ANALISIS DAN PERANCANGAN WEBSITE SEBAGAI SARANA INFORMASI DAN PENDAFTARAN PADA CV. ITRACE. (Indonesia Training Center) Naskah Publikasi

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN WEBSITE SEBAGAI SARANA INFORMASI DAN PENDAFTARAN PADA CV. ITRACE (Indonesia Training Center) Naskah Publikasi diajukan oleh Marjiyono kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011

2

3 ANALYSIS AND DESIGN OF THE WEBSITE AS A MEANS OF INFORMATION AND REGISTRATION ON THE CV. itrace (Indonesia Training Center) ANALISIS DAN PERANCANGAN WEBSITE SEBAGAI SARANA INFORMASI DAN PENDAFTARAN PADA CV. ITRACE (Indonesia Training Center) Marjiyono Jurusan Sistem Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT CV. itrace is a company located in Yogyakarta, specialized in Computer Training and Development System. Target markets are so vast, so the CV. itrace requires an information system that can overcome problems that exist within the company, especially in terms of promotion and registration. With a static website to be built then the CV. itrace can promote its capabilities in System Development and Training. So that the public will be able to believe in his abilities. Candidates can register from the internet training by first getting information training packages, schedule, and cost has to offer. website that will be built will be able to inform the number of participants who have signed up on certain packages, so that when the number of participants who have signed up enough then training will be implemented. Staff of the CV. itrace can manage your website so that information can always be updated. The website will be built there are also a chat facility so that visitors can interact directly with the staff that are online. Keywords : Information system,training, Register, Promotion

4 1. Pendahuluan Dalam era globalisasi saat ini suatu perusahaan harus mampu bersaing untuk dapat bertahan dan berkembang. Persaingan yang ketat menuntut agar suatu perusahaan berperan aktif dalam memberikan pelayanan bagi usernya. Kemudahan user untuk berinteraksi dengan perusahaan merupakan faktor yang sangat penting untuk mendapatkan user sebanyak-banyaknya sehingga dapat memperoleh keuntungan yang sebesar-besarnya. CV. itrace adalah perusahaan yang menyediakan berbagai produk dan layanan berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi. Salah satu layanan yang diberikan oleh CV.iTrace adalah paket pelatihan komputer. Untuk mengikuti pelatihan, seorang pelanggan harus mendaftar terlebih dahulu dan menunggu hingga tersedianya jumlah siswa minimal dalam satu kelas. Dikarenakan sasaran pasarnya yang sangat luas, maka akan sangat merepotkan bagi user dari luar daerah untuk dapat mendaftar yaitu datang ke tempat pelatihan, mendaftar, pulang, menunggu dan datang kembali untuk mengikuti pelatihan. Teknologi internet dapat dimanfaatkan untuk mengatasi masalah tersebut. Melalui website yang dinamis dan terhubung dengan database maka penyampaian informasi, dan proses pendaftaran dapat dilakukan dengan mudah. Kebanyakan orang memilih teknologi internet karena kemudahan-kemudahan yang dimiliki oleh jaringan internet yaitu murah, cepat dan mudah di akses. Berdasarkan beberapa penjelasan tersebut diatas, maka diperlukan suatu website yang dapat memberikan informasi dan mampu menangani proses pendaftaran bagi user yang akan mengikuti pelatihan komputer di CV. itrace. Untuk mewujudkannya maka disusunlah sebuah skripsi dengan judul Analisis dan perancangan website sebagai sarana informasi dan pendaftaran pada CV. itrace (Indonesia Training Center). Dengan website ini diharapkan dapat mempermudah user dalam berinteraksi dengan perusahaan sehingga memberikan keuntungan bagi user dan perusahaan.

5 2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem Secara etimologi, sistem berasal dari kata sistem yang berarti susunan atau cara. Secara garis besar terdapat 2 kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu menekankan pada prosedurnya dan komponennya atau elemennya. Sistem dilihat dari prosedurnya menurut Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald dan Warren D. Stallings, Jr sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu (Jogianto, 2005). 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan itrace merupakan komitmen dari 5 orang yang memiliki latar belakang sebagai pengajar di STMIK AMIKOM Yogyakarta. Mereka mempunyai komitmen untuk memberikan pendidikan pada masyarakat tentang pentingnya penguasaan Teknologi Informasi (TI) dalam persaingan global. Kesadaran masyarakat dalam memanfaatkan TI menjadi target mereka dalam usaha ikut mencerdaskan kehidupan bangsa. 3.2 Profil Perusahaan Nama Perusahaan : CV.iTrace (Indonesia Training Center) Alamat : Jl. Raya Kayen, Wedomartani, Ngemplak, Sleman, Yogyakarta(Barat Lapangan Kayen) Telpon : (0274) Direktur Utama : contact@itracetraining.com : Andi Sunyoto, M.Kom

6 3.3 Analisis Sistem Untuk membangun sebuah sistem, dibutuhkan langkah langkah yang bertahap sehingga dapat mengenai sasaran. Salah satu tahap yang diperlukan adalah tahap analisis. Dalam tahap analisis ini akan dilakukan penganalisisan sistem yang selama ini digunakan, baik mengenai keunggulannya maupun kelemahannya. Dari hasil analisis tersebut dapat ditarik kesimpulan yang dapat digunakan sebagai tolak ukur dalam membangun sistem yang baru Analisis Kelemahan Sistem Untuk mengetahui masalah atau kelemahan sistem yang sedang berjalan pada CV. itrace maka diperlukan analisis kelemahan sistem. Analisis yang di gunakan adalah dengan menggunakan analisis SWOT. Analisis ini terdiri dari empat faktor yaitu kekuatan ( strengths ), kelemahan ( weakness ), peluang ( opportunities ), dan ancaman ( threats ). Untuk mendapatkan kelemahan-kelemahan sistem maka analisis ditekankan pada faktor kelemahan sistem Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem dibutuhkan guna menunjang penerapan sistem baru, apakah sistem baru yang akan diterapkan itu sesuai dengan kebutuhan CV.itrace atau belum, apakah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh CV.iTrace. Fungsi dari sistem baru ini adalah untuk membantu CV.iTrace dalam pembuatan laporan sehingga lebih cepat dalam pembuatannya, membantu dalam penyampaian informasi bagi user dan mempermudah proses pendaftaran Kebutuhan Fungsional 1. Sistem dapat melakukan promosi 2. Sistem dapat menyediakan informasi training dan event 3. Sistem dapat melakukan proses pendaftaran. 4. Sistem dapat melakukan perhitungan laporan. 5. Sistem dapat membatasi akses dari user yang berbeda Kebutuhan Non Fungsional Analisis kebutuhan non fungsional dilakukan untuk mengetahui spesifikasi kebutuhan untuk sistem. Spesifikasi kebutuhan melibatkan analisis kebutuhan perangkat keras dan analisis kebutuhan perangkat lunak

7 Kebutuhan Pengguna (user) Sistem ini memerlukan beberapa user dengan hak akses tertentu yaitu: 1. User atau pengunjung website User mempunyai akses yang terbatas di dalam website yaitu dapat mengakses halaman home, profil, training, trainer, product dan event. Selain itu user juga dapat mengakses akunnya masing-masing apabila sudah memiliki akun di website CV. itrace. 2. Staf Staf adalah orang yang memanajemen website. Tugasnya adalah mengelola halaman website. 3. Pimpinan Pimpinan adalah orang yang dapat mengelola data staf dan hak aksesnya pimpinan juga mendapatkan laporan dari sistem sehingga dapat di jadikan sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan. Selain itu pimpinan juga mempunyai hak akses seperti staf Analisis Kelayakan Sistem Untuk menguji apakah suatu sistem dapat dikatakan layak atau tidak maka dapat dilakukan beberapa analisis, diantaranya adalah analisis kelayakan teknologi, analisis kelayakan hokum dan analisis kelayakan operasional. 3.3 Perancangan Sistem Perancangan sistem adalah proses pengembangan spesifikasi sistem baru berdasarkan hasil rekomendasi analisis sistem. Perancangan sistem dibuat untuk memberikan gambaran yang jelas tentang sistem yang diusulkan sehingga programmer dapat mengimplementasikannya dengan baik Perancangan Proses Perancangan proses gambarkan dengan membuat bagan alir sistem, diagram konteks, dan DFD Bagan Alir Sistem ( systems flowchart )

8 Bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan dari sistem secara keseluruhan, menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem serta menunjukkan apa yang dikerjakan di dalam sistem Diagram Konteks Diagram konteks yaitu diagram yang digunakan untuk menggambarkan hubungan sistem dengan entitas luar sistem Diagram Arus Data ( data flow diagram = DFD ) Diagram konteks di atas akan dikembangkan menjadi DFD tingkat 1 yang memuat rincian dari diagram konteks tersebut. Seorang pimpinan dapat melakukan semua memasukkan data seperti yang dapat dilakukan oleh staf. Untuk menghindari gambar yang terlalu rumit maka garis penghubung hanya dituliskan pada staf saja Perancangan Basis Data Perancangan basis data di gambarkan dengan membuat ERD, implientasi ERD, relasi antar tabel dan rancangan struktur tabel ERD ( Entity Relationship Diagram) ERD merupakan notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan. Berikut ini adalah ERD pada CV.iTrace Relasi Antar Tabel Relasi antar tabel menunjukkan hubungan antar tabel yang ditandai dengan adanya foreign key.

9 Implementasi ERD Implementasi ERD merupakan upaya untuk membangun basis data fisik yang ditempatkan dalam memori sekunder. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk mengimplementasikan ERD di atas: a. Setiap entity set diubah menjadi tabel dan atribut menjadi fieldnya. b. Relasi One to Many, maka atribut kunci dari sisi one masuk ke sisi many, atau atribut pada relasi masuk ke sisi many. c. Relasi Many to Many, maka himpunan relasi akan menjadi tabel sendiri Perancangan Interface Antarmuka Perancangan Antarmuka merupakan bentuk tampilan website yang akan dibangun. Dalam sistem ini terdapat empat entity yaitu user, staf, pimpinan dan admin. Pimpinan dan admin adalah orang yang sama sehingga halaman dari kedua entity tersebut dijadikan satu. 4. Implementasi 4.1 Implementasi Database Untuk membuat website yang dinamis maka diperlukan sebuah media penyimpanan data sehingga memungkinkan data dapat diubah-ubah sesuai dengan keinginan. Implementasi database pada CV. itrace adalah menggunakan Phpmyadmin Implementasi Program Untuk membuat website dinamis maka memerlukan program aplikasi yang terkoneksi dengan database. Website pada CV. itrace dibangun dengan menggunakan beberapa bahasa pemprograman, yaitu php, html, javascript, css dan ajax. Website ini terbagi menjadi dua bagian yaitu bagian halaman user dan halaman administrator. Halaman user merupakan halaman hasil dari data di dalam database yang

10 diproses untuk ditampilkan, sehingga isi dari halaman dapat berubah menyesuaikan data di dalam database. Sedangkan halaman administrator adalah halaman yang dipergunakan untuk memanipulasi data di dalam database Uji coba Sistem dan Program Pengujian Program Pengujian program dilakukan dengan menguji aplikasi website yang telah dibuat. Kesalahan program yang mungkin terjadi diklasifikasikan menjadi 3 yaitu: Kesalahan bahasa ( language errors ) atau kesalahan penulisan (syntax errors ) atau kesalahan gramatikal ( grammatical errors ) Kesalahan bahasa adalah kesalahan dalam penulisan kode program yang tidak sesuai dengan yang disyaratkan. Kesalahan ini relative mudah ditemukan dan diperbaiki, error akan ditampilkan ketika program pertama dijalankan. Website yang telah dibuat telah berjalan dengan baik, sehingga bebas dari kesalahan ini. a. Kesalahan sewaktu proses ( run-time errors ) Kesalahan seawktu proses adalah kesalahan yang terjadi pada waktu program sudah berjalan. Kesalahan ini menyebabkan program berhenti sebelum selesai pada saatnya, karena kompailer menemukan kondisi yang belum dipenuhi atau yang tidak bisa dikerjakan. Kesalahan ini relative mudah ditemukan dan diperbaiki karena kompailer akan memberitahukan letak dan sebab kesalahan waktu program dikompilasi. Semua bagian telah dijalankan dan berjalan tanpa adanya error yang keluar sehingga website ini bebas dari kesalahan ini. b. Kesalahan logika Kesalahan logika Adalah kesalahan pada aplikasi yang dibuat. Kesalahan seperti ini sulit untuk ditemukan karena tidak ada pemberitahuan dan akan tetap diperoleh hasil dari proses program tetapi hasilnya salah. Halaman admin adalah halaman untuk memanajemen isi website, sehingga tampilan website haruslah sesuai dengan hasil pengolahan data pada halaman admin. Website yang telah dibuat telah bebas dari kesalahan ini karena isi dari website telah sesuai dengan harapan.

11 Pengujian Sistem Pengujian sistem dilakukan dengan menguji sistem secara keseluruhan. Sistem yang dibangun diharapkan dapat mengatasi kelemahan-kelemahan sistem yang lama. Berikut ini adalah hasil dari pengujian sistem yang telah dibangun: Tabel 4.1 Tabel Pengujian Sistem No Fungsi Cara Pengujian Hasil 1 Penyampaian informasi 2 Pendaftaran online 3 Pembuatan laporan 4 Memenajemen halaman website menerima informasi website dari tempat yang berbeda dengan penginputan data melakukan pendaftaran melewati media internet membuat laporan perbualan Memanipulasi data dari halaman Administrator Informasi dapat sampai pada tujuan dengan cepat Pendaftaran dapat dilakukan dengan cepat, murah dan mudah laporan dapat dibuat dengan cepat dan akurat Manipulasi data dapat dilakukan dengan mudah 4.4. Manual Program Halaman user Halaman user adalah halaman yang dapat di akses oleh seorang user. Ada beberapa halaman yang dapat di akses oleh user, yaitu: a. Home Halaman home adalah suatu halaman yang pertama kali muncul ketika user mengakses website. Dihalaman ini terdapat rangkuman dari halaman-halaman yang lain. b. Daftar Akun Adalah suatu halaman yang digunakan untuk mendaftar akun c. Login Halaman login adalah halaman untuk user agar dapat masuk pada akunnya masing-masing.

12 d. Profile Halaman profil berisikan tentang profil dari CV. itrace e. Event Halaman event berisikan tentang event yang akan dilaksanakan CV. itrace.. User dapat mendaftar melewati halaman ini. f. Training Halaman training adalah halaman yang memuat training-training yang ditawarkan oleh CV. itrace. Seorang user dapat memesan training agar dapat menjadi sebuah event melewati halaman ini. g. Trainer Halaman Trainer adalah suatu halaman yang memuat trainer-trainer yang mengajar di CV. itrace. Di halaman ini user akan dapat lebih mengenal trainer dengan melihat profil mereka h. Product Halaman product adalah halaman yang memuat tentang produk-produk yang telah dihasilkan oleh CV. itrace. i. Akun Adalah halaman yang memuat tentang akun masing-masing user. Di halaman ini user dapat mengetahui status pemesana atau pendaftaran event mereka Halaman Staf dan Pimpinan Halaman staf dan pimpinan adalah suatu halaman yang digunakan untuk memanajemen website. Lewat halaman ini seorang staf dapat memasukkan, menghapus dan mengedit data. Untuk menjaga keamanan data dalam website maka untuk dapat masuk ke halaman ini seorang staf harus login dengan pasword mereka masing-masing Mekanisme Upload Untuk proses upload adalah menggunakan yang merupakan perusahaan yang berfokus pada jasa pelayanan hosting di Indonesia. Idwebhost merupakan perusahaan yang sudah bertahun-tahun berkecimpung di dunia webhosting sehingga pengalamannya tidak perlu diragukan lagi, selain itu perusahaan ini juga memberikan pelayanan yang baik terhadap usernya. Idwebhost memiliki server yang cepat, handal dan stabil sehingga kami memilih idwebhost sebagai webhosting bagi website CV. itrace.

13 Dupping Database Dupping database adalah proses mengimpor isi suatu database ke database lain, meliputi struktur tabel dan data didalam tabel. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut Upload File Langkah-langkah upload file adalah sebagai berikut: a. Kompres file website yang telah dibuat dengan format.zip b. Dari halaman utama control panel, pilih File Manager. c. Kemudian pilih menu upload maka akan muncul form upload d. Setelah form upload muncul, pilih tombol Browse dan masukkan file yang telah dikompres dengan format.zip. kemudiaan file akan di kirim secara otomatis. e. Setelah file terkirim kemudian di ekstrak dengan milih file tersebut dan pilih menu extract pada halaman file manager. f. Sesuaikan koneksi database dengan database yang telah dibuat di MySQL databases. 5. Penutup 5.1. Kesimpulan Berikut adalah beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari sistem yang sudah dibuat: 1. Website berjalan dengan baik bebas dari kesalahan language errors, run-time errors dan kesalahan logika 2. Dengan memanfaatkan media internet maka proses pendaftaran lebih cepat dan murah. 3. Dengan memanfaatkan media internet maka penyampaian informasi dapat dilakukan dengan cepat. 4. Untuk membangun website yang dinamis maka website harus terkoneksi dengan database yang berfungsi untuk menyimpan data-data yang akan ditampilkan. Dengan memanipulasi data-data di dalam database maka website dapat dimanajemen dengan mudah.

14 5.2. Saran Dalam pembuatan sistem ini pasti ada sebuah kelemahan. Untuk menyempurnakannya maka penulis memberikan saran sebagai berikut: 1. Data merupakan faktor yang sangat penting, oleh karena itu keamanan data haruslah lebih ditingkatkan lagi dengan menambahkan enkripsi pada password. 2. Setelah user melakukan pembayaran ke bank maka ia harus memberikan informasi pada pihak CV. itrace kemudian pihak CV. itrace akan mengecek transaksi pada rekening. Hal ini dapat memperlambat proses pendaftaran. Sistem ini dapat dikembangkan lagi dengan mengkoneksikan database bank dengan database pada CV. itrace sehingga singkronisasi dapat dilakukan secara otomatis.

15 6. Daftar Pustaka Hakim, Lukmanul Bikin Website Super Keren dengan PHP dan JQuery. Yogyakarta : Lokomedia Jogianto HM Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset. Kusrini Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Andi Offset. Sunyoto, Andi Ajax Membangun Web dengan Teknologi Asynchronouse JavaScript dan XML. Yogyakarta: Andi Offset. Sudaryatno, Bambang, dkk Pedoman Penyusunan Penulisan Proposal Penelitian dan Skripsi. Yogyakarta : Jurusan Tehnik Informatika dan Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta.