BAB I PENDAHULUAN 1. TUGAS POKOK, FUNGSI, KEWENANGAN DAN STRUKTUR

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. GAMBARAN UMUM SEKRETARIAT DPRD Sekretariat DPRD Kota Batam terbentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Batam Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD Kota Batam, sebagai unsur pelaksana Pemerintah Daerah dalam mengemban suatu tugas dan tanggung jawab dalam rangka membantu pelaksanaan Pemerintahan Daerah di Kota Batam. Sesuai dengan Peraturan Daerah tersebut di atas, kedudukan Sekretariat DPRD Kota Batam merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD, dipimpin oleh seorang Sekretaris secara operasional bertanggung jawab kepada Pimpinan DPRD dan secara administrasi Sekretaris DPRD berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota Batam melalui Sekretaris Daerah. 1. TUGAS POKOK, FUNGSI, KEWENANGAN DAN STRUKTUR Tugas pokok, fungsi dan kewenangan serta struktur organisasi sejalan dengan Undang-undang Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah dan berkaitan dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2007 dan dijabarkan dengan Peraturan Daerah Kota Batam Nomor 8 Tahun 2007 serta Peraturan Walikota Batam Nomor 62 Tahun 2012 tentang Uraian Tugas dan Fungsi Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD Kota Batam, dijelaskan bahwa Sekretariat DPRD Kota Batam mempunyai tugas menyelenggarakan Administrasi Kesekretariatan, Administrasi Keuangan, Administrasi Hukum dan Persidangan, Administrasi Humas dan Protokol, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD dan Sekretariat DPRD Kota Batam 1

2 menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah. Selain tugas pokok Sekretariat DPRD Kota Batam memberikan pelayanan administrasi kepada Pimpinan dan Anggota DPRD Kota Batam juga menjalankan fungsinya melaksanakan urusan rumah tangga serta perjalanan dinas bagi Pimpinan dan Anggota DPRD serta mengelola dan menjalankan tata usaha DPRD Kota Batam. Dalam melaksanakan tugas pokok Sekretariat DPRD Kota Batam juga memiliki kewenangan untuk melaksanakan fungsinya. Kewenangan tersebut meliputi : a. Mengatur, membina kerjasama, mengintegrasikan dan mensinkronisasikan seluruh penyelenggaraan tugas Sekretariat b. Merencanakan, mengolah, menelaah dan mengkoordinasikan perumusan kebijakan Pimpinan c. Menyelenggarakan persidangan dan pembuatan risalah rapat yang diselenggarakan oleh d. Memelihara dan membina ketertiban dan keamanan dalam lingkungan Sekretariat DPRD. 2. ASPEK STRATEGIS ORGANISASI Sekretariat DPRD Kota Batam dalam melaksanakan visi dan misinya sebagai bagian integral dari Pemerintah Kota Batam. Visi Sekretariat DPRD Kota Batam sepenuhnya mendukung Visi Pemerintah Kota Batam dalam menjalankan peran strategisnya yaitu Terwujudnya Sekretariat DPRD Kota Batam yang profesional dalam mendukung tugas dan fungsi DPRD melalui Tata Pemerintahan yang baik. Keberhasilan dalam pelaksanaan tugas Sekretariat DPRD Kota Batam Sekretariat DPRD Kota Batam 2

3 untuk mencapai Visi dan Misi yang telah ditetapkan akan sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors). Untuk dapat mengidentifikasikan faktor-faktor penentu keberhasilan sampai seberapa jauh Misi Sekretariat DPRD Kota Batam, dipengaruhi oleh faktor intern dan ekstern organisasi yang mencakupi hal-hal sebagai berikut : 1. Aspek Manajemen Kinerja bagi keperluan internal organisasi, dimana menjadikan LAKIP Tahun 2013 sebagai sarana evaluasi pencapaian kinerja manajemen Sekretariat DPRD Kota Batam bagi upaya-upaya perbaikan kinerja dimasa yang akan datang. Untuk setiap celah kinerja (performance gap) yang ditemukan oleh manajemen Sekretariat DPRD Kota Batam, dapat merumuskan strategi pemecahan masalahnya sehingga pencapaian kinerja dapat ditingkatkan secara berkelanjutan. 2. Aspek Akuntabilitas Kinerja bagi keperluan eksternal organisasi, dimana menjadikan LAKIP Tahun 2013 sebagai sarana pertanggungjawaban Sekretariat DPRD Kota Batam atas capaian kinerja yang berhasil diperoleh dan kendala yang dihadapi selama Tahun Dengan adanya LAKIP dapat memberikan masukan dan atau sebagai dasar bagi pengambilan keputusan untuk perbaikan dalam mencapai penghematan, efektif dan efektifitas pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Sekretariat DPRD Kota Batam. 3. STRUKTUR ORGANISASI Untuk dapat menjalankan tugas yang telah dibebankan, sesuai dengan Peraturan Walikota Batam Nomor 62 Tahun 2012 dimana dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya, Sekretariat DPRD Kota Batam dipimpin oleh seorang Sekretaris DPRD, merupakan unsur pelayanan kepada DPRD yang mempunyai tugas menyelenggarakan Administrasi Kesekretariatan, Administrasi Keuangan, Administrasi Hukum dan Persidangan, Administrasi Sekretariat DPRD Kota Batam 3

4 Humas dan Protokol, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah. Dalam pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud Sekretariat DPRD dibantu oleh : 1. Bagian Umum Bagian Umum mempunyai fungsi pelaksanaan pengelolaan kepegawaian, rumah tangga, administrasi umum, perlengkapan pengelolaan pengamanan dan lingkungan, menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD, serta memberikan pelayanan teknis administratif dan fungsional. Untuk menyelenggarakan fungsinya Bagian Umum mempunyai tugas : a. menyusun rencana kegiatan Bagian Umum; b. pengkoordinasian perumusan kebijakan umum dan kebijakan teknis Sekretariat c. pengkoordinasian pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional Sekretariat d. penyiapan bahan dan penatausahaan Sekretariat e. pengelolaan keuangan, kepegawaian, surat-menyurat, kearsipan, administrasi umum, kerumahtanggaan, sarana dan prasarana serta pengamanan dalam dan lingkungan; f. pelayanan administratif dan fungsional; g. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Bagian Umum; dan h. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas Sekretariat DPRD Kota Batam 4

5 dan fungsinya. Bagian Umum terdiri dari : 1.1 Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian mempunyai fungsi pelaksanaan pengelolaan administrasi ketatausahaan dan kepegawaian, mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD, serta memberikan pelayanan teknis administratif dan fungsional. Untuk menyelenggarakan fungsi sebagaimana dimaksud, Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian mempunyai tugas : a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian; b) menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan tata usaha dan kepegawaian; c) mengelola surat-menyurat dan kearsipan; d) menganalisis rencana kebutuhan, kualifikasi, dan kompetensi pegawai; e) memberikan pelayanan administrasi kepegawaian; f) melaksanakan pengembangan pegawai; g) menyelenggarakan analisis jabatan; h) mengelola tata usaha kepegawaian; i) menganalisis beban kerja; j) menyiapkan bahan pembinaan dan kesejahteraan pegawai serta pengawasan melekat; k) melaksanakan pengkajian kompetensi dan kualifikasi jabatan; l) menyiapkan bahan evaluasi kinerja pegawai; m) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional bidang tata usaha Sekretariat DPRD Kota Batam 5

6 dan kepegawaian Sekretariat n) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian; dan o) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya. 1.2 Sub Bagian Perlengkapan, Aset dan Rumah Tangga Sub Bagian Perlengkapan, Aset dan Rumah Tangga mempunyai fungsi pelaksanaan pengelolaan rumah tangga, sarana dan prasarana, perlengkapan dan aset yang diperlukan oleh DPRD dan Sekretariat DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Perlengkapan, Aset dan Rumah Tangga mempunyai tugas : a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Perlengkapan, Aset dan Rumah Tangga; b) menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan pengelolaan urusan rumah tangga, sarana, dan prasarana; c) menyusun analisis rencana kebutuhan sarana dan prasarana; d) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional bidang perlengkapan, aset dan rumah tangga Sekretariat e) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Perlengkapan, Aset dan Rumah Tangga; dan f) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya. 1.3 Sub Bagian Pengamanan Dalam dan Lingkungan Sub Bagian Pengamanan Dalam dan Lingkungan mempunyai fungsi Sekretariat DPRD Kota Batam 6

7 pelaksanaan bidang pengamanan dalam dan lingkungan Sekretariat DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Pengamanan Dalam dan Lingkungan mempunyai tugas : a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Pengamanan Dalam dan Lingkungan; b) menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan pengamanan dalam dan lingkungan sekretariat c) melaksanakan pengamanan sarana dan prasarana sekretariat d) melaksanakan pengaturan dan pengelolaan pengamanan tamu Pimpinan, Anggota dan Sekretariat e) melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait untuk pengamanan dalam dan lingkungan; f) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional bidang pengamanan dalam dan lingkungan sekretariat g) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Pengamanan Dalam dan Lingkungan; dan h) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya 2. Bagian Hukum dan Persidangan Bagian Hukum dan Persidangan mempunyai fungsi penyiapan tugas pelayanan di bidang hukum dan peraturan perundang-undangan, perumusan risalah atas penyelenggaraan rapat dan sidang Pimpinan dan Sekretariat DPRD Kota Batam 7

8 Anggota DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Bagian Hukum dan Persidangan mempunyai tugas : a. menyusun rencana kegiatan Bagian Hukum dan Persidangan; b. merumuskan kebijakan teknis pelayanan di bidang hukum dan persidangan; c. melaksanakan penelaahan perundang-undangan; d. menyusun rancangan produk hukum e. menyiapkan penyusunan dan perumusan risalah; f. menyiapkan dan menyelenggarakan persidangan; g. pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional pelayanan di bidang hukum dan persidangan; h. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Bagian Hukum dan Persidangan; dan i. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya. Bagian Hukum dan Persidangan terdiri dari : 2.1 Sub Bagian Perundang-Undangan Sub Bagian Perundang-Undangan mempunyai fungsi penyiapan tugas pelayanan di bidang hukum dan perundang-undangan. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Perundang-Undangan mempunyai tugas : a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Perundang-undangan; b) menyusun kebijakan teknis bidang perundang-undangan c) menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan di bidang perundangundangan Sekretariat DPRD Kota Batam 8

9 d) menyusun rencana operasional bidang perundang-undangan e) menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja bidang perundang-undangan f) menyusun telaah dan penyajian produk hukum g) menyusun rancangan perundang-undangan produk hukum h) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional di bidang perundangundangan i) melaksanakan koordinasi dan pengelolaan peraturan perundangundangan; j) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Perundang-undangan; dan k) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya. 2.2 Sub Bagian Persidangan Sub Bagian Persidangan mempunyai fungsi penyiapan tugas pelayanan di bidang penyelenggaraan rapat dan sidang Pimpinan dan Anggota DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Persidangan mempunyai tugas : a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Persidangan; b) menyusun kebijakan teknis rapat dan persidangan c) menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan rapat dan persidangan d) menyusun rencana operasional persidangan e) menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja bidang Sekretariat DPRD Kota Batam 9

10 persidangan f) menyusun jadwal persidangan dan rapat Pimpinan dan Anggota g) melaksanakan penyediaan prasarana dan sarana persidangan; h) melaksanakan penyediaan prasarana dan sarana persidangan. i) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional di bidang persidangan j) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Persidangan; dan k) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya. 2.3 Sub Bagian Risalah Sub Bagian Risalah mempunyai fungsi penyiapan tugas pelayanan di bidang perumusan risalah atas penyelenggaraan rapat dan sidang Pimpinan dan Anggota DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Risalah mempunyai tugas : a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Risalah; b) menyusun kebijakan teknis bidang risalah rapat dan persidangan c) menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan di bidang risalah rapat dan persidangan d) menyusun rencana operasional bidang rapat dan risalah persidangan e) menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja bidang risalah persidangan f) menyusun risalah persidangan Sekretariat DPRD Kota Batam 10

11 g) menyusun resume hasil persidangan h) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional di bidang risalah rapat dan persidangan i) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Risalah; dan j) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya. 3. Bagian Keuangan Bagian Keuangan mempunyai fungsi pelaksanaan penyusunan rencana kegiatan, rencana umum, rencana strategis, rencana kerja, rencana kinerja, rencana anggaran dan pelaksanaan administrasi keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Bagian Keuangan mempunyai tugas : a. menyusun rencana kegiatan Bagian Keuangan; b. merumuskan kebijakan teknis perencanaan dan keuangan; c. melaksanakan koordinasi penyusunan rencana umum, rencana strategis, rencana kerja, rencana kinerja, rencana kegiatan dan anggaran Sekretariat d. melaksanakan koordinasi pelaksanaan program dan kegiatan; e. menyusun penetapan kinerja sekretariat f. menyusun petunjuk pelaksanaan program dan kegiatan; g. melaksanakan analisis dan penyajian data sekretariat h. menyusun laporan akuntabilitas kinerja Sekretariat i. menyusun laporan kemajuan pelaksanaan program dan kegiatan sekretariat Sekretariat DPRD Kota Batam 11

12 j. melaksanakan penyusunan rencana anggaran Sekretariat k. melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan Sekretariat l. mengelola administrasi perbendaharaan Sekretariat m. melaksanakan verifikasi, pembukuan dan pertanggungjawaban; n. melaksanakan pemantauan, pengendalian, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program dan kegiatan; o. melaksanakan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional bidang perencanaan dan keuangan; p. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Bagian Keuangan; dan q. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya. Bagian Keuangan terdiri dari : 3.1 Sub Bagian Program dan Anggaran Sub Bagian Program dan Anggaran mempunyai fungsi pelaksanaan penyusunan rencana kegiatan, rencana umum, rencana strategis, rencana kerja, rencana kinerja, dan anggaran Sekretariat DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Program dan Anggaran mempunyai tugas : a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Program dan Anggaran; b) menyiapkan bahan rancangan kebijakan umum Sekretariat c) menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan perencanaan; d) melaksanakan analisis dan penyajian data Sekretariat e) menyusun rencana anggaran Sekretariat Sekretariat DPRD Kota Batam 12

13 f) menyiapkan bahan perhitungan anggaran Sekretariat g) menyusun rencana umum, rencana strategis, rencana kerja dan kinerja tahunan, dan rencana kegiatan, Sekretariat h) menyusun rencana kerja sama; i) menyusun petunjuk pelaksanaan program dan kegiatan Sekretariat j) menyusun ketatalaksanaan program dan kegiatan; k) melaksanakan pemantauan dan evaluasi dampak pelaksanaan program dan kegiatan Sekretariat l) menyiapkan bahan pengendalian kegiatan Sekretariat m) menyusun laporan kemajuan pelaksanaan program dan kegiatan Sekretariat n) menyusun laporan pelaksanaan program dan kegiatan tahunan Sekretariat o) menyusun laporan akuntabilitas kinerja Sekretariat p) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional bidang penyusunan program dan anggaran Sekretariat q) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Program dan Anggaran; dan r) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya. 3.2 Sub Bagian Perbendaharaan Sub Bagian Perbendaharaan mempunyai fungsi pelaksanaan tugas di bidang perbendaharaan keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Perbendaharaan Sekretariat DPRD Kota Batam 13

14 mempunyai tugas : a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Perbendaharaan; b) mengelola administrasi perbendaharaan Sekretariat c) melaksanakan penelitian dan pengujian surat perintah pembayaran (SPP); d) menerbitkan surat perintah membayar (SPM) berdasarkan atas Surat Keputusan Otorisasi; e) meneliti dan menguji surat permintaan pembayaran kegiatan, gaji, serta tunjangan lainnya sebelum diajukan ke instansi/unit kerja terkait; f) melaksanakan koordinasi dan melakukan pengusulan pembayaran gaji, tunjangan jabatan, dan tunjangan lainnya; g) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional bidang keuangan Sekretariat h) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Perbendaharaan; dan i) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya. 3.3 Sub Bagian Verifikasi, Pembukuan dan Pertanggungjawaban Sub Bagian Verifikasi, Pembukuan dan Pertanggungjawaban mempunyai fungsi pelaksanaan tugas di bidang verifikasi, pembukuan dan pertanggungjwaban keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Verifikasi, Pembukuan dan Pertanggungjawaban mempunyai tugas : a. menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Verifikasi, Pembukuan dan Pertanggungjawaban; Sekretariat DPRD Kota Batam 14

15 b. mengelola bidang verifikasi keuangan Sekretariat c. menyusun laporan keuangan Sekretariat d. menyiapkan bahan perhitungan anggaran Sekretariat e. menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional bidang verifikasi keuangan Sekretariat f. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Sub Bagian Verifikasi, Pembukuan dan Pertanggungjawaban; dan g. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya. 4. Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol mempunyai fungsi pelaksanaan tugas di bidang hubungan masyarakat dan keprotokolan Pimpinan, Anggota DPRD dan Sekretariat DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol mempunyai tugas : a. menyusun rencana kegiatan Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol; b. perumusan kebijakan teknis penyelenggaraan protokoler, dan hubungan masyarakat; c. penyiapan dan penyelenggaraan protokoler; d. penyiapan dan penyelenggaraan hubungan masyarakat; e. menyusun rencana operasional perpustakaan, pendokumentasian dan arsip Sekretariat f. pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional penyelenggaraan protokoler, dan hubungan masyarakat; Sekretariat DPRD Kota Batam 15

16 g. pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol; dan h. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya. Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol terdiri dari : 4.1 Sub Bagian Hubungan Masyarakat Sub Bagian Hubungan Masyarakat mempunyai fungsi pelaksanaan tugas di bidang hubungan masyarakat. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Hubungan Masyarakat mempunyai tugas : a. menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Hubungan Masyarakat; b. menyusun kebijakan teknis penyelenggaraan hubungan masyarakat c. menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan penyelenggaraan hubungan masyarakat d. menyusun rencana operasional penyelenggaraan hubungan masyarakat e. menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja penyelenggaraan hubungan masyarakat; f. menyelenggarakan hubungan masyarakat; g. mengelola sistem informasi, pelayanan data, dan informasi Sekretariat h. menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional di bidang penyelenggaraan hubungan masyarakat; i. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol; dan j. melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup Sekretariat DPRD Kota Batam 16

17 tugas dan fungsinya. 4.2 Sub Bagian Protokol Sub Bagian Protokol mempunyai fungsi pelaksanaan tugas di bidang penyelenggaraan keprotokolan sekretariat DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Protokol mempunyai tugas: a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Protokol; b) menyusun kebijakan teknis penyelenggaraan protokoler c) menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan penyelenggaraan protokoler d) menyusun rencana operasional penyelenggaraan protokoler e) menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja penyelenggaraan protokoler f) menyelenggarakan protokoler g) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional di bidang penyelenggaraan protokoler h) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Protokol; dan i) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya. 4.3 Sub Bagian Dokumentasi dan Arsip Sub Bagian Dokumentasi dan Arsip mempunyai fungsi pelaksanaan tugas di bidang penyelenggaraan dokumentasi dan arsip Sekretariat DPRD. Untuk menyelenggarakan fungsinya, Sub Bagian Dokumentasi dan Arsip mempunyai tugas : Sekretariat DPRD Kota Batam 17

18 a) menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Dokumentasi dan Arsip; b) menyusun kebijakan teknis penyelenggaraan dokumentasi dan arsip; c) menyiapkan bahan pelaksanaan kegiatan pendokumentasian dan arsip sekretariat d) menyusun rencana operasional pendokumentasian dan arsip sekretariat e) menyusun rencana kinerja dan penetapan kinerja pendokumentasian dan arsip sekretariat f) menyelenggarakan pendokumentasian dan arsip sekretariat g) menyiapkan bahan pengendalian dan pelaksanaan norma, standar, pedoman, dan petunjuk operasional di bidang pendokumentasian dan arsip sekretariat h) melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Dokumentasi dan Arsip; dan i) melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai lingkup tugas dan fungsinya. Sekretariat DPRD Kota Batam 18

19 Gambar 1.1 Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Kota Batam SEKRETARIS DPRD MARZUKI, SE, M.Si. KA. BAGIAN UMUM Drs. TAJUDDIN KA.BAGIAN HUKUM & PERSIDANGAN Drs. AC HERLAMBANG KA. BAGIAN KEUANGAN HARYONO, BA KA. BAGIAN HUMAS & PROTOKOL Drs. ARIFIN IBRAHIM Kasubag TU & Kepegawaian AFANDI, SE. Kasubag Perundangundangan AGUS EDY SUSANTO. SH. Kasubag Program & Anggaran EDNASA AGUSSUSANTY, SE Kasubag Humas A. MIFTAKHUROZIQIN, SE Kasubag Perlengkapan, Aset & Rumah Tangga RUKUN MH, SE. Kasubag Persidangan SAPARIAH, S.Sos, MA Kasubag Perbendaharaan MARTHA MENON, SE. Kasubag Protokol TRI EKA JAUHARI, SSTP Kasubag Pamdal & Lingkungan RIPSODIANTO Kasubag Risalah ANGLING KUSUMOPUTRO, SH. MH Kasubag Verifikasi, Pembukuan& Pertanggungjawaban NYOMAN SUKARTINI Kasubag Dokumentasi & Arsip Dra, TUTI ARYANTI B. MAKSUD DAN TUJUAN LAKIP 2013 Laporan Akuntabilisiktas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) selain Sekretariat DPRD Kota Batam 19

20 memiliki fungsi sebagai penyediaan informasi untuk mengambil keputusan pihak pihak terkait, juga sebagai umpan balik dan sebagai sarana perbaikan manajemen kepemerintahan. Fungsi tersebut merupakan cerminan dari maksud dan tujuan penyusunan dan penyampaian LAKIP Sekretariat DPRD Kota Batam. Maksud dan tujuan penyusunan dan penyampaian LAKIP Sekretariat DPRD Kota Batam Tahun 2013 mencakup hal hal berikut ini: Memberi dasar bagi pengambil keputusan untuk perbaikan dalam pencapaian kehematan, efesiensi, dan efektivitas pelaksanaan tupoksi, sebagai upaya mencapai visi dan misi Sekretariat DPRD Kota Batam tahun ; Mewujudkan pelaksanaan kepemerintahan yang bersih, efisien, efektif, transparan, professional dan akuntabel; Meningkatkan peran Sekretariat DPRD Kota Batam sebagai unsur pelaksana Pemerintah Daerah. C. SISTEMATIKA PENYAJIAN Pada dasarnya Laporan Akuntabilitas Kinerja ini menggambarkan pencapaian kinerja Sekretariat DPRD Kota Batam selama Tahun Capaian kinerja Tahun 2013 diperbandingkan dengan Rencana Kinerja Tahun 2013 sebagai tolak ukur keberhasilan tahunan organisasi. Selain itu dilakukan analisis capaian kinerja sehingga akan memungkinkan diidentifikasikannya sejumlah celah kinerja (Performance Gap) bagi perbaikan kinerja dimasa yang akan datang. Sekretariat DPRD Kota Batam 20

21 Gambar 1.2 Sistematika Penyajian LAKIP Tahun 2013 Gambaran Umum Referensi Bab Bab I Renstra Bab II Rencana Kinerja 2013 Capaian Kinerja 2013 Bab III Analisis Capaian Kinerja 2013 Bab IV Sekretariat DPRD Kota Batam 21

22 Penutup Adapun sistematika tiap Bab dapat diuraikan sebagai berikut : BAB I BAB II BAB III BAB IV Pendahuluan, berisi uraian singkat organisasi beserta tugas pokok dan fungsi Sekretariat DPRD Kota Batam. Berisi Rencana Strategis Sekretariat DPRD Kota Batam yang menguraikan Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran yang akan dicapai. Berisi Akuntabilitas Kinerja Tahun 2013 yang menguraikan pengukuran kinerja serta akuntabilitas kinerja dan keuangan Tahun Penutup yang berisi kesimpulan serta upaya ke depan sebagai saran yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dimasa mendatang. Sekretariat DPRD Kota Batam 22