PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEBSITE PADA SMK MUHAMMADIYAH 4 KLATEN NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEBSITE PADA SMK MUHAMMADIYAH 4 KLATEN NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh: Thoyip Catur Sutopo kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013

2

3 DESIGN OF ACADEMIC INFORMATION SYSTEM BASED ON WEBSITE IN SMK MUHAMMADIYAH 4 KLATEN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS WEBSITE PADA SMK MUHAMMADIYAH 4 KLATEN Thoyip Catur Sutopo Ema Utami Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT The use of Internet technology today has been extremely widespread and popular in the community. Especially in developed countries, the Internet has become a primary need for the community. These developments have broad impact on all sectors, including in the field of education. With reference to the information ministry school, SMK Muhammadiyah 4 Klaten want to have a system that can serve the academic needs quickly and efficiently in order to support the achievement of educational goals that are more advanced. So the idea to create a Systems-Based Academic Information Website that can provide information about the academic activities within the scope of SMK Muhammadiyah 4 Klaten. This system will be built using a DBMS MySql and PHP programming language that has been known to be quite stable and safe. With the new system is expected to facilitate and assist the SMK Muhammadiyah 4 Klaten in their academic activities. Keywords: System Information, Education, Academic.

4 1. Pendahuluan Perkembangan teknologi saat ini seolah tidak tertahankan dan berkembang pesat karena kebutuhan manusia yang tidak ada habisnya. Laju penyampaian informasi pun otomatis semakin cepat menyebar luas ke banyak pihak baik yang membutuhkannya ataupun tidak. Oleh karena itu teknologi khususnya di bidang komputer mempunyai peran yang sangat inti dalam perkembanganperkembangan tersebut. Salah satu cabang bidang ilmu komputer adalah teknologi internet. Internet merupakan media penyampaian informasi yang populer saat ini. Meski tidak banyak orang yang tahu mengenai bagaimana detail teknis tentang internet dan alur informasi yang disampaikan namun banyak kalangan yang merasa cukup mendapatkan manfaat atas adanya internet tersebut. Dengan adanya media untuk menyalurkan informasi secara lebih efektif dan efisien tersebut, kita harus menggunakan peluang yang besar ini secara lebih optimal. Termasuk dalam bidang pendidikan. Dengan mengacu pada pelayanan informasi sekolah, SMK Muhammadiyah 4 Klaten ingin memiliki sistem yang dapat melayani kebutuhan akademik secara cepat dan efisien guna mendukung tercapainya tujuan pendidikan yang lebih maju. Maka timbul gagasan untuk membuat Sistem Informasi Akademik Berbasis Website yang dapat memberikan pelayanan informasi seputar kegiatan akademik di dalam lingkup SMK Muhammadiyah 4 Klaten. Penulis mencoba membahas semua ini dengan judul Perancangan Sistem InformasiAkademik Berbasis Website Pada SMK Muhammadiyah 4 Klaten. 2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem, Informasi dan Sistem Informasi Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berkaitan yang bertanggung jawab memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output). Informasi merupakan hasil olahan data, di mana data tersebut sudah diproses dan diinterpretasikan menjadi sesuatu yang bermakna untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi adalah Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan merupakan kegiatan strategi dari suatu organisasi, serta menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar Karakteristik Sistem Informasi karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya: Batasan (boundry); Lingkungan (environment); Masukan (input); Keluaran (output); Komponen (component); Penghubung (interface); Penyimpanan (storage) 1 Kusrini, M.Kom, Konsep Dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan, hal.11 1

5 2.3 Pengertian Akademik Akademik adalah seluruh lembagapendidikan formal baik pendidikan anak usia dini, pendidikan dasar,pendidikan menengah, pendidikan kejuruan maupun perguruan tinggi yangmenyelenggarakan pendidikan vokasi dalam satu cabang atau sebagiancabang ilmu pengetahuan, teknologi, dan/atau seni tertentu. 2.4 Konsep Dasar Internet Definisi Internet Internet adalah sebuah sistem komunikasi global yang menghubungkan komputer - komputer dan jaringan-jaringan komputer di seluruh dunia Protokol Internet Protokol-protokol internet yang sering digunakan adalah seperti IP, TCP, UDP, DNS, PPP, SLIP, ICMP, POP3, IMAP, SMTP, HTTP, HTTPS, SSH, Telnet, FTP, LDAP, dan SSL Fasilitas Internet a. File Transfer Protokol (FTP) b. Elektronik ( ) c. World Wide Web (WWW) d. Hyper Text Transfer Protocol (HTTP) e. Mailing List 2.5 Konsep Pemodelan Sistem Flowchart Flowchart terbagi menjadi dua, yaitu 1) Flowcart system Yaitu bagan yang menggambarkan suatu prosedur dan proses suatu file dalam suatu media menjadi file dalam media yang lain dalam suatu sistem data. Simbol yang digunakan: 2) Flowchart program. Yaitu bagan yang menggambarkan urutan logika dari suatu prosedure pemecahan masalah Data Flow Diagram (DFD) DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan asal data dan tujuan data yang keluar dari sistem, tempat penyimpanan data, proses apa yang menghasilkan data tersebut, serta interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. Beberapa simbol yang digunakan dalam DFD: Kesatuan Luar (external entity); Arus Data (data flow); Proses (proces); Simpanan Data (data store). 2.6 Konsep Basis Data Entity Relationship Diagram (ERD) 2

6 Perancangan basis data dengan menggunakan model entity relationship adalah dengan menggunakan ERD (Entity Relationship Diagram). Terdapat tiga notasi dasar yang bekerja pada model E-R yaitu: Entity sets, Relationship sets, Attributes Bahasa Basis Data (SQL) SQL (Structured Query Language) (baca : sequel) adalah salah satu bahasa generasi level ke-4 (4 th GL) yang awalnya dikembangkan oleh IBM di San Jose Research Laboratory. SQL sendiri terbagi atas beberapa bagian, yaitu : DDL (Data Definition Language); DML (Data Manipulation Language) 2.7 Perangkat Lunak (Software) Yang Digunakan Bahasa Pemrograman Bahasa pemrograman adalah bahasa-bahasa yang dipakai programer untuk menuliskan kumpulan instruksi program dalam komputer menurut tingkatannya, bahasa pemrograman dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu: bahasa pemrograman tingkat rendah (low level language) dan bahasa pemrograman tingkat tinggi (high level language). 2 a. Hypertext Preprocessor (PHP) PHP merupakan software yang Open Source dan mampu lintas platform, PHP mampu berjalan di Windows dan beberapa distro Linux. b. Hypertext Markup Language (HTML) HTML adalah singkatan dari HyperText Markup Language. HTML digunakan untuk membuat halaman web. c. Cascading Style Sheets (CSS) CSS adalah salah satu bahasa pemrograman desain web (style sheet language) yang mengontrol format tampilan sebuah halaman web yang ditulis dengan menggunakan bahasa penanda (markup language). d. Java Script Javascript adalah bahasa yang berbentuk kumpulan script yang pada fungsinya berjalan pada suatu dokumen HTML. 2 M.Rudyanto Arief, Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000, hal.23 3

7 2.7.2 Software yang Digunakan 1. Macromedia Dreamweaver Macro Media Dreamweaver adalah sebuah software web design yang menawarkan cara mendesain website dengan dua langkah sekaligus dalam satu waktu. Yaitu mendesain dan memprogram. Dreamweaver memiliki dua jendela mini yang disebut HTML Source, tempat kodekode HTML tertulis. 2. Adobe Photoshop Adobe Photoshop adalah sebuah program editor image, yang berfungsi untuk membuat, menyunting dan memodifikasi gambar digital yang terdapat di dalam komputer. 3. Apache XAMPP web server XAMPP merupakan sebuah tool yang menyediakan beberapa paket perangkat lunak ke dalam satu buah paket. 4. Notepad ++ Notepad++ adalah sebuah text editor yang sangat berguna bagi setiap orang dan khususnya bagi para developer dalam membuat program. 5. Web Browser Web browser adalah aplikasi perangkat lunak yang memungkinkan penggunanya untuk berinteraksi dengan teks, image, video, games dan informasi lainnya yang berlokasi pada halaman web pada World Wide Web (WWW) atau Local Area Network (LAN). 3. Analisis 3.1 Melakukan Studi Pendahuluan Adapun alasan utama untuk membuat sistem baru diantara nya adalah : Sistem lama yang hanya mengandalkan blog tidak berjalan optimal, ini dikarenakan masih banyak keterbatasan fitur pada sistem tersebut; SMK Muhammadiyah 4 Klaten juga membutuhkan sebuah media promosi yang dapat menyajikan informasi up to date tentang profile sekolah, kegiatan beajar mengajar dan Info pendaftaran siswa baru. 3.2 Analisis SWOT Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. a) Analisis kekuatan (Strenghts) Siswa di SMK Muhammadiyah 4 Klaten sudah dibekali dengan mata pelajaran teknologi informasi dan komputer, selain itu komputer administrasi sekolah juga sudah terhubung dengan internet, maka hal ini dapat menjadi kekuatan yang menunjang SMK Muhammadiyah 4 Klaten untuk menerapkan system informasi berbasis website. 4

8 b) Analisis Kelemahan (Weakness) Guru maupun karyawan di SMK Muhammadiyah 4 Klaten pada saat ini tidak ada yang berkompenten sebagai programmer, dan jika ingin memesan ke perusahaan developer website, tentunya harganya akan mahal, maka hal ini akan menjadi hambatan jika SMK Muhammadiyah 4 Klaten ingin menerapkan Sistem Informasi berbasis website. c) Analisis Kesempatan (Opportunity) Berdasarkan wawancara oleh beberapa siswa di SMK Muhammadiyah 4 Klaten sudah bisa mengakases internet dirumah, 9 dari 10 siswa yang diwawancarai sudah mempunyai modem dan internet sudah setiap hari digunakan. selain itu pihak SMK Muhammadiyah 4 Klaten sudah memiliki lab komputer dengan akses internet yang bisa dimanfaatkan untuk pengelolaan website, maka hal tersebut adalah peluang yang baik untuk diterapkannya Sistem Informasi Akademik berbasis website. d) Analisis Ancaman (Threats) Merupakan kondisi yang mengancam dari luar, Kemungkinan ancamannya adalah kekuatan server untuk melayani request jika website diakses secara bersamaan oleh semua murid. 3.3 Analisis Kebutuhan Sistem Kebutuhan Fungsional (functional requirement) Berdasarkan analisis, maka sistem informasi akademik ini dituntut memiliki kebutuhan fungsional sistem yang dibagi ke dalam tiga tipe user yaitu, Guru dan Murid. detail kebutuhan sistemnya adalah sebagai berikut : Admin, Siswa, Guru Kebutuhan Non Fungsional Sistem Kebutuhan non fungsional Sistem pada SMK Muhammadiyah 4 Klaten meliputi : a. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Analisis perangkat keras bertujuan untuk mengetahui secara tepat perangkat keras yang dibutuhkan. Adapun hardware yang digunakan dalam mengembangkan sistem informasi ini adalah : a. Processor : Intel(R) Core processor 2.00GHz b. RAM : 1GB DDR2 c. VGA : NVIDIA Geforce(R) Cuda 512Mb, Support Microsoft DirectX 11 d. Hardisk : SATA - Seagate 250 GB e. DVD RW f. Monitor LCD 14" WXGA TFT LCD (1280 x 800) b. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak merupakan bagian yang sangat penting dalam proses pengolahan data, karena berisikan program yang perintahnya digunakan untuk menjalankan sistem komputer sehingga sistem yang dibuat dapat bekerja. Perangkat lunak yang digunakan dalam pengembangan web 5

9 ini adalah : Sistem operasi Microsoft Windows 7 ultimate 32-bit; Macromedia Dreamweaver ; Adobe Photoshop, XAMPP (Apache, MySql, PHP); Notepad Analisis Kelayakan Sistem Analisis ini digunakan untuk mengetahui kebutuhan sistem yang dibuat layak untuk dilanjutkan untuk diimplementasi atau tidak. Ada beberapa parameter untuk mengukur kelayakan sistem, dalam pembahasan kali ini digunakan 4 parameter sebagai pengukur kelayakan kelanjutan sistem, yaitu kelayakan teknologi, kelayakan hukum, kelayakan operasional, dan kelayakan ekonomi. 3.5 Perancangan Sistem Perancangan Database 1) ER-Diagram Gambar 3.1 ER-Diagram 2) Relasi Antar Tabel Merupakan hubungan antar table yang satu dengan tabel yang lain. Hubungan ini berfungsi untuk menunjukan relasi antar tabel sehingga membentuk suatu jaringan data. 6

10 3) Desain DFD (Data Flow Diagram) Gambar 3.2 DFD level Perancangan Tabel Tabel-tabel yang terdapat di dalam database website SMK Muhammadiyah 4 Klaten Tengah adalah sebagai berikut: Tabel admins, Tabel artikel, Tabel gallery, Tabel guru, Tabel hubungi, Tabel judul nilai, Tabel kategori berita, Tabel kategori gallery, Tabel kelas, Tabel maple, Tabel materi, Tabel mod ym, Tabel nilai, Tabel pendaftaran, Tabel Siswa, Tabel statistik Perancangan Interface 1. Perancangan Desain Situs a. Struktur Website untuk User / Pengunjung b. Struktur menu untuk Admin 2. Perancangan Link Situs Web Website SMK Muhammadiyah 4 Klaten Tengah ini terdiri dari 2 halaman utama, yaitu front end dan administrator, serta 2 sub halaman, untuk guru dan untuk siswa. 4. Hasil Implementasi dan Pembahasan 4.1 Uji Coba Sistem Pengujian sistem dilakukan dengan beberapa metode sesuai dengan kebutuhan dan spesifikasi sistem yang telah dibangun. Dengan tahapan pengujian sistem ini maka diharapkan dapat meminimalisir kesalahan atau bug yang ada pada sistem sehingga menyebabkan sistem tidak berjalan seperti yang diharapkan. Rancangan awal sebagai salah satu dokumentasi sistem juga harus selalu dijadikan pembanding apakah sistem sudah dibangun sesuai rancangan atau belum, supaya spesifikasi sistem tidak berubah terlalu banyak keluar dari jalur utama rancangan awal sistem. 7

11 4.1.1 Pengujian Struktur Kendali (Sub Testing) Menu dan konten yang ditampilkan harus akurat dan konsisten, artinya ketika menu navigasi dijalankan maka konten yang disajikan juga harus sesuai dengan menu, serta menu juga harus dinamis sehingga pemakai mengetahui menu apa yang sedang mereka akses atau aktifkan Gambar 4.1 Navigasi menu & halamannya Black Box Testing Berikut hasil dari pengujian dengan metode Black Box Testing : Tabel 4.1 Hasil Pengujian Metode Black Box Testing No Pengujian Menu Modul yang diuji Hasil Test Penguji 1 Login / Log out Validasi user admin dan session 2 Manajemen Guru Tambah Guru Edit Guru Hapus Guru 3 Manajemen Kelas 4 Manajemen Siswa 5 Manajemen Materi 6 Manajemen Mata pelajaran 7 Manajemen CS Tambah Kelas Edit Kelas Hapus Kelas Tambah Siswa Edit Siswa Hapus Siswa Tambah Materi Edit Materi Hapus Materi Tambah Mapel Edit Mapel Hapus Mapel Tambah CS Edit CS 8

12 8 Manajemen Gallery Foto Tambah foto Edit foto Hapus foto 9 Manajemen PSB Aprove PSB Edit PSB Hapus PSB 10 Manajemen Agenda Aprove Agenda Edit Agenda Hapus Agenda 11 Manajemen Artikel Tambah Artikel Edit Artikel Hapus Artikel 12 Penjadwalan Pelajaran Tambah jadwal Edit jadwal Hapus jadwal 13 Formula nilai akhir semester Edit Formula 4.2 Manual Program Pembahasan kali ini akan difokuskan pada halaman administrator, karena pada halaman ini lah nantinya admin dari pihak SMK Muhammadiyah 4 Klaten akan mengelola keberlangsungan website. Untuk dapat masuk kedalam halaman administrator maka perlu untuk melalui proses login dengan menuliskan lalu masukan password dan username. 4.3 Manual Instalasi Database. Berikut tahapan - tahapannya : Login Cpanel, Upload File, Konfigurasi dan Upload 4.4 Pembahasan 1) Pembahasan Basis Data Berikut ini adalah implementasi struktur tabel dari rancangan database SMK Muhammadiyah 4 Klaten Gambar 4.2 Struktur table admins 9

13 Gambar 4.3 Struktur table tipe_nilai 2) Pembahasan Antar Muka (Interface) Berikut adalah tampilan dari halaman website SMK Muhamaddiyah 4 Klaten : Gambar 4.4 Halaman Awal User Pengunjung Gambar 4.5 Halaman Menu utama siswa 10

14 Gambar 4.6 Halaman daftar guru 5. Kesimpulan dan saran 5.1 Kesimpulan Dari hasil pembuatan Sistem Informasi Akademik SMK Muhammadiyah 4 Klaten dan sebagai akhir dari laporan, dapat dinarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Dalam rangka mendukung kegiatan akademik smk mummadiyah 4 klaten agar akses informasi akademiknya lebih cepat dan efisien maka dirancang sebuah sistem informasi akademik berbasis website yang dilengkapi dengan fasilits-fasilitas sebagai berikut : a. Guru dapat memberi nilai kepada murid, mengupload materi, melihat jadwal mengajar, melihat agenda kegiatan sekolah dan menulis artikel. b. Siswa dapat melihat nilai raport, daftar pelajaran, melihat kegiatan sekolah dan menulis artikel. c. Pengunjung dapat melihat profil sekolah, pengumuman resmi dari sekolah mendaftar sebagai siswa baru dan berinteraksi dengan administrator website. d. Admin dapat mengelola semua informasi yang ditampilkan untuk pengunjung, guru dan siswa. 2. Hal-hal yang telah dilakukan untuk membangun sistem informasi akademik berbasis website pada smk muhammadiyah 4 klaten sebagai berikut : Analisis sistem; Rancangan sistem; Pengujian sistem; Penerapan sistem, Pelatihan kepada administrator website, guru dan siswa. 11

15 5.2 Saran Mengingat berbagai keterbatasan, sehingga menimbulkan banyak kelemahan yang sangat berdampak pada sistem ini, maka diperlukan penyampaian beberapa saran untuk kesempurnaan sistem ini dimasa mendatang. Adapun saran-saran tersebut antara lain: 1. Kurang optimalnya program pada modul kenaikkan kelas yang hanya bisa merubah status kelas siswa secara menyeluruh. Perlu adanya perbaikkan pada program tersebut agar bisa lebih mudah memilih siswa yang naik kelas atau tinggal kelas. 2. Agar informasi yang ditampilkan dapat akurat sesuai dengan data fakta yang ada dan terbaru, maka administrator diharapkan untuk rutin melakukan sinkronisasi data. 3. Dalam kaitan penginputan data, adminstrator yang sudah diberi perlatihan dituntut untuk lebih teliti dan mempersiapkan data selengkap mungkin. 4. Meningkatkan keamanan pada website, mengingat teknik teknik dalam menembus dan menemukan celah keamanan website selalu berkembang. 6. Daftar Pustaka Arief, M. Rudyanto Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta: Andi Offset. 12