ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO RATNA ELEKTRONIK YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO RATNA ELEKTRONIK YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh: Nur Aini Umi Fadzilah kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013

2

3 ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS SALES, IN TOKO RATNA ELEKTRONIK YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO RATNA ELEKTRONIK YOGYAKARTA Nur Aini Umi Fadzilah Rum Muhamad Andri Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In writing this thesis the author discusses the Analysis and Design of Information Systems Sales, In Toko Ratna Elektronik Yogyakarta. The store is currently in the data collection is still manual transactions with each transaction recorded in a book the transaction, thus causing irregular buildup archives. One strategy that can be applied to meet the needs of sales is to implement a computer-based information system as a tool to access data processing as well as high level of accuracy than manually, which will be to generate sales report generation. The discussion begins with the basic concept of a system that explains the meaning of the system, the characteristics of the system. Then the basic concepts of information, analysis and system design concepts, understanding of sales information systems. Then the authors describe the design of systems using Visual Basic 2008 and Microsoft SQL Compact 3.5. Purpose of making sales information system is to apply science and theories during the course into a real application in practice, in order to assist and support the ability to apply the knowledge already gained into real life. Helping companies obtain sales information through a computerized system. With the sale of the new system is able to accelerate the creation of sales reports for the use of computers for data processing so that if needed can be printed at any time quickly. Keywords: sales information system.

4 1. Pendahuluan Perkembangan teknologi dan informasi yang semakin pesat mengakibatkan banyak instansi-instansi, lembaga pemerintahan atau swasta dan perusahaan besar memanfaatkan sistem informasi berbasis komputer untuk meningkatkan kinerja mereka. Seperti halnya pekerjaan dalam pengolahan data apabila terjadi ketidakteraturan dan tidak terkoordinasi dengan baik mengakibatkan sulitnya mengetahui data dan informasi secara mudah, cepat dan akurat. Toko Ratna Elektronik merupakan usaha yang bergerak pada bidang penjualan alat-alat elektronik. Toko Ratna Elektronik melayani transaksi penjualan kepada konsumen yang dilakukan hampir setiap hari, sehingga pengolahan data baik itu diperoleh dari transaksi pembelian barang dari suplier maupun penjualan barang kepada konsumen merupakan hal yang wajib dilakukan demi mencapai manajemen perusahaan yang baik bagi Toko Ratna Elektronik. Pada perusahaan yang bergerak pada bidang penjualan membutuhkan suatu sistem informasi yang baik, terutama sistem informasi penjualan, agar dalam kegiatannya dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Sehingga keadaan tersebut menyebabakan banyaknya perusahaan meningkatkan pengembangan di bidang penjualan, bertujuan untuk meningkatkan pelayanan yang lebih baik dan dapat mengolah data dengan mudah. 2. Landasan Teori 2.1 Sistem Informasi Penjualan Pengertian Sistem Informasi Penjualan Penjualan adalah pendapatan lazim dalam perusahaan dan merupakan jumlah kotor yang dibebankan kepada pelanggan atas barang dan jasa 1. Kegiatan penjualan adalah kegiatan yang berhubungan dengan penyaluran barang dan jasa dari produsen ke konsumen. Sistem Informasi Penjualan adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan di bidang penjualan. 2.2 Perangkat Lunak yang Digunakan Visual Basic 2008 Visual Basic 2008 atau Visual Basic 9 merupakan paket teknologi bahasa pemrograman dari Visual Studio yang dikembangkan oleh Microsoft. Bahasa Visual Basic 1 Henry Simamora Akuntansi Basis Pengambilan Keputusan Bisnis. Salemba. Hal AN

5 digunakan untuk membuat aplikasi Windows yang berbasis GUI (Graphical User Interface). GUI adalah sebuah aplikasi yang menampilkan antarmuka secara grafis. Hal ini memudahkan user atau pemakai dalam mengoperasikan aplikasi 2. Visual Basic merupakan salah satu bahasa Object Oriented Programming (OOP) dimana pemrograman difokuskan pada suatu objek tertentu. Selain itu, Visual Basic juga dikenal dengan sebutan Event Driven Programming, yaitu program akan bekerja setelah ada respon dari user berupa event atau kejadian tertentu (seperti tombol diklik, menu dipilih, memasukkan data pada text field dan lain-lain). Ketika sebuah event terdeteksi, kode yang berada pada objek yang mendapat event akan dijalankan Microsoft SQL Server Compact 3.5 Database atau basis data merupakan sebuah media penyimpanan yang mutlak digunakan dalam membangun sebuah sistem. Database memudahkan para user atau pengguna aplikasi dalam mengolah sebuah data yang sangat banyak. Pengolahan database dapat berupa penambahan data, pengeditan data dan penghapusan data. Pengolahan database dapat menghasilakan informasi yang sangat penting bagi instansi berupa laporan-laporan sehingga dapat digunakan sebagai pertimbangan dalam mengambil keputusan 3. Microsoft SQL Server Compact 3.5 adalah aplikasi database yang dikeluarkan oleh Microsoft, SQL Server Compact 3.5 dapat digunakan untuk membuat aplikasi komputer desktop, smart device dan Tablet PCs. Aplikasi database yang dibuat dengan SQL Server Compact 3.5 disimpan dengan format ekstensi.sdf. 3. Analisis 3.1 Analisis Sistem Analisis merupakan kegiatan yang bertujuan untuk mempelajari serta mengevaluasi suatu bentuk permasalahan, kesempatan dan hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan yang ada pada sistem sehingga bisa diusulkan perbaikan. Agar sistem yang dirancang dapat berjalan sebagaimana mestinya, maka peru dilakukan analisis terhadap kinerja sistem yang pada akhirnya bertujuan untuk pengembangan sistem. 2 Wahana Komputer Membangun Aplikasi Toko dengan Visual Basic Penerbit Andi. 3 Wahana Komputer Membangun Aplikasi Toko dengan Visual Basic Penerbit Andi. 2

6 3.2 Analisis Kelemahan Sistem Untuk lebih mengoptimalkan kinerja dari sebuah sistem dibutuhkan sebuah analisis yang mampu memecahkan masalah terhadap sistem yang sedang berjalan pada Toko Ratna Elektronik, analisis ini dikenal sebagai analisis PIECES (Performace, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). 1) Analisis Kinerja (Performance) Analisis kinerja berhubungan dengan kemampuan menyelesaikan tugas (laporan) dalam jangka waktu tertentu. 2) Analisis Informasi (Information) Analisis yang digunakan untuk menghasilakan informasi yang berupa laporan penjualan bagi pemilik yang diharapkan peningkatan terhadap informasi sehingga akan lebih akurat dan tepat waktu. 3) Analisis Ekonomi (Economy) Penilaian dampak sistem baru terhadap manfaat- manfaat dan keuntungan yang akan didapat oleh Toko Ratna Elektronik. 4) Analisis Pengendalian (Control) Analisis kontrol digunakan untuk pengendalian terhadap informasi, untuk mendeteksi dan memperbaiki kecurangan dan untuk keamanan data. 5) Analisis Efisiensi (Efficiency) Efisiensi terhadap proses agar menghasilkan output yang diharapkan meminimalkan pemborosan. Efisiensi yang diberikan pada sistem baru adalah efisiensi waktu yang dibutuhkan dalam pencatatan dan pembuatan laporan. Dan juga pengurangan dalam pemakaian alat tulis dan alat penyimpanan dokumen. 6) Analisis Pelayanan (Service) Analisis pelayanan merupakan peningkatan terhadap pelayanan yang lebih baik yang diberikan sistem Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem didasarkan pada hasil analisis sebelumnya yang diusulkan untuk melakukan perbaikan sistem lama dengan sistem yang baru yang lebih baik yaitu berupa pembuatan program aplikasi yang terkomputerisasi Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional adalah kemampuan sistem yang harus ditunjukkan untuk memecahkan masalah. Berisi proses-proses yang nantinya dilakukan oleh sistem dan informasi-informasi yang dihasilkan oleh sistem. 3

7 1) Membutuhkan peralatan yang efektif dan efisien dalam menangani pengolahan data. 2) Sistem dapat melakukan proses entri data pelaporan secara terkomputerisasi dengan hasil yang lebih akurat, tepat waktu dan relevan. 3) Mampu menghemat biaya dengan pengeluaran seminimal mungkin dan dengan hasil maksimal. 4) Sistem dapat membaatasi hak akses user sesuai dengan status. 5) Sistem mampu mengolah data-data penting yang berhubungan dengan laporan penjualan. 6) Sistem dapat mencetak laporan penjualan dengan mudah Kebutuhan non Fungsional Kebutuhan yang diperlukan dalam perencanaan pengembangan sistem informasi pada Toko Ratna Elektronik adalah sebagai berikut. 1) Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Tabel Perangkat Keras yang dibutuhkan untuk Sistem Baru Jenis Perangkat Prosesor Intel Pentium 4 HDD 80 Gb SATA Seagate Memory DDR II 1 Gb Monitor 15 Samsung Keyboard, mouse dan printer 2) Kebutuhan Perangkat Lunak (software) Tabel Perangkat Lunak yang dibutuhkan Software Microsoft Windows 7 4

8 3) Brainware Agar dapat berjalan dengan lancar diperlukan beberapa personil pokok guna mewujudkan sistem komputerisasi penjualan dan implementasi di lapangan, yaitu: 1) Ketika sistem dibuat Dalam membangun sistem penjualan ini dibutuhkan seorang sistem analis untuk menganalisa kebutuhan yang dibutuhkan dalam pembuatan sistem dan programmer untuk membuat program. 2) Ketika sistem dijalankan Untuk menjalankan sistem dibutuhkan tenaga operasional yang dibutuhkan untuk mengoperasikan komputer. Operatornya adalah karyawan Toko Ratna Elektronik yang nantinya akan bertugas untuk menggunakan aplikasi Analisis Kelayakan Sistem Sistem baru yang dibuat harus diuji kelayakannya terlebih dahulu untuk mengetahui apakah sistem tersebut lebih baik dari sistem yang lama atau tidak Kelayakan Teknologi Dalam pembuatan sistem komputerisasi penjualan pada Toko Ratna Elekronik diperlukan teknologi yaitu teknologi komputer dan perangkat lunaknya. Aplikasi di desain sedemikian rupa sehingga memudahkan pemakai dalam pengoperasiannya. Sehingga sistem yang baru layak untuk digunakan pada Toko Ratna Elektronik Kelayakan Operasional Agar dapat disebut layak secara operasional, aplikasi harus dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh pengguna dalam melakukan pengolahan data penjualan yang belum terkomputerisasi. Informasi yang dihasilkan merupakan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna tepat pada saat pengguna menginginkannya Kelayakan Ekonomi Kelayakan ekonomi berhubungan dengan return on investment atau berapa lama biaya investasi akan kembali dan mempertimbangkan apakah sistem akan bermanfaat melakukan investasi project ini atau harus melakukan pilihan lain. Aspek untung rugi adalah menjadi pertimbangan utama pengembangan sistem. Dalam menganalisis kelayakan ekonomi digunakan perhitungan Cost Benefit Analysis (CBA) atau analisis 5

9 biaya dan manfaat. Tujuan dari analisis biaya dan manfaat adalah memberikan gambaran kepada pengguna apakah manfaat yang diperoleh dari sistem baru lebih besar dibanding dengan biaya yang dikeluarkan. Metode kuantitatif yang digunakan adalah: 1) Analisis Payback (Payback Period) 2) Net Present Value (NPV) 3) Return On Investment (ROI). 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Implementasi Sistem Tahap implementasi pada sebuah sistem informasi merupakan tahap dimana sistem yang telah dirancang pada tahap sebelumnya diterapkan. Penerapan sistem yang dirancang bertujuan agar hasilnya dapat dioperasikan dan digunakan secara optimal sesuai dengan desain yang telah dirancang dan direncanakan sebelumya. 4.2 Uji Coba Sistem dan Program Tahapan pengetesan sistem bertujuan untuk memastikan semua komponenkomponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan oleh pengguna. Pengetesan sistem dilakukan untuk mengetes program aplikasi secara menyeluruh dan dilakukan untuk kemunkinan kesalahan yang terjadi pada sistem baru tersebut. Beberapa kegiatan yang berhubungan dengan pengetesan sistem, yaitu sebagai berikut. 1) White Box Testing White box testing yaitu pengujian dengan cara meniliti kode-kode program yang ada di dalam modul dan menganalisis adanya kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses, maka akan dicek satu persatu dan diperbaiki pada baris-baris program, variable dan parameter yang terlihat pada unit, kemudian di compile ulang. Berikut ini contoh pengujian white box: Ketika program dijalankan kemudian masuk pada formdatalogintabel, program terhenti dan muncul kotak dialog peringatan kesalahan sebagai berikut: Gambar Peringatan Kesalahan Kode 6

10 Kemudian dilakukan pengecekan kesalahan dan muncul keterangan seperti pada gambar berikut: Gambar Keterangan Kesalahan pada Baris Kolom 2) Black Box Testing Cara pengujian pada black box testing dilakukan dengan menjalankan unit kemudian mengamatinya apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses yang diinginkan. Apabila ada unit yang tidak sesuai outputnya maka untuk menyelesaikannya dilakukan dengan pengujian white box testing. Dalam black box testing salah satunya adalah testing validasi yang apabila dikatakan berhasil dalam testingnya jika fungsi-fungsi yang ada pada perangkat lunak sesuai dengan apa yang diharapkan pemakai. Contoh testing validasi adalah sebagai berikut: Saat pengisian user account, admin diwajibkan untuk menginputkan username dan password dengan lengkap. Jika admin menginputkan account yang salah, maka ketika tombol Login di klik akan menampilkan pesan kesalahan. 7

11 Gambar Tes Login Peringatan Kesalahan saat Login 3) Pengetesan interaksi tampilan dengan user, yaitu memastikan apakah tampilan aplikasi dan langkah-langkah pengoerasian mudah untuk dipahami user. 4) Apabila semua hal dalam penerapan sistem sudah berjalan lancar, maka sistem dapat dioperasikan. 5. Kesimpulan Berdasarkan pembahasan dari bab-bab sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1) Dari hasil analisis PIECES dan analisis kebutuhan sistem, aplikasi sistem pejualan di Toko Ratna Elektronik Yogyakarta bekerja secara terkomputerisasi dan diterapkan sesuai kebutuhan yang ada. Dengan mengiplementasikan aplikasi ini, maka proses pengolahan data transaksi penjualan dapat menghemat waktu dalam pengimputan data dan pencetakan laporan. Dengan adanya aplikasi ini data transaksi penjualan akan tersimpan dengan rapi sehingga dapat memudahkan segala aktivitas yang berhubungan dengan data transaksi penjualan dan mudah digunakan untuk dikemudian hari. 2) Pengujian sistem dilakukan dengan dua metode black box testing dan white box testing. 8

12 Daftar Pustaka Simamora, Henry Keputusan Akuntansi Basis Pengambilan Bisnis. Jakarta: Salemba. Wahana Komputer Membangun Aplikasi Toko dengan Visual basic Yogyakarta: Andi Offset. 9