proses backup berlangsung 2. Export database MySql atau database lain 3. Backup direktori alf_data 4. Start Alfresco Untuk menyimpan kembali repository alfresco: 1. Stop service alfresco 2. Copy kan direktori alf_data yang sudah di backup, ke direktori alf_data yang asli

30 73 3. Restore database 4. Nyalakan kembali service alfresco 4.7 Upgrade versi Dalam melakukan upgrade alfresco, perhatikan versi yang dipakai. Ada dua pilihan tipe upgrade, minor release dan mayor release: a. Minor Release Minor release biasanya berisi perbaikan bug, perubahan yang tidak terlalu banyak dan tanpa fitur terbaru. Skema database masih sama dengan versi sebelumnya sehingga bisa langsung me-replace file (WAR) contoh upgrade minor release adalah upgrade alfresco dari veris 1.3 ke versi b. Mayor Release Alfresco mayor release berisikan fitur baru, perbaikan bug dan peningkatan performa. Sebagai contoh upgrade versi alfresco 1.4 ke 2.0 atau 2.0 ke 3.0 Meskipun proses upgrade dapat berjalan otomatis. Proses update bisa juga dilakukan secara manual, seperti file yang sudah di-customize dan mengupdate beberapa file konfigurasidan properties dalam folder \tomcat\webapps\alfresco\web- INF\classes\alfresco 4.8 Pengujian a. Sasaran dan metode pengujian Pengujian yang dilakukan melalui alfresco bertujuan untuk mengetahui kekurangan pengelolaan dokumen yang tidak dapat dilakukan secara otomatis oleh alfresco. Pengujian mengacu pada validasi aplikasi menggunakan black-box.

31 74 Pengujian black-box difokuskan untuk pemenuhan fungsi yang ada ada alfresco untuk mengelola dokumen. b. Perlengkapan pengujian Pengujian dilakukan dengan menggunakan 1 buah laptop dengan di install 1 buah aplikasi virtual mesin : Komputer Host : komputer yang bertindak sebagai host operating system untuk mesin virtual, yaitu menggunakan Laptop Compaq CQ40-719TU Komputer guest : yaitu sistem operasi yang dijalankan pada mesin virtual, yaitu menggunakan linux CentOS 5.5 dengan alfresco versi community 3.3-g yang sudah disertakan aplikasi apache-tomcat, serta menggunakan MySQL sebagai basis datanya, dan browser yang digunakan adalah Mozilla firefox. Pengujian dilakukan oleh penulis, sekaligus bertindak sebagai administrator, manager, dan staff. Proses yang dilakukan meliputi kegiatan input, disposisi dengan menggunakan workflow, backup, restore, serta pemindahan antara space satu ke space yang lain, adapaun aspek yang diuji ada pada poin c dibawah ini. c. Aspek yang diuji 1. Aspek integritas menu dan fungsi Pengujian integritas menu dan fungsi ditujukan sebagai pemenuhan fungsional dari menu menu yang meliputi poin: i. Browse space, baik browse ke space home user masing masing maupun ke space yang telah diberi akses sesuai dengan groupdan role masing masing. ii. Input dokumen iii. Disposisi/workflow iv. Pencarian

32 75 2. Aspek keamanan Pengujian ini ditujukan untuk mengetahui hasil pengaman akses aplikasi dan dokumen yang terlibat. i. Login ii. Change password iii. Create or edit space iv. Backup dan restore data 3. Aspek user interface Untuk aspek user interface, pengujian bertujuan untuk mendapatkan input dari pengguna. Adapaun poin poin yang ditujukan yaitu: i. Pengoperasian menu ii. Tampilan warna, logo dan desain layout secara keseluruhan iii. Modul pengembangan 4. Hasil pengujian

33 76 Tabel 4.1 Pengujian integritas menu No Cara Pengujian Kriteria yang diharapkan Hasil Yang Diharapkan 1 Login sebagai user melalui web client User berhasil login dan bisa mengakses home space user dan space lain sesuai dengan role yang ditentukan Memenuhi 2 User melakukan perubahan atau melakukan pengeditan terhadap konten 3 User lain yang memiliki hak akses terhadap konten tersebut melihat detail properties tersebut untuk melihat versi update dokumen tersebut User berhasil melakukan update konten tersebut di dalam space yang telah ditentukan security terhadap space tersebut Sudah terdapat versi dokumen yang telah dilakukan perubahan, dan user mana yang melakukan perubahan Memenuhi Memenuhi

34 77 Tabel 4.2 Pengujian simple workflow No Cara Pengujian Kriteria yang diharapkan Hasil Yang Diharapkan 1 User yang menjadi anggota group divisi engineering login ke alfresco User berhasil login dan bisa mengakses home space user dan space divisi engineering Memenuhi 2 Pada folder proposal draft, user memilih icon request for approval 3 User yang bertindak sebagai manager login dan mengakses space pending proposal, lalu mengklik more icon Publish proposal Di dalam folder draft telah terdapat dokumen yang akan didisposisi untuk approval, dokumen tersebut akan berpindah secara otomatis ke space pending approval Dokumen berpindah secara otomatis ke space publish proposal Memenuhi Memenuhi

35 78 Tabel 4.3 Pengujian advanced workflow dan searching dokumen No Cara Pengujian Kriteria yang diharapkan Hasil Yang Diharapkan 1 Menjalankan menu add advanced workflow dan memilih user manager dan staff Dapat menggantikan proses disposisi manual, karena tidak perlu mencetak dokumen terlebih dahulu baru kemudian diajukan ke yang bersangkutan Memenuhi 2 Login sebagai manager lalu menerima disposisi dokumen dengan keterangan not yet started, kemudian melakukan proses approval Dokumen yang telah disapprove secara otomatis akan berubah statusnya pada My task To Do List pengirim menjadi complete 3 Menjalankan menu pencarian Melakukan pencarian arsip dengan memasukkan keyword yang berbeda sesuai keinginan Memenuhi Memenuhi, namun untuk beberapa dokumen saja yang ditambahkan metadata propertiesny a

36 79 Tabel 4.4 Pengujian aspek keamanan No Cara Pengujian Kriteria yang diharapkan Hasil Yang Diharapkan 1 Menjalankan login sebagai user yang berbeda akses terhadap space Berhasil login sebagai user yang sesuai dan mengakses dokumen dokumen memiliki autoritas sesuai space Memenuhi 2 Menjalankan backup aplikasi dari command line Mendapatkan file file backup berupa file ACP (alfresco content package) Memenuhi 3 Melakukan restore ACP Aplikasi dapat direstore dengan Memenuhi, lengkap baik metadata maupun file yang tersimpan di database