ANALISIS DAN EVALUASI TATA KELOLA SISTEM INFORMASI PELAYANAN E-LIBRARY PADA STMIK STIKOM BALI MENGGUNAKAN COBIT 5

Transkripsi

1 Seminar Nasional Telekomunikasi dan Informatika (SELISIK 2018) Bandung, 25/08/ Abstrak ANALISIS DAN EVALUASI TATA KELOLA SISTEM INFORMASI PELAYANAN E-LIBRARY PADA STMIK STIKOM BALI MENGGUNAKAN COBIT 5 Pande Putu Gede Putra Pertama Program Studi Sistem Informasi STMIK STIKOM Bali Jalan Raya Puputan No. 86 Renon, Denpasar Bali ((0361) , Fax (0361) putrapertama@stikom-bali.ac.id STMIK STIKOM Bali merupakan institusi pendidikan yang berdiri mulai tahun 2002 dengan jumlah mahasiswanya tidak kurang dari orang (tahun 2015). STMIK STIKOM Bali memiliki e-library yang merupakan sistem informasi yang dirancang untuk mempermudah layanan informasi pada perpustakaan, diantaranya adalah pengelolaan data buku, data jurnal, data skripsi, data prosiding dan data dosen. Tidak hanya memiliki keunggulan pada e -library juga memiliki beberapa kelemahan diantaranya adalah data yang ditampilkan pada sistem tidak sesuai dengan fisiknya. Audit sistem informasi merupakan bentuk pengawasan dan pengendalian dari infrastruktur teknologi informasi secara menyeluruh. Salah satu metode evaluasi tata kelola yang bisa dilakukan adalah dengan menggunakan framework Cobit 5 dengan mengambil domain EDM4 (memastikan pengoptimalan ), APO4 (mengatur inovasi), APO7 (mengatur manusia) model assessment proses COBIT 5 ini mengacu pada konsep model tingkat kapabilitas ISO/IEC Hasil penelitian evaluasi tata kelola sistem informasi e-library dilakukan dengan mengukur maturity level rata-rata yang diperoleh dan hasil yang sudah didapat dalam perhitungan maturity level akan dibandingkan dengan tingkat kematangan yang diharapkan yaitu pada level 5 sebagai level tertinggi. Kata kunci : Analisis, Evaluasi, Tata Kelola, Pelayanan, E-Library, COBIT 5 Abstract STMIK STIKOM Bali is one of institution was founded in 2002 with a total of students not less than 6,000 (in 2015). STMIK STIKOM Bali has an e-library which is an information system designed to facilitate information, including data, journal, thesis, proceedings and lecturer. Not only has the advantage of e-library also has several disadvantages, namely the data displayed on the system is not in accordance with the physical. The information audit system is a form of supervision and handling of the information technology infrastructure as a whole. One of governance evaluation method that can be used the Cobit 5 framework by using the EDM4 domain ( resource optimization), APO4 (regulating innovation), APO7 (managing human resources) assessment model The COBIT 5 process refers to the concept of ISO / IEC capability level model. The results of the e-library information system governance evaluation study are by measuring the average maturity level obtained and the results that have been obtained in the calculation of maturity level will be compared with the expected level of maturity at level 5 as the highest level. Keywords: Analysis, Evaluation, Governance, Service, E-Library, COBIT 5 I. PENDAHULUAN Penggunaan TI saat ini telah menyebar hampir ke seluruh aspek kehidupan dan profesi, tidak terkecuali instansi. kampus sebagai institusi pendidikan yang memiliki banyak divisi dan staff serta mahasiswa membutuhkan suatu sistem informasi agar dapat membantu mempercepat dalam memperoleh kebutuhan informasi. Penggunaan TI akan bermanfaat jika penerapannya sesuai dengan tujuan, visi, dan misi organisasi yang telah diterjemahkan ke dalam rencana strategis organisasi tersebut, sehingga tujuan organisasi akan tercapai jika rencana dan strategi TI diimplementasikan selaras dengan rencana dan strategi organisasi yang telah ditetapkan. [1]. Pemanfaatan TI sebagai salah satu faktor pendukung untuk melaksanakan rencana strategis STMIK STIKOM Bali tersebut di atas, dikembangkan secara optimal. Pemanfaatan TI di sebuah lembaga pendidikan tinggi secara teori diyakini akan memberikan kemudahan dan efisiensi dalam kaitannya dengan sistem administrasi yang dapat diterapkan. Namun demikian, untuk mencapai kemudahan dan efisiensi administrasi dalam penerapannya memerlukan tata kelola yang baik dalam suatu instansi. Hal lain yang terkait dengan sistem teknologi informasi di STMIK STIKOM Bali yakni tentang sistem informasi e- library menjadi civitas penting karena, sistemnya sering bermasalah/mengalami gangguan seperti halnya pada data buku yang terdapat pada sistem tidak sesuai dengan bentuk fisiknya dan posisi buku selalu tidak pada tempatnya yang sesuai dengan sistem. E-library merupakan sistem informasi yang dikembangkan untuk mempermudah pengguna dalam pengolahan data perpustakaan bagi mahasiswa dan dosen. Pengolahan data yang diterapkan pada sistem e-library meliputi beberapa hal seperti : data buku, skripsi, prosiding, peminjaman dan pengembalian. II. TINJAUAN PUSTAKA A. Penelitian Terdahulu Evaluasi yang dilakukan terhadap tata kelola teknologi informasi menggunakan COBIT framework telah banyak diteliti dan hasil rekomendasinya dapat membantu untuk

2 421 memperbaiki tata kelola teknologi informasi menjadi lebih baik. Pada penelitian [2] dalam penelitiannya membahas tentang implementasi kerangka kerja COBIT 5, memberikan langkah-langkah untuk meningkatkan kinerja serta rekomendasi perencanaan tata kelola di masa yang akan datang. Penelitian hanya melingkupi domain evaluate, direct, and monitoring proses 4 (EDM4) dari area tata kelola (Governance). Kelemahan penelitian ini terletak pada evaluasi yang dilakukan hanya pada area tata kelola saja tidak mengevaluasi dari area manajemen. Pada penelitian dalam bidang yang sama telah dilakukan oleh [3] pada penelitiannya menjelaskan bahwa COBIT framework merupakan salah satu kerangka kerja yang digunakan untuk menilai, mengukur dan mengendalikan kinerja institusi dalam pengelolaan teknologi informasi. COBIT juga bisa diterima dan diselaraskan oleh para penggunanya, karena kerangka kerja ini dibangun dari tujuan, aturan dan kebijakan institusi. Hasil dari kajian yang dilakukan adalah membuat pengukuran kinerja Sistem Informasi Akademik (SIA) yang berupa analisa, pemetaan level maturity dan rekomendasi bagi institusi pendidikan tinggi yaitu Universitas Singaperbangsa Karawang. Hasil penelitian ini menunjukan tingkat kematangan (maturity level) yang ada pada setiap proses TI yang terdapat dalam domain Plan and Organise (PO) rata-rata pada level 2,446 dan masih berada pada level 2 (repeatable but intuitive). Menurut [4] tentang tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi pada domain Monitor and Evaluate (ME) dengan mengacu pada kerangka kerja COBIT 4.0. Perhitungan maturity level tiap proses dilakukan dengan cara menganalisis kuisioner dan hasil observasi di Universitas XYZ. Hasil current maturity level domain ME berada pada level 1. Selanjutnya current maturity level tersebut dijadikan sebagai dasar dalam merumuskan strategi yang tepat untuk meningkatkan kapasitas proses tata kelola teknologi informasi domain ME. Hasil dari penelitian ini berupa rekomendasi kegiatan yang harus dilakukan agar tingkat kematangan yang diinginkan (expected maturity level) tercapai. [5] Dalam penelitiannya membahas tentang evaluasi penerapan teknologi informasi di Perguruan Tinggi Swasta Yogyakarta dengan menggunakan model COBIT framework. Dalam mencapai tujuannya implementasi teknologi informasi merupakan suatu kebutuhan yang sangat penting. Evaluasi dengan menggunakan model COBIT framework sangat berguna baik bagi pengguna pengembang teknologi informasi maupun para pengelola, agar pihak manajemen dapat melakukan perbaikan. Keberhasilan implementasi TI dalam mendukung kebutuhan bisnis membuat manajemen Perguruan Tinggi harus dapat menempatkan sistem kendali internal atau framework pada tempatnya. COBIT framework memberikan kontribusi terhadap kebutuhan tersebut dengan membuat hubungan dengan kebutuhan bisnis, pengorganisasian aktivitas TI ke dalam proses model yang diterima secara umum, mengidentifikasi sumber TI utama, mendefinisikan sasaran kontrol manajemen yang harus dipertimbangkan. Konsep arsitektur TI Perguruan Tinggi dapat membantu untuk mengidentifikasi sumber yang diperlukan agar proses TI dapat berjalan dengan baik. Berdasarkan dari tinjauan pustaka yang sudah di paparkan maka penulis dapat menyimpulkan beberapa hal yaitu COBIT framework merupakan model yang paling tepat dalam melakukan audit sistem informasi dan banyak digunakan digunakan untuk melakukan evaluasi tata kelola teknologi informasi. Pada penelitian ini menggunakan framework COBIT 5 untuk mengevaluasi tingkat kematangan tata kelola TI, kenapa memilih COBIT 5 karena dapat membagi proses tata kelola dan manajemen TI suatu organisasi menjadi dua area proses utama, dan serta menyediakan petunjuk yang lebih detail yang dibutuhkan oleh pengguna sebagai referensi yang mudah dipahami. B. IT Governance Menurut [6] IT Governance adalah wewenang dan tanggung jawab secara benar dalam menetapkan suatu keputusan untuk mendorong perilaku penggunaan teknologi informasi pada perusahaan. Sementara itu, [7] mendefinisikan IT Governance adalah keputusan yang benar dalam bingkai yang bisa di minta pertanggungjawabannya untuk mendorong keinginan dan kebiasaan penggunaan teknologi informasi. Pada bagian yang lain [7] juga mendefinisikan IT Governance adalah landasan kerja yang mengukur dan memutuskan penggunan dan pemanfaatan teknologi informasi dengan mempertimbangkan maksud, tujuan, dan sasaran bisnis organisasi. Pentingnya manfaat IT Governance tidak muncul secara tiba-tiba. Hal ini terjadi karena sebuah hal yang serius (critical) dalam operasional suatu organisasi. Penerapan TI di dalam organisasi akan dapat dilakukan dengan baik apabila ditunjang dengan suatu IT Governance dari mulai perencanaan sampai implementasinya. Definisi IT Governance menurut (Information Technology Governance Institute) ITGI adalah: Suatu bagian terintegrasi dari kepengurusan perusahaan serta mencakup kepemimpinan dan struktur serta proses organisasi yang memastikan bahwa TI perusahaan mempertahankan dan memperluas strategi bisnis dan tujuan organisasi. Menurut [8] mendefinisikan tata kelola TI sebagai sebuah sistem yang ada dalam organisasi, yang secara umum dibagi menjadi dua bagian utama, yaitu struktur tata kelola TI, dan proses tata kelola TI. Struktur sistem tata kelola TI terdiri atas komponen-komponen yang membangun sistem tata kelola TI, yaitu: aktiva manusia, archetype, kendali dan regulasi. Dalam konteks ini manusia masuk ke dalam sistem tata kelola TI, karena manusia merupakan komponen yang memiliki peran dan fungsi penting dalam merancang, membuat keputusan, melaksanakan dan mengevaluasi sistem tata kelola TI. Archetype merupakan bentuk struktur tata kelola TI yang menunjukkan pola fungsi dan hak keputusan atas TI dalam struktur organisasi secara luas. Terdapat enam archetype tata kelola TI, yaitu : bussines monarchy, IT monarchy, feudal, federal, duopoly, dan anarchy. [6]

3 Seminar Nasional Telekomunikasi dan Informatika (SELISIK 2018) Bandung, 25/08/ Melalui Archetype, organisasi dapat lebih baik dalam membangun kesepakatan antara manajemen puncak, lini bisnis dan manajer TI yang terlibat dalam aktivitas kunci TI dan pembuat keputusan. Selain struktur, proses sistem tata kelola TI menjelaskan masing masing komponen dalam bekerja dan saling terhubung atau sinergi untuk menghasilkan manfaat yang berupa nilai bagi organisasi. tata kelola TI terdiri atas proses keputusan, proses penyelarasan bisnis dan TI, mekanisme implementasi serta pengawasan dan evaluasi sistem tata kelola TI. Gambar 1. Kerangka Definisi Sistem Tata Kelola TI. [8] Kegunaan IT Governance adalah untuk mengatur penggunaan TI, dan memastikan performa TI sesuai dengan tujuan berikut ini: 1) Keselarasan TI dengan organisasi dan realisasi keuntungan-keuntungan yang dijanjikan dari penerapan TI. 2) Penggunaan TI agar memungkinkan suatu organisasi mengeksploitasi kesempatan yang ada dan memaksimalkan keuntungan. 3) Penggunaan TI yang bertanggung jawab. 4) Penanganan manajemen risiko yang terkait TI secara tepat. Banyak framework yang digunakan untuk mengukur tingkat kematangan keselarasan strategi TI dengan strategi bisnis suatu organisasi, salah satunya dengan (Control Objective for Information and related Technology) COBIT, karena dinilai memiliki spectrum paling lengkap dan menyeluruh sebagai framework IT audit karena dikembangkan secara berkelanjutan oleh lembaga swadaya profesional auditor yang tersebar di hampir seluruh negara. Dimana di setiap negara dibangun charter yang dapat mengelola para profesional tersebut [9]. C. COBIT 5 COBIT merupakan kerangka kerja yang menyediakan solusi untuk tata kelola teknologi informasi melalui domain, proses, tujuan, kegiatan, model kematangan dan struktur yang logis dan teratur. Kerangka ini dapat membantu optimalisasi investasi yang berkaitan dengan teknologi informasi, menjamin penyampaian layanan dan memberikan alat ukur atau standar yang efektif untuk kepentingan manajemen dalam mengambil keputusan dalam organisasi. Target pengguna dari framework COBIT adalah organisasi atau perusahaan dari berbagai latar belakang dan para profesional external assurance. Secara manajerial target pengguna COBIT adalah manajer, pengguna dan profesional TI serta pengawas dan pengendali profesional. COBIT disusun oleh Information Systems Audit and Control Foundation (ISACA) pada tahun Edisi kedua dari COBIT diterbitkan pada tahun Pada tahun 2000 dirilis COBIT 3.0 oleh ITGI (Information Technology Governance Institute), COBIT 4.0 pada tahun 2005 dan COBIT 4.1 dirilis pada tahun Rilis terakhir COBIT 5 pada Juni tahun [10] COBIT 5, membagi proses tata kelola dan manajemen TI suatu perusahaan atau organisasi menjadi dua area proses utama, yaitu: 1) Tata Kelola, memuat lima proses tata kelola, dimana akan ditentukan praktik-praktik dalam setiap proses evaluate, direct, and monitor (EDM). 2) Manajemen, memuat empat domain, sejajar dengan area tanggung jawab dari plan, build, run, and monitor (PBRM), dan menyediakan ruang lingkup TI yang menyeluruh dari ujung ke ujung (end-to-end). Domain ini merupakan evolusi dari domain dan struktur proses dalam COBIT 4.1, yaitu: a) Align, Plan, and Organize (APO), domain ini meliputi penyelarasan, perencanaan, dan pengaturan agar IT dapat berkontribusi untuk mencapai tujuan bisnis, b) Build, Acquire, and Implement (BAI), domain ini meliputi membangun, memperoleh, dan mengimplementasikan sistem yang mendukung proses bisnis, c) Delivery, Service and Support (DSS), meliputi mengirimkan, layanan, dan dukungan atau memberi pelayanan yang aktual bagi bisnis, termasuk manajemen data dan proteksi informasi yang berhubungan dengan proses bisnis, d) Monitoring, Evaluation and Assess (MEA), domain ini terdiri dari pengawasan, evaluasi dan penalaian manajemen tentang pengendalian proses-proses, oleh lembaga monitoring independen yang berasal dari dalam dan luar organisasi atau lembaga alternatif lainnya. COBIT 5 mendefinisikan 37 control practices proses utama, dan 209 control activities secara detail mengenai proses tata kelola dan manajemen. Control practices memberikan seperangkat kebutuhan yang harus disadari oleh manajemen untuk pengendalian yang efektif dari masing- masing domain namun tidak terlalu detail. Sedangkan control activities menyediakan petunjuk mengenai mengapa control bernilai untuk diimplementasikan dan bagaimana mengimplementasikannya. Dokumen COBIT 5 control activities menyediakan petunjuk yang lebih detail yang dibutuhkan oleh pengguna sebagai referensi yang mudah dipahami dalam operasional TI serta membantu mereka dengan penyesuaian dan perancangan kontrol yang

4 423 spesifik sesuai dengan situasi dan kebutuhan perusahaan [10]. III. ANALISIS DAN PERANCANGAN Hasil dan pembahasan ini menyajikan hasil analisis data yang diperoleh, ditinjau secara kualitatif dan kuantitatif. Analisis yang dilakukan pada evaluasi tata kelola teknologi informasi dalam penerapan layanan e-library. Data yang didapat dari hasil wawancara, dokumen dan kuesioner dengan menggunakan framework COBIT 5. Tahap yang dilakukan dengan pengolahan data hasil yang sudah di dapat dari kuesioner untuk mengetahui kematangan saat ini, dan kemudian tingkat kematangan dari perhitungan analisis hasil kuesioner, setalah itu divalidasi dengan dokumen yang tersedia. Validasi hasil studi dokumen yang dilakukan, bertujuan untuk memproses level kapabilitas tersebut. Analisis hasil wawancara untuk mengetahui tingkat kematangan yang diharapkan, dari proses analisis yang sudah dilakukan, dan akan diketahui gap antara tingkat kematangan saat ini dengan tingkat kematangan yang diharapkan dari hasil analisis dan yang dilakukan. APO 4 APO 7 EDM 4.2 EDM 4.3 APO 4.3 APO 4.4 APO 4.5 APO 4.6 APO 7.1 APO 7.2 APO 7.3 APO 7.4 APO 7.5 Mengarahkan pengelolaan Memantau pengelolaan sumber daya Memantau IT Merencanakan baru dan ide inovasi Merekomendasikan penggunaan ide baru Memantau ide baru infrastruktur teknologi penggunaan Memelihara susunan kepegawaian yang baik Mengidentifikasi personil kunci IT Memelihara kemampuan dan kompetensi staf Mengevaluasi pegawai kinerja Merencanakan penggunaan IT untuk manusia A. Identifikasi Teknologi Informasi teknologi informasi yang sesuai dengan standar COBIT 5 ini terkait dengan permasalahan yasng sudah diterapkan di e-library STIKOM Bali, Adapun beberapa susunan sesuai dengan domain yang digunakan ditunjukkan pada tabel 1 sebagai berikut : TABEL I EVALUASI PROSES TEKNOLOGI INFORMASI DI UNDIKSHA IT Domain IT Process Evaluate, Direct, and Monitoring EDM 4 Align, Plan, and Organize APO 4, APO 7 Deskripsi tiap-tiap proses teknologi informasi yang tersebut di atas dipaparkan pada tabel 2 sebagai berikut : TABEL 2. DAFTAR PROSES TEKNOLOGI DI UNDIKSHA Domain Deskripsi EDM 4 APO 4 APO 7 Memastikan pengoptimalan sumber daya Mengatur inovasi teknologi Mengatur manusia B. Identifikasi Control Objectives identifikasi proses pada COBIT 5 memiliki detailed control objectives pada tiap proses, yang merupakan alat kontrol dari proses IT tersebut. pada proses yang digunakan pada penelitian ini dapat dilihat pada tabel 3. TABEL 3. AKTIVITAS PROSES TEKNOLOGI INFORMASI DI UNDIKSHA IT Deskripsi EDM 4 EDM 4.1 Mengevaluasi pengelolaan C. Menentukan Tingkat Kematangan Tingkat kematangan (maturity level) ini bukan hanya untuk menggambarkan pengukuran yang dilakukan sejauh mana tetapi apakah memenuhi standar proses pengelolaan teknologi informasi yang baik. Tigkat kedewasaan tersebut dapat digunakan untuk peningkatan pengelolaan proses teknologi informasi dan sekaligus diguakan dalam melakukan identifikasi skala prioritas untuk peningkatan pelayanan yang dilakukan. Kematangan yang dimaksud dalam penelitian ini yaitu merupakan representasi proses teknologi yang berlangsung di STIKOM Bali dengan nilai/angka yang diperoleh. Tingkat kematangan dilakukan proses dalam teknologi informasi dan dilakukan terhadap semua level, mulai dari level 0 atau incomplete, hingga level 5 atau optimizing. Untuk menentukan hasil tingkat kematangan dapat dilakukan dengan pengambilan data melalui metode wawancara, dokumen dan kuesioner Informasi yang dicari tentang pelaksanaan proses dalam pelayanan e-library. Pada penyebaran kuesioner sudah dilakukan dengan memberi langusng kepada responden yang menangani e- library dengan jumlah responden pada penelitian ini adalah 9 orang, yang terdiri dari kepala perpustakaan 1 orang dan staf sebanyak 4 orang dan dosen 4 orang. Penilaian pada tingkat kematangan setiap proses yang dilakukan mengacu pada model ISO/IEC dan dihitung dengan rumus: Total Nilai Jumlah Soal D. Perhitungan Tingkat Kematangan 1. Analisis Kuesioner Analisis data yang sudah dilakukan pada kuesioner akan diolah dengan Hasil perhitungan pada proses EDM 4 dapat dilihat pada tabel 4 sebagai berikut :

5 Seminar Nasional Telekomunikasi dan Informatika (SELISIK 2018) Bandung, 25/08/ TABEL IV HASIL PERHITUNGAN PROSES EDM 4 Level EDM 4.1 Mengevaluasi pengelolaan 2,93 EDM 4.2 Mengarahkan pengelolaan 3,04 EDM 4.3 Memantau pengelolaan 3,15 Rata-rata 3,04 Analisis data yang sudah dilakukan pada kuesioner akan diolah dengan Hasil perhitungan pada proses APO 4 dapat dilihat pada tabel 5 berikut : TABEL V HASIL PERHITUNGAN PROSES APO 4 Deskripsi APO 4.3 Memantau infrastruktur IT 3,17 APO 4.4 Merencanakan teknologi baru dan ide inovasi 3,18 APO 4.5 Merekomendasikan penggunaan 3,13 ide baru APO 4.6 Memantau penggunaan ide baru 3,30 Rata-rata 3,20 Analisis data yang sudah dilakukan pada kuesioner akan diolah dengan Hasil perhitungan pada proses APO 4 dapat dilihat pada tabel 6 berikut : TABEL VI HASIL PERHITUNGAN PROSES APO 7 Level APO 7.1 Memelihara susunan 3,27 kepegawaian yang baik APO 7.2 Mengidentifikasi personil 3,06 kunci IT APO 7.3 Memelihara kemampuan dan kompetensi staf 2,22 APO 7.4 Mengevaluasi kinerja 2,27 pegawai APO 7.5 Rata-rata Merencanakan penggunaan IT untuk manusia 2,35 2,65 Untuk hasil rata-rata dari perhitungan kuesioner yang sudah dilakukan secara seluruh domain proses dapat dilihat pada tabel 7 berikut : TABEL VII RATA-RATA ANALISIS KUESIONER Domain Deskripsi Level Kondisi EDM 4 Memastikan pengoptimalan sumber 3,04 Established daya APO 4 Mengatur inovasi 3,20 teknologi Established APO 7 Mengatur 2,65 manusia Managed Rata-rata 2,97 Established 1) EDM 4 Dokumen Aset Perpustakaan Hasil analisis pada dokumen yang sudah dilakukan pada proses EDM 4 untuk memastikan pengoptimalan sumber daya yang sudah ada, yang dicatat pada dokumen aset perpustakaan. Pada dokumen ini harus berisi hal tentang pemantauan dan evaluasi penggunaan seperti hardware, software, dan brainware. Evaluasi penggunaan telah dilakukan sesuai standar prosedur yang sudah ditetapkan, dan dilakukan secara berkala setiap enam bulan, dan belum dilakukan analisis lebih mendalam tentang faktor pendukung, dan penghambat penggunaan. Tingkat kematangan padaproses EDM 4 yang diperoleh dari kuesioner yaitu berada pada level 3 (establibhsed). 2) APO 4 Dokumen Rencana Kerja Perpustakaan Pada proses APO 4 ini akan mengatur tentang inovasi teknologi, yang akan dicatat pada dokumen rencana kerja perpustakaan. Dokumen ini memuat isi tentang bagaimana inovasi / ide baru (update software) pada sistem e-library dan penambahan peralatan (update hardware). Perpustakaan akan memuat tentang pencatatan pembaruan software dan hardware akan tetap dilakukan setiap 1 tahun sekali tetapi, realisasi terhadap perencanaan pembaharuan tersebut tidak sesuai. Berdasarkan dokumen yang ada dapat dinyatakan bahwa ada kecocokan antara tingkat kematangan proses APO 4 yang diperoleh dari hasil kuesioner yaitu berada pada level 3 (establibhsed). 3) APO 7 Dokumen SDM Perpustakaan dokumen APO 7 yang mengenai mengatur sumber daya manusia yang dicatat dalam dokumen SDMPerpustakaan. Dokumen yang ada hanya memuat tentang struktur jabatan dan fungsional SDM Perpustakaan, serta jumlah staff Puskom. Namun demikian, dokumen SDM Puskom belum mencatat kemampuan, kompetensi, dan kinerja pegawai. Dari fakta tersebut dapat dinyatakan bahwa tingkat kematangan proses APO 7 yang diperoleh dari hasil kuesioner yaitu berada pada level 2 (managed) sesuai dengan dokumen yang ada. 2. Rangkuman Tingkat Kematangan Penentuan tingkat kematangan dihitung berdasarkan hasil analisis kuesioner, yang selanjutnya dipastikan dengan mencermati dokumen pendukung yang ada. Tingkat kematangan dari masing-masing domain yang diperoleh dari analisis kuesioner, di bandingkan dengan masingmasing dokumen, untuk memastikan kesesuaian antara tingkat kematangan yang diperoleh dengan isi dokumen yang ada. Dengan cara seperti tersebut di atas diperoleh hasil analisis tingkat kematangan saat ini. Hasil perhitungan tingkat kematangan proses tata kelola teknologi informasi dalam pelayanan SIAK di Undiksha saat ini diperoleh rata-rata sebesar 2,98 setelah dilakukan validasi analisis dokumen. Dari nilai ini dapat ditarik kesimpulan bahwa pengelolaan teknologi informasi dilakukan secara established, artinya pada level ini proses yang telah dibangun kemudian diimplementasikan sesuai dengan proses yang telah didefinisikan atau yang telah

6 425 ditentukan, dan mampu untuk mencapai hasil dari proses tersebut. Pengelolaan lebih lanjut perlu ditingkatkan dan dikembangkan untuk mencapai level 5 (lima) berdasarkan tingkat kematangan yang diharapkan Undiksha. Hubungan antara domain proses yang diteliti terhadap tingkat kematangan saat ini dan yang diharapkan dapat dilihat pada tabel 8. kelola pada domain proses saat ini dapat dilihat pada gambar 1 sebagai berikut : Domain TABEL VIII HUBUNGAN DOMAIN PROSES DENGAN TINGKAT KEMATANGAN (MATURITY) Deskripsi Saat Ini Validasi Dokumen Diharapk an EDM 4 Memastikan pengoptimal an 3, APO 4 Mengatur inovasi teknologi 3, APO 7 Mengatur 2, manusia Rata-rata 2,96 2, Analisis Kesenjangan Pada analisis kesenjangan yang dapat dilakukan adalah setelah mendapatkan menilai dan mengetahui tingkat kematangan tata kelola pada pelayanan e-library sebesar 2,96 maka dapat dilakukan analisis kesenjangan. Tingkat kematangan yang akan diharapkan dalam tata kelola ini yaitu berada pada level tertinggi yaitu 5 (lima) hal ini merupakan kegiatan seluruh dapat berjalan sesuai standar yang ditentukan. Nilai kematangan saat ini yang sudah diperoleh dari hasil analisis kuesioner dan analisis dokumen dapat dibandingkan dengan level yang diharapkan, dan masih ada kesenjangan. Kesenjangan yang ada pada domain selanjutnya akan dilakukan analisis selanjutnya. Analisis ini diharapkan harus memberikan kemudahan bagi pengelolaan teknologi informasi yang serasi pada enam domain. Analisis kesenjangan/gap antara tingkat kematangan saat ini dengan tingkat kematangan yang diharapkan, tertera pada tabel 9. TABEL 9. PERBANDINGAN TINGKAT KEMATANGAN Tingkat Kematangan Domain Saat Ini Diharapk Gap = (diharapkan saat ini) a n EDM 4 3, ,04 = 2,96 APO 4 3, ,20 = 1,8 APO 7 2, ,63 = 2,37 Rata-rata 2,38 Untuk rata-rata gap pada seluruh domain proses yang digunakan pada penelitian ini sebesar 2,38. Dari hasil ini dibutuhkan penyesuaian masing-masing dari domain proses, karena nilai 2,38 merupakan nilai rata-rata seluruh domain, maka penelitian ini akan memberikan rekomendasi pada tiap proses yang sudah diteliti, sehingga mendapatkan hasil rekomendasi perbaikan yang diinginkan untuk kedepannya. Kondisi kesenjangan tata Gambar 2. Perbandingan kesenjangan kondisi saat ini dengan tata kelola yang diharapkan 4. Temuan dan Rekomendasi Dari hasil yang sudah diproses berdasarkan evaluasi yang sudah dilakukan di perpustakaan STIKOM Bali, maka hasil nilai temuan akan dicocokan pada kondisi kematangan dari masing-masing domain pada COBIT 5, dan dari hasil yang sudah didapat akan dianalisis temuan masalahnya, selanjutnya diberikan rekomendasi capaian yang diharapkan. 1) EDM 4, Memastikan Pengoptimalan Sumber Daya Rekomendasi temuan pada EDM 4 digolongkan pada level 3 (established), dikarenakan perpustakaan sudah menetapkan kegiatan yang dievaluasi monitoring dan mengarahkan, terhadap pengelolaan peralatan penunjang diperpustakaan pada sistem e-library, dan staf perpustakaan tercatat dalam dokumen aset perpustakaan, Kegiatan yang dapat dilakukan yaitu dengan melakukan rapat koordinasi antara kepala perpustakaan dan staf perpustakaan dan dapat diperkuat dengan agenda rapat. Dari hasil analisis masih terdapat yang belum sesuai atau dilakukan dilakukan seperti : a. Monitoring kepada staf yang mengelola e-library secara langsung, Masalah yang nantinya muncul ketika terjadi perubahan staf yang menangani e- library. b. Pengelolaan program e-library belum dilakukan secara maksimal khususnya kepada pengguna library. Permasalahan yang muncul yaitu, masih kurangnya informasi tentang buku dan jurnal tetapi hanya terdapat pencarian judul skripsi saja, sehingga pada saat melakukan pencarian data tersebut tidak bisa ditemukan, tetapi hal itu bisa dilakukan dengan cara meminta bantuan kepada petugas perpustakaan. Dari kondisi ini petugas perpustakaan menerima beban kerja lebih yang mempengaruhi dari kinerja utama yang dilakukan oleh petugas perpustakaan. Adapun rekomendasi perbaikan jangka pendek dan panjang yang dapat dilakukan untuk mengurangi masalah diatas adalah sebagai berikut : 1) Rekomendasi Jangka Pendek ( ): a. Perpustakaan perlu menyediakan untuk melakukan sosialisasi dan pelatihan kepada pengguna (dosen dan

7 Seminar Nasional Telekomunikasi dan Informatika (SELISIK 2018) Bandung, 25/08/ mahasiswa). b. Membuat panduan penggunaan sistem untuk pelayanan e-library. 2) Rekomendasi Jangka Panjang (2018-selesai): a. Kegiatan monitoring kepada petugas yang mengelola e-library, yang dapat dilakukan secara langsung agar kinerja petugas perpustakaan lebin baik. b. Dibuat sistem yang terintegrasi dari baik pada e- library, agar pengguna data buku, jurnal, skripsi dan lain-lain bisa sinkron. 2) APO 4, MENGATUR INOVASI TEKNOLOGI Rekomendasi pada APO 4 digolongkan pada level 3 (established), karena e-library telah menetapkan perencanaan infrastruktur teknologi informasi pendukung diantaranya adalah penggunaan teknologi baru baik hardware atau software. Perencanaan ini sudah dilakukan tiap tahun yang diusulkan kepada lembaga, Rencana kerja Perpustakaan didokumentasi dalam bentuk dokumen program kerja tahunan atau disebut RKA. Adapun rekomendasi perbaikan jangka pendek dan panjang yang dapat dilakukan untuk mengurangi masalah diatas adalah sebagai berikut. Rekomendasi perbaikan yang dapat dilakukan untuk mengatasi masalah diatas adalah sebagai berikut. 1) Rekomendasi Jangka Pendek ( ): a. Memaksimalkan infrastruktur yang telah ada agar dapat dimanfaatkan secara maksimal dan baik. b. Masalah-masalah kecil yang muncul dalam kegiatan pelayanan e-library harus segera di tangani. 2) Rekomendasi Jangka Panjang (2018-selesai): a. Peran kampus sangat diharapkan dalam memberikan prioritas anggaran yang sudah disepakati kepada Perpustakaan untuk meningkatkan infrastruktur yang ada. b. Staff Perpustakaam harus meningkatkan kompetensi dalam mengembangkan program e- learning untuk dapat meningkatkan efisiensi dana yang sudah dilakukan. 3) APO 7, MENGATUR SUMBER DAYA MANUSIA Rekomendasi pada APO 7 digolongkan pada level 2 (manage), karena STIKOM Bali dalam kegiatan mengatur manusia sudah dilakukan untuk mencapai tujuan dan sudah dijalankan, tetapi ada yang belum mencapai pada domain ini. Adapun beberapa penyebab antara lain a. Staff perpustakaan tidak sepenuhnya dalam menangani e-library, b. Staff perpustakaan tidak seluruhnya memiliki kompetensi dalam bidang teknologi informasi. Adapun hasil rekomendasi perbaikan yang dapat dilakukan untuk mengatasi permasalah diatas adalah sebagai berikut. 1) Rekomendasi Jangka Pendek ( ): a. Peningkatan staff TI dengan cara memberikan Motivasi. b. Permasalahan yang muncul harus ditangani secepat mungkin melalui koordinasi yang cepat dan baik. 2) Rekomedasi Jangka Panjang (2018-selesai): a. Nantinya kampus harus melakuakan perekrut staff yang kompeten pada bidang TI. b. Perpustakaan perlu memberi pelatihan khusus kepada staff agar mampu menjalankan tugasnya masingmasing. IV. KESIMPULAN Penelitian ini dilakukan dengan tahapan mulai dari mengevaluasi tata kelola teknologi informasi menggunakan model COBIT 5 dalam penerapan pelayanan sistem informasi library. Hasil yang diperoleh berdasarkan kuesioner, wawancara, dan dokumen, untuk mendapatkan simpulan dan rekomendasi. Berikut adalah diuraikan mengenai kesimpulan yang diperoleh dari saran yang sudah direkomendasikan sebagai berikut : 1. Tata kelola ini membahas tentang pelayanan library di STIKOM Bali yang dianalisis menggunakan COBIT 5, meliputi domain EDM 4, APO 4, APO 7 sudah dilakukan dengan baik. 2. level tata kelola teknologi informasi dalam pelayanan e-library adalah 2,96 berada pada level 3 yang bermakna bahwa pengelolaan teknologi informasi dilakukan secara Established. 3. Peningkatan kematangan dari level 3 ke level 5 sesuai yang diharapkan maka rekomendasi sebagai berikut. REFERENSI [1] Putra, R, Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Berbasis COBIT Dalam Pelayanan Sistem Informasi Akademik Di Universitas Pendidikan Ganesha, Tesis, Iniversitas Atma Jaya Yogyakarta, [2] Fransiskus A, Implementasi Tata Kelola Teknologi Informasi Tinggi Berdasarkan COBIT 5 pada Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak Universitas Esa Unggu, Tesis, Universitas Esa Unggul, [3] Ade, A., Jajuli, M., dan Siwi, K., T., Pengukuran Kinerja Sistem Informasi Akademik dengan Menggunakan Kerangka Kerja COBIT 4.1 pada Domain Plan and Organise di Universitas Singaperbangsa Karawang, Tesis, Unsika,2012. [4] Nova, R., Budi, W., Desi, A., S., Tingkat Kematangan Tata Kelola Teknologi Infomasi Universitas XYZ Domain Monitor and Evaluate (ME) Framework COBIT 4.0, Seminar Nasional Teknologi dan Komunikasi Terapan, Semarang, [5] Alexander S, Evaluasi Penerapan Teknologi Informasi di Perguruan Tinggi Swasta Yogyakarta dengan Menggunakan Model COBIT 4.1 Framework, Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi, Universitas Kristen Petra, [6] Weill, P., dan Ross, J.W., IT Governance : how top perfomers manage IT decision rights for superior result. Boston: Harvard Business School Press, 2004, [7] Henderi, Nuraeni, Y., Junaidi, dan Hidayat, R., Strategic Alignment for Information Technology Business, Seminar Nasional Ilmu Komputer, Undip, 2010.

8 427 [8] Jogiyanto, H., M., Sistem Tatakelola Teknologi Informasi, Yogyakarta: Andi Offset, 2012 [9] Adityawarman, Pengukuran Tingkat Kematangan Enyelarasan Strategi Teknologi Informasi Terhadap Strategi Bisnis Analisis Menggunakan Framework Cobit 4.1 (Studi Kasus PT. BRI, Tbk), Tesis, Undip, [10] ISACA, Control Objective for Information and relatedtechnology. default.aspx (diakses secara berkala), 2014.